Informatie delen met openbare mappen

Openbare mappen zijn een voorziening van Microsoft Exchange Server waarmee u informatie kunt verzamelen, ordenen en met anderen in een organisatie kunt delen. Doorgaans worden openbare mappen gebruikt door projectteams of gebruikersgroepen die informatie over een bepaald interessegebied met elkaar delen. Wanneer u bent verbonden met een Exchange-server, worden mappen met de naam 'Openbare mappen' weergegeven in de Microsoft Outlook-mappenlijst (mappenlijst: de beschikbare mappen in uw postvak. Klik op het plusteken (+) naast een map om de submappen weer te geven. Klik in het menu Start op Mappenlijst om de mappenlijst weer te geven.) in het navigatiedeelvenster (navigatiedeelvenster: een kolom die toegang biedt tot mappen die voor het indelen van uw gegevens worden gebruikt. Klik op een map om de items daarin weer te geven. Dit venster bevat ook de sectie Favoriete mappen en knoppen om te schakelen tussen E-mail, Agenda, Taken en andere weergaven.). U kunt deze mappen vanuit Outlook beheren. U kunt alle items van Outlook in openbare mappen plaatsen, zoals berichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, formulieren, bestanden en posten. U kunt ook een snelkoppeling naar een openbare map toevoegen aan de map Favorieten onder de map Openbare mappen.

U kunt het volgende met een openbare map doen:

Informatie op een elektronisch bulletinboard posten

  • Via een bulletinboard kunt u deelnemen aan onlinediscussies. Elk onderwerp kan in een eigen map met eigen toegangsmachtigingen worden opgeslagen.
  • Een bulletinboard wordt niet altijd gecontroleerd waardoor het lijkt op een internetnieuwsgroep waar iedereen informatie kan lezen en posten.
  • Een bulletinboard kan ook worden gecontroleerd door een daarvoor aangestelde persoon die de items van de gebruikers ontvangt en besluit welke items worden gepost.
  • Op de volgende manieren kunt u met geposte informatie werken:
    • Zodra de onlinediscussie is gestart, kunt u een antwoord in de openbare map plaatsen waar de groep het antwoord kan lezen.
    • Als u niet wilt dat de hele groep uw antwoord leest, antwoordt u direct aan de persoon die de informatie heeft gepost, of stuurt u geposte informatie alleen aan de door u opgegeven personen door.
    • Als u een openbare map als een bulletinboard wilt gebruiken, moeten e-mailberichten in die map kunnen worden opgeslagen.

Outlook-items delen in een agenda, lijst met contactpersonen of takenlijst

  • Deel een agenda als u een overzicht wilt hebben van bijeenkomsten, gebeurtenissen, snipperdagen, vakanties en opleveringsdata van projecten die belangrijk zijn voor de groep.
  • Deel een lijst met contactpersonen als u namen, functietitels, adressen en telefoonnummers beschikbaar wilt stellen voor de groep.
  • Deel een takenlijst als u de voortgang wilt bijhouden die elk lid maakt in een project waaraan een groep werkt.

Bestanden delen

  • Open een bestand in een openbare map als u het bestand wilt lezen of bijwerken of snel door een reeks bestanden wilt bladeren.
  • Kopieer via Windows Verkenner een bestand vanuit een programma naar een openbare map zonder dat u daarvoor het programma voor dat bestand hoeft te openen.
  • Post een bestand naar een openbare map zonder dat u het programma sluit waarmee u het bestand hebt gemaakt. U kunt bijvoorbeeld een kwartaalrapport met de verkoopresultaten posten dat u zojuist in een Microsoft Office Excel-werkmap hebt bijgewerkt, zodat de groep de meest recente informatie kan bekijken.

Als u bestanden wilt delen die vaak door anderen worden gelezen of bijgewerkt, moet u over het programma beschikken waarin het bestand is opgeslagen. Wanneer u een bestand vanuit Windows Verkenner kopieert of een bestand vanuit een ander geopend Microsoft Office-programma in een openbare map post, blijft het originele bestand staan waar het is opgeslagen. Wijzigingen in het gekopieerde of geposte bestand hebben geen invloed op het originele bestand.

De toegang tot een map instellen via machtigingen

  • De machtigingen voor openbare mappen worden doorgaans vastgesteld en toegekend door een beheerder of door een persoon in de organisatie die eigenaar is van de map voor een bepaald project of onderwerp.
  • Voor de mappen waarvoor u toegangsmachtigingen hebt, kunt u items lezen en in de map plaatsen. U kunt echter alleen de items verwijderen die u zelf in de map hebt geplaatst.
  • Als u bent gemachtigd, kunt u uw eigen openbare mappen instellen en anderen machtigen om deze te gebruiken.
  • Als u de eigenaar bent van een openbare map, kunt u uw eigen aangepaste weergaven, formulieren, aangepaste velden en regels op uw openbare mappen toepassen. U zou een bepaalde weergave kunnen instellen die wordt weergegeven zodra iemand de map opent.
  • U kunt een persoonlijke weergave van een openbare map opslaan, ook als u niet bent gemachtigd om wijzigingen in de map aan te brengen. Wanneer u een persoonlijke weergave van een openbare map opslaat, kunt u altijd over deze weergave beschikken.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2007