Houd iedereen op de hoogte van uw afwezigheid

U kunt tijdblokken in uw Microsoft Office Outlook 2007- agenda gemakkelijk als 'bezet' of 'niet aanwezig' markeren. Maar hoe zorgt u ervoor dat uw collega's deze perioden, bijvoorbeeld vakanties, gemakkelijk kunnen zien? En hoe kunt u in een oogopslag zien wanneer uw collega's niet op kantoor zullen zijn?

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u aangepaste verzoeken voor vergaderingen die de hele dag duren, kunt gebruiken om iedereen op de hoogte te houden, zonder dat dit effect heeft op de beschikbare vrije tijd in de agenda's van ontvangers.

Wat wilt u doen?


Uw vakantie aan de agenda van collega's toevoegen

Wanneer u tijdblokken in uw agenda als 'niet aanwezig' markeert, kunnen uw collega's deze blokken zien wanneer zij een afspraak voor een vergadering met u willen maken. Maar zou het niet handig zijn als u iedereen tegelijk en van tevoren op de hoogte kon brengen van uw afwezigheid, zonder dat dit effect heeft op de beschikbaarheid van uw collega's en u hun agenda niet nodeloos opvult? U kunt dit doen door uw informatie in hun agenda weer te geven als een gebeurtenis die de hele dag duurt, maar in tegenstelling tot een normale gebeurtenis die de hele dag duurt, die meestal ingesteld is op 'bezet', wordt deze gebeurtenis als beschikbare tijd weergegeven. De beschikbaarheid van uw collega's wordt hierdoor niet gewijzigd.

 Opmerking   Vergaderverzoeken zijn ontworpen om naar Outlook-gebruikers verzonden te worden. Als u het schema van een collega wilt bekijken terwijl u een vergaderverzoek in Outlook opstelt, moet uw bedrijf Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003 of Microsoft Exchange Server 2007 gebruiken. Als uw bedrijf Microsoft Exchange niet gebruikt, kunt u via de sectie Uw vakantieschema aan medewerkers buiten het bedrijf beschikbaar stellen alternatieven vinden.

  1. Wijs naar Nieuw in het menu Bestand en klik op Vergaderverzoek.

Sneltoets  Druk op CTRL+SHIFT+Q om een nieuw vergaderverzoek te maken.

  1. In het vak Onderwerp typt u een beschrijving.
  2. In het vak Locatie typt u een beschrijving.
  3. In de lijsten Begintijd en Eindtijd selecteert u de begin- en eindtijd voor uw afwezigheid. Voor vakanties worden meestal hele dagen gebruikt; schakel in dit geval het selectievakje Duurt hele dag in.

Een gebeurtenis die de hele dag duurt, is een gebeurtenis van 24 uur (van middernacht tot middernacht).

 Opmerking   Outlook gebruikt standaard de huidige tijdzone-instelling op uw computer voor schema's. Als u uw afwezigheid op basis van een andere tijdzone wilt plannen, kiest u Tijdzones in de groep Opties op het tabblad Vergadering.

  1. Klik op Beschikbaar in de groep Opties voor Weergeven als.

 Belangrijk   U moet de standaardinstelling Bezet handmatig wijzigen naar Beschikbaar. De ontvangers van het vergaderverzoek kunnen het verzoek dan accepteren en uw vakantie aan hun agenda toevoegen, maar die tijd in hun agenda niet blokkeren. De agenda van de ontvanger geeft nog steeds beschikbaarheid weer tijdens uw vakantieperiode.

  1. Typ eventuele informatie die u met de ontvangers wilt delen.
  2. Klik op Aan en typ de naam van de persoon of resource die u voor de vergadering wilt uitnodigen in het vak Zoeken in het dialoogvenster Genodigden en resources selecteren. Als u via de optie Meer kolommen zoekt, klikt u op Start.
  3. Selecteer de naam in de resultatenlijst, klik op Vereist en vervolgens op OK.
  4. Als u medewerkers op de hoogte brengt van een reeks terugkerende perioden wanneer u afwezig bent, kiest u Terugkerend patroon in de groep Opties op het tabblad Vergadering. Selecteer het terugkerende patroon en klik op OK.

Wanneer u een terugkerend patroon aan een vergaderverzoek toevoegt, verandert het tabblad Vergadering in Terugkerende vergadering.

  1. Op het tabblad Vergadering in de groep Weergeven klikt u op Afspraak.
  2. Klik op Verzenden.

Wanneer u dit vergaderverzoek verstuurt met de optie Weergeven als ingesteld op Beschikbaar, wordt de gebeurtenis boven aan elke dag in de Outlook-agenda van uw collega's weergegeven: een visuele markering waardoor geen werktijd in beslag genomen wordt.

 Opmerking   Als u Duurt hele dag niet selecteert, wordt de gebeurtenis niet boven aan de pagina maar op het tijdraster weergegeven, maar nog steeds als beschikbare tijd.

U bent nu nog niet helemaal klaar. U wilt deze tijd waarschijnlijk als Niet aanwezig in uw eigen agenda weergeven. Ga hiervoor naar de sectie Vakantie in uw agenda markeren.

Terug naar boven Terug naar boven

Vakantie in uw agenda markeren

Als u de stappen in de vorige sectie gevolgd hebt, werd het verstuurde vergaderverzoek als beschikbare tijd gemarkeerd om te voorkomen dat er tijd in de agenda's van andere medewerkers werd ingenomen. De tijd wordt echter ook in uw eigen agenda gemarkeerd als beschikbaar. U moet nu een extra afspraak voor uzelf maken zodat anderen kunnen zien dat u tijdens de opgegeven periode niet beschikbaar bent.

Een veelgemaakte fout is het vergaderitem in uw agenda te openen en de instelling Weergeven als van Beschikbaar naar Niet aanwezig te wijzigen nadat u het oorspronkelijke verzoek verzonden hebt. Waarschijnlijk denkt u dat hiermee de gebeurtenis alleen in uw eigen agenda als Bezet wordt weergegeven. Wanneer u dit doet, wordt er echter een update aan alle ontvangers van het vergaderverzoek verstuurd, waarbij Beschikbaar naar Niet aanwezig gewijzigd wordt en waardoor de genomen stappen om dit te vermijden, teniet gedaan worden. U moet een dubbele afspraak in uw agenda maken met de optie Weergeven als ingesteld op Niet aanwezig.

Wanneer medewerkers de Outlook-agenda gebruiken om vergaderingen en andere gebeurtenissen te plannen, kunnen ze uw beschikbaarheid zien, tenzij u de toegangsrechten voor uw agenda gewijzigd hebt. Normaal is de optie Weergeven als voor afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen ingesteld op Bezet. U kunt ook items maken waarbij de optie Weergeven als is ingesteld op Niet aanwezig. Items met de instelling Niet aanwezig lijken op items met de instelling Bezet, zodat duidelijk is dat u dan niet beschikbaar bent. De twee typen worden anders weergegeven: items met de instelling Niet aanwezig zijn paars, items met de instelling Bezet hebben een blauw thema. Dit verschil maakt duidelijk waarom u niet beschikbaar bent. U kunt bijvoorbeeld een conflicterend Bezet-item verplaatsen, maar een item met de instelling Niet aanwezig zoals uw vakantie wilt of kunt u waarschijnlijk niet wijzigen.

  1. In de agenda wijst u naar Nieuw in het menu Bestand en klikt u op Afspraak.
  2. In het vak Onderwerp typt u uw naam en vervolgens vakantie. U kunt het vak Onderwerp ook gebruiken om andere vrije dagen op te geven.
  3. In het vak Begintijd klikt u op de datum waarop uw vakantie (of vrije dagen) begint.
  4. In het vak Eindtijd klikt u op de datum waarop uw vakantie (of vrije dagen) afgelopen is.
  5. Schakel het selectievakje Duurt hele dag in.
  6. Wijzig de instelling Weergeven als naar Niet aanwezig.
  7. Klik op Opslaan & Sluiten.

 Opmerking   Het is misschien handig om het eerste vergaderverzoek dat u naar andere medewerkers verstuurd hebt, (alleen uit uw agenda) te verwijderen. U kunt het ook laten staan zodat u gemakkelijk een update of annulering kunt versturen als u uw plannen verandert.

Terug naar boven Terug naar boven

Uw vakantieschema aan medewerkers buiten het bedrijf beschikbaar stellen

U kunt agendagegevens delen met iedereen die toegang tot e-mail of internet heeft, of u nu een Exchange-, POP3-, IMAP- of Windows Live Mail-account gebruikt.

In deze sectie



Terug naar boven Terug naar boven

Een agenda als een iCalendar-bestand opslaan

Agenda's kunnen als bijlage van een e-mailbericht verstuurd worden. Deze bijlagen bevatten geen koppeling naar de bronagenda en worden dus nooit bijgewerkt. U werkt bijvoorbeeld samen met iemand bij een ander bedrijf die geen toegang heeft tot uw Outlook-agendagegevens en dus niet kan zien wanneer u beschikbaar bent voor een vergadering. U kunt dan een e-mailbericht met een momentopname van de agenda sturen, die in de hoofdtekst van het e-mailbericht en als iCalendar-bestandsbijlage weergegeven wordt. Als de ontvanger Office Outlook 2007 gebruikt, wordt de iCalendar-bestandsbijlage als een Outlook-agenda geopend.

  1. In Agenda selecteert u een agenda om die in de weergave te activeren.
  2. In het menu Bestand klikt u op Opslaan als.
  3. In het tekstvak Bestandsnaam typt u een naam voor het iCalendar-bestand. Deze naam moet gemakkelijk en duidelijk herkenbaar zijn voor u en uw ontvangers.

Naast Meer opties wordt een overzicht met de agendanaam, het datumbereik en het detailniveau weergegeven. Als u tevreden bent met dit overzicht, gaat u naar stap 8; ga anders door met stap 4.

  1. Klik op Meer opties.
  2. In de lijst Datumbereik kiest u de hoeveelheid agendagegevens die in het iCalendar-bestand moet worden opgenomen, of klikt u op Datums opgeven om een aangepast datumbereik in te voeren.

 Opmerking   Als u een groot datumbereik of Volledige agenda kiest, ontstaat misschien een groot iCalendar-bestand.

  1. In de lijst Detail kiest u de hoeveelheid detail die ontvangers kunnen zien. Standaard is de optie Alleen beschikbaarheid geselecteerd.

 Opmerking   Geen van de opties hebben items die u als privé gemarkeerd hebt, tenzij u de privacyoptie onder Geavanceerd wijzigt.

  1. U kunt ook op Weergeven klikken om geavanceerde opties te bekijken.
    • Details opnemen van items die als privé gemarkeerd zijn     Voor deze optie moet Detail ingesteld worden op Beperkte details of Alle details. Privé-items worden aangemerkt, maar meer informatie wordt niet gedeeld.
    • Bijlagen binnen agenda-items opnemen     Voor deze optie moet Detail ingesteld worden op Alle details. Alle bijlagen in agenda-items, zoals spreadsheets, worden opgenomen.

 Opmerking   Hierdoor kan de omvang van het iCalendar-bestand aanzienlijk toenemen.

  1. Klik op OK en vervolgens op Opslaan.

Als uw agenda geen items bevat, wordt er een dialoogvenster weergegeven zodat u het opslaan van het iCalendar-bestand kunt annuleren.

Terug naar boven Terug naar boven

Een agenda naar Office Online publiceren

U kunt uw Office Outlook 2007-agenda's delen door ze naar Microsoft Office Online te publiceren. Met Office Online kunt u agenda's gratis delen en kunt u de gebruikerstoegang bepalen. Bovendien kunt u ook agenda's op Office Online publiceren of bekijken als u geen Exchange-account gebruikt. Office Online is een geweldige manier om agendagegevens te delen als u een POP3 (POP3: een algemeen gebruikt protocol voor het ophalen van e-mailberichten van een e-mailserver op internet.)- of IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): in tegenstelling tot e-mailprotocollen voor internet, zoals POP3, die slechts één Postvak IN op een server bieden, kunt u met IMAP meerdere servermappen maken voor het opslaan en indelen van berichten. Deze mappen zijn toegankelijk vanaf meerdere computers.)-e-mailaccount gebruikt, de meest gangbare e-mailaccounts voor persoonlijk gebruik of kleinbedrijven.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster in Agenda met de rechtermuisknop op de agenda die u wilt publiceren.

 Opmerking   Als u het navigatiedeelvenster (navigatiedeelvenster: een kolom die toegang biedt tot mappen die voor het indelen van uw gegevens worden gebruikt. Klik op een map om de items daarin weer te geven. Dit venster bevat ook de sectie Favoriete mappen en knoppen om te schakelen tussen E-mail, Agenda, Taken en andere weergaven.) in geminimaliseerde weergave gebruikt, klikt u op de knop AgendaKnopvlak in het navigatiedeelvenster. Klik op Navigatiedeelvenster en vervolgens met de rechtermuisknop op de agenda die u wilt publiceren.

 Tip   Als u uw standaardagenda wilt publiceren, klikt u op Mijn agenda publiceren in het navigatiedeelvenster en gaat u door naar stap 3.

  1. In het snelmenu wijst u naar Publiceren op internet en klikt u op Publiceren naar Office Online.
  2. Als u voor het eerst een agenda naar Office Online publiceert, moet u u met uw Windows Live ID-account voor Office Online registreren. Als u geen gratis Windows Live ID-account hebt, kunt u een account maken. Volg de instructies op het scherm.
  3. Naast Tijdsperiode selecteert u hoeveel dagen u uw agenda wilt delen.

Schermopname van datumbereik

  1. Naast Detail klikt u op het pijltje en kiest u de hoeveelheid details die u wilt delen. U kunt desgewenst het selectievakje Alleen de tijd binnen mijn werktijden weergeven inschakelen om gedeelde details te beperken tot de werktijden die u in Outlook hebt opgegeven.

Agendadetails

  1. Naast Machtigingen kiest u of alleen opgegeven medewerkers of alle Office Online-gebruikers uw agendagegevens kunnen bekijken en doorzoeken.
    • Alleen genodigden kunnen deze agenda weergeven     Als u op deze optie klikt, wordt er een Outlook-sharebericht geopend nadat de agenda naar Office Online is gepubliceerd. U kunt dit sharebericht naar alle personen sturen aan wie u toegang tot uw agenda wilt verlenen. Het sharebericht bevat automatisch een koppeling naar de agenda, en u kunt desgewenst een bericht typen.
    • Iedereen kan deze agenda weergeven en doorzoeken op Office Online     Als u op deze optie klikt, kan iedereen die uw koppeling heeft, uw agenda bekijken. Er is geen Windows Live ID-account vereist voor aanmelding bij een service. Bovendien kunnen Office Online-gebruikers deze agenda vinden wanneer ze naar agenda's zoeken.
  2. Als u een agenda publiceert die iedereen kan bekijken en doorzoeken, typt u een beschrijving voor uw agenda in het toepasselijke vak, aan de hand waarvan andere Office Online-gebruikers uw agenda kunnen vinden.

Deze agenda wordt standaard periodiek bijgewerkt. Wijzigingen in de agenda worden tijdens het volgende handmatige of automatische verzend-/ontvangstproces naar Office Online gepubliceerd. Er is standaard een interval van 30 minuten tussen elk verzend-/ontvangstproces voor elke Verzenden/ontvangen-groep. Als u het interval voor het automatische verzend-/ontvangstproces op minder dan 20 minuten instelt, worden agenda-updates met een minimuminterval van 20 minuten naar Office Online verzonden.

U uploadt deze agenda maar daarna geen updates door op Geavanceerd te klikken en vervolgens op Eén upload: updates worden niet verzonden.

  1. Klik op OK.

Nadat u een agenda gedeeld hebt, wordt het agendapictogram in het navigatiedeelvenster als volgt weergegeven.

Gedeelde agenda

Terug naar boven Terug naar boven

Een agenda naar een WebDAV-server publiceren

Publicatie naar een WebDAV-server is nuttig wanneer u agenda's en beschikbaarheidsgegevens met anderen wilt delen, maar geen softwaretoepassing zoals Exchange gebruikt.

WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning) is een extensie van HTTP (HTTP (Hypertext Transfer Protocol): het protocol dat wordt gebruikt bij toegang tot internetpagina's. Outlook gebruikt HTTP als e-mailprotocol.) waarmee u documenten op een webserver kunt maken en wijzigen. De server waarop u een agenda publiceert, moet het WebDAV-protocol ondersteunen. Niet alle webservers ondersteunen WebDAV. Zelfs als u FTP (File Transfer Protocol) (FTP: een communicatieprotocol waarmee overdracht van bestanden mogelijk is tussen externe locaties van een netwerk. Dit protocol omvat tevens FTP-opdrachten waarmee gebruikers bewerkingen kunnen uitvoeren met bestanden op externe locaties, zoals het maken van lijsten van bestanden en mappen.) kunt gebruiken of rechtstreeks opslaat naar een UNC-pad (universal naming convention) (UNC (Universal Naming Convention): een naamgevingsconventie voor bestanden, waarmee u onafhankelijk van het type computer een bestand kunt zoeken. In plaats van een stationsaanduiding en pad geeft u een UNC-naam op met de volgende syntaxis: \\server\share\pad\bestand.) zoals \\server\teamdocumenten, betekent dit niet dat WebDAV beschikbaar is. Uw serverbeheerder of ISP (Internet service provider) (internetprovider: een bedrijf dat toegang biedt tot internet via voorzieningen als e-mail, chatruimtes of gebruik van het World Wide Web. Sommige internetproviders zijn multinationale ondernemingen die toegang bieden via een groot aantal locaties, terwijl andere alleen in een specifieke regio actief zijn.) kan u vertellen of WebDAV op de gewenste server beschikbaar is.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster in Agenda met de rechtermuisknop op de agenda die u wilt delen.
  2. In het snelmenu wijst u naar Publiceren naar internet en klikt u op Publiceren op WebDAV-server.
  3. In het vak Locatie typt u de locatie van de WebDAV-server en -map.
  4. Naast Tijdspanne selecteert u hoeveel dagen u uw agenda wilt delen.
  5. Naast Detail klikt u op het pijltje en kiest u hoeveel details u wilt delen. U kunt desgewenst het selectievakje Alleen de tijd binnen mijn werktijden weergeven inschakelen om gedeelde details tot de werktijden te beperken die u in Outlook hebt opgegeven.

Agendadetails

Deze agenda wordt standaard periodiek bijgewerkt. Wijzigingen in de agenda worden tijdens het volgende handmatige of automatische verzend-/ontvangstproces naar de WebDAV-server gepubliceerd. Standaard is er een interval van 30 minuten tussen elk verzend-/ontvangstproces voor elke Verzenden/ontvangen-groep. Als u het interval voor het automatische verzend-/ontvangstproces naar minder dan 20 minuten wijzigt, worden agenda-updates met een minimuminterval van 20 minuten naar de WebDAV-server verstuurd.

U uploadt deze agenda maar daarna geen updates door op Geavanceerd te klikken en vervolgens op Eén upload: updates worden niet verzonden.

  1. Klik op OK.

Nadat u een agenda gedeeld hebt, wordt het agendapictogram in het navigatiedeelvenster als volgt weergegeven.

Gedeelde agenda

Terug naar boven Terug naar boven

Een agenda als webpagina opslaan

U kunt een agenda als een webpagina opslaan en dan met anderen delen. U kunt bijvoorbeeld een agenda met belangrijke projectdatums als een pagina op het intranet van uw bedrijf publiceren, of het speelschema van uw voetbalteam op uw eigen website. Wanneer u de URL distribueert, kunnen anderen de agenda gemakkelijk bekijken. Als uw ISP (Internet service provider) (internetprovider: een bedrijf dat toegang biedt tot internet via voorzieningen als e-mail, chatruimtes of gebruik van het World Wide Web. Sommige internetproviders zijn multinationale ondernemingen die toegang bieden via een groot aantal locaties, terwijl andere alleen in een specifieke regio actief zijn.) u een website of locatie biedt waar u bestanden met anderen kunt delen, kunt u uw agenda als webpagina delen.

 Tip   Een betere oplossing is echter de agendapublicatieservice van Microsoft Office Online. U kunt agenda's rechtstreeks vanuit Outlook opslaan en publiceren, en updates automatisch beheren.

Wanneer u een agenda als een webpagina opslaat, kunt u de begin- en einddatum voor de agenda opgeven, en bepalen of afspraakgegevens die in het tekstgedeelte van de afspraak zijn ingevoerd, ook worden opgenomen. U kunt ook een achtergrond toevoegen.

  1. In Agenda selecteert u een agenda om die in de weergave te activeren.
  2. Klik op Opslaan als webpagina in het menu Bestand.
  3. Onder Duur voert u een datum in de vakjes Begindatum en Einddatum in. Klik op het omlaagwijzende pijltje voor een agenda.

De standaardinstelling is de huidige en de volgende maand.

  1. Onder Opties kunt u kiezen of details van uw afspraken moeten worden opgenomen, en kunt u desgewenst een achtergrondafbeelding voor uw webpagina selecteren.
  2. Onder Opslaan als typt u in het tekstvak Agendatitel de naam die als titel van de webpagina moet worden weergegeven.
  3. Voor Bestandsnaam gaat u naar de locatie waar u de webpagina wilt opslaan en typt u een bestandsnaam.
  4. De webpagina wordt standaard in uw webbrowser geopend wanneer u op Opslaan klikt. Wilt u de webpagina niet bekijken, dan schakelt u het selectievakje Opgeslagen webpagina openen in browser uit.
  5. Klik op Opslaan.

 Opmerking   In sommige webbrowsers, zoals Windows Internet Explorer, wordt de pagina misschien niet goed weergegeven omdat actieve inhoud geblokkeerd is. Als u bovenin een infobalk ziet, klikt u op de tekst, op Geblokkeerde inhoud toestaan en vervolgens op Ja.

Terug naar boven Terug naar boven

Uw agenda per e-mail verzenden

  1. Klik op Agenda per e-mail verzenden in het navigatiedeelvenster in Agenda.

 Opmerking   Als u het navigatiedeelvenster in geminimaliseerde weergave gebruikt, klikt u op de knop AgendaKnopvlak in het navigatiedeelvenster. Vervolgens klikt u op Navigatiedeelvenster, klikt u met de rechtermuisknop op de agenda die u wilt delen, en klikt u op Verzenden via e-mail.

  1. In het vak Aan typt u de naam van de persoon aan wie u de abonnementsgegevens wilt versturen.
  2. In de lijst Agenda kiest u de agenda die u wilt versturen. Standaard wordt uw standaardagenda gekozen. Dit is de Outlook-agenda die gebruikt wordt om beschikbaarheidsgegevens aan anderen weer te geven en waarin vergaderverzoeken geaccepteerd worden.
  3. In de lijst Datumbereik kiest u het bereik met agendadatums dat in uw e-mailbericht moet worden opgenomen, of klikt u op Datums opgeven om een eigen datumbereik in te voeren.

 Tip   Als u een groot datumbereik of Volledige agenda kiest, ontstaat wellicht een groot e-mailbericht.

  1. In de lijst Detail kiest u hoeveel details de ontvangers kunnen zien. Standaard is de optie Alleen beschikbaarheid geselecteerd.

 Opmerking   Geen van de opties hebben items die u als privé gemarkeerd hebt, tenzij u de privacyoptie onder Geavanceerd wijzigt.

  1. U kunt eventueel ook de gegevens in het e-mailbericht beperken tot uw werktijden door het selectievakje Alleen de tijd binnen mijn werktijden weergeven in te schakelen. U wijzigt uw werktijden door op Werktijden instellen te klikken.
  2. Klik eventueel op Weergeven om geavanceerde opties te bekijken.
    • Details opnemen van items die als privé gemarkeerd zijn     Voor deze optie moet Detail ingesteld zijn op Beperkte details of Alle details. Privé-items worden aangemerkt, maar meer informatie wordt niet gedeeld.
    • Bijlagen binnen agenda-items opnemen     Voor deze optie moet Detail ingesteld zijn op Alle details. Alle bijlagen in agenda-items, zoals spreadsheets, worden opgenomen.

 Opmerking   Hierdoor kan de omvang van het e-mailbericht aanzienlijk toenemen.

  • E-mailindeling     U kunt uw Dagplanning of een Lijst met gebeurtenissen opnemen.
  1. U kunt eventueel rechten opvragen om de standaardagenda van de ontvanger te bekijken. Hiervoor schakelt u het selectievakje Machtiging aanvragen om agenda van geadresseerde weer te geven in.

 Opmerking   Met deze optie wordt alleen om toegang tot de standaardagenda van de ontvanger gevraagd. Als u toegang wilt opvragen tot een extra agenda die de ontvanger heeft gemaakt, bijvoorbeeld een persoonlijke agenda, moet u een e-mailbericht versturen waarin u om rechten voor die agenda vraagt.

  1. Klik op Verzenden.
  2. Controleer het bevestigingsvenster en klik op OK als u tevreden bent.

Als uw agenda geen items bevat, wordt er een dialoogvenster weergegeven waarin u het verzenden van het e-mailbericht kunt annuleren.

Terug naar boven Terug naar boven

Bij afwezigheid automatisch op e-mailberichten reageren

Wanneer u niet achter uw computer zit en uw e-mailberichten niet controleert, kunt u Office Outlook 2007 zo instellen dat er een automatisch antwoord op sommige of alle e-mails verzonden wordt. U moet weten welk type e-mailaccount (e-mailaccount: de servernaam, gebruikersnaam, wachtwoord en het e-mailadres die worden gebruikt door Outlook om een verbinding te maken met een e-mailservice. U maakt de e-mailaccount in Outlook aan de hand van informatie die wordt verstrekt door uw beheerder of internetprovider.) u gebruikt om te bepalen welke functionaliteit beschikbaar is voor het instellen van een automatisch antwoord.

Welk type e-mailaccount gebruikt u?

Als u weet met welk type e-mailserver u verbonden bent, kunt u naar een van de volgende secties gaan waarin u instructies vindt voor configuratie van een automatisch antwoord:

Als u moet bepalen welk type account u gebruikt, leest u deze sectie door.

U kunt het gemakkelijkste bepalen of u een Exchange-account gebruikt door te controleren of de opdracht Afwezigheidsassistent in het menu Extra staat. Zorg ervoor dat u op de uitbreidknop Knopvlak onder in het menu klikt, zodat alle opdrachten in het menu Extra worden weergegeven.

Als de opdracht Afwezigheidsassistent in het menu Extra staat en u ziet het volgende dialoogvenster wanneer u op de opdracht klikt, dan hebt u een Exchange 2007-account. In dat geval gaat u naar de sectie Automatisch antwoord voor Exchange 2007-accounts.

Dialoogvenster Afwezigheidsassistent

Als de opdracht Afwezigheidsassistent in het menu Extra staat en u ziet het volgende dialoogvenster wanneer u op de opdracht klikt, dan hebt u een Exchange 2003-account of eerder. In dat geval gaat u naar de sectie Automatisch antwoord voor Exchange 2000- en Exchange 2003-accounts.

Dialoogvenster Afwezigheidsassistent

Staat de opdracht Afwezigheidsassistent niet in het menu Extra, dan hebt u waarschijnlijk geen Exchange-account. Met behulp van regels kunt u de functionaliteit van de Afwezigheidsassistent echter grotendeels imiteren. Hiervoor gaat u naar de sectie Automatisch antwoord voor POP3- en IMAP-accounts.

WeergevenEen andere methode om het type e-mailaccount te bepalen

U kunt het dialoogvenster Accountinstellingen in Outlook controleren om de typen e-mailaccounts van uw Outlook-profiel te bepalen.

  1. In het menu Extra klikt u op Accountinstellingen.
  2. Op het tabblad E-mail wordt in de kolom Type het type account voor elk e-mailadres weergegeven.

Tabblad met e-mailaccountinstellingen

Voor sommige functies zijn specifieke versies van Exchange vereist. Outlook Anywhere vereist bijvoorbeeld Exchange 2003 of Exchange 2007.

Zie De Microsoft Exchange-versie bepalen waarmee mijn account een verbinding maakt om te bepalen met welke Exchange-versie u een verbinding maakt.

Automatisch antwoord van Exchange 2007-accounts

Voor deze functie moet u gebruikmaken van een Microsoft Exchange Server 2007-account. De meeste privé-accounts maken geen gebruik van Microsoft Exchange. Zie de koppelingen in het gedeelte 'Zie ook' voor meer informatie over Microsoft Exchange-accounts en over het vaststellen met welke versie van Exchange uw account verbinding kan maken.

Wanneer u Outlook met een Exchange 2007-account gebruikt, beschikt u over de nieuwe Afwezigheidsassistent en een verbeterde gebruikersinterface. Er zijn de volgende nieuwe functies:

  • Uitgebreide tekstopmaak     Gebruik lettertypen, kleur en opmaak in uw antwoorden.
  • De mogelijkheid een automatisch antwoord te sturen naar medewerkers buiten uw bedrijf     Automatische afwezigheidsantwoorden kunnen op maat gemaakt worden voor ontvangers binnen en buiten uw bedrijf. U wilt bijvoorbeeld een algemener bericht sturen naar ontvangers buiten uw bedrijf, zonder namen, telefoonnummers of e-mailadressen van alternatieve contactpersonen. 
  • De mogelijkheid om vooraf automatische afwezigheidsantwoorden te plannen met een begin- en eindtijd     Vergeten uw automatische afwezigheidsantwoord in of uit te schakelen, is nu geen probleem meer. Plan de datums en tijden waarop automatische antwoorden verstuurd moeten worden.
  1. In het menu Extra klikt u op Afwezigheidsassistent.

Opdracht Afwezigheidsassistent in het menu Extra

  1. Klik op Automatische antwoorden bij afwezigheid verzenden.
  2. Op het tabblad Binnen mijn organisatie typt u het antwoord dat u wilt versturen terwijl u afwezig bent.

Met de knoppen kunt u het lettertype, de tekengrootte en andere tekstopmaak wijzigen.

U kunt eventueel ook automatische antwoorden naar medewerkers buiten uw bedrijf sturen. U kunt kiezen of er op alle ontvangen e-mailberichten een antwoord gestuurd moet worden, of alleen aan mensen die in uw adresboek staan.

 Opmerking   De contactpersoon moet in uw Exchange-map Contactpersonen staan. Als de persoon alleen in een map staat die deel uitmaakt van een .pst-bestand (persoonlijke mappen), wordt het automatische antwoord niet verzonden.

  1. Op het tabblad Buiten mijn organisatie typt u het antwoord dat u tijdens uw afwezigheid wilt versturen.

Met de knoppen kunt u het lettertype, de tekengrootte en andere tekstopmaak wijzigen.

  1. Schakel het selectievakje Automatisch antwoord voor personen buiten mijn organisatie in.
  2. Klik op Alleen mijn contactpersonen of Iedereen buiten mijn organisatie om op te geven aan wie automatische antwoorden moeten worden verstuurd.

Wanneer het selectievakje Automatisch antwoord voor personen buiten mijn organisatie geselecteerd is, geeft het tabblad Buiten mijn organisatie(Aan) weer naast de naam van het tabblad.

Automatisch antwoord voor Exchange 2000- en Exchange 2003-accounts

Voor deze functie is een Exchange 2000- of Exchange 2003-acount vereist. De meeste persoonlijke en privéaccounts gebruiken geen Microsoft Exchange. Zie de koppelingen in het gedeelte 'Zie ook' voor meer informatie over Microsoft Exchange-accounts en over het vaststellen met welke versie van Exchange uw account verbinding kan maken.

  1. Klik op Afwezigheidsassistent in het menu Extra.
  2. Klik op Ik ben afwezig.
  3. In het vakje Eén keer aan elke afzender automatisch een antwoord verzenden met de volgende tekst typt u het bericht dat u tijdens uw afwezigheid naar anderen wilt sturen.
  4. U kunt desgewenst regels maken voor het beheer van uw inkomende e-mail.
    1. Klik op Afwezigheidsassistent in het menu Extra.

Opdracht Afwezigheidsassistent in het menu Extra

 Opmerking   De opdracht Afwezigheidsassistent wordt alleen weergegeven als u een e-mailaccount van Exchange gebruikt.

  1. Klik op Regel toevoegen.
  2. Onder Als een bericht wordt ontvangen dat aan de volgende criteria voldoet geeft u de voorwaarden op waaraan het bericht moet voldoen om de actie van de regel te starten.
  3. Als u meer voorwaarden wilt opgeven, klikt u op Geavanceerd, selecteert u de gewenste opties en klikt u op OK.
  4. Als u wilt opgeven dat deze regel als laatste moet worden toegepast, schakelt u het selectievakje Volgende regels niet verwerken in.
  5. Onder Voer dan de volgende acties uit selecteert u de gewenste opties. U kunt meer dan een optie selecteren.

 Opmerking   Als u opgeeft dat een bericht verwijderd moet worden, hebben regels die de verwijderingsregel in de lijst met regels in het dialoogvenster Afwezigheidsassistent volgen, geen effect op het bericht.

Automatisch antwoord voor POP3- en IMAP-accounts

Als uw profiel geen Exchange-account heeft, kunt u een e-mailsjabloon van Outlook met Outlook-regels combineren om de functionaliteit van de Afwezigheidsassistent te imiteren. Met behulp van deze combinatie kunt u uw POP3- of IMAP-e-mailaccount gebruiken om een automatisch antwoord op inkomende berichten te sturen.

 Belangrijk   Uw computer moet ingeschakeld blijven en Outlook moet actief zijn om de automatische antwoorden te kunnen versturen.

  1. In het menu Bestand wijst u naar Nieuw en klikt u op E-mailbericht.
  2. Op het tabblad Opties klikt u op Tekst zonder opmaak in de groep Indeling.
  3. In de hoofdtekst van het bericht typt u het bericht dat u als automatisch antwoord wilt versturen.
  4. In het berichtvenster klikt u op de Microsoft Office-knopKnopvlak en klikt u op Opslaan als.
  5. In het dialoogvenster Opslaan als klikt u op Outlook-sjabloon (*.oft) in de lijst Opslaan als.
  6. In het vak Bestandsnaam typt u een naam voor uw berichtsjabloon. Klik vervolgens op Opslaan.
  7. In het menu Extra klikt u op Regels en waarschuwingen.
  8. In het dialoogvenster Regels en waarschuwingen klikt u op Nieuwe regel.
  9. Onder Beginnen met een lege regel klikt u op Berichten controleren als deze aankomen en op Volgende.
  10. Onder Welke voorwaarde(n) wilt u controleren? schakelt u het selectievakje alleen aan mij verzonden in, selecteert u andere gewenste criteria en klikt u op Volgende.
  11. Wanneer er een dialoogvenster verschijnt met het bericht dat deze regel wordt toegepast op elk bericht dat u ontvangt, klikt u op Ja.
  12. Onder Wat wilt u met het bericht doen? schakelt u het selectievakje antwoorden met een specifieke sjabloon in.
  13. Onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel (klik op een onderstreepte waarde) klikt u op een specifieke sjabloon.
  14. In het dialoogvenster Selecteer een antwoordsjabloon klikt u op Gebruikerssjablonen in bestandssysteem in het vak Zoeken in.
  15. Selecteer de sjabloon die u in de vorige sectie gemaakt hebt en klik op Openen.
  16. Klik op Volgende.
  17. U kunt eventueel de selectievakjes inschakelen voor uitzonderingen op de regel voor het automatische antwoord.
  18. Klik op Volgende.
  19. Onder Stap 1: geef een naam op voor deze regel typt u een naam voor de regel voor het automatische antwoord, en klikt u op Voltooien.

De regel beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon in de wizard Regels stuurt uw automatische antwoord tijdens één sessie slechts eenmaal naar iedere afzender. Zo wordt voorkomen dat Outlook meerdere antwoorden naar één afzender stuurt van wie u meerdere berichten ontvangt. Tijdens een sessie houdt Outlook een lijst met gebruikers bij aan wie een antwoord is verstuurd. Als u Outlook afsluit en opnieuw opstart, wordt de lijst met afzenders die een automatisch antwoord hebben ontvangen, op de beginwaarden teruggezet.

 Belangrijk   De wizard Regels kan alleen automatisch een antwoord versturen als Outlook actief is en geconfigureerd is om periodiek op nieuwe berichten te controleren.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2007