Een handtekening voor een e-mailbericht bestaat uit tekst en/of afbeeldingen en wordt automatisch aan het einde van uitgaande e-mailberichten toegevoegd. U kunt handtekeningen voor diverse typen geadresseerden maken. Voor berichten die u naar vrienden en familie stuurt, zou u uw voornaam als handtekening kunnen gebruiken. Voor zakelijke contacten kunt u als handtekening uw voornaam, achternaam en e-mailadres gebruiken. Met een handtekening kunt u ook een "standaardtekst" aan uw berichten toevoegen, zoals een korte beschrijving van de manier waarop u graag uw berichten beantwoord zou willen zien. U kunt voor elke e-mailaccount een andere handtekening gebruiken.
U kunt handtekeningen in Microsoft Outlook maken, maar Word biedt meer voordelen. In Word kunt u bijvoorbeeld veel makkelijker afbeeldingen en hyperlinks in de handtekening invoegen. (Als u een elektronisch visitekaartje, de zogenaamde vCard, wilt invoegen, moet u de handtekening in Outlook maken.)
Als u met Word een handtekening maakt, kunt u de handtekening zowel in Word als in Outlook gebruiken. Wijzigingen die u in de handtekening aanbrengt, worden weergegeven ongeacht of u Outlook of Word als e-maileditor gebruikt.
