Een vergadering plannen met anderen

Verzend een vergaderverzoek om een tijd in te stellen voor een vergadering met anderen en om bij te houden wie het verzoek accepteert.

  1. Klik in Agenda op Nieuwe vergadering.

Opdracht Nieuwe vergadering op het lint

Sneltoets    Als u een vergaderverzoek wilt maken ongeacht de plaats waar u zich in Outlook bevindt, drukt u op Ctrl+Shift+Q.

  1. Laat de geadresseerden in het vak Onderwerp weten waar de vergadering over gaat.
  2. Geef in het vak Locatie op waar de vergadering wordt gehouden. Als u een Microsoft Exchange-account gebruikt, klikt u op Ruimten om de beschikbaarheid van ruimten te controleren en een ruimte te reserveren.
  3. Klik op de begin- en eindtijd voor de vergadering in de lijsten Begintijd en Eindtijd. Als u het vakje Duurt hele dag inschakelt, wordt de gebeurtenis weergegeven met een duur van de volledige 24 uur, van middernacht tot middernacht.
  4. Typ de informatie die u met de geadresseerden wilt delen, in het vergaderverzoek. U kunt ook bestanden bijvoegen.
  5. Klik op Planningsassistent. De Planningsassistent voor Exchange-accounts helpt u de beste tijd voor de vergadering te vinden door te analyseren wanneer geadresseerden en resources voor de vergadering, zoals ruimten, beschikbaar zijn.

Als u geen Exchange-account gebruikt, klikt u op Planning.

  1. Klik op Deelnemers toevoegen en typ vervolgens de namen van geadresseerden, e-mailadressen of resourcenamen (gescheiden door puntkomma's) in de vakken Vereist, Optioneel of Resources..

Als u geen Exchange-account gebruikt, klikt u op Anderen toevoegen > Uit adresboek toevoegen.

U kunt genodigden zoeken door te typen in het vak Zoeken en vervolgens op Start te klikken. Klik op de naam in de lijst met resultaten en klik op Vereist, Optioneel of Resources .

Een groene verticale lijn staat voor het begin van de vergadering. Een rode verticale lijn staat voor het einde van de vergadering. U kunt de lijnen naar een nieuwe begin- en einddatum slepen. Voor Exchange-accounts laat het beschikbaarheidsoverzicht zien wanneer de genodigden beschikbaar zijn.

  1. Voor Exchange-accounts geeft het deelvenster Ruimte zoeken de beste tijd voor de vergadering aan (het tijdstip waarop de meeste deelnemers beschikbaar zijn). Als u een van de vergadertijden wilt selecteren, klikt u op de suggestie in het deelvenster Ruimte zoeken in het onderdeel Voorgestelde tijden. U kunt ook een tijd selecteren in het beschikbaarheidsoverzicht.
  2. Nadat de deelnemers zijn toegevoegd, klikt u op Afspraak op het lint om naar het vergaderverzoek terug te keren.
  3. Tenzij u van de vergadering een terugkerende vergadering wilt maken, klikt u nu op Verzenden.

Een terugkerende vergadering maken

  1. Klik op Vergadering > Terugkeerpatroon.

Opdracht Terugkeerpatroon op het lint

Sneltoets    Als u de vergadering wilt plannen om regelmatig te worden herhaald, klikt u op Ctrl+G.

  1. Kies de opties voor het gewenste terugkeerpatroon en klik op OK.

Wanneer u een terugkeerpatroon aan een vergaderverzoek toevoegt, verandert de naam van het tabblad Vergadering in Terugkerende vergadering.

  1. Verzend het vergaderverzoek door op Verzenden te klikken.
 
 
Van toepassing op:
Outlook 2013