Een vergadering met anderen plannen

Een vergadering is een afspraak waar ook andere personen bij betrokken zijn en waarvoor mogelijk ook resources nodig zijn, zoals een vergaderruimte. Antwoorden op uw vergaderverzoeken ontvangt u in uw Postvak IN.

  1. Ga in Agenda naar het tabblad Start en klik in de groep Nieuw op Nieuwe vergadering.

Sneltoets  Druk in een willekeurige map in Outlook op Ctrl+Shift+Q om een vergadering te maken.

  1. Typ een beschrijving in het vak Onderwerp.
  2. Typ een beschrijving of een locatie in het vak Locatie. Als u een Microsoft Exchange-account gebruikt, klikt u op Kamers om te kiezen uit beschikbare kamers.
  3. Klik op de gewenste begin- en eindtijd voor de vergadering in de lijsten Begintijd en Eindtijd. Als u het selectievakje Duurt hele dag inschakelt, wordt de gebeurtenis weergegeven met een duur van de volledige 24 uur, van middernacht tot middernacht.

 Opmerking   Als u vergaderingen wilt plannen op basis van een andere tijdzone, gaat u naar het tabblad Vergadering en klikt u in de groep Opties op Tijdzones.

  1. Typ de informatie die u met de geadresseerden wilt delen in de hoofdtekst van het vergaderverzoek. U kunt ook bestanden bijvoegen.
  2. Ga naar het tabblad Vergadering en klik in de groep Weergeven op Planningsassistent.

De Planningsassistent helpt u het meest gunstige tijdstip voor de vergadering te vinden.

  1. Klik op Anderen toevoegen en klik vervolgens op Uit adresboek toevoegen.
  2. Typ in het dialoogvenster Deelnemers en resources selecteren in het vak Zoeken de naam van de persoon of resource die u in de vergadering wilt opnemen. Als u zoekt met de optie Meer kolommen, klikt u op Zoeken.
  3. Klik op de naam in de lijst met resultaten en klik op Vereist, Optioneel of Resources en vervolgens op OK.

Vereiste en optionele deelnemers worden weergegeven in het vak Aan op het tabblad Vergadering. Resources worden weergegeven in het vak Locatie.

In het beschikbaarheidsoverzicht ziet u of deelnemers beschikbaar zijn. Het begin van de vergadering wordt aangegeven met een groene verticale lijn, het einde van de vergadering met een rode verticale lijn.

Beschikbaarheidsoverzicht

In het deelvenster Suggesties voor vergadering wordt de beste tijd voor de vergadering aangegeven (het tijdstip waarop de meeste deelnemers beschikbaar zijn). Als u een van de vergadertijden wilt selecteren, klikt u op de suggestie in het deelvenster Suggesties voor vergadering. U kunt ook handmatig een tijd selecteren in het beschikbaarheidsoverzicht.

  1. Als u een terugkerende vergadering wilt instellen, gaat u naar het tabblad Vergadering en klikt u in de groep Opties op Terugkeerpatroon. Kies de opties voor het gewenste terugkeerpatroon en klik op OK.

Wanneer u een terugkerend patroon aan een vergaderverzoek toevoegt, verandert de naam van het tabblad Vergadering in Terugkerende vergadering.

 Opmerkingen 

  • Als u het tijdstip voor de herinnering voorafgaand aan de vergadering wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Vergadering in de groep Opties op Herinnering en klikt u op de gewenste tijd. U kunt de herinnering uitschakelen door op Geen te klikken.
  • De organisator kan de herinneringstijd ook instellen voor de deelnemers door in de uitnodiging voor de vergadering de herinneringstijd te wijzigen. Als de organisator de standaardherinneringstijd in de uitnodiging niet wijzigt, gebruiken de geadresseerden elk hun eigen standaardherinneringstijd.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2010