De mappen van andere gebruikers delen en openen

Van toepassing op
Microsoft Office Outlook® 2003

Voor deze functie is een Microsoft Exchange-account nodig. Veel persoonlijke en privéaccounts gebruiken een ander accounttype, zoals POP3 (POP3: een algemeen gebruikt protocol voor het ophalen van e-mailberichten van een e-mailserver op internet.) of IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): in tegenstelling tot e-mailprotocollen voor internet, zoals POP3, die slechts één Postvak IN op een server bieden, kunt u met IMAP meerdere servermappen maken voor het opslaan en indelen van berichten. Deze mappen zijn toegankelijk vanaf meerdere computers.), inclusief Windows Live Hotmail en Google Gmail. Deze accounts kunnen niet met deze functie worden gebruikt.

U kunt uw e-mailberichten, agenda, taken, notities en logboekvermeldingen delen met andere Outlook-gebruikers, op voorwaarde dat u beide een Microsoft Exchange Server gebruikt binnen dezelfde organisatie.

Als u andere mappen wilt delen dan de mappen Postvak IN, Contactpersonen, Agenda, Notities of Logboek, moet u machtigingen delen voor de map die u wilt delen en voor elke map die zich hogerop in de mappenhiërarchie bevindt. Als u bijvoorbeeld iemand anders toegang wilt bieden tot een map die zich onder Postvak IN in uw postvak bevindt, moet u deze persoon machtigingen toekennen voor het postvak, de map Postvak IN en de desbetreffende submap. Hoewel het mogelijk lijkt alsof u de andere persoon toegang geeft tot meer mappen dan u eigenlijk wilt, zijn alleen de items in de submap Postvak IN beschikbaar voor deze gebruiker.

Het delen van mappen moet niet worden verward met Gemachtigdentoegang, een andere functie die beschikbaar is voor Outlook-gebruikers die zijn aangesloten op een Microsoft Exchange Server. Gemachtigdentoegang biedt als extra functionaliteit dat een andere gebruiker in staat wordt gesteld berichten in uw postvak te verzenden of te beantwoorden uit uw naam. U kunt bijvoorbeeld uw secretaresse Gemachtigdentoegang geven zodat zij e-mailberichten kan verzenden en beantwoorden en vergaderverzoeken kan plannen en accepteren uit uw naam.

Een map delen

  1. U kunt een e-mailmap delen door in het navigatiedeelvenster (navigatiedeelvenster: een kolom die toegang biedt tot mappen die voor het indelen van uw gegevens worden gebruikt. Klik op een map om de items daarin weer te geven. Dit venster bevat ook de sectie Favoriete mappen en knoppen om te schakelen tussen E-mail, Agenda, Taken en andere weergaven.) op E-mail te klikken.

WeergevenTip

Klik in het menu Ga naar op Mappenlijst om de mappen in het navigatiedeelvenster weer te geven.

  1. Klik met de rechtermuisknop op Postvak - uw naam en klik vervolgens op Delen.
  2. Klik op Toevoegen.
  3. Selecteer de andere persoon waaraan u machtigingen wilt toekennen en klik vervolgens op Toevoegen.
  4. Selecteer de naam van de persoon in de lijst en selecteer vervolgens Commentator bij Toegangsniveau.

Dialoogvenster Eigenschappen voor delen

  1. Klik op OK.
  2. Klik met de rechtermuisknop op de map waarvoor u de andere persoon wilt machtigingen en klik vervolgens op Delen.
  3. Klik op Toevoegen.
  4. Selecteer de andere persoon waaraan u machtigingen wilt toekennen en klik vervolgens op Toevoegen onder Gebruikers toevoegen.
  5. Selecteer de naam van de persoon in de lijst en selecteer vervolgens Commentator bij Toegangsniveau.

 Opmerking   Als u de persoon in staat wilt stellen items te wijzigen, selecteert u Redacteur.

Als u een map wilt delen die zich niet direct onder Postvak - gebruikersnaam bevindt, zoals de mappen Postvak IN, Contactpersonen, Agenda, Notities of Logboek, moet u het volgende doen voor elke map die zich hogerop in de mappenstructuur bevindt.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de map en klik vervolgens op Delen.
  2. Klik op Toevoegen.
  3. Selecteer de andere gebruiker waaraan u machtigingen wilt toekennen en klik vervolgens op Toevoegen onder Gebruikers toevoegen.
  4. Selecteer de naam van de gebruiker in de lijst en selecteer vervolgens Geen bij Toegangsniveau.

Navigatiedeelvenster

Toelichting 1 De bovenste map, Postvak - Uw naam, moet worden gedeeld om onderliggende mappen te kunnen delen.
Toelichting 2 De map Postvak IN moet worden gedeeld als u onderliggende mappen, zoals de map met mogelijke klanten, wilt kunnen delen. U kunt de machtigingen voor de map Postvak IN instellen op Geen om te voorkomen dat anderen de inhoud kunnen bekijken.
Toelichting 3 De inhoud van de map Mogelijke klanten kan alleen worden bekeken door andere gebruikers als minimaal het machtigingsniveau Commentaar is ingesteld voor deze gebruikers.

Gedeelde mappen openen

  1. Klik op E-mailaccounts in het menu Extra.
  2. Klik op Bestaande e-mailaccounts weergeven of wijzigen en klik vervolgens op Volgende.
  3. Klik op de Exchange Server-account en klik vervolgens op Wijzigen.
  4. Klik op Meer instellingen.
  5. Klik op het tabblad Geavanceerd onder Postbussen op Toevoegen.
  6. Typ de naam van de andere gebruiker en klik vervolgens tweemaal op OK.
  7. Klik achtereenvolgens op Volgende en op Voltooien.

Mogelijk moet u Outlook afsluiten en opnieuw starten voordat de mappen van de andere gebruiker worden weergegeven in uw navigatiedeelvenster.

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2003