Contactpersonen maken en uitwisselen als elektronische visitekaartjes

Elektronisch visitekaartje Met de voorziening voor elektronische visitekaartjes, die nieuw is in Microsoft Office Outlook 2007, kunt u efficiënter gegevens voor contactpersonen maken en uitwisselen. Een elektronisch visitekaartje is een andere weergave voor een contactpersoon waarmee u specifieke gegevens van de contactpersoon vastlegt en deze informatie kunt delen met anderen, in een herkenbaar formaat.

Wanneer u een nieuwe contactpersoon maakt, wordt er een elektronisch visitekaartje gemaakt dat verbonden is met de contactpersoon. Wijzigingen die u aanbrengt in de contactpersoon worden ook doorgevoerd in het elektronische visitekaartje en vice versa.

Elektronische visitekaartjes lijken op hun papieren tegenhangers en kunnen net zo gemakkelijk worden uitgewisseld.

In dit artikel


Voordelen van elektronische visitekaartjes

  • Met de gedeelde gegevensvelden kunt u snel en met minder fouten nieuwe contactpersonen maken en opslaan. Hoewel het contactpersoonformulier (contactpersoonformulier: een weergave van een afzonderlijke contactpersoon met alle gegevens die hiervoor zijn opgeslagen.) alle gegevens van een contactpersoon bevat, geeft het elektronische visitekaartje alleen die gegevens van een contactpersoon weer die specifiek zijn bedoeld voor een bepaald publiek of doel.
  • In de weergave Visitekaartjes in Contactpersonen worden visuele elementen toegevoegd, zoals bedrijfslogo's, foto's en kleur, zodat u uw contactpersonen gemakkelijk kunt opsporen en herkennen.
  • U kunt gemakkelijk gegevens van een contactpersoon uitwisselen op een bekende en visuele manier door elektronische visitekaartjes toe te voegen aan berichten die u verzendt.
  • U hebt de beschikking over een groot aantal ontwerpopties, zodat u de indeling, tekengrootte en tekstkleur van het kaartje geheel naar wens kunt aanpassen en foto's en bedrijfslogo's kunt toevoegen.
  • U kunt naar keuze automatisch of handmatig een elektronisch visitekaartje toevoegen aan uw e-mailhandtekening en zo uw contactgegevens verzenden naar anderen.

Terug naar boven Terug naar boven

Contactpersonen weergeven als elektronische visitekaartjes

Outlook bevat verschillende weergaven voor contactpersonen, zodat u informatie kunt zoeken en weergeven op de manier die het beste past bij uw manier van werken. De weergave Visitekaartjes is de standaardweergave in Office Outlook 2007. In deze weergave worden alle contactpersonen in uw Outlook-venster weergegeven als traditionele visitekaartjes op papier. Met de alfabetische index kunt u snel de gewenste contactpersoon vinden.

In deze sectie


Meer van uw contactpersonen zien in de weergave Visitekaartjes

In de weergave Visitekaartjes worden uw contactpersonen weergegeven met bedrijfslogo's en -vormgeving, aangepaste achtergronden en indelingen, en met foto's of andere afbeeldingen. Met deze ontwerpfuncties kunt u uw contactpersonen herkenbaar maken, zodat u ze snel kunt vinden. Afhankelijk van de grootte van uw Outlook-venster kunt u zelf bepalen hoeveel kaartjes u tegelijk wilt weergeven.

Door de velden op het kaartje te plaatsen wanneer u een kaartje bewerkt, bepaalt u zelf welke gegevens zichtbaar zijn in de weergave Visitekaartjes. U kunt de gegevens aanpassen van uw eigen kaartje en van de kaartjes die u van anderen ontvangt. Als er meer gegevens zijn voor de contactpersoon dan in de weergave Visitekaartjes kunnen worden weergegeven, dubbelklikt u op het kaartje om het contactpersoonformulier (contactpersoonformulier: een weergave van een afzonderlijke contactpersoon met alle gegevens die hiervoor zijn opgeslagen.) te openen en de contactgegevens verder in te vullen.

Het aantal weergegeven kaartjes wijzigen in de weergave Visitekaartjes

Als u het aantal elektronische visitekaartjes dat tegelijk wordt weergegeven in de weergave Visitekaartjes wilt wijzigen, moet u het formaat van de kaartjes wijzigen. Wanneer u zoveel mogelijk kaartjes wilt weergeven, moet u het Outlook-venster zo groot mogelijk maken.

Het formaat van het kaartje wijzigen in de weergave Visitekaartjes

  1. Klik in Contactpersonen in het navigatiedeelvenster op Huidige weergave aanpassen.
  2. Klik in het dialoogvenster Weergave aanpassen: Visitekaartjes op Overige instellingen.
  3. Wijzig onder Velden het getal in het vak Kaartgrootte %. Met een kleiner getal worden meer kaartjes weergegeven en met een groter getal worden minder kaartjes weergegeven.
  4. Klik op OK.

 Opmerking   U kunt Overige instellingen ook vanuit het menu Beeld openen. Wijs Huidige weergave aan en klik vervolgens op Huidige weergave aanpassen.

 Tip   Als u een Microsoft IntelliMouse-aanwijsapparaat gebruikt, kunt u het aantal weergegeven kaartjes wijzigen door de CTRL-toets ingedrukt te houden en het IntelliMouse-wieltje te draaien. Draai het wieltje naar voren om minder en grotere kaartjes te zien en draai het wieltje naar achter om meer en kleinere kaartjes te zien.

De weergave die u net hebt gemaakt, is nu de standaardweergave voor de visitekaartjes, zelfs als u Office Outlook 2007 afsluit en opnieuw start, totdat u de weergave wijzigt.

Als u elektronische visitekaartjes op een andere manier wilt bekijken in de weergave Visitekaartjes in Contactpersonen, kunt u door de lijst met kaartjes bladeren of gebruikmaken van de alfabetische index rechts van de kaartjes.

Overschakelen naar de weergave Visitekaartjes

Hoewel de weergave Visitekaartjes de standaardweergave is in Contactpersonen, kan het zijn dat u Outlook hebt afgesloten terwijl u in een andere weergave in Contactpersonen aan het werk was. Wanneer u Outlook afsluit, wordt de laatste actieve weergave opgeslagen en is dit de weergave die u te zien krijgt wanneer u Outlook opnieuw start.

  • Klik in Office Outlook 2007 in Contactpersonen in het navigatiedeelvenster onder Huidige weergave op Visitekaartjes.

WeergevenHet navigatiedeelvenster wordt niet weergegeven

Het navigatiedeelvenster is mogelijk uitgeschakeld of geminimaliseerd.

  • Wijs Navigatiedeelvenster aan in het menu Beeld en klik vervolgens op Normaal.

De standaardweergave in Contactpersonen wijzigen

Wanneer u Outlook afsluit, wordt de laatste actieve weergave opgeslagen en is dit de weergave die u te zien krijgt wanneer u Outlook opnieuw start. Over het algemeen is de weergave waarin u het meest werkt uw standaardweergave, totdat u deze wijzigt voordat u Outlook afsluit.

  1. Klik in Contactpersonen in het navigatiedeelvenster onder Huidige weergave op de gewenste weergave.
  2. Sluit Outlook af en start het programma opnieuw.

WeergevenHet navigatiedeelvenster wordt niet weergegeven

Het navigatiedeelvenster is mogelijk uitgeschakeld of geminimaliseerd.

  • Wijs Navigatiedeelvenster aan in het menu Beeld en klik vervolgens op Normaal.

Terug naar boven Terug naar boven

Hoe elektronische visitekaartjes voor geadresseerden worden weergegeven

U kunt elektronische visitekaartjes in e-mailberichten bijsluiten waarmee u uw gegevens voor contactpersonen deelt en tegelijkertijd een zakelijke of persoonlijke identiteit op een visuele manier overbrengt. Afhankelijk van de e-mailtoepassing die uw geadresseerden gebruiken, kunnen zij de elektronische visitekaartjes direct weergeven of de informatie van het kaartje in de vorm van een bijgesloten VCF-bestand ontvangen.

VCF-bijlage in een berichtkop

Wanneer u dubbelklikt op het bijgevoegde VCF-bestand, wordt het contactpersoonformulier (contactpersoonformulier: een weergave van een afzonderlijke contactpersoon met alle gegevens die hiervoor zijn opgeslagen.) geopend. Dit kan vervolgens in de lijst met contactpersonen van de geadresseerde worden opgeslagen.

Geadresseerden die Office Outlook 2007 gebruiken     Het elektronische visitekaartje verschijnt precies zoals u het hebt verzonden. Geadresseerden kunnen met de rechtermuisknop op het kaartje klikken om de informatie in Contactpersonen in Outlook op te slaan.

Geadresseerden die een eerdere versie van Outlook gebruiken of een andere e-mailtoepassing waarin HTML wordt gebruikt om e-mailberichten weer te geven     Het elektronische visitekaartje verschijnt in het bericht. Deze kaartjes zijn echter slechts afbeeldingen en het is dan ook niet mogelijk op deze kaartjes te klikken. De geadresseerden ontvangen echter ook een bijgesloten VCF-bestand dat de gegevens van het elektronische visitekaartje bevat. De geadresseerden kunnen het VCF-bestand openen en de gegevens opslaan in hun lijst met contactpersonen.

Geadresseerden die hun e-mailberichten openen als tekst zonder opmaak     Er verschijnt geen afbeelding van het elektronische visitekaartje in het bericht, maar zij ontvangen wel de VCF-bestandsbijlage met de gegevens van de contactpersoon, die zij vervolgens kunnen opslaan in de lijst met contactpersonen.

Terug naar boven Terug naar boven

Elektronische visitekaartjes maken

Wanneer u een nieuwe contactpersoon maakt in een contactpersoonformulier (contactpersoonformulier: een weergave van een afzonderlijke contactpersoon met alle gegevens die hiervoor zijn opgeslagen.), of een contactpersoon opslaat die u van iemand anders hebt ontvangen, kunt u deze informatie ook weergeven als een elektronisch visitekaartje. U kunt nog steeds iedere weergave apart maken en bewerken, maar zowel in het contactpersoonformulier als in het elektronische visitekaartje zijn de basisgegevens voor de contactpersoon beschikbaar voor bewerking. Door gegevens slechts één keer in te voeren (of direct van een ander kaartje op te slaan), kunt u fouten voorkomen.

Wanneer u bijvoorbeeld een elektronisch visitekaartje ontvangt van iemand en dit kaartje opslaat in Contactpersonen in Outlook, kunnen de gegevens van het kaartje ook in een contactpersoonformulier of in een andere Contactpersonen-weergave worden weergegeven. Tenzij u anders besluit, worden gegevens die u bijwerkt in de ene weergave, ook bijgewerkt in de andere weergave.

Wanneer u een nieuwe contactpersoon maakt door een nieuw contactpersoonformulier te openen en de gegevens van de contactpersoon in te typen, worden de corresponderende velden automatisch in het elektronisch visitekaartje voor die contactpersoon ingevuld.

Elektronisch visitekaartje bevat een subset van de gegevens in het verwante contactpersoonformulier

Toelichting 1 Een contactpersoonformulier met de gegevens van Jonathan Haas.
Toelichting 2 Het dialoogvenster Visitekaartje bewerken met de ingevulde, corresponderende velden voor het elektronische visitekaartje van Jonathan Haas.

Een nieuw elektronisch visitekaartje maken van:

In deze sectie


Een elektronisch visitekaartje dat u ontvangt in een bericht

Dit is een snelle manier om nieuwe gegevens van een contactpersoon toe te voegen aan Outlook. Wanneer u een elektronisch visitekaartje opslaat uit een e-mailbericht, maakt u een nieuwe contactpersoon. Als u al een contactpersoon hebt met dezelfde naam, kunt u de dubbele gegevens opslaan als een nieuwe contactpersoon of het origineel bijwerken.

Zie de instructies in de volgende sectie over het maken van een nieuw elektronisch visitekaartje van een bestaand of leeg elektronisch visitekaartje voor informatie over het wijzigen van het kaartje nadat u dit hebt opgeslagen.

  1. Klik in een geopend bericht met de rechtermuisknop op het kaartje en klik vervolgens in het snelmenu op Toevoegen aan Outlook-contactpersonen. De nieuwe contactpersoon wordt geopend in het contactpersoonformulier.
  2. Klik op het tabblad Contactpersoon in de groep Acties op Opslaan en sluiten.
  3. Als u al een contactpersoon hebt met dezelfde naam, wordt vastgesteld dat deze dubbel voorkomt. Ga op een van de volgende manieren te werk:
    • Selecteer Nieuwe contactpersoon toevoegen.

Hiermee wordt een dubbele contactpersoon gemaakt, inclusief een contactpersoonformulier en een elektronisch visitekaartje.

  • Selecteer Gegevens van de geselecteerde contactpersoon bijwerken.

Bestaande dubbele contactpersonen worden weergegeven. Dubbelklik op de contactpersoon die u wilt bijwerken, werk de gegevens in het contactpersoonformulier bij en sla het formulier op.

De nieuwe gegevens van de contactpersoon zijn nu opgeslagen in Contactpersonen en zijn beschikbaar als elektronisch visitekaartje en in andere weergaven. U kunt gegevens voor de contactpersoon wijzigen voordat u de gegevens opslaat, maar ook nadat u de gegevens hebt opgeslagen.

 Opmerkingen 

  • U kunt ook met de rechtermuisknop op het bijgesloten VCF-bestand in de berichtkop klikken om het snelmenu te openen en de contactpersoon toe te voegen of een andere optie te selecteren.
  • Als u op de optie Opslaan en Nieuw klikt in het contactpersoonformulier wordt de geopende contactpersoon opgeslagen en wordt een nieuw leeg contactpersoonformulier geopend.

Een bestaand of leeg elektronisch visitekaartje

U kunt een nieuw elektronisch visitekaartje maken van een leeg kaartje of een bestaand kaartje gebruiken als 'sjabloon' waarmee u een nieuw, vergelijkbaar kaartje kunt maken. Alle gegevens zijn te wijzigen en u kunt tevens de totale indeling en de ontwerpelementen van het kaartje aanpassen. Het baseren van een nieuw kaartje op een bestaand kaartje is een snelle manier om elektronische visitekaartjes met gedeelde gegevens van contactpersonen te maken voor verschillende doeleinden. U wilt bijvoorbeeld drie verschillende kaartjes maken, één voor het werk, één voor thuisgebruik en één voor uw lidmaatschap van een club.

Wanneer u een nieuw elektronisch visitekaartje maakt, maakt u tevens een nieuwe contactpersoon. Als u het nieuwe kaartje opslaat, wordt er een nieuwe contactpersoon in uw lijst met contactpersonen gemaakt. U kunt meer dan een contactpersoon hebben met dezelfde naam. Wanneer u de nieuwe kaartjes met dezelfde naam opslaat, worden deze toegevoegd aan uw Contactpersonen en in de lijst weergegeven bij de contactpersoon met dezelfde naam.

 Tip   In de weergave Visitekaartjes ziet u voldoende gegevens om contactpersonen met dezelfde naam van elkaar te kunnen onderscheiden.

 Opmerking   U kunt beginnen door de gegevens voor de contactpersoon in een bestaand contactpersoonformulier te bewerken, voordat u de tekst in het dialoogvenster Visitekaartje bewerken plaatst en opmaakt. U kunt ook alle gegevens bewerken in het dialoogvenster Visitekaartje bewerken. Met beide methoden kunt u nieuwe gegevens toevoegen terwijl u aan het kaartje werkt. Als u de eerste optie kiest, moet u de wijzigingen aanbrengen voordat u aan de onderstaande stappen begint.

Dialoogvenster Visitekaartje bewerken

Toelichting 1 Voordat u gegevens voor de contactpersoon toevoegt of wijzigt, moet u de indeling en de achtergrond voor uw kaartje selecteren. Voeg eventuele foto's of andere afbeeldingen toe. Elk van deze elementen helpt u met het plaatsen van de tekst wanneer u de gegevens toe gaat voegen.
Toelichting 2 Wanneer u op Toevoegen klikt, wordt een lijst met standaardvelden weergegeven. Als u het veld hebt geselecteerd, wordt dit toegevoegd aan de lijst Velden. Er zijn ook vier aangepaste velden beschikbaar.
Toelichting 3 Als u een veld hebt geselecteerd, typt u de tekst voor het veld in het vak onder Bewerken. Tijdens het typen verschijnt de tekst in Kaartvoorbeeld.
Toelichting 4 U kunt eventueel labels, als een telefoonnummer thuis of een zakelijk adres, aan gegevens toevoegen. U kunt de bestaande veldnamen gebruiken of uw eigen labeltekst typen.
Toelichting 5 Met de velden Lege regel kunt u witruimte aan uw kaartje toevoegen.
Toelichting 6 Klik op de pijlknoppen om een geselecteerd veld naar boven of naar beneden in het kaartje te verplaatsen.

Voer de volgende handelingen uit om een bestaand elektronisch visitekaartje te wijzigen of een nieuw, leeg kaartje te maken:

  • De achtergrond en indeling selecteren    
    1. Klik in Contactpersonen op Nieuw.
    2. Klik in het contactpersoonformulier op het visitekaartje om het dialoogvenster Visitekaartje bewerken te openen.
    3. Selecteer een indeling in de lijst Indeling in het gedeelte sectie Kaartontwerp. Er is een indeling Alleen tekst beschikbaar voor kaartjes zonder foto, logo of andere afbeelding.

 Opmerking   Wanneer u begint, is de standaardindeling van het Outlook-kaartje zichtbaar in het voorbeeldvak naast het gedeelte Kaartontwerp. U kunt ook deze afbeelding en indelingskeuzen voor uw kaartje gebruiken.

  1. Als u een achtergrondkleur voor uw kaartje wilt, klikt u op Achtergrond en vervolgens op een kleur.

 Opmerking   Als u een afbeelding als achtergrond voor uw kaartje gebruikt, moet de afbeelding om vervorming te voorkomen net zo groot zijn als de afmetingen van de kaart, 248 pixels bij 148 pixels. (Het kaartje zelf heeft een rand van één pixel aan alle zijden.)

  1. Als u een afbeelding toe wilt voegen, zoals een foto of een bedrijfslogo, kunt u de afbeeldingsopties gebruiken om de afbeelding te zoeken, toe te voegen en te plaatsen.

 Opmerking   Als u de standaardafbeelding of andere afbeeldingen van uw kaartje wilt verwijderen, moet u Alleen tekst selecteren in de lijst Indeling.

  • Gegevens voor een contactpersoon toevoegen    
    1. Selecteer in de lijst Velden een veld of lege regel boven de plaats waar uw tekst moet verschijnen.
    2. Klik op Toevoegen, wijs Naam aan en klik vervolgens op Volledige naam.

 Tip   In de lijst met Velden wordt alleen het type informatie weergegeven. Nadat u de tekst voor de gegevens hebt ingevoerd, verschijnt de tekst zelf boven de lijst Velden in het voorbeeldvak.

  1. Typ de naam voor het kaartje bij Bewerken.
  2. Als u de naam een label wilt geven, selecteert u in de lijst met labels Links of Rechts.

 Opmerking   Met een label wordt het duidelijker om welk type gegevens het gaat en met Links of Rechts geeft u aan waar het label wordt geplaatst ten opzichte van de gegevens. In het elektronische visitekaartje Jonathan Haas, directeur is bijvoorbeeld Jonathan Haas de naam en directeur een label voor de naam.

  1. Typ het label voor de naam in het vak Label.

 Tip   De veldnamen vormen handige, bekende labels.

  1. Ga door met het toevoegen van gegevens aan het kaartje, door stap 1 t/m 5 te volgen.
  2. Als u een veld uit het kaartje wilt verwijderen, klikt u op het veld en vervolgens op Verwijderen.
  3. Als u witruimte wilt toevoegen, klikt u op het veld boven de plaats waar u een lege regel wilt toevoegen. Hierna klikt u op Toevoegen en vervolgens op Lege regel.

 Tip   Standaard worden lege regels op een kaartje weergegeven als Lege regel-velden. Bij het toevoegen van gegevens aan het kaartje, kunt u nieuwe gegevens toevoegen tussen de Lege regel-velden. Klik bijvoorbeeld op Lege regel, klik op Toevoegen en klik vervolgens op een veld. Het veld verschijnt onder de lege regel.

  1. Als u tekst op het kaartje op de juiste plaats wilt zetten, klikt u op een veld en gebruikt u onder de lijst Velden de pijlen Omhoog en Omlaag om de velden te verplaatsen.
  2. Als u de tekst wilt opmaken, gebruikt u de opmaak- en stijlknoppen onder Bewerken. De werkbalk Tekstopmaak in het dialoogvenster Visitekaartje bewerken

U beschikt dan bijvoorbeeld over de volgende opties:

  • Tekengrootte wijzigen
  • Gekleurde tekst gebruiken
  • Tekst links, rechts of gecentreerd uitlijnen
  1. Klik op OK als u klaar bent met het toevoegen van gegevens aan het kaartje.

 Opmerking   Als u op Kaart opnieuw instellen klikt, worden het standaardontwerp van Outlook en de gegevens die in de standaardvelden van het formulier voor de contactpersoon zijn ingevoerd, op de kaart hersteld.

Terug naar boven Terug naar boven

Een contactpersoon of elektronisch visitekaartje opslaan

Wanneer u in een e-mailbericht gegevens voor een contactpersoon ontvangt als elektronisch visitekaartje of als een contactpersoonformulier (contactpersoonformulier: een weergave van een afzonderlijke contactpersoon met alle gegevens die hiervoor zijn opgeslagen.) (als een VCF-bestand), kunt u met de rechtermuisknop op het kaartje of het bijgesloten VCF-bestand klikken en opties selecteren in het snelmenu. Als u al een contactpersoon hebt met dezelfde naam, wordt u gevraagd wat u wilt doen met deze dubbele contactpersoon (de bestaande contactpersoon bijwerken of een nieuwe contactpersoon maken).

Een elektronisch visitekaartje dat u ontvangt opslaan

  1. Klik in het bericht met de rechtermuisknop op het kaartje en klik vervolgens op Toevoegen aan Outlook-contactpersonen in het snelmenu. Het kaartje wordt geopend in een contactpersoonformulier in Contactpersonen.
  2. Klik op het tabblad Contactpersonen in de groep Acties op Opslaan en sluiten.

 Opmerkingen 

  • Als u al een contactpersoon hebt met dezelfde naam wanneer u op Opslaan en sluiten klikt, verschijnt er een dialoogvenster met opties voor het toevoegen van een nieuwe contactpersoon of voor het bijwerken van de gegevens van de geselecteerde contactpersoon.
  • U kunt ook op Opslaan en nieuw klikken in de groep Acties, waardoor de contactpersoon wordt opgeslagen en er een nieuw, leeg contactpersoonformulier wordt geopend.

Een VCF-bestand dat u ontvangt opslaan

  1. Dubbelklik in de berichtkop op de VCF-bestandsbijlage. Het kaartje wordt geopend in een contactpersoonformulier in Contactpersonen.
  2. Klik op het tabblad Contactpersonen in de groep Acties op Opslaan en sluiten.

 Opmerkingen 

  • Als u al een contactpersoon hebt met dezelfde naam wanneer u op Opslaan en sluiten klikt, verschijnt er een dialoogvenster met opties voor het toevoegen van een nieuwe contactpersoon of voor het bijwerken van de gegevens van de geselecteerde contactpersoon.
  • U kunt ook op Opslaan en nieuw klikken in de groep Acties, waardoor de contactpersoon wordt opgeslagen en er een nieuw, leeg contactpersoonformulier wordt geopend.

Terug naar boven Terug naar boven

Elektronische visitekaartjes naar anderen verzenden

Elektronische visitekaartjes maken het makkelijk om gegevens van contactpersonen uit te wisselen. De kaartjes kunnen snel worden ingevoegd in berichten die u verzendt en zijn direct herkenbaar voor de geadresseerden. U kunt uw zakelijk elektronische visitekaartje verzenden of een aangepast persoonlijk kaartje. U kunt ook de contactgegevens van iemand anders als een elektronisch visitekaartje verzenden of kaartjes doorsturen. Wat u ook doet, de persoon die uw bericht ontvangt als een HTML-bericht krijgt een duidelijke visuele aanwijzing dat de gegevens snel kunnen worden opgeslagen als een contactpersoon.

VCF-bijlage in de berichtkop

Wanneer u dubbelklikt op het bijgevoegde VCF-bestand, wordt het contactpersoonformulier (contactpersoonformulier: een weergave van een afzonderlijke contactpersoon met alle gegevens die hiervoor zijn opgeslagen.) geopend, wat vervolgens kan worden opgeslagen in de lijst met contactpersonen van de geadresseerde.

In deze sectie


Hoe elektronische visitekaartjes voor anderen worden weergegeven

Geadresseerden die Office Outlook 2007 gebruiken     Het elektronische visitekaartje verschijnt precies zoals u het hebt verzonden in het bericht. De geadresseerde kan met de rechtermuisknop op het kaartje klikken en de gegevens opslaan in Contactpersonen in Outlook.

Geadresseerden die een eerdere versie van Outlook gebruiken of een andere e-mailtoepassing waarin HTML wordt gebruikt om e-mailberichten weer te geven     De geadresseerden zien het elektronische visitekaartje in het bericht. Deze kaartjes zijn echter slechts afbeeldingen. De geadresseerden ontvangen een bijgevoegd VCF-bestand dat de gegevens van het kaartje bevat. Zij kunnen het VCF-bestand openen en de gegevens in de lijst met contactpersonen opslaan.

Mensen die hun e-mailberichten bekijken als tekst zonder opmaak      Zij zien geen afbeelding van het elektronische visitekaartje in het bericht, maar zij ontvangen wel de VCF-bestandsbijlage met de gegevens van de contactpersoon, die zij vervolgens kunnen opslaan in de lijst met contactpersonen.

Een elektronisch visitekaartje invoegen in een bericht

  1. Wanneer u een nieuw bericht hebt geopend, klikt u op het tabblad Bericht op Visitekaartje in de groep Toevoegen. Vervolgens klikt u op de naam in de lijst.
  2. Als u de naam die u wilt gebruiken niet ziet, klikt u op Andere visitekaartjes, daarna op de naam in de lijst Opgeslagen als en vervolgens op OK.

 Opmerkingen 

  • Het menu Visitekaartje geeft de laatste 10 contactpersonen weer die als elektronische visitekaartje zijn ingevoegd in berichten.
  • U kunt meerdere elektronische visitekaartjes invoegen in een bericht.
  • Klik op Andere visitekaartjes in het menu Visitekaartje om onderscheid te kunnen maken tussen eventueel voorkomende dubbele namen. U krijgt dan meer gegevens te zien, inclusief een kaartvoorbeeld, in het dialoogvenster Visitekaartje invoegen.
  • Als u een visitekaartje uit de weergave Visitekaartje naar een bericht sleept, wordt er alleen een VCF-bestand ingevoegd wanneer het bericht wordt verzonden. Met dit ingevoegde VCF-bestand wordt bij ontvangst het contactpersoonformulier met alle gegevens geopend, dat de geadresseerde vervolgens kan opslaan in zijn of haar lijst met contactpersonen. Als een geadresseerde Office Outlook 2007 gebruikt, is het elektronische visitekaartje zichtbaar in het contactpersoonformulier.

Terug naar boven Terug naar boven

Elektronische visitekaartjes ontwerpen

Iedereen kan nu visitekaartjes hebben, of het nu een professioneel, zakelijk kaartje is, een creatief kaartje dat uw flair voor ontwerp benadrukt, of een meer informeel, persoonlijk kaartje. Wat u ook kiest, u kunt een elektronische visitekaartjes ontwerpen dat u of uw bedrijf recht doet. En u kunt meerdere kaartjes ontwerpen, voor zakelijk of persoonlijk gebruik, of voor andere doeleinden. U kunt ook onlinesjablonen zoeken voor elektronische visitekaartjes.

Eén ontwerp voor uw hele organisatie

Organisaties kunnen 'sjablonen' maken voor elektronische visitekaartjes om ervoor te zorgen dat een bedrijf of groep consistent en accuraat wordt vertegenwoordigd. Dit kunnen nieuwe ontwerpen zijn of een afspiegeling van bestaande, gedrukte visitekaartjes. Desgewenst kunnen werknemers of andere organisatieleden hun kaartjes vervolgens een persoonlijk tintje geven.

Hier volgen enkele ontwerpfuncties en -opties die beschikbaar zijn voor elektronische visitekaartjes. Stapsgewijze instructies voor het maken van kaartjes vindt u in de voorgaande secties.

De indeling ontwerpen

  • U kunt kiezen uit zes verschillende indelingen voor kaartjes. U kunt een afbeelding (of het standaardlogo van Office Outlook 2007) rechts, links, boven of beneden plaatsen of een indeling met alleen tekst gebruiken. Daarnaast kunt u een afbeelding voor de achtergrond gebruiken.
  • Met een achtergrondkleur onderscheidt uw kaartje zich van andere. U kunt een keuze maken uit een ruim kleurenpalet of aangepaste kleuren definiëren.
  • Foto's of andere afbeeldingen die in de meestgebruikte grafische indelingen zoals .BMP, .JPG en .WMF zijn opgeslagen, kunnen aan het kaartje worden toegevoegd. Afbeeldingen zoals bedrijfslogo's en persoonlijke foto's verhogen de herkenbaarheid van uw kaartje.
  • Nadat u de afbeeldingen hebt toegevoegd, kunt u deze verder aan uw eisen aanpassen door het formaat te wijzigen en de afbeelding exact te positioneren.

De gegevens ontwerpen

  • De beschikbare velden omvatten de meest gangbare gegevenstypen van traditionele visitekaartjes zoals telefoon op werk, bedrijf, e-mail en functie.
  • U kunt ook uw eigen aangepaste velden maken voor gegevens die u zelf wilt toevoegen.
  • Sommige velden bevatten meerdere regels voor gegevens, zoals adresvelden. Aangepaste velden mogen ook meerdere regels bevatten.
  • Met labels kunt u gegevens identificeren. De beschikbare labels voor de gegevenstypen staan in de lijst in het menu Toevoegen. U kunt ook aangepaste labels maken.
  • Lege regels die worden gebruikt om witruimte toe te voegen, helpen niet alleen met de leesbaarheid van het kaartje, maar helpen u ook om verwante gegevens te organiseren en groeperen. Als u bijvoorbeeld meer dan een telefoonnummer op uw kaartje hebt, kunt u een lege regel boven en onder de telefoonnummers toevoegen, zodat de lezer telefoonnummers snel kan vinden en van andere gegevens kan onderscheiden.
  • Met verschillende lettertypekleuren en -grootten kunt u uw kaartje verder visueel aanpassen.

 Opmerking   Het kan gebeuren dat niet alle gegevens voor de contactpersoon op het elektronische visitekaartje worden weergegeven, zelfs als deze wel op het contactpersoonformulier (contactpersoonformulier: een weergave van een afzonderlijke contactpersoon met alle gegevens die hiervoor zijn opgeslagen.) voorkomen. Wanneer u de gegevens van een kaartje ontwerpt, kunt u in het voorbeeldvak zien welke gegevens uiteindelijk op het kaartje passen.

Terug naar boven Terug naar boven

Een elektronisch visitekaartje in uw e-mailhandtekening opnemen

Als u uw elektronische visitekaartje aan uw e-mailhandtekening toevoegt, kunt u uw contactgegevens automatisch opnemen in ieder bericht dat u verzendt. U kunt ook een handtekening gebruiken die uitsluitend uit een elektronisch visitekaartje bestaat. Door met de rechtermuisknop op het kaartje in de handtekening (of in het VCF-bestand) te klikken, kunnen geadresseerden de gegevens automatisch aan de lijst met contactpersonen toevoegen.

Hoe een handtekening met een elektronisch visitekaartje in een bericht wordt weergegeven

Toelichting 1 Wanneer u een bericht verzendt met een handtekening die een elektronisch visitekaartje bevat, wordt er een VCF-bestand bijgesloten dat alle gegevens van de contactpersoon bevat. Hiermee kunnen geadresseerden met een andere e-mailtoepassing de contactgegevens weergeven en opslaan.
Toelichting 2 Het kaartje wordt in de handtekening weergegeven.
Toelichting 3 Wanneer u een bericht ontvangt met een kaartje in de handtekening, kunt u met de rechtermuisknop op de afbeelding van het kaartje in de handtekening klikken en op Toevoegen aan contactpersonen klikken. Het contactpersoonformulier voor die contactpersoon wordt dan geopend en u kunt het formulier bekijken of opslaan.

Het kan bijvoorbeeld bedrijfsbeleid in uw bedrijf zijn dat alle werknemers hun bedrijfscontactgegevens in zakelijke e-mailberichten moeten opnemen. Wanneer het bedrijf een kaartje heeft ontworpen, kan elke werknemer zijn of haar eigen contactgegevens invullen en het kaartje in hun officiële bedrijfshandtekening opnemen, zodat deze handtekening automatisch wordt toegevoegd aan elk bericht dat vanuit het e-mailaccount van het bedrijf wordt verzonden.

U kunt zoveel handtekeningen en elektronische visitekaartjes maken als u wilt, zodat u handtekeningen kunt gebruiken voor een uiteenlopende doelen, zoals voor uw werk, familiecorrespondentie en nog veel meer.

Wanneer u handtekeningen met elektronische visitekaartjes in uw berichten wilt opnemen, moet u eerst de handtekening maken en deze daarna in het bericht invoegen. U kunt een handtekening handmatig invoegen in ieder bericht dat u verzendt, of een standaardhandtekening maken die automatisch in ieder te verzenden bericht wordt ingevoegd.

In deze sectie


Een handtekening maken en een elektronisch visitekaartje opnemen

  1. Ga in een nieuw bericht naar het tabblad Bericht en klik in de groep Toevoegen op Handtekening. Klik vervolgens op Handtekeningen.
  2. Klik op Nieuw op het tabblad E-mailhandtekening.
  3. Typ een naam voor de handtekening en klik vervolgens op OK.
  4. Typ in het vak Handtekening bewerken de tekst die u in de handtekening wilt opnemen.
  5. Als u de tekst wilt opmaken, selecteert u de tekst en gebruikt u de opmaak- en stijlknoppen voor de gewenste opties.

 Opmerking   Deze opties zijn niet beschikbaar als u tekst zonder opmaak gebruikt als standaardberichtindeling.

  1. Wanneer u een elektronisch visitekaartje wilt toevoegen, plaatst u het invoegpunt op de plaats waar u het kaartje wilt laten verschijnen in de handtekeningtekst en klikt u eerst op Visitekaartje en vervolgens op de naam van een contactpersoon in de lijst Opgeslagen als. Klik daarna op OK.
  2. Wanneer u een afbeelding wilt toevoegen, plaatst u het invoegpunt op de plaats waar u de afbeelding wilt laten verschijnen in de handtekeningtekst en klikt u op Afbeelding invoegen, vervolgens selecteert u een afbeelding en klikt u op OK.
  3. Wanneer u een hyperlink wilt toevoegen, plaatst u het invoegpunt op de plaats waar u de hyperlink wilt laten verschijnen in de handtekeningtekst en klikt u op Hyperlink invoegen, vervolgens selecteert u een hyperlink en klikt u op OK.
  4. Klik onder Standaardhandtekening kiezen in de lijst E-mailaccount op een e-mailaccount waar u de standaardhandtekening mee wilt verbinden.
  5. In de lijst Nieuwe berichten:
    • Als u automatisch een handtekening wilt invoegen in ieder bericht dat door het gekozen e-mailaccount wordt verzonden, selecteert u een handtekening in de lijst.
    • Als u niet automatisch een handtekening wilt invoegen in ieder bericht dat wordt verzonden, selecteert u geen in de lijst.

 Opmerking   U kunt handtekeningen ook handmatig in individuele berichten invoegen.

  1. Als u een handtekening wilt opnemen in antwoorden op berichten en in berichten die u doorstuurt, selecteert u een handtekening in de lijst Antwoorden en doorgestuurde berichten. Als u dit niet wilt, selecteert u geen.
  2. Als u klaar bent met het maken van de handtekening, klikt u op OK.

Een handtekening in een bericht invoegen

U kunt een standaardhandtekening instellen die met ieder bericht wordt verzonden of u kunt een handtekening naar keuze handmatig invoegen in afzonderlijke berichten die u verzendt.

Ga op een van de volgende manieren te werk:

  • Automatisch een handtekening invoegen    
    1. Ga in een nieuw bericht naar het tabblad Bericht en klik in de groep Toevoegen op Handtekening. Klik vervolgens op Handtekeningen.
    2. Selecteer de gewenste handtekening op het tabblad E-mailhandtekening in de lijst Selecteer de handtekening als u deze wilt bewerken.
    3. Selecteer de gewenste handtekening onder Standaardhandtekening kiezen in de lijst Nieuwe berichten.
    4. Als u een handtekening wilt opnemen in antwoorden op berichten en in berichten die u doorstuurt, selecteert u de handtekening in de lijst Antwoorden en doorgestuurde berichten. Als u dit niet wilt, selecteert u geen.
    5. Klik op OK.
  • Een handtekening handmatig invoegen    
  1. Ga in een nieuw bericht naar het tabblad Bericht en klik in de groep Toevoegen op Handtekening. Selecteer vervolgens de gewenste handtekening.

 Opmerking   U hebt ook toegang tot de handtekeningopties op het tabblad Invoegen wanneer u in een geopend bericht op Beantwoorden, Allen beantwoorden of op Doorsturen klikt.

  1. Als u de gewenste handtekening niet ziet, klikt u op Handtekeningen, selecteert u de naam van de handtekening in de lijst Selecteer de handtekening als u deze wilt bewerken en klikt u op OK.
  2. Klik in het bericht op Handtekening en selecteer de naam van de handtekening.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2007