Een regel is een actie die in Microsoft Outlook voor binnenkomende of uitgaande berichten automatisch wordt uitgevoerd op basis van voorwaarden die u hebt opgegeven. U kunt een regel maken op basis van een sjabloon of een bericht, of zelf voorwaarden opgeven.
In dit artikel
Hoe u met regels e-mailberichten kunt beheren
Een regel is een actie die automatisch in Microsoft Outlook wordt uitgevoerd wanneer een binnengekomen of verzonden bericht voldoet aan de voorwaarden die u in de regel hebt opgegeven. In de wizard Regels kunt u een groot aantal voorwaarden en acties kiezen. Met behulp van regels kunt u uw berichten organiseren en up-to-date blijven.
Er zijn twee categorieën met regels: organisatie en melding. Regels worden niet uitgevoerd op berichten die al zijn gelezen, maar alleen op ongelezen berichten.
De wizard Regels bevat sjablonen voor de meest gebruikte regels, zoals:
- Georganiseerd houden Dit zijn regels die u helpen bij het opbergen en opvolgen van berichten. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarbij berichten van een specifieke afzender, zoals Jeroen Cool, met het woord 'verkoop' in de Onderwerpregel, worden gemarkeerd voor opvolgen, worden gecategoriseerd als Verkoop en worden verplaatst naar een map genaamd 'Jeroens verkopen'.
- Up-to-date houden Wanneer u meldingsregels gebruikt, wordt u op de een of andere manier gewaarschuwd wanneer u een bepaald bericht ontvangt. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die automatisch een e-mailbericht naar uw mobiele telefoon verstuurt wanneer u een bericht van een familielid ontvangt.
- Beginnen met een lege regel Dit zijn regels die u helemaal zelf maakt.
Terug naar boven
Een regel maken
- Ga naar het tabblad Start, klik in de groep Acties op Regels en klik vervolgens op Regels en waarschuwingen beheren.
- Als u meer dan één e-mailaccount hebt, selecteert u het gewenste Postvak IN in de lijst Wijzigingen op deze map toepassen en klikt u op Nieuwe regel.
Wanneer u een regel wilt maken met behulp van een sjabloon, gaat u als volgt te werk:
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een sjabloon de sjabloon die u wilt gebruiken uit de sjabloonverzamelingen Georganiseerd houden of Up-to-date houden.
- Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde. Wanneer u bijvoorbeeld op de koppeling personen of distributielijst klikt, wordt het adresboek geopend.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere voorwaarden de voorwaarden waaraan de berichten moeten voldoen voor het toepassen van de regel.
- Klik, als u dit nog niet gedaan hebt, bij Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere acties de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.
- Klik, als u dit nog niet gedaan hebt, bij Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere uitzonderingen de eventuele uitzonderingen op de regel en klik vervolgens op Volgende.
- Voer een naam in voor de regel en selecteer eventueel overige opties om de regel te voltooien.
- Als u deze regel wilt toepassen op berichten die zich al in uw mappen bevinden, schakelt u het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in 'mapnaam' in.
- Als u deze regel wilt toepassen op al uw e-mailaccounts en het Postvak IN van iedere account, schakelt u het selectievakje Deze regel maken voor alle accounts in.
- Klik op Voltooien.
Terug naar boven
Wanneer u een regel wilt maken waarbij u zelf de voorwaarden, acties en uitzonderingen wilt selecteren, gaat u als volgt te werk:
- Klik op het tabblad Start tab, in de groep Acties op Regels.
- Als u meer dan één e-mailaccount hebt, selecteert u het gewenste Postvak IN in de lijst Wijzigingen op deze map toepassen.
- Klik op Nieuwe regel.
- Selecteer onder Beginnen met een lege regel de optie Berichten controleren als deze aankomen of Berichten controleren na het verzenden en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere voorwaarden de voorwaarden waaraan de berichten moeten voldoen voor het toepassen van de regel.
- Klik, als u dit nog niet gedaan hebt, bij Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere acties de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.
- Klik, als u dit nog niet gedaan hebt, bij Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere uitzonderingen de eventuele uitzonderingen op de regel en klik vervolgens op Volgende.
- Voer een naam in voor de regel en selecteer eventueel overige opties om de regel te voltooien.
- Als u deze regel wilt toepassen op berichten die zich al in uw mappen bevinden, schakelt u het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in 'mapnaam' in.
- Als u deze regel wilt toepassen op al uw e-mailaccounts en het Postvak IN van iedere account, schakelt u het selectievakje Deze regel maken voor alle accounts in.
- Klik op Voltooien.
Terug naar boven
U kunt direct een regel maken op basis van een bericht. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die alle berichten van een bepaalde persoon naar een specifieke map verplaatst.
Wanneer u een regel wilt maken vanuit een bericht, gaat u als volgt te werk:
- Klik met op het bericht waarvoor u een regel wilt maken en klik op het tabblad Start in de groep Acties op Regels en vervolgens op Regel maken.
- Schakel in het dialoogvenster Regel maken de selectievakjes in voor de gewenste voorwaarden. Veel opties bevatten al gegevens uit het geselecteerde bericht.
- Schakel het selectievakje E-mail naar map verplaatsen in.
- Klik op een bestaande map of klik op Nieuw als u een nieuwe map wilt maken waarin de berichten moeten worden opgeslagen.
- Als u meer voorwaarden, acties of uitzonderingen aan de regel wilt toevoegen, klikt u op Geavanceerde opties en volgt u de overige instructies in de wizard Regels.
Tip Als u de regel onmiddellijk wilt uitvoeren, schakelt u het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwijzig zijn in mapnaam in op de laatste pagina van de wizard Regels.
Terug naar boven
Een regel handmatig uitvoeren
Als u een of meer regels handmatig wilt uitvoeren, gaat u als volgt te werk:
- Klik in het menu Acties op Regels.
- Schakel in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen beheren de regel uit door het selectievakje naast de regel uit te schakelen.
- Klik op Regels nu uitvoeren.
- Schakel in het dialoogvenster Regels nu uitvoeren onder Uit te voeren regels selecteren het selectievakje in naast de regel die u wilt uitvoeren.
- Klik in het vak Uitvoeren in map op Bladeren en selecteer de map waarop u de regel wilt toepassen.
- Klik in de keuzelijst Regels toepassen op op de berichtencategorie waarop u de regel wilt toepassen.
U kunt de regel bijvoorbeeld uitsluitend toepassen op ongelezen berichten in een map.
- Klik op Nu uitvoeren.
Uitzonderingen
U kunt voor speciale omstandigheden uitzonderingen aan uw regels toekennen, bijvoorbeeld wanneer een bericht is gemarkeerd voor een opvolgactie of als uiterst urgent is gemarkeerd. Een regel wordt niet op een bericht toegepast als zelfs maar één van de opgegeven uitzonderingen van toepassing is.
Terug naar boven
Het verschil tussen regels op de server en regels op de client
Regels op de server Als u een Microsoft Exchange-account gebruikt, kunt u serverregels maken. Serverregels worden op de e-mailserver uitgevoerd voor uw postvak, zelfs als Outlook niet is gestart. Serverregels moeten op berichten worden toegepast wanneer deze in uw Postvak IN worden bezorgd en de regels moeten kunnen worden uitgevoerd totdat ze zijn voltooid op de server. Een regel die bijvoorbeeld bepaalt dat een bericht moet worden afgedrukt, kan niet worden uitgevoerd totdat deze is voltooid op de server. Als een regel niet kan worden toegepast op de server, wordt de regel toegepast wanneer u Outlook start en wordt het een clientregel.
Regels op de client Clientregels zijn regels die alleen op uw computer worden uitgevoerd. Het zijn regels die pas kunnen worden uitgevoerd als ze zijn voltooid op de server, zoals een regel die aangeeft dat bepaalde berichten moeten worden afgedrukt. Clientregels kunnen alleen worden uitgevoerd wanneer Outlook wordt uitgevoerd.
Als uw lijst met regels beide soorten regels bevat, worden eerst de serverregels en vervolgens de clientregels uitgevoerd.
Terug naar boven
Regels toepassen op andere Outlook-items
Ontvangstbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden
Wanneer regels worden toegepast, worden ontvangstbevestigingen, leesbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden behandeld alsof het berichten zijn. Met een regel waarmee bijvoorbeeld items (item: een basiselement in Outlook dat informatie bevat (vergelijkbaar met een bestand in andere programma's). Items zijn e-mailberichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, geposte items en documenten.) met het woord 'vergadering' in het onderwerp worden verplaatst naar een specifieke map, worden alle ontvangstbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden met het woord 'vergadering' in het onderwerp, ook verplaatst.
Opmerking Wanneer met een regel stemreacties vanuit het Postvak IN naar een andere map worden verplaatst, heeft dit invloed op het bijhouden van stemmen. Wanneer u een verzonden bericht opent waarin stemknoppen zijn opgenomen, is in de bijgehouden gegevens geen telling opgenomen voor reacties die door een regel zijn verplaatst. Als u reacties handmatig verplaatst of verwijdert, heeft dat geen invloed op het bijhouden van stemmen.
Terug naar boven
Vergaderverzoeken, taakverzoeken en documenten
Bij het toepassen van regels worden vergaderverzoeken, taakverzoeken en documenten beschouwd als berichten. Wanneer u bijvoorbeeld een regel maakt die items (item: een basiselement in Outlook dat informatie bevat (vergelijkbaar met een bestand in andere programma's). Items zijn e-mailberichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, geposte items en documenten.) met het woord 'vergadering' in het vak Onderwerp verplaatst naar een specifieke map, wordt elk taakverzoek of vergaderverzoek dat aan de voorwaarde voldoet, ook verplaatst. Houd echter rekening met de volgende beperkingen wanneer u regels maakt die betrekking hebben op dergelijke items:
- Als een item wordt verplaatst naar een map die niet voor e-mail is bestemd, is het mogelijk dat het item niet meer werkt zoals u verwacht. Als bijvoorbeeld een bericht naar de map Agenda wordt verplaatst, wordt er geen nieuwe afspraak gemaakt.
- Wanneer een antwoord op een vergaderverzoek of taak door een regel wordt verplaatst naar de map Verwijderde items, wordt de reactie niet bijgehouden in het oorspronkelijke bericht.
- Als een vergaderverzoek automatisch naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt de vergadering niet aan de agenda toegevoegd.
- Regels die invloed hebben op berichten die u verzendt, worden niet toegepast op taak- en vergaderverzoeken.
Terug naar boven
Groepen met contactpersonen
Wanneer u een regel maakt waarin een distributielijst is opgenomen, hangt het gedrag van de regel af van de manier waarop u de regel maakt:
- Berichten verplaatsen die zijn verzonden naar een map met een groep contactpersonen Deze regel is alleen beschikbaar als u een Exchange-account gebruikt, Alleen berichten die zijn verzonden naar de groep contactpersonen, worden naar de opgegeven map verplaatst. Berichten van personen die lid zijn van de groep contactpersonen, worden niet naar de opgegeven map verplaatst.
Terug naar boven
Berichten doorsturen buiten uw organisatie
Als u een Exchange 2010-account gebruikt, kunt u geen regels gebruiken om berichten door te sturen naar e-mailadressen buiten uw organisatie. Met deze instelling wordt voorkomen dat interne informatie openbaar wordt gemaakt. Deze instellingen kan alleen worden gewijzigd door een Exchange-beheerder.
Terug naar boven
