Automatisch oudere items verplaatsen of verwijderen met AutoArchiveren

De omvang van uw postvak in Microsoft Outlook groeit naarmate u meer items (item: een basiselement in Outlook dat informatie bevat (vergelijkbaar met een bestand in andere programma's). Items zijn e-mailberichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, geposte items en documenten.) maakt en ontvangt. Om uw postvak op uw e-mailserver hanteerbaar te houden, kunt u oude items die belangrijk zijn maar zelden worden gebruikt, verplaatsen naar een archieflocatie. Dit proces gaat automatisch met AutoArchiveren, maar u kunt het merendeel van de standaardinstellingen aan uw eigen wensen aanpassen.

 Opmerking    De opdracht Archief en de functie AutoArchiveren worden niet weergegeven in uw Outlook-profiel als u een Exchange Server-account opneemt en uw organisatie gebruikmaakt van Microsoft Exchange Server Online Archive. Uw netwerkbeheerder kan deze functie ook uitschakelen.

 Opmerking    Items die zich in uw postvak bevinden, moeten mogelijk voldoen aan het beleid voor archivering of registratiebeheer van berichten binnen uw organisatie. Wanneer dit beleid wordt toegepast op een Microsoft Exchange-account, heeft dit voorrang boven de instellingen van AutoArchiveren en wordt de functie AutoArchiveren verwijderd uit Outlook-profielen die Microsoft Exchange gebruiken.

Standaardinstellingen van AutoArchiveren controleren of wijzigen

Bij AutoArchiveren worden items verplaatst van hun oorspronkelijke locatie in Outlook naar een archiefbestand wanneer zij verlopen, dat wil zeggen, wanneer zij hun levensduur overschrijden. U kunt ook instellen dat items worden verwijderd wanneer ze zijn verlopen.

Items worden opgeslagen in hun archieflocatie, tenzij u een of meer instellingen voor AutoArchiveren wijzigt of ervoor kiest dat items worden verwijderd wanneer ze zijn verlopen. Als u hebt ingesteld dat verlopen items automatisch worden verwijderd, worden die items niet gearchiveerd maar permanent verwijderd. Items kunnen alleen automatisch worden verwijderd voordat ze naar de archieflocatie worden verplaatst. Items die al zijn gearchiveerd, kunnen alleen handmatig worden verwijderd.

WeergevenWanneer de verschillende items in Outlook verlopen

De verschillende soorten Outlook-items, zoals berichten, afspraken en taken, hebben allemaal een verschillende levensduur. Deze standaardlevensduur verandert niet, tenzij u de instellingen van deze items handmatig wijzigt. De standaardlevensduur van Outlook-items is als volgt:

Map Levensduur
Postvak IN en Concepten 6 maanden
Verzonden items en Verwijderde items 2 maanden
Postvak UIT 3 maanden
Agenda 6 maanden
Taken 6 maanden
Notities 6 maanden
Journaal 6 maanden
Contactpersonen Verlopen niet

 Opmerking    Mappen met hetzelfde type items zoals Postvak IN, Agenda, Taken, Notities of Logboek hebben ook een levensduur van zes maanden.

Het punt waarop een item begint te verouderen, is afhankelijk van het type item.

Type item Wanneer de levensduur begint
E-mailbericht De ontvangstdatum/-tijd toen u het bericht voor het laatst hebt gewijzigd en opgeslagen (de laatste van deze twee).
Vergadering, gebeurtenis of afspraak De datum wanneer u het item voor het laatst hebt gewijzigd of opgeslagen (de laatste van deze twee). Terugkerende items worden niet automatisch gearchiveerd.
Taak De datum waarop de taak is voltooid of voor het laatst is gewijzigd/opgeslagen. Taken die niet als voltooid zijn gemarkeerd, worden niet automatisch gearchiveerd. Taken die aan anderen zijn toegewezen, worden alleen gearchiveerd indien ze als voltooid zijn gemarkeerd.
Notitie Wanneer u de notitie het laatst hebt gewijzigd/opgeslagen.
Logboekitem De datum waarop het logboekitem werd gemaakt of voor het laatst is gewijzigd/opgeslagen.
Contactpersonen Contactpersonen worden standaard niet gearchiveerd. U kunt dit echter handmatig doen.

De eerste keer dat u Outlook uitvoert, wordt AutoArchiveren standaard ingeschakeld en wordt het elke 14 dagen uitgevoerd. U kunt wijzigen hoe vaak AutoArchiveren wordt uitgevoerd, u kunt het PST-bestand opgeven waarin de gearchiveerde items moeten worden opgeslagen en u kunt kiezen wanneer items in uw Outlook-mappen in aanmerking komen om te worden gearchiveerd.

  1. Klik op het tabblad Bestand.
  2. Klik op Opties.
  3. Klik op Geavanceerd.
  4. Klik onder AutoArchiveren op Instellingen voor AutoArchiveren.
  5. Schakel het selectievakje Elke n dagen in en geef hierbij op hoe vaak AutoArchiveren moet worden uitgevoerd.
  6. Selecteer desgewenst nog meer opties. U kunt ervoor kiezen oude items automatisch te verwijderen bij het AutoArchiveren.

 Opmerkingen 

  • Als u onder Oude items verplaatsen naar een ander archiefbestand opgeeft, wordt dit nieuwe bestand gebruikt telkens wanneer AutoArchiveren wordt uitgevoerd.
  • Stel eerst de opties in voor de standaardmap en pas vervolgens de instellingen voor afzonderlijke mappen aan, anders wijzigt u onbedoeld misschien de standaardinstellingen.
  • Zie Uitleg over de instellingen van AutoArchiveren voor meer informatie over de instellingen voor AutoArchiveren.

Terug naar boven Terug naar boven

Instellingen van AutoArchiveren voor afzonderlijke mappen wijzigen

  1. Klik in de Mappenlijst in het navigatievenster (navigatiedeelvenster: een kolom die toegang biedt tot mappen die voor het indelen van uw gegevens worden gebruikt. Klik op een map om de items daarin weer te geven. Dit venster bevat ook de sectie Favoriete mappen en knoppen om te schakelen tussen E-mail, Agenda, Taken en andere weergaven.) met de rechtermuisknop op de map die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.
  2. Selecteer de gewenste opties op het tabblad AutoArchiveren.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2010