| Van toepassing op |
| Microsoft Office OneNote® 2003 Service Pack 1 |
Door Paul Ford
Toen ik OneNote begon te gebruiken, wist ik eigenlijk niet goed hoe. Ik ben al acht jaar werkzaam als copywriter en ontwikkelaar van websites (of, om een deftiger benaming te gebruiken, informatiearchitect) en ben inmiddels min of meer vergroeid met Microsoft Office Word. Ik betwijfelde of ik wel een ander softwarehulpmiddel nodig had voor het maken van hiërarchische overzichten.
Aan de andere kant komt het vaak voor dat ik geen hiërarchie wil aanbrengen, zeker aan het begin van een project. Dan wil ik mijn creativiteit de vrije loop laten en noteren wat me te binnen schiet, zonder me te bekommeren om de precieze samenhang. Vroeger gebruikte ik hiervoor een ouderwets schrijfblok.
Door OneNote kijk ik daar nu toch anders tegenaan. Tot de komst van OneNote was er geen software die qua veelzijdigheid en eenvoud kon tippen aan pen en papier. Maar in tegenstelling tot andere toepassingen is OneNote niet document-centrisch. Hoewel het mogelijk is informatie hiërarchisch te structureren, speelt de notie "document" geen rol meer. In plaats daarvan wordt gewerkt met een notitieblok (desgewenst kunt u dit zelfs het aanzien geven van een klassieke blocnote, met blauw-rode lijnen en al).
Opmerking Sommige functies of functionaliteiten die in dit onderwerp worden beschreven, zijn alleen beschikbaar als u Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1 hebt geïnstalleerd. Zie Functies van service pack in OneNote 2003 voor meer informatie over het service pack en hoe u dit kunt downloaden.
Net als bij een blocnote kan ik in OneNote schrijven wat ik wil, waar dan ook op de pagina. Anders dan bij een gewoon notitieblok kan ik mijn aantekeningen in OneNote sorteren en structureren, en deze gebruiken om reguliere documenten te maken (van het type dat ik normaal gezien in Word maak). Met OneNote kan ik een idee op diverse manieren vastleggen: in geschreven vorm, als schets, als afbeelding of als geluidsfragment. Hierbij hoef ik me niet te bekommeren om de specifieke plaats binnen het project.
OneNote is zo veelzijdig dat ik me kan concentreren op wat de klant werkelijk bedoelt. Ik hoef me daardoor niet meteen te verdiepen in leveringen of eindproducten. Zo kan ik flexibel blijven tijdens brainstormsessies doordat ik geen structuur in mijn ideeën hoef aan te brengen of niet hiërarchisch hoef te denken. Bij mijn werk is het belangrijk dat ik een frisse kijk bewaar en mijn klanten kan helpen efficiënter te concurreren, dus alles wat me helpt anders tegen de dingen aan te kijken is welkom.
Brainstormen met OneNote
Wat ik bijzonder handig vind aan OneNote is dat ik er tijdens een bespreking snel een aantal ideeën mee kan optekenen en deze vervolgens kan omzetten in een overzicht dat ik naar Word kan sturen om langere documenten te maken, zoals voorstellen, functionele specificaties, kopij of andere materiaal.
Snel overzichten maken met notitievlaggen
Onlangs had ik een ontmoeting met mensen van de IT-afdeling van een grote financiële instelling. Zij hadden het plan opgevat de huidige website flexibeler te maken voor de gebruikers. Daarbij heb ik OneNote gebruikt om aantekeningen te maken.
Voorafgaand aan de bespreking heb ik mijn OneNote-notitievlaggen aangepast. Daarbij heb ik zelf een aantal vlaggen toegevoegd aan de vooraf gedefinieerde vlaggen, waaronder "Webpagina's", "Webpagina met database", "Onderdeel van webpagina" en "Webnavigatie". Tijdens het maken van deze aangepaste notitievlaggen kon ik daar specifieke pictogrammen aan koppelen. Zo heb ik een pictogram in de vorm van een huis gebruikt voor "Webpagina's" en een ster voor de notitievlag "Webnavigatie". Zodra tijdens de bespreking een nieuw site-onderdeel aan de orde kwam, schreef ik een notitie en wees ik daar de desbetreffende vlag aan toe.
Omdat ik u niet mag vertellen wat ik destijds met de klant heb besproken (geheimhoudingsplicht), kan ik u de notities van de bespreking helaas niet laten zien. Ik kan u echter wel een model met voorbeeldnotities laten zien om u een idee te geven.
Ik weet het, het ziet er slordig uit. Toen gebeurde er iets bijzonders: ik opende het taakvenster Overzicht van notitievlaggen en maakte een overzichtspagina van de huidige notitiesectie. De items die ik had gemarkeerd, werden daarbij automatisch gesorteerd in een klassieke overzichtsweergave. Deze weergave werd toegevoegd aan een pagina in dezelfde sectie van mijn notitieblok.
Na de bespreking ging ik terug naar kantoor en verplaatste wat dingen met de muis, stuurde het geheel vanuit OneNote rechtstreeks naar een Word-document dat ik als definitief voorstel wilde gebruiken en voegde mijn op- en aanmerkingen toe. In een mum van tijd had ik een mooi overzicht waarin netjes werd beschreven welke webpaginafunctionaliteit we moesten bouwen en wat er op elke pagina zou komen. Dankzij OneNote kon ik het gezegde snel noteren en kon ik die informatie praktisch meteen opnemen in een overzicht waarmee ik aan de slag kon.
Met OneNote kan ik op basis van bijna willekeurige aantekeningen die ik tijdens een brainstormsessie heb gemaakt in een handomdraai een gestructureerd overzicht maken. Dat vind ik persoonlijk het nuttigste aspect van het programma. Dit scheelt me per keer een uur. Waar ik voorheen veel tijd besteedde aan het overtypen van schrijfbloknotities in Word en het uitvogelen van de meest logische volgorde van mijn ideeën (via knippen en plakken), neemt het overzicht van notitievlaggen zo'n 80 procent van dit werk van me over.
Andere manieren om projectinformatie vast te leggen en te delen
OneNote bewijst niet alleen goede diensten bij het maken van notities bij besprekingen, maar helpt me ook bij het noteren van informatie over de mensen die ik tijdens besprekingen ontmoet. Dankzij de verregaande integratie met Microsoft Office Outlook® 2003 kan ik in Outlook een contactrecord maken op basis van de gegevens die ik in OneNote op de pagina typ. Hetzelfde kan ik doen wanneer ik een bespreking met een klant plan: ik geef de details op in OneNote en maak vervolgens in Outlook een afspraak op basis van deze gegevens. Ik kan ook het omgekeerde doen en de details van de Outlook-afspraak, zoals de agenda en de namen van de aanwezigen, invoegen in OneNote zodat de informatie beschikbaar is terwijl ik aantekeningen maak tijdens de bespreking.
De voordelen van OneNote ten opzichte van een blocnote of visitekaartje zijn evident: ik heb de informatie over contactpersonen en besprekingen meteen bij de hand en kan in mijn OneNote-notitieblok makkelijk zoeken naar de naam van een bepaalde persoon of de gegevens van een geplande bespreking.
Andere manieren om projectinformatie vast te leggen en te delen
Ik experimenteer ook met de andere mogelijkheden van OneNote voor het vastleggen van informatie tijdens besprekingen met klanten. Hiertoe behoren het maken van opnames van telefoongesprekken met klanten in OneNote, het maken van schetsen met OneNote, het afdrukken van notitieblokpagina's die ik met anderen wil delen en het kopiëren van notities die zijn gemaakt op een Pocket PC met OneNote.
Om telefoongesprekken te kunnen opnemen met de audiofunctie van OneNote, heb ik in een elektronicawinkel een speciaal apparaatje gekocht. Het is aan de ene kant voorzien van een telefoonaansluiting voor mijn telefoon en heeft aan de andere kant een microfoonuitgang die ik rechtstreeks op de microfoonaansluiting van mijn computer kan aansluiten. Met behulp van dit apparaatje kan ik hele telefoongesprekken opnemen terwijl ik aantekeningen maak. Later kan ik aan de hand van mijn getypte aantekeningen naar een willekeurig punt in het gesprek gaan en horen wat er werkelijk is gezegd. (Vergeet niet dat u wettelijk verplicht bent uw gesprekspartner in te lichten over uw opnameactiviteiten.)
Bij besprekingen in levenden lijve kan ik een externe microfoon aansluiten op de microfoonaansluiting van mijn laptop. (Bij sommige laptops en Tablet PC's zijn microfoons ingebouwd die u op dezelfde manier kunt gebruiken.)
Zelfs als ik geen Tablet PC heb, vind ik het maken van schetsen in OneNote bijzonder handig. In dat geval gebruik ik de touchpad van mijn laptop of een apparaat voor peninvoer om te tekenen. Zo kan ik bijvoorbeeld een raster maken voor het soort inhoud dat we op een website willen gebruiken of om diagrammen te schetsen ter illustratie van bepaalde processen.
Met de afdrukfunctie van OneNote kunt u afdrukken van goede kwaliteit maken van uw notities en deze delen met uw teamleden. Schetsen worden opgeslagen in een vectorindeling. Dit betekent dat de schaal ervan kan worden vergroot of verkleind zonder dat de pixels zichtbaar worden. Dit levert afdrukken op van betere kwaliteit.
Tot slot kunt u notities van de Pocket PC overbrengen naar OneNote (als u een Pocket PC gebruikt). Wanneer u de Pocket PC op de computer aansluit, worden uw notities automatisch naar de sectie voor Pocket PC-notities van uw notitieblok gekopieerd. De Pocket PC is uitermate handig voor het maken van aantekeningen tijdens korte besprekingen waarbij u de computer niet bij de hand hebt, het maken van actielijstjes en geïmproviseerde brainstormsessies — op de tram en in de metro in mijn geval. Deze aantekeningen kunt u dan later naar OneNote overbrengen.
Conclusie
OneNote blinkt uit op drie gebieden:
- U kunt er uw ideeën en notities op een spontane manier mee ordenen.
- U kunt er uw notities en ideeën op tal van manieren mee herschikken.
- U kunt er allerlei soorten media mee door elkaar gebruiken.
OneNote maakt me productiever tijdens besprekingen. Ik kan namelijk moeiteloos allerlei informatie vastleggen die aan bod komt, of ik nu tekst, schetsen of audio-opnames gebruik. OneNote is ontzettend flexibel en werkt tijdbesparend doordat ik mijn notities niet steeds van papier hoef over te typen. Ik kan me dus ten volle concentreren op wat mijn klanten willen en efficiënter werken. Uiteindelijk spinnen mijn klanten daar garen bij. OneNote overbrugt de kloof tussen het stadium waarin ideeën tot stand komen en het stadium waarin het overzicht en de planning worden gemaakt. Het is een laagdrempelig hulpmiddel waarmee u op eenvoudige wijze complexe ideeën en notities kunt ordenen.
Ik ben tot de conclusie gekomen dat OneNote een volwaardig alternatief vormt voor het schrijfblok van weleer. OneNote is even eenvoudig en gebruiksvriendelijk, maar heeft als bijkomend voordeel dat ik mijn notities probleemloos opnieuw kan gebruiken in andere programma's. Ik dank mijn schrijfblok niet zomaar af, geloof me, maar hoewel ik nog steeds een schrijfblok meeneem naar besprekingen, merk ik wel dat dit doorgaans in mijn tas blijft terwijl ik OneNote gebruik om mijn gedachten te structureren.
Paul Ford is schrijver, informatiearchitect en programmeur in Brooklyn, New York. Daarnaast treedt hij af en toe op als gastcommentator in het radioprogramma "All Things Considered" op NPR-radio. U vindt zijn website op http://www.copywire.com.
