Microsoft Office Live Workspace beta is een gemakkelijk te gebruiken webservice waarmee u zakelijke en persoonlijke gegevens kunt uitwisselen met door u geselecteerde personen. Met Microsoft Office Live Workspace kunt u samenwerken aan documenten, notities, werkbladen, presentaties en lijsten, dus in feite alle informatie die belangrijk is voor uw bedrijf, vrienden of familie. De personen die u uitnodigt om uw werkruimte en documenten te delen, kunnen vanaf elke computer met een internetverbinding uw bestanden bekijken, bijwerken en van opmerkingen voorzien.

• Wat kunt u delen?

• Hoe meldt u zich aan voor delen?

• Deelrollen

• Uw gedeelde werkruimte en documenten beheren

Wat kunt u delen?

Office Live Workspace beschikt over een groot aantal opties voor het delen van zowel uw zakelijke als uw persoonlijke leven. Gebruik Office Live Workspace voor het delen van:

• Werkruimten   Werkruimten bevatten verzamelingen documenten met een gemeenschappelijk thema. U kunt een werkruimte met promotiematerialen maken die door uw verkoopteam vanaf elke computer met een internetverbinding kan worden benaderd. Maar u kunt ook een werkruimte maken voor reisroutes, inpaklijsten en andere documenten waarmee u met uw vrienden of familie een vakantie kunt plannen.
• Notities   Gebruik Notities voor het maken van webdocumenten met behulp van een aantal handige opmaakfuncties. Leg belangrijke beslissingen vast die tijdens een vergadering zijn genomen, notities die tijdens een les zijn gemaakt, of een probleem dat zeer belangrijk is. U kunt de notities vervolgens delen met de door u geselecteerde mensen die er kennis van moeten nemen.
• Lijsten   Lijsten zijn webdocumenten in de vorm van een tabel met rijen en kolommen. Gebruik een lijst om contactgegevens bij te houden voor mogelijke nieuwe klanten die u tijdens een beurs ontmoet. Deel deze lijst met uw team op het werk, zodat zij promotiemateriaal naar de contactpersonen kunnen sturen zolang de herinneringen aan de beurs nog vers zijn.
• Microsoft Office-documenten   U kunt Microsoft Office Excel-werkbladen, Word-documenten en PowerPoint-presentaties rechtstreeks vanuit uw werkruimte openen. Maak met Office Excel een huishoudbudget en deel dat met uw gezin of kamergenoten. Maak in Office PowerPoint een presentatie van uw team en deel deze met anderen om hun feedback op de presentatie te krijgen. Maak in Office Word notities over uw wetenschappelijk experiment en vraag uw collega in het lab de laatste bevindingen aan het document toe te voegen.

U kunt een volledige werkruimte en de gehele inhoud delen met de personen die u zelf kiest. Als u slechts één document in een werkruimte wilt delen, zoals een notitie of een lijst, verplaatst u dat document eerst naar de werkruimte Documenten, waarna u het document deelt. U doet dit als volgt: sleep het document dat u wilt delen naar de werkruimte Documenten, onder Mijn werkruimten in de linkernavigatiebalk.

 Opmerking   U kunt geen mappen delen in Office Live Workspace.

U kunt een uitnodiging om te delen via e-mail rechtstreeks verzenden vanuit de werkruimte of het document dat u wilt delen. Zie Anderen uitnodigen om met u samen te werken aan een gedeelde werkruimte of een gedeeld document voor meer informatie over het verzenden van een uitnodiging om te delen.

 Terug naar boven

Hoe meldt u zich aan voor delen?

Met Office Live Workspace kunt u via de volgende aanmeldingsmethoden heel eenvoudig informatie delen met iedereen die een e-mailadres heeft:

• Een e-mailadres en wachtwoord gebruiken   Meld u met een geldig e-mailadres en wachtwoord bij Office Live Workspace aan. U kunt een e-mailadres gebruiken dat u voor andere Microsoft-services hebt gebruikt, zoals MSN Hotmail of MSN Messenger, of u kunt een van uw andere e-mailadressen gebruiken. Als u iemand uitnodigt die geen Office Live Workspace-account heeft, kan die persoon zich heel eenvoudig voor een Office Live Workspace-account aanmelden. Zie Aanmelden bij Office Live Workspace voor meer informatie.
• Eerst bekijken, dan aanmelden   Als u een uitnodiging om te delen naar personen stuurt die Microsoft Office Live Workspace nog niet kennen, kunnen die personen aarzelen om zich aan te melden en met u samen te werken. U kunt anderen laten kennismaken met delen door hen via een uitnodiging een alleen-lezenversie van uw gedeelde werkruimte of document te laten bekijken. Hiervoor hoeven zij zich niet bij Office Live Workspace aan te melden. Als ze het voorbeeld hebben bekeken en samen met u aan uw gedeelde werkruimte of document willen werken, kunnen ze een account instellen en volledige toegang krijgen door op de knop Registreren linksboven in de voorbeeldpagina te klikken. Zie Anderen uitnodigen om een voorbeeld van een gedeelde werkruimte of een gedeeld document te bekijken voor meer informatie.

 Terug naar boven

Deelrollen

U kunt maximaal 100 personen uitnodigen om een werkruimte of document te delen. Wanneer u een uitnodiging om te delen verstuurt, kunt u de deelrol voor een of meer genodigden instellen. In uw uitnodiging bepaalt u of een gebruiker een werkruimte en de volledige inhoud van wijzigingen en opmerkingen kan voorzien of alleen kan bekijken en opmerkingen kan toevoegen. Office Live Workspace biedt de volgende drie deelrollen:

• Eigenaar   Als eigenaar start u een deelsessie voor een werkruimte of document dat u hebt gemaakt. U hebt volledige toegang tot uw werkruimte of document en kunt op elk moment een deelsessie met de genodigden beëindigen.
• Editor   Als een eigenaar iemand editorrechten geeft, heeft die persoon lees- en schrijftoegang tot de gedeelde werkruimte of het gedeelde document in kwestie. Editors kunnen wijzigingen aanbrengen, opmerkingen toevoegen aan de inhoud van de eigenaar en documenten verwijderen. Ook kunnen ze alle wijzigingen en opmerkingen van iedereen met deelrechten bekijken.
• Toeschouwer   Als een eigenaar iemand toeschouwersrechten geeft, heeft die persoon alleen leesrechten voor de gedeelde werkruimte of het gedeelde document in kwestie. Toeschouwers kunnen de volledige inhoud van een werkruimte bekijken, waaronder de opmerkingen en revisies die door anderen met deelrechten zijn aangebracht. Toeschouwers kunnen hun eigen opmerkingen toevoegen, maar kunnen de tekst niet wijzigen.

 Terug naar boven

Uw gedeelde werkruimten en documenten beheren

Eigenaren

Als eigenaar kunt u in één oogopslag zien welke werkruimten en documenten u met anderen hebt gedeeld:

• In de linker navigatiebalk   Onder Mijn werkruimtenstaat een lijst met al uw werkruimten. Als u een werkruimte met anderen hebt gedeeld, staat er naast de naam van de werkruimte een deelpictogram . U kunt ook de muisaanwijzer op een werkruimte plaatsen waarna er een menu verschijnt waarin wordt aangegeven wie de eigenaar is en of de werkruimte een gedeelde werkruimte of een privéwerkruimte is.
• In een werkruimte  Naast elk document in uw werkruimte met Documenten dat u hebt gedeeld, wordt een deelpictogram weergegeven. U kunt ook de muisaanwijzer op een werkruimte plaatsen, waarna een menu verschijnt waarin wordt aangegeven wie de eigenaar is en of de werkruimte een gedeelde werkruimte of een privéwerkruimte is.

Eigenaren kunnen bovendien alle activiteiten in een gedeelde werkruimte of een gedeeld document bijhouden, ook de opmerkingen of de wijzigingen van een editor. Wanneer u een gedeelde werkruimte of een gedeeld document opent, wordt rechts het activiteitvenster geopend met daarin de datum en tijd van de wijziging in het gedeelde item. Zie Uw werkruimten beheren met het activiteitvenster voor meer informatie.

Editors en toeschouwers

Wanneer u een uitnodiging accepteert en u zich aanmeldt voor Office Live Workspace om documenten met een eigenaar te kunnen delen, kunt u de gedeelde werkruimte of het gedeelde document in de linkernavigatiebalk bekijken. Gedeelde werkruimten staan onder Gedeeld met mij. Gedeelde documenten zoals lijsten, notities, Office Word-documenten, Excel-werkbladen of PowerPoint-presentaties, worden weergegeven wanneer u op Documenten onder Gedeeld met mij in de linkernavigatiebalk klikt.

U opent een gedeelde werkruimte door in de linkernavigatiebalk op de naam van de werkruimte te klikken, maar u kunt ook de muisaanwijzer op de naam van de werkruimte plaatsen waarna er een menu wordt weergegeven. Klik in dat menu op Openen. Als u editorrechten hebt, kunt u opmerkingen toevoegen en documenten in de werkruimte wijzigen. Hebt u toeschouwersrechten, dan kunt u alle documenten bekijken en opmerkingen toevoegen, maar u kunt niets wijzigen.

U opent een gedeeld document door in de linkernavigatiebalk onder Gedeeld met mij te klikken op Documenten. Klik in de lijst met werkruimten op het gedeelde document waaraan u wilt werken. Er wordt een alleen-lezenversie van het document weergegeven. Als u editorrechten hebt, klikt u op Bewerken als u het document wilt bewerken of op Opmerking als u een opmerking wilt toevoegen. Hebt u toeschouwersrechten, dan kunt u het document niet wijzigen, maar kunt u wel uw feedback geven door op Opmerking te klikken.

Koppelingen naar een werkruimte of documenten delen

Office Live Workspace beschikt over rechtstreekse koppelingen naar uw werkruimten en documenten die u kunt opslaan als bladwijzer en delen met degenen die deeltoegang tot die inhoud hebben.

Voor elke werkruimte en elk document, met uitzondering van de items in de werkruimte Gedeeld met mij of Verwijderde items, zijn er rechtstreekse koppelingen beschikbaar. De koppeling is het webadres op de adresbalk van de webbrowser wanneer het document of de werkruimte is geopend.

Een koppeling naar een werkruimte of document delen:

1. Klik in Office Live Workspace op de linkernavigatiebalk op de werkruimte waarnaar u een koppeling wilt delen.
2. U kunt een koppeling naar een specifiek document in de werkruimte delen door op het document in de open werkruimte te klikken.
3. Als de pagina is geopend, kunt u de koppeling op een van de volgende manieren delen:
   • De koppeling verzenden per e-mail   Als u met Windows Internet Explorer  7 werkt, klikt u aan de rechterkant van de werkbalk op Pagina en klikt u vervolgens op Koppeling verzenden via e-mail. Als u met Microsoft Internet Explorer  6 werkt, klikt u op de werkbalk op het enveloppictogram en vervolgens op Koppeling verzenden. Als u gebruikmaakt van Mozilla Firefox, klikt u op de werkbalk op Bestand en vervolgens op Koppeling versturen.
   • De koppeling rechtstreeks in de adresbalk van uw webbrowser kopiëren en plakken   Klik in de adresbalk boven aan het venster van uw webbrowser en druk op CTRL+A om het volledige adres te selecteren. Druk op CTRL+C om de geselecteerde koppeling te kopiëren, klik op de plaats waar u het adres wilt plakken, en druk op CTRL+V.

 Opmerking   Als iemand zonder deelrechten voor de inhoud op een koppeling in een Office Live Workspace-document klikt, wordt er een foutbericht weergegeven.

Zie Koppelingen naar werkruimten en documenten beheren en delen voor meer informatie over het delen van koppelingen.

Gedeelde werkruimten verbergen en herstellen

Na verloop van tijd kan de lijst met gedeelde werkruimten in de linkernavigatiebalk te lang worden. Eén manier om uw werkruimte overzichtelijk te houden, is de functie Verbergen. Hiermee kunt u alleen de belangrijkste gedeelde items onder Gedeeld met mij in de linkernavigatiebalk weergeven.

Een gedeelde werkruimte vanuit de weergave verwijderen:

1. Plaats in de linkernavigatiebalk onder Gedeeld met mij de muisaanwijzer op de gedeelde werkruimte die u in de linkernavigatiebalk wilt verbergen.
2. Klik op Verbergen in het menu dat wordt weergegeven.

   

   De gedeelde werkruimte wordt niet meer weergegeven in de linkernavigatiebalk.

Bij deze bewerking wordt de gedeelde werkruimte alleen uit de weergave verwijderd en niet daadwerkelijk verwijderd. U kunt nog steeds toegang tot de gedeelde werkruimte krijgen door te klikken op Gedeeld met mij in de linkernavigatiebalk.

Een gedeelde werkbalk herstellen in de lijst Gedeeld met mij in de linkernavigatiebalk:

1. Klik in de linkernavigatiebalk op Gedeeld met mij.
2. Schakel het selectievakje in naast de gedeelde werkruimte die u zichtbaar wilt maken.
3. Klik op de werkbalk op Weergeven.

   

4. De gedeelde werkruimte wordt nu onder Gedeeld met mij in de linkernavigatiebalk weergegeven.

 Terug naar boven