Voorbereiding voor het gebruik van teampostvakken in Office 365

Met een teampostvak kunt u e-mailberichten van het team op een SharePoint-teamsite opslaan en indelen. Het is ook mogelijk om dit postvak vanuit Outlook 2013 die wordt geleverd bij Office 365 ProPlus te gebruiken voor e-mailberichten van het team en als een hulpmiddel waarmee u snel bijlagen kunt opslaan en documenten kunt ophalen vanaf de teamsite.

Als u teampostvakken in uw organisatie wilt gebruiken, en vooral als u deze vanuit Outlook wilt gebruiken, leest u eerst dit artikel zodat u meer inzicht krijgt in de vereisten en de aandachtspunten voor de configuratie. Zie Veelgestelde vragen om inzicht te krijgen in vragen die mogelijk door gebruikers worden gesteld en om toegangsproblemen te verhelpen.

In dit artikel


Wanneer gebruikt u een teampostvak en hoe doet u dat?

Lees voordat u aan de slag gaat de informatie over de manier waarop een team dankzij een teampostvak beter kan samenwerken. Lees de volgende artikelen als u klaar bent om een teampostvak te configureren en te gebruiken:

Machtigingen en vereisten

U kunt de machtiging voor het werken met teampostvakken instellen door op de SharePoint-site mensen aan specifieke groepen toe te voegen. In de volgende tabel ziet u wie wat mag doen.

Taak Wie mag dit doen?
E-mailberichten naar het e-mailadres van het teampostvak verzenden. Iedereen.
Een teampostvak voor de site maken. Iedereen in de groep Eigenaars van SharePoint voor de site.
E-mailberichten lezen, indelen, beantwoorden of verwijderen uit het teampostvak in SharePoint.
  • Iedereen in de standaardgroep Eigenaars of de standaardgroep Leden van de site (iedereen met de machtiging Bijdragen) kan het teampostvak vanuit SharePoint gebruiken. Mensen kunnen in deze groepen worden vermeld als individuen of als lid van een beveiligingsgroep.
Een teampostvak gebruiken vanuit Outlook 2013 die wordt geleverd bij Office 365 ProPlus.

 Belangrijk    Houd rekening met het volgende:

  • Outlook 2013 die wordt geleverd bij Office 365 ProPlus is vereist.
  • In andere versies van Outlook kunt u een teampostvak niet gebruiken zoals hier wordt beschreven.
  • Outlook 2013 die wordt geleverd bij Office 365 ProPlus is slechts beschikbaar in bepaalde Office 365-abonnementen.
  • De individuele gebruikersnaam van de gebruiker moet worden vermeld in de standaardgroep Eigenaars of de standaardgroep Leden van SharePoint.
  • Als u een beveiligingsgroep met de gebruiker aan de SharePoint-groep toevoegt, kan de gebruiker het teampostvak niet zien in Outlook 2013 die wordt geleverd bij Office 365 ProPlus , maar wel gebruiken vanuit SharePoint.

Bij hybride configuraties moet een gebruiker beschikken over een Exchange-postvak in Outlook 2013 dat wordt geleverd bij Office 365 ProPlus, om een teampostvak te kunnen zien in Outlook 2013 die wordt geleverd bij Office 365 ProPlus.

E-mailberichten vanuit het e-mailadres van het teampostvak verzenden. Standaard bevatten e-mailberichten die vanuit het teampostvak worden verzonden, het Van-adres van degene die het e-mailbericht verzendt. Als u wilt toestaan dat een gebruiker het e-mailadres van het teampostvak als Van-adres gebruikt, kunt u de gebruiker Verzenden als machtiging geven voor het e-mailadres van het teampostvak.

Veelgestelde vragen over het beheer van teampostvakken

Hieronder vindt u antwoorden op veelgestelde vragen die zich mogelijk voordoen bij de ingebruikname van teampostvakken in uw organisatie.

Teampostvakken gebruiken

WeergevenHoe kan iemand die lid is van een site achterhalen wie het teampostvak kan zien?

Klik in Outlook met de rechtermuisknop op uw accountnaam in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Alle teampostvakken beheren. Er wordt een nieuw venster geopend met een lijst met alle teampostvakken die voor u toegankelijk zijn. Dubbelklik op het teampostvak en klik op gebruikers.

Dit is ook mogelijk in Outlook Web App. Klik in de rechterbovenhoek op Instellingen Instellingen: uw profiel bijwerken, software installeren en deze verbinden met de cloud, klik op Opties, klik op teampostvakken, dubbelklik op het teampostvak en klik vervolgens op gebruikers.

WeergevenKan ik een e-mailbericht naar het teampostvak in Outlook kopiëren in plaats van het te verplaatsen?

Een e-mailbericht dat u uit uw postvak naar het teampostvak sleept, wordt naar het teampostvak verplaatst. Als u het bericht wilt kopiëren, klikt u met de rechtermuisknop op het bericht dat u naar het teampostvak wilt slepen en klikt u vervolgens op Kopiëren.

WeergevenWat gebeurt er als twee mensen hetzelfde document willen uploaden naar het teampostvak met Outlook?

Elk document moet een unieke bestandsnaam hebben. De tweede gebruiker ontvangt een e-mailbericht waarin wordt aangegeven dat het bestand niet kan worden toegevoegd, omdat er al een bestand met dezelfde naam bestaat. Het e-mailbericht bevat de bijlage.

WeergevenWat gebeurt er als twee personen tegelijk een concepte-mailbericht bewerken in het teampostvak met de De app Sitepostvak van de SharePoint-site ?

De bewerkingen van de tweede persoon overschrijven de wijzigingen van de eerste persoon.

Werken met documenten vanuit Outlook

WeergevenKan een gebruiker een bestand vanuit Outlook uitchecken?

Nee. Als u een bestand wilt uitchecken, moet u naar de teamsite in SharePoint gaan.

Als in de SharePoint-werkstroom is gedefinieerd dat documenten moeten worden uitgecheckt, kunnen de documenten niet via Outlook worden bewerkt.

WeergevenWat gebeurt er als twee personen hetzelfde document bewerken vanuit een teampostvak in Outlook?

In SharePoint worden de revisies beheerd en de wijzigingen samengevoegd.

WeergevenHoe zijn metagegevens in SharePoint ingesteld wanneer een gebruiker een document of een bijlage naar het teampostvak sleept?

Als een gebruiker een bijlage of een document naar een teampostvak in Outlook sleept, worden gegevens over de bijlage of het document opgeslagen. In de volgende tabel ziet u welke eigenschappen van Outlook worden opgeslagen als metagegevens in SharePoint.

Naam van eigenschap in Outlook Metagegevens in SharePoint

Onderwerp

Bestandsnaam

Van

Laatst gewijzigd door

LaatstGewijzigdDoor

Laatst gewijzigd door

Ontvangsttijd

Laatst gewijzigd op

Documentgrootte

Documentgrootte

Uitgecheckt naar

Uitgecheckt naar

Als voor de documentbibliotheek meer metagegevens zijn vereist en de gebruiker het document vanuit Outlook naar een site sleept, wordt het document in SharePoint als uitgecheckt weergegeven totdat dezelfde persoon naar SharePoint gaat en de vereiste metagegevens toevoegt.

WeergevenHoe vaak wordt Outlook gesynchroniseerd met een teampostvak?

Als een teampostvak in Outlook of in SharePoint is geopend, worden de gegevens om de 15 minuten gesynchroniseerd. De gegevens van het Outlook-teampostvak wordt telkens gesynchroniseerd wanneer Outlook wordt geopend.

Als een handmatige synchronisatie is vereist, kan deze door iedere willekeurige gebruiker vanuit Outlook of Outlook Web App worden gestart. Klik in Outlook met de rechtermuisknop op uw accountnaam in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Alle teampostvakken beheren. Er wordt een nieuw venster geopend met een lijst met alle teampostvakken die voor u toegankelijk zijn. Dubbelklik op het teampostvak, klik op Synchronisatiestatus en klik op Synchronisatie starten. Klik in Outlook Web App in de rechterbovenhoek op Instellingen Instellingen: uw profiel bijwerken, software installeren en deze verbinden met de cloud, klik op Opties en klik op Teampostvakken. Dubbelklik op het teampostvak, klik op Synchronisatiestatus en klik op Synchronisatie starten.

WeergevenWat gebeurt er als ik een bijlage of een document in Outlook naar het teampostvak sleep en het niet mogelijk is om het document in SharePoint op te slaan?

Als het mogelijk is om een document op te slaan in de documentbibliotheek van SharePoint, wordt het daar opgeslagen. Als het niet mogelijk is, ontvangt u een e-mailbericht waarbij het document als bijlage is opgeslagen.

WeergevenWat moet ik doen als ik de map Synchronisatieproblemen in mijn teampostvak zie?

De map Synchronisatieproblemen wordt weergegeven als een synchronisatie mislukt of als een document niet kan worden geüpload of verwijderd. Als u een bestand niet kunt uploaden of verwijderen vanuit Outlook, gebruikt u de SharePoint-site om uw bestand te uploaden naar of te verwijderen van de SharePoint-site. U gaat naar de SharePoint-site door in het teampostvak in Outlook met de rechtermuisknop op de map met documenten te klikken en vervolgens op Openen in webbrowser te klikken.

Als een document niet van de SharePoint-site naar het teampostvak in Outlook kan worden gesynchroniseerd, voert u een handmatige synchronisatie uit om het probleem op te lossen. U moet een handmatige synchronisatie uitvoeren vanuit Outlook Web App voor uw account, niet vanuit SharePoint. Klik in Outlook Web App op Instellingen Instellingen: uw profiel bijwerken, software installeren en deze verbinden met de cloud, klik op Opties en klik op Teampostvakken. Dubbelklik op het teampostvak, klik op Synchronisatiestatus en klik op Synchronisatie starten. Als het probleem hiermee niet is opgelost, klikt u op Stuur mij details, probeert u het probleem op te lossen en neemt u zo nodig contact op met de ondersteuning.

Teampostvakken maken en verwijderen

WeergevenMoet ik een licentie toewijzen aan het e-mailadres van het teampostvak?

Nee. Voor het e-mailadres van de site is geen Exchange-licentie vereist.

WeergevenZijn er omstandigheden waarin het beter is om geen gebruik te maken van een teampostvak?

Er zijn omstandigheden waarin u beter geen gebruik kunt maken van een teampostvak:

  • Houd rekening met vertrouwelijkheid; alle berichten in een teampostvak kunnen door alle leden van de site worden gelezen en doorgestuurd.
  • Omdat het teampostvak een gedeelde werkruimte is, kunnen berichten in het teampostvak door alle gebruikers opnieuw worden ingedeeld en verwijderd.

WeergevenKan ik de naam van een teampostvak wijzigen?

De weergavenaam van een teampostvak is de weergavenaam van de teamsite in SharePoint. Als u de weergavenaam van de site in SharePoint wijzigt, wordt ook de weergavenaam in Outlook gewijzigd. Het e-mailadres van de site wordt niet gewijzigd.

WeergevenKan ik het e-mailadres van een teampostvak wijzigen?

Nee. Als u eenmaal een e-mailadres voor een site hebt gemaakt, kunt u dit niet meer wijzigen. Het e-mailadres wordt gegenereerd op basis van de weergavenaam voor de site bij het maken van het teampostvak.

Als in de weergavenaam van de site tekens worden gebruikt uit een niet-Engels alfabet of als de weergavenaam drie of minder tekens van het Engelse alfabet bevat, wordt de weergavenaam niet gebruikt voor het e-mailadres. In plaats hiervan wordt het e-mailadres automatisch gegenereerd om ervoor te zorgen dat dit geldig is. Automatisch gegenereerde e-mailadressen beginnen met het voorvoegsel SM, gevolg door het tweecijferige jaar, de driecijferige dag van het jaar en vier willekeurige letters.

WeergevenKan ik een voorvoegsel toevoegen aan de e-mailadressen van het teampostvak voor nieuwe sites?

U kunt de Exchange Online Windows PowerShell-cmdlet Set-SiteMailboxProvisioningPolicy gebruiken met de parameter –AliasPrefix om een voorvoegsel te maken voor alle nieuwe teampostvakken.

WeergevenKan ik een teampostvak verwijderen?

Als een site handmatig is afgesloten of is verwijderd of op grond van beleidsregels voor het afsluiten van een site, wordt ook het teampostvak afgesloten of verwijderd.

U kunt voorkomen dat een teampostvak op een SharePoint-site wordt weergegeven, maar u kunt het teampostvak niet verwijderen.

WeergevenKan ik instellen dat teampostvakken automatisch worden gemaakt?

Ja.

  1. Als u een teampostvak wilt maken voor een bestaande SharePoint-site met uw geautomatiseerde inrichtingssysteem, installeert u de De app Sitepostvak.
  2. Gebruik Windows PowerShell met de Exchange Online-cmdlets om de volgende opdracht uit te voeren om het teampostvak te maken en de weergavenaam in te stellen:

New-SiteMailbox –DisplayName “<Weergavenaam van site>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<sitenaam>

Hieronder vindt u een voorbeeld van de manier waarop u een nieuw teampostvak op de teamsite van marketing configureert:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Zie Cmdlets voor delen en samenwerken voor meer informatie over cmdlets die worden gebruikt voor het beheer van teampostvakken.

WeergevenHoe beheer ik de maximale grootte van het postvak?

U kunt de Exchange Online Windows PowerShell-cmdlet Set-SiteMailboxProvisioningPolicy gebruiken om de maximale grootte van e-mailberichten die kunnen worden ontvangen en van het postvak te bepalen en om in te stellen wanneer waarschuwingen over de grootte van het postvak worden weergegeven.

WeergevenZijn voor teampostvakken gebruiksstatistieken beschikbaar?

Ja. U kunt met de volgende Windows PowerShell-cmdlets gebruiksinformatie opvragen:

  • Get-SiteMailbox: basisinformatie over een postvak opvragen.
  • Get-MailboxFolderStatistics: het aantal items en de mapgrootte weergeven.
  • Get-MailboxStatistics: de tijd van de laatste aanmelding weergeven.

Zie Cmdlets voor delen en samenwerkenvoor meer informatie over het gebruik van deze cmdlets.

Toegangsproblemen met teampostvakken oplossen

WeergevenWaarom kan een gebruiker een teampostvak niet in Outlook zien, maar wel in SharePoint?

Er zijn diverse redenen waarom een gebruiker een teampostvak wel in SharePoint maar niet in Outlook kan zien. Dit zijn de mogelijkheden:

  • Controleer of de gebruiker werkt met een ondersteunde versie van Outlook.
  • Controleer of de gebruiker aan de groep Site-eigenaars of de groep Site-leden is toegevoegd als individuele gebruiker en niet als lid van een beveiligingsgroep.
  • Er kunnen slechts tien postvakken tegelijk worden gebruikt in OutlookEen gebruiker die al tien teampostvakken heeft geconfigureerd en meer postvakken wil weergeven, moet eerst een aantal teampostvakken verbergen. Meer informatie over het uitschakelen van het selectievakje Weergeven in Outlook vindt u in Vanuit één locatie toegang tot e-mailberichten en documenten van een project.

WeergevenWaarom kan een gebruiker een document wel in SharePoint zien, maar niet in het teampostvak in Outlook?

Een document is alleen zichtbaar in het teampostvak in Outlook als de documentbibliotheek die het document bevat, is vastgemaakt aan de werkbalk Snel starten van de site..

WeergevenWaarom kan een gebruiker een document wel in een teampostvak in Outlook zien, maar niet in SharePoint?

Outlook bevat alle documenten, maar SharePoint bevat alleen documenten waarvoor de gebruiker leesmachtigingen heeft. Als een gebruiker geen leesmachtiging vooreenspecifiek document heeft, wordt de naam van het document weergegeven in het teampostvak in Outlook, maar kan de Outlook -gebruiker het document niet openen.

 
 
Van toepassing op:
Beheerder van Office 365 Enterprise, Beheerder van Office 365 voor Middelgrote en Grote Ondernemingen, Office 365 Enterprise, Office 365 Midsize Business user