Stap 1: Het beheer van SharePoint Online plannen met het Beheercentrum

Dit is het eerste artikel in de SharePoint Online-planningshandleiding voor Office 365 voor ondernemingen. In dit artikel wordt het plannen van interne siteverzamelingen voor uw organisatie beschreven, samen met de functies die u kunt implementeren voor siteverzamelingen. Daarnaast wordt in dit artikel een aantal overwegingen beschreven waarmee u rekening moet houden bij het maken van een openbare website.

In dit artikel


Wie moet dit artikel lezen?

Wanneer uw organisatie en de bijbehorende gebruikers zich hebben geabonneerd op SharePoint Online voor Microsoft Office 365 voor ondernemingen, wordt een URL verzonden naar de organisatie om de SharePoint Online-implementatie te beheren. De persoon die deze URL gebruikt om de gebruikersinterface van SharePoint Online-beheer te openen, wordt ook wel de SharePoint Online-beheerder genoemd. Als deze rol aan u is toegewezen of als u SharePoint Online wilt gaan implementeren, kan dit document handig zijn. U wilt mogelijk andere mensen in uw organisatie betrekken bij het plannen van de SharePoint Online-implementatie, zodat u beslissingen kunt nemen over functies, machtigingen en het beheermodel van sites en siteverzamelingen.

Terug naar boven Terug naar boven

Wat is de taak van de SharePoint Online Service-beheerder?

De SharePoint Online Service-beheerder kan:

  • Siteverzamelingen maken, verwijderen en herstellen
  • Toegang verlenen aan beheerders van siteverzamelingen
  • Toegang verlenen aan externe gebruikers en ondersteuningspartners
  • Opslag van siteverzamelingen toewijzen en controleren
  • Meertalige sites plannen
  • Gebruikersprofielen en Mijn sites instellen
  • InfoPath Forms Services instellen voor de organisatie
  • Beheerde metagegevens configureren en beheren

Sommige van deze taken moeten zorgvuldig worden gepland. Dit document is bedoeld om u te helpen bij deze plannen.

Terug naar boven Terug naar boven

Partneroplossingen plannen

Als u uw planning begint, moet u beoordelen of uw organisatie specifieke zakelijke behoeften heeft waardoor u mogelijk gebruik moet maken van services of toepassingen van derden om SharePoint Online aan te passen. Zo moet uw organisatie bijvoorbeeld mogelijk een grote hoeveelheid inhoud of een groot aantal gebruikers migreren naar uw SharePoint Online-site. Of u hebt mogelijk andere bedrijfsprocessen waarin lijsten met e-mailfuncties moeten worden ondersteund. Als uw organisatie volgens u kan profiteren van services of toepassingen van derden, kunt u de professionele services en toepassingen bekijken die worden aangeboden door Microsoft-partners. U vindt deze op Microsoft Office 365 Marketplace. Op deze handelsplaats kunt u experts te zoeken die u kunnen helpen bij het implementeren in de cloud of het aanpassen van Microsoft Office 365 aan uw specifieke bedrijfsbehoeften. Het is een goed idee om de beschikbare services en oplossingen van derden aan het begin van het planningsproces te onderzoeken.

Terug naar boven Terug naar boven

Het maken en beheren van siteverzamelingen plannen

In het Beheercentrum van SharePoint Online kunt u siteverzamelingen maken en beheren op één locatie. Het is echter belangrijk om vooruit te plannen en te beslissen hoe u de siteverzamelingen wilt implementeren voordat u deze maakt.

Een siteverzameling is een groep websites die dezelfde instellingen hebben voor eigenaar en sitebeheer, zoals machtigingen. Wanneer u een siteverzameling maakt, wordt automatisch een site op het hoogste niveau gemaakt in de siteverzameling. Vervolgens kunt u een of meer sites onder de site op het hoogste niveau maken.

Bij gebruik van een site op het hoogste niveau met subsites kunnen functies en instellingen voor sites op verschillende niveaus worden beheerd. Via deze hiërarchie hebben gebruikers de beschikking over een hoofdsite voor het gehele team en afzonderlijke werksites en gedeelde sites voor afzonderlijke projecten. U kunt afzonderlijke siteverzamelingen maken voor verschillende afdelingen of voor externe websites. De manier waarop u besluit siteverzamelingen in te delen, is afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de bedrijfsbehoeften.

U kunt eerst het type sites en siteverzamelingen dat uw organisatie nodig heeft, vaststellen door de antwoorden op de volgende vragen te overwegen.

Bepaal dit: Zodat u dit kunt doen:
Welk type inhoud wordt opgeslagen op de websites? Bepaal de groepen in de organisatie die vergelijkbare inhoudstypen of sitesjablonen gebruiken. Lees voor meer informatie over het plannen van sitesjablonen de sectie De gewenste sitesjabloon voor de siteverzameling bepalen in dit artikel.
Hoeveel opslagruimte hebt u nodig voor elke siteverzameling? Bepaal hoeveel siteverzamelingen u nodig hebt of kunt gebruiken. U kunt dit aantal mogelijk bepalen op basis van het huidige gebruik van de bestandsserver of het type inhoud dat wordt gehost in de siteverzameling. Lees voor meer informatie over het wijzigen van de opslag in siteverzamelingen het artikel Quota voor opslag- en resourcegebruik van siteverzamelingen wijzigen in SharePoint online-help.
Zijn er afdelingen of groepen die de gegevens apart moeten houden? Maak afzonderlijke siteverzamelingen. De machtigingen die u verleent aan gebruikers van Human Resources-gegevens verschillen bijvoorbeeld van de machtigingen die u verleent voor marketingdocumenten.
Krijgt uw organisatie een openbare website? Kies een domeinnaam en koop deze of gebruik de standaarddomeinnaam van Office 365. Lees voor meer informatie het artikel Een openbare website instellen in SharePoint online-help.
Hebt u meertalige ondersteuning nodig? Kies de juiste taal wanneer u de siteverzameling maakt. Lees voor meer informatie over het plannen van meertalige websites de sectie Het gebruik van meerdere talen op sites plannen verderop in dit artikel.
Wilt u dat gebruikers een eigen Mijn site hebben? Plan de implementatie van Mijn sites. Zie Mijn sites plannen verderop in dit artikel voor meer informatie over het plannen van Mijn sites.
Wilt u aangepaste formulieren maken en beheren of wilt u deze opnemen in werkstromen? Plan de implementatie van InfoPath Forms Services. Zie InfoPath Forms Services plannen verderop in dit artikel voor meer informatie.
Wilt u beheerde metagegevens gebruiken? Bepaal wie verantwoordelijk is voor het opzetten van de terminologie die wordt gebruikt in de organisatie. Zie Het gebruik van beheerde metagegevens plannen verderop in dit artikel voor meer informatie over het plannen van beheerde metagegevens.

Het beheermodel is de set beleidsregels, rollen, verantwoordelijkheden en processen waarmee wordt aangegeven en beheerd hoe uw organisatie samenwerkt om bedrijfsdoelen te behalen. Deze doelen zijn gericht op het beheermodel van de software en de service die u levert, het toepassingsbeheermodel en de aangepaste oplossingen die u levert en het beheer van de inhoud en informatie die door gebruikers in deze services worden opgeslagen. Terwijl u de siteverzamelingen plant, moet u ook een plan maken voor het beheer hiervan.

Denk na over de antwoorden op de volgende vragen wanneer u bepaalt hoe u de siteverzamelingen wilt structureren en beheren.

Overweeg dit: Om dit te maken:
Draagt de structuur van uw siteverzamelingen bij aan de effectiviteit van de organisatie? Een effectieve siteverzameling bestaat uit groepen personen en teams die hetzelfde doel hebben.
Voldoet de gegevensarchitectuur in de geplande structuur aan de wettelijke vereisten, privacybehoeften en de beveiligingsdoelen? Een beveiligde site die beschikbaar is voor personen die de informatie nodig hebben, maar waarop informatie is geblokkeerd voor personen die deze informatie niet mogen zien.
Welk type toegang tot de inhoud hebben gebruikers nodig? Een machtigingsmodel waarmee leestoegang, schrijftoegang of beide wordt verleend.
Hebben gebruikers van buiten de organisatie toegang nodig? Een autorisatiemodel waarmee externe gebruikers alleen toegang krijgen tot de siteverzamelingen die ze echt nodig hebben. Zie Een site delen met externe gebruikers in de Help van SharePoint Online voor meer informatie over het verlenen van toegang aan externe gebruikers voor uw sites.
Wie is gemachtigd de sites in de siteverzameling te maken en te beheren? Een beheerd plan voor sites die goed worden onderhouden.
Welke functies en functionaliteit worden ingeschakeld voor gebruikers? Locaties voor specifieke acties en toepassingen, zoals sandbox-oplossingen.
Is de inhoud die wordt gevonden in zoekresultaten, relevant voor de personen die de siteverzameling delen? Een siteverzameling waarin de inhoud nuttig is voor de personen die de site delen.
Hoeveel aanpassing staat u toe? Een oplossing die beheersbaar is en eenvoudig kan worden bijgewerkt.

Lees voor antwoorden op al deze vragen de planningshandleidingen en de artikelen in SharePoint online-help over Machtigingenbeheer. Het is belangrijk dat u inzicht krijgt in het type toegang dat u zowel interne als externe gebruikers wilt geven voordat u uw omgeving verder instelt.

De SharePoint Online-beheerder moet samenwerken met andere personen in de organisatie om deze vragen te beantwoorden voordat deze siteverzamelingen gaat instellen en toestaat dat sites worden gemaakt. De beheerder kan:

  • Siteverzamelingen maken, verwijderen en herstellen
  • Quota instellen voor siteverzamelingen
  • Een openbare site maken
  • Machtigingen toewijzen aan beheerders van siteverzamelingen
  • Beslissen of externe gebruikers toegang hebben tot siteverzamelingen
  • De andere functies configureren die worden genoemd in dit artikel

Vooruitplannen kan een groot verschil maken wat betreft de werking van de implementatie van uw site in de loop der tijd. Zie Stap 2: Sites plannen en gebruikers beheren in deze handleiding voor meer overwegingen voor het plannen van sites en siteverzamelingen.

Terug naar boven Terug naar boven

De gewenste sitesjabloon voor de siteverzameling bepalen

Wanneer u een siteverzameling of sites in een siteverzameling maakt, kunt u in SharePoint een sitesjabloon kiezen. Een sitesjabloon is vooraf gevuld met lijsten, bibliotheken, pagina's en andere elementen of functies die de behoeften van een organisatie ondersteunen. Wanneer u een nieuwe siteverzameling of site maakt op basis van een sjabloon, kunt u de site meteen gebruiken of deze eerst aanpassen, zodat deze voldoet aan de behoeften van uw team, gebeurtenis of organisatie.

Het is belangrijk om na te denken over hoe u de sites wilt gaan gebruiken voordat u de siteverzameling maakt, omdat elke site de eigenschappen overneemt van de sjabloon die u kiest voor de siteverzameling. U kunt kiezen voor meerdere siteverzamelingen die verschillende sitesjablonen gebruiken voor verschillende projecten of doeleinden.

U kunt kiezen uit de diverse sjablonen wanneer u sites instelt in SharePoint Online. Zie Een voorbeeld van sitesjablonen in SharePoint online-help voor een beschrijving van elke sjabloon.

Meer informatie over sitesjablonen vindt u in Stap 2: sites plannen en gebruikers beheren in deze handleiding.

Terug naar boven Terug naar boven

De hoeveelheid opslagruimte plannen die u toewijst aan siteverzamelingen

Wanneer uw organisatie de SharePoint Online-service aanschaft, wordt aan de organisatie een bepaalde hoeveelheid opslagruimte toegewezen op basis van het aantal aangeschafte gebruikerslicenties en het aangeschafte type Office 365-plan. De totale hoeveelheid opslagruimte wordt gegroepeerd, zodat u kunt bepalen hoeveel opslagruimte u wilt toewijzen aan elke siteverzameling (minimaal 50 MB).

Wanneer u opslagruimte toewijst aan een nieuwe siteverzameling, kunt u de totale hoeveelheid opslagruimte bekijken die is toegewezen aan uw organisatie en de resterende opslagruimte die nog kan worden toegewezen aan nieuwe siteverzamelingen. Nadat u een bepaalde hoeveelheid opslagruimte hebt ingesteld voor een siteverzameling, kunt u dit later zo nodig altijd verhogen.

Met de functies in SharePoint Online kunt u bepalen hoeveel opslagruimte wordt gebruikt voor elke siteverzameling en kunt u instellen dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een siteverzameling bijna de toewijzingslimiet van de opslagruimte heeft bereikt.

Als u merkt dat er nog maar weinig opslagruimte over is voor uw organisatie, kunt u drie dingen doen:

  • De hoeveelheid inhoud op de SharePoint Online-sites verminderen
  • Een of meer siteverzamelingen verwijderen
  • Meer opslagruimte kopen van Microsoft of uw provider

Het is belangrijk in de gaten te houden hoeveel ruimte wordt gebruikt en richtlijnen en beleid te bepalen met de beheerders van de siteverzamelingen en de site-eigenaren wat betreft de beperkingen voor de bestandsgrootte die u wilt instellen in uw organisatie.

Lees voor meer informatie over het instellen van opslagquota's en waarschuwingen het artikel Quota voor opslag- en resourcegebruik van siteverzamelingen wijzigen in SharePoint online-help.

Siteverzamelingen verwijderen en herstellen

De beheerder van SharePoint Online kan verwijderde siteverzamelingen herstellen via de prullenbak, maar alleen als ze korter dan 30 dagen geleden zijn verwijderd. Een verzameling in de prullenbak wordt na 30 dagen namelijk automatisch permanent verwijderd. Verwijderde siteverzamelingen komen eerst in de prullenbak terecht, zodat u nog even de tijd hebt om gegevens te herstellen die toch nog nodig zijn binnen de organisatie.

Terug naar boven Terug naar boven

Het toestaan van externe gebruikers tot uw interne sites plannen

SharePoint Online biedt de mogelijkheid samen te werken met gebruikers buiten de organisatie door deze toestemming te geven voor toegang tot bronnen op interne sites. Deze gebruikers worden externe gebruikers genoemd. Om externe gebruikers toegang te bieden tot een site, moet u eerst de optie Delen via e-mail beheren inschakelen in het SharePoint Beheercentrum. Door deze functie in te schakelen in het Beheercentrum van SharePoint Online stelt de beheerder van SharePoint Online de beheerders van siteverzamelingen in staat de functie voor extern delen beschikbaar te maken op hun sites.

Vervolgens kunnen de beheerders van siteverzamelingen de functe Externe gebruikers uitnodigen nschakelen voor hun verzameling, zodat eigenaren en ontwikkelaars van sites externe gebruikers per e-mail kunnen uitnodigen voor hun site. Gebruikers kunnen zich op drie manieren aanmelden bij de site: met een e-mailadres dat is gekoppeld aan een Microsoft-account, een Hotmail-, Live- of MSN-adres, of een Microsoft Online Services ID (als het bedrijf beschikt over een abonnement op Microsoft Online Services). De uitnodiging kan maar één keer worden geaccepteerd. Op het moment dat een externe gebruiker een lid of bezoeker is van een site, kan die gebruiker worden toegevoegd aan elke andere site in elke andere siteverzameling binnen de omgeving.

Het is belangrijk te weten hoe deze functie werkt omdat de functie op drie verschillende niveaus binnen de omgeving kan worden in- of uitgeschakeld. Per locatie is het van belang of gebruikers al dan niet over toegang beschikken.

Zie Een site delen met externe gebruikers in de Help van SharePoint Online voor meer informatie over het verlenen van toegang aan externe gebruikers.

Terug naar boven Terug naar boven

Het gebruik van meerdere talen op sites plannen

Met de functie voor de meertalige gebruikersinterface (MUI) kunnen gebruikers sites of webpagina's in een andere taal bekijken dan de standaardtaal die is ingesteld voor de site of siteverzameling. De MUI-functie is geen vertaalprogramma: het is een functie waarmee de weergavetaal voor de standaardinterface-elementen wordt gewijzigd. De gebruikersinterface van uw site verwijst naar de elementen op uw scherm die u gebruikt voor interactie met SharePoint, zoals de menu's, de navigatieonderdelen en de prullenbak.

Met de MUI-functie kunt u de volgende elementen van de gebruikersinterface weergeven in verschillende talen:

  • Titel en beschrijving van de site
  • Standaardmenu's en -acties in SharePoint
  • Standaardkolommen
  • Aangepaste kolommen (lijst of site)
  • Koppelingen op navigatiebalk
  • Services voor beheerde metagegevens

Wanneer MUI wordt geïmplementeerd door een gebruiker, wordt de gebruikersinterface alleen voor deze gebruiker gewijzigd. Dit heeft geen invloed op de manier waarop de site wordt weergegeven voor andere gebruikers. Daarnaast wordt site-inhoud (in tegenstelling tot gebruikersinterface-elementen) die is gemaakt in de standaardtaal van de site, nog steeds weergegeven in de standaardtaal.

MUI is standaard ingeschakeld in het Beheercentrum van SharePoint Online. Als MUI echter moet worden gebruikt voor een siteverzameling, moet deze worden ingeschakeld door de beheerder van de siteverzameling. U en de site-eigenaren moeten van tevoren bepalen welke standaardtaal moet worden gebruikt voor de siteverzameling en sites, omdat de taal niet kan worden gewijzigd nadat deze is ingesteld. Wanneer u een siteverzameling hebt gemaakt, is het belangrijk dat u controleert of de landinstellingen van de site juist zijn geconfigureerd. Als u bijvoorbeeld Franse sites maakt, wordt de landinstelling altijd ingesteld op Frankrijk, ook als u zich in Canada bevindt. Daarom is het een goed idee om, ongeacht de gekozen taal, altijd te controleren of de landinstellingen correct zijn voor uw locatie.

U moet ook controleren of de siteverzamelingen die vooraf voor u zijn gemaakt, nauwkeurige instellingen hebben. Dit zijn siteverzamelingen zoals Mijn site en Inhoudshub.

Zie Inleiding tot meertalige functies in SharePoint online-help voor meer informatie over meertalige sites.

Terug naar boven Terug naar boven

Een openbare website plannen

Als beheerder van SharePoint Online kunt u één openbare website maken die toegankelijk is voor gebruikers buiten uw organisatie om uw bedrijf te promoten, informatie te verstrekken over de manier waarop anderen contact met u kunnen opnemen, en klanten of partners in staat te stellen informatie over uw producten en services te vinden. Wanneer u de site instelt, wordt u gevraagd om een domeinnaam op te geven. Dit is de URL die anderen gebruiken voor toegang tot uw site. U kunt ervoor kiezen om de standaardnaam van Microsoft te gebruiken of een aangepaste naam die het eigendom is van uw bedrijf.

Beveiliging   Als u ervoor kiest om een aangepaste domeinnaam te gebruiken, wordt voor de openbare site het HTTP-protocol gebruikt in plaats van het HTTPS-protocol.Gegevens die via HTTP worden verzonden, zijn niet versleuteld. Daardoor kunnen andere gebruikers op het netwerk de gegevens die van en naar de site worden verzonden, mogelijk zien. Voor alle andere sites van SharePoint Online voor Office 365 voor ondernemingen wordt HTTPS gebruikt. Dit geldt ook voor de openbare site wanneer deze is geconfigureerd met de standaard-URL.

Er zijn verschillende zaken waar u aan moet denken en stappen die u moet volgen om er zeker van te zijn dat uw domein werkt met SharePoint Online:

  • U moet eigenaar zijn van de domeinnaam.    Uw organisatie moet de domeinnaam hebben aangeschaft en deze moet zijn geregistreerd bij een domeinregistrar.
  • De domeinnaam moet uniek zijn voor SharePoint Online.    Ter voorkoming van conflicten met interne e-mailservers wordt u aangeraden geen domeinnamen op het tweede niveau te gebruiken voor SharePoint Online, zoals contoso.com. Dit is op basis van de specificaties die zijn aangegeven in RFC (Request for Comments) 1034, “Domeinnamen: concepten en voorzieningen.” Uw e-mailserver kan bijvoorbeeld de domeinnaam contoso.com gebruiken en uw openbare SharePoint-site kan www.contoso.com gebruiken.
    Als u gebruikers wilt omleiden die naar uw openbare site zoeken door http://contoso.com te typen, kunt u een omleiding instellen bij uw domeinregistrar om verkeer om te leiden naar http://www.contoso.com.

     Opmerking    Niet alle domeinregistrars bieden omleidingsservices.

  • Wijzig het domeindoel op de domeinbeheerpagina van Office 365.    Wanneer u zich aanmeldt voor services in Office 365, kunt u de domeinnaam/domeinnamen opgeven die u wilt gebruiken voor de services die u aanschaft. Als u uw eigen domeinnaam wilt gebruiken met SharePoint Online, moet u in Office 365 opgeven dat u de domeinnaam wilt gebruiken met SharePoint Online in plaats van met een andere service. Wanneer u de openbare site configureert in SharePoint Online, kunt u de domeinnaam kiezen die u hebt opgegeven op de beheerpagina van Office 365.
  • Voeg een CNAME-record toe voor de domeinnaam    U wordt aangeraden de CNAME-gegevens van de openbare website op te halen in SharePoint Online en een CNAME-record in te stellen bij de domeinregistrar voordat u uw website maakt. U moet dit doen voordat de site toegankelijk is voor bezoekers. Wanneer u de CNAME van tevoren registreert, kan de doorgifte beginnen voordat de site live moet zijn.

Meer informatie over het instellen van uw openbare site en het maken van de CNAME-record vindt u in het artikel Een openbare website instellen.

Terug naar boven Terug naar boven

Het gebruik van gebruikersprofielen plannen

Voordat u de sites en inhoud in een organisatie aanpast, moet u plannen hoe uw organisatie gebruikersprofielen gebruikt en beheert. In SharePoint Online wordt informatie over gebruikers in een organisatie opgeslagen in gebruikersprofielen. SharePoint Online ontvangt profielgegevens van de Office 365-adreslijstservice gedurende regelmatig geplande synchronisatie in één richting. Gebruikers kunnen hun profielen ook handmatig bewerken, meestal via de pagina Mijn profiel.

Met gebruikerprofielen worden relaties tussen gebruikers, zoals algemene managers, werkgroepen, groepslidmaatschap en sites aangegeven. Daarnaast bevatten gebruikersprofielen informatie over interesses van gebruikers en kunnen gebruikers hiermee zoeken naar experts in een bepaald gebied via de functie Personen zoeken.

Gebruikersprofielen zijn meer dan groepen geïmporteerde en aangepaste eigenschappen van gebruikers in een organisatie. De eigenschappen worden ook gebruikt om informatie weer te geven over de relatie van elke gebruiker met andere gebruikers in een organisatie. Deze relaties kunnen een efficiëntere samenwerking tussen collega's en teams stimuleren. Met subtypen van een profiel kunt u een andere set eigenschappen maken voor een andere set gebruikers. U kunt bijvoorbeeld een subtype maken waarmee een gebruiker wordt ingedeeld als stagiair of fulltime werknemer.

Terug naar boven Terug naar boven

De eigenschappen van gebruikersprofielen plannen

Wanneer u gebruikersprofielen plant, moet u bepalen welke informatie over gebruikers nodig is. Deze informatie wordt opgeslagen in eigenschappen van gebruikersprofielen. Via de privacy- en beleidsinstellingen in een organisatie wordt het type profielgegevens bepaald dat een gebruiker kan bekijken. De eigenaar van de informatie stelt de privacy-instellingen in en de organisatie configureert de beleidsinstellingen.

Wanneer u gebruikersprofielen plant, moet u de volgende factoren overwegen:

  • Voldoen de standaardeigenschappen aan uw behoeften of moet u nieuwe eigenschappen maken? U moet bepalen welke eigenschappen u gaat gebruiken voor de kerngebruikersprofielen op basis van de profielen die relevant zijn voor de hele organisatie. De eigenschappen zijn belangrijk bij het zoeken naar gebruikers, het maken van doelgroepen voor gerichte inhoud en het vaststellen van relaties tussen collega's en werkgroepen.
  • Voor welke gebieden van uw organisatie zijn verschillende subtypen van gebruikersprofielen nodig? Hebt u bijvoorbeeld subtypen van gebruikersprofielen nodig voor fulltime werknemers, parttime werknemers en stagiaires?

Standaardeigenschappen van gebruikersprofielen    SharePoint Online bevat een aantal standaardeigenschappen voor gebruikersprofielen. Bekijk deze eigenschappen en het beleid dat hierop van toepassing is voordat u besluit welke wijzigingen u wilt aanbrengen, welke eigenschappen u wilt behouden of verwijderen en welke extra eigenschappen u wilt maken. Een aantal van deze eigenschappen van gebruikersprofielen kan worden geïndexeerd door Personen zoeken en sommige kunnen worden gerepliceerd naar alle siteverzamelingen.

Extra profieleigenschappen    De standaardeigenschappen van gebruikersprofielen kunnen worden aangevuld met extra eigenschappen waarmee belangrijke informatie wordt vastgelegd die niet op een andere manier beschikbaar is. Deze eigenschappen kunnen onder andere gehele getallen, tekenreeksen, termensets enzovoort zijn. U kunt bijvoorbeeld een profieleigenschap met de naam 'favoriete hobby' maken en deze koppelen aan een termenset met de naam 'hobby's' van de Service voor beheerde metagegevens. Gebruikers die hun profielen bijwerken, kunnen vervolgens een van de termen in de termenset 'hobby's' selecteren als waarde voor hun favoriete hobby. Zie Het gebruik van beheerde metagegevens plannen verderop in dit artikel voor meer informatie over termensets en de Service voor beheerde metagegevens.

U moet plannen om de eigenschappen toe te voegen op het niveau van de Gebruikersprofielservice of siteverzameling, afhankelijk van de bedrijfsbehoeften die u eerder in de planning hebt geïdentificeerd. Belangrijke bedrijfsbehoeften kunnen vaak worden aangepakt door nieuwe eigenschappen te maken waarmee gebruikers worden gekoppeld aan belangrijke bedrijfsprocessen. Deze eigenschappen kunnen vervolgens voor de zoekfunctie worden gebruikt om te zoeken naar gebruikers of door de functie voor persoonlijke instellingen om inhoud te richten op gebruikers. Eigenschappen hoeven niet zichtbaar te zijn in openbare profielen of Mijn sites. Daarnaast kunnen eigenschappen handig zijn voor zoeken en persoonlijke instellingen, zonder dat deze worden weergegeven in openbare profielen of Mijn sites.

Als u de omvang van de planning wilt beperken, kunt u zich richten op het toevoegen van eigenschappen voor belangrijke bedrijfsbehoeften of scenario's voor elke siteverzameling. Als een relevante eigenschap niet van toepassing is op specifieke scenario's, wacht u totdat een specifieke behoefte is geïdentificeerd tijdens de normale bedrijfswerkzaamheden in plaats van dat u het de eigenschap toevoegt alleen omdat u deze nodig zou kunnen hebben. Mogelijk hoeft u niet veel nieuwe eigenschappen toe te voegen. Het is echter goed dit te overwegen als u hiermee duidelijke behoeften kunt blootleggen.

Lidmaatschappen en collega's    Relaties tussen verschillende gebruikers in een organisatie worden weergegeven op de openbare profielpagina van elke gebruiker. Onder relaties vallen sitelidmaatschappen (een overzicht van alle lidmaatschappen van elke gebruiker) en collega's. In SharePoint Online bevatten gebruikersprofielen alleen informatie over sitelidmaatschappen van gebruikers als deze tot dezelfde lidmaatschapsgroep voor een site behoren.

Collega's kunnen de directe collega's van elke gebruiker omvatten, zoals de manager, medewerkers en directe ondergeschikten. Organisaties die belangrijke relaties hebben tussen meerdere groepen gebruikers, managers of andere gebruikers, kunnen personen toevoegen aan de lijsten Collega's voor bepaalde groepen.

Lees voor meer informatie over het beheren van gebruikersprofielen Gebruikersprofielen beheren en Eigenschappen voor een gebruikers- of organisatieprofiel toevoegen, bewerken of verwijderen.

Terug naar boven Terug naar boven

Beleid voor gebruikersprofielen plannen

Een beleid bestaat uit sets met regels die beheerders toewijzen aan gebruikers of groepen gebruikers. Via deze regels kunnen beheerders de privacy-instellingen opgeven die zijn gekoppeld aan een bepaalde profieleigenschap. Op die manier regelt een beleid welke gegevens gebruikers van elkaar kunnen zien op profielen. In een beleid kan een beheerder ook instellen of een gebruiker de standaard privacy-instellingen kan wijzigen.

Als u een beleid wilt gaan plannen, beoordeelt u de huidige zichtbaarheid van informatie over gebruikers in de organisatie. Bepaalde informatie over afzonderlijke gebruikers moet privé blijven. Andere informatie kan en moet worden gedeeld met andere gebruikers om samenwerking te stimuleren. Een beleid met niet al te strenge instellingen zorgt ervoor dat gebruikers openbare profielen vaker kunnen gebruiken. Dit heeft invloed op de frequentie waarmee u de gebruikersprofielen moet bijwerken. In organisaties met veel gebruikers kan de noodzaak om profielen vaak bij te werken invloed hebben op de prestaties en capaciteitsplanning.

SharePoint Online bevat een set configureerbare beleidsregels waarmee beheerders de juiste informatie beschikbaar kunnen maken om te voldoen aan de behoeften van de organisatie. Daarnaast kunnen organisaties aangepaste beleidsfuncties maken en implementeren voor specifieke behoeften. U moet de samenwerkingsbehoeften in de gehele organisatie bekijken voordat u een plan ontwikkelt voor het implementeren van de beste combinatie van beleidsregels.

Aan de hand van de volgende vragen kunt u bepalen welke beleidsregels van toepassing zijn op uw organisatie:

  • Welke eigenschappen moeten verplicht zijn?    Bepaalde eigenschappen, zoals accountnaam, voorkeursnaam, telefoonnummer werk, afdeling, functie en e-mailadres werk, zijn standaard verplicht en kunnen niet worden overschreven of gewijzigd door gebruikers. In de meeste organisaties zijn deze eigenschappen essentieel voor de samenwerking en de ontwikkeling van relaties in de hele organisatie. Daarnaast wordt in SharePoint Online een groot aantal van deze eigenschappen gebruikt voor andere functies, zoals collega's en doelgroepen.
  • Welke eigenschappen moeten voor iedereen zichtbaar zijn?    Sommige eigenschappen zijn standaard zichtbaar voor iedereen. Gevoelige informatie kan echter zo worden geconfigureerd dat de zichtbaarheid hiervan beperkt is. Een bedrijf waarvan veel werknemers niet op kantoor werken, kan bijvoorbeeld besluiten dat het belangrijk is dat mobiele telefoonnummers voor iedereen zichtbaar zijn. Andere organisaties kunnen ervoor kiezen alle telefoonnummers, behalve voor het werk, privé te houden.
  • Welke eigenschappen kunnen worden gewijzigd door gebruikers?    Bepaalde eigenschappen kunnen beschikbaar worden gemaakt zonder dat gebruikers informatie moeten opgeven of een bepaalde actie moeten uitvoeren. Sommige gebruikers willen bijvoorbeeld mogelijk niet dat de lijsten met collega's automatisch worden gevuld. Andere gebruikers willen mogelijk de standaardinstelling voor zichtbaarheid voor een eigenschap wijzigen.

Denk na over de volgende factoren wanneer u de beleidsinstelling voor een eigenschap plant:

Voorwaarde De eigenschap uitschakelen De eigenschap optioneel maken De eigenschap vereist maken
De eigenschap wordt gebruikt door belangrijke gebruikersfuncties. X
De eigenschap is gekoppeld aan belangrijke zakelijke gegevens voor toepassingen. X
De eigenschap wordt gebruikt bij het maken van doelgroepen. X
SharePoint Online-beheerders verwachten consistente en duidelijke waarden voor de eigenschap. X
De eigenschap worden zelden gebruikt. X

De eigenschap leidt af van belangrijkere eigenschappen.

Opmerking: U kunt de weergave-instellingen voor eigenschappen wijzigen om deze te verbergen voor gebruikers die openbare profielen, de pagina Details bewerken of het webonderdeel Mijn collega's bekijken.

X
U besluit standaardwaarden op te geven voor eigenschappen, maar wilt wel dat gebruikers de informatie kunnen verwijderen of u wilt dat elke gebruiker de relevante waarde voor de eigenschap kan opgeven. X

Houd rekening met de volgende factoren wanneer u de standaardinstellingen voor zichtbaarheid voor de beleidsregels van een organisatie plant:

Voorwaarde Actie
U wilt de eigenschap gebruiken voor de zoekfunctie, zodat gebruikers kunnen worden gevonden door naar de eigenschap te zoeken.

Stel het standaardtoegangsbeleid in op Iedereen.

Opmerking: Eigenschappen met een beperktere toegang worden niet gebruikt in de zoekfunctie.

De eigenschap is handig voor meerdere werkgroepen en andere divisies in uw organisatie en bevat geen gevoelige informatie. Zorg dat de eigenschap voor iedereen zichtbaar is.
De eigenschap is met name handig voor samenwerking in een actieve werkgroep of met een specifieke groep afzonderlijk geselecteerde collega's. Zorg dat de eigenschap alleen zichtbaar is voor collega's.
De eigenschap bevat persoonlijke of gevoelige informatie.

Zorg dat de eigenschap alleen zichtbaar is voor de rechtstreekse manager of, in bepaalde gevallen, alleen voor de individuele gebruiker.

Belangrijk: Welke informatie als privé wordt beschouwd kan verschillen van organisatie tot organisatie en zelfs van regio tot regio. Als uw organisatie vestigingen heeft in verschillende landen of regio's, moet u ervoor zorgen dat u op de hoogte bent van de privacywetgeving en richtlijnen op iedere locatie.

Lees voor meer informatie over het beheren van gebruikersprofielen Gebruikersprofielen beheren.

Terug naar boven Terug naar boven

Doelgroepen en het afstemmen van inhoud plannen

Doelgroepen zijn onderdeel van de Gebruikersprofiel-service waarmee organisaties inhoud kunnen afstemmen op gebruikers die een bepaalde rol of taak gemeen hebben. Doelgroepen kunnen worden gedefinieerd met behulp van een of meerdere van de volgende kenmerken: lidmaatschap van een adreslijst of Windows-beveiligingsgroep, plaats in de rapportagestructuur van de organisatie of openbare eigenschappen in gebruikersprofielen. Inhoud kan ook worden afgestemd door SharePoint-groepen te gebruiken om inhoud aan te passen in Webonderdelen.

U moet zich realiseren dat gegevens over doelgroepen worden verzameld volgens een planning die niet door SharePoint Online wordt beheerd. Dit betekent dat informatie niet altijd up-to-date hoeft te zijn.

Gebruik belangrijke doelgroepen    Bij het plannen van doelgroepen tijdens de eerste implementatie moet het doel zijn om zo min mogelijk doelgroepen te selecteren. Dit doet u op basis van de inhoudbehoeften van de organisatie, de informatie-architectuur van de site en siteverzamelingen, en de gebruikers die zijn toegewezen aan iedere siteverzameling. Wij raden aan om de eerste keer dat u de site configureert het volgende proces te volgen voor het plannen van doelgroepen:

  1. Leg het centrale doel vast voor iedere siteverzameling en site.
  2. Bepaal het kleinste aantal doelgroepen waarmee u inhoud zoals nodig kunt afstemmen.
  3. Inventariseer de bestaande SharePoint-groepen en koppel deze aan de behoeften van uw doelgroep.
  4. Identificeer aanvullende doelgroepen die moeten worden gedefinieerd.
  5. Identificeer aanvullende SharePoint-groepen die moeten worden gedefinieerd.

Na dit planningsproces te hebben doorlopen, moet u een lijst hebben van doelgroepen waarmee u kunt voorzien in de behoeften van de groepen gebruikers die iedere siteverzameling gebruiken.

Plan hoe u inhoud wilt afstemmen op doelgroepen    Als u doelgroepen wilt gebruiken om inhoud af te stemmen, moeten de SharePoint Online-beheerder en de sitebeheerders bepalen welke elementen op iedere site worden gebruikt. De SharePoint Online-beheerder en de sitebeheerders moeten nauw samenwerken om ervoor te zorgen dat de gebruikersbeleving voor alle sites en siteverzamelingen hetzelfde blijft.

Zodra de doelgroepen zijn gedefinieerd, kunnen deze worden gebruikt om inhoud op verschillende manieren af te stemmen. De SharePoint Online-beheerder kan bijvoorbeeld voor Microsoft Office 2010-toepassingen koppelingen opgeven die worden weergegeven in de SharePoint-locaties en instellen voor welke doelgroepen iedere koppeling zichtbaar is. Op Mijn site-websites kan de SharePoint Online-beheerder doelgroepen instellen voor Mijn site-navigatiekoppelingen die worden weergegeven in de bovenste koppelingbalk. In een omgeving waarin doelgroepen zijn geconfigureerd, kunnen sitebeheerders Webonderdelen gebruiken om inhoud af te stemmen voor hun doelgroep.

U kunt ook inhoud afstemmen voor koppelingen naar Office-toepassingen, gepersonaliseerde sitekoppelingen (Mijn site-navigatiekoppelingen), Vertrouwde Mijn site-hostlocaties en webonderdelen.

Lees voor meer informatie over het beheren van doelgroepen Doelgroepen beheren.

Terug naar boven Terug naar boven

Het gebruik van sociaalnetwerklabels plannen

Sociaalnetwerklabels bestaan uit notities en labels in SharePoint Online. Gebruikers kunnen labels toevoegen aan documenten en pagina's die ze eenvoudig willen volgen of waarvan ze denken dat anderen ze misschien interessant vinden. Notities aan andere gebruikers kunnen een informele dialoog stimuleren en gebruikers in staat stellen contact met elkaar op te nemen.

Labels worden weergegeven in een zogenaamde 'labelwolk', die wordt weergegeven op het tabblad Labels en Notities van de Mijn profiel-pagina van een gebruiker. De labels die het vaakst worden gebruikt, worden groter weergegeven dan de andere trefwoorden. Gebruikers kunnen op verschillende manieren door de labels bladeren en labels filteren.

Labelwolk

Labels en notities worden ook weergegeven als activiteiten op de pagina Mijn profiel van de gebruiker, en de activiteiten zijn zichtbaar in de newsfeed van anderen. Zie Video: labels en notities gebruiken om informatie met collega's te delen of Labels en notities gebruiken om informatie met collega's te delen voor meer informatie over het gebruik van labels en notities alsmede de voordelen hiervan.

Functies voor het beschermen van persoonlijke en vertrouwelijke gegevens

Sociaalnetwerklabels in SharePoint Online bieden de volgende functies om uw gebruikers te helpen beheren welke gegevens zij delen, zodat ze niet per ongeluk persoonlijke of vertrouwelijke informatie delen.

  • Privélabels Een gebruiker die een label toevoegt aan een webpagina, kan aangeven dat het label privé is. Anderen kunnen dan niet zien dat er een label is toegevoegd aan de pagina. Het label is ook niet zichtbaar in de labelwolk van de gebruiker, tenzij de gebruiker die het label heeft toegevoegd, hetzelfde label ook heeft toegevoegd aan een andere webpagina zonder het label privé te maken.
  • Beperkte beoordelinggegevens Alleen de totale beoordeling van een item wordt weergegeven. Er wordt niet weergegeven welke gebruikers een beoordeling hebben gegeven of wat de afzonderlijke beoordelingen waren.
  • Beveiligingsbeperking Wanneer een label, notitie of beoordeling wordt toegevoegd aan een webpagina, wordt een activiteit gemaakt. Voordat een activiteit in SharePoint Online zichtbaar wordt gemaakt voor een gebruiker, wordt gecontroleerd of die gebruiker gemachtigd is om de webpagina te bekijken waarop de activiteit van toepassing is. Als de gebruiker niet gemachtigd is om de webpagina te openen, wordt de activiteit niet weergegeven. U kunt de instellingen voor beveiligingsbeperking aanpassen aan de behoeften van uw organisatie. U kunt bijvoorbeeld de beveiligingsbeperking beperken tot koppelingen naar websites die u opgeeft. U kunt de beveiligingsbeperking ook uitschakelen. Lees Instellingen voor Mijn site beheren voor meer informatie over het beheren van de opties voor beveiligingsbeperking.

Hoe gegevens van sociaalnetwerklabels worden weergegeven

Een gebruiker kan sociaalnetwerklabels op de volgende manieren zien:

  • De pagina's Mijn profiel en Mijn newsfeed De inhoud die wordt weergegeven op de pagina's Mijn profiel en Mijn newsfeed wordt weergegeven volgens de beveiligingsbeperking van degene die de pagina bekijkt. U kunt daarom alle gegevens zien op uw eigen Mijn profiel-pagina. Als u echter op uw Mijn newsfeed-pagina kijkt of op de profielpagina van iemand anders, ziet u alleen de gegevens waarvoor u gemachtigd bent.
  • Volgen Als u een label volgt, krijgt u een melding wanneer iemand dit label toevoegt aan een webpagina. Op deze meldingen is de beveiligingsbeperking van toepassing. Dat u een bepaald label volgt is openbaar. Als u iemand toevoegt als collega, krijgt u iedere keer een melding wanneer deze persoon een label, notitie of beoordeling toevoegt aan een webpagina.
  • Webpagina's Als u een label of notitie toevoegt aan een webpagina, kunt u de labels en notities zien die andere gebruikers aan de webpagina hebben toegevoegd. U kunt alle notities zien, maar alleen openbare labels.

Aanbevelingen voor sociaalnetwerklabels

Naast de privacy- en veiligheidsfuncties van SharePoint Online, raden we aan de volgende stappen te overwegen:

  • Gebruikers uitleggen welke delen van hun sociaalnetwerkactiviteiten openbaar zijn en welke privé.
  • Voordat aangepaste code wordt geïmplementeerd, zorgen dat de informatie die daaraan gekoppeld is voldoet aan de privacy- en veiligheidsstandaarden van uw organisatie.
  • De zoekservice de website opnieuw laten verkennen als de machtigingen voor een website zijn gewijzigd.

Lees voor meer informatie over het beheren van sociaalnetwerkvoorzieningen, waaronder labels, de artikelen Persoonlijke en sociaalnetwerkvoorzieningen beheren of Sociaalnetwerklabels en notitieborden in- of uitschakelen voor een gebruiker of groep.

Terug naar boven Terug naar boven

Mijn sites plannen

Mijn sites zijn persoonlijke sites met een uitgebreide set functies voor sociaal netwerken en samenwerking voor elk lid van uw organisatie. Gebruikers beschikken met Mijn sites over een centrale locatie waarop ze de informatie die voor hen belangrijk is, kunnen opslaan, delen en bijhouden. Elke gebruiker kan een Mijn site gebruiken om andere gebruikers, vakkennis, projecten en zakelijke relaties hiertussen te ontdekken. Elke gebruiker kan zijn of haar Mijn site bekijken door op de gebruikersnaam te klikken rechtsboven op een pagina en vervolgens op Mijn site te klikken.

Gebruikers kunnen via Mijn sites eenvoudig informatie over henzelf en het werk delen. Hierdoor wordt samenwerking gestimuleerd, vakkennis opgebouwd en gestimuleerd en wordt relevante inhoud gericht op de personen die deze willen bekijken. U kunt inhoud aanpassen voor elke gebruiker in een organisatie en instellen dat beheerders beleidsregels kunnen opstellen om de privacy te beschermen.

Hoewel iedere organisatie de inhoud van Mijn sites kan aanpassen, zijn er standaard 3 verschillende onderdelen te onderscheiden:

  • Mijn newsfeed    is de standaardpagina waar een gebruiker zijn of haar Mijn site opent. Op deze pagina is een feed te vinden waarin de meest recente activiteiten staan die gerelateerd zijn aan de collega's en interesses die de gebruiker heeft opgegeven. Gebruikers kunnen hun newsfeed aanpassen door collega's toe te voegen of te verwijderen, interesses op te geven en in te stellen welk type activiteiten ze willen volgen, bijvoorbeeld als een collega een label toevoegt aan informatie over een gedeeld interessegebied.
  • Mijn inhoud    is een pagina met webonderdelen waarop de inhoud wordt weergegeven die een gebruiker heeft opgeslagen in Mijn site. De Mijn inhoud-pagina bevat standaard aan de linkerkant een navigatievenster met koppelingen naar de document- en afbeeldingbibliotheken van de gebruiker. De webonderdelenpagina bevat de webonderdelen Gedeelde documenten, Persoonlijke documenten en Recente weblog-artikelen. Een gebruiker kan de Mijn inhoud-pagina aanpassen door webonderdelen te verwijderen of toe te voegen.
  • Mijn profiel    is de profielpagina van de gebruiker voor andere personen binnen de organisatie. Op deze pagina kunnen gebruikers hun kennis, profielfoto's en dergelijke delen. Waar de pagina Mijn newsfeed en Mijn inhoud alleen beschikbaar zijn voor de gebruiker, wordt de Mijn profiel-pagina ook weergegeven voor anderen binnen de organisatie die de Mijn site van de gebruiker openen.

Als u Mijn sites effectief wilt plannen, moet u het volgende bepalen:

  • De gebruikersprofielinformatie die u beschikbaar wilt maken voor gebruikers, zoals eerder is beschreven
  • De beleidsregels die worden toegepast voor het weergeven van gebruikersprofielinformatie in het openbare profiel. Dit is ook eerder beschreven.
  • De gebruikers die een Mijn site moeten hebben en de benodigde machtigingen voor deze gebruikers
  • De functies van Mijn site die u wilt inschakelen

In de volgende secties worden de stappen beschreven die u moet uitvoeren om de Mijn sites te plannen.

Terug naar boven Terug naar boven

Gebruikers en gebruikersmachtigingen bepalen

U moet niet alleen plannen welke gebruikers in een organisatie een Mijn site krijgen, maar ook welke functies van Mijn site beschikbaar worden voor elke gebruiker. Gebruik hiervoor de volgende vragen:

  • Wie kan Mijn sites maken?
  • Wie kan sociaalnetwerklabels en notities maken?
  • Wie kan collega's toevoegen?

U wordt aangeraden beveiligingsgroepen te gebruiken om machtigingen te beheren. De volgende tabel bevat richtlijnen voor het configureren van machtigingen voor sociale functies:

Machtiging Richtlijn
Persoonlijke site maken Standaard kunnen alle geverifieerde gebruikers een Mijn site-website maken. Bekijk of u wilt dat de standaardinstelling van toepassing is op de organisatie. U kunt ook een of meer beveiligingsgroepen maken om de machtiging Persoonlijke site maken te verlenen aan een subset gebruikers in een organisatie.
Sociaalnetwerkgegevens gebruiken Standaard kunnen alle geverifieerde gebruikers classificaties en sociaalnetwerklabels toevoegen aan documenten, andere SharePoint Online-items en andere items, zoals externe webpagina's en weblogberichten. Gebruikers kunnen ook onvoorbereide notities plaatsen op profielpagina's van een Mijn site-website of een SharePoint Online-pagina. Daarnaast kunt u een of meer beveiligingsgroepen gebruiken om de machtiging Sociaalnetwerkgegevens gebruiken te verlenen aan een subset gebruikers in een organisatie.
Persoonlijke functies gebruiken Standaard kunnen alle geverifieerde gebruikers hun profiel bewerken, collega's toevoegen of bewerken en lidmaatschappen toevoegen of bewerken. U kunt ook een of meer beveiligingsgroepen gebruiken om de machtiging Persoonlijke functies gebruiken te verlenen aan een subset gebruikers in een organisatie.

Lees voor meer informatie over het beheren van sociaalnetwerkvoorzieningen Persoonlijke en sociaalnetwerkvoorzieningen beheren.

Functies voor Mijn site plannen

Voor de volgende functies van Mijn site is speciale aandacht vereist:

  • Newsfeed    De newsfeed-functie is standaard uitgeschakeld. De functie moet worden ingeschakeld zodat gebruikers activiteiten van collega's kunnen volgen op de newsfeed-pagina van hun Mijn sites. Gebruikers kunnen in de newsfeed alleen activiteiten zien waarvoor ze een machtiging hebben. Wanneer u Mijn sites plant, moet u rekening houden met de gevolgen van deze functie voor de privacy en risicobeperkingen beschikbaar stellen op basis van uw vereisten.
  • Het label- en notitieprogramma    Dit programma kan worden in- of uitgeschakeld in het Beheercentrum van SharePoint Online met de machtiging Sociaalnetwerkgegevens gebruiken. Deze instelling is van toepassing op alle gebruikers die de machtiging Sociaalnetwerkgegevens gebruiken hebben. Gebruikers kunnen ook labels of notities toevoegen aan inhoud buiten SharePoint Online via de functie bookmarklet.
  • De organisatiebrowser    De organisatiebrowser is standaard ingeschakeld. Organisatiegegevens worden geïmporteerd uit de Office 365-adreslijstservice. Eindgebruikers moeten op hun werkstations over Microsoft Silverlight beschikken om de organisatiebrowser te bekijken. U kunt de organisatiebrowser niet uitschakelen, maar u kunt voorkomen dat gebruikers deze kunnen zien door het organisatieknooppunt te verwijderen uit Snel starten, of door het webonderdeel van de pagina te verwijderen.

Wanneer u Mijn sites plant, moet u rekening houden met de voordelen en de gevolgen van het gebruik van deze functies.

Lees voor meer informatie over het beheren van Mijn sites Instellingen voor Mijn site beheren. Meer informatie over het beheren van gebruikers en machtigingen vindt u in Stap 2: Sites plannen en gebruikers beheren en de artikelen over Machtigingenbeheer  in SharePoint online-help.

Terug naar boven Terug naar boven

InfoPath Forms Services plannen

Via InfoPath Forms Services in Microsoft SharePoint Online kunnen formulieren worden weergegeven in de webbrowser. Dit is beschikbaar als ondernemingsfunctie van SharePoint Online. SharePoint Online-beheerders configureren instellingen voor InfoPath Forms Services op de introductiepagina van het Beheercentrum van SharePoint Online.

In alle bedrijfsprocessen worden wel gegevens verzameld en het succes van bedrijfsprocessen hangt af van de kwaliteit en integriteit van deze gegevens. Door InfoPath-formulieren te gebruiken in uw SharePoint-oplossingen, kunt u ervoor zorgen dat alleen geldige gegevens met een hoge kwaliteit worden verzameld. Dit wordt in InfoPath 2010 bereikt, doordat u het gegevensverzamelingsproces kunt standaardiseren, aanpassen en optimaliseren zonder code te schrijven.

Hierna volgt een aantal belangrijke functies van InfoPath voor het behouden van gegevensintegriteit:

  • Aangepaste gegevensvalidatie    zorgt ervoor dat gebruikers geen formulieren met ongeldige gegevens kunnen verzenden.
  • Aangepaste indeling    Met het gebruik van meerdere weergaven kunt u het invullen van formulieren vereenvoudigen door formulieren op te splitsen in meerdere pagina's of afzonderlijke weergaven te maken die zijn geoptimaliseerd voor specifieke gebruikers of taken. Met voorwaardelijke opmaak kunt u het invullen van formulieren optimaliseren. U kunt bijvoorbeeld velden in het formulier weergeven of verbergen op basis van waarden die zijn ingevoerd door gebruikers.
  • Gegevensverbindingen    naar andere bronnen, zoals SharePoint-lijsten of webservices, zorgen ervoor dat u ondersteunende contextgegevens in de formulieren kunt importeren.

 Opmerking    InfoPath Forms Services heeft toegang tot externe gegevensbronnen via een gedelegeerde Windows-identiteit. Hierdoor moeten externe gegevensbronnen zich in dezelfde siteverzameling bevinden of beschikbaar zijn voor anonieme gebruikers. Als dit niet het geval is, mislukt de verificatie van de externe gegevensbronnen.

Er is geen code nodig om de genoemde functies te implementeren. U kunt echter beheerde code schrijven met Visual Studio Tools for Applications (VSTA) om geavanceerdere functionaliteit toe te voegen aan uw formulieren.

Formulieren implementeren

Publicatieopties voor formulierbibliotheekformulieren zijn ervan afhankelijk of de formuliersjabloon beheerde code bevat en zijn afhankelijk van de machtigingen van de formulierontwerper en de InfoPath Forms Services-instellingen.

 Opmerking    U moet Microsoft Office InfoPath 2010 gebruiken om formulieren te publiceren op SharePoint Online. U kunt geen formuliersjablonen publiceren op SharePoint Online van InfoPath 2007 of eerdere versies.

Browserformulieren zonder code publiceren    Webbrowserformulieren die geen beheerde code bevatten, kunnen rechtstreeks worden gepubliceerd naar SharePoint Online door het formulierontwerper met het machtigingsniveau Ontwerpen. Formulierontwerpers publiceren formuliersjablonen met InfoPath Designer.

SharePoint Online-beheerders kunnen het publiceren van browserformulieren beperken tot SharePoint Online door de publicatie van gebruikersformuliersjablonen voor browsers uit te schakelen op de pagina met configuratieopties van InfoPath Forms Services in het Beheercentrum van SharePoint Online. Deze optie geldt alleen voor formulierbibliotheekformulieren. Organisaties die formuliersjablonen centraal willen beheren, kunnen hiermee instellen dat goedkeuring van de beheerder is vereist voordat browserformulieren kunnen worden gepubliceerd op SharePoint Online. Met deze optie kunnen gebruikers nog wel formulieren alleen voor Filler publiceren op SharePoint Online. Deze formulieren kunnen alleen worden ingevuld via InfoPath Filler.

Browserformulieren met code publiceren    Formulierontwerpers kunnen beheerde code toevoegen aan formulieren met Visual Studio Tools for Applications (VSTA). VSTA is een optioneel installatieonderdeel dat beschikbaar is in de Setup voor InfoPath 2010.

Beheerders van siteverzamelingen kunnen formuliersjablonen met code naar formulierbibliotheken publiceren als sandbox-oplossingen, als de Microsoft SharePoint Foundation Sandboxed Code-service wordt uitgevoerd voor de siteverzameling. Hierdoor kan een formulierontwerper die beheerder van een siteverzameling is, formulieren publiceren zonder goedkeuring van een SharePoint Online-beheerder. De sandbox-oplossingen worden uitgevoerd in een omgeving met toegang tot een subset van het serverobjectmodel.

Formuliersjablonen met code waarvoor volledig vertrouwen is vereist voor de uitvoering, kunnen niet worden gepubliceerd op SharePoint Online.

Formulieren invullen

Wanneer een formuliersjabloon is gepubliceerd, kunnen gebruikers formulieren invullen die zijn gebaseerd op dit formuliersjabloon.

Er zijn twee hoofdomgevingen voor het invullen van formulieren: de webbrowser en InfoPath Filler. Alle formulieren kunnen worden ingevuld in InfoPath Filler. Alleen browserformulieren kunnen worden ingevuld in een webbrowser.

SharePoint Online-beheerders kunnen de weergave van formulieren in de webbrowser uitschakelen door instellingen te configureren op de configuratiepagina van InfoPath Forms Services. Dit geldt alleen voor gebruikersformuliersjablonen die zijn gepubliceerd naar formulierbibliotheken en niet voor formuliersjablonen die zijn goedgekeurd door een beheerder of die zijn gepubliceerd in lijsten. Als de weergave van webbrowserformulieren is uitgeschakeld, worden formulieren geopend in InfoPath Filler als InfoPath is geïnstalleerd op de computer van de gebruiker.

SharePoint-lijstformulieren kunnen offline worden ingevuld met SharePoint Workspace. Formulierbibliotheekformulieren kunnen offline worden ingevuld met InfoPath Filler.

InfoPath-browserformulieren kunnen ook worden gehost op webpagina's met het webonderdeel InfoPath-formulier.

Lees voor meer informatie over het configureren van InfoPath Forms Services InfoPath Forms Services configureren.

Terug naar boven Terug naar boven

Het gebruik van Business Connectivity Services plannen

Het kan voorkomen dat de SharePoint-databases niet alle gegevens bevatten die u nodig hebt of waarmee u wilt werken. Andere, externe programma's kunnen gegevens bevatten die belangrijk zijn voor uw bedrijf. Business Connectivity Services (BCS) is ontwikkeld om deze externe systemen als externe lijsten te integreren in de gegevensstroom binnen SharePoint. Gebruikers van SharePoint zien de gegevens uit deze externe systemen als een lijst op een webpagina die op de gebruikelijke manier kan worden gelezen en bewerkt.

U kunt Business Connectivity Services gebruiken om gegevens vanuit de volgende bron over te brengen naar de SharePoint Online-site:

  • Microsoft WCF-services (Windows Communication Foundation)

 Opmerking    Tekeninggegevens uit andere externe systemen vereisen mogelijk extra stappen in de vorm van een aangepaste WCF-service. Er zijn echter verschillende bedrijven die WCF's voor een breder gebruik publiceren.

Laten we de stappen eens in meer detail bekijken.

Een doeltoepassing maken met de Secure Store-service

U moet eerst een doeltoepassing maken omdat de implementatie van BCS in SharePoint Online Secure Store-technologie gebruikt. Met deze stap maakt u een mechanisme waarmee u een groep accounts die worden vertrouwd door SharePoint kunt toewijzen aan een account die wordt vertrouwd door de WCF-services.

De belangrijkste reden waarom er een Secure Store-verbinding wordt gedefinieerd is dat de referenties voor toegang tot het externe systeem verschillen van de referenties voor toegang tot SharePoint Online. Secure Store maakt een koppeling tussen de twee systemen (SPO en het externe systeem) door de juiste combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord voor het externe systeem op te slaan en leden van een aangewezen groep in SharePoint Online toestemming te geven deze opgeslagen referenties te gebruiken. Hierdoor heeft een bepaalde groep SharePoint Online-gebruikers toegang tot de gegevens in het externe systeem.

Secure Store voorkomt ook mogelijke verificatieproblemen als gevolg van double-hop (het doorgeven van referenties), die zouden kunnen ontstaan als SharePoint Online na het aanmelden namens u gegevens opvraagt bij het externe systeem. Secure Store kan de behoefte aan meer complexe vormen van verificatie voorkomen.

 Opmerking    Er is sprake van een double-hop wanneer de gebruiker referenties doorgeeft aan een computer en op basis hiervan wordt geverifieerd, maar vervolgens gegevens moet opvragen van een andere computer waarvoor het noodzakelijk is de gebruikersreferenties nogmaals aan te bieden en te verifiëren. SharePoint Online kan dit beveiligingsprobleem oplossen door de referenties via Secure Store door te geven aan een extern gegevenssysteem.

Terug naar boven Terug naar boven

Een extern inhoudstype en een externe lijst maken

U kunt SharePoint Designer gebruiken om zowel het externe inhoudstype als de externe lijst te maken die nodig zijn voor het weergeven van de externe gegevens. Het externe inhoudstype kunt u zien als een verbinding met externe gegevens die wordt bepaald door het type inhoud dat u wilt weergeven. Als u bijvoorbeeld verbinding wilt maken met een WCF-service, is het externe inhoudstype WCF vereist. Wanneer u dit externe inhoudstype gaat configureren, kunt u de typen acties definiëren die gebruikers kunnen uitvoeren op de gegevens. Kunnen ze bijvoorbeeld gegevens lezen en schrijven of alleen lezen?

Nadat u het externe inhoudstype hebt geconfigureerd, kunt u SharePoint Designer 2010 ook gebruiken om een lijst te maken voor het weergeven van de externe gegevens. U kunt de externe lijst ook maken binnen een teamsite van SharePoint Online. In deze lijst worden de gegevens op uw website weergegeven aan gebruikers van de site, die vervolgens aan de hand van de lijst grafieken of spreadsheets kunnen maken in Microsoft Office Word of Excel. Dit betekent tevens dat de externe gegevens die u nodig hebt, via SharePoint Online kunnen worden weergegeven aan de personen die de gegevens moeten gebruiken. Als het externe inhoudstype WCF bijvoorbeeld gegevens bevat van klantorders, kunt u die gegevens via BCS als een lijst weergeven op een beveiligde site. Sitegebruikers kunnen de lijst met klantorders dan rechtstreeks vanuit de browser bewerken op de SharePoint Online-site.

Terug naar boven Terug naar boven

Machtigingen voor externe inhoudstypen

Wanneer u machtigingen configureert voor het nieuwe externe inhoudstype in SharePoint Online Beheercentrum, is het belangrijk te onthouden dat ten minste één account of groep moet beschikken over de rechten Machtigingen instellen. Zonder de mogelijkheid om machtigingen in te stellen voor gebruikers of groepen, kan de BCS-verbinding niet worden beheerd. Dit komt omdat in de standaardconfiguratie niemand over toegang beschikt. Nadat u handmatig een gebruiker of groep hebt toegevoegd, moeten de rechten Machtigingen instellen worden toegewezen om verder te kunnen gaan.

Als u de eerste keer machtigingen gaat configureren die specifiek zijn voor externe inhoudstypen, is het meestal zo dat de beheerder van SharePoint Online of groepen die zijn aangewezen om BCS te beheren de beschikking krijgen over de rechten Machtigingen instellen, of zelfs over alle beschikbare rechten. Dit zijn de beschikbare machtigingen:

  • Bewerken
  • Uitvoeren
  • Selecteerbaar in clients
  • Machtigingen instellen

Van deze machtigingen is Bewerken een machtiging die alleen moet worden toegewezen aan gebruikers die zijn aangewezen om beheertaken voor BCS uit te voeren of die beschikken over beheerderstoegang tot SharePoint Online. Het is ook belangrijk te weten dat gebruikers met de rechten Machtigingen instellen de machtiging Bewerken aan andere gebruikers kunnen toewijzen. Houd hierbij rekening als u gaat plannen welke personen toegang mogen hebben tot de BCS-configuratie.

Terug naar boven Terug naar boven

Het gebruik van de Secure Store-service plannen

Wat is de functie van de Secure Store-service? Met deze SharePoint-service zijn gegevens in externe bedrijfstoepassingen eenvoudiger te benaderen. Een goed begrip van het belang van de Secure Store-service is alleen mogelijk als u weet dat de gebruikersnaam en het wachtwoord voor toegang tot externe gegevensarchieven mogelijk niet hetzelfde zijn als de gebruikersnaam en het wachtwoord voor toegang tot SharePoint Online. Wanneer een gebruiker een pagina van SharePoint Online weergeeft die gegevens bevat uit een extern systeem, moet SharePoint een afzonderlijke aanvraag versturen om die gegevens op te vragen bij het andere systeem. Dit moet gebeuren met referenties die bekend zijn bij het externe gegevenssysteem om de aanvraag met succes te kunnen verwerken. Pas als de aanvraag is verwerkt kan SharePoint de gegevens uit het externe systeem weergeven op de pagina. Om deze omslachtige werkwijze te voorkomen, bewaart de Secure Store-service de referenties voor het externe systeem.

De Secure Store-service is ontworpen om transparant een toewijzing tot stand te brengen tussen een groep gebruikers in SharePoint en een gebruiker die bekend is bij het externe systeem. Als de Secure Store-service goed is geconfigureerd, werkt het als volgt:

  • Een gebruiker levert geldige referenties aan om zich via Internet Information Services (de webservertechnologie die de basis vormt van SharePoint) te verifiëren bij SharePoint Online.
  • In SharePoint Online gebruikt de Secure Store-service toegewezen referenties die bekend zijn bij de externe bedrijfstoepassing om voor de geverifieerde gebruiker de gevraagde externe gegevens weer te geven op de site.

Een ander voordeel van de Secure Store-service is dat gebruikers niet herhaaldelijk hun referenties hoeven in te voeren. Wanneer gebruikers naar pagina's van SharePoint Online navigeren die gegevens uit externe systemen bevatten, is de Secure Store-service actief op de achtergrond en worden de gebruikersrechten gecontroleerd en waar nodig toegewezen referenties verstuurd voor de externe gegevens. Op deze manier kunnen gebruikers beschikken over de benodigde gegevens zonder dat ze hun gebruikersnaam en wachtwoord voor de externe toepassing hoeven op te geven.

De Secure Store-service wordt samen gebruikt met Business Connectivity Services in SharePoint Online.

Terug naar boven Terug naar boven

Het gebruik van beheerde metagegevens plannen

Met hiërarchische verzamelingen van centraal beheerde termen (ook wel termensets genoemd) als kenmerken voor items op SharePoint-sites kunt u de consistentie van metagegevens voor de inhoud verbeteren en het voor gebruikers eenvoudiger maken om inhoud te vinden op sites. Termensets worden gemaakt en beheerd via het Hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief, dat kan worden geopend vanuit het Beheercentrum van SharePoint Online en vanaf de pagina Site-instellingen.

Het Hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief is het hulpmiddel dat taxonomisten, beheerders of andere personen die taxonomieën beheren, kunnen gebruiken om termensets en de termen binnen de sets te maken, te importeren en te beheren. In het Hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief worden alle globale termensets en lokale termensets weergegeven die beschikbaar zijn voor de siteverzameling waarin u het Hulpmiddel voor het beheer van het termenarchief opent.

Lees Termen en termensets plannen om de strategie voor het gebruik van beheerde metagegevens te bepalen. Lees Inleiding in beheerde metagegevens voor meer inzicht in beheerde metagegevens in SharePoint Online.

Het volgende artikel in deze planningshandleiding: Stap 2: Sites plannen en gebruikers beheren

Hoofdartikel in deze planningshandleiding: SharePoint Online-planningshandleiding voor Office 365 voor ondernemingen

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
SharePoint Online voor ondernemingen