Siteverzamelingen en globale instellingen beheren in het SharePoint-beheercentrum

Als SharePoint Online-beheerder kunt u het SharePoint-beheercentrum gebruiken voor het volgende:

  • Siteverzamelingen maken en beheren; opslag van siteverzamelingen toewijzen en controleren
  • Machtigingen en gebruikers beheren en inhoud op sites beveiligen
  • Gebruikersprofielen beheren en persoonlijke sites (Mijn sites) configureren
  • Specifieke SharePoint Online-functies of globale instellingen inschakelen en configureren

Hier volgt een overzicht van belangrijke gegevens waarmee u rekening moet houden bij de planning van het bouwen, configureren en beheren van uw SharePoint Online-omgeving.

In dit artikel


De siteverzamelingen plannen die u moet maken

Een siteverzameling is een groep websites met dezelfde eigenaar en dezelfde instellingen voor sitebeheer, zoals machtigingen. Wanneer u een siteverzameling maakt, wordt automatisch een site op het hoogste niveau gemaakt in de siteverzameling. Vervolgens kunt u een of meer sites onder de site op het hoogste niveau maken.

Hiërarchisch diagram van een siteverzameling met een site op het hoogste niveau en subsites.

Bij gebruik van een site op het hoogste niveau met subsites kunnen functies en instellingen voor sites op verschillende niveaus worden beheerd. Via deze hiërarchie hebben gebruikers de beschikking over een hoofdsite voor het gehele team en over afzonderlijke werksites en gedeelde sites voor afzonderlijke projecten. U kunt afzonderlijke siteverzamelingen maken voor verschillende afdelingen of voor externe websites.

De manier waarop u siteverzamelingen wilt gaan organiseren, is afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de zakelijke behoeften. Als u enkele basisgegevens bepaalt, bijvoorbeeld waarvoor een siteverzameling wordt gebruikt en welke gebruikers er toegang toe moeten hebben, kunt u betere beslissingen nemen over welk type sitesjabloon u moet gebruiken, hoeveel opslagruimte u moet toewijzen en hoeveel siteverzamelingen u moet maken. Als u de opslaglimieten of het aantal siteverzamelingen dat door uw abonnement worden ondersteund wilt controleren, raadpleegt u SharePoint Online: softwaregrenzen en -limieten. Wanneer u gereed bent om siteverzamelingen te gaan maken, kunt u dit doen via het SharePoint-beheercentrum.

Als u dit wilt bepalen: Stelt u deze vragen:

Welke sitesjablonen moeten we gebruiken?

Wanneer u een siteverzameling maakt, kunt u een sitesjabloon gebruiken. Een sitesjabloon is vooraf gevuld met lijsten, bibliotheken, pagina's en andere elementen of functies die verschillende zakelijke behoeften ondersteunen. U kunt de sjabloon ongewijzigd gebruiken of de site aanpassen aan uw behoeften.

Elke site neemt de eigenschappen over van de sjabloon die u kiest voor de siteverzameling. U kunt meer dan één sitesjabloon gebruiken in uw siteverzameling.

  • Welk type inhoud wordt opgeslagen op de sites?
  • Wordt de site gebruikt voor een specifiek doel?
  • Hoe moeten mensen de inhoud kunnen gebruiken?

Hoeveel siteverzamelingen hebben we nodig?

Het antwoord op deze vraag wordt bepaald door uw zakelijke behoeften en uw algemene opslaglimieten.

Bepaalde soorten sites, zoals de openbare website, de catalogus met apps, het zoekcentrum of de Mijn site-host, zijn zelfstandige siteverzamelingen. Sommige hiervan worden automatisch voor u gemaakt wanneer u zich aanmeldt voor Office 365. Mogelijk hebt u meer siteverzamelingen nodig als uw organisatie andere specifieke wensen heeft. Voor sommige groepen moet de toegang tot inhoud bijvoorbeeld worden beperkt.

  • Zijn er afdelingen of groepen die hun gegevens apart moeten houden?
  • Hebt u andere siteverzamelingen voor specifieke doeleinden nodig?
  • Wilt u apps gaan gebruiken voor SharePoint (zo ja, dan wilt u waarschijnlijk een site met de catalogus met apps maken)

Hoeveel opslagruimte hebben we nodig voor elke siteverzameling?

Wanneer uw organisatie de SharePoint Online-service aanschaft, wordt aan de organisatie een bepaalde hoeveelheid opslagruimte toegewezen op basis van het aantal aangeschafte gebruikerslicenties en het aangeschafte type Office 365-abonnement. De totale hoeveelheid opslagruimte wordt bij elkaar op geteld, zodat u kunt bepalen hoeveel opslagruimte u wilt toewijzen aan elke siteverzameling (minimaal 50 MB).

Wanneer u opslagruimte toewijst aan een nieuwe siteverzameling, kunt u de totale hoeveelheid opslagruimte bekijken die is toegewezen aan uw organisatie en de resterende opslagruimte die nog kan worden toegewezen aan nieuwe siteverzamelingen. Nadat u een bepaalde hoeveelheid opslagruimte hebt ingesteld voor een siteverzameling, kunt u dit later zo nodig altijd verhogen. U kunt controleren hoeveel opslagruimte wordt gebruikt voor elke siteverzameling en u kunt instellen dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een siteverzameling de toewijzingslimiet van de opslagruimte bijna heeft bereikt

Als u merkt dat er nog maar weinig opslagruimte over is voor uw organisatie, kunt u drie dingen doen:

  • De hoeveelheid inhoud op de SharePoint Online-sites verminderen
  • Een of meer siteverzamelingen verwijderen
  • Meer opslagruimte kopen van Microsoft of uw provider

Het is belangrijk in de gaten te houden hoeveel ruimte wordt gebruikt en samen met de beheerders van de siteverzamelingen en de site-eigenaren richtlijnen en beleid op te stellen wat betreft de beperkingen voor de bestandsgrootte die u wilt instellen in uw organisatie.

Zie Quota voor opslagruimte en serverbronnen van een siteverzamelingen wijzigen voor meer informatie.

  • Hoeveel siteverzamelingen hebt u waarschijnlijk in totaal nodig?
  • Hoeveel opslagruimte biedt uw abonnement?
  • Hebben bepaalde siteverzamelingen hogere opslagvereisten dan andere, op basis van het soort of de hoeveelheid inhoud die erin wordt opgeslagen?
  • Wilt u dat sitegebruikers hun eigen teamsites kunnen maken binnen een bepaalde siteverzameling? Zie Gebruikers toestemming geven hun eigen teamsite te maken voor meer informatie over het inschakelen van het maken van sites.

Hebben we meertalige ondersteuning nodig?

Met de functie voor de meertalige gebruikersinterface (MUI) kunnen gebruikers sites of webpagina's bekijken in een andere taal dan de standaardtaal die is ingesteld voor de site of siteverzameling. De MUI-functie is geen vertaalprogramma: het is een functie waarmee de weergavetaal voor bepaalde standaardelementen van de interface wordt gewijzigd.

MUI verandert alleen de gebruikersinterface van afzonderlijke gebruikers en heeft geen effect op de weergave van de site voor andere gebruikers. Ook wordt de inhoud van de site, die in de standaardtaal van site is geschreven, nog steeds in de standaardtaal weergegeven.

MUI is standaard ingeschakeld. Als MUI echter moet worden gebruikt voor een siteverzameling, moet dit ook worden ingeschakeld door de beheerder van de siteverzameling. U en de site-eigenaren moeten van tevoren bepalen welke standaardtaal moet worden gebruikt voor de siteverzameling en sites, omdat de taal niet kan worden gewijzigd nadat deze is ingesteld. Nadat u een siteverzameling hebt gemaakt, is het belangrijk dat u controleert of de landinstellingen van de site juist zijn geconfigureerd. Als u bijvoorbeeld Franse sites maakt, wordt de landinstelling altijd ingesteld op Frankrijk, ook als u zich in Canada bevindt. Daarom is het een goed idee om, ongeacht de gekozen taal, altijd te controleren of de landinstellingen correct zijn voor uw locatie.

Zie Inleiding tot meertalige functies voor meer informatie over meertalige sites.

  • Moeten sommige siteverzamelingen worden gemaakt in specifieke talen?

Wilt u de openbare site gaan gebruiken om een openbare internetsite te maken?

Voor meer informatie over het plannen van de openbare website, met inbegrip van informatie over het maken van een aangepast domein, leest u het artikel De openbare website plannen in de SharePoint Online-planningshandleiding.

  • Hebt u al een openbare internetsite voor uw bedrijf of wilt u de site gebruiken die automatisch voor u wordt gemaakt in SharePoint Online?

Terug naar boven Terug naar boven

Plannen om siteverzamelingen beheerbaar te houden

Het beheermodel is de set beleidsregels, rollen, verantwoordelijkheden en processen die bepalen hoe uw organisatie samenwerkt om bedrijfsdoelen te bereiken. Deze doelen zijn gericht op de service die u levert en het beheer van het intellectuele eigendom dat uw werknemers maken. Terwijl u de siteverzamelingen plant, moet u ook een plan maken voor het beheer hiervan.

Denk na over de antwoorden op de volgende vragen wanneer u bepaalt hoe u de siteverzamelingen wilt structureren en beheren.

Als u dit wilt bereiken: Stelt u deze vragen:
Een effectieve siteverzameling die bestaat uit groepen personen en teams die hetzelfde doel hebben. Draagt de structuur van uw siteverzamelingen bij aan de effectiviteit van de organisatie?
Een beveiligde site die beschikbaar is voor personen die de informatie nodig hebben, maar waarop informatie is geblokkeerd voor personen die deze informatie niet mogen zien. Voldoet de gegevensarchitectuur in de geplande structuur aan de wettelijke vereisten, privacybehoeften en beveiligingsdoelen?
Een machtigingsmodel waarmee leestoegang, schrijftoegang of beide wordt verleend. Welk type toegang tot de inhoud hebben gebruikers nodig?
Een autorisatiemodel waarmee externe gebruikers alleen toegang krijgen tot de siteverzamelingen die ze echt nodig hebben. Zie Een site delen met externe gebruikers in de Help van SharePoint Online voor meer informatie over het verlenen van toegang aan externe gebruikers voor uw sites. Hebben gebruikers van buiten de organisatie toegang nodig?
Een beheerd plan voor sites die goed worden onderhouden. Wie is gemachtigd de sites in de siteverzameling te maken en te beheren?
Locaties voor specifieke acties en toepassingen, zoals sandbox-oplossingen. Welke functies en functionaliteit worden ingeschakeld voor gebruikers?
Een siteverzameling waarin de inhoud nuttig is voor de personen die de site delen. Is de inhoud die wordt gevonden in zoekresultaten, relevant voor de personen die de siteverzameling delen?
Een oplossing die beheerbaar is en eenvoudig kan worden bijgewerkt. Hoeveel aanpassing staat u toe?

Siteverzamelingen verwijderen en herstellen

Als beheerder van SharePoint kunt u verwijderde siteverzamelingen herstellen via de prullenbak, mits ze korter dan 90 dagen geleden naar de prullenbak zijn verplaatst. Een verzameling in de prullenbak wordt na 90 dagen namelijk automatisch permanent verwijderd. Doordat verwijderde siteverzamelingen eerst in de prullenbak terechtkomen, hebt u nog even de tijd om te controleren of de siteverzameling geen gegevens bevat die nog nodig zijn binnen de organisatie. Zie Een verwijderde siteverzameling herstellen voor meer informatie.

Terug naar boven Terug naar boven

Machtigingen beheren en inhoud beveiligen

In dit gedeelte:

Beheerders van de siteverzameling beheren

Er zijn drie beheerdersrollen in het servicebeheer van SharePoint Online:

  • Globale beheerder   De beheerder van de Office 365-portal. Deze kan servicelicenties, gebruikers en groepen, domeinen en abonnementsservices beheren. In Office 365 is een globale beheerder ook een SharePoint Online-beheerder.
  • SharePoint-beheerder   Een globale beheerder wiens belangrijkste taak bestaat uit het beheren van een SharePoint Online-omgeving via het SharePoint-beheercentrum. Deze beheerder kan siteverzamelingen maken en beheren, beheerders voor een siteverzameling toewijzen, tenantinstellingen bepalen, en Business Connectivity Services en Secure Store, InfoPath Forms Services, recordbeheer, zoekfuncties en gebruikersprofielen configureren.
  • Beheerder van de siteverzameling   Een gebruiker met beheerdersmachtigingen voor het beheer van een siteverzameling. Een siteverzameling kan meerdere beheerders hebben, maar slechts één primaire beheerder. De SharePoint Online-beheerder moet machtigingen toewijzen aan de primaire beheerder van de siteverzameling bij het maken van een siteverzameling en kan later meer beheerders voor de siteverzameling toevoegen.

Wanneer een globale beheerder of een SharePoint Online-beheerder een siteverzameling maakt in SharePoint Online, wijst deze persoon een primaire beheerder voor de siteverzameling aan. Het wordt aanbevolen voor de zekerheid een of meer beheerders van een siteverzameling aan te wijzen, net zoals het een goede gewoonte is om een tweede globale beheerder aan te stellen in Office 365.

Zie Beheerders van een siteverzameling beheren voor meer informatie.

Terug naar boven Terug naar boven

Toegang van externe gebruikers tot uw interne sites toestaan

SharePoint Online biedt sitegebruikers de mogelijkheid om externe gebruikers (dat zijn gebruikers zonder een licentie voor uw Office 365-abonnement) uit te nodigen om inhoud op hun sites te bekijken of van commentaar te voorzien. Als u wilt weten wat voor typen gebruikers worden gezien als externe gebruikers en welke rechten een externe gebruiker heeft, leest u het artikel Extern delen beheren voor uw SharePoint Online-omgeving. Delen met externe gebruikers is een krachtige samenwerkingsfunctie die uw bedrijf ondersteuning kan bieden bij de samenwerking met externe leveranciers, klanten of cliënten. Het is echter belangrijk om het delen met externe gebruikers zorgvuldig te beheren, zodat inhoud die u niet wilt delen, goed beveiligd blijft.

Gebruikers kunnen op drie manieren inhoud op sites delen met personen buiten uw organisatie:

Delen met externe gebruikers is standaard ingeschakeld voor uw SharePoint Online-omgeving (tenant) en de daarin omvatte siteverzamelingen. Wellicht kunt u de functie beter uitschakelen totdat gebruikers sites gaan gebruiken of totdat u precies weet hoe u de functie wilt inzetten. U zou kunnen besluiten extern delen toe te staan voor bepaalde siteverzamelingen, terwijl u het uitgeschakeld laat voor siteverzamelingen waarin inhoud wordt opgeslagen die vertrouwelijk is binnen het bedrijf. U moet goed nadenken over waar u extern delen inschakelt en welk niveau van extern delen u wilt toestaan.

U kunt extern delen configureren op twee niveaus in het SharePoint-beheercentrum:

  1. U kunt extern delen globaal in- of uitschakelen voor een hele SharePoint Online-omgeving (of tenant).   Als u extern delen inschakelt, kunt u daarnaast aangeven of u delen alleen wilt toestaan met geverifieerde gebruikers of dat u wilt toestaan dat gebruikers inhoud delen met zowel geverifieerde gebruikers als met anonieme gebruikers via gastkoppelingen.
  2. U kunt extern delen in- of uitschakelen voor individuele siteverzamelingen.   Op deze manier kunt u inhoud beveiligen in specifieke siteverzamelingen die u niet wilt delen. U kunt ook opgeven welk niveau van delen u wilt toestaan voor een siteverzameling (delen met geverifieerde gebruikers of delen met zowel geverifieerde gebruikers als anonieme gebruikers via gastkoppelingen).

Zie Extern delen beheren voor uw SharePoint Online-omgeving voor informatie over het inschakelen en beheren van extern delen. Zie Sites of documenten delen met mensen van buiten uw organisatie voor informatie over de manieren waarop gebruikers inhoud kunnen delen.

Inhoud beveiligen met IRM (Information Rights Management)

SharePoint Online IRM maakt gebruik van Microsoft Azure Active Directory Rights Management Services (RMS), een technologie voor het beveiligen van gegevens in Office 365. IRM-beveiliging (Information Rights Management) kan worden toegepast op bestanden in SharePoint-lijsten en -bibliotheken. Zie Wat is Microsoft Azure Active Directory Rights Management? voor meer informatie.

Als IRM is ingeschakeld voor een lijst of bibliotheek, worden bestanden versleuteld zodat alleen geautoriseerde personen ze kunnen weergeven of er specifieke bewerkingen mee kunnen uitvoeren. Elk bestand met IRM-beveiliging bevat ook een uitgiftelicentie waarmee beperkingen worden opgelegd aan de personen die het bestand weergeven. Dit zijn vaak beperkingen zoals een bestand instellen als alleen-lezen, het kopiëren van tekst uitschakelen en voorkomen dat mensen een lokale kopie opslaan of het bestand afdrukken. Clientprogramma's die bestandstypen met IRM-ondersteuning kunnen lezen, gebruiken de uitgiftelicentie in het IRM-bestand om deze beperkingen te implementeren. Op deze manier behoudt een bestand met IRM-beveiliging de beperkingen ook nadat het is gedownload.

IRM is standaard uitgeschakeld wanneer u zich aanmeldt bij Office 365. Voordat u de IRM-service inschakelt via het SharePoint-beheercentrum, moet de globale Office 365-beheerder de Windows PowerShell-module voor Rights Management installeren en verbinding maken met de Rights Management-service. Zie IRM (Information Rights Management) instellen in SharePoint Online en IRM toepassen op een lijst of bibliotheek voor meer informatie.

Terug naar boven Terug naar boven

Persoonlijke sites en sociale functies inschakelen

Een gebruikersprofiel is een verzameling eigenschappen die een SharePoint-gebruiker beschrijven. Functies zoals Mijn sites en Personen maken gebruik van gebruikersprofielen om de gebruikers in uw organisatie een rijke, persoonlijke ervaring te bieden. Aangezien veel functies voor sociale netwerken gebruikmaken van gebruikersprofielen, gaat het configureren van gebruikersprofielen hand in hand met het configureren van sociale functies.

In dit gedeelte:

Gebruikersprofielen beheren en aangepaste profieleigenschappen of beleidsregels plannen

Wanneer een gebruikersaccount wordt gemaakt met Office 365, kan een beheerder handmatig gebruikersgegevens invoeren, zoals functie, afdeling, telefoonnummers en andere eigenschappen die worden weergegeven in de algemene adreslijst van Office 365. Een beheerder kan ook Microsoft Online Services Adreslijstsynchronisatie gebruiken om de Active Directory-gebruikersaccounts (en andere Active Directory-objecten) van uw organisatie over te nemen in Office 365. Deze gegevens worden ingevoerd in het SharePoint Online-profiel van een gebruiker.

Ongeacht of u de gegevens voor een gebruikersprofiel handmatig hebt ingevoerd in de Office 365-adreslijstservice of hebt gesynchroniseerd met Active Directory, kunt u, als u gegevens wilt toevoegen aan gebruikersprofielen, maar er geen veld beschikbaar voor is, een eigenschap voor SharePoint Online-gebruikersprofielen maken. U kunt ook beleidsregels definiëren voor de manier waarop deze eigenschappen werken.

Met aanvullende eigenschappen voor gebruikersprofielen kunt u de SharePoint-functies voor sociale netwerken binnen uw organisatie, zoals personen zoeken en aanbevelingen, verbeteren. U zou bijvoorbeeld een eigenschap kunnen maken voor huidige projecten waaraan een werknemer werkt, zodat anderen deskundigen op een bepaald gebied kunnen zoeken.

Onthoud dat deze eigenschappen specifiek zijn voor SharePoint Online en dat deze gegevens niet worden doorgevoerd naar de Office 365-accounts van uw organisatie. Dat betekent dat deze gegevens niet zichtbaar zijn in Office 365-services, zoals Exchange Online of Lync Online, aangezien ze niet worden toegevoegd aan de algemene adreslijst.

Wanneer u gebruikersprofielen plant, kunt u het beste eerst de behoeften op het gebied van samenwerking van uw organisatie bepalen door antwoord te geven op de volgende vragen. Als u de omvang van de planning wilt beperken, kunt u zich richten op het toevoegen van eigenschappen voor belangrijke bedrijfsbehoeften of scenario's voor elke siteverzameling. Als een relevante eigenschap niet van toepassing is op specifieke scenario's, wacht u totdat een specifieke behoefte is geïdentificeerd tijdens de normale bedrijfswerkzaamheden in plaats van de eigenschap alvast toe te voegen omdat u deze nodig zou kunnen hebben. Mogelijk hoeft u zelfs helemaal geen nieuwe eigenschappen toe te voegen.

Als u dit wilt bepalen: Stelt u deze vragen:
Welke eigenschappen u wilt gebruiken voor de kerngebruikersprofielen. Eigenschappen zijn belangrijk bij het zoeken van gebruikers, het maken van doelgroepen voor gerichte inhoud en het vaststellen van relaties tussen collega's en werkgroepen. Voldoen de standaardeigenschappen van gebruikersprofielen aan uw behoeften?
Hoe gebruikers deze gegevens invullen en wie deze kunnen zien. Als u nieuwe eigenschappen maakt, welke beleidsregels moeten daar dan op worden toegepast?
Of u een consistente taxonomie nodig hebt die door de SharePoint-zoekservice kan worden gebruikt om gebruikers te vinden. Stel, u maakt een profieleigenschap genaamd 'Stel mij een vraag over'. Voor deze eigenschap wilt u beheren wat gebruikers in het veld kunnen invoeren. Als ze hun eigen gegevens mogen invullen, kunnen ze deze anders omschrijven dan iemand die ernaar op zoek is. In dit geval kunt u een termenset maken die bepaalt uit elke opties een gebruiker kan kiezen om deze gegevens in te vullen.

Moet u een termenset maken om gebruikers een reeks opties te bieden wanneer ze een nieuwe profieleigenschap invullen?

Zie Inleiding in beheerder metagegevens voor meer informatie over termensets.


 Opmerkingen 

  • Hoewel met Adreslijstsynchronisatie (DirSync) Active Directory-gebruikersprofielen kunnen worden gemigreerd en gesynchroniseerd met SharePoint Online, worden de Active Directory-gegevens slechts in één richting gesynchroniseerd, namelijk van de lokale Active Directory-implementatie naar SharePoint Online. Hierdoor weerspiegelen de gebruikersgegevens in SharePoint Online de laatste en meest nauwkeurige staat van de gebruikersgegevens in Active Directory. Zie Active Directory-synchronisatie in Office 365 voor meer informatie over de Office 365-adreslijstservice.
  • Wanneer gebruikersprofielen vanuit Active Directory worden gesynchroniseerd, kunt u ook Active Directory-groepen synchroniseren. Bij synchronisatie van groepen krijgt SharePoint Online informatie over welke gebruikers lid zijn van welke groepen.
  • Als uw Active Directory-beheerder aangepaste kenmerken in Active Directory heeft gemaakt, worden die gegevens niet gekoppeld aan de standaard Office 365-eigenschappen en worden deze niet gesynchroniseerd.

Zie Gebruikersprofielen beheren in SharePoint Online voor meer informatie over het beheren van gebruikersprofielen.

Terug naar boven Terug naar boven

Gepersonaliseerde inhoud voor gebruikers weergeven met behulp van doelgroepen

Met behulp van SharePoint-doelgroepen kunt u inhoud weergeven aan gebruikers op basis van hun functie of taak. Doelgroepen kunnen worden gedefinieerd met behulp van een of meer kenmerken: lidmaatschap van een distributielijst, Windows-beveiligingsgroep of SharePoint-groep, rol in de organisatie of openbare eigenschappen in gebruikersprofielen. Inhoud kan ook op doelgroepen worden afgestemd voor navigatiekoppelingen, lijstitems, bibliotheekitems en webonderdelen.

Voordat u doelgroepen maakt om inhoud af te stemmen, moet u samen met de beheerders van de siteverzameling en site-eigenaren bepalen welke site-elementen worden gebruikt op hun sites. Zo kunt u nadenken over de interactie van gebruikers met de verschillende sites en bepalen hoe u de inhoud wilt afstemmen.

Zodra de doelgroepen zijn gedefinieerd, kunnen deze worden gebruikt om inhoud op verschillende manieren af te stemmen. Zo kunt u bijvoorbeeld voor Microsoft Office 2013-programma's koppelingen opgeven die worden weergegeven bij Opslaan als > Recente mappen in SharePoint en instellen voor welke doelgroepen elke koppeling zichtbaar is. Op persoonlijke sites (voorheen Mijn sites) kunt u doelgroepen instellen voor de koppelingen voor sitenavigatie die worden weergegeven in de bovenste koppelingsbalk. In een omgeving waarin doelgroepen zijn geconfigureerd, kunnen sitebeheerders webonderdelen gebruiken om inhoud af te stemmen op een bepaalde doelgroep.

Bij het plannen van doelgroepen moet u ernaar streven zo min mogelijk doelgroepen te selecteren, waarbij u wel rekening houdt met de behoeften van uw organisatie.

SharePoint Online-doelgroepen verschillen van SharePoint-machtigingen. Als u de toegang van een persoon tot een bepaalde site, documentbibliotheek of document wilt uitschakelen, kunt u dit doen door machtigingen te configureren. Zie Uw machtigingenstrategie plannen voor meer informatie over hoe u dit plant.

Zie Gebruikersdoelgroepen beheren in SharePoint Online voor meer informatie over het beheren van doelgroepen.

Terug naar boven Terug naar boven

Persoonlijke sites instellen voor gebruikers

Mijn sites zijn persoonlijke sites met een uitgebreide set functies voor sociaal netwerken en samenwerking voor elk lid van uw organisatie. Daarnaast beschikken gebruikers van Office 365 met Mijn sites over een centrale locatie waar ze de informatie die voor hen belangrijk is, kunnen opslaan, delen en bijhouden. Gebruikers hebben toegang tot hun persoonlijke sites door te klikken op Sites boven aan de site van SharePoint Online. Via Nieuwsfeed of OneDrive gaat een gebruiker naar andere Mijn site-locaties nadat de siteverzameling Mijn Site is gemaakt. Als u op de gebruikersnaam in de rechterbovenhoek van een pagina klikt en vervolgens klikt op Over mij, wordt u omgeleid naar de pagina Mijn site waarop de activiteiten van de eigenaar van Mijn site worden beschreven.

Als SharePoint Online-beheerder kunt u Mijn site-inhoud aanpassen voor elke gebruiker in een organisatie en beleidsregels inschakelen om de privacy te beschermen.

Mijn sites bestaan standaard uit drie hoofdonderdelen:

  • Mijn newsfeed is de standaardopeningspagina. Op deze pagina wordt een feed weergegeven met de meest recente activiteiten die zijn gerelateerd aan de collega's en interesses die de gebruiker heeft opgegeven. Gebruikers kunnen hun newsfeeds aanpassen door collega's te volgen, interesses op te geven en aan te geven welk soort activiteiten ze willen volgen.
  • Mijn OneDrive voor Bedrijven -inhoud is een pagina met webonderdelen waarop de inhoud wordt weergegeven die een gebruiker heeft opgeslagen in Mijn site.
  • Mijn sites is een pagina met koppelingen naar sites die gebruikers willen volgen en met koppelingen naar voorgestelde sites.
  • Info over mijzelf is de profielpagina van de gebruiker voor andere personen binnen de organisatie. Op deze pagina kunnen gebruikers hun kennis, profielfoto's en dergelijke delen. Terwijl de pagina's Mijn newsfeed en Mijn OneDrive voor Bedrijven-inhoud alleen beschikbaar zijn voor de gebruiker, wordt de pagina Mijn profiel ook weergegeven voor anderen binnen de organisatie die Mijn site van de gebruiker openen.

Voor een effectieve planning van Mijn sites moet een SharePoint Online-beheerder bepalen welk quota Mijn sites vereisen. De SharePoint Online-beheerder kan ook belangrijke configuratiegegevens opgeven, zoals vertrouwde hostlocaties, het voorkeurszoekcentrum, welke accounts of groepen leesmachtigingen hebben voor Mijn sites, en andere privacy- en beveiligingsinstellingen die beschikbaar zijn onder gebruikersprofielen in het SharePoint-beheercentrum. De SharePoint Online-beheerder bepaalt ook welke eigenschappen van gebruikersprofielen worden weergegeven op de profielpagina's van Mijn site-gebruikers.

Beheerders van de siteverzameling of sitebeheerders kunnen bepalen of de functie Sitefeed die beschikbaar is op teamsites, wordt ingeschakeld voor een site. Als u deze functie inschakelt, worden een sitespecifieke newsfeed en microfeed gemaakt die kunnen worden gelezen op de site of worden gevolgd vanaf een Mijn site.

Terug naar boven Terug naar boven

De volgende tabel bevat richtlijnen voor machtigingen voor sociale functies:

Machtiging Richtlijn
Persoonlijke site maken Standaard kunnen alle geverifieerde gebruikers een Mijn site-website maken. Controleer of de standaardinstelling van toepassing is op de organisatie. U kunt ook een of meer beveiligingsgroepen maken om de machtiging Persoonlijke site maken te verlenen aan een subset gebruikers in een organisatie.
Sociaalnetwerkgegevens gebruiken Standaard kunnen alle geverifieerde gebruikers classificaties en sociaalnetwerklabels toevoegen aan documenten, andere SharePoint Online-items en andere items, zoals externe webpagina's en weblogberichten. Gebruikers kunnen ook onvoorbereide notities plaatsen op profielpagina's van een Mijn site-website of een SharePoint Online-pagina. Daarnaast kunt u een of meer beveiligingsgroepen gebruiken om de machtiging Sociaalnetwerkgegevens gebruiken te verlenen aan een subset gebruikers in een organisatie.
Persoonlijke functies gebruiken Standaard kunnen alle geverifieerde gebruikers hun profiel bewerken, collega's toevoegen of bewerken en lidmaatschappen toevoegen of bewerken. U kunt ook een of meer beveiligingsgroepen gebruiken om de machtiging Persoonlijke functies gebruiken te verlenen aan een subset gebruikers in een organisatie.

Speciale aandacht

Voor de volgende functies van Mijn site is speciale aandacht vereist:

  • Newsfeed   De newsfeedfunctie is standaard ingeschakeld, zodat sitegebruikers activiteiten van collega's kunnen volgen op de newsfeedpagina van hun Mijn sites. Gebruikers kunnen in de newsfeed alleen activiteiten zien waarvoor ze een machtiging hebben. Wanneer u Mijn sites plant, moet u rekening houden met de gevolgen voor de privacy van deze functie en de risico's beperken op basis van uw vereisten.
  • Het label- en notitieprogramma   U kunt dit programma in- of uitschakelen in het SharePoint-beheercentrum door de machtiging Labels en notities gebruiken in te stellen. Deze instelling is van toepassing op alle gebruikers die de machtiging Labels en notities gebruiken hebben.

Zie Instellingen voor Mijn site voor SharePoint Online beheren voor meer informatie over het beheren van Mijn sites. Zie De host van Mijn site aanpassen voor informatie over het aanpassen van de Mijn site-host die het uiterlijk en de werking van de nieuwsfeed- en profielpagina's voor persoonlijke sites in uw organisatie bepaalt.

Terug naar boven Terug naar boven

Zakelijke behoeften beoordelen om de configuratie van functies te plannen

Diverse functies kunnen globaal worden geconfigureerd of beheerd via het SharePoint-beheercentrum. Om tijd en resources goed te plannen, dient u te bepalen of uw organisatie behoefte heeft aan specifieke functies. Aan de hand hiervan kunt u bepalen of u mogelijk hulp van een deskundige binnen uw organisatie moet inroepen die samen met de beheerders de configuratie van deze functies plant. Om bijvoorbeeld de vereisten te bepalen voor het configureren van functies zoals het termenarchief, of functies voor recordbeheer zoals Inhoudsbeheer, moet u mogelijk samenwerken met de mensen in uw organisatie die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfstaxonomie, recordbeheer of inhoudsbeheer.

Hebt u deze mogelijkheden nodig? Hier vindt u meer informatie over hoe u dit instelt:
Siteontwerpers willen browserformulieren kunnen maken en publiceren die sitegebruikers kunnen invullen.

Via InfoPath Forms Services kunnen formulieren worden weergegeven in de webbrowser. Dit is beschikbaar in de Office 365-abonnementen E3 en E4.

U moet werken met bedrijfsgegevens die zijn opgeslagen in externe toepassingen en u wilt die gegevens kunnen integreren in SharePoint Online-sites.

U kunt Business Connectivity Services gebruiken om verbinding te maken met gegevensbronnen zoals SQL Azure-databases of Windows Communication Foundation-webservices (WCF).

U wilt taxonomieën maken en gebruiken om informatie op sites te classificeren en te organiseren.

U kunt het hulpprogramma voor het beheer van het termenarchief gebruiken om hiërarchische verzamelingen van centraal beheerde termen (termensets genoemd) te maken, te importeren en te beheren.

U moet inhoud automatisch doorsturen naar opgegeven locaties op basis van criteria voor recordbeheer of documentbeheer.
U moet de zoekfunctie configureren voor uw SharePoint Online-omgeving.
U wilt gebruikers de mogelijkheid bieden intern ontwikkelde zakelijke apps of apps van derden te vinden en te installeren om sites aan te passen en uit te breiden.
U wilt een eDiscovery-centrum maken voor het beheer van inhoud die deel kan uitmaken van eDiscovery-verzoeken in onderzoeken, accountantscontroles of rechtszaken.

Een eDiscovery-centrum is een siteverzameling die moet worden gemaakt in het SharePoint-beheercentrum. U vindt de sjabloon eDiscovery-centrum op het tabblad Onderneming van het dialoogvenster voor de nieuwe siteverzameling. Elke nieuwe zaak wordt een site in de siteverzameling van het eDiscovery-centrum.

Terug naar boven Terug naar boven

Partneroplossingen beoordelen

Als onderdeel van uw planning moet u beoordelen of uw organisatie specifieke zakelijke behoeften heeft waardoor u mogelijk gebruik moet maken van services of toepassingen van derden om SharePoint Online aan te passen. Zo moet uw organisatie bijvoorbeeld mogelijk een grote hoeveelheid inhoud of een groot aantal gebruikers migreren naar de SharePoint Online-site. Of er zijn mogelijk andere bedrijfsprocessen waarin lijsten met e-mailfuncties moeten worden ondersteund. Als uw organisatie volgens u kan profiteren van services of toepassingen van derden, kunt u de professionele services en toepassingen bekijken die worden aangeboden door Microsoft-partners. U vindt deze op de Microsoft Office 365 Marketplace. Hier kunt u experts zoeken die u kunnen helpen bij de implementatie in de cloud of het aanpassen van Microsoft Office 365 aan uw specifieke zakelijke behoeften. Het is een goed idee om de beschikbare services en oplossingen van derden aan het begin van het planningsproces te onderzoeken.

Terug naar boven Terug naar boven

Terug naar SharePoint Online-planningshandleiding voor Office 365 Enterprise en Office 365 voor Grote en Middelgrote Bedrijven

 
 
Van toepassing op:
SharePoint Beheercentrum, SharePoint Online Enterprise (E3 en E4), SharePoint Online voor Middelgrote en Grote Ondernemingen, SharePoint Online voor ondernemingen (E1 en E2)