Sites plannen en gebruikers beheren

Als u verantwoordelijk bent voor het beheren van siteverzamelingen of sites in de SharePoint Online-omgeving van uw organisatie, wordt u in dit artikel stapsgewijs begeleid bij enkele van de belangrijkste taken en concepten voor het ontwikkelen van een duurzame methode om sites en gebruikers te beheren.

In dit artikel


Sites en siteverzamelingen beheren

Een siteverzameling is een groep SharePoint-sites die dezelfde instellingen hebben voor eigenaar en sitebeheer. Siteverzamelingen zijn hiërarchisch en bevatten altijd één site op het hoogste niveau en eventueel sites hieronder.

Hiërarchisch diagram van een siteverzameling met een site op het hoogste niveau en subsites.

De teamsite, en de sites die u eronder maakt, zijn alleen beschikbaar voor gebruikers die u uitnodigt door hen machtigingen voor de site te verlenen. Met een teamsite kan uw organisatie, team of groep verbinding maken met een andere organisatie, ander team of andere groep, en samenwerken aan documenten en andere bestanden, aankondigingen poten, berichten plannen, taken onderhouden, problemen of actie-items volgen, informatie opslaan in lijsten, enzovoort. U kunt ook verschillende subsites maken uit de beschikbare sitesjablonen in de teamsite.

Een siteverzameling beheren

In een grote organisatie bevat uw SharePoint Online-omgeving meestal diverse siteverzamelingen die elk veel onderliggende sites bevatten. Daardoor wilt u mogelijk het beheer van de sites of siteverzamelingen delegeren naar verschillende personen in uw organisatie. Met het SharePoint-machtigingsmodel kunt u machtigingen toewijzen aan verschillende rollen die bekend zijn als de beheerder van de siteverzameling, site-eigenaar en andere rollen, waarover later meer.

Als beheerder van een siteverzameling hebt u hiervoor het machtigingsniveau Volledig beheer. Dit houdt in dat u sites kunt toevoegen of verwijderen of de instellingen van een site in een siteverzameling kunt wijzigen. Daarnaast kunt u alle inhoud in deze sites weergeven, toevoegen, verwijderen of wijzigen.

Normale verantwoordelijkheden van een beheerder van een siteverzameling

Als u de beheerder van een siteverzameling voor uw SharePoint Online-site bent, hebt u mogelijk onder andere de volgende verantwoordelijkheden:

  • Fungeren als contactpersoon tussen uw gebruikers en de wereldwijde beheerder van Office 365 of de beheerder van SharePoint Online.
  • Bepalen wie toegang heeft tot belangrijke inhoud op SharePoint Online-sites (door de machtigingen voor het siteverzamelingsniveau te configureren).
  • Bepalen welke functies beschikbaar zijn voor personen die de sites in uw siteverzameling gebruiken.
  • Technische ondersteuning bieden voor de personen die uw siteverzameling gebruiken.
  • Een tweede beheerder voor uw siteverzameling kiezen.
  • Nieuwe sites maken.
  • Items in de prullenbak van de siteverzameling weergeven, verwijderen of terugzetten.
  • De openbare website maken en aanpassen.
  • Helpen met het beheer van bepaalde voorzieningen, zoals:
    • Beschikbare functies van de siteverzameling in- of uitschakelen.
    • Site-inhoudstypen maken of aanpassen.
    • Landinstellingen configureren.

 Opmerking    U moet mogelijk samenwerken met uw SharePoint Online-beheerder voor het beheer van siteverzamelingen (als u niet ook deze persoon bent). Zie Siteverzamelingen en wereldwijde instellingen beheren in het SharePoint-beheercentrum voor meer informatie over de verantwoordelijkheden van een SharePoint Online-beheerder.

Uw SharePoint Online-beheerder kan de volgende taken uitvoeren:

  • Siteverzamelingen maken, verwijderen en beheren.
  • Opslag van siteverzamelingen toewijzen en controleren.
  • Toegang verlenen aan beheerders van siteverzamelingen.
  • De standaard-SharePoint-site instellen.
  • Meertalige sites plannen.
  • Gebruikersprofielen beheren.
  • Functies zoals beheerde metagegevens plannen en beheren.
  • Extern delen in- en uitschakelen.

Normale verantwoordelijkheden van een site-eigenaar

Als u site-eigenaar bent, hebt u het machtigingsniveau Volledig beheer en mogelijk onder andere de volgende verantwoordelijkheden:

  • Sites maken en beheren.
  • Sitefuncties en -instellingen, zoals het uiterlijk, beheren.
  • Een site opslaan als sjabloon.
  • Sitekolommen en site-inhoudstypen beheren.
  • Een site verwijderen.
  • Land- en taalinstellingen aanpassen.
  • Apps toevoegen aan sites.

Terug naar boven Terug naar boven

Welke soort sites hebt u nodig?

Afhankelijk van de grootte van uw organisatie en het gewenste inhoudsvolume voor uw sites, kunt u subsites maken om inhoud te organiseren. De sites binnen een siteverzameling worden gerangschikt in een hiërarchie. Wanneer u sites onder de site op het hoogste niveau maakt, breidt u deze hiërarchie uit. U kunt aanvullende subsites onder de teamsite maken en ook aanvullende subsites onder deze sites maken.

 Opmerking    De SharePoint Online-beheerder maakt de site op het hoogste niveau en wijst een andere beheerder van een siteverzameling toe. Site-eigenaren kunnen subsites maken.

Diagram van sitehiërarchie

U kunt subsites organiseren op allerlei manieren. U kunt bijvoorbeeld ervoor kiezen om subsites te maken:

  • Per team of afdeling
  • Per functioneel doel
  • Per inhoudscategorie
  • Per project
  • Per klant
  • Per machtigingsniveau of gevoeligheid (als er bijvoorbeeld gegevens moeten worden beperkt, kunt u deze isoleren op een specifieke site)

Sta even stil bij het gewenste aantal sites en de logica waarmee u deze wilt organiseren. Misschien vindt u het handig om een diagram van uw sitehiërarchie te maken en op basis hiervan uw planning te organiseren. U kunt een diagram op een vel papier of een whiteboard schetsen, maar mogelijk wilt u een formeler diagram maken aan de hand van de hiërarchievormen die als SmartArt in Microsoft Word of Microsoft PowerPoint beschikbaar zijn. Hiermee verkrijgt u een diagram dat u kunt opslaan en raadplegen en ook in de loop der tijd kunt wijzigen.

Denk ook na over het doel van elke site. Zodoende kunt u bepalen welke sitesjablonen u wilt gebruiken om nieuwe sites te maken. SharePoint Online bevat allerlei sitesjablonen waaruit u kunt kiezen wanneer u een nieuwe site maakt. Door een sitesjabloon te selecteren die is ontworpen voor een specifiek doel, kunt u ervoor zorgen dat gebruikers gelijk van start kunnen met hun werk. Als u bijvoorbeeld een referentiesite wilt maken waarmee teamleden snel projectgegevens kunnen delen of bijwerken, kunt u een sjabloon voor wikisites selecteren omdat deze is ontworpen voor dit soort communicatie.

Zie De inhoud van sites plannen voor meer informatie over het plannen van site-inhoud.

 Opmerking    Uw SharePoint Online-beheerder beheert persoonlijke websites (Mijn site-sites). Persoonlijke sites zijn hubs waarmee gebruikers kunnen netwerken met collega's en informatie kunnen bijhouden. Als beheerder van een siteverzameling beheert u geen persoonlijke sites. In plaats hiervan is iedere gebruiker de beheerder van de eigen Mijn site. Zie Siteverzamelingen en algemene instellingen beheren in het SharePoint-beheercentrum voor meer informatie over het plannen van Mijn sites.

Terug naar boven Terug naar boven

Lijst met sitesjablonen

De volgende lijst bevat een overzicht van ondersteunde sitesjablonen en een beschrijving van elke sjabloon. Gebruik deze lijst om te bepalen welke typen sites voor uw organisatie het beste zijn.

  • Basiszoekcentrum    Een site waarop de zoekervaring wordt geboden. Deze site bevat pagina's voor zoekresultaten en geavanceerde zoekopdrachten.
  • Blog Een site voor een persoon of een team waarop ideeën, observaties en kennis kunnen worden geplaatst die bezoekers kunnen becommentariëren.
  • Business Intelligence Center    Een site waarop inhoud met bedrijfsinformatie wordt gepresenteerd in SharePoint Online.
  • Communitysite    Een site waarop gebruikers kunnen deelnemen aan discussies in de community.
  • Discovery Center Een site waarop het archiveren, zoeken en exporteren van inhoud voor juridische kwesties en onderzoeken worden beheerd.
  • Documentcentrum    Een site voor het centrale beheer van documenten in uw onderneming.
  • Zoekcentrum voor bedrijven Een site waarop de zoekervaring wordt geboden. De welkomstpagina bevat een zoekvak met twee tabbladen: een voor algemene zoekopdrachten en een voor zoekopdrachten voor gegevens van mensen. U kunt tabbladen toevoegen en aanpassen zodat u zich kunt richten op andere zoekbereiken of resultaattypen.
  • Projectsite    Een site waarop een project wordt beheerd en hieraan wordt samengewerkt.
  • Recordcentrum    Een site die is ontworpen voor recordbeheer. Recordbeheerders kunnen de routeringstabel zo configureren dat binnenkomende bestanden naar specifieke locaties worden geleid. Op deze site kunt u ook beheren of records mogen worden verwijderd of gewijzigd nadat ze zijn toegevoegd aan de opslagplaats.
  • SAP-werkstroomsite    Een SAP-werkstroomsite waarop alle zakelijke gebruikerstaken worden gecombineerd. U kunt andere webonderdelen toevoegen die aan deze werkstroom zijn gerelateerd.
  • Teamsite    Een site waarop teams snel informatie kunnen indelen, bewerken en delen. De site bevat een documentbibiliotheek en een lijst voor het beheer van aankondigingen.
  • Visio-procesbibliotheek    Een site waarop teams snel Visio-procesdiagrammen kunnen bekijken, delen en opslaan. Deze bevat een documentenbibliotheek met verschillende versies voor het opslaan van procesdiagrammen en lijsten voor het beheer van aankondigingen, taken en evaluatiediscussies.

Terug naar boven Terug naar boven

Beheermodel

Het beheermodel is de reeks beleidsregels, rollen, verantwoordelijkheden en processen die als leidraad dienen, aanwijzingen geven en bepalen hoe de bedrijfsdivisies en technische teams van een organisatie samenwerken om de doelstellingen van het bedrijf te behalen. Met betrekking tot uw SharePoint Online-siteverzameling kan een beheermodelplan als hulp dienen bij het plannen van de rollen, verantwoordelijkheden en beleidsregels die nodig zijn om uw siteverzameling te ondersteunen. Houd daarbij rekening met onder meer het volgende:

  • Informatiearchitectuur, zoals webpagina's, documenten, lijsten en gegevens.
  • Onderhoudsactiviteiten, zoals het beheer van gebruikersaccounts.
  • Beleidsregels voor huismerk en aanpassingen.
  • Training

Het is belangrijk om een beheermodelplan voor uw organisatie voor te bereiden. Door deel te nemen aan de ontwikkeling van een beheermodelplan kunt u de eigenaren voor zakelijke en technische teams helpen identificeren en definiëren wie voor welke onderdelen van het systeem verantwoordelijk is. Zie Aanbevolen procedures voor het maken en beheren van teamsites voor meer informatie over het ontwikkelen van een beheermodelplan.

Terug naar boven Terug naar boven

Gebruikers beheren

 Opmerking    U moet mogelijk samenwerken met uw SharePoint Online-beheerder voor het beheren van gebruikers. De SharePoint Online-beheerder beheert bijvoorbeeld de gebruikersprofielen.

Gebruikersaccounts in Office 365

De algemene beheerder voegt nieuwe gebruikers toe aan Office 365 via het Office 365-beheercentrum, de portal voor het beheren van gebruikers en het configureren van services. Wanneer een nieuwe gebruiker wordt toegevoegd, doet de algemene beheerder het volgende.

  • Opgeven of de gebruiker ook toegang heeft tot het beheercentrum
  • De geografische locatie voor de gebruiker instellen
  • Het type gebruikerslicentie selecteren
  • Een gebruikersnaam en wachtwoord voor de gebruiker instellen

Teamsitegebruikers

U kunt gebruikers aan uw teamsite toevoegen en de machtigingen voor gebruikers aanpassen. Machtigingsniveaus en SharePoint-groepslidmaatschappen vindt u onder Instellingen. Office 365 bevat echter nu de groep Iedereen behalve externe gebruikers, die iedereen op de Office 365-adreslijst bevat (behalve mensen buiten uw organisatie die worden uitgenodigd via de functie voor extern delen). Aan deze beveiligingsgroep wordt automatisch toegang als lid toegewezen in SharePoint Online. Dit betekent dat gebruikers die u aan de Office 365-adreslijst toevoegt, standaard sites, lijsten en bibliotheken kunnen bewerken.

Machtigingsniveaus en groepslidmaatschap

Machtigingsniveaus zijn verzamelingen van SharePoint Online-rechten die gebruikers in staat stellen een reeks verwante taken uit te voeren. Zo omvat de machtiging Lezen de machtigingen Items weergeven, Items openen, Pagina's weergeven en Versies weergeven, die allemaal nodig zijn om pagina's, documenten en items in een SharePoint-site weer te geven. Machtigingen kunnen in meer dan één machtigingsniveau worden opgenomen.

Het wordt afgeraden rechtstreeks machtigingsniveaus toe te wijzen aan afzonderlijke gebruikers omdat hiermee zeer lastig kan worden getraceerd en beheerd wie toegang heeft tot sites. Soms is het nodig, maar doe dit zo min mogelijk om complexiteit te voorkomen. Wijs in plaats hiervan machtigingen toe aan groepen en wijs daarna gebruikers afzonderlijk toe aan de benodigde groepen. Een groep is een reeks gebruikers die op het siteverzamelingsniveau is gedefinieerd voor eenvoudig beheer van machtigingen. Aan elke groep is een standaardmachtigingsniveau toegewezen. De primaire SharePoint-standaardgroepen bevatten bijvoorbeeld de volgende machtigingsniveaus:

Groep Machtigingsniveau
Eigenaren Volledig beheer
Bezoekers Lezen
Leden Bijdragen

Iedereen die de machtiging Volledig beheer heeft, kan aangepaste groepen maken.

 Opmerking    Wanneer u machtigingsniveaus toewijst aan SharePoint-groepen op het siteverzamelingsniveau, nemen alle sites en de site-inhoud standaard deze machtigingsniveaus over. Dit standaardgedrag wordt overname van machtigingen genoemd. U kunt opgeven of u unieke machtigingen wilt instellen wanneer u een subsite maakt of de overname van machtigingen voor een site, lijst, bibliotheek of item wilt onderbreken.

Omdat het machtigingsniveau van een gebruiker bepaalt wat deze op een site kan bekijken en openen, moet u goed nadenken over dit groepslidmaatschap. Een gebruiker die bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor het maken en aanpassen van sites, moet minstens lid van de groep Ontwerper zijn. Aan de andere kant hoeft een gebruiker die alleen de inhoud hoeft te lezen en downloaden, alleen lid te zijn van de groep Bezoekers.

Lees de onderwerpen Inleiding: gebruikerstoegang beheren met machtigingen en Uw machtigingenstrategie plannen voor meer informatie over het beheren van gebruikers en machtigingen.

Terug naar boven Terug naar boven

Normale verantwoordelijkheden van een tweede beheerder van een siteverzameling

De tweede beheerder van de siteverzameling kan worden toegewezen door de beheerder de siteverzameling. Als beheerder van de siteverzameling kunt u een andere beheerder van de siteverzameling toevoegen of de beheerder van de siteverzameling wijzigen op de pagina Instellingen. Zie Beheerders van een siteverzameling beheren voor meer informatie over deze taak.

Terug naar boven Terug naar boven

Het gebruik van functies voor sites en siteverzamelingen plannen

Als beheerder van een siteverzameling voor SharePoint Online moet u mogelijk functies beheren op het siteverzamelings- en siteniveau. Deze taken omvatten mogelijk het in- en uitschakelen van functies op basis van uw beheermodelplan. Zie Functies van siteverzamelingen in- of uitschakelen voor meer informatie. Zie ook De prullenbak van een SharePoint-siteverzameling beheren.

Terug naar boven Terug naar boven

Terug naar SharePoint Online-planningsgids voor Office 365 Enterprise en Office 365 voor Middelgrote en Grote Ondernemingen

 
 
Van toepassing op:
SharePoint Beheercentrum, SharePoint Online Enterprise (E3 en E4), SharePoint Online voor Middelgrote en Grote Ondernemingen, SharePoint Online voor ondernemingen (E1 en E2)