De inhoud van sites plannen

Als u verantwoordelijk bent voor het plannen van de inhoud in SharePoint Online, vraagt u zich wellicht af waar u moet beginnen of hoe u uw sites aan uw wensen kunt aanpassen. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van een aantal belangrijke punten waarmee u rekening moet houden bij het plannen van de structuur en de inhoud van uw sites. Daarnaast wordt u geholpen te bepalen welke inhoudfuncties u nodig hebt ter ondersteuning van uw zakelijke doelstellingen.

In dit artikel


Welk soort inhoud gebruikt u op uw sites?

Site-eigenaren kunnen het beste de inhoud plannen die op deze sites wordt geplaatst. Het doel voor het plannen van inhoud is om te bepalen:

  • Welke soorten inhoudstypen u mogelijk wilt maken.   Met behulp van inhoudstypen kunt u bepalen hoe bepaalde soorten inhoud worden afgehandeld en bijgehouden.
  • Welke soorten metagegevens (sitekolommen) u aan inhoudstypen wilt koppelen.   Metagegevens zijn gegevens die u kunt gebruiken om de inhoud te beschrijven en te categoriseren.
  • Welke soorten termensets u wilt maken en welke kolommen met metagegevens u aan inhoudstypen wilt koppelen.   Met kolommen met metagegevens kunt u ervoor zorgen dat bepaalde soorten inhoud altijd op specifieke manieren worden gecategoriseerd.
  • Welke soorten informatiebeheerregels u voor inhoudstypen wilt configureren.   Met regels kunt u bepalen hoe inhoudstypen worden beheerd, zoals hoe lang ze worden bewaard.
  • Welke soorten lijsten of bibliotheken u wilt maken om de inhoud te organiseren.   Bibliotheken kunnen worden gebruikt om documenten en andere bestanden op te slaan, terwijl lijsten handig zijn om taken of problemen bij te houden.

Uw organisatie wil dit type planning mogelijk op een centrale manier uitvoeren (met name voor inhoudstypen). In veel gevallen moet u nauw samenwerken met de beheerder van de siteverzameling en met de SharePoint Online-beheerder. Vanwege de beslissingen die voorvloeien uit uw inhoudsplannen, moeten functies namelijk mogelijk op verschillende niveaus worden geconfigureerd.

Moet u inhoudstypen definiëren?

Inhoudstypen stellen sitegebruikers in staat snel speciale soorten inhoud te maken met de opdracht Nieuw item of Nieuw document in een lijst of bibliotheek. Inhoudstypen zijn nuttige omdat deze site-eigenaren een manier bieden die ervoor zorgt dat de inhoud op alles sites eenduidig is. Inhoudstypen maken het tevens mogelijk dat één lijst of bibliotheek meerdere itemtypen of documenttypen kan bevatten. Site-eigenaren kunnen specifieke details van de inhoud vooraf configureren wanneer ze nieuwe inhoudstypen instellen voor een site, lijst of bibliotheek.

Vervolgmenu Nieuw document met het inhoudstype Verkoopcontract

Site-eigenaren kunnen inhoudstypen definiëren voor lijstitems, documenten of mappen. In SharePoint Online voor Office 365 Enterprise kunt u met de instellingen voor inhoudstypen het volgende opgeven:

  • De kolommen (metagegevens) die u aan de items van dit type wilt toewijzen (inclusief de kolommen Beheerde metagegevens).
  • De aangepaste formulieren Nieuw, Bewerken en Weergave die met dit inhoudstype worden gebruikt.
  • De werkstromen die beschikbaar zijn voor de items van dit inhoudstype.
  • De aangepaste oplossingen of functies die aan de items van dit inhoudstype zijn gekoppeld.
  • Het informatiebeheerbeleid dat is gekoppeld aan items van dit inhoudstype.
  • Het documentinformatiepaneel dat wordt weergegeven in compatibele Microsoft Office-programma's voor items van dit inhoudstype.
  • De documentsjabloon voor nieuwe items van dit type (alleen documentinhoudstypen).

U vindt het mogelijk nuttig om inhoudstypen voor een deel van uw inhoud te definiëren als uw inhoud aan een van de volgende criteria voldoet:

Als dit waar is: Inhoudstypen zijn voor u mogelijk op de volgende manieren nuttig:
U hebt specifieke documenttypen die een gestandaardiseerde indeling of een gestandaardiseerd doel hebben en u wilt dat dit in de hele organisatie eenduidig is. Configureer site-inhoudstypen voor deze typen documenten voor de site op het hoogste niveau in uw siteverzameling zodat deze beschikbaar zijn voor gebruik in alle subsites. Op deze manier maken alle gebruikers in uw organisatie deze documenten op een eenduidige manier.
U hebt specifieke sjablonen die voor specifieke soorten documenten moeten worden gebruikt. Voeg deze documentsjablonen toe aan de betreffende inhoudstypen zodat deze sjabloon wordt gebruikt voor alle nieuwe documenten die op basis van het inhoudstype worden gemaakt.
Er is een standaardset met gegevens die u wilt traceren voor specifieke soorten documenten of items. Voeg kolommen toe aan uw inhoudstypen om deze gegevens te traceren. Als een deel van de gegevens van vitaal belang is, kunt u die kolommen als zodanig aangeven. U kunt ook standaardwaarden opgeven voor specifieke kolommen wanneer u het inhoudstype configureert.
Er bestaat een gedefinieerd bedrijfsproces voor de manier waarop met specifieke documenten wordt omgegaan en hoe deze worden gereviseerd. Overweeg om werkstromen voor specifieke inhoudstypen te configureren. U kunt werkstromen gebruiken om bedrijfsprocessen te beheren, zoals voor het reviseren of goedkeuren van documenten.

Nadat u de inhoud hebt geïdentificeerd waarvoor u inhoudstypen wilt definiëren, moet u nadenken over waar u inhoudstypen wilt definiëren. Als u site-inhoudstypen definieert voor de site op het hoogste niveau in uw siteverzameling, zijn de inhoudstypen algemeen beschikbaar voor hergebruik in lijsten en bibliotheken op alle subsites van de site op het hoogste niveau. Aparte site-eigenaren kunnen ook site-inhoudstypen definiëren voor hun sites, hoewel deze inhoudstypen alleen beschikbaar zijn voor gebruik in lijsten en bibliotheken op die site en sites die eronder liggen. Daarnaast kunt u inhoudstypen delen in SharePoint Online-siteverzamelingen door een specifieke site aan te wijzen als centraal punt voor de publicatie van inhoudstypen. Door het publiceren van inhoudstypen kunnen organisaties inhoud en metagegevens consistent beheren in hun sites, omdat inhoudstypen centraal kunnen worden gemaakt en bijgewerkt en wijzigingen kunnen worden gepubliceerd naar meerdere geabonneerde siteverzamelingen.

Wanneer u inhoudstypen plant, vindt u het mogelijk nuttig om een werkblad of tabel te maken met de informatie die u wilt opnemen wanneer u uw inhoudstypen definieert. U kunt bijvoorbeeld beginnen met het maken van een eenvoudige tabel, zoals de onderstaande tabel, en deze vervolgens aanpassen met extra gegevens die u nuttig vindt om te traceren, zoals de sites of teams die de inhoudstypen gebruiken:

Nieuw inhoudstype Bovenliggend inhoudstype Kolommen Documentsjabloon Werkstromen Beleid voor informatiebeheer
Geef de naam op van het inhoudstype dat u wilt maken. Geef het bovenliggende inhoudstype op op basis waarvan het wordt gemaakt. Vermeld de nieuwe of bestaande kolom die u aan het inhoudstype wilt toevoegen. Geef op of er een documentsjabloon aan het inhoudstype is gekoppeld. Geef op of er werkstromen aan het inhoudstype zijn gekoppeld. Geef op welk beleid voor informatiebeheer op dit inhoudstype van toepassing kan zijn.

Zie Een inhoudstype maken of aanpassen voor meer informatie over het werken met inhoudstypen.

Terug naar boven Terug naar boven

Welke soorten apps wilt u toevoegen?

Denk niet alleen na over de inhoudstypen, maar ook over de andere soorten gegevens die op sites worden opgeslagen of de soorten taken die personen in uw organisatie willen gebruiken voor het beheer van sites. Dit helpt u met het plannen van verschillende soorten apps die u mogelijk wilt toevoegen aan sites. Als u bijvoorbeeld een plaats voor de opslag van documenten wilt, zult u waarschijnlijk een documentbibliotheek toevoegen. Als u belangrijke datums wilt bijhouden, voegt u een kalender toe.

U hoeft niet alle apps die u uiteindelijk nodig zult hebben, direct toe te voegen. Site-eigenaren kunnen in de loop der tijd apps toevoegen of verwijderen al naar gelang de zakelijke behoefte. Door echter in een vroeg stadium te plannen hoe u de inhoud van uw sites wilt aanpassen, kunt u er echter voor zorgen dat sites onmiddellijk nuttig zijn voor gebruikers.

SharePoint Online bevat ingebouwde apps die nuttig zijn voor uiteenlopende zakelijke doeleinden, van documentopslag en -beheer tot projectbeheer en -tracering tot communicatie. U meerdere exemplaren van deze soorten apps toevoegen aan een site. U kunt ook apps van derden kopen en toevoegen via de SharePoint Store op uw site.

Zie Een app toevoegen aan een site en Een app kopen in de SharePoint Store voor meer informatie.

Terug naar boven Terug naar boven

Hoe vinden uw gebruikers inhoud en hoe kunnen zij deze openen?

Besteed tijd aan het plannen van de manier waarop sitegebruikers inhoud op uw SharePoint Online-sites vinden en de inhoud gebruiken. Dit soort planning helpt u beslissingen nemen over de manier waarop u navigeren en zoeken voor de teamsite en de subsites configureert.

Welke sites wilt u opnemen in uw globale navigatie?

Voor het plannen van uw navigatie vindt u het mogelijk nuttig om een diagram te maken van de sites in uw sitehiërarchie. Als u tijdens het plannen van de sites al een diagram hebt gemaakt, kunt u met dit diagram beginnen en het wijzigen. Neem alle subsites van uw teamsite op. U wilt mogelijk belangrijke lijsten van uw teamsites en de subsites ervan opnemen. Dit helpt u in een oogopslag belangrijke bestemmingen identificeren die sitegebruikers mogelijk zoeken wanneer zij op de startpagina of op de site op het hoogste niveau beginnen.

Op SharePoint-sites vindt u de bovenste koppelingsbalk, namelijk het onderdeel genaamd 'globale navigatie. Deze bovenste koppelingsbalk wordt boven aan alle pagina's op de site weergegeven, onder de sitetitel.

Bovenste navigatie van een site

Standaard wordt op elke site een eigen bovenste navigatiebalk gebruikt, maar u kunt bepalen dat sites de bovenste navigatiebalk mogen overnemen van de bovenliggende sites, zodat de navigatie op alle sites consistent is. U kunt configureren welke sites op de bovenste navigatiebalk worden weergegeven. U kunt ook koppelingen naar andere URL's opnemen voor het geval u koppelingen naar externe resources wilt integreren in de navigatie van uw site. Zie De navigatie op uw teamsite aanpassen voor meer informatie over het aanpassen van de bovenste navigatie.

.

Als uw siteverzameling veel subsites bevat, wilt u ze mogelijk niet allemaal vermelden op de bovenste koppelingsbalk omdat dit overweldigend overkomt op sitegebruikers. U wilt echter ook niet dat belangrijke sites of inhoud onvindbaar zijn. Gebruik het diagram van de sitehiërarchie om te bepalen welke belangrijkste sites u in de globale navigatie wilt weergeven.

Terug naar boven Terug naar boven

Hoe navigeren gebruikers binnen sites?

Naast de bovenste koppelingsbalk worden op sites ook navigatie-elementen weergegeven aan de linkerkant van de pagina. Dit wordt de balk Snel starten genoemd.

Meestal worden op de balk Snel starten koppelingen weergegeven die specifiek bij de huidige site horen en de balk kan worden gebruikt om de belangrijkste inhoud te markeren.

Via de koppeling Recent op de werkbalk Snel starten worden de meest recente pagina's, lijsten en bibliotheken weergegeven.

Net als de bovenste koppelingsbalk kunt u de balk Snel starten aanpassen om koppelingen naar lijsten of bibliotheken op de site toe te voegen of te verwijderen. U kunt ook koppelingen onder aangepaste koppen groeperen. Als u ervoor kiest om alle subsites de globale navigatie te laten overnemen, is het belangrijk dat site-eigenaren de navigatie van de balk Snel starten aanpassen omdat deze voor gebruikers het primaire middel is om inhoud te vinden na aankomst op een site. Als u ervoor kiest om niet de globale navigatie van de site op bovenste niveau over te nemen, kunnen gebruikers zowel de bovenste koppelingsbalk als de balk Snel starten op een subsite gebruiken om inhoud op de site te vinden.

Terug naar boven Terug naar boven

Hoe navigeren gebruikers binnen lijsten of bibliotheken?

Als u van plan bent de functies voor Beheerde metagegevens van SharePoint Online te gebruiken om termensets te maken, die sitebijdragers kunnen gebruiken om inhoud met beheerde termen te markeren, hebt u extra opties voor het verbeteren van de zichtbaarheid van inhoud op sites. Als u het zoeken van inhoud in grote lijsten en bibliotheken voor gebruikers wilt vergemakkelijken, kunt u metagegevensnavigatie configureren. Metagegevensnavigatie stelt gebruikers in staat op dynamische wijze te filteren, en inhoud in lijsten in bibliotheken te vinden met een navigatiebesturingselement voor een boomstructuur om verschillende, op metagegevens gebaseerde filters toe te passen op de weergave. Sleutelfilters kunnen in combinatie met de navigatiehiërarchie worden gebruikt om de lijst met items die wordt weergegeven te verfijnen.

Navigatiebesturingselement Metagegevens

Zie Inleiding in beheerde metagegevens voor meer informatie over het configureren van navigatie via metagegevens of het werken met beheerde metagegevens.

Terug naar boven Terug naar boven

Waarover moet u nadenken wanneer u zoekopdrachten plant?

Als SharePoint Online-beheerder kunt u de zoekervaring voor gebruikers aanpassen via de pagina Zoekbeheer in het SharePoint-beheercentrum. Deze aanpassing omvat het definiëren van zoekbare beheerde eigenschappen in het zoekschema, het identificeren van pagina's van hoge kwaliteit om de relevantie te verbeteren, het beheren van queryregels en resultatenbronnen, en het verwijderen afzonderlijke resultaten. U kunt ook wijzigingen evalueren door rapporten over gebruik en zoekopdrachten weer te geven.

De wijzigingen die u aanbrengt via de pagina Zoekbeheer, gelden voor de hele SharePoint Online-omgeving (tenant), maar u kunt ook zoeken op het niveau van de siteverzameling en op siteniveau aanpassen.

Hoe inhoud beschikbaar wordt in zoekacties

De zoekservice verkent de SharePoint Online-inhoud volgens planning elke vijf minuten. Nadat een item is toegevoegd aan een SharePoint Online-site, duurt het even voordat het is geïndexeerd en wordt weergegeven in de zoekresultaten. Hoe lang dit duurt varieert, afhankelijk van de huidige gebruikersactiviteiten. Taken als migratie, upgraden en onderhoud van de site verhogen de belasting van de indexeringspijplijn. Nieuwe inhoudsitems worden gewoonlijk binnen een uur weergegeven in de zoekresultaten

Zie Overzicht van Zoekbeheer in SharePoint Online voor meer informatie over het configureren van de zoekfunctie.

Terug naar boven Terug naar boven

Wat moeten gebruikers met inhoud doen?

Het is een goed idee om specifieke vragen over inhoudsgebruikscenario's op te nemen in het inhoudsplanningproces omdat deze vragen u helpen bepalen hoe u specifieke sites, lijsten of bibliotheken moet configureren, en welke specifieke functies in combinatie met inhoud de sitegebruikers mogelijk nodig hebben.

Het is ook een goed idee om de Softwarevereisten voor Office 365 voor ondernemingen door te nemen, zodat u kunt anticiperen of bepaalde personen in uw bedrijf, als gevolg van de configuratie van hun lokale computers, problemen zullen ondervinden bij het werken met SharePoint Online-inhoud.

Vragen die u zich kunt stellen: Overwegingen voor de configuratie van inhoud:
Moet u versies van specifieke soorten documenten of lijstitems traceren?
  • Overweeg om versiebeheer voor deze lijsten of bibliotheken in te schakelen.
  • Overweeg om documenten of items uit te laten checken voordat ze worden gewijzigd.
Moeten sitegebruikers tegelijk aan specifieke soorten documenten werken of samenwerken?
  • Overweeg om cocreatie in te schakelen voor de betreffende bibliotheken om samenwerking te vergemakkelijken.
Moeten specifieke soorten inhoud worden goedgekeurd voordat ze algemeen toegankelijk zijn?
  • Overweeg om de goedkeuring van inhoud in te schakelen voor bibliotheken, of om werkstromen te gebruiken voor het beheer van goedkeuring.
Zijn bepaalde soorten documenten onderhevig aan bedrijfsprocessen of menselijke werkstromen?
  • Overweeg om werkstromen te maken of te configureren voor de inhoudstypen die van toepassing zijn op deze documenten, of voor de bibliotheken waarin deze documenten zich bevinden.
Gebruikt u lijsten om processen aan te sturen of te beheren?
  • Overweeg om op lijsten gebaseerde werkstromen te maken of te configureren voor processen zoals het bijhouden en beheren van actie-items.
Bevatten sites vertrouwelijke inhoud die niet algemeen toegankelijk zal zijn?
  • Overweeg om specifieke sites of bibliotheken te maken en deze te configureren met unieke machtigingen om gevoelige inhoud op te slaan.
  • Overweeg om IRM (Information Rights Management) toe te passen op lijsten of bibliotheken waarin vertrouwelijke inhoud wordt opgeslagen. Zie IRM toepassen op een lijst of bibliotheek voor meer informatie.
  • Overweeg om extern delen uit te schakelen voor siteverzamelingen die vertrouwelijke inhoud bevatten. Zie Extern delen beheren voor uw SharePoint Online-omgeving voor meer informatie.
  • Overweeg om machtigingen op itemniveau te maken als er een minimale behoefte is om de toegang tot inhoud te beperken.
  • Overweeg om doelgroepen te gebruiken om verschillende inhoud voor verschillende gebruikers weer te geven.
  • Overweeg om specifieke lijsten of bibliotheken uit te sluiten van zoekindexering.
Moet inhoud worden beheerd als records, waarbij moet worden bepaald hoe lang de records bewaard blijven of wanneer ze verlopen?
  • Overweeg om een recordcentrum te maken of recordbeheer ter plaatse in te stellen.
Bestaat de mogelijkheid dat uw organisatie wordt gevraagd om eDiscovery-documenten te verstrekken voor een rechtszaak of gerechtelijk onderzoek?
  • Overweeg om een eDiscovery-centrum in te stellen om inhoud voor rechtszaken en gerechtelijke onderzoeken te beheren.
Ontvangen gebruikers updates over inhoudswijzigingen?
  • Overweeg om RSS in te schakelen voor belangrijke lijsten en bibliotheken.
Publiceren gebruikers Microsoft Access-databases op sites?
  • U moet er mogelijk voor zorgen dat Access Services correct is ingeschakeld en geconfigureerd voor uw site.
Publiceren gebruikers Microsoft Excel-werkmappen op sites?
  • U moet er mogelijk voor zorgen dat Excel Services correct is ingeschakeld en geconfigureerd voor uw site.
Werken gebruikers met veel video's, afbeeldingen of audiobestanden, en beheren ze informatie over die bestanden?
  • Overweeg om een activabibliotheek op te zetten die vooraf is geconfigureerd met speciale functies die u kunt gebruiken om uitgebreide media, zoals afbeeldings-, audio- en videobestanden, te beheren.
Publiceren gebruikers Microsoft Visio-diagrammen als webtekeningen?
  • U moet er mogelijk voor zorgen dat Visio Services correct is ingeschakeld en geconfigureerd voor uw site.
Maken gebruikers op formulieren gebaseerde oplossingen?

Terug naar boven Terug naar boven

Hoe wordt inhoud gedurende de levenscyclus van de inhoud beheerd?

Wanneer u de inhoud van uw sites plant, denkt u na over de levenscyclus voor deze inhoud. Dat wil zeggen:

  • Hoe of waarom wordt deze inhoud hoogstwaarschijnlijk gemaakt? Wordt de inhoud gemaakt voor de ondersteuning van formele producten, of wordt de inhoud gemaakt voor de dagelijkse werkzaamheden en samenwerking?
  • Hoe lang hebben gebruikers toegang tot de inhoud nodig?
  • Hoe veel neemt de inhoud toe of wordt deze tijdens het gebruik gewijzigd?
  • Wanneer is de inhoud niet meer actief nodig?
  • Wat moet er gebeuren wanneer de inhoud niet meer actief nodig is?
  • Zijn er zakelijke of regulatorische redenen waarom specifieke soorten inhoud na de periode van actief gebruik moeten worden bewaard?

Uw antwoorden op deze vragen helpen u de opslag plannen en controleren, en helpen u ook dingen plannen die u mogelijk moet implementeren voor recordbeheer, zoals het vervalbeleid.

Zie Kiezen hoe u records wilt opslaan en beheren en Recordbeheer implementeren voor meer informatie. Zie ook Beleid voor het afsluiten van sites.

Terug naar boven Terug naar boven

Terug naar SharePoint Online-planningshandleiding voor Office 365 Enterprise en Office 365 voor Grote en Middelgrote Ondernemingen

 
 
Van toepassing op:
SharePoint Beheercentrum, SharePoint Online Enterprise (E3 en E4), SharePoint Online voor Middelgrote en Grote Ondernemingen, SharePoint Online voor ondernemingen (E1 en E2)