Beheer van records ter plaatse configureren

U kunt voorzieningen voor het beheer van records in elk document en op elke site gebruiken. Doordat records op elke site kunnen worden beheerd, krijgen recordbeheerders meer controle over de manier waarop zakelijke en juridische records die een langdurige waarde hebben, worden verwerkt. Door records 'ter plaatse' te beheren, kunnen deze records ook deel uitmaken van een werkruimte voor samenwerking met anderen, naast andere documenten waaraan u werkt.

Afhankelijk van de organisatiestructuur van uw oplossing voor recordbeheer, kunt u het beheer van records ter plaatse activeren op het niveau van de siteverzameling en kunt u een handmatige declaratie van records uitschakelen op het niveau van de lijst of bibliotheek. De standaard voor lijsten en bibliotheken is echter dat de handmatige declaratie van records wordt ingeschakeld wanneer de voorziening is ingeschakeld op het siteverzamelingniveau.

In dit artikel


Beheer van records ter plaatse configureren voor een siteverzameling

Als uw oplossing voor recordbeheer een oplossing op lijst- of bibliotheekniveau is, raadpleegt u Beheer van records ter plaatse configureren voor een lijst of bibliotheek. Als uw oplossing voor recordbeheer meerdere sites omvat, kunt u de instellingen voor recordbeheer op de volgende manieren configureren:

  • Opgeven welke beperkingen voor een document gelden wanneer het als een record wordt gedeclareerd.
  • Opgeven of voor alle lijsten of bibliotheken in een site handmatig records mogen worden gedeclareerd.
  • Opgeven wie handmatig documenten als records kan declareren of de declaratie van records ongedaan kan maken.

Beheer van records ter plaatse configureren voor een siteverzameling

 Opmerking    U moet eerst de voorziening voor recordbeheer ter plaatse activeren op het siteverzamelingniveau voordat u kunt doorgaan met deze procedure.

  1. Navigeer naar de site op het hoogste niveau.
  2. Klik in het menu Siteacties  op Site-instellingen.
  3. Klik onder Beheer van siteverzameling op Instellingen voor declaratie van records.
  4. Selecteer op de pagina Instellingen voor declaratie van records in de sectie Beperkingen op records de optie die aangeeft welke beperkingen voor een item gelden wanneer het als een record wordt gedeclareerd. Deze instelling heeft geen invloed op items die al zijn gedeclareerd als records.
  • Geen extra beperkingen    Deze beperking is nuttig als records een ander bewaarbeleid moeten hebben dan niet-records, maar u het verwijderen of bewerken van de records niet wilt blokkeren.
  • Verwijderen blokkeren    Dit is de standaardbeperking.
  • Bewerken en verwijderen blokkeren    Deze beperking is nuttig als u een document volledig wilt vergrendelen zodat het niet kan worden bewerkt of verwijderd. Bij het document wordt een pictogram van een hangslot weergegeven zodat u kunt zien dat het item is vergrendeld.

Beperkingen op records

  1. Selecteer in de sectie Mogelijkheid van declaratie van records de optie die aangeeft of items standaard wel of niet handmatig als records in lijsten en bibliotheken kunnen worden gedeclareerd. Als de optie Niet standaard beschikbaar op alle locaties is geselecteerd, kunnen items alleen als records worden gedeclareerd via beleid of een werkstroom.

Met de opties in deze sectie kunt u voor de hele siteverzameling definiëren of de knop Record declareren wel of niet wordt weergegeven op het lint. Als de knop op het lint wordt weergegeven, kunnen gebruikers met de juiste machtigingen een document als een record declareren. Elke lijst of bibliotheek heeft een eigen pagina Instellingen voor declaratie van records waarop onafhankelijk van de instelling voor de siteverzameling kan worden ingesteld of de knoppen voor de declaratie van records worden weergegeven op het lint. Als er geen instellingen voor declaratie van records worden opgegeven op lijst- of bibliotheekniveau, wordt standaard de instelling van de siteverzameling gebruikt.

Mogelijkheid van declaratie van records

  1. Geef in de sectie Declaratierollen op welke typen gebruikers items als records kunnen declareren of de declaratie ongedaan kunnen maken.
  • Alle inzenders en beheerders van lijsten    Elke gebruiker die voor een lijst de machtiging heeft voor het bewerken van items, kan items als records declareren of declaraties ongedaan maken.
  • Alleen lijstbeheerders    Alleen gebruikers die voor een lijst de machtiging hebben om de lijst te beheren, kunnen items als records declareren of declaraties ongedaan maken.
  • Alleen beleidsacties     Alleen door beleidsacties of aangepaste code die wordt uitgevoerd met het systeemaccount, kunnen items als records worden gedeclareerd of declaraties ongedaan worden gemaakt.

Declaratierollen

  1. Klik op OK.

Terug naar boven Terug naar boven

Beheer van records ter plaatse configureren voor een lijst of bibliotheek

U kunt instellingen voor recordbeheer configureren om toe te staan of te verhinderen dat records worden gemaakt in bepaalde lijsten of bibliotheken op een site. U kunt lijsten en bibliotheken ook zo configureren dat alle items die eraan worden toegevoegd, automatisch als records worden gedeclareerd.

Beheer van records ter plaatse configureren voor een lijst of bibliotheek

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek die u wilt configureren voor recordbeheer.
  2. Klik voor bibliotheken onder Hulpprogramma's voor bibliotheken op het tabblad Bibliotheek. Klik voor lijsten onder Hulpprogramma's voor lijsten op het tabblad Lijst.
  3. Klik op het lint van de bibliotheek op Bibliotheekinstellingen. Klik voor lijsten op Lijstinstellingen.

     Opmerking    Als de knop die in deze procedure wordt genoemd niet op het lint wordt weergegeven, moet u mogelijk de schermresolutie of de grootte van het browservenster aanpassen om alle beschikbare knoppen op het lint te kunnen weergeven. U kunt ook op de groepsknop klikken om de selectie met knoppen in de groep uit te vouwen.

  4. Klik op de pagina Lijstinstellingen op Instellingen voor declaratie van records.

Pagina Instellingen voor declaratie van bibliotheekrecords

  1. Voer een van de volgende handelingen uit in de sectie Mogelijkheid om records handmatig te declareren:
  • Selecteren of u de standaardinstelling van de siteverzameling wilt gebruiken.
  • Handmatige declaratie van records toestaan voor deze lijst of bibliotheek.
  • Handmatige declaratie van records nooit toestaan voor deze lijst of bibliotheek.
  1. Selecteer in de sectie Automatische declaratie of u wilt dat items die aan deze lijst of bibliotheek worden toegevoegd, automatisch als records worden gedeclareerd.
  2. Klik op OK.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
SharePoint Online voor ondernemingen