In dit artikel
Overzicht
Nadat u een formuliersjabloon hebt gepubliceerd naar een documentbibliotheek om door de gebruikers te worden ingevuld, moet u de formuliersjabloon soms naar een andere documentbibliotheek verplaatsen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u de formuliersjabloon naar een server met een grotere capaciteit wilt verplaatsen, zodat meer gebruikers gelijktijdig formulieren kunnen invullen. Sommige gebruikers hebben mogelijk al formulieren ingevuld, die gebaseerd zijn op de formuliersjabloon die was opgeslagen in de oorspronkelijke documentbibliotheek. Wanneer u de formuliersjabloon verplaatst naar een nieuwe documentbibliotheek, moet u deze bestaande formulieren ook verplaatsen. Voordat u de oude documentbibliotheek archiveert of verwijdert, moet u controleren of deze bestaande formulieren ook in de nieuwe documentbibliotheek werken.
Tip Voordat u gepubliceerde formuliersjablonen naar een nieuwe documentbibliotheek verplaatst, moet u een plan opstellen. In dat plan moet worden opgenomen dat de gebruikers op de hoogte worden gebracht van de verplaatsing van hun formulieren naar een nieuwe documentbibliotheek. U wilt dat de gebruikers de nieuwe documentbibliotheek gaan gebruiken voor het opslaan van nieuwe formulieren of om bestaande formulieren te wijzigen. Het plan moet ook een proces omvatten voor het archiveren of verwijderen van de oorspronkelijke documentbibliotheek.
Als u een formuliersjabloon en de bestaande formulieren naar een nieuwe documentbibliotheek wilt verplaatsen, moet u eerst het werkexemplaar van de formuliersjabloon naar de nieuwe documentbibliotheek kopiëren. Het werkexemplaar is de versie die op uw computer of in een versiecontroleprogramma zoals Microsoft Visual SourceSafe is opgeslagen.
Tip Als u niet beschikt over een werkexemplaar van de formuliersjabloon, kunt u een kopie van de formuliersjabloon gebruiken als werkexemplaar door deze op te slaan vanaf de oorspronkelijke documentbibliotheek naar uw computer.
Nadat u het werkexemplaar naar de nieuwe documentbibliotheek hebt gepubliceerd, moet u alle formulieren van de oude documentbibliotheek kopiëren en vervolgens moet u de formulieren in nieuwe documentbibliotheek opnieuw koppelen aan de nieuw gepubliceerde formuliersjabloon.
Als er wijzigingen moeten worden aangebracht als gevolg van het verplaatsen van de formuliersjabloon, moet u deze wijzigingen aanbrengen voordat u de formuliersjabloon publiceert. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de locatie van de externe gegevensbron die door de formulieren wordt gebruikt, ook is gewijzigd als gevolg van het verplaatsen van de formuliersjabloon. In dat geval moet u de gegevensverbinding in de formuliersjabloon wijzigen in de nieuwe locatie van de externe gegevensbronnen voordat u de formuliersjabloon publiceert. Raadpleeg de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het wijzigen van gegevensverbindingen.
Opmerking Het publiceren van een formuliersjabloon is niet hetzelfde als het opslaan van een formuliersjabloon. Wanneer u een formuliersjabloon publiceert, worden de publicatielocatie en verwerkingsinstructies door de wizard Publiceren aan de formuliersjabloon toegevoegd, zodat gebruikers formulieren kunnen openen die op deze formuliersjabloon zijn gebaseerd. Wanneer u een formuliersjabloon opslaat, wordt een kopie van de formuliersjabloon opgeslagen, net zoals wanneer u een bestand op uw computer opslaat. U moet de wizard Publiceren altijd gebruiken wanneer u uw formuliersjabloon beschikbaar wilt maken voor gebruikers, zodat ze deze kunnen invullen.
Terug naar boven
Voordat u begint
Voordat u de formuliersjabloon en alle bestaande formulieren die zijn gebaseerd op de formuliersjabloon verplaatst, moet u over het volgende beschikken:
- Het werkexemplaar van de formuliersjabloon Dit is een kopie van de formuliersjabloon waarin u de wijzigingen aanbrengt en die u opnieuw publiceert naar de nieuwe documentbibliotheek. Het werkexemplaar kan op uw computer of in een versiecontroleprogramma zoals Visual SourceSafe zijn opgeslagen.
- De locaties van alle nieuwe externe gegevensbronnen Indien de formulieren die zijn gebaseerd op de formuliersjabloon, gebruikmaken van externe gegevensbronnen die zijn gewijzigd, hebt u de nieuwe locaties van de externe gegevensbronnen nodig. Controleer bij de beheerder of u en uw gebruikers over de juiste machtigingen beschikken voor het gebruik van de externe gegevensbronnen. Als de formuliersjabloon instellingen gebruikt uit een gegevensverbindingsbestand om verbinding te maken met een externe gegevensbron, moet u controleren of het gegevensverbindingsbestand is bijgewerkt naar de nieuwe locatie van de externe gegevensbron.
- De benodigde rechten voor de server waarop Windows SharePoint Services 3.0 wordt uitgevoerd U moet beschikken over de benodigde rechten voor de server om een formuliersjabloon te kunnen publiceren en om alle bestaande formulieren van de oude documentbibliotheek naar de nieuwe documentbibliotheek te kunnen kopiëren. Controleer bij de beheerder van de server of u over deze rechten beschikt.
Terug naar boven
Een werkexemplaar van de formuliersjabloon maken
Als u een formuliersjabloon wilt wijzigen die is gepubliceerd naar een documentbibliotheek of naar een gedeelde netwerklocatie, en u beschikt niet over een werkexemplaar van de formuliersjabloon, kunt u een werkexemplaar van de formuliersjabloon opslaan van de publicatielocatie naar uw computer.
Tip U zou wellicht kunnen overwegen om een versiecontroleprogramma zoals Microsoft Visual SourceSafe te gebruiken voor het beheren van de werkexemplaren van de formuliersjablonen.
Een kopie van de formuliersjabloon opslaan vanaf een documentbibliotheek naar uw computer
- Open de documentbibliotheek waarin de formuliersjabloon is gepubliceerd in een webbrowser.
- Klik in het menu Instellingen op Instellingen en klik vervolgens op Instellingen van de formulierbibliotheek.
- Klik onder Algemene instellingen op Geavanceerde instellingen.
- Klik in de sectie Documentsjabloon op Sjabloon bewerken.
De formuliersjabloon wordt in Microsoft Office InfoPath geopend.
- Klik in het dialoogvenster Microsoft Office InfoPath op Ja.
- Klik in het menu Bestand op Opslaan als.
- Klik in het dialoogvenster Microsoft Office InfoPath op OK.
- Blader in het dialoogvenster Opslaan als naar de locatie waar u een kopie van de formuliersjabloon wilt opslaan en klik op Opslaan.
Een kopie van de formuliersjabloon opslaan vanaf een gedeelde netwerkmap naar uw computer
- Klik in het menu Bestand op Een formuliersjabloon ontwerpen.
- Klik onder Een formuliersjabloon openen op Op mijn computer.
- Blader naar de gedeelde netwerkmap van de gepubliceerde formuliersjabloon, klik op de formuliersjabloon en klik op Openen.
- Klik in het menu Bestand op Opslaan als.
- Klik in het dialoogvenster Microsoft Office InfoPath op OK.
- Selecteer in het dialoogvenster Opslaan als de locatie (niet de oorspronkelijke publicatielocatie) waar u een werkkopie van de formuliersjabloon wilt opslaan en klik op Opslaan.
Terug naar boven
Stap 1: De formuliersjabloon publiceren naar een nieuwe documentbibliotheek
- Open het werkexemplaar van de formuliersjabloon in de ontwerpmodus.
- Klik in het menu Bestand op Publiceren.
- Klik in de wizard Publiceren op Naar een SharePoint-server met of zonder InfoPath Forms Services en klik vervolgens op Volgende.
- Typ in het vak Geef de locatie op van de SharePoint- of InfoPath Forms Services-site de locatie van de SharePoint-site die de nieuwe documentbibliotheek bevat waar u de formuliersjabloon naartoe wilt verplaatsen en klik op Volgende.
- Klik op de volgende pagina van de wizard op Documentbibliotheek en klik op Volgende.
- Klik op Een nieuwe documentbibliotheek maken en klik op Volgende.
- Typ op de volgende pagina van de wizard een naam en een beschrijving voor de nieuwe documentbibliotheek en klik op Volgende.
- Kies de velden in de formuliersjabloon die u als kolommen wilt weergeven in de standaardweergave van de documentbibliotheek.
Hoe?
- Klik op Toevoegen.
- Selecteer het veld dat u als een kolom aan de documentbibliotheek wilt toevoegen, en voer vervolgens een van de volgende bewerkingen uit:
- Typ in het vak Kolomnaam een naam voor de kolom.
- Selecteer de sitekolom in de lijst Sitekolomgroep, selecteer een naam in de lijst Kolomnaam en klik op OK.
Opmerking Als u een herhalend veld hebt geselecteerd om gegevens in de documentbibliotheek weer te geven, kunt u bepalen hoe u het veld in de documentbibliotheek wilt weergeven door te klikken op een waarde in de lijst Functie. U kunt kiezen of u de eerste waarde in het veld, de laatste waarde in het veld of het totaal van alle keren dat het veld voorkomt, wilt weergeven. U kunt er ook voor kiezen om alle waarden samen te voegen.
Raadpleeg de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het weergeven van gegevens in kolommen in een documentbibliotheek.
- Klik op Volgende.
- Controleer op de volgende pagina van de wizard of de weergegeven gegevens juist zijn en klik vervolgens op Publiceren.
- Als u de documentbibliotheek wilt openen en het proces wilt uittesten van het invullen van een formulier dat is gebaseerd op deze formuliersjabloon, schakelt u het selectievakje Deze documentbibliotheek openen in en klikt u vervolgens op Sluiten.
De documentbibliotheek wordt geopend in een browser. Wanneer u op Nieuw klikt in de lijstwerkbalk, wordt een formulier dat is gebaseerd op deze formuliersjabloon, geopend in Microsoft Office InfoPath.
Nadat u een formuliersjabloon hebt gepubliceerd naar een documentbibliotheek, kunt u de bestaande formulieren die zijn gebaseerd op de oude versie van de formuliersjabloon kopiëren van de oude documentbibliotheek naar de nieuwe documentbibliotheek. Nadat u de bestaande formulieren hebt gekopieerd, kunt u deze opnieuw koppelen aan de nieuwe versie van de formuliersjabloon. Als u de bestaande formulieren niet koppelt, kunnen gebruikers ze niet openen.
Terug naar boven
Stap 2: De bestaande formulieren kopiëren en opnieuw koppelen
In deze procedure wordt verondersteld dat beide documentbibliotheken zich op een server bevinden waarop Windows SharePoint Services 3.0 wordt uitgevoerd.
- Open de oude documentbibliotheek in een webbrowser.
- Klik op Verkenner-weergave in het menu Beeld.
- Houd de CTRL-toets ingedrukt, selecteer elk formulier dat u wilt verplaatsen en klik vervolgens met de rechtermuisknop op een van de formulieren.
- Klik op Ja in het dialoogvenster Internet Explorer en klik vervolgens op Kopiëren in het snelmenu.
- Open de nieuwe documentbibliotheek.
- Klik onder Selecteer een weergave op Verkenner-weergave.
- Klik met de rechtermuisknop op het lege gebied in het mapvenster.
- Klik op Ja in het dialoogvenster Internet Explorer en klik vervolgens op Plakken in het snelmenu.
- Klik op Documenten opnieuw koppelen in het menu Beeld.
- Schakel in de kolom Opnieuw koppelen het selectievakje in van elk formulier dat u wilt koppelen aan de nieuwe formuliersjabloon.
- Klik op Geselecteerde documenten opnieuw koppelen in de lijstwerkbalk.
Nadat u de bestaande formulieren opnieuw hebt gekoppeld aan de nieuwe formuliersjabloon, kunnen gebruikers de bestaande formulieren die u naar de nieuwe documentbibliotheek hebt gekopieerd, wijzigen of nieuwe formulieren die zijn gebaseerd op de nieuw gepubliceerde formuliersjabloon, invullen.
Terug naar boven
