Microsoft Office Outlook® 2003 is geopend met een e-mailbericht met het onderwerp "Voeg uw secties toe aan het medewerkershandboek". In het menu Invoegen gaat de aanwijzer naar de optie Bestand. Het dialoogvenster Bestand invoegen wordt geopend. De aanwijzer klikt op het bestand Medewerkershandboek en gaat naar de knop Invoegen. Het dialoogvenster wordt gesloten.

U kent het wel, u wordt gevraagd een groot document op te stellen met bijdragen van diverse anderen. U kunt het document natuurlijk als e-mailbijlage rondsturen, maar er is een eenvoudiger manier: een documentwerkruimte in Microsoft Office 2003.

Medewerkershandboek wordt als bijlage toegevoegd aan het e-mailbericht. Het taakvenster Bijlageopties verschijnt aan de rechterkant. De aanwijzer selecteert de optie Gedeelde bijlagen in het taakvenster. Tekst omringd door een blauw kader wordt toegevoegd aan het bericht. Deze tekst nodigt de geadresseerden uit lid te worden van de documentwerkruimte. De aanwijzer blijft staan op het vak onder de optie Een documentwerkruimte maken op in het taakvenster Bijlageopties. De aanwijzer gaat naar de knop Verzenden om het e-mailbericht te verzenden.

Het werkt als volgt. Eerst voegt u het gedeelde document op de gebruikelijke wijze toe als bijlage. Met één muisklik hebt u de mogelijkheid een documentwerkruimte te creëren. De tekst voor het uitnodigen van de geadresseerden wordt automatisch toegevoegd. U hebt nu alleen nog een Microsoft Windows SharePoint Services-website nodig, en u kunt beginnen met het delen van het document.

Outlook 2003 verdwijnt. Word 2003 verschijnt. In het menu Bestand gaat de aanwijzer naar Openen. In het dialoogvenster Openen selecteert de aanwijzer het document Medewerkershandboek, waarna de aanwijzer dubbelklikt op het bestand. Het document Medewerkershandboek wordt geopend. Er verschijnt een dialoogvenster met de melding dat een kopie van het document is opgeslagen in een documentwerkruimte, en dat u tijdens het werken bijgewerkte tekst van die kopie kunt ophalen. De aanwijzer klikt op Updates ophalen. Aan de rechterkant wordt een taakvenster Gedeelde werkruimte geopend.

De lokale kopie van uw document is nu verbonden met de kopie in de werkruimte. Als u de wijzigingen die door anderen zijn aangebracht wilt bekijken, opent u de lokale kopie van het document en haalt u de updates op van de kopie in de werkruimte.

De aanwijzer klikt op de tab Taken in het taakvenster en klikt vervolgens op Nieuwe taak toevoegen. Het dialoogvenster Taak wordt geopend. De tekst "Introsectie toevoegen" wordt ingevoerd in het veld Titel. In het veld Toegewezen aan wordt Andrea Dunker geselecteerd. De aanwijzer klikt op OK en het dialoogvenster wordt gesloten. De nieuwe taakbalk verschijnt op de tab Taken van het taakvenster Gedeelde werkruimte.

De aanwijzer gaat naar de bovenkant van het taakvenster Gedeelde werkruimte en klikt op de koppeling Site openen in een browser. Word verdwijnt en Microsoft Internet Explorer verschijnt met de website van de documentwerkruimte. Deze site bevat de gedeelten Aankondigingen, Gedeelde documenten en Taken. Daarnaast is er een lijst met de leden van de documentwerkruimte.

U kunt ook vanuit het taakvenster Gedeelde werkruimte de website van de documentwerkruimte in uw webbrowser openen. Hier kunt u de lijst van leden bekijken, evenals de toegewezen taken en andere details.

Er verschijnt een taakbalk met een reeks pictogrammen voor elke geopende toepassing, wat aangeeft dat op ALT+Tab is gedrukt. Word wordt geselecteerd op de taakbalk. Internet Explorer verdwijnt en Word verschijnt met het document Medewerkershandboek. De aanwijzer gaat naar het gedeelte veiligheid en gezondheid in het document en vervangt "oktober" door "september". De aanwijzer klikt op de knop Opslaan op de werkbalk Standaard. De tab Status in het taakvenster Gedeelde werkruimte wordt geactiveerd. De aanwijzer gaat naar de tab Status en klikt op De werkruimtekopie bijwerken.

Denkt u ineens aan een belangrijke revisie die u bent vergeten in het document aan te brengen? Dan hoeft u het document niet opnieuw rond te zenden. U kunt gewoon uw lokale kopie van het document openen, de wijzigingen aanbrengen, het document opslaan en de werkruimtekopie laten bijwerken. De andere leden krijgen uw wijzigingen te zien op het moment dat ze hun eigen lokale kopie van het document openen.

De aanwijzer gaat in het menu Bestand naar de optie Sluiten. Word wordt gesloten en de website van de documentwerkruimte verschijnt in Internet Explorer.

Internet Explorer verdwijnt. De geanimeerde tekst Ontdek uw eigen bijzondere momenten verschijnt. Daaronder verschijnt de statische tekst Voor meer informatie gevolgd door de URL: http://www.microsoft.nl/office.

Met een documentwerkruimte kunt u het samen werken aan een document vereenvoudigen. Probeer het vandaag nog en ontdek hoe uw werklast afneemt en u tevens tijd bespaart!