Alle Office-demo's bekijken
U hebt vast wel eens meegemaakt dat u veel tijd hebt besteed aan het toevoegen van opmerkingen aan een document, waarna de opmerkingen tijdens het verplaatsen van het document verloren gaan. In dit geval zult u blij zijn met documentwerkruimten. Een documentwerkruimte is een nieuw type website van Microsoft Windows® SharePoint™ Services, waarmee u over één locatie beschikt voor het samenwerken aan documenten. Op deze website vindt u niet alleen de documenten waaraan u opmerkingen kunt toevoegen, ook aankondigingen, toegewezen taken en relevante koppelingen worden op deze site weergegeven.
Een van de handigste functies van een documentwerkruimte is dat u de website niet hoeft te bezoeken om van de voordelen te profiteren. Wanneer u een e-mail ontvangt waarin u wordt uitgenodigd deel te nemen aan een documentwerkruimte, hoeft u alleen het bijgevoegde bestand te downloaden, waarbij het niet uitmaakt of u Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint® 2003 of Microsoft Office Visio® 2003 gebruikt. Wanneer u aan het werk bent in een lokale kopie, kunt u het taakvenster Gedeelde werkruimte gebruiken om wijzigingen aan te brengen in en te ontvangen van het exemplaar in de werkruimte. U kunt ook taken afvinken en andere informatie van de website met de werkruimte bekijken. Met een documentwerkruimte kunt u er zeker van zijn dat uw opmerkingen niet meer verloren zullen gaan.
Opmerking Klik op Tekstversie van demo voor een schermlezerbeschrijving van de bewerkingen op het scherm en een versie van het audioscript die geschikt is voor de schermlezer.
Tekstversie van demo
| Schermactie |
Audioscript |
|
In het Postvak IN van Microsoft Office Outlook® 2003 van Eva Visser worden verschillende berichten weergegeven. De muisaanwijzer selecteert het eerste bericht dat afkomstig is van Michael en een bijlage bevat. Het bericht wordt geopend.
|
Ik verwacht dat het e-mailbericht van Michael gewoon een routinevraag is om een bijlage te beoordelen. Ik open het bericht.
|
|
In het geopende bericht wijst de muisaanwijzer naar de bijlage. Vervolgens gaat de muisaanwijzer omlaag naar de tekst die in een blauw vak wordt weergegeven. In de tekst wordt uitgelegd dat Eva is uitgenodigd deel te nemen aan de documentwerkruimte Handboek voor werknemers, zodat ze in de gedeelde bijlage of de werkruimtekopie van het document kan werken.
|
De gebruikelijke bijlage is er, maar er is ook een notitie met een uitnodiging voor een documentwerkruimte, een nieuw type Microsoft Windows SharePoint Services-website die samenwerken aan documenten vereenvoudigt.
|
|
De muisaanwijzer kiest in het menu Bestand van het geopende e-mailbericht de opdracht Bijlagen opslaan. Het geopende bericht wordt gesloten, waarna Word 2003 verschijnt waarin het Handboek voor werknemers wordt weergegeven. In een dialoogvenster wordt uitgelegd dat een kopie van het document in een documentwerkruimte wordt opgeslagen. Daarnaast wordt uitgelegd dat wanneer er wijzigingen aan de werkruimtekopie worden aangebracht, de lokale kopie van het document periodiek kan worden bijgewerkt terwijl u hiermee aan het werk bent. De muisaanwijzer klikt op de knop Updates ophalen in het dialoogvenster.
|
Ik sla de bijlage op mijn computer op.
Als ik het document open, zorg ik eerst dat de lokale kopie alle updates bevat die Michael mogelijk in de werkruimtekopie heeft gemaakt.
|
|
De muisaanwijzer klikt vervolgens op het tabblad Taken van het taakvenster Gedeelde werkruimte, aan de rechterkant van het document. Voor de tweede taak, die aan Eva is toegewezen, wordt de tekst Inleiding weergegeven. Eva typt de tekst voor de inleiding, waarna de muisaanwijzer zich beweegt naar het taakvenster Gedeelde werkruimte en de taak van Eva wordt afgevinkt.
|
Dan zie ik het taakvenster Gedeelde werkruimte. Op het tabblad Taken zie ik dat ik de inleiding moet reviseren. Ik ga naar die sectie en voeg de tekst toe waaraan ik heb gewerkt. In het taakvenster Gedeelde werkruimte vink ik mijn taak af. Michael ziet nu dat ik die heb voltooid.
|
|
De muisaanwijzer klikt op de knop Opslaan op de werkbalk Standaard. In het taakvenster Gedeelde werkruimte wordt het tabblad Status weergegeven. De muisaanwijzer klikt op dit tabblad op de koppeling De werkruimtekopie bijwerken om de wijzigingen die Eva in de lokale kopie van het document heeft aangebracht, door te voeren in de kopie die is opgeslagen in de documentwerkruimte.
|
Ik sla mijn document op en sla mijn wijzigingen op in de werkruimtekopie, zodat de andere werkruimteleden ze kunnen zien.
|
|
De muisaanwijzer gaat boven in het taakvenster Gedeelde werkruimte naar de koppeling Site openen in een browser. Het document wordt gesloten en de website van de documentwerkruimte wordt geopend. Onder aan de pagina worden de secties Aankondigingen, Gedeelde documenten en Taken weergegeven. In de sectie Gedeelde documenten wordt het Handboek voor werknemers weergegeven waaraan Eva de inleiding heeft toegevoegd. De taak van Eva, Inleiding, wordt weergegeven in de sectie Taken. De status van deze taak is ingesteld op Voltooid, omdat Eva de taak in het taakvenster Gedeelde werkruimte heeft afgevinkt.
|
Met de handige koppeling boven aan het taakvenster ga ik direct naar de website van de documentwerkruimte, waar ik aankondigingen kan lezen, de ledenlijst zie en een totaalbeeld van de documentstatus krijg.
|
|
De website wordt gesloten en het e-mailbericht uit het begin van de video wordt opnieuw weergegeven. De muisaanwijzer klikt op de bijlage in het bericht en gaat vervolgens naar het blauwe vak waarin de documentwerkruimte wordt beschreven. Het bericht wordt gesloten.
De tekst met animatie Ontdek uw eigen bijzondere momenten verschijnt. Onder deze tekst verschijnt de statische tekst Meer informatie, gevolgd door de URL http://www.microsoft.nl/office.
|
Nu u hebt gezien hoe handig u kunt samenwerken met een documentwerkruimte, kunt u andere manieren verkennen waarop Office 2003 de sleur van dagelijks terugkerende taken aanpakt.
|
Nederland
Printervriendelijke versie
Delen
Alles verbergen
