Door Emma Nelson

Ik gebruik Microsoft Excel even graag als Microsoft Access, maar als het op het beheren van gegevens aankomt is het niet altijd makkelijk het juiste programma te kiezen.

U wilt uw gegevens zo snel en nauwkeurig mogelijk benaderen en bijwerken. Daarom is het van vitaal belang dat u daarvoor het juiste programma kiest. In dit artikel onderzoeken we hoe u het programma kiest dat het meest geschikt is voor uw gegevens.

Zowel Access als Excel biedt de volgende mogelijkheden:

• Krachtige query's uitvoeren om gegevens te sorteren en te filteren
• Geavanceerde berekeningen uitvoeren om de benodigde informatie te distilleren
• Interactief met gegevens werken met behulp van draaitabelweergaven (Microsoft PivotTable®) en draaigrafiekweergaven (Microsoft PivotChart®)
• Rapporten genereren op basis van uw gegevens en deze in meerdere indelingen bekijken
• Formulieren gebruiken om gegevens moeiteloos toe te voegen, te wijzigen, te verwijderen en te bekijken
• Een Microsoft Word-document voor Afdruk samenvoegen  maken, bijvoorbeeld voor het produceren van een grote hoeveelheid adresetiketten
• Verbinding maken met externe gegevens en deze bekijken, doorzoeken en bewerken zonder deze te hoeven importeren
• Webpagina's maken om uw gegevens weer te geven zonder dat deze kunnen worden gewijzigd of deze beschikbaar te stellen in een indeling die gemakkelijk kan worden bijgewerkt
• Gegevens importeren vanuit externe databases (Access, Microsoft SQL Server™) en andere typen bestanden (.TXT of .HTM)

Bij beide programma's worden de gegevens ingedeeld in kolommen of velden, waarin een bepaald soort informatie of gegevenstype wordt opgeslagen. De eerste cel boven aan elke kolom wordt gebruikt als label voor de kolom. Verder verschilt de gebruikte terminologie op sommige punten: wat bij Excel een rij wordt genoemd, heet in Access een record.

U zou bijvoorbeeld een personeelsregister kunnen maken met vijf kolommen voor de volgende gegevens: het werknemernummer, de voornaam, de achternaam, het telefoonnummer op het werk en de datum waarop de werknemer in dienst is getreden. De rij met cellen boven aan elke kolom zou u kunnen gebruiken voor tekstlabels met beschrijvingen van de gegevens.

Vanwaar deze vergelijking?

Een terechte vraag. Excel is tenslotte geen systeem voor het beheren van databases. Het is in de eerste plaats een spreadsheetprogramma waarin informatie wordt opgeslagen in een werkblad, een verzameling cellen in rijen en kolommen. In Excel worden vooral lijsten bijgehouden. U kunt hierbij denken aan telefoonlijsten of personeelsregisters. In Access daarentegen worden gegevens opgeslagen in tabellen. Uiterlijk hebben deze veel weg van werkbladen, maar ze zijn met name bedoeld voor het uitvoeren van complexe zoekbewerkingen die zijn gerelateerd aan gegevens die in andere tabellen en op andere locaties, en zelfs in velden van andere tabellen, opgeslagen zijn.

We kunnen dus stellen dat beide programma's zich goed lenen voor het beheren van gegevens, maar dat elk programma zijn sterke punten heeft, afhankelijk van het type gegevens dat u wilt beheren en wat u ermee wilt doen.

De hamvraag: zijn de gegevens relationeel van aard of niet?

Als u de gegevens op een logische manier kunt opslaan in één tabel of werkblad, moet u dat vooral doen. Met logisch bedoel ik dat de gegevens in elke kolom direct met elkaar verband houden, dat één platte tabel in Access of Excel volstaat en dat de gegevens kunnen worden opgeslagen en bijgewerkt in dezelfde weergave. Gegevens van dit type, die op één pagina of blad staan (niet meerdere), noemt men platte of niet-relationele gegevens. Een voorbeeld hiervan is het hierboven genoemde personeelsregister. Het heeft geen zin de achternaam van een werknemer in een andere tabel op te slaan dan diens voornaam.

Als u voor het opslaan van uw gegevens echter meerdere tabellen nodig hebt, moet u een relationele database gebruiken. Hierbij vormt elke tabel in wezen een beschrijving van een gegevenstype (zoals orders voor een klant). Als u een relationele database nodig hebt, hebt u een een-op-veel-relatie in uw gegevens geconstateerd. Stel dat u een klantorderdatabase hebt met een tabel voor klantnamen en een andere tabel voor hun orders. Voor één klant kunnen meerdere orders aanwezig zijn. Daarnaast is het misschien zinnig om nog een tabel toe te voegen voor de orderdetails, aangezien elke order meerdere artikelregels kan omvatten. Voor het opslaan van relationele gegevens kunt u het beste Access gebruiken.

Is het u opgevallen dat de omvang van uw gegevens recht evenredig is met de moeite die het kost deze op een efficiënte manier te beheren? Hoe meer gegevens u hebt, des te waarschijnlijker is het dat u deze in meerdere tabellen opslaat in Access. Ter vereenvoudiging van het beheer van de gegevens en ter verbetering van de nauwkeurigheid ervan wordt zowel in Access als in Excel gebruikgemaakt van unieke id's. In Access wordt elke record op unieke wijze aangeduid met een primaire sleutel (een pictogram in de vorm van een sleutel, dat wordt weergegeven in de ontwerpweergave van de tabel). In Excel is elke rij voorzien van een nummer en wordt elke kolom aangeduid met een letter. Elke cel of reeks cellen kan dus worden aangegeven met een celverwijzing, bijvoorbeeld B5. U kunt deze unieke id het beste vergelijken met uw sofinummer.

Het komt u vast bekend voor: wanneer u uw belastingaangifte invult of een bankrekening wilt openen, moet u behalve uw naam ook uw sofinummer opgeven. Uw achternaam en zelfs uw volledige naam is vaak niet uniek. Unieke id's bestaan meestal uit cijfers. Zij dienen ter bescherming van de integriteit van uw gegevens en zorgen ervoor dat er geen dubbele records of gegevens voorkomen in cellen die u niet herkent (zogenaamde null-waarden). Numerieke id's maken het ook mogelijk snel gegevens op te vragen bij het zoeken of sorteren.

Access gebruiken

Gebruik Access in de volgende gevallen:

• U hebt een relationele database (meerdere tabellen) nodig voor het opslaan van uw gegevens.
• Het kan zijn dat u in de toekomst tabellen wilt toevoegen aan een verzameling gegevens die in eerste instantie plat of niet-relationeel van aard zijn.

  Als u bijvoorbeeld informatie over klanten wilt bijhouden, zoals voor- en achternaam, adres en telefoonnummer, maar hieraan later misschien ook informatie wilt kunnen toevoegen over de orders die deze klanten plaatsen, is het verstandig uw gegevensproject op te zetten in Access.

• U hebt een zeer grote hoeveelheid gegevens (duizenden ingangen).

  Als u bijvoorbeeld bij een groot bedrijf werkt en personeelsgegevens moet opslaan, gebruikt u Access.

• U hebt gegevens die voor het grootste deel bestaan uit tekenreeksen van het type 'lange tekst' (geen cijfers of gedefinieerd als cijfers).
• U bent voor het opvragen en analyseren van de benodigde gegevens aangewezen op meerdere externe databases.

  Als u bijvoorbeeld geregeld gegevens moet importeren uit of exporteren naar Access-databases, is het met het oog op een maximale compatibiliteit zinnig te werken in Access.

• U hebt een doorlopende verbinding nodig met een grote externe database, bijvoorbeeld op basis van Microsoft SQL Server.
• U wilt complexe query's uitvoeren.

  Als u bijvoorbeeld werkt bij een groot bedrijf dat orders van klanten verwerkt, kan het zijn dat u wordt gevraagd de namen van klanten op te zoeken die zijn opgeslagen in een SQL Server-database terwijl u nieuwe orders invoert in Access. U kunt in Access vanuit de tabelweergave een permanente verbinding opzetten met de SQL Server-database. Wanneer u de naam van een klant toevoegt of opzoekt, werkt u met de SQL Server-database. De gegevens van nieuwe orders die u zojuist hebt ingevoerd, worden lokaal opgeslagen in Access-tabellen.

• Er werken vele mensen met de database en u hebt betrouwbare methoden nodig voor het bijwerken van de gegevens in die database.

  Zo beschikt Access over Data Access-pagina's voor de meer technisch onderlegde gebruikers en over formulieren voor de mensen die minder technisch onderlegd zijn.

Excel gebruiken

Gebruik Excel in de volgende gevallen:

• U hebt een platte of niet-relationele weergave van uw gegevens nodig (u hebt geen relationele database nodig met meerdere tabellen).

  Dit is met name het geval als de gegevens overwegend numeriek van aard zijn, bijvoorbeeld als u een budget voor een bepaald jaar wilt bijhouden.

• U wilt voornamelijk berekeningen en statistische vergelijkingen op de gegevens uitvoeren, bijvoorbeeld als u een kosten-batenanalyse wilt weergeven in de begroting van uw bedrijf.
• U weet dat de dataset relatief beperkt van omvang is (niet meer dan 15.000 rijen).

Gegevens in Access en Excel beschermen

Het is van belang dat u weet hoe u uw gegevens kunt beschermen, ongeacht het programma dat u gebruikt. Hier volgen enkele tips:

• Maak een reservekopie van het bestand wanneer u de gegevens bijwerkt.
• Vermijd het gebruik van lege cellen in de rijen en kolommen die gegevens bevatten.
• Onttrek belangrijke gegevens zoveel mogelijk aan het zicht met de opties voor weergeven en verbergen.
• Neem maatregelen om de gebruikerstoegang tot uw gegevens te beperken. Dit komt de bescherming van de gegevens ten goede. U kunt hierbij denken aan de volgende beveiligingsmaatregelen:
  • Codering
  • Wachtwoordeisen
  • Machtigingen op gebruikersniveau
  • Digitale handtekeningen
  • Leesbevoegdheden

Raadpleeg de Help van beide programma's voor meer informatie over het beschermen van uw gegevens.

Over de auteur

Emma Nelson schrijft voor het Office Help-team en helpt bij de ontwikkeling van community-functies en inhoudelijke functies voor de volgende versie van Office.