Office Forms Server 2007 voorziet teams en organisaties van een centrale locatie voor het beheren en publiceren van formulieren, zodat deze op een efficiënte wijze kunnen worden beheerd en gepubliceerd. Deze formulieren kunnen vervolgens worden geopend en worden ingevuld in een webbrowser. De informatie die via deze formulieren wordt verzameld, kan op een eenvoudige wijze overal binnen de organisatie opnieuw worden gebruikt en kan in zakelijke processen worden opgenomen omdat InfoPath-formulieren ondersteuning bieden voor de XML-standaard en omdat InfoPath-formulieren gebruik kunnen maken van door de klant gedefinieerde schema’s. Office Forms Server 2007 biedt de volgende mogelijkheden:

• Het implementeren en beheren van oplossingen voor formulieren via een centrale locatie.
• Het voorzien in op een browser gebaseerde gegevensinvoer.
• Het automatiseren van door gegevens aangestuurde zakelijke processen.

Office Forms Server 2007 is ontwikkeld voor organisaties die informatie moeten verzamelen en gebruiken van klanten, burgers, partners en of leveranciers die alleen over internettoegang beschikken. Office Forms Server 2007 is bijzonder nuttig voor zakenmensen en IT professionals die behoefte hebben aan een efficiënte manier waarop zij:

• Gegevens kunnen verzamelen via formulieren die zich voor en buiten de firewall bevinden.
• Gegevens kunnen verzamelen van klanten, leveranciers en partners voor het ontwikkelen en onderhouden van via formulieren aangestuurde zakelijke processen.
• Informatie kunnen opslaan, zodat zij deze vervolgens kunnen standaardiseren, valideren en integreren met serversystemen.

Office Forms Server 2007 biedt u de mogelijkheid om InfoPath-formulieren in te vullen via een webbrowserinterface. Deze mogelijkheid is gebouwd op het Microsoft Windows SharePoint Services-platform en ASP.NET. Als ontwikkelaars InfoPath-formuliersjablonen naar de server publiceren, worden deze sjablonen geconverteerd naar formulieren met webmogelijkheden.

Dit heeft tot gevolg dat gebruikers formulieren kunnen, invullen, weergeven en verzenden zonder dat InfoPath op hun computer is geïnstalleerd. Voor scenario’s waarin er zowel behoefte is aan geavanceerde InfoPath-clientformulieren als aan op het web gebaseerde formulieren hoeven de desbetreffende formuliersjablonen slechts één keer te worden ontworpen. Dit betekent dat ontwikkelaars één enkel formulier kunnen ontwerpen dat zowel in de geavanceerde InfoPath-client als in een webbrowser kan worden gebruikt.

Office Forms Server 2007 stelt teams en organisaties in staat om de benodigde informatie tijdig te vergaren, zodat zij beter in staat zijn om gefundeerde en doeltreffende beslissingen te nemen. Gebruik Office Forms Server 2007:

• Als u snel gestructureerde informatie wilt verzamelen, zodat u deze informatie vervolgens kunt valideren op basis van de zakelijke criteria van uw organisatie. Op deze wijze kan het aantal fouten worden verminderd. Daarnaast kan de noodzaak van het opnieuw uitvoeren van werkzaamheden worden vermeden en kunt u de benodigde informatie bovendien op een snellere en nauwkeurigere wijze verzamelen.
• Als u informatie wilt opslaan in XML volgens een door de klant gedefinieerd schema, zodat deze informatie opnieuw kan worden gebruikt en gedeeld in de organisatie en zodat deze informatie kan worden opgenomen in verschillende zakelijke processen.
• Als u bestaande IT-investeringen en IT-kennis wilt benutten, zodat de implementatiekosten kunnen worden verlaagd.
• Als u op een eenvoudige wijze formulieren wilt maken die voldoen aan de behoeften van zakelijke analisten en die door IT-ontwikkelaars en beheerders kunnen worden geïntegreerd in databasesystemen en worden gepubliceerd voor gebruik in webbrowsers.

Er zijn tal van verschillende scenario’s denkbaar waarbij Office Forms Server 2007 binnen organisaties en werkgroepen of tussen leveranciers en partners kan worden toegepast. Bijvoorbeeld:

• Een divisiemanager kan een systeem voor het beoordelen van prestaties ontwerpen en implementeren.
• Een onderneming kan deze software gebruiken voor het tijdkaartensysteem en onkostenrapporten.
• Een ziektekostenverzekeraar kan formulieren maken en implementeren en deze vervolgens integreren in het databasesysteem van de organisatie en in de zakelijke processen van ziekenhuizen.
• Een overheidsinstantie kan op een browser gebaseerde formulieren ter beschikking stellen aan burgers.

Office Forms Server 2007 bouwt Microsoft .NET Framework verder uit via een ingebouwde ondersteuning voor XML-webservices, zodat u formulieren kunt ontwerpen en bewerken die zijn gebaseerd op XML-gegevens. Office Forms Server 2007 is gebouwd op ASP.NET.

Zie de systeemvereisten voor Office Forms Server 2007.

Office Forms Server 2007 kent geen eigen bestandsindeling. Office Forms Server 2007 maakt gebruik van de XSN-bestandsindeling van InfoPath die vrij toegankelijk is voor het definiëren van oplossingen voor formulieren. De gegevens die in op een browser gebaseerde formulieren worden ingevoerd, worden opgeslagen als XML in het schema dat door de auteur van het formulier is gebruikt. Dit kan een door een klant gedefinieerd schema of een standaardschema zijn.

Een ontwikkelaar kan Microsoft Office InfoPath 2007 gebruiken voor het maken van een oplossing voor formulieren die vervolgens kan worden geïmplementeerd via Office Forms Server 2007. Op deze manier kan het formulier door iedereen die een browser gebruikt, worden ingevuld, zonder dat er hiervoor extra software hoeft te worden geïnstalleerd. U kunt vervolgens Office InfoPath 2007 Ontwerpcontrole gebruiken als u formulieren wilt maken of migreren, zodat de compatibiliteit met de geavanceerde InfoPath-client en gewone webbrowsers behouden blijft.

Office Forms Server 2007 is gebouwd op Windows SharePoint Services 3.0 en heeft deze software ook nodig. U kunt formuliersjablonen naar Windows SharePoint Services publiceren, zodat u deze op een eenvoudige wijze binnen een organisatie kunt distribueren. Gebruikers kunnen formulieren verzenden naar Windows SharePoint Services-formulierbibliotheken en -documentbibliotheken. Daarnaast kunnen er formulieren worden geïntegreerd in taken op het gebied van documentbeheer en levenscycli, zoals archiveren, werkstroombeheer en machtigingsbeheer.

U kunt uw bestaande InfoPath-formulieren gebruiken. U zult deze echter opnieuw moeten distribueren in de ontwerpmodus van Office InfoPath 2007. Gebruik hierbij Ontwerpcontrole, zodat de compatibiliteit met formulieren met browsermogelijkheden niet verloren gaat.