Records uit Access kopiëren naar Excel

• In Access kunt u vanuit elke gegevensbladweergave of elk besturingselement voor een Data Access-pagina gegevens kopiëren en vervolgens in Excel plakken. Gebruik deze methode wanneer u een statische momentopname wilt maken van een paar geselecteerde Access-records.

• U kunt de gegevens in een tabel (tabel: een verzameling gegevens over een bepaald onderwerp die in records (rijen) en velden (kolommen) zijn opgeslagen.), query (query: in Query of Access is dit een middel om de records te vinden die aan een bepaald criterium voldoen dat u opgeeft voor de gegevens die in een database zijn opgeslagen.), formulier of rapport van Access ook opslaan in een Excel-werkmap. Gebruik deze methode om een statische kopie te maken van grote hoeveelheden Access-gegevens.

 Opmerking   Gebruik deze methoden wanneer u de gegevens in Excel niet steeds hoeft te vernieuwen (vernieuwen: het bijwerken van de gegevens van een externe gegevensbron. Telkens wanneer u gegevens vernieuwt, ziet u de meest recente versie van de gegevens in de database, waaronder eventuele wijzigingen die in de gegevens zijn aangebracht.) nadat de Access-database is gewijzigd.

Vernieuwbare Access-gegevens naar Excel overbrengen

Als u de gegevens in het werkblad wilt vernieuwen wanneer de Access-database wordt gewijzigd, bijvoorbeeld om een Excel-samenvatting bij te werken die u elke maand verstuurt zodat deze de actuele maandcijfers bevat, kunt u een query of een Office Data Connection-bestand maken om de gegevens over te brengen naar Excel. Maak een query als u gegevens wilt ophalen uit meer dan één tabel of als u mogelijk het bereik van de opgehaalde gegevens moet wijzigen. Gebruik een Office Data Connection-bestand als u gegevens uit slechts één tabel in de database nodig hebt en u alle gegevens in de tabel wilt ophalen. U kunt de gegevens overbrengen naar Excel als een extern gegevensbereik (externe gegevensreeks: een reeks gegevens die in een werkblad wordt weergegeven, maar ergens buiten Excel is opgeslagen, bijvoorbeeld in een database of tekstbestand. In Excel kunt u deze gegevens op dezelfde manier opmaken of berekenen als alle andere gegevens.) of een draaitabelrapport (draaitabelrapport: een interactief Excel-kruistabelrapport, waarin gegevens uit verschillende bronnen, inclusief de externe, worden samengevoegd en geanalyseerd.). Zowel het bereik als het rapport kunnen worden vernieuwd.

Excel-gegevens koppelen aan een Access-database     U kunt een Excel-bereik als tabel (tabel: een verzameling gegevens over een bepaald onderwerp die in records (rijen) en velden (kolommen) zijn opgeslagen.) koppelen aan een Access-database. Dat is een handige oplossing als u het bereik wilt aanhouden in Excel, maar de lijst ook beschikbaar wilt maken in Access. U kunt gegevens in het gekoppelde Excel-bereik vanuit de Access-database bekijken en bijwerken. U definieert dit type koppeling binnen de Access-database, niet in Excel. Zie de Help van Access voor meer informatie.

Excel-gegevens in een Access-database importeren     Als u in Access werkt en u gegevens uit een Excel-werkmap wilt kopiëren naar de database, kunt u de gegevens importeren in Access. Dat is bijvoorbeeld handig als u een kopie van een kleine hoeveelheid gegevens die u wilt blijven onderhouden in Excel wilt opnemen in een bestaande Access-database, zonder de gegevens te hoeven overtypen.

Een Excel-bereik naar een Access-database converteren     Als u over een groot Excel-bereik beschikt dat u permanent wilt opnemen in een Access-database om gebruik te kunnen maken van de functies van Access voor gegevensbeheer, beveiliging of het werken met meerdere gebruikers, kunt u de gegevens uit Excel naar een Access-database converteren. Gebruik deze methode wanneer u de gegevens wilt overbrengen van Excel naar Access en de gegevens vervolgens alleen wilt gebruiken en beheren in Access.

Een Access-rapport op basis van Excel-gegevens maken     Als u ervaring hebt met het ontwerpen van Access-rapporten en u de Excel-gegevens in dit type rapport wilt samenvatten en ordenen, kunt u een Access-rapport maken op basis van de gegevens in een Excel-bereik. Zie de Help van Access voor meer informatie over het ontwerpen en gebruiken van Access-rapporten.

Een Access-formulier gebruiken voor het invoeren van Excel-gegevens     Als u een aangepast formulier wilt gebruiken voor het invoeren, zoeken of verwijderen van gegevens in een Excel-bereik, kunt u een Access-formulier voor het bereik maken. U kunt bijvoorbeeld een Access-formulier maken voor het invoeren van gegevens voor een Excel-bereik in een andere volgorde dan de volgorde van de kolommen op het werkblad. Gebruik deze methode als u toegang wilt hebben tot bepaalde functies die beschikbaar zijn in Access-formulieren. Zie de help van Access voor meer informatie over het ontwerpen en gebruiken van Access-formulieren.