Alles weergeven

Alles verbergen

Met Microsoft Office Excel kunt u eenvoudig XML-gegevens (Extensible Markup Language (XML (Extensible Markup Language): een compacte vorm van SGML (Standard Generalized Markup Language) die het mogelijk maakt voor ontwikkelaars om aangepaste codes te maken waarmee informatie op een flexibele manier kan worden ingedeeld en gepresenteerd.)) die zijn gemaakt op basis van gegevens uit andere databases en toepassingen importeren, XML-elementen uit een XML-schema (XML-schema: een formele specificatie in de XML-indeling, waarin de structuur van een XML-document wordt gedefinieerd, zoals de elementnamen en gegevenstypen met opmaak, welke elementen samen kunnen voorkomen en welke kenmerken beschikbaar zijn voor elk element.) aan werkbladcellen toewijzen, en gewijzigde XML-gegevens voor interactie met andere databases en toepassingen exporteren. Met deze XML-functies wordt van Office Excel een programma voor het genereren van XML-gegevensbestanden met een vertrouwde gebruikersinterface gemaakt.

• Waarom zou ik XML gebruiken in Excel?

• XML-gegevensbestanden en schemabestanden
• Belangrijke XML- en Excel-scenario's

• De basisbeginselen van het gebruik van XML-gegevens in Excel

• Werken met XML-toewijzingen

• Het taakvenster XML-bron gebruiken
• Elementtypen en de bijbehorende pictogrammen
• Werken met enkelvoudige cellen
• Werken met herhalende cellen in XML-tabellen
• Veiligheidsoverwegingen voor XML-toewijzingen
• XML-gegevens importeren
• Werken met een automatisch gemaakt schema
• XML-gegevens exporteren
• Het Office Open XML-indelingsbestand van Excel met macro's gebruiken

Waarom zou ik XML gebruiken in Excel?

XML is een technologie die is ontworpen voor het beheren en delen van gestructureerde gegevens in een leesbaar tekstbestand. XML volgt de standaardrichtlijnen voor de branche en kan worden verwerkt door allerlei databases en toepassingen. Met XML kunnen toepassingsontwerpers hun eigen aangepaste codes, gegevensstructuren en schema's maken. Kortom: met XML wordt het definiëren, overbrengen, verifiëren en interpreteren van gegevens tussen databases, toepassingen en organisaties aanzienlijk eenvoudiger.

 Terug naar boven

XML-gegevensbestanden en schemabestanden

In Excel wordt hoofdzakelijk met twee typen XML-bestanden gewerkt:

• XML-gegevensbestanden (.XML), die de aangepaste codes en gestructureerde gegevens bevatten.
• Schemabestanden (.XSD), die schemacodes bevatten die zorgen voor de naleving van regels, zoals gegevenstype en verificatie.

 Opmerking   De XML-standaard definieert ook XSLT-bestanden (Extensible Stylesheet Language Transformation (XSL-transformatie (XSLT): een bestand dat wordt gebruikt om XML-documenten om te zetten in andere typen documenten, zoals HTML of XML. Bedoeld voor gebruik als onderdeel van XSL.)) (.XSLT). Deze worden gebruikt om stijlen toe te passen en XML-gegevens om te zetten in andere presentatie-indelingen. U kunt deze omzettingen toepassen voordat u XML-bestanden importeert in Excel en nadat u XML-bestanden hebt geëxporteerd uit Excel. Als XSLT-bestanden zijn gekoppeld aan XML-gegevensbestanden die u importeert in Excel, kunt u de opmaak al dan niet toepassen voordat de gegevens worden toegevoegd aan het werkblad. Dit is echter alleen van toepassing wanneer u een XML-bestand opent met de opdracht Openen op de Microsoft Office-knop .

 Terug naar boven

Belangrijke XML- en Excel-scenario's

Door XML en Excel te gebruiken kunt u werkmappen en gegevens beheren op manieren die voorheen onmogelijk of erg moeilijk waren. Door XML-toewijzingen te gebruiken kunt u specifieke bedrijfsgegevens eenvoudig toevoegen, identificeren en ophalen uit Excel-documenten. Zo zijn een factuur met de naam en het adres van een klant of een rapport met de financiële resultaten van het afgelopen kwartaal niet meer gewoon statische rapporten. U kunt deze informatie eenvoudig importeren uit databases en toepassingen, aanpassen en exporteren naar dezelfde of andere databases en toepassingen.

Hierna volgen belangrijke scenario's waarvoor de XML-functies bedoeld zijn:

• De functionaliteit van bestaande Excel-sjablonen uitbreiden door XML-elementen toe te wijzen aan bestaande cellen. Hierdoor kunt u XML-gegevens gemakkelijker in en uit uw sjablonen importeren en exporteren zonder dat u deze opnieuw hoeft te ontwerpen.
• XML-gegevens gebruiken als invoer voor uw bestaande berekeningsmodellen door XML-elementen toe te wijzen aan bestaande werkbladen.
• XML-gegevensbestanden importeren in een nieuwe werkmap.
• XML-gegevens vanuit een webservice importeren in een Excel-werkblad.
• Gegevens in toegewezen cellen onafhankelijk van andere gegevens in de werkmap exporteren naar XML-gegevensbestanden.

 Terug naar boven

De basisbeginselen van het gebruik van XML-gegevens in Excel

In het volgende diagram wordt weergegeven hoe de verschillende bestanden en bewerkingen samenwerken wanneer u XML gebruikt in combinatie met Excel. Het proces bestaat uit vijf fasen:

Een XML-schemabestand (.XSD) toevoegen aan een werkmap

XML-schema-elementen toewijzen aan afzonderlijke cellen of XML-tabellen

Een XML-gegevensbestand (.XML) importeren en de XML-elementen binden aan toegewezen cellen

Gegevens invoeren, toegewezen cellen verplaatsen en de functionaliteit van Excel gebruiken, en tegelijkertijd de XML-structuur en -definities behouden

Aangepaste gegevens uit toegewezen cellen exporteren naar een XML-gegevensbestand

 Terug naar boven

Werken met XML-toewijzingen

U kunt in Excel een werkmap maken of openen, een XML-schemabestand (.XSD) als bijlage toevoegen aan de werkmap en vervolgens het taakvenster XML-bron gebruiken om XML-elementen van het schema toe te wijzen aan afzonderlijke cellen of tabellen. Nadat u de XML-elementen hebt toegewezen aan uw werkblad, kunt u XML-gegevens importeren in, en exporteren uit de toegewezen cellen.

Wanneer u een XML-schemabestand (.XSD) aan de werkmap toevoegt, maakt u een XML-toewijzing. Normaal gesproken worden XML-toewijzingen gebruikt om toegewezen cellen te maken en om de relatie tussen toegewezen cellen en afzonderlijke elementen in het XML-schema te beheren. Daarnaast worden deze XML-toewijzingen gebruikt om de inhoud van toegewezen cellen te binden aan elementen in het schema wanneer u XML-gegevensbestanden (.XML) importeert of exporteert.

Er zijn twee soorten toegewezen cellen die u kunt maken: enkelvoudige cellen en herhalende cellen (die worden weergegeven als XML-tabellen). Als u flexibeler werkbladen wilt kunnen ontwerpen, sleept u de toegewezen cellen naar een willekeurige plek op een werkblad in een willekeurige volgorde - zelfs als die verschilt van die van het XML-schema. U kunt ook kiezen welke elementen u wilt toewijzen en welke niet.

De volgende regels voor het gebruik van XML-toewijzingen zijn belangrijk:

• Een werkmap kan een of meer XML-toewijzingen bevatten.
• U kunt per keer maar één element aan een locatie in een werkmap toewijzen.
• Elke XML-toewijzing is een onafhankelijke entiteit, ook als meerdere XML-toewijzingen in dezelfde werkmap naar hetzelfde schema verwijzen.
• Een XML-toewijzing kan maar één hoofdelement bevatten. Als u een schema toevoegt waarin meerdere hoofdelementen zijn gedefinieerd, wordt u gevraagd het hoofdelement te kiezen dat voor de nieuwe XML-toewijzing wordt gebruikt.

 Terug naar boven

Het taakvenster XML-bron gebruiken

U gebruikt het taakvenster XML-bron om XML-toewijzingen te beheren. Als u het wilt openen, klikt u, op het tabblad Ontwikkelaars in de groep XML, op Bron. In het volgende diagram worden de belangrijkste functies van dit taakvenster weergegeven.

  Hiermee geeft u XML-toewijzingen weer die zijn toegevoegd aan de werkmap

  Hiermee geeft u een hiërarchische lijst met XML-elementen in de momenteel weergegeven XML-toewijzing weer

  Hiermee stelt u opties in wanneer u werkt met het taakvenster XML-bron en de XML-gegevens, bijvoorbeeld voor het weergeven van een voorbeeld van de gegevens en het beheren van kopteksten

  Hiermee opent u het dialoogvenster XML-toewijzingen, waarin u XML-toewijzingen kunt toevoegen, verwijderen of hernoemen

  Hiermee controleert u of u XML-gegevens kunt exporteren via de huidige XML-toewijzing

 Terug naar boven

Elementtypen en de bijbehorende pictogrammen

In de volgende tabel wordt een overzicht gegeven van alle typen XML-elementen waarmee Excel kan werken, en van de pictogrammen die deze typen elementen vertegenwoordigen.

Elementtype	Pictogram
Bovenliggend element
Vereist bovenliggend element
Herhalend bovenliggend element
Vereist herhalend bovenliggend element
Onderliggend element
Vereist onderliggend element
Herhalend onderliggend element
Vereist herhalend onderliggend element
Kenmerk
Vereist kenmerk
Eenvoudige inhoud in een complexe structuur
Vereiste eenvoudige inhoud in een complexe structuur

 Terug naar boven

Werken met enkelvoudige cellen

Een enkelvoudige cel is een cel die is toegewezen aan een niet-herhalend XML-element. U maakt een enkelvoudige cel door een niet-herhalend XML-element vanuit het taakvenster XML-bron te slepen naar één cel in uw werkblad.

Als u een niet-herhalend XML-element naar het werkblad sleept, kunt u een infolabel gebruiken als u ervoor wilt kiezen de XML-elementnaam op te nemen als koptekst boven of links van de enkelvoudige cel. U kunt echter ook een bestaande celwaarde gebruiken als koptekst.

U kunt ook een formule gebruiken in een enkelvoudige cel als deze cel is toegewezen aan een XML-element met een XSD-gegevenstype (XML Schema Definition) dat door Excel wordt geïnterpreteerd als een getal, datum of tijd.

 Terug naar boven

Werken met herhalende cellen in XML-tabellen

XML-tabellen lijken in uiterlijk en functionaliteit op Excel-tabellen. Een XML-tabel is een Excel-tabel die is toegewezen aan een of meer herhalende XML-elementen. Elke kolom in de XML-tabel vertegenwoordigt een XML-element.

Er wordt een XML-tabel gemaakt wanneer u:

• De opdracht Importeren (in de groep XML op het tabblad Ontwikkelaars) gebruikt om een XML-gegevensbestand te importeren.
• De opdracht Openen (op de Microsoft Office-knop ) gebruikt om een XML-gegevensbestand te openen - en vervolgens Als een XML-tabel selecteert in het dialoogvenster XML openen.
• De opdracht Van XML-gegevensimport (van de opdrachtknop Van andere bronnen in de groep Externe gegevens ophalen op het tabblad Gegevens) gebruikt om een XML-gegevensbestand te importeren - en vervolgens XML-tabel op een bestaand werkblad of Nieuw werkblad selecteert in het dialoogvenster Gegevens importeren.
• Sleep een of meer herhalende elementen van het taakvenster XML-bron naar een werkblad.

Wanneer u een XML-tabel maakt, worden de namen van de XML-elementen automatisch gebruikt als kolomkoppen. U kunt deze wijzigen in elke gewenste kolomkop. De oorspronkelijke namen van de XML-elementen worden echter altijd gebruikt wanneer u gegevens vanuit de toegewezen cellen exporteert.

Twee opties onder de knop Opties in het taakvenster XML-bron komen goed van pas wanneer u werkt met XML-tabellen:

• Elementen automatisch samenvoegen bij het toewijzen  Wanneer deze optie is geselecteerd, wordt er één XML-tabel gemaakt van meerdere velden die op het werkblad worden neergezet. Deze optie werkt zolang deze velden worden neergezet in dezelfde rij en ze aan elkaar grenzen. Wanneer deze optie wordt uitgeschakeld, wordt elk element weergegeven als zijn eigen XML-tabel.
• Mijn gegevens hebben koppen  Wanneer deze optie is geselecteerd, worden bestaande kopgegevens gebruikt als kolomkoppen voor herhalende elementen die u toewijst aan uw werkblad. Wanneer deze optie wordt uitgeschakeld, worden de namen van de XML-elementen gebruikt als kolomkoppen.

Met XML-tabellen kunt u gemakkelijk gegevens importeren, exporteren, sorteren, filteren en afdrukken op basis van een XML-gegevensbron. XML-tabellen hebben echter enkele beperkingen ten aanzien van de indeling op het werkblad.

• XML-tabellen zijn rijgebaseerd, dat wil zeggen ze breiden zich vanuit de veldnamenrij uit naar beneden. U kunt geen nieuwe gegevens toevoegen boven bestaande rijen.
• Het is niet mogelijk een XML-tabel te transponeren zodat nieuwe gegevens aan de rechterkant worden toegevoegd.

U kunt formules gebruiken in kolommen die zijn toegewezen aan XML-elementen met een XSD-gegevenstype (XML Schema Definition), dat in Excel als een getal, datum of tijd wordt geïnterpreteerd. Net als in een Excel-tabel worden formules in een XML-tabel omlaag doorgevoerd in de kolom wanneer er nieuwe rijen aan de tabel worden toegevoegd.

 Terug naar boven

Veiligheidsoverwegingen voor XML-toewijzingen

Een XML-toewijzing en de bijbehorende gegevensbroninformatie worden opgeslagen in de Excel-werkmap en niet in een specifiek werkblad. Een kwaadwillende gebruiker kan deze toewijzingsgegevens bekijken door een Microsoft VBA-macro (Visual Basic for Applications) te gebruiken. Als u de werkmap opslaat als een Office Open XML-bestandsindeling van Excel met macro's, kunnen deze toewijzingsgegevens worden weergegeven met Microsoft Kladblok of een ander tekstverwerkingsprogramma.

Als u de toewijzingsgegevens wilt blijven gebruiken maar de potentieel gevoelige gegevensbroninformatie wilt verwijderen, kunt u de gegevensbrondefinitie van het XML-schema verwijderen uit de werkmap en de XML-gegevens toch exporteren door het selectievakje Gegevensbrondefinitie opslaan in de werkmap in het dialoogvenster Eigenschappen van XML-toewijzing uit te schakelen. Dit selectievakje is beschikbaar via de opdracht Eigenschappen toewijzen in de groep XML op het tabblad Ontwikkelaars.

Als u een werkblad verwijdert voordat u een XML-toewijzing verwijdert, worden de toewijzingsgegevens, over de gegevensbronnen en eventueel andere gevoelige informatie, toch opgeslagen in de werkmap. Als u de werkmap bijwerkt om gevoelige gegevens te verwijderen, moet u ervoor zorgen dat u de XML-toewijzing verwijdert voordat u het werkblad verwijdert zodat de toewijzingsgegevens definitief uit de werkmap worden verwijderd.

 Terug naar boven

XML-gegevens importeren

U kunt XML-gegevens importeren in een bestaande XML-toewijzing in uw werkmap. Wanneer u gegevens importeert, bindt u de gegevens uit het bestand aan een XML-toewijzing die is opgeslagen in uw werkmap. Dit betekent dat elk gegevenselement in het XML-gegevensbestand een corresponderend element heeft in het XML-schema, dat u hebt toegewezen vanuit een XML-schemabestand of een automatisch gemaakt schema. Elke XML-toewijzing mag maar één XML-gegevensbinding hebben en een XML-gegevensbinding is gebonden aan alle toewijzingen die zijn gemaakt vanuit één XML-toewijzing.

U kunt het dialoogvenster Eigenschappen van XML-toewijzing weergeven (klik op Eigenschappen toewijzen in de groep XML op het tabblad Ontwikkelaars). Dit dialoogvenster heeft drie opties die allemaal standaard zijn geselecteerd en die u kunt in- of uitschakelen om het gedrag van een XML-gegevensbinding te bepalen:

• Gegevens valideren volgens een schema voor importeren en exporteren  Hiermee geeft u op of gegevens moeten worden geverifieerd ten opzichte van de XML-toewijzing bij het importeren van gegevens. Klik op deze optie wanneer u ervoor wilt zorgen dat de XML-gegevens die u importeert overeenstemmen met het XML-schema.
• Bestaande gegevens overschrijven met nieuwe gegevens  Hiermee geeft u op of gegevens moeten worden overschreven wanneer u gegevens importeert. Klik op deze optie wanneer u de huidige gegevens wilt vervangen door nieuwe, bijvoorbeeld wanneer het nieuwe XML-gegevensbestand bijgewerkte gegevens bevat.
• Nieuwe gegevens toevoegen aan bestaande XML-tabellen  Hiermee geeft u op of de inhoud van de gegevensbron wordt toegevoegd aan de bestaande gegevens op het werkblad. Klik bijvoorbeeld op deze optie wanneer u gegevens uit verschillende gelijkaardige XML-gegevensbestanden samenvoegt in een XML-tabel of als u de inhoud van een cel die een functie bevat niet wilt overschrijven.

Wanneer u XML-gegevens importeert, wilt u mogelijk sommige toegewezen cellen wel overschrijven en andere niet. Sommige toegewezen cellen bevatten bijvoorbeeld formules en u wilt de formule niet overschrijven wanneer u een XML-bestand importeert. U kunt in dat geval op twee manieren te werk gaan:

• Hef de toewijzing op van de elementen die u niet wilt overschrijven, voordat u de XML-gegevens importeert. Nadat u de XML-gegevens hebt geïmporteerd, kunt u het XML-element opnieuw toewijzen aan de cellen met de formules, zodat u de resultaten van de formules kunt exporteren naar het XML-gegevensbestand.
• Maak twee XML-toewijzingen vanuit hetzelfde XML-schema. Gebruik één XML-toewijzing voor het importeren van de XML-gegevens. Wijs in deze import-XML-toewijzing geen elementen toe aan de cellen die formules of andere gegevens bevatten die u niet wilt overschrijven. Gebruik een andere XML-toewijzing voor het exporteren van de gegevens. Wijs in deze export-XML-toewijzing de elementen toe die u wilt exporteren naar een XML-bestand.

 Opmerking   De functie voor het importeren van XML-gegevens vanuit een webservice met behulp van een Data Retrieval Service Connection-bestand (.UXDC) om verbinding te maken met een gegevensbron wordt niet meer ondersteund in Microsoft Office Excel 2007 via de gebruikersinterface. Als u een werkmap opent die is gemaakt in Office Excel 2003, kunt u de gegevens toch weergeven maar kunt u de gegevensbron niet bewerken of vernieuwen.

 Terug naar boven

Werken met een automatisch gemaakt schema

Als u zonder eerst een bijbehorend XML-schema toe te voegen XML-gegevens importeert om een XML-toewijzing te maken, wordt er automatisch een schema voor u gemaakt op basis van de codes die zijn gedefinieerd in het XML-gegevensbestand. Het automatisch gemaakte schema wordt opgeslagen bij de werkmap. Dankzij dit schema kunt u werken met XML-gegevens als een XML-schemabestand niet is gekoppeld aan de werkmap.

Wanneer u werkt met geïmporteerde XML-gegevens die een automatisch gemaakt schema hebben, kunt u ook het taakvenster XML-bron aanpassen. Selecteer de optie Voorbeeld van gegevens in het taakvenster op de knop Opties om de eerste rij gegevens als voorbeeldgegevens weer te geven in de lijst met elementen, als u XML-gegevens hebt geïmporteerd die zijn gekoppeld aan de XML-toewijzing in de huidige sessie van Excel.

U kunt het automatisch gemaakte schema exporteren als een afzonderlijk XML-schemagegevensbestand (.XSD). Hoewel er XML-schema-editors en andere methoden voor het maken van een XML-schemabestand zijn, kan het zijn dat u hier mogelijk moeilijk toegang toe krijgt of niet weet hoe u ze moet gebruiken. Als alternatief kunt u Excel 2003 XML Tools Add-in versie 1.1 gebruiken. Hiermee kunt u een schemabestand maken op basis van een XML-toewijzing. Zie De Excel 2003 XML Tools Add-in versie 1.1 gebruiken (Engelstalig) voor meer informatie.

 Terug naar boven

XML-gegevens exporteren

U exporteert XML-gegevens door de inhoud van toegewezen cellen op het werkblad te exporteren. Wanneer u gegevens exporteert, worden de volgende regels toegepast om te bepalen welke gegevens moeten worden opgeslagen en op welke wijze dit moet gebeuren:

• Er worden geen lege items gemaakt wanneer er lege cellen bestaan voor een optioneel element, maar er worden wel lege items gemaakt wanneer er lege cellen bestaan voor een vereist element.
• Er wordt gebruikgemaakt van UTF-8-codering (Unicode Transformation Format-8) bij het wegschrijven van de gegevens.
• Alle naamruimten worden gedefinieerd in het XML-hoofdelement.
• Excel overschrijft bestaande voorvoegsels voor naamruimten. Aan de standaardnaamruimte wordt het voorvoegsel ns0 toegewezen. De daaropvolgende naamruimten krijgen het voorvoegsel ns1, ns2 t/m ns<aantal>, waarbij<aantal> het aantal naamruimten aanduidt dat wordt weggeschreven naar het XML-bestand.
• Knooppunten met opmerkingen worden niet bewaard.

U kunt het dialoogvenster Eigenschappen van XML-toewijzing weergeven (klik op Eigenschappen toewijzen in de groep XML op het tabblad Ontwikkelaars) en vervolgens de optie Gegevens valideren volgens een schema voor importeren en exporteren (die standaard is geselecteerd) gebruiken om op te geven of gegevens moeten worden geverifieerd ten opzichte van de XML-toewijzing bij het exporteren van gegevens. Klik op deze optie wanneer u ervoor wilt zorgen dat de XML-gegevens die u exporteert in overeenstemming zijn met het XML-schema.

 Terug naar boven

Het Office Open XML-indelingsbestand van Excel met macro's gebruiken

U kunt een Excel-werkmap opslaan in allerlei bestandsindelingen, waaronder het Office Open XML-indelingsbestand van Excel met macro's (.XLSM). Excel heeft een gedefinieerd XML-schema dat de inhoud van een Excel-werkmap definieert, inclusief XML-codes waarmee alle werkmapgegevens worden opgeslagen, zoals gegevens en eigenschappen, en de algemene structuur van de werkmap wordt gedefinieerd. Aangepaste toepassingen kunnen dit Office XML-indelingsbestand van Excel met macro's gebruiken. Ontwikkelaars kunnen bijvoorbeeld een aangepaste toepassing maken om gegevens te zoeken in meerdere werkmappen die zijn opgeslagen in deze indeling, en een rapportagesysteem maken op basis van de gevonden gegevens.

 Terug naar boven