Microsoft Query is een programma waarmee u gegevens kunt ophalen uit externe bronnen. Als u met Microsoft Query gegevens ophaalt uit bedrijfsdatabases (database: een verzameling gegevens die verband houdt met een bepaald onderwerp of doel. In een database wordt informatie over een bepaalde entiteit, zoals een werknemer of bestelling, ingedeeld in tabellen, records en velden.) en bedrijfsbestanden, hoeft u de gegevens die u in Excel wilt analyseren, niet over te typen. U kunt ook rapporten en samenvattingen in Excel automatisch vernieuwen vanuit de oorspronkelijke brondatabase als hieraan nieuwe gegevens worden toegevoegd.

---

• Meer informatie over Microsoft Query

• Verbinding maken met een gegevensbron

• De wizard Query gebruiken om een query te definiëren

• Werken met de gegevens in Excel

---

Meer informatie over Microsoft Query

Met Microsoft Query kunt u verbinding maken met externe gegevensbronnen, gegevens uit deze externe bronnen selecteren, die gegevens importeren in uw werkblad en de gegevens zo nodig vernieuwen om uw werkbladgegevens gesynchroniseerd te houden met de gegevens in externe bronnen.

Typen databases waaruit u gegevens kunt ophalen   U kunt gegevens ophalen uit verschillende typen databases, waaronder databases van Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server en Microsoft SQL Server OLAP-services. Bovendien kunt u gegevens ophalen uit Excel-werkmappen en uit tekstbestanden.

Microsoft Office beschikt over stuurprogramma's waarmee u gegevens kunt ophalen uit de volgende gegevensbronnen (gegevensbron: opgeslagen informatie over een 'bron' waarmee een verbinding met een database tot stand wordt gebracht. Een gegevensbron bestaat meestal uit de naam en locatie van de databaseserver, de naam van het stuurprogramma dat gebruikt wordt om verbinding met de database te maken en informatie die de database nodig heeft wanneer u zich aanmeldt.):

• Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-provider (OLAP-provider: een aantal softwarecomponenten voor toegang tot een bepaald type OLAP-database. Een stuurprogramma voor gegevensbronnen kan deel uit maken van deze software, evenals andere clientsoftware voor het maken van verbinding met de database.))
• Microsoft Office Access
• dBASE
• Microsoft FoxPro
• Microsoft Office Excel
• Oracle
• Paradox
• Tekstbestanddatabases

U kunt bovendien met ODBC-stuurprogramma's (ODBC-stuurprogramma (Open Database Connectivity): een programmabestand waarmee u een verbinding kunt maken met een bepaalde database. Voor elk databaseprogramma, zoals Access of dBASE, en elk databasebeheersysteem, zoals SQL Server, hebt u een ander stuurprogramma nodig.) of gegevensbronstuurprogramma's (stuurprogramma voor gegevensbron: een programmabestand dat voor de verbinding met een bepaalde database wordt gebruikt. Voor elk databaseprogramma of beheersysteem hebt u een ander stuurprogramma nodig.) van andere fabrikanten gegevens ophalen uit gegevensbronnen die hier niet worden vermeld, waaronder andere typen OLAP-databases. Raadpleeg de documentatie bij de database of neem contact op met de leverancier van de database voor meer informatie over het installeren van een ODBC-stuurprogramma of gegevensbronstuurprogramma dat hier niet wordt vermeld.

Gegevens uit een database selecteren   U haalt gegevens uit een database op door een query te maken. Dit is een vraag die u stelt over gegevens die in een externe database zijn opgeslagen. Als de gegevens bijvoorbeeld in een Access-database zijn opgeslagen, wilt u misschien de verkoopcijfers voor een bepaald product per regio opvragen. U kunt dan een deel van de gegevens ophalen door alleen de gegevens voor het product en de regio te selecteren die u wilt analyseren.

Met Microsoft Query kunt u selecteren welke kolommen met gegevens u wilt gebruiken en alleen die gegevens in Excel importeren.

Een werkblad met één bewerking bijwerken   Als u externe gegevens hebt opgehaald in een Excel-werkmap en in de oorspronkelijke database wijzigingen worden aangebracht, kunt u de gegevens in de werkmap vernieuwen (vernieuwen: het bijwerken van de gegevens van een externe gegevensbron. Telkens wanneer u gegevens vernieuwt, ziet u de meest recente versie van de gegevens in de database, waaronder eventuele wijzigingen die in de gegevens zijn aangebracht.) om uw analyse bij te werken zonder dat u de overzichtsrapporten en grafieken opnieuw hoeft te maken. U kunt bijvoorbeeld een maandelijks verkoopoverzicht maken en dit elke maand vernieuwen zodra de nieuwe verkoopcijfers zijn ontvangen.

Het gebruik van gegevensbronnen in Microsoft Query   Nadat u een gegevensbron voor een bepaalde database hebt ingesteld, kunt u hiermee steeds opnieuw een query maken en gegevens uit de database selecteren en ophalen, zonder dat u alle verbindingsgegevens opnieuw hoeft te typen. In Microsoft Query wordt de gegevensbron gebruikt om een verbinding met de externe database tot stand te brengen en u te laten zien welke gegevens beschikbaar zijn. Wanneer u de query hebt gemaakt en aangeeft dat u de gegevens in Excel wilt weergeven, wordt het Excel-werkblad door Microsoft Query voorzien van informatie over zowel de query als de gegevensbron, zodat u altijd een nieuwe verbinding met de gegevensbron kunt maken als u de gegevens wilt vernieuwen.

Microsoft Query gebruiken voor het importeren van gegevens   Als u externe gegevens wilt importeren in Excel met Microsoft Query, volgt u deze basisstappen die in de volgende secties nader worden beschreven.

1. Verbinding maken met een gegevensbron
2. De wizard Query gebruiken om een query te definiëren.
3. Werken met de gegevens in Excel.

 Terug naar boven

Verbinding maken met een gegevensbron

Wat is een gegevensbron?   Een gegevensbron is een opgeslagen set informatie waarmee in Excel en Microsoft Query een verbinding met een externe database kan worden gemaakt. Als u een gegevensbron instelt met Microsoft Query, geeft u een naam op voor de gegevensbron, de naam en de locatie van de database of server, het type database en uw aanmeldings- en wachtwoordgegevens. U kunt ook de naam van een ODBC-stuurprogramma of gegevensbronstuurprogramma opgeven. Dit is een programma waarmee verbindingen met een bepaald type database worden gemaakt.

Een gegevensbron instellen met Microsoft Query:

1. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Externe gegevens ophalen op Van andere bronnen. Klik vervolgens op Van MS Query.
2. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Klik op het tabblad Databases als u een gegevensbron wilt opgeven voor een database, een tekstbestand of een Excel-werkmap.
   • Klik op het tabblad OLAP-kubussen als u een gegevensbron wilt opgeven voor een OLAP-kubus (kubusdefinitie: informatie die door de wizard OLAP-kubus wordt opgeslagen in een OGY-bestand en die aangeeft hoe een OLAP-kubus in het geheugen moet worden opgebouwd met gegevens uit een relationele database.). Dit tabblad is alleen beschikbaar als u Microsoft Query vanuit Excel uitvoert.
3. Dubbelklik op <Nieuwe gegevensbron>.

   -of-

   Klik op <Nieuwe gegevensbron> en vervolgens op OK.

   Het dialoogvenster Nieuwe gegevensbron maken wordt weergegeven.
4. In stap 1 typt u een naam voor de gegevensbron.
5. In stap 2 klikt u op een stuurprogramma voor het type database dat u als gegevensbron gebruikt.

   Als de externe database die u wilt gebruiken, niet door de ODBC-stuurprogramma's wordt ondersteund die samen met Microsoft Query zijn geïnstalleerd, moet u een Microsoft Office-compatibel ODBC-stuurprogramma van derden, bijvoorbeeld de fabrikant van de database, aanschaffen en installeren. Neem contact op met de verkoper van de database voor installatie-instructies.

    Opmerking   Voor OLAP-databases is geen ODBC-stuurprogramma vereist. Tijdens de installatie van Microsoft Query worden er stuurprogramma's geïnstalleerd voor toegang tot databases die zijn gemaakt met Microsoft SQL Server Analysis Services. Als u verbinding wilt maken met andere OLAP-databases, moet u een gegevensbronstuurprogramma en clientsoftware installeren.

6. Klik op Verbinden en geef de gegevens op die nodig zijn om verbinding te maken met uw gegevensbron. Bij databases, Excel-werkmappen en tekstbestanden is de vereiste informatie afhankelijk van het type gegevensbron dat u hebt geselecteerd. Mogelijk wordt u gevraagd om een aanmeldnaam, een wachtwoord, de versie van de database die u gebruikt, de databaselocatie of andere informatie over het type database op te geven.

   Gebruik sterke wachtwoorden die bestaan uit een combinatie van hoofdletters, kleine letters, cijfers en speciale tekens. In zwakke wachtwoorden worden deze elementen niet gecombineerd. Een voorbeeld van een sterk wachtwoord is: Y6dh!et5. Een voorbeeld van een zwak wachtwoord is: Huis27. Wachtwoorden moeten uit ten minste acht tekens bestaan. Een wachtwoord in de vorm van een zin van meer dan veertien tekens is beter. Zie Uw persoonlijke gegevens beter beveiligen met sterke wachtwoorden (Engelstalig) voor meer informatie.

   Het is van essentieel belang dat u uw wachtwoord onthoudt. Als u uw wachtwoord vergeet, kan Microsoft dit niet voor u achterhalen. Bewaar de wachtwoorden die u opschrijft, op een veilige plaats en niet in de buurt van de gegevens die u met behulp van deze wachtwoorden beveiligt.

7. Nadat u de vereiste gegevens hebt ingevoerd, klikt u op OK of Voltooien en komt u weer terug in het dialoogvenster Nieuwe gegevensbron maken.
8. Als uw database tabellen (tabel: een verzameling gegevens over een bepaald onderwerp die in records (rijen) en velden (kolommen) zijn opgeslagen.) bevat en u wilt dat een bepaalde tabel automatisch in de wizard Query wordt weergegeven, klikt u in het vak vóór stap 4 en vervolgens op de gewenste tabel.
9. Als u uw gebruikersnaam en wachtwoord niet telkens wilt invoeren wanneer u de gegevensbron gebruikt, schakelt u het selectievakje Mijn gebruikers-id en wachtwoord opslaan in de definitie van de gegevensbron in. Het opgeslagen wachtwoord is niet versleuteld. Als dit vakje niet beschikbaar is, vraagt u aan uw databasebeheerder of deze optie weer kan worden ingeschakeld.

   Beveiliging  Sla geen aanmeldingsinformatie op bij het maken van een verbinding met gegevensbronnen. Deze informatie kan worden opgeslagen als tekst zonder opmaak en een kwaadwillende gebruiker kan deze informatie gebruiken om de beveiliging van de gegevensbron aan te tasten.

Na het uitvoeren van deze stappen wordt de naam van uw gegevensbron weergegeven in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren.

 Terug naar boven

De wizard Query gebruiken om een query te definiëren

De wizard Query gebruiken voor de meeste query's   De wizard Query maakt het gemakkelijk om gegevens van verschillende tabellen en velden in uw database te selecteren en samen te voegen. Met deze wizard kunt u de tabellen en velden selecteren die u wilt opnemen. Er wordt automatisch een inner join (met deze querybewerking worden rijen uit twee tabellen gecombineerd op basis van identieke veldwaarden) gemaakt als de wizard een veld voor een primaire sleutel herkent in de ene tabel en een veld met dezelfde naam in een tweede tabel.

U kunt de wizard ook gebruiken om de resultaatset te sorteren en om eenvoudige filteropdrachten uit te voeren. In de laatste stap van de wizard kunt u opgeven dat de gegevens naar Excel moeten worden gestuurd of dat u de query verder wilt uitbouwen in Microsoft Query. Nadat de query is gemaakt, kunt u deze in Excel of Microsoft Query uitvoeren.

Voer de volgende stappen uit om de wizard Query te starten:

1. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Externe gegevens ophalen op Van andere bronnen. Klik vervolgens op Van MS Query.
2. Zorg ervoor dat in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren het selectievakje Query's maken/bewerken met behulp van de wizard Query is ingeschakeld.
3. Dubbelklik op de gegevensbron die u wilt gebruiken.

   -of-

   Klik op de gegevensbron die u wilt gebruiken en klik vervolgens op OK.

Rechtstreeks in Microsoft Query werken voor andere typen query's   Als u een ingewikkeldere query wilt maken dan door de wizard Query is toegestaan, kunt u rechtstreeks in Microsoft Query werken. In Microsoft Query kunt u query's bekijken en wijzigen die u oorspronkelijk met de wizard Query hebt gemaakt of nieuwe query's maken zonder de wizard te gebruiken. Werk rechtstreeks in Microsoft Query als u query's wilt maken waarmee de volgende bewerkingen worden uitgevoerd:

• Specifieke gegevens in een veld selecteren      In een grote database wilt u misschien bepaalde gegevens in een veld gebruiken en gegevens weglaten die u niet nodig hebt. Als u bijvoorbeeld gegevens van twee producten nodig hebt uit een veld dat informatie over meerdere producten bevat, kunt u criteria (criteria: voorwaarden die u opgeeft als u alleen bepaalde records wilt opnemen in het resultaat van een query of filter.) opgeven om alleen de gegevens voor de gewenste producten te selecteren.
• Gegevens ophalen op basis van verschillende criteria telkens als u de query uitvoert      Als u hetzelfde Excel-rapport of dezelfde Excel-samenvatting wilt maken voor verschillende gebieden in dezelfde externe gegevens, bijvoorbeeld een afzonderlijk verkooprapport per regio, kunt u een zogeheten parameterquery (parameterquery: een type query waarbij tijdens de uitvoering om de waarden (criteria) wordt gevraagd die bij het selecteren van de records voor de resultaatset moeten worden gebruikt. Een parameterquery kunt u daarom voor verschillende resultaatsets gebruiken.) maken. Als u een parameterquery uitvoert, wordt u gevraagd een waarde in te voeren die als criterium moet worden gebruikt bij de selectie van records. U kunt zo bijvoorbeeld een bepaalde regio opgeven. Deze query kunt u dan telkens opnieuw gebruiken voor het maken van regionale verkooprapporten.
• Gegevens op verschillende manieren combineren   De inner joins die door de wizard Query worden gemaakt, zijn het meest gangbare type join dat voor het maken van query's wordt gebruikt. Soms wilt u mogelijk een ander type join gebruiken. Als u bijvoorbeeld een tabel hebt met informatie over de verkoop van producten en een tabel met gegevens van klanten, kunt u met een inner join (het type dat wordt gemaakt door de wizard Query) voorkomen dat klantenrecords worden opgehaald van klanten die de laatste tijd niets hebben gekocht. Met Microsoft Query kunt u deze tabellen combineren, zodat alle klantenrecords worden opgehaald, plus de verkoopgegevens van klanten die de laatste tijd iets hebben gekocht.

Voer de volgende stappen uit om Microsoft Query te starten:

1. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Externe gegevens ophalen op Van andere bronnen. Klik vervolgens op Van MS Query.
2. Zorg ervoor dat in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren het selectievakje Query's maken/bewerken met behulp van de wizard Query is uitgeschakeld.
3. Dubbelklik op de gegevensbron die u wilt gebruiken.

   -of-

   Klik op de gegevensbron die u wilt gebruiken en klik vervolgens op OK.

Query's opnieuw gebruiken en delen   Zowel in de wizard Query als in Microsoft Query kunt u uw query's opslaan als een bestand met de extensie DQY. U kunt dit bestand wijzigen, opnieuw gebruiken en delen. De DQY-bestanden kunnen in Excel rechtstreeks worden geopend, zodat u of andere gebruikers extra gegevensbereiken kunnen maken op basis van dezelfde query.

Een opgeslagen query van Excel openen:

1. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Externe gegevens ophalen op Van andere bronnen. Klik vervolgens op Van MS Query. Daarna wordt het dialoogvenster Gegevensbron selecteren weergegeven.
2. Klik op het tabblad Query's in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren.
3. Dubbelklik op de opgeslagen query die u wilt openen. De query wordt weergegeven in Microsoft Query.

Als u een opgeslagen query wilt openen terwijl Microsoft Query al geopend is, klikt u op het menu Bestand van Microsoft Query en vervolgens op Openen.

Als u dubbelklikt op een DQY-bestand, wordt Excel geopend waarna de query wordt uitgevoerd en de resultaten worden ingevoegd in een nieuw werkblad.

Als u een Excel-samenvatting of -rapport dat is gebaseerd op externe gegevens, wilt delen met andere gebruikers, kunt u een werkblad met een extern gegevensbereik beschikbaar stellen of kunt u een sjabloon (sjabloon: een werkmap die u maakt en gebruikt als basis voor andere, soortgelijke werkmappen. U kunt sjablonen maken voor werkmappen en werkbladen. De standaardsjabloon voor werkmappen is Map.xlt en de standaardsjabloon voor werkbladen is Blad.xlt.) maken. Met een sjabloon kunt u de samenvatting of het rapport zonder de externe gegevens opslaan, zodat het bestand kleiner blijft. Gebruikers kunnen de externe gegevens ophalen door het openen van de sjabloon.

 Terug naar boven

Werken met de gegevens in Excel

Nadat u een query hebt gemaakt met de wizard Query of Microsoft Query, kunt u de gegevens weergeven in een werkblad van Excel. De gegevens worden vervolgens weergegeven in de vorm van een extern gegevensbereik (externe gegevensreeks: een reeks gegevens die in een werkblad wordt weergegeven, maar ergens buiten Excel is opgeslagen, bijvoorbeeld in een database of tekstbestand. In Excel kunt u deze gegevens op dezelfde manier opmaken of berekenen als alle andere gegevens.) of een draaitabelrapport (draaitabelrapport: een interactief Excel-kruistabelrapport, waarin gegevens uit verschillende bronnen, inclusief de externe, worden samengevoegd en geanalyseerd.) dat u kunt opmaken en vernieuwen.

Opgehaalde gegevens opmaken   U kunt in Excel de gebruikelijke hulpmiddelen, zoals grafieken of automatische subtotalen, gebruiken om de gegevens die zijn opgehaald door Microsoft Query, weer te geven en samen te vatten. U kunt de gegevens opmaken, waarbij de opmaak blijft behouden als u de externe gegevens vernieuwt vanuit de brondatabase. U kunt uw eigen kolomlabels gebruiken in plaats van de veldnamen, en u kunt automatisch rijnummers toevoegen.

In Excel krijgen nieuwe gegevens die u onder aan een bereik typt, automatisch de opmaak van de voorgaande rijen. Ook worden formules die in de voorgaande rijen zijn herhaald, in Excel automatisch gekopieerd naar extra rijen.

 Opmerking   De opmaak en formules worden alleen doorgevoerd als deze in ten minste drie van de vijf rijen vóór de nieuwe rij in de lijst voorkomen.

U kunt deze optie te allen tijde inschakelen (of weer uitschakelen):

1. Klik op de Microsoft Office-knop , klik op Opties voor Excel en klik op de categorie Geavanceerd.
2. Als u het automatisch doorvoeren van opmaak en formules wilt inschakelen, schakelt u het selectievakje Opmaak en formules van gegevensbereiken doorvoeren in de sectie Bewerken in. Als u de automatische opmaak van gegevensreeksen weer wilt uitschakelen, schakelt u dit selectievakje uit.

Externe gegevens vernieuwen   Als u externe gegevens vernieuwt, voert u de query uit om nieuwe of gewijzigde gegevens op te halen die overeenkomen met uw specificaties. U kunt een query vernieuwen in zowel Microsoft Query als Excel. Excel biedt verschillende opties voor het vernieuwen van query's. Zo kunnen de gegevens worden vernieuwd zodra u het werkblad opent of met een bepaald interval. U kunt doorgaan met werken in Excel terwijl de gegevens worden vernieuwd, en u kunt ook de status van de gegevens controleren terwijl deze worden vernieuwd. Zie Gekoppelde (geïmporteerde) gegevens vernieuwen voor meer informatie.

 Terug naar boven