Er zijn allerlei manieren om zakelijke informatie en gegevens te delen, analyseren en over te dragen in Microsoft Office Excel 2007. De methode die u kiest voor het delen van gegevens hangt van allerlei factoren af, waaronder de vraag hoe u wilt dat anderen de gegevens kunnen bekijken en bewerken. U wilt bijvoorbeeld misschien voorkomen dat gevoelige of belangrijke informatie kan worden gewijzigd, of u wilt juist toestaan dat gebruikers de gegevens wijzigen en bewerken. Misschien moet u de gegevens kunnen delen met gebruikers die niet over Microsoft Office Excel beschikken of een andere versie van Excel hebben. Misschien wilt u alleen een vastgelegde versie van uw werkmap delen die gemakkelijk per e-mail kan worden verzonden en kan worden afgedrukt.

Dit artikel geeft een overzicht van hoe u gegevens kunt delen in Excel, wat u en anderen nodig hebben om de gegevens te kunnen weergeven of bewerken, en de beperkingen met betrekking tot het delen van gegevens. Ook krijgt u verwijzingen naar artikelen met meer details.

---

• Gegevens delen met behulp van Excel Services en toch maar één versie van de werkmap behouden

• Samenwerken aan werkmappen op een server voor documentbeheer

• Gegevens distribueren via e-mail, per fax of door ze af te drukken

• Werkmappen uitwisselen met gebruikers van oudere versies van Excel

• Werkmappen distribueren onder gebruikers die geen Excel hebben

• Meerdere gebruikers toestaan om tegelijk een werkmap te bewerken

• Kopieën van een werkmap distribueren en vervolgens de gegevens uit de verschillende kopieën samenvoegen

---

Gegevens delen met behulp van Excel Services en toch maar één versie van de werkmap behouden

Als u toegang hebt tot Excel Services (een onderdeel van Microsoft Office SharePoint Server 2007 waarop Excel Calculation Services kan worden uitgevoerd), kunt u een werkmap op die server opslaan zodat andere gebruikers met een browser toegang kunnen krijgen tot de hele werkmap of delen ervan.

Na opslag op de server worden werkmappen weergegeven door Microsoft Office Excel Web Access. Met Excel Web Access kunnen gebruikers werkmappen weergeven en bewerken in een bekende browseromgeving en tevens berekeningen uitvoeren, momentopnamen maken, gegevens vernieuwen en waarden extraheren op basis van de werkmappen. Werkmappen kunnen ook worden gebruikt in dashboardrapporten. (Net als op een autodashboard worden in een dashboardrapport essentiële gegevens overzichtelijk weergegeven, zodat de gebruiker de gewenste informatie in één oogopslag kan overzien.) Bovendien hoeft de gebruiker Microsoft Office Excel 2007 niet op de lokale computer te hebben geïnstalleerd om Excel Web Access te kunnen gebruiken.

In de onderstaande illustratie ziet u een voorbeeld van Excel Web Access in een dashboardrapport.

Wanneer u een werkmap opslaat naar Excel Services, wordt de hele werkmap op de server geplaatst. U kunt echter instellen welke onderdelen van de werkmap (zoals afzonderlijke werkbladen, benoemde bereiken of grafieken) u in de browser wilt weergeven. U kunt ook parameters instellen om interactie toe te staan, door bepaalde afzonderlijke cellen aan te merken als bewerkbaar op het werkblad dat kan worden weergegeven. U kunt bijvoorbeeld cellen specificeren waarin gebruikers waarden kunnen typen, die worden gebruikt door formules in andere cellen, waarna de gebruikers de door Excel Services berekende resultaten kunnen zien.

Gebruik Excel Services voor het delen van gegevens in de volgende situaties:

• U hebt toegang tot Excel Services, een onderdeel van Office SharePoint Server dat Excel Calculation Services kan uitvoeren.
• U wilt slechts één exemplaar van een werkmap of werkblad bijhouden op een centrale, veilige plaats.
• Gebruikers moeten gegevens kunnen analyseren, in grafieken en draaitabellen opnemen, en bewerken met een browser. Excel hoeft niet te zijn geïnstalleerd op de computers van die gebruikers.
• U wilt bijdragen aan de beveiliging en bescherming van werkmapmodellen en de gegevens die in die modellen zijn opgenomen. U kunt gebruikers machtigingen voor alleen-lezen toekennen, zodat die gebruikers het werkblad kunnen weergeven in de browser, maar geen toegang hebben tot het werkblad via Excel of een ander clientprogramma. Verder kunt u ook regelen welke onderdelen van het werkblad gebruikers kunnen weergeven in hun browser.
• U wilt een werkmap gebruiken in een dashboardrapport op een webpagina waar u belangrijke projectinformatie snel kunt weergeven en analyseren.
• U wilt rapportagefuncties gebruiken om gebruikers op de hoogte te stellen van bijgewerkte rapporten.

Verder kunnen beheerders met Excel Services geprogrammeerd of handmatig aangepaste Excel-werkbladen op de server te beheren en distribueren.

Zie Werkmappen opslaan in Excel Services voor meer informatie over het opslaan en beheren van werkmappen met behulp van Excel Services, een onderdeel van Office SharePoint Server.

 Terug naar boven

Samenwerken aan werkmappen op een server voor documentbeheer

Als u een of meer werkmappen beschikbaar wilt stellen op een centrale locatie voor een gezamenlijk project, kunt u ze opslaan op een server voor documentbeheer. Bij gebruik van een server voor documentbeheer heeft u beschikking over speciale functies, zoals geautomatiseerde werkstromen en gedeelde documentbibliotheken, waarbij documenten kunnen worden opgehaald en weer afgegeven. Als u ook Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 hebt, kunt u uw document opslaan in een gedeelde werkruimte, zodat andere gebruikers nog gemakkelijker aan het document kunnen samenwerken en zodat u de lokale kopie van de werkmap gesynchroniseerd kunt houden met wijzigingen vanaf de server.

Uw werkmap opslaan op een server voor documentbeheer

U kunt werkmappen opslaan op een server voor documentbeheer, zoals Windows SharePoint Services 3.0, zodat gebruikers op een centrale locatie aan documenten kunnen samenwerken en kunnen profiteren van de vele voorzieningen voor documentbeheer die door de serversystemen voor documentbeheer worden geboden.

Werk samen met behulp van een server voor documentbeheer in de volgende situaties:

• U hebt toegang tot een server voor documentbeheer.
• Gebruikers hebben Excel geïnstalleerd om werkmappen van de server voor documentbeheer te kunnen openen en gebruiken.

• U wilt kunnen gebruikmaken van de voorzieningen van servers voor documentbeheer, zoals:
• Geautomatiseerde werkstroom, zodat de gebruikers die aan het document werken meldingen ontvangen en weten aan welke fase van het project ze werken (revisie, feedback, goedkeuring, enzovoort), zodat de gebruikers op de gewenste momenten hun kennis en expertise kunnen bijdragen.
• Documentbibliotheken waarin u werkmappen kunt opslaan en organiseren.
• Werkmappen inchecken, uitchecken en versies van werkmappen beheren.
• Administratie- en rapportagefuncties.
• Samenwerkingsfuncties, zoals documentwerkruimtelocaties.

Als u een werkmap wilt publiceren opslaan op een server voor documentbeheer, controleert u of de server voor documentbeheer beschikbaar is en klikt u achtereenvolgens op de Microsoft Office-knop , op de pijl naast Publiceren en vervolgens op Server voor documentbeheer. Kies in het dialoogvenster Opslaan als een serverlocatie en de naam van de werkmap en klik vervolgens op Opslaan.

Een documentwerkruimte aanmaken met Windows SharePoint Services 3.0

Als u uw werkmap wilt delen op een Windows SharePoint Services 3.0-site, zodat andere gebruikers er gemakkelijk aan kunnen samenwerken, terwijl u een lokale kopie van de werkmap behoudt die met de wijzigingen wordt gesynchroniseerd, kunt u een documentwerkruimte maken en gebruiken.

Een documentwerkruimte is een gebied dat zich op een Windows SharePoint Services 3.0-server bevindt waarin gebruikers documenten en informatie delen, lijsten van relevante gegevens bijhouden en elkaar op de hoogte houden van de status van een bepaald project.

Gebruik in de volgende situaties een documentwerkruimte:

• U hebt toegang tot een server waarop Windows SharePoint Services 3.0 wordt uitgevoerd.
• U kunt de site maken en beheren waarop de documenten worden opgeslagen en u wilt gebruikers die de site bezoeken of gebruiken machtigingen toekennen op verschillende niveaus.
• Gebruikers hebben Excel geïnstalleerd om werkmappen op de server te kunnen openen en gebruiken.
• U wilt een takenlijst bijhouden om taken met specifieke deadlines toe te wijzen aan leden van de documentwerkruimte. Als een ander lid aan u een taak heeft toegewezen, kunt u deze afvinken in de takenlijst. Wanneer een ander lid van het team de takenlijst in het venster Documentwerkruimte opent, kan hij of zij zien dat u die taak hebt voltooid.
• U wilt de gebruikersnamen van de leden van de documentwerkruimte weergeven in een ledenlijst. In de documentwerkruimte worden contactgegevens (zoals de status beschikbaar of bezet, telefoonnummer en e-mailadres) en andere eigenschappen opgenomen, zodat de leden gemakkelijk het contact kunnen onderhouden. Als u gebruikmaakt van expresberichten, kunt u ook de onlinestatus van de leden van de documentwerkruimte zien.
• U wilt de leden via e-mail op de hoogte stellen van wijzigingen in een lijst, een bepaald item (bijvoorbeeld de status van een taak) of een document in de documentwerkruimte.

Als u een documentwerkruimte wilt maken vanuit Excel en een werkmap opslaan in die documentwerkruimte, controleert u eerst of Windows SharePoint Services 3.0 is geïnstalleerd en beschikbaar is en klikt u achtereenvolgens op de Microsoft Office-knop , op de pijl naast Publiceren en op Documentwerkruimte maken. In het taakvenster typt u de naam die u aan de documentwerkruimte wilt geven en vervolgens typt of selecteert u de URL voor de webserver waarop u de werkmap wilt opslaan.

 Terug naar boven

Gegevens distribueren via e-mail, per fax of door ze af te drukken

De meest gebruikte manieren om Excel-gegevens te delen zijn wellicht werkmappen verzenden per e-mail, werkmappen faxen en papieren exemplaren van werkmappen afdrukken en distribueren. Gebruik e-mail, fax of afdrukken voor het distribueren van werkmappen in de volgende situaties:

• U hebt een e-mailprogramma zoals Microsoft Office Outlook 2007.
• U hebt een faxmachine of faxsoftware en een internetverbinding.
• U hebt een printer en u wilt papieren exemplaren van uw gegevens gebruiken of distribueren, zodat mensen er dingen in kunnen naslaan.

Werkmappen per e-mail verzenden

U kunt een werkmap verzenden vanuit Excel of vanuit uw e-mailprogramma. Als u een werkmap wilt verzenden vanuit Excel, opent u de werkmap die u wilt verzenden en klikt u achtereenvolgens op de Microsoft Office-knop , op de pijl naast Verzenden en op E-mail.

Werkmappen faxen

U kunt een werkmap vanuit Excel faxen als u een overeenkomst hebt met een faxserviceprovider of als u faxsoftware hebt en een internetverbinding of een faxmodem. U kunt de werkmap ook afdrukken en vervolgens faxen met een faxmachine.

Als u een werkmap wilt faxen vanuit Excel, controleert u eerst of u een internetverbinding hebt en een overeenkomst met een faxprovider. Open de werkmap die de informatie bevat die u wilt faxen en klik achtereenvolgens op de Microsoft Office-knop , op de pijl naast Verzenden en op Internetfax.

Werkmappen afdrukken

Het is gemakkelijk om een werkmap af te drukken vanuit Excel. Voordat u een werkmap gaat afdrukken die grote hoeveelheden gegevens of grafieken bevat, kunt u de werkmap snel perfectioneren in de weergave Pagina-indeling om een professioneel uitziend resultaat te verkrijgen. In deze weergave kunt u de indeling en opmaak van de gegevens op dezelfde manier wijzigen als in de normale weergave. Maar u kunt hier ook met linialen de breedte en hoogte van de gegevens meten, de stand van de pagina wijzigen, paginakopteksten en -voetteksten toevoegen of wijzigen, marges instellen voor het afdrukken en de rij- en kolomkoppen verbergen of weergeven. Zie De weergave Pagina-indeling gebruiken om de pagina's voor het afdrukken te perfectioneren voor meer informatie over de weergave Pagina-indeling.

Zie Een werkblad of werkmap afdrukken voor meer informatie over afdrukken vanuit Excel.

 Terug naar boven

Werkmappen uitwisselen met gebruikers van oudere versies van Excel

Als u werkmappen wilt uitwisselen met andere gebruikers die misschien een oudere versie van Excel gebruiken, kunt u de werkmap opslaan in de indeling Excel 97-2003 (.XLS) in plaats van Office Excel 2007 XML of binaire indeling (.XLSX of .XLSB) en aan het document werken in de compatibiliteitsmodus. De compatibiliteitsmodus wordt automatisch ingeschakeld wanneer u een Excel 97-2003-werkmap opent. De visuele aanwijzing Compatibiliteitsmodus verschijnt op de titelbalk van het programma wanneer u werkt in een bestandsindeling van een oudere versie.

De compatibiliteitsmodus zorgt voor compatibiliteit tussen Microsoft Office Excel 2003, Excel 2002, Excel 2000 en Office Excel 2007 door functies van Office Excel 2007 uit te sluiten die kunnen leiden tot het toevoegen van inhoud die niet compatibel is met oudere versies van Office. Als u in de compatibiliteitsmodus van Office Excel 2007 werkt is bijvoorbeeld de nieuwe grafiekengine van 2007 Microsoft Office system niet beschikbaar, maar kunt u wel grafieken toevoegen met dezelfde engine die beschikbaar was in oudere versies, zodat is gewaarborgd dat de gemaakte grafieken vrij uitwisselbaar zijn.

Als u een werkmap opslaat die is geopend in de compatibiliteitsmodus, voert Excel automatisch de compatibiliteitscontrole uit om mogelijke compatibiliteitsproblemen op te sporen. Als u de compatibiliteitsmodus niet gebruikt, kunt u de compatibiliteitscontrole toch gebruiken om u te helpen wanneer u een werkmap in de bestandsindeling van Office 2007 wilt opslaan in een bestandsindeling uit een oudere versie van Excel, bijvoorbeeld als u .XLSX (Excel XML-indeling) wilt converteren naar .XLS (Excel 97-2003-werkmap). De compatibiliteitscontrole waarschuwt u als inhoud van de werkmap mogelijk niet compatibel is met oudere versies en daarom misschien zal worden beschadigd of gewist bij het converteren van de bestandsindeling.

U kunt de compatibiliteitsmodus gebruiken in de volgende situatie:

• U wilt kopieën van uw werkmap distribueren onder andere gebruikers die met oudere versies van Excel werken.
• U verwacht dat andere gebruikers de door u geleverde gegevens zullen willen wijzigen of manipuleren.
• U wilt dat de geadresseerden van uw werkmap bekende Excel-functies kunnen gebruiken om met de gegevens te werken.

Zie Office Excel 2007 gebruiken met vorige versies van Excel voor meer informatie over werken in de compatibiliteitsmodus.

 Terug naar boven

Werkmappen distribueren onder gebruikers die geen Excel hebben

Excel Services vormt een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat gebruikers die Excel niet hebben, Excel-gegevens toch kunnen bekijken en ermee kunnen werken. Zie Gegevens delen met behulp van Excel Services en toch maar één versie van de werkmap behouden voor meer informatie.

Als u echter geen toegang hebt tot Excel Services, kunt u de werkmap opslaan als PDF, XPS of in een andere bestandsindeling en de werkmap vervolgens per e-mail of fax naar de geadresseerden sturen, of u kunt het bestand op een netwerkshare of webshare opslaan die voor de gebruikers toegankelijk is.

Onbewerkbare versies van uw gegevens distribueren met behulp van de indeling PDF of XPS voor weergave of afdruk

 Belangrijk   Opslaan als een PDF- of XPS-bestand vanuit een 2007 Microsoft Office system-programma kan alleen nadat u een invoegtoepassing hebt geïnstalleerd. Zie Ondersteuning inschakelen voor andere bestandsindelingen, zoals PDF en XPS voor meer informatie.

Nadat u de invoegtoepassing hebt geïnstalleerd, kunt u Excel-gegevens opslaan in een PDF- (Portable Document Format) of XPS- (XML Paper Specification) indeling voor afdrukken, verzending per post of distributie via e-mail. Als u een werkmap exporteert als een PDF- of XPS-bestand, kunt u informatie verzamelen in een gemakkelijk distribueerbare vorm waarbij de indeling hetzelfde blijft, terwijl de andere gebruikers niet Excel nodig hebben om uw resultaten te kunnen weergeven of afdrukken.

U kunt uw werkmap in PDF- of XPS-indeling opslaan in de volgende situaties:

• U wilt onbewerkbare versies van uw bestanden per e-mail of op een netwerk of een webserver distribueren.
• De geadresseerden van het bestand hebben misschien niet Excel geïnstalleerd.
• U wilt dat de gebruikers de informatie gemakkelijk kunnen afdrukken.
• U wilt dat niemand de brongegevens kan wijzigen.
• U verwacht niet dat de gegevens vaak zullen worden bijgewerkt.

Zie Een bestand opslaan als PDF en Een bestand opslaan als XPS voor meer informatie over het converteren van een werkmap naar PDF of XPS.

Werkmappen distribueren in andere bestandsindelingen

U kunt Excel-werkmappen opslaan in verschillende bestandsindelingen, zodat mensen die geen Excel hebben ze kunnen openen in een andere toepassing of een ander gegevenssysteem.

U kunt Excel-bestanden opslaan als XML-bestand, tekstbestand, webpagina (HTML-bestand) en in andere indelingen. Zie Bestandsindelingen die in Excel worden ondersteund voor een lijst met de mogelijke bestandsindelingen.

 Belangrijk   Niet alle Excel-functies blijven bewaard als u opslaat in een andere bestandsindeling. De opmaak gaat vaak verloren en soms worden formules niet bewaard, afhankelijk van de gebruikte indeling. Bij opslag in sommige indelingen wordt zelfs alleen het actieve blad opgeslagen. Dus als u in dat geval een werkmap hebt met meerdere werkbladen en u wilt alle werkbladen opslaan in die bepaalde indeling, zult u elk werkblad afzonderlijk moeten opslaan.

U kunt werkmappen opslaan in andere bestandsindelingen in de volgende situaties:

• U wilt de gegevens delen maar niet zo zeer de opmaak of Excel-specifieke functies.
• U hebt een systeem op XML-basis en u wilt gegevens overbrengen met gebruik van XML.
• U hebt simpele tekstbestanden nodig voor gebruik in andere systemen.
• U wilt informatie op het web plaatsen en u wilt Excel-gegevens als webpagina opslaan om in uw website te integreren.

Als u wilt opslaan in een andere bestandsindeling, klikt u op de Microsoft Office-knop en op Opslaan als. Klik op de pijl naast de lijst Opslaan als en klik vervolgens op een bestandstype uit de lijst.

Zie Een werkmap opslaan in een andere bestandsindeling voor meer informatie over het opslaan in een andere bestandsindeling.

 Terug naar boven

Meerdere gebruikers toestaan om tegelijk een werkmap te bewerken

Als u een werkmap hebt en wilt toestaan dat meer dan één ander persoon tegelijk gegevens kan toevoegen of wijzigen, kunt u de werkmap instellen en opslaan als 'gedeeld' en deze vervolgens beschikbaar stellen op een netwerkshare (niet op een webserver).

U kunt de functie Werkmap delen in de volgende situaties gebruiken:

• U wilt dat meerdere gebruikers tegelijk de gegevens in dezelfde werkmap kunnen bewerken en het is geen probleem als de oorspronkelijke gegevens in de werkmap worden gewijzigd, door bewerkingen, toevoegingen en verwijderingen.
• U hebt beschikking over een netwerkshare waarop u de werkmap kunt opslaan en die voor andere gebruikers toegankelijk is.

   Opmerking   Er kan niet meer dan een gebruiker tegelijk wijzigingen doorvoeren in een gedeelde werkmap die is opgeslagen op een Windows SharePoint Services 3.0-site. Als u de werkmap op een Windows SharePoint Services 3.0-site wilt opslaan, kunt u dit het beste pas doen nadat de gezamenlijke werkzaamheden door middel van delen zijn voltooid.

• U wilt een registratie bijhouden van de wijzigingen die worden aangebracht in de werkmap.
• U verwacht niet dat de volgende items zullen worden gewijzigd, hetgeen niet kan als een werkmap wordt gedeeld: samengevoegde cellen, voorwaardelijke opmaak, gegevensvalidatie, grafieken, afbeeldingen, objecten (inclusief tekenobjecten), hyperlinks, scenario's, overzichten, subtotalen, gegevenstabellen, draaitabelrapporten, werkmap- en werkbladbeveiliging, en macro's.

 Belangrijk    Als u een gedeelde Office Excel 2007-werkmap opslaat in een oudere bestandsindeling, wordt het delen van de werkmap ongedaan gemaakt en wordt het revisieoverzicht waarin conflicten en de bijbehorende oplossingen zijn bijgehouden, gewist. Als u de werkmap moet opslaan in de indeling van een oudere versie, is het raadzaam eerst een kopie van het overzicht van wijzigingen op te slaan.

Als eigenaar van de werkmap kunt u de map voorbereiden voor het delen door de benodigde gegevens op te geven en op te maken. Als u klaar bent, klikt u op Werkmap delen in de groep Wijzigingen op het tabblad Redigeren, selecteert u de gewenste opties en slaat u de werkmap vervolgens op een netwerkshare (niet een webserver) op die toegankelijk is voor de beoogde gebruikers. In plaats hiervan kunt u ook klikken op Werkmap beveiligen en delen in de groep Wijzigingen op het tabblad Redigeren om te voorkomen dat andere gebruikers het bijhouden van wijzigingen in de werkmap kunnen uitschakelen.

Telkens wanneer u de gedeelde werkmap opslaat, wordt u op de hoogte gebracht van de wijzigingen die anderen hebben aangebracht sinds de laatste keer dat u de gedeelde werkmap hebt opgeslagen. Als u de gedeelde werkmap open wilt houden om de voortgang te kunnen controlen, kunt u in Excel instellen dat u automatisch op de hoogte wilt worden gehouden van de wijzigingen. U kunt dan opgeven wanneer en hoe vaak dit moet gebeuren en of het hierbij nodig is om de werkmap zelf op te slaan.

Als u wijzigingen in een gedeelde werkmap opslaat, kan het zijn dat een ander die de map aan het bewerken is wijzigingen heeft opgeslagen in dezelfde cellen. In dat geval conflicteren de wijzigingen en krijgt u een dialoogvenster voor het oplossen van conflicten te zien, zodat u kan bepalen welke wijzigingen worden bewaard.

Zie Een gedeelde werkmap gebruiken om samen te werken

 Terug naar boven

voor meer informatie over het opzetten en gebruiken van gedeelde werkmappen.

Kopieën van een werkmap distribueren en vervolgens de gegevens uit de verschillende kopieën samenvoegen

Werkmappen distribueren en de wijzigingen uit alle werkmappen samenvoegen

Als u kopieën van een werkmap wilt distribueren en vervolgens wijzigingen uit verschillende van die kopieën wilt samenvoegen, moet u de werkmap instellen als een gedeelde werkmap (zie Meerdere gebruikers toestaan om tegelijk een werkmap te bewerken). Het verschil is dat u in plaats van de werkmap op te slaan op één locatie waar verschillende gebruikers hem kunnen bewerken, u in dit geval kopieën van de werkmap kunt distribueren, de gebruikers wijzigingen kunt laten aanbrengen waarna ze de gewijzigde werkmappen aan u kunnen terugsturen. U slaat de werkmappen op één locatie op en klikt vervolgens op Werkmappen vergelijken en samenvoegen. U kunt de wijzigingen doornemen en de gewenste wijzigingen accepteren en toepassen in één hoofdwerkmap. Als u de opdracht Werkmappen vergelijken en samenvoegen wilt toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang, klikt u achtereenvolgens op de Microsoft Office-knop , op Opties voor Excel en op Aanpassen. Klik in de lijst Kies opdrachten uit op Alle opdrachten, selecteer Werkmappen vergelijken en samenvoegen, klik op Toevoegen en klik op OK.

U kunt de functie Vergelijken en samenvoegen in de volgende situaties gebruiken:

• U wilt de gegevens van verschillende sleutelgebruikers verzamelen, maar u wilt de controle houden over welke wijzigingen worden doorgevoerd en geaccepteerd in de oorspronkelijke versie.
• U wilt de werkmap niet opslaan op één centrale locatie waarvoor verschillende gebruikers toegang hebben, maar in plaats daarvan kopieën van de werkmap distribueren (bijvoorbeeld per e-mail).

• U wilt een registratie bijhouden van de wijzigingen die u accepteert.

• U kunt de beperkingen van een gedeelde werkmap aanvaarden (raadpleeg de sectie Meerdere gebruikers toestaan om tegelijk een werkmap te bewerken).

Werkmappen distribueren en de gegevens uit meerdere werkbladen samenvoegen

Als u werkbladen instelt met een soortgelijke of identieke indeling en kopieën van die werkbladen naar andere gebruikers stuurt om ze in te laten vullen, kunt u de resultaten uit al de verschillende werkbladen samenvatten en rapporteren op een hoofdwerkblad. Als u bijvoorbeeld een werkblad hebt met gegevens van de kosten in werkmappen voor de verschillende vestigingen, kunt u deze cijfers combineren tot één hoofdkostenoverzicht voor het gehele bedrijf.

U kunt gegevensconsolidatie gebruiken in de volgende situaties:

• U wilt gegevens verzamelen van verschillende sleutelgebruikers en ze combineren tot één hoofdwerkblad.
• U wilt de werkmap niet opslaan op één centrale locatie waar verschillende gebruikers toegang toe hebben, maar in plaats daarvan kopieën van de werkmap distribueren (bijvoorbeeld per e-mail).
• U hebt soortgelijke of identieke werkbladen waarvan u de gegevens kunt samenvoegen, of u bent bereid die op te stellen.

Als u de gegevens wilt samenvoegen, klikt u op het tabblad Gegevens in de groep Hulpmiddelen voor gegevens op Samenvoegen en typt of selecteert u de verwijzingen naar de gegevens die u wilt samenvoegen.

Er zijn verschillende opties voor het samenvoegen van gegevens. U kunt gegevens samenvoegen op basis van:

Positie   Deze optie kiezen als de gegevens op alle werkbladen in identieke volgorde en op precies dezelfde plek zijn opgenomen.

Categorie   Deze optie kiezen als de gegevens op elk werkblad anders zijn ingedeeld maar dezelfde rij- en kolomlabels zijn gebruikt, op basis waarvan de gegevens bij elkaar kunnen worden gezocht.

3D-formules   Deze optie kiezen als de werkbladen geen duidelijk overeenkomstig patroon vertonen. U kunt formules maken waarin wordt verwezen naar cellen in elk gegevensbereik dat u wilt samenvoegen. Formules waarin wordt verwezen naar cellen in meerdere werkbladen worden 3D-formules genoemd.

Zie Gegevens in meerdere werkbladen samenvoegen voor meer informatie.

 Terug naar boven