Persoonlijke of verborgen gegevens verwijderen

Voordat u anderen een kopie van de werkmap geeft, is het verstandig om persoonlijke en verborgen gegevens te controleren, en na te gaan of u deze wilt opnemen. U wilt misschien sommige gegevens uit de werkmap en uit de bestandseigenschappen van de werkmap verwijderen voordat u de werkmap deelt met anderen.

 Opmerking   Als u een werkmap opslaat in een bestandsindeling die door een groot aantal andere programma's dan Microsoft Excel kan worden gelezen (zoals de TXT-, HTM-, MHT- en XML-indeling), kunnen alle persoonlijke gegevens die in dit onderwerp worden beschreven, gemakkelijk worden bekeken door iedereen die gemachtigd is om het bestand te openen. Als u een werkmap opslaat in een Excel-bestandsindeling (.XLS) kunnen zelfs degenen die gemachtigd zijn om het bestand te openen, niet per se gemakkelijk persoonlijke gegevens vinden. Als bijvoorbeeld wijzigingen in de inhoud met een wachtwoord beveiligd zijn, kunnen alleen gebruikers die het wachtwoord kennen, zien wie gemachtigd is om bepaalde delen van de werkmap te bewerken.

WeergevenWaar worden persoonlijke of verborgen gegevens opgeslagen?

Bestandseigenschappen

Deze eigenschappen zijn onder andere Auteur, Manager, Bedrijf, en Laatst opgeslagen door.

De persoonlijke gegevens in de bestandseigenschappen worden door sommige Excel-functies gebruikt. Wanneer u deze gegevens verwijdert, werken deze functies mogelijk niet goed. Als u persoonlijke gegevens verwijdert, heeft dit gevolgen voor de volgende functies:

  • Verzenden naar e-mailadres (voor revisie)
  • Bijgehouden wijzigingen
  • Information Rights Management
  • On line samenwerking
  • Sites voor documentwerkruimten
  • Opmerkingen (namen worden verwijderd)
  • Zoekmachines die zoeken op basis van metagegevens, zoals FindFast en Microsoft SharePoint Portal Server-zoekmachines (documenten kunnen alleen worden geïndexeerd op beperkte gegevens, zoals inhoud en titel)

Overige verborgen gegevens

Bijvoorbeeld: verborgen, gereviseerde tekst, opmerkingen of veldcodes kunnen nog steeds in een document aanwezig zijn ook al ziet u ze niet of verwacht u niet dat ze in de definitieve versie voorkomen. Als u bij het registreren van de software persoonlijke gegevens hebt ingevoerd, zoals uw naam of e-mailadres, worden deze gegevens in sommige Microsoft Office-documenten opgeslagen als deel van de werkmap. Gegevens in aangepaste velden die u aan het document toevoegt, zoals het veld 'auteur' of 'eigenaar', worden niet automatisch verwijderd. U moet deze aangepaste velden bewerken of verwijderen om deze gegevens te verwijderen.

Persoonlijke gegevens verwijderen uit bestandseigenschappen

Wanneer u deze procedure gebruikt, worden de volgende persoonlijke gegeven uit het document verwijderd:

  1. Klik op Opties in het menu Extra en klik op het tabblad Beveiliging.
  2. Schakel het selectievakje Persoonlijke gegevens bij het opslaan uit de bestandseigenschappen verwijderen in.
  3. Sla het document op.

Uw documenten en Microsoft

Tenzij u uw document naar Microsoft verzendt, heeft Microsoft geen toegang tot enige gegevens in uw document.

 
 
Van toepassing op:
Excel 2003