Het gebruik van XML in Excel 2003

 Opmerking   In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat u bekend bent met de basisconcepten van XML (Extensible Markup Language). Zie Informatie beheren met XML in Microsoft Office Professional Edition 2003 (Engelstalig) als u meer wilt weten over XML.

Een van de krachtigste functies van Microsoft Office Excel 2003 is onzichtbaar: ondersteuning voor door de gebruiker gedefinieerde XML-schema's. Dit betekent dat u XML-schema's (een schema is niet meer dan een structuurbeschrijving) en gegevens aan uw werkmappen kunt toevoegen, ongeacht de herkomst van het XML-schema. In Excel worden de meeste van de bijbehorende processen automatisch uitgevoerd. U hoeft alleen het bestand te openen en te beslissen hoe u de gegevens wilt gebruiken.

U kunt:

• De gegevens in een XML-lijst weergeven     Kies deze optie als u alle gegevens in één lijst wilt bekijken. Lijsten fungeren als samenhangende eenheden. Ze zijn te beschouwen als een soort werkbladen binnen grotere werkbladen. Met de gegevens in een lijst kunt u onafhankelijk van het omringende werkblad werken. U kunt de gegevens bijvoorbeeld sorteren, de rijen opnieuw schikken en ook de kolommen in een lijst tot op zekere hoogte opnieuw schikken zonder dat dit invloed heeft op de omringende cellen.
• De gegevens in een alleen-lezen werkmap weergeven     Gebruik deze optie als u of anderen de gegevens in een bestand moeten kunnen bekijken, maar deze niet hoeven te wijzigen. Alleen-lezen werkmappen maken het mogelijk snel zakelijke rapporten en andere typen bestanden te maken waarvan het niet de bedoeling is dat gebruikers deze wijzigen. Wanneer u deze optie kiest, worden de gegevens in een onveranderlijk raster weergegeven.
• Een toewijzing maken op basis van de structuur en gegevens in de toewijzing importeren     Wanneer u een toewijzing maakt via het taakvenster XML-bron, koppelt of bindt u een cel in een werkblad aan een element in het XML-bestand. Bij het importeren van gegevens in de toewijzing, worden de cellen met gegevens gevuld. Dit is de meest flexibele en krachtige optie voor het werken met XML-gegevens. Stel dat de gegevens van uw verkoopafdeling worden opgeslagen als XML en u een rapport wilt maken waarin de verkoopactiviteiten per maand worden samengevat. Wanneer de verkoopafdeling nieuwe gegevens post, kunt u deze gegevens importeren in een toewijzing of een systeem opzetten dat ervoor zorgt dat uw werkbladen automatisch worden bijgewerkt. In de volgende afbeelding ziet u een werkblad met gevulde toewijzingscellen. De toegewezen cellen worden in Excel voorzien van een blauwe rand.

Een XML-bestand openen en ermee werken

Aan de hand van de volgende eenvoudige stappen kunt u een XML-bestand in Excel weergeven volgens een van de methoden die hiervoor worden beschreven.

 Opmerking   Als u deze procedure wilt uitvoeren, maar geen XML-bestand bij de hand hebt, kunt u dit voorbeeld-XML-bestand downloaden (Engelstalig). Volg de instructies op het scherm en sla het bestand op op een geschikte locatie op het netwerk of de vaste schijf van uw computer.

1. Klik in het menu Bestand op Openen.
2. Selecteer in de lijst Bestandstype de optie XML-bestanden (*.xml).
3. Ga via het vak Zoeken in naar het XML-bestand dat u wilt openen, selecteer het bestand en klik vervolgens op Openen.

Het dialoogvenster XML openen wordt weergegeven.

4. Klik op een van de opties in het dialoogvenster XML openen en klik vervolgens op OK.

Aan de hand van de informatie in de volgende secties wordt uitgelegd hoe u de diverse opties kunt gebruiken:

Als een XML-lijst

Als een alleen-lezen werkmap

Het taakvenster van de XML-gegevensbron gebruiken

Tip

Herhalende en niet-herhalende XML-elementen

Wanneer u een XML-toewijzing maakt, gebruikt u twee typen elementen: enkelvoudige, niet-herhalende elementen en herhalende lijstelementen. Enkelvoudige, niet-herhalende elementen komen maar één keer in een XML-bestand voor, terwijl herhalende lijstelementen meerdere keren kunnen voorkomen. Als u bijvoorbeeld een onkostendeclaratie maakt in de oefening aan het eind van dit artikel, gebruikt u een combinatie van niet-herhalende elementen (bijvoorbeeld voor de naam van de medewerker) en herhalende lijstelementen (bijvoorbeeld voor een beschrijving van elke onkostenpost en het bijbehorende bedrag).

Houd rekening met het volgende:

• In het taakvenster XML-bron worden herhalende lijstelementen aangegeven door middel van diverse pictogrammen. Let bij de oefening op de volgende pictogrammen:

 Geeft een herhalend, bovenliggend element aan.

 Geeft een herhalend, onderliggend element aan.

• In Excel worden herhalende lijstelementen automatisch opgemaakt als XML-lijsten wanneer u de elementen naar het werkblad sleept. Op die manier kunt u herhalende en niet-herhalende elementen makkelijk van elkaar onderscheiden, want de knop AutoFilter wordt automatisch in lijsten weergegeven.
• Als u herhalende lijstelementen naast elkaar in dezelfde rij plaatst, worden alle aangrenzende elementen opgenomen in één grote XML-lijst.
• Als u herhalende elementen apart plaatst of naast niet-herhalende elementen, worden ze als afzonderlijke XML-lijsten opgemaakt.

Bestanden importeren, exporteren en opslaan in XML-indeling

Als u een XML-toewijzing aan een werkblad hebt toegevoegd, kunt u te allen tijde gegevens in die toewijzing importeren. U kunt de gegevens ook exporteren voor gebruik door anderen. Deze gebruikers kunnen desgewenst hun eigen schema's op uw gegevens toepassen. Een gebruiker kan bijvoorbeeld een diagram maken waarin wordt gebruikgemaakt van en verwezen naar uw gegevens, zodat het diagram automatisch wordt bijgewerkt wanneer u de gegevens bijwerkt.

 Opmerking   Als u de stappen in dit gedeelte wilt uitvoeren, moet uw werkblad een XML-toewijzing bevatten. Zie voor meer informatie de stappen in Het taakvenster van de XML-gegevensbron gebruiken.

Gegevens importeren

1. Selecteer een van de toegewezen cellen in werkblad.
2. Wijs in het menu Data de optie XML aan en klik op Importeren. Het dialoogvenster XML importeren wordt weergegeven.
3. Spoor het bestand dat u wilt importeren op in de lijst Zoeken in en klik vervolgens op Importeren.

Gegevens exporteren

1. Wijs in het menu Data de optie XML aan en klik op Exporteren. Het dialoogvenster XML exporteren wordt weergegeven.
2. Ga via de lijst Opslaan in naar de map waarnaar u de gegevens wilt exporteren en klik vervolgens op Exporteren.

Gegevens opslaan

1. Klik op Opslaan als in het menu Bestand.
2. Selecteer in het vak Opslaan als de optie XML-gegevens (*.xml).
3. Klik op Opslaan.

 Opmerking   Wanneer u de opdracht Opslaan als gebruikt, is ook de oudere bestandsindeling XML-werkblad beschikbaar. Als u de gegevens in die indeling opslaat, moeten andere gebruikers Microsoft Excel 2002 of hoger hebben om met de gegevens te kunnen werken.

Meer informatie

Klik op de volgende koppelingen voor informatie over het importeren en exporteren van gegevens:

• Functies en beperkingen van de XML-werkbladindeling

Oefening: Een toewijzing maken en vullen

U hebt wat meer houvast nodig? Geen probleem. Download het voorbeeld-XML-bestand (Engelstalig) als u dat nog niet hebt gedaan. Op basis van dit bestand gaat u een fictieve onkostendeclaratie maken. Daarbij voegt u een toewijzing aan een werkblad toe en vult u de toewijzing vervolgens met geïmporteerde gegevens.

Eerst het werkblad voorbereiden

1. Start Excel en open het voorbeeldbestand.

Klik op Het taakvenster van de XML-gegevensbron gebruiken wanneer het dialoogvenster XML openen verschijnt en klik vervolgens op OK.

2. Typ het volgende in cel A1: Employee. Typ het volgende in cel A3: Manager.
3. Typ het volgende in cel C1: Department. Typ het volgende in cel C3: Date Submitted.
4. Maak de tekst op de gewenste manier op.

De toewijzing toevoegen

1. Sleep het element ns1:EmployeeName vanuit het taakvenster XML-bron naar cel B1 en sleep vervolgens het element ns1:Department naar cel D1.
2. Sleep het element ns1:ManagerName naar cel B3 en sleep vervolgens het element ns1:Date naar cel D3.
3. Selecteer ns1:Description onder ns1:ExpenseItem en sleep dit element naar cel B5.
4. We blijven nog even bij ns1:ExpenseItem: Sleep het element ns1:Account naar cel C5, sleep ns1:Date naar cel D5 en sleep vervolgens ns1:Total naar cel E5.
5. Sla het bestand op. Hierbij wordt de toewijzing aan het bestand toegevoegd en worden de gegevens in het bronbestand aan de toewijzing gebonden.

U kunt nu verdergaan met de volgende stap:

Gegevens in de toewijzing importeren

1. Selecteer een willekeurige, toegewezen cel. Wijs in het menu Data de optie XML aan en klik op Importeren.

Het dialoogvenster XML importeren wordt weergegeven.

2. Spoor het voorbeeldbestand op in de lijst Zoeken in en klik vervolgens op Importeren.

De toegewezen velden worden gevuld. De XML-lijstopmaak wordt in Excel automatisch toegepast op de herhalende elementen (in dit geval de onkostenposten) in de toewijzing.