Adresetiketten maken en afdrukken voor een adreslijst in Excel

Als u een grootschalige mailing wilt verzenden naar een adreslijst die u op een Microsoft Office Excel-werkblad (werkblad: het primaire document dat u in Microsoft Excel gebruikt om gegevens te bewerken en op te slaan. Een werkblad wordt ook wel een spreadsheet genoemd. Een werkblad bestaat uit cellen die zijn geordend in kolommen en rijen, en wordt altijd opgeslagen in een werkmap.) onderhoudt, kunt u een afdruk samenvoegen in Microsoft Office Word. Bij een samenvoegbewerking wordt een blad met adresetiketten gemaakt die u kunt afdrukken. Elk etiket op het blad bevat een adres uit de lijst.

Als u de adresetiketten wilt maken en afdrukken, moet u eerst de werkbladgegevens in Excel voorbereiden en in Word de afdruketiketten configureren, rangschikken, controleren en afdrukken.

 Tip   Als Microsoft Office Access is geïnstalleerd op de computer, kunt u in plaats hiervan de adreslijst vanuit Excel exporteren naar Access en vervolgens in Access adresetiketten maken en afdrukken. Zie Gegevensuitwisseling (via kopiëren, importeren en exporteren) tussen Excel en Access en Adresetiketten maken in Access voor meer informatie.

Wat wilt u doen?


Stap 1: de werkbladgegevens in Excel voorbereiden voor de samenvoegbewerking

In Excel moet de adreslijst overeenkomen met de tabstructuur die nodig is voor de samenvoegbewerking.

  1. Ga op een werkblad als volgt te werk om de adreslijst te rangschikken:
  • Gebruik kolomkoppen waarmee duidelijk wordt aangeduid welk type gegevens elke kolom bevat.

 Tip   Gebruik bijvoorbeeld kolomkoppen, zoals Voornaam, Achternaam, Adres en Plaats in plaats van Kolom 1, Kolom 2, Kolom 3 en Kolom 4.

  • Gebruik een aparte kolom voor elk element dat u wilt opnemen in de samenvoegbewerking.

 Tip   Met de samenvoegbewerking kunt u ook formulierbrieven maken waarin elke geadresseerde wordt aangesproken met de voornaam als u voor- en achternamen in aparte kolommen opslaat. U kunt ook een aparte kolom toevoegen voor een titel, zoals Dhr. or Mevr.

  • Neem alleen rijen en kolommen op die gegevens bevatten. Neem geen lege rijen of kolommen op in de adreslijst, want de gemaakte lijst met etiketten wordt mogelijk niet voltooid voorbij de lege rijen en kolommen wanneer u de etiketten instelt voor de samenvoegbewerking in Word.
  1. Ga als volgt te werk om een naam (naam: een woord of tekenreeks waarmee een cel, bereik, formule of constante waarde wordt aangeduid. Gebruik betekenisvolle namen, zoals Producten, als u verwijst naar doorzichtige bereiken, zoals Omzet!C20:C30.) voor de adreslijst op te geven zodat u deze lijst tijdens de samenvoegbewerking kunt zoeken en selecteren:
  1. Selecteer op het werkblad de volledige adreslijst, inclusief de cellen met kolomkoppen.
  2. Ga naar het tabblad Formules en klik in de groep Gedefinieerde namen op Namen bepalen.

Excel-lintafbeelding

  1. Typ in het vak Naam een naam voor de adreslijst, zoals Vakantiekaarten. en klik op OK.

 Tip   Het eerste teken van een naam moet een brief zijn en u kunt geen spatie tussen woorden typen. Gebruik in plaats van een spatie een onderstrepingsteken (_).

  1. Sla de werkmap op en sluit deze.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 2: de etiketten configureren voor de samenvoegbewerking in Word

U configureert de indeling van de etiketten slechts eenmaal voor alle etiketten in de samenvoegbewerking. Bij een dergelijke bewerking wordt het document dat u voor de indeling configureert, het hoofddocument voor etiketten genoemd. In dit document kunt u ook elke inhoud configureren die u op elk etiket wilt herhalen, zoals een bedrijfslogo of uw retouradres op verzendetiketten.

Mogelijk beschikt u al over een pakket met etiketvellen van een van de leveranciers van etiketvellen, zoals Avery, AOne of Formtec. Elk etiketvel heeft een bepaalde grootte en bevat een bepaald aantal etiketten met specifieke afmetingen.

Als u het hoofddocument voor etiketten wilt configureren, moet u de afmetingen afstemmen op de afmetingen van de etiketten op de werkbladen die u wilt gebruiken.

  1. Start Word.

Standaard wordt een leeg document geopend. Laat dit geopend. Als u het sluit, zijn de opdrachten in de volgende stap niet beschikbaar.

  1. Klik op het tabblad Verzendlijsten, in de groep Afdruk samenvoegen starten, op Afdruk samenvoegen starten.

Afbeelding van lint in Word

  1. Klik op Etiketten.
  2. In het dialoogvenster Opties moet u diverse opties selecteren.

Het dialoogvenster Opties

Toelichting 1 Het type printer waarmee u de etiketten afdrukt.
Toelichting 2 De leverancier van de etiketvellen.
Toelichting 3 Het nummer dat overeenkomt met het productnummer op de verpakking van uw etiketten.

WeergevenHet productnummer van mijn etiketvellen komt niet overeen met een van de waarden in het dialoogvenster Opties.

U kunt de etiketten afdrukken, maar moet eerst een aantal instellingen aanpassen.

  1. Meet de etiketten op het gebruikte vel op en noteer de afmetingen en het aantal etiketten dat op één vel past.

 Opmerking   Meet de etiketten zorgvuldig op. Het etiketformaat dat door de fabrikant wordt aangegeven, kan namelijk iets groter zijn dan de werkelijke afmetingen. Een etiket met de afmetingen 2,54 bij 5,08 cm (1 bij 2 inch) kan in werkelijkheid bijvoorbeeld een hoogte van 2,38 cm en een breedte van 4,92 cm hebben.

  1. Selecteer in de lijst Productnummer een type etiket dat ongeveer dezelfde grootte heeft als uw etiketten.

Als u in het vak Productnummer geen vervangend etikettype ziet dat u kunt gebruiken, kunt u mogelijk nog altijd een van de andere vermelde etiketten gebruiken. Als u geen etikettype ziet dat voldoet aan uw wensen, kunt u een nieuw etiketformaat maken.

  1. Klik op Details en vergelijk de afmetingen van de etiketten en het aantal etiketten per vel (bij etiketten voor laser- en inkjetprinters) of het aantal kolommen op het etikettenformulier (bij etiketten voor matrixprinters, ook rollenprinters genoemd).
  2. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Als de afmetingen en de indeling overeenkomen met die van uw etiketten, gebruikt u het geselecteerde etiket.
    • Klik op Annuleren als de afmetingen en indeling niet overeenkomen met uw etiketten.
  3. Klik in het dialoogvenster Opties op het type printer (Rollenprinters of Paginaprinters) en klik op Nieuw.
  4. Typ een naam in het vak Etiketnaam, selecteer de hoogte, breedte, marges en andere opties voor het etiket en klik op OK.

Het nieuwe etiket wordt in het vak Productnummer weergegeven als Etiketnaam - Aangepaste instellingen. Het etiket wordt ook in de categorie Overige/aangepast geplaatst. De volgende keer dat u het aangepaste etiket wilt gebruiken, moet u dus Overige/aangepast selecteren in de lijst Etiketproducent.

  1. Klik op OK nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd.

In Word wordt een document met een tabel gemaakt waarin de etiketten worden ingedeeld. Als er geen lijnen tussen de etiketten worden weergegeven, klikt u onder Hulpmiddelen voor tabellen op het tabblad Indeling en klikt u in de groep Tabel op Rasterlijnen weergeven.

Een samenvoegbewerking onderbreken en hervatten

Als u een samenvoegbewerking moet onderbreken, kunt u het hoofddocument voor etiketten opslaan zoals u elk ander document opslaat en de bewerking later hervatten. In Word blijven de gegevensbron en veldgegevens in het opgeslagen document behouden. Als u het taakvenster Afdruk samenvoegen gebruikte toen u de samenvoegbewerking onderbrak, keert u terug naar uw plaats in het taakvenster wanneer u de samenvoegbewerking hervat.

  1. Open het opgeslagen hoofddocument voor etiketten wanneer u de samenvoegbewerking wilt hervatten.

In Word wordt u in een berichtvak gevraagd of u daadwerkelijk het document wilt openen en een SQL-opdracht wilt uitvoeren. (De SQL-opdracht maakt verbinding met Word om het Excel-bronbestand op te slaan.)

  1. Klik op Ja om verbinding te maken met het Excel-bronbestand en de adreslijst op te halen.

De tekst van het hoofddocument voor etiketten en de ingevoegde velden worden weergegeven.

  1. Klik op het tabblad Verzendlijsten en ga verder met uw werk.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 3: de werkbladgegevens koppelen aan de etiketten in de samenvoegbewerking

Als u de adresgegevens wilt samenvoegen met de etiketten, moet u de etiketten koppelen aan het werkblad met de adreslijst.

  1. Ga als volgt te werk als u nog een koppeling met een werkblad tot stand hebt gebracht:
    1. Klik op de Microsoft Office-knop Knopafbeelding en klik op Opties voor Word.
  1. Klik op Geavanceerd.
  2. Ga naar het gedeelte Algemeen en schakel het selectievakje Conversie van bestandsindeling bevestigen bij openen in.
  3. Klik op OK.
  1. Ga in het geopende hoofddocument voor de samenvoegbewerking naar het tabblad Verzendlijsten en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten achtereenvolgens op Adressen selecteren en op Bestaande lijst gebruiken.

Afbeelding van lint in Word

  1. Zoek het Excel-werkblad in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren en dubbelklik op het bestand.
  2. Klik in het dialoogvenster Gegevensbestand bevestigen achtereenvolgens op MS Excel-werkbladen via DDE (*.xls) en op OK.

 Opmerking   Schakel het selectievakje Alles weergeven in als MS Excel-werkbladen via DDE (*.xls) niet wordt weergegeven in de lijst.

  1. Selecteer in het dialoogvenster Microsoft Office Excel bij Naam of celbereik het celbereik of werkblad met de informatie die u wilt samenvoegen en klik vervolgens op OK.

 Opmerking   De etiketten zijn nu gekopppeld aan de werkbladgegevens, maar het etiketvel is nog altijd leeg. Zo nodig kunt u de lijst met geadresseerden definiëren, zoals wordt beschreven in stap 4, of de tijdelijke aanduidingen voor de adresgegevens gaan invullen op de etiketten, zoals beschreven in stap 5.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 4: de lijst met geadresseerden definiëren die u wilt opnemen op de etiketten

In Word wordt voor elk adres in de adreslijst een etiket gegenereerd. Als u niet voor alle adressen in uw adressenlijst een etiket wilt genereren, kunt u kiezen welke adressen (records) u wilt opnemen.

Ga als volgt te werk als u de adreslijst nader wilt specificeren of slechts een deel van de records in het gegevensbestand wilt gebruiken:

  1. Klik op het tabblad Verzendlijsten, in de groep Afdruk samenvoegen starten, op Adressenlijst bewerken.

Afbeelding van lint in Word

  1. Ga in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op een van de volgende manieren te werk:
  • Afzonderlijke records selecteren    Gebruik deze methode als u werkt met een korte adreslijst. Schakel de selectievakjes in naast de geadresseerden die u wilt opnemen en schakel de selectievakjes uit naast de geadresseerden die u wilt uitsluiten.

 Tip   Als u alleen bepaalde records in de samenvoegbewerking wilt opnemen, kunt u het selectievakje in de veldnamenrij uitschakelen en alleen de gewenste records selecteren. Als u de meeste items van de lijst wilt opnemen, schakelt u het selectievakje in de veldnamenrij in en schakelt u de selectievakjes uit voor de records die u niet wilt opnemen.

  • Records sorteren    Klik op de kop van de kolom waarop u wilt sorteren. De lijst wordt in oplopende alfabetische volgorde gesorteerd (van A tot Z). Klik nogmaals op de kolomkop als u de lijst in aflopende alfabetische volgorde wilt sorteren (van Z tot A).

Als u geavanceerdere sorteeropties wilt opgeven, klikt u onder Adreslijst nader specificeren op Sorteren en selecteert u de sorteervoorkeuren op het tabblad Records sorteren in het dialoogvenster Filteren en sorteren. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat adressen van geadresseerden moeten worden gealfabetiseerd op achternaam binnen elke postcode en dat postcodes moeten worden weergegeven in numerieke volgorde.

  • Records filteren    Deze methode is handig als de lijst records bevat die u niet wilt weergeven of niet in de samenvoegbewerking wilt opnemen. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u specifieke records opnemen of uitsluiten door selectievakjes in of uit te schakelen.

Ga als volgt te werk als u records wilt filteren:

  1. Klik onder Adressenlijst nader specificeren op Filteren.
  2. Kies in het dialoogvenster Filteren en sorteren op het tabblad Records filteren de criteria voor het filter.

Als u bijvoorbeeld alleen etiketten wilt genereren voor adressen in Australië, klikt u in de lijst Veld op Land of regio, klikt u in de lijst Vergelijking op Gelijk aan en typt u in de lijst Vergelijken met de tekst Australië.

  1. Klik op En of Of en geef meer criteria op als u het filter verder wilt verfijnen.

Als u bijvoorbeeld alleen etiketten wilt genereren voor bedrijven in München, filtert u op records waarbij het veld Plaats de waarde München bevat en waarbij het veld Bedrijf niet leeg is. Als u in dit filter Of in plaats van En gebruikt, worden in uw samenvoegbewerking alle adressen uit München opgenomen, maar ook alle adressen met een bedrijfsnaam, ongeacht de plaats.

 Opmerking   Als u software voor adresvalidatie hebt geïnstalleerd op de computer, kunt u in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op Adressen valideren klikken om de adressen van de geadresseerden te valideren.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 5: de etiketten invullen met tijdelijke aanduidingen voor adresgegevens

Wanneer u de samenvoegbewerking uitvoert, worden gegevens uit de adreslijst ingevuld in de samenvoegvelden.

Nadat u etiketten aan de adreslijst hebt gekoppeld, kunt u tijdelijke aanduidingen toevoegen die aangeven waar het adres op elk etiket moet verschijnen. U kunt ook de gegevens toevoegen die u op elk etiket wilt herhalen, zoals een afbeelding of het adres van de afzender.

De tijdelijke aanduidingen voor de adressen worden samenvoegvelden genoemd. Samenvoegvelden in Word komen overeen met de kolomkoppen in het gekozen gegevensbestand.


Gegevensbestand met kolommen (categorieën) en rijen (records)

Toelichting 1 Kolommen in een gegevensbestand zijn gegevenscategorieën. Samenvoegvelden die u aan de etiketten toevoegt, zijn tijdelijke aanduidingen voor deze categorieën.
Toelichting 2 Rijen in een gegevensbestand zijn informatierecords. Wanneer u een samenvoegbewerking uitvoert, wordt in Word voor elke record een etiket gegenereerd.

Door een samenvoegveld in te voegen in het originele etiket dat u hebt geconfigureerd in het hoofddocument voor etiketten, geeft u aan dat u een bepaalde gegevenscategorie, zoals Naam of Adres, op die locatie wilt weergeven.

Velden die in een Word-document zijn ingevoegd

 Opmerking   Wanneer u een samenvoegveld in het hoofddocument voor etiketten invoegt, verschijnen voor en achter de veldnaam altijd dubbele punthaken (« »). Deze dubbele punthaken worden op de uiteindelijke etiketten niet weergegeven. Ze zijn enkel bedoeld als hulpmiddel om de velden in het hoofddocument voor etiketten te onderscheiden van de gewone tekst.

Wat er gebeurt wanneer u afdrukken samenvoegt    

Wanneer u de samenvoegbewerking uitvoert, worden de velden van het eerste etiket vervangen door de gegevens uit de eerste rij in het gegevensbestand. Vervolgens worden de velden van het tweede etiket vervangen door de gegevens uit de tweede rij in het gegevensbestand, enzovoort.

Informatie van gegevensbestand samenvoegen in een etiket

Werken met velden: voorbeelden    

Wanneer u etiketten ontwerpt, kunt u elke kolomkop uit het gegevensbestand koppelen aan een veld van een etiket.

Stel dat u een lijst met abonnees voor uw nieuwsbrief hebt en het gegevensbestand een kolom Verloopdatum bevat, waarin u de datum opslaat waarop het abonnement van elke abonnee verloopt. Als u een veld Vervaldatum invoegt in het hoofddocument voor etiketten voordat u de samenvoegbewerking uitvoert, worden deze gegevens toegevoegd aan elk adresetiket.

U kunt velden combineren en scheiden door middel van leestekens. Als u bijvoorbeeld een adres wilt maken, kunt u de velden in het hoofddocument van het etiket als volgt instellen:

«Voornaam» «Achternaam»

«Straat»

«Postcode» «Plaats»

Voor combinaties die u regelmatig gebruikt, zoals adresblokken en begroetingsregels, beschikt u in Word over samengestelde velden waarin een aantal velden is gegroepeerd. Het veld Adresblok is bijvoorbeeld een combinatie van diverse velden, zoals voornaam, achternaam , adres, postcode en plaats.

Items in het veld Adresblok

U kunt de inhoud van deze samengestelde velden aanpassen. Zo kunt u kiezen voor een formele adressering (Dhr. Koos S. Splinter) en in de begroeting 'Aan' in plaats van 'Geachte' gebruiken.

De samenvoegvelden toewijzen aan uw gegevensbestand    

Voor elk adresonderdeel in Word wordt een kolom in het gegevensbestand gezocht. Mogelijk moet u hiervoor de samenvoegvelden in Word toewijzen aan de kolommen in het gegevensbestand.

Als u de velden wilt toewijzen, opent u het tabblad Verzendlijsten en klikt u in de groep Velden beschrijven en invoegen op Velden vergelijken.

Afbeelding van lint in Word

Het dialoogvenster Velden vergelijken wordt geopend.

Dialoogvenster Velden vergelijken

De adresonderdelen worden links weergegeven, rechts vindt u de kolomkoppen van het gegevensbestand.

Voor elk onderdeel wordt de best overeenkomende kolom gezocht. Zoals blijkt uit de afbeelding, wordt voor de kolom Achternaam van het gegevensbestand automatisch een overeenkomst voor Achternaam opgehaald, maar in Word konden geen overeenkomsten voor andere elementen worden gevonden, zoals Voornaam.

In de lijst aan de rechterzijde kunt u de kolom van het gegevensbestand selecteren die overeenkomt met het onderdeel aan de linkerzijde. In de afbeelding komt de kolom Naam nu overeen met Voornaam. Het is best mogelijk dat Beleefdheidstitel, Unieke id en Middelste naam geen overeenkomst hebben omdat op het samenvoegetiket niet elk veld hoeft te worden gebruikt. Als u een veld toevoegt dat geen gegevens uit het gegevensbestand bevat, verschijnt het veld in het samengevoegde document als lege tijdelijke aanduiding, gewoonlijk een leeg ruimteblok.

Dialoogvenster Velden vergelijken

De inhoud typen en de velden toevoegen    

  1. Klik op het originele etiket dat u hebt geconfigureerd in het hoofddocument voor etiketten op de plaats waar u het veld wilt invoegen.
  2. Gebruik de groep Velden beschrijven en invoegen op het tabblad Verzendlijsten.

Afbeelding van lint in Word

  1. Voeg een of meer van de volgende items toe:

WeergevenAdresblok met naam, adres en andere gegevens

  1. Klik op Adresblok.
  2. Selecteer in het dialoogvenster Adresblok invoegen de adresonderdelen en opmaak die u wilt toepassen en klik op OK.
  3. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, kunnen in Word mogelijk bepaalde gegevens niet worden gevonden die nodig zijn om het adresblok te voltooien. Klik op de pijl naast (geen overeenkomst) en selecteer in de gegevensbron het veld dat overeenkomt met het veld dat nodig is voor de samenvoegbewerking.

WeergevenIndividuele velden

U kunt informatie uit individuele velden invoegen, zoals een voornaam, een telefoonnummer of het bedrag van de contributie uit een lijst met sponsors. Als u snel een veld uit uw gegevensbestand aan het hoofddocument voor etiketten wilt toevoegen, klikt u op de pijl naast Samenvoegveld invoegen en klikt u op de veldnaam.

Ga als volgt te werk als u andere optionele velden wilt invoegen in het document:

  1. Klik op het tabblad Verzendlijsten, in de groep Schrijven en velden invoegen, op Samenvoegveld invoegen.
  1. Ga in het dialoogvenster Samenvoegveld invoegen op een van de volgende manieren te werk:
    • Klik op Adresvelden als u adresvelden wilt selecteren die automatisch overeenkomen met de velden in de gegevensbron, zelfs als de namen van deze velden niet hetzelfde zijn als de veldnamen in Word.
    • Klik op Databasevelden als u velden wilt selecteren die gegevens altijd rechtstreeks uit een kolom in een gegevensbestand halen.
  2. Klik in het vak Velden op het gewenste veld.
  3. Klik achtereenvolgens op Invoegen en op Sluiten.
  4. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, kunnen in Word mogelijk bepaalde gegevens niet worden gevonden die nodig zijn om het veld in te voegen. Klik op de pijl naast (geen overeenkomst) en selecteer in de gegevensbron het veld dat overeenkomt met het veld dat nodig is voor de samenvoegbewerking.

 Opmerking   Als u een veld uit de lijst Databasevelden invoegt en overschakelt naar een gegevensbron die geen kolom met dezelfde naam bevat, kunnen de gegevens van dat veld niet in het samengevoegde document worden ingevoegd.

WeergevenAangepaste velden van Microsoft Office Outlook-contactpersonen

Als u aangepaste contactpersoonvelden vanuit Outlook wilt opnemen in het hoofddocument voor etiketten, moet u de samenvoegbewerking starten vanuit Outlook. Nadat u Outlook hebt gestart, deelt u de gegevens van uw contactpersonen in door op te geven welke velden u wilt gebruiken in de samenvoegbewerking, waarna u de bewerking start. Wanneer u de gewenste instellingen hebt geselecteerd, wordt Word automatisch gestart en kunt u de samenvoegbewerking voltooien.

Een weergave voor contactpersonen configureren die aangepaste velden bevat    

  1. Wijs in Outlook-contactpersonen in het menu Beeld de optie Huidige weergave aan en klik vervolgens op Telefoonlijst.
  2. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop en klik vervolgens op Veldkiezer.
  3. Selecteer boven aan het dialoogvenster Veldkiezer in de vervolgkeuzelijst de optie Gebruikersvelden in map.
  4. Sleep het veld dat u wilt toevoegen vanuit het dialoogvenster naar de kolomkoppen. Een kleine rode pijl helpt u om het veld op de gewenste locatie neer te zetten.
    Aangepast veld slepen vanuit Veldkiezer naar mapweergave Contactpersonen

 Opmerking   U voegt in het dialoogvenster Veldkiezer een nieuw veld toe door onderaan op Nieuw te klikken.

  1. Sluit het dialoogvenster Veldkiezer wanneer u alle aangepaste velden aan de weergave hebt toegevoegd.
  2. Als u een veld wilt verwijderen dat u niet wilt opnemen in de samenvoegbewerking, klikt u in de weergave Telefoonlijst op de veldnaam in de kolomkop en sleept u deze buiten de kolomkop.

De samenvoegbewerking vanuit Outlook uitvoeren

  1. Selecteer individuele contactpersonen in uw Outlook-contactpersonen door Shift ingedrukt te houden en met de muis een bereik te selecteren of door Ctrl ingedrukt te houden en met de muis individuele contactpersonen te selecteren. Als u alle contactpersonen wilt opnemen die momenteel zichtbaar zijn in de weergave, hoeft u op geen enkele contactpersoon te klikken.
  2. Klik op Afdruk samenvoegen in het menu Extra.
  3. Klik op Alleen geselecteerde contactpersonen als u individuele contactpersonen hebt geselecteerd die u wilt opnemen in de samenvoegbewerking. Klik op Alle contactpersonen in de huidige weergave als u alle contactpersonen wilt opnemen die momenteel zichtbaar zijn in de weergave.
  4. Als u de weergave Telefoonlijst zo hebt geconfigureerd dat alleen de velden worden weergegeven die u in de samenvoegbewerking wilt gebruiken, klikt u op Contactpersoonvelden in huidige weergave. Als dit niet het geval is, klikt u op Alle contactpersoonvelden om alle contactpersoonvelden beschikbaar te maken voor de samenvoegbewerking.
  5. Als u een nieuw hoofddocument wilt maken voor de samenvoegbewerking, klikt u op Nieuw document. Als dit niet het geval is, klikt u achtereenvolgens op Bestaand document en op Bladeren om het document te zoeken dat u als hoofddocument wilt gebruiken.
  6. Als u de geselecteerde contactpersonen en velden wilt opslaan zodat u deze later opnieuw kunt gebruiken, schakelt u het selectievakje Permanent bestand in en klikt u op Bladeren om het bestand op te slaan. De gegevens worden in een Word-document (.DOC of .DOCX voor Word 2007 of hoger) opgeslagen als door komma's gescheiden gegevens.
  7. Selecteer Adresetiketten.
  8. Klik op OK. Nadat het document in Word is geopend, gaat u op het tabblad Verzendlijsten naar de groep Velden schrijven en invoegen en klikt u op de pijl naast Samenvoegveld invoegen. Vervolgens klikt u op de velden die u aan het hoofddocument voor etiketten wilt toevoegen.
  1. Klik in de groep Velden schrijven en invoegen op Etiketten bijwerken nadat u het eerste etiket op de gewenste manier hebt ingesteld.

De indeling van het eerste etiket wordt overgenomen door alle overige etiketten.

 Opmerkingen 

De samengevoegde gegevens opmaken    

In database- en spreadsheetprogramma's, zoals Access en Excel, worden de gegevens die u in cellen typt als onbewerkte gegevens opgeslagen, zoals lettertypen en kleuren. De opmaak die u in Access of Excel toepast, wordt niet samen met de onbewerkte gegevens opgeslagen. Wanneer u gegevens uit een gegevensbestand in een Word-document samenvoegt, worden alleen de onbewerkte gegevens zonder opmaak samengevoegd.

Als u de gegevens in het document wilt opmaken, selecteert u het samenvoegveld en maakt u dit op, net zoals u andere tekst opmaakt. Zorg dat u ook de dubbele punthaken (« ») rond het veld selecteert.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 6: de etiketten weergeven en afdrukken

Nadat u de velden hebt toegevoegd aan het originele etiket dat u hebt geconfigureerd in het hoofddocument voor etiketten, kunt u het resultaat van de samenvoegbewerking bekijken. Als u tevreden bent met het voorbeeld, voltooit u de samenvoegbewerking en drukt u de etiketten af. Vervolgens kunt u het hoofddocument voor etiketten opslaan voor toekomstig gebruik.

Voorbeeld van de samenvoegbewerking bekijken

U kunt een voorbeeld van de etiketten bekijken en eventueel wijzigingen aanbrengen voordat u de samenvoegbewerking voltooit.

Ga op het tabblad Verzendlijsten in de groep Voorbeeld van het resultaat op een van de volgende manieren te werk als u een voorbeeld wilt bekijken:

Afbeelding van lint in Word

  • Klik op Voorbeeld van het resultaat.
  • Blader door de etiketten door naar het tabblad Verzendlijsten te gaan en in de groep Voorbeeld van resultaten op de knop Volgende record en Vorige record te klikken.
  • Geef een voorbeeld van een specifiek etiketdocument weer door op Geadresseerde zoeken te klikken.

 Opmerking   Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adressenlijst bewerken om het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen te openen waarin u de lijst kunt filteren of geadresseerden kunt wissen als u bepaalde records niet wilt opnemen.

Afbeelding van lint in Word

 Opmerking   Een vel met etiketten wordt in Word ingedeeld met een tabel. Wanneer u door de etiketten bladert, wordt de actieve record weergegeven in de eerste cel van de tabel, terwijl de volgende records in de volgende cellen verschijnen.

De samenvoegbewerking voltooien

Ga als volgt te werk als u de etiketten wilt afdrukken:

  1. Klik op het tabblad Verzendlijsten, in de groep Voltooien, op Voltooien en samenvoegen en klik op Documenten afdrukken.

Afbeelding van lint in Word

  1. Kies of u alle etiketten, alleen het weergegeven etiket of een specifiek deel van de etiketten wilt afdrukken.

Ga als volgt te werk als u afzonderlijke etiketten wilt wijzigen:

  1. Klik op het tabblad Verzendlijsten, in de groep Voltooien, op Voltooien en samenvoegen en klik op Afzonderlijke documenten bewerken.

Afbeelding van lint in Word

  1. Kies of u alle etiketten, alleen het weergegeven etiket of een specifiek deel van de etiketten wilt bewerken. De etiketten die u wilt bewerken, worden in een apart bestand opgeslagen.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 7: de etiketten opslaan voor toekomstig gebruik

De samengevoegde etiketten die u opslaat, staan los van het originele etiket dat u hebt geconfigureerd in het hoofddocument voor etiketten. Het is aan te raden om het hoofddocument voor etiketten zelf ook op te slaan als u het later nog eens voor een samenvoegbewerking wilt gebruiken.

Wanneer u het hoofddocument voor etiketten opslaat, wordt ook de verbinding met het gegevensbestand opgeslagen. De volgende keer dat u het hoofddocument voor etiketten opent, wordt u gevraagd of u de gegevens uit het gegevensbestand opnieuw in het hoofddocument voor etiketten wilt samenvoegen.

  • Als u op Ja klikt, wordt het document geopend met de gegevens uit de eerste samenvoegrecord.
  • Als u op Nee klikt, wordt de verbinding tussen het hoofddocument voor etiketten en het gegevensbestand verbroken. Het hoofddocument voor etiketten wordt opnieuw ingedeeld als gewoon Word-document en de velden worden vervangen door de unieke gegevens uit de eerste record.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Excel 2007, Word 2007