Basisinformatie over aanwezigheid

Dit onderwerp bevat basisinformatie over aanwezigheid die u nodig hebt om inzicht te krijgen in aanwezigheid, hoe de functie werkt en hoe u deze kunt benutten om contact op te nemen met anderen en onderbrekingen te beheren, zodat u productiever kunt zijn.

In dit onderwerp


Aanwezigheidsgegevens (overzicht)

De aanwezigheid van een persoon wordt bepaald door een verzameling kenmerken waarmee de status, activiteit, locatie, bereidheid tot communicatie en contactgegevens van de persoon worden beschreven. Met aanwezigheidsgegevens kunt u contact opnemen met anderen en ervoor zorgen dat anderen u kunnen bereiken.

De aanwezigheid van een persoon wordt bepaald door een verzameling kenmerken.

Office Communicator bevat een complete reeks persoonlijke aanwezigheidskenmerken die u andere contactpersonen ter beschikking kunt stellen om contact met u op te nemen. Sommige aanwezigheidskenmerken die u instelt, bevatten uw aanwezigheidsstatus, locatie, persoonlijke notitie en mobiele telefoonnummer.

Aanwezigheidskenmerken zijn status, locatie, notitie en mobiel telefoonnummer. Klik op de knop Menu en klik op Extra > Opties > tabblad Telefoons als u telefoonnummers wilt invoeren.

Aanwezigheidsgegevens bieden context voor een contactpersoon en helpen u bepalen hoe u het beste met de contactpersoon kunt communiceren. Stel dat u een offerte met een collega wilt bespreken. U bekijkt de betreffende status in uw lijst met contactpersonen en ziet dat de persoon beschikbaar is. U zou naar het kantoor van uw collega kunnen lopen voor een persoonlijke bespreking, maar ziet aan de locatie-indicatie en een persoonlijke notitie dat deze persoon thuiswerkt. U besluit dus een expresbericht naar de contactpersoon te verzenden.

In Communicator wordt verschillende informatie over elke contactpersoon weergegeven, zodat u de context van personen kunt bekijken (zijn ze beschikbaar, in vergadering of over een uur vrij, of werken ze thuis). Deze context kunt u gebruiken om een beslissing te nemen over de manier waarop u het beste met de contactpersoon kunt communiceren. Als de contactpersoon bijvoorbeeld in vergadering zit en u een dringende kwestie wilt bespreken, kunt u naar deze persoon een expresbericht verzenden.

In Communicator wordt verschillende informatie over elke contactpersoon weergegeven.

Terug naar boven Terug naar boven

Beste vijf manieren waarop aanwezigheidsgegevens u kunnen helpen

  • U kunt bepalen of een contactpersoon beschikbaar is zodat u direct antwoord kunt krijgen.
  • U kunt de status van een persoon bepalen (Beschikbaar, Bezet of Afwezig) zodat u de beste communicatiemethode kunt bepalen.
  • U kunt snel naar aanvullende contactgegevens zoeken, zoals het mobiele of een ander telefoonnummer.
  • U kunt de aanwezigheidsgegevens van een contactpersoon bekijken zodat u weet wanneer deze beschikbaar is.
  • U kunt uw status instellen op Niet storen om onderbrekingen te beheren zodat u uw werk afkrijgt.

Terug naar boven Terug naar boven

Wat betekenen de aanwezigheidsknoppen?

Elke contactpersoon heeft een aanwezigheidsknop die de status van de contactpersoon aangeeft. De kleur van de aanwezigheidsknop van een contactpersoon is afhankelijk van allerlei factoren, zoals is beschreven in de volgende tabel.

Aanwezigheidsknop Statustekst Beschrijving
Beschikbaar Beschikbaar De contactpersoon is online en kan deelnemen aan gesprekken. Deze status kan handmatig door de gebruiker worden ingesteld.
Bezet Bezet
In gesprek
In vergadering
In bijeenkomst

De contactpersoon is beschikbaar, maar bezig met een andere activiteit, zoals:

  • In gesprek    De contactpersoon is bezig met een telefoon- of videogesprek.
  • In vergadering     De contactpersoon is in gesprek met meerdere partijen via telefoon, spraak of video.
  • In bijeenkomst     In de agenda van Office Outlook staat dat de contactpersoon bezig is met een geplande vergadering.


Deze status kan handmatig door de gebruiker worden ingesteld.

Niet storen Niet storen

U ziet deze status als de contactpersoon aan u een ander toegangsniveau heeft toegewezen dan Team en een van de volgende situaties geldt:

  • De contactpersoon heeft de aanwezigheidsstatus handmatig ingesteld op Niet storen.
Alleen urgente onderbrekingen Alleen urgente onderbrekingen

U ziet deze status als de contactpersoon aan u het toegangsniveau Team heeft toegewezen en een van de volgende situaties geldt:

  • De contactpersoon heeft de aanwezigheidsstatus handmatig ingesteld op Niet storen.
Afwezig Afwezig
Niet aanwezig

De contactpersoon is waarschijnlijk niet bereikbaar. Deze status wordt weergegeven om de volgende redenen:

  • De computer van de contactpersoon is al langer niet gebruikt dan het afwezigheidsinterval (standaard 15 minuten).

 Opmerking   Na vijf minuten verandert de status Beschikbaar standaard in Inactief. Vervolgens verandert na 15 minuten de status in Afwezig als er nog steeds geen activiteit op de computer plaatsvindt.

  • Volgens de agenda of afwezigheidsassistent van Office Outlook is de contactpersoon buiten kantoor.
  • De contactpersoon is tijdelijk niet beschikbaar. Zodra activiteit wordt gedetecteerd op de computer van de contactpersoon, wordt de aanwezigheidsstatus automatisch ingesteld op de juiste status in Communicator 2007.
  • De contactpersoon heeft de aanwezigheidsstatus handmatig ingesteld op Afwezig.
Inactief Inactief Deze contactpersoon is mogelijk bereikbaar, maar zijn of haar computer is langer niet gebruikt dan de ingestelde duur voor inactiviteit (standaard vijf minuten). Met deze status, die volgt op de status Beschikbaar, is de contactpersoon online, zoals blijkt uit de halfgroene/halfgele knop. Deze status wordt ingesteld door Communicator.
Bezet (inactief) Bezet (inactief) Deze contactpersoon zit in een vergadering of is gepland voor een vergadering (zoals wordt aangegeven in Outlook-agenda), maar zijn of haar computer is inactief geweest gedurende de tijdsperiode die voor inactiviteit is ingesteld (standaard vijf minuten).
Offline Offline

De contactpersoon is niet bereikbaar. Deze status wordt weergegeven om de volgende redenen:

  • De contactpersoon heeft zijn of haar aanwezigheidsstatus handmatig ingesteld op Offline weergeven. (Offline weergeven is niet standaard beschikbaar. De systeembeheerder moet deze status instellen voor een organisatie via het groepsbeleid EnableAppearOffline.)
  • Communicator is niet actief op de computer van de contactpersoon of de contactpersoon heeft zich niet aangemeld.
  • De contactpersoon heeft de zichtbaarheid van diens aanwezigheidsstatus voor u geblokkeerd.
Aanwezigheid onbekend Aanwezigheid onbekend De status van de contactpersoon kan niet worden vastgesteld. Deze status wordt meestal weergegeven wanneer de aanwezigheidsstatus van de contactpersoon is opgeslagen op een ander computersysteem, zoals dat van een organisatie die geen federatieve partner is.
Geblokkeerd Geblokkeerd Deze knop wordt weergegeven in de lijst met contactpersonen bij de namen die u hebt geblokkeerd. Voor de geblokkeerde persoon lijkt het alsof u offline bent.

Terug naar boven Terug naar boven

Wat zijn alle aanwezigheidskenmerken waarmee een contactpersoon wordt beschreven?

Tot aanwezigheidsgegevens behoren allerlei kenmerken die iets vertellen over de bereikbaarheid, activiteit, contactgegevens, agenda, locatie en notities (zowel Persoonlijk als Niet aanwezig) van een contactpersoon. De volgende tabel bevat een volledige lijst met aanwezigheidskenmerken in Communicator. Links in de tabel staan de kenmerken van aanwezigheidsgegevens en rechts ziet u welke kenmerken beschikbaar zijn voor de verschillende toegangsniveaus die verderop in dit onderwerp nader worden behandeld.

Aanwezigheidsgegevens Geblokkeerd Openbaar Bedrijf Team Persoonlijk
Aanwezigheid offline
Aanwezigheid
Weergavenaam
E-mailadres
Functie*
Telefoon werk*
Mobiele telefoon*
Telefoon thuis*
Ander telefoonnummer
Bedrijf *
Kantoor*
Adres werk*
SharePoint-site*
Vergaderlocatie
Vergaderonderwerp
Beschikbaar/bezet
Werktijden
Eindpuntlocatie
Notities (Niet aanwezig)
Notities (Persoonlijk)
Laatst actief

 Opmerking   Als deze kenmerken zijn gedefinieerd in Microsoft Active Directory, zijn ze zichtbaar voor alle contactpersonen binnen het bedrijf, ongeacht het toegangsniveau. De kenmerken zijn ook zichtbaar voor federatieve contactpersonen, afhankelijk van het toegewezen toegangsniveau. Ze zijn evenwel niet zichtbaar voor openbare contactpersonen voor expresberichten.

Terug naar boven Terug naar boven

Aanwezigheidsgegevens handmatig wijzigen

Communicator biedt een reeks aanwezigheidskenmerken die u handmatig kunt wijzigen. U kunt bijvoorbeeld telefoonnummers bewerken en publiceren om deze met anderen te delen; u kunt een persoonlijke notitie toevoegen als u die dag op cursus bent. Als u een belangrijke deadline hebt, kunt u ook uw aanwezigheidsstatus wijzigen in Niet storen om onderbrekingen te beheren.

Uw aanwezigheidsstatus wijzigen

  • Klik op uw aanwezigheidsknop en selecteer de status in de vervolgkeuzelijst.

Stel uw aanwezigheidsstatus in met de vervolgkeuzelijst van het aanwezigheidsmenu.

Een mobiel en/of ander telefoonnummer bewerken of toevoegen

  1. Klik op de de knop Menu, wijs Extra aan en klik op Opties.
  2. Klik op het tabblad Telefoons en klik op de knop Telefoon voor het nummer dat u wilt toevoegen.
  3. Klik op Dit telefoonnummer publiceren nadat u het telefoonnummer hebt toegevoegd. Nadat u het telefoonnummer hebt toegevoegd, moet u de toegangsniveaus instellen voor de contactpersonen die het telefoonnummer mogen zien. Zie het gedeelte Aanwezigheidsgegevens beheren zodat sommigen deze kunnen bekijken, maar anderen niet verderop in dit hoofdstuk voor meer informatie.

Een persoonlijke notitie maken

  • Klik in het vak Een notitie typen en geef een persoonlijke notitie op. Klik buiten het vak wanneer u klaar bent met de notitie.

Uw persoonlijke notitie is zichtbaar voor alle contactpersonen met het toegangsniveau Bedrijf, Team of Persoonlijk.

Een afwezigheidsnotitie toevoegen

  • Klik in Office Outlook op Extra en klik op Afwezigheidsassistent.
  • Selecteer de optie Niet aanwezig, typ een afwezigheidsbericht en klik op OK.

 Opmerking   De notitie Niet aanwezig vervangt iedere persoonlijke notitie die u eerder hebt opgegeven, maar de notitie Niet aanwezig wordt pas bijgewerkt nadat u zich hebt afmeld en weer hebt aangemeld bij Communicator. Nadat u dit hebt gedaan, kan het 30 minuten duren voordat de bijgewerkte notitie in het gehele aanwezigheidssysteem is doorgevoerd. Bovendien worden deze gegevens alleen doorgevoerd als u de Communicator-client uitvoert op een apparaat dat verbinding met Exchange kan maken.

Uw locatie weergeven

Met Communicator kunt u uw locatie weergeven als onderdeel van uw aanwezigheidsgegevens. U kunt uw huidige locatie instellen als Thuis of Kantoor of u kunt een aangepaste locatie maken.

  • Klik op uw aanwezigheidsknop, wijs Huidige locatie aan en selecteer een locatie of klik op Aangepaste locatie maken.

Uw locatiegegevens zijn alleen zichtbaar voor contactpersonen aan wie u het toegangsniveau Team of Persoonlijk toewijst. Zie het gedeelte Hoe uw aanwezigheidsgegevens worden weergegeven aan anderen op basis van toegangsniveaus verderop in dit onderwerp voor meer informatie over het toewijzen van toegangsniveaus aan contactpersonen.

Terug naar boven Terug naar boven

Hoe aanwezigheid wordt bijgewerkt op basis van uw Outlook-agenda

Uw aanwezigheidsstatus is standaard gekoppeld aan uw Outlook-agenda. Als een vergadering momenteel is gepland in uw Outlook-agenda, wordt uw status daarom in Communicator weergegeven als In bijeenkomst, zoals is weergegeven in de volgende afbeelding. Zie Persoonlijke opties instellen voor meer informatie.

Als in uw Outlook-agenda een vergadering is gepland, wordt uw status in Communicator ingesteld op In bijeenkomst.

Terug naar boven Terug naar boven

Hoe aanwezigheidsgegevens worden bijgewerkt op basis van uw activiteit

Wanneer u bezig bent met een audio- of videogesprek, worden uw aanwezigheidsgegevens in Communicator bijgewerkt. Uw aanwezigheidsknop wordt weergegeven als Bezet en uw statustekenreeks wordt bijgewerkt naar In gesprek of In vergadering.

Uw statustekenreeks wordt automatisch bijgewerkt wanneer u bezig bent met een audio- of videogesprek of in vergadering zit.

Terug naar boven Terug naar boven

Hoe aanwezigheidsgegevens worden bijgewerkt op basis van uw inactiviteit

Gebruikers van Communicator vragen zich vaak af wat het betekent als aanwezigheidsknoppen half geel/half oranje en half groen/half geel zijn.

Aanwezigheidsknop Beschrijving
Bezet (inactief) De aanwezigheidsknop Bezet (inactief)     wordt weergegeven wanneer een gebruiker van Communicator in vergadering zit of zijn of haar status handmatig heeft ingesteld op Bezet, terwijl Communicator gedurende de afgelopen vijf minuten geen invoer heeft gedetecteerd op de computer (op geen enkele computer van de gebruiker waarop Communicator wordt uitgevoerd). Als een gebruiker bijvoorbeeld de muis beweegt of op het toetsenbord klikt, wordt de status weer ingesteld op Bezet.
Inactief De aanwezigheidsknop Inactief     wordt weergegeven wanneer een contactpersoon mogelijk bereikbaar is, maar de computer langer niet heeft gebruikt dan de ingestelde duur voor inactiviteit (standaard vijf minuten). Met deze status, die volgt op de status Beschikbaar, is de contactpersoon online, zoals blijkt uit de halfgroene/halfgele knop. Deze status wordt ingesteld door Communicator.
Afwezig De aanwezigheidsknop Afwezig wordt ingesteld als Communicator gedurende 15 minuten geen invoer detecteert op de computer van de gebruiker waarop Communicator wordt uitgevoerd. Wanneer de computer van de gebruiker invoer ontvangt, worden de aanwezigheidsknop en de status weer ingesteld op de vorige waarde.

Terug naar boven Terug naar boven

Aanwezigheidsgegevens beheren zodat sommigen deze kunnen bekijken, maar anderen niet

Communicator biedt toegangsniveaus die u kunt toewijzen aan contactpersonen zodat u kunt beheren hoeveel en welk type aanwezigheidsgegevens voor hen beschikbaar zijn. U kunt bijvoorbeeld uw mobiele telefoonnummer weergeven aan uw directe collega's, maar niet aan het volledige bedrijf. Bovendien zult u uw locatie willen doorgeven aan uw teamleden, maar niet aan het volledige bedrijf. Voor het beheren van de toegang tot uw aanwezigheidsgegevens beschikt u in Communicator over toegangsniveaus. U kunt toegangsniveaus op een van de volgende manieren toewijzen:

  • Klik in de lijst met contactpersonen op de persoon aan wie u een toegangsniveau wilt toewijzen, wijs Toegangsniveau wijzigen aan en selecteer het toegangsniveau voor de contactpersoon.

Voor het beheren van de toegang tot uw aanwezigheidsgegevens beschikt u in Communicator over toegangsniveaus.

  • Klik op de knop De manier wijzigen waarop u uw contactpersonen weergeeft en klik op Toegangsniveaus. U kunt vervolgens contactpersonen toewijzen aan toegangsniveaus door deze personen naar niveaus te slepen.
  • Wanneer iemand u toevoegt aan zijn of haar lijst met contactpersonen, ontvangt u een melding waarmee u het verzoek van de persoon om u toe te voegen aan de lijst met contactpersonen kunt accepteren of weigeren. Als u een toegangsniveau vanuit de melding toewijst, selecteert u een niveau in het vak Toegangsniveau van deze persoon en klikt u op OK.

Wanneer iemand u toevoegt aan de lijst met contactpersonen, ontvangt u een melding.

Terug naar boven Terug naar boven

Hoe uw aanwezigheidsgegevens worden weergegeven aan anderen op basis van toegangsniveaus

In de volgende voorbeelden ziet u hoe uw aanwezigheidsgegevens worden weergegeven aan anderen en hoe toegangsniveaus kunnen bepalen welke aanwezigheidsgegevens beschikbaar zijn voor contactpersonen.

U wijzigt uw status van Beschikbaar in Afwezig

Uw aanwezigheidsknop ziet er als volgt uit

Wijzig uw status van Beschikbaar in Afwezig.

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Bedrijf hebt toegewezen, ziet

Toegangsniveau Bedrijf

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Team hebt toegewezen, ziet

Toegangsniveau Team

U publiceert uw mobiele telefoonnummer

Uw mobiele telefoonnummer wordt gepubliceerd op het tabblad Telefoons

Uw mobiele telefoon wordt gepubliceerd op het tabblad Telefoons.

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Bedrijf hebt toegewezen, ziet

Toegangsniveau Bedrijf

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Team hebt toegewezen, ziet

Toegangsniveau Team

Uw status instellen op Niet storen

Uw aanwezigheidsknop ziet er als volgt uit

Uw status instellen op Niet storen

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Bedrijf hebt toegewezen, ziet

Toegangsniveau Bedrijf

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Team hebt toegewezen, ziet

Toegangsniveau Team

U zit in een vergadering die gepland in uw Outlook-agenda

Uw aanwezigheidsgegevens worden automatisch bijgewerkt naar Bezet - In bijeenkomst

Instellen op Bezet - In bijeenkomst

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Bedrijf hebt toegewezen, ziet

Toegangsniveau Bedrijf

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Team hebt toegewezen, ziet

Toegangsniveau Team

U bent online, maar hebt de afgelopen vijf minuten geen gegevens in de computer ingevoerd

Uw aanwezigheidsstatus wordt automatisch bijgewerkt naar Inactief

Status Inactief

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Bedrijf hebt toegewezen, ziet

Toegangsniveau Bedrijf

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Team hebt toegewezen, ziet

Toegangsniveau Team

U zit in vergadering, maar hebt de afgelopen vijf minuten geen gegevens in de computer ingevoerd

Uw aanwezigheidsknop wordt automatisch bijgewerkt naar Bezet (inactief)

Inactief - In bijeenkomst

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Bedrijf hebt toegewezen, ziet

Toegangsniveau Bedrijf

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Team hebt toegewezen, ziet

Toegangsniveau Team

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Communicator 2007