Wanneer u een database wilt ontwerpen, moet u eerst bepalen waarvoor en hoe u deze wilt gebruiken.

• Praat met mensen die de database zullen gebruiken. Ga na welke vragen de database moet beantwoorden.

• Geef in hoofdlijnen aan hoe de rapporten in de database eruit moeten zien.

• Verzamel de formulieren waarin gegevens op dit moment worden vastgelegd.

Terwijl u het doel van de database bepaalt, ontstaat er beeld van de informatie die u uit de database wilt kunnen halen. Aan de hand van deze lijst bepaalt u welke feiten u wilt opslaan in de database en bij welk onderwerp elk feit hoort. De feiten komen overeen met de velden (kolommen) in de database. De onderwerpen waarbij de feiten horen, zijn de tabellen.

Elk veld bevat een feit over een bepaald onderwerp. Stel dat u de volgende feiten over uw klanten wilt opslaan: bedrijfsnaam, adres, plaats, postcode en telefoonnummer. U maakt dan voor elk feit een afzonderlijk veld. Houd bij het bepalen van de velden die u moet opnemen, de volgende richtlijnen aan:

• Neem alle benodigde informatie op.
• Sla de informatie op in de kleinst mogelijke logische eenheden. Namen van medewerkers kunnen bijvoorbeeld worden gesplitst in twee velden, Voornaam en Achternaam, zodat sortering op Achternaam mogelijk is.

• Maak geen gegevensvelden die lijsten met meerdere items bevatten. In een tabel Leveranciers moet u bijvoorbeeld geen veld Producten maken dat een door komma's gescheiden lijst van producten van de leverancier bevat. U zult dan moeilijk de leveranciers van een bepaald product kunnen vinden.

• Neem geen afgeleide of berekende gegevens op (gegevens die het resultaat zijn van een expressie (expressie: elke mogelijke combinatie van wiskundige of logische operatoren, constanten, functies en namen van velden, besturingselementen en eigenschappen, die resulteert in één enkele waarde. Met expressies kunt u berekeningen uitvoeren, tekens bewerken of gegevens testen.).) Als u bijvoorbeeld een veld PerEenheid en een veld Aantal hebt, moet u niet een extra veld maken waarin de waarden in deze twee velden worden vermenigvuldigd.
• Maak geen velden die op elkaar lijken. Als u in een tabel Leveranciers bijvoorbeeld de velden Product1, Product2 en Product3 maakt, zult u alle leveranciers van een bepaald product maar moeilijk kunnen vinden. Ook zult u het ontwerp van uw database moeten veranderen als een leverancier meer dan drie producten levert. U hebt maar één veld voor producten nodig als u dit veld opneemt in een tabel Producten, in plaats van in een tabel Leveranciers.

Elke tabel moet in principe informatie over één onderwerp bevatten. De lijst met velden zegt al veel over de tabellen die u nodig zult hebben. Het veld Datum in dienst heeft de medewerker als onderwerp en hoort daarom thuis in de tabel Werknemers. U kunt een tabel maken voor klanten, een tabel voor producten en een tabel voor orders.

Houd bij het toevoegen van velden aan tabellen de volgende ontwerprichtlijnen aan:

• Voeg het veld toe aan één tabel.

• Voeg het veld niet toe als hierdoor dezelfde informatie in meerdere tabelrecords terechtkomt. Als u merkt dat een veld in een tabel veel dubbele gegevens bevat, staat dat veld waarschijnlijk in de verkeerde tabel.

  Als u bijvoorbeeld een veld met het adres van een klant toevoegt aan een tabel Orders, zal deze informatie waarschijnlijk in meerdere records opduiken, omdat de klant waarschijnlijk meerdere orders zal plaatsen. Als u het veld met het adres echter in de tabel Klanten opneemt, komt deze informatie daarin slechts eenmaal voor. In dit opzicht verschilt een tabel in een Microsoft Access-database (Microsoft Access-database: een verzameling gegevens en objecten (zoals tabellen, query's of formulieren) die betrekking heeft op een bepaald onderwerp of doel. De gegevens worden beheerd door Microsoft Jet Database Engine.) van een tabel in een database met een 'platte' structuur, zoals een spreadsheet.

  Wanneer elk gegeven maar eenmaal wordt opgeslagen, hoeft u dit maar op één plaats bij te werken. Dit is niet alleen efficiënter, maar voorkomt ook dat gegevens dubbel en mogelijk foutief worden ingevoerd.

Als u in Microsoft Access informatie uit verschillende tabellen wilt koppelen (bijvoorbeeld een klant en alle orders van deze klant), moet elke tabel in de database een veld of een set velden bevatten die een unieke identificatie vormt van elke record in de tabel. Een dergelijk veld of een dergelijke set velden wordt een primaire sleutel (primaire sleutel: een of meer velden (kolommen) waarvan de waarden elke record in de tabel uniek identificeren. Een primaire sleutel kan geen Null-waarden bevatten en heeft altijd een unieke index. Met een primaire sleutel relateert u een tabel aan refererende sleutels in andere tabellen.) genoemd.

U hebt inmiddels de gegevens verdeeld over tabellen en velden met primaire sleutels (primaire sleutel: een of meer velden (kolommen) waarvan de waarden elke record in de tabel uniek identificeren. Een primaire sleutel kan geen Null-waarden bevatten en heeft altijd een unieke index. Met een primaire sleutel relateert u een tabel aan refererende sleutels in andere tabellen.) aangeduid. Vervolgens moet u bepalen hoe in Microsoft Access gerelateerde gegevens op een zinvolle manier kunnen worden gecombineerd. U doet dit door relaties (relatie: een verbinding tussen gemeenschappelijke velden (kolommen) in twee tabellen. Een relatie kan een-op-een, een-op-veel of veel-op-veel zijn.) tussen de tabellen in te stellen.

Het kan nuttig zijn de relaties te bekijken in een bestaande, goed ontworpen database, zoals de voorbeelddatabase Noordenwind.

Nadat u de benodigde tabellen, velden en relaties (relatie: een verbinding tussen gemeenschappelijke velden (kolommen) in twee tabellen. Een relatie kan een-op-een, een-op-veel of veel-op-veel zijn.) hebt ontworpen, bekijkt u het ontwerp nog eens aandachtig om te zien of het nog zwakke plekken bevat. U kunt het databaseontwerp beter nu wijzigen dan nadat u gegevens in de tabellen hebt ingevoerd.

Gebruik Microsoft Access om de tabellen te maken, relaties tussen de tabellen op te geven en voldoende voorbeeldgegevens in te voeren zodat u het ontwerp kunt testen. Test de relaties in de database door te controleren of u query's kunt maken die de gewenste antwoorden opleveren. Maak een voorlopige versie van formulieren en rapporten, en ga na of daarin de verwachte gegevens worden weergegeven. Spoor overbodige dubbele gegevens op en verwijder deze.

Als u denkt dat de tabelstructuren beantwoorden aan de principes die hier worden beschreven, voegt u al uw bestaande gegevens toe aan de tabellen. Daarna kunt u andere databaseobjecten maken, zoals query's (query: een vraag over de gegevens die in tabellen zijn opgeslagen of een verzoek om een actie uit te voeren op de gegevens. Met een query kunt u gegevens uit verschillende tabellen combineren tot een gegevensbron voor een formulier, rapport of Data Access-pagina.), formulieren (formulier: een databaseobject van Access waarin u besturingselementen plaatst voor het uitvoeren van acties of het invoeren, weergeven en bewerken van gegevens in velden.), rapporten (rapport: een databaseobject van Access waarmee gegevens volgens uw specificaties opgemaakt en geordend worden afgedrukt. Voorbeelden van rapporten zijn: verkooptotalen, telefoonlijsten en adresetiketten.), Data Access-pagina's (Data Access-pagina: een webpagina die vanuit Access wordt gepubliceerd en die een koppeling naar een database bevat. Op een Data Access-pagina kunt u gegevens die zijn opgeslagen in de database bekijken, toevoegen, wijzigen en anderszins bewerken. Een Data Access-pagina kan ook gegevens bevatten uit andere bronnen, bijvoorbeeld Excel.), macro's (macro: een actie of een reeks acties waarmee u taken automatisch kunt uitvoeren.) en modules (module: een verzameling declaraties, instructies en procedures die als benoemde eenheid worden opgeslagen. Er zijn twee typen modules: standaardmodules en klassemodules.).

Microsoft Access bevat twee hulpmiddelen waarmee u het ontwerp van een Microsoft Access-database (Microsoft Access-database: een verzameling gegevens en objecten (zoals tabellen, query's of formulieren) die betrekking heeft op een bepaald onderwerp of doel. De gegevens worden beheerd door Microsoft Jet Database Engine.) kunt verfijnen.

• Met Tabelanalyse kunt u het ontwerp van één tabel tegelijk analyseren, zo nodig nieuwe tabelstructuren en -relaties (relatie: een verbinding tussen gemeenschappelijke velden (kolommen) in twee tabellen. Een relatie kan een-op-een, een-op-veel of veel-op-veel zijn.) aanbrengen en een tabel splitsen in nieuwe gerelateerde tabellen, als dat zinvol is.

• Met de wizard Prestatie-analyse kunt u de hele database analyseren. Hierbij worden eventueel verbeteringen voorgesteld. De wizard kan deze voorstellen ook voor u doorvoeren.