Dit artikel geeft een overzicht van de methoden die u kunt gebruiken om een Access-database te delen, en van de factoren waarmee u rekening moet houden wanneer u moet beslissen welke methode de juiste is voor u. Het artikel bevat ook koppelingen naar meer gedetailleerde informatie over elke methode.

In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat de mensen die de database moeten delen, allemaal Access hebben geïnstalleerd op hun computer. Zie het artikel Een Access 2007-toepassing implementeren voor meer informatie over het delen van een database met mensen die Access niet hebben geïnstalleerd.

Hoewel u gegevens kunt delen door rapporten te maken en te distribueren, wordt het gebruik van rapporten om gegevens te delen niet besproken in dit artikel. Zie het artikel Rapporten elektronisch verspreiden voor meer informatie over het delen van gegevens door rapporten te distribueren.

---

• Overzicht

• Een database splitsen

• Een database delen met behulp van een netwerkmap

• Een database delen met behulp van een SharePoint-site

• Access gebruiken met een databaseserver

---

Overzicht

Een Access-database bestaat uit objecten, zoals tabellen, query's en formulieren. In tabellen worden gegevens opgeslagen. Elk ander type databaseobject helpt u de gegevens te gebruiken die zijn opgeslagen in tabellen. Wanneer u een database wilt delen, wilt u meestal de tabellen delen omdat deze de gegevens bevatten. Wanneer u tabellen deelt, is het van belang dat iedereen dezelfde tabellen gebruikt, zodat iedereen dezelfde gegevens gebruikt.

Omdat andere databaseobjecten (query's, formulieren, rapporten, enzovoort) geen gegevens bevatten, is het minder belangrijk dat iedereen dezelfde objecten gebruikt. Het kan zelfs voordelen hebben om verschillende kopieën van zulke objecten te gebruiken. Afhankelijk van uw wensen en bronnen zijn er allerlei opties voor het delen van uw database.

Methoden om te delen

• Database splitsen   Dit is een goede keuze als u geen SharePoint-site of databaseserverproduct hebt. De tabellen worden in het ene Access-bestand geplaatst, en alle andere objecten in het andere Access-bestand, een zogenaamde front-enddatabase. De front-enddatabase bevat koppelingen naar de tabellen in het andere bestand. Elke gebruiker krijgt een eigen kopie van de front-enddatabase, zodat alleen de tabellen worden gedeeld.
• Netwerkmap  Dit is de eenvoudigste optie, maar deze biedt ook de minste functionaliteit. Het databasebestand wordt opgeslagen op een gedeeld netwerkstation en mensen gebruiken het databasebestand gelijktijdig. Betrouwbaarheid en beschikbaarheid kunnen een probleem worden als meerdere gebruikers gelijktijdig gegevens wijzigen. Alle databaseobjecten worden gedeeld.
• SharePoint-site  Dit is een goede optie als u beschikt over een server met Windows SharePoint Services. Verschillende integratiepunten met SharePoint zorgen ervoor dat toegang tot de database eenvoudiger is. Er zijn twee methoden: het publiceren van een database en het maken van koppelingen aan lijsten.

  Wanneer u een database publiceert, kunt u profiteren van verschillende SharePoint-lijstfuncties en kunt u formulieren en rapporten openen via het menu Beeld van SharePoint. Omdat het databasebestand wordt opgeslagen op de SharePoint-site, worden alle databaseobjecten gedeeld.

  Wanneer u koppelingen maakt aan SharePoint-lijsten, worden gegevens wel gedeeld maar databaseobjecten niet. Elke gebruiker krijgt een eigen kopie van de database.

• Databaseserver  Deze methode is vergelijkbaar met het splitsen van een database omdat de tabellen ook hierbij worden opgeslagen op het netwerk en elke gebruiker een lokale kopie heeft van een Access-databasebestand dat koppelingen bevat naar de tabellen, alsook van query's, formulieren, rapporten en andere databaseobjecten. U moet deze optie gebruiken als u over een databaseserver beschikt. Databaseservers zijn geoptimaliseerd voor het delen van gegevens tussen veel gebruikers. De voordelen hiervan zijn afhankelijk van de databaseserversoftware die u gebruikt, maar meestal gaat het hierbij om gebruikersaccounts en selectieve toegang tot gegevens, een uitstekende beschikbaarheid van gegevens en goed geïntegreerde hulpmiddelen voor gegevensbeheer. Alleen tabellen worden gedeeld.

Factoren om rekening mee te houden

	Database splitsen	Netwerkmap	SharePoint-site	Database-server
Databaseserver-software vereist?	N	N	N	J
Windows Server 2003 of hoger vereist?	N	N	J	N
Beschikbaarheid van gegevens	Goed	Voldoende voor kleine groepen met weinig gegevens-bewerking	Uitstekend	Uitstekend
Beveiliging	Afhankelijk van extra maatregelen	Minst veilige methode	Uitstekend	Uitstekend
Flexibiliteit	Flexibel. Kan eenvoudig nieuwe database-functies ontwikkelen zonder het werk te onderbreken. Elke gebruiker kan het ontwerp van objecten in zijn of haar eigen kopie aanpassen.	Minder flexibel. Ontwikkeling kan worden uitgevoerd met offlinekopie van de database, die vervolgens wordt vervangen. Gebruikers kunnen het databaseontwerp niet aanpassen.	Flexibel. Afhankelijk van methode voor delen. Wanneer u publicatie gebruikt, kunt u bepalen welke formulieren en rapporten beschikbaar zijn. Wanneer u koppelingen gebruikt, kunnen gebruikers hun eigen kopie van de database aanpassen.	Flexibel. Kan eenvoudig nieuwe database-functies ontwikkelen zonder het werk te onderbreken. Elke gebruiker kan het ontwerp van objecten in zijn of haar eigen kopie aanpassen.

 Terug naar boven

Een database splitsen

Wanneer u een database splitst, ordent u de database opnieuw in twee bestanden, een back-enddatabase met de gegevenstabellen en een front-enddatabase met alle andere databaseobjecten, zoals query's, formulieren en rapporten. Elke gebruiker werkt met de gegevens via een lokale kopie van de front-enddatabase.

U gebruikt de wizard Database splitsen om een database te splitsen. Nadat u de database hebt gesplitst, distribueert u de front-enddatabase onder uw gebruikers.

De voordelen van een gesplitste database zijn onder andere:

• Betere prestaties  De prestaties van de database verbeteren meestal aanzienlijk omdat alleen de gegevens worden verzonden via het netwerk. In een database die niet is gesplitst maar wordt gedeeld via een netwerkmap, worden de databaseobjecten zelf - tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules - verzonden via het netwerk, en niet alleen de gegevens.
• Betere beschikbaarheid  Omdat alleen de gegevens worden verzonden via het netwerk, kunnen databasetransacties zoals recordbewerkingen sneller worden voltooid en kunnen gegevens dus beter worden bewerkt.
• Verbeterde beveiliging  Als u de back-enddatabase opslaat op een computer waarop het NTFS-bestandssysteem wordt gebruikt, kunt u NTFS-beveiligingsfuncties gebruiken om uw gegevens te beschermen. Omdat gebruikers de back-enddatabase openen via gekoppelde tabellen, kunnen indringers minder snel ongeoorloofd toegang krijgen tot de gegevens, bijvoorbeeld door de front-enddatabase te stelen of door zich voor een gemachtigde gebruiker uit te geven. Standaard wordt in Windows XP, Windows Vista en Windows Server 2003 het NTFS-bestandssysteem gebruikt.
• Betere betrouwbaarheid  Als een gebruiker op een probleem stuit en de database onverwacht wordt afgesloten, raakt gewoonlijk alleen de kopie van het front-enddatabasebestand beschadigd die de gebruiker had geopend. Omdat de gebruiker alleen gegevens in de back-enddatabase opent via gekoppelde tabellen, raakt de back-enddatabase veel minder snel beschadigd.
• Flexibele ontwikkelomgeving  Omdat elke gebruiker met een lokale kopie van de front-enddatabase werkt, kunnen gebruikers onafhankelijk van elkaar query's, formulieren, rapporten en andere databaseobjecten ontwikkelen zonder dat dit van invloed is op het werk van andere gebruikers. U kunt ook een nieuwe versie van de front-enddatabase ontwikkelen en distribueren zonder de toegang tot de gegevens te verstoren die in de back-enddatabase zijn opgeslagen.

Zie het artikel Een database splitsen voor stapsgewijze instructies en meer informatie over het splitsen van een database.

 Terug naar boven

Een database delen met behulp van een netwerkmap

De eenvoudigste manier om een database te delen is door deze te plaatsen in een gedeelde netwerkmap. Hoewel dit de eenvoudigste methode is, is het ook de meest beperkte. Voordat u deze methode gebruikt, moet aan alle volgende voorwaarden zijn voldaan:

• Niet meer dan een paar mensen mogen de database gelijktijdig gebruiken.
• De database bevat geen memovelden of, als dit wel zo is, deze worden niet gelijktijdig bijgewerkt door verschillende gebruikers.
• Gebruikers hoeven het ontwerp van de database niet aan te passen.

 Opmerking   Deze methode is minder veilig dan andere methoden voor het delen van een database, omdat elke gebruiker een volledige kopie heeft van het databasebestand, waardoor het risico van toegang door onbevoegden toeneemt.

Een database delen met behulp van een netwerkmap

1. Als er nog geen gedeelde netwerkmap beschikbaar is, stelt u er een in.

   Voor ondersteuning bij deze stap raadpleegt u het Help-systeem van het besturingssysteem van de computer die u wilt gebruiken om de database te delen. Als de gedeelde map zich op een netwerkserver bevindt, hebt u mogelijk ondersteuning nodig van de netwerkbeheerder.

2. Controleer of Access is ingesteld om te worden geopend in de gedeelde modus op de computers van alle gebruikers. Dit is de standaardinstelling maar toch moet u dit controleren, want als een gebruiker de database opent in de exclusieve modus, verstoort dit het gebruik van de gegevens door anderen. Voer de volgende procedure uit op elke computer:
   1. Start Access.
   2. Klik op de Microsoft Office-knop en klik vervolgens op Opties voor Access.
   3. Klik in het linkervenster van het dialoogvenster Opties voor Access op Geavanceerd.
   4. Selecteer in het rechterdeelvenster van het dialoogvenster Opties voor Access in de sectie Geavanceerd bij Standaardmodus voor openen de optie Gedeeld.
   5. Klik op OK en sluit Access vervolgens af.
3. Kopieer het databasebestand naar de gedeelde map. Nadat u het bestand hebt gekopieerd, controleert u of de bestandskenmerken zo zijn ingesteld dat lees-schrijftoegang tot het databasebestand is toegestaan. Gebruikers moeten lees-schrijftoegang hebben om de database te kunnen gebruiken.
4. Maak op de computer van elke gebruiker een snelkoppeling naar het databasebestand.

   Wanneer u het pad naar het databasebestand invoert in de eigenschap Doel van de snelkoppeling, gebruikt u een UNC-adres in plaats van een toegewezen stationsletter. Gebruik in plaats van F:\voorbeeld.accdb bijvoorbeeld \\computernaam\gedeelde.accdb.

    Opmerking   Deze stap kan ook door de gebruikers zelf worden uitgevoerd.

 Terug naar boven

Een database delen met behulp van een SharePoint-site

Access heeft verschillende integratiepunten met Windows SharePoint Services. U kunt profiteren van centrale gegevens en u kunt SharePoint-functies gebruiken om de toegang tot toepassingen te beheren en gegevens beschikbaar te maken via een webbrowser. Zie het artikel Inleiding in de integratie van gegevens tussen Access en een SharePoint-site voor een overzicht van SharePoint-integratie.

Als u een database wilt delen met behulp van SharePoint, kunt u de database publiceren of kunt u uw tabellen verplaatsen naar SharePoint-lijsten en ze vervolgens koppelen vanuit de Access-database.

Een database publiceren op een SharePoint-site

Wanneer u een Microsoft Office Access 2007 -database publiceert op een Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 -site, kunnen andere leden van uw organisatie werken met de database. U kunt de tabellen delen met andere mensen die de SharePoint-site gebruiken terwijl u Access blijft gebruiken als front-end voor de formulieren, rapporten en query's in de database. Als andere gebruikers Access hebben geïnstalleerd, kunt u de query's, formulieren en rapporten ook voor hen beschikbaar maken als weergaven.

Als uw SharePoint-site bijvoorbeeld lijsten bevat waarin problemen van de klantenservice worden bijgehouden en informatie over medewerkers wordt opgeslagen, kunt u in Access een database maken die als front-end voor die lijsten wordt gebruikt. U kunt dan Access-query's maken om die problemen te analyseren, en Access-rapporten om geschreven rapporten voor een teamstatusvergadering op te maken en te publiceren. Als mensen Access op hun computer hebben geïnstalleerd, kunt u de Access-query's en -rapporten beschikbaar maken in het menu Beeld van de SharePoint-lijst. Als mensen de lijst op de SharePoint-site bekijken, kunnen ze de query's, rapporten en andere Access-objecten opzoeken en openen door te klikken op het menu Beeld . Als mensen niet beschikken over Access, kunnen ze de gegevens in de lijsten toch gebruiken met behulp van SharePoint-weergaven.

Als u voor het eerst een database op een SharePoint-site publiceert, wordt in Access een lijst met webservers weergegeven zodat u snel en eenvoudig naar de locatie kunt navigeren waarop u de database wilt publiceren, bijvoorbeeld een documentbibliotheek. Nadat u de database hebt gepubliceerd, wordt de locatie in Access opgeslagen zodat u niet opnieuw naar de server hoeft te zoeken wanneer u wijzigingen wilt publiceren.

Het publiceren van een database op een SharePoint-site is alleen beschikbaar voor databases die zijn opgeslagen in de Office Access 2007-indeling.

Zie het artikel Een database publiceren op een SharePoint-site voor meer informatie over het publiceren van een database op een SharePoint-site.

Uw gegevens naar SharePoint-lijsten verplaatsen en koppelingen hiernaar maken

Met deze methode kan elke gebruiker de eigen kopie van de database aanpassen, omdat de gegevens worden gedeeld via de SharePoint-site. Hoewel u niet dezelfde voordelen hebt als wanneer u de database publiceert op een SharePoint-site, profiteert u wel van het gemak van centraal opgeslagen gegevens. Deze methode heeft dezelfde voordelen als het gebruiken van een gesplitste database. Omdat de gegevens zich in SharePoint-lijsten bevinden, kunt u deze bovendien afzonderlijk beschikbaar maken met behulp van SharePoint-functies.

Deze methode heeft drie basisstappen:

1. Verplaats de gegevens naar SharePoint-lijsten.
2. Maak koppelingen naar die lijsten.
3. Distribueer het databasebestand.

U kunt de wizard Migreren naar SharePoint-site gebruiken om de eerste twee stappen uit te voeren, en elke beschikbare methode gebruiken om de laatste stap uit te voeren.

De wizard Migreren naar SharePoint-site

1. Ga naar het tabblad Externe gegevens en klik in de groep SharePoint-lijsten op Migreren naar SharePoint.

    Opmerking   Deze optie is alleen beschikbaar als uw database is opgeslagen in de Office Access 2007-indeling.

2. Voer de stappen in de wizard Migreren naar SharePoint-site uit. Hiertoe behoort ook het opgeven van de locatie van uw SharePoint-site.

   Als u het proces wilt annuleren, klikt u op Stoppen.

3. Schakel op de laatste pagina van de wizard het selectievakje Details weergeven in om meer details weer te geven van de migratie.

   Op deze pagina van de wizard wordt beschreven welke tabellen aan lijsten zijn gekoppeld. Hier vindt u tevens informatie over een back-uplocatie en de URL van uw database. Bovendien wordt op deze pagina een waarschuwing weergegeven als er zich bepaalde migratieproblemen hebben voorgedaan en wordt de locatie van de logboektabel gegeven waarin u meer bijzonderheden over de problemen kunt vinden.

4. Klik op Voltooien wanneer de wizard is voltooid.

   Als de wizard een waarschuwing weergeeft, moet u de logboektabel controleren en eventueel acties uitvoeren om ervoor te zorgen dat de migratie van uw gegevens met succes wordt voltooid. Bepaalde velden zijn bijvoorbeeld niet verplaatst of naar een ander gegevenstype geconverteerd dat compatibel is met een SharePoint-lijst.

 Opmerking   Als u uw lijsten op de SharePoint-site wilt weergeven, klikt u op Lijsten op de werkbalk Snel starten of klikt u op Alle site-inhoud weergeven. Het kan zijn dat u de pagina moet vernieuwen in uw webbrowser. Als u uw lijsten wilt weergeven op de balk Snel starten op de SharePoint-site of als u andere instellingen wilt wijzigen, bijvoorbeeld versies inschakelen die u wilt bijhouden, kunt u de lijstinstellingen op de SharePoint-site wijzigen. Zie de Help op de SharePoint-site voor meer informatie.

Zie het artikel De tabellen in een Access-database verplaatsen naar een SharePoint-site en hiernaar koppelingen maken voor meer informatie over het verplaatsen van uw gegevens naar SharePoint-lijsten.

 Terug naar boven

Access gebruiken met een databaseserver

U kunt Access gebruiken met een databaseserverproduct zoals SQL Server om uw database te delen. Deze methode biedt u veel voordelen, maar hiervoor is wel extra software vereist: een databaseserverproduct.

Voordelen van het delen van een database via een databaseserver

• Goede prestaties en schaalbaarheid  In veel gevallen biedt een databaseserver betere prestaties dan een Access-databasebestand alleen. Veel databaseserverproducten bieden ook ondersteuning voor heel grote databases (van een of meer terabytes) met ongeveer 500 keer de huidige limiet voor een Access-databasebestand (twee gigabytes). Databaseserverproducten werken meestal heel efficiënt door query's parallel te verwerken (met behulp van meerdere native threads in één proces om gebruikersverzoeken te verwerken) en het vereiste extra geheugen te minimaliseren wanneer meer gebruikers worden toegevoegd.
• Betere beschikbaarheid  Met de meeste databaseserverproducten kunt u een back-up van uw database maken terwijl deze wordt gebruikt. U hoeft gebruikers dus niet te dwingen de database te verlaten om een back-up te maken van uw gegevens. Bovendien verloopt het tegelijkertijd bewerken van gegevens en het vergrendelen van records met databaseserverproducten heel efficiënt.
• Betere beveiliging  Geen enkele database kan volledig veilig worden gemaakt. Databaseserverproducten bieden echter een degelijke beveiliging waarmee uw gegevens worden beschermd tegen gebruik door onbevoegden. De meeste databaseserverproducten bieden een op accounts gebaseerde beveiliging, waarbij u kunt opgeven wie welke tabellen mag zien. Zelfs in het geval dat de Access-front-end onrechtmatig is verkregen, wordt gebruik door onbevoegden voorkomen door een op accounts gebaseerde beveiliging.
• Automatische herstelmogelijkheden  In het geval van een systeemstoring (zoals het uitvallen van het besturingssysteem of de elektriciteit) hebben sommige databaseserverproducten mechanismen voor automatisch herstel waarmee een database binnen enkele minuten wordt teruggezet naar de laatste consistente versie zonder tussenkomst van de databasebeheerder.
• Op servers gebaseerde verwerking  Het gebruik van Access in een client-serverconfiguratie helpt bij het beperken van het netwerkverkeer door databasequery's te verwerken op de server voordat resultaten naar de client worden verzonden. De server de verwerking laten doen werkt meestal efficiënter, vooral wanneer u werkt met grote gegevenssets.

Basisstappen voor het gebruik van Access met een databaseserver

De exacte stappen die vereist zijn om Access te gebruiken met een databaseserver zijn afhankelijk van het databaseserverproduct dat u gebruikt, maar de basisstappen zijn hetzelfde:

1. Verplaats gegevens van de tabellen in een Access-database naar tabellen op de databaseserver.
2. Maak een koppeling naar de databaseservertabellen vanuit het Access-databasebestand.
3. Maak gebruikersaccounts op de databaseserver.
4. Distribueer het Access-databasebestand.
5. Installeer eventueel vereiste databasestuurprogramma's op de computers van de gebruikers.

Zie het onderwerp Access-gegevens naar een SQL Server-database verplaatsen met behulp van de wizard Upsize (Engelstalig) voor specifieke informatie over het gebruik van Access met SQL Server.

 Terug naar boven