• Snel beginnen met het bijhouden van informatie

• Overzichtelijke rapporten maken en aanpassen

• Bijgehouden informatie met anderen delen

• Vertrouwelijke informatie beheren en controleren

Dankzij de Microsoft Office Fluent-gebruikersinterface en de interactieve ontwerpmogelijkheden waarvoor geen diepgaande databasekennis is vereist, stelt Microsoft Office Access 2007 u in staat om in een handomdraai informatie bij te houden en om op een eenvoudige wijze op basis van deze informatie rapporten te maken. De vooraf vervaardigde toepassingen zorgen ervoor dat u snel aan de slag kunt. U kunt deze toepassingen bovendien aanpassen aan uw wisselende zakelijke behoeften. U kunt informatie verzamelen via formulieren in e-mailberichten of gegevens importeren vanuit externe toepassingen. U kunt gedetailleerde rapporten maken en bewerken waarin gesorteerde, gefilterde en gegroepeerde informatie zo wordt weergegeven dat u beter in staat bent om goed onderbouwde beslissingen te nemen. U kunt informatie delen door uw Office Access 2007-bestanden te verplaatsen naar een Windows SharePoint Services-website. U kunt vervolgens de revisiehistorie controleren, verwijderde informatie herstellen, machtigingen voor gegevenstoegang instellen en regelmatig back-ups van uw informatie maken.

Bij Office Access 2007 wordt een bibliotheek van vooraf gebouwde databaseoplossingen geleverd zodat u snel aan de slag kunt. Grotere afbeelding weergeven.

Snel beginnen met het bijhouden van informatie

Ga onmiddellijk aan de slag met de op resultaten gerichte functies van Office Access 2007.

• Vooraf vervaardigde databaseoplossingen. Op het nieuwe scherm Aan de slag vindt u tal van vooraf gebouwde, kant-en-klare databaseoplossingen. U kunt deze databaseoplossingen onmiddellijk gebruiken voor het bijhouden van contactpersonen, gebeurtenissen, problemen, activa, taken en meer  en u kunt deze oplossingen als sjablonen gebruiken en deze verder verfijnen en aanpassen aan het soort informatie dat u wilt bijhouden of de manier waarop u dat wilt doen.Wanneer er andere toepassingssjablonen beschikbaar worden gesteld via Microsoft Office Online, zal dit worden aangekondigd in het venster Aan de slag.
• Office Fluent-gebruikersinterface. Office Access 2007 is in een nieuw jasje gestoken. Daardoor is het maken, wijzigen en gebruiken van databaseoplossingen nog eenvoudiger geworden. De Office Fluent-gebruikersinterface is contextgevoelig en zo ingericht dat u zo efficiënt mogelijk kunt werken en de meeste functionaliteit zelf kunt ontdekken. In de Office Fluent-gebruikersinterface worden van de bijna duizend opdrachten die beschikbaar zijn, alleen die opdrachten weergegeven die relevant zijn voor de taak die u op een bepaald moment uitvoert. Daarnaast kunt u de toepassingen die u met Office Access 2007 bouwt een eigentijds aanzien geven dankzij de weergave met tabvensters en de nieuwe statusbalk, de nieuwe schuifbalken en de nieuwe titelbalk.
• Verbeterde navigatie. In het nieuwe navigatiedeelvenster worden alle tabellen, formulieren, query's en rapporten op overzichtelijke wijze weergegeven. U kunt zelfs aangepaste groepen maken en hierin alle formulieren en rapporten opnemen die betrekking hebben op één tabel.
• Snel tabellen maken. In Office Access 2007 kunt u vanuit gegevensbladen moeiteloos tabellen maken en deze aanpassen. Wanneer u informatie invoert in een gegevenscel (dat gaat op dezelfde manier als in Microsoft Office Excel) en een nieuwe waarde typt, wordt automatisch een nieuw veld toegevoegd en wordt het juiste gegevenstype (bijvoorbeeld datum, numeriek of tekst) bepaald. U kunt zelfs Excel-tabellen in een nieuw gegevensblad plakken, waarna Office Access 2007 ervoor zorgt dat automatisch alle velden worden toegevoegd en de gegevenstypen worden bepaald.
• Records met contactgegevens importeren vanuit Microsoft Office Outlook 2007. Met Office Access 200 kunt u moeiteloos afzonderlijke records met contactgegevens uitwisselen tussen Office Access 2007 en Office Outlook 2007. U kunt een record met contactgegevens vanuit Office Outlook 2007 importeren in Office Access 2007. U kunt ook een record met contactgegevens vanuit Access 2007 exporteren en deze als contactpersoon opslaan in Office Outlook 2007.

Office Access 2007 is voorzien van de opnieuw ontworpen Office Fluent-gebruikersinterface en sluit naadloos aan op de functionaliteit voor contactpersonen in Outlook 2007. Grotere afbeelding weergeven.

• Gegevens filteren en sorteren. In Office Access 2007 is het filteren van gegevens vereenvoudigd, waardoor u zakelijke vragen op een inzichtelijke manier kunt analyseren. Er zijn verschillende filteropties beschikbaar voor tekst, getallen en gegevens. Zo kunt u met de nieuwe filteropties de gegevens in een kolom met datums voor alle records filteren op Vandaag, Gisteren, Vorige week, Volgende maand, Toekomst, Verleden, enzovoort. Deze filters werken in Office Excel 2007 op dezelfde manier als in Office Access 2007. U hoeft het wiel dus niet opnieuw uit te vinden wanneer u op zoek bent naar bepaalde informatie.

In Office Access 2007 is het filteren van gegevens vereenvoudigd, waardoor u zakelijke vragen op een inzichtelijke manier kunt analyseren. Grotere afbeelding weergeven.

• Werken met velden met meerdere waarden. Office Access 2007 ondersteunt het gebruik van complexe gegevenstypen. U kunt daardoor kolommen maken waarvan de cellen meerdere waarden accepteren. Als u een taak bijvoorbeeld aan meerdere mensen toewijst, kunt u beide namen in de cel opnemen. De Windows SharePoint Services-technologie is compatibel met deze complexe gegevenstypen. Op die manier blijft de gegevenssymmetrie tussen het lokale gegevensarchief en gegevensarchieven op het web gehandhaafd.
• Documenten en bestanden bijvoegen bij de database. U kunt nu informatie aan uw toepassingen toevoegen die interessanter en nuttiger is dan ooit tevoren. U kunt meerdere bestanden, zoals foto's, documenten of werkbladen toevoegen aan de afzonderlijke records in het gegevensarchief en deze gebruiken voor naslagdoeleinden. Als het bestand niet gecomprimeerd is, zorgt Office Access 2007 ervoor dat het bestand alsnog wordt gecomprimeerd. Dat scheelt vaste-schijfruimte.
• Interactieve formulieren ontwerpen. Office Access 2007 is uitgerust met een WYSIWYG-interface (what-you-see-is-what-you-get; Eng., lett.: ‘wat je ziet is wat je krijgt’) voor het ontwerpen van formulieren. U kunt de indeling van formulieren op het scherm ontwerpen en wijzigen. In de voorbeeldweergave ziet u meteen hoe het formulier eruitziet. Dankzij de WYSIWYG-interface kunt u formulieren in een handomdraai samenstellen, waardoor u meer tijd kunt besteden aan uw werk en minder aan het ontwerpen en indelen van uw formulieren.
• Tekst met opmaak. Vette tekst? Cursief? Geen probleem. In Office Access 2007 kunt u gegevens in tabellen met opmaak opslaan.

Het bewerken van formulieren in Office Access 2007 in de interactieve ontwerpmodus is een ware WYSIWIG-belevenis. Grotere afbeelding weergeven.

 Terug naar boven

Overzichtelijke rapporten maken en aanpassen

Met Office Access 2007 kunt u complexe gegevens inzichtelijk maken door de informatie te combineren tot overzichtelijke rapporten die u in staat stellen om beslissingen beter te onderbouwen.

• Rapporten bewerken in de Interactieve ontwerpmodus. Met de nieuwe functionaliteit in Office Access 2007 kunt u al in de ontwerpfase bekijken hoeveel gegevens er in een rapport verschijnen. Met de nieuwe WYSIWYG-interface kunt u de rapportindeling rechtstreeks aanpassen terwijl u in de modus voor rapportontwerp door de gegevens bladert. U hoeft het rapport dus niet uit te voeren om te zien hoe dit er op de pagina uitziet. Daardoor is het eenvoudiger geworden om een professioneel ogend rapport te maken. Bovendien bespaart u zo tijd.
• Interactief door rapporten bladeren. De nieuwe bladermodus voor rapporten maakt gebruikersrapporten toegankelijker. Met CTRL+F kunt u records zoeken, de gegevens naar andere toepassingen kopiëren en gedetailleerde records weergeven, zodat u de gegevens kunt bewerken. Met de nieuwe filterfunctionaliteit kunt u de gezochte informatie overzichtelijker weergeven. Op die manier kunt u uw beslissingen beter onderbouwen.
• Informatie groeperen in rapporten. In het verbeterde groepeervenster worden de gegroepeerde gegevens op een overzichtelijke manier weergegeven zodat u een voorbeeld van de wijzigingen kunt zien terwijl u deze in rapporten aanbrengt. U kunt moeiteloos totalen, subtotalen, aantallen en dergelijke berekenen, en de gegevens aan de hand hiervan analyseren. U kunt de informatie ook groeperen in een of meer lagen en subtotalen toevoegen.

Met de functie voor het bewerken van rapporten in Office Access 2007 kunt u gegevens op eenvoudige wijze groeperen en bewerken in de interactieve ontwerpmodus. Grotere afbeelding weergeven.

 Terug naar boven

Bijgehouden informatie met anderen delen

Met Office Access 2007 kunt u informatie moeiteloos verzamelen en deze op een veiliger en flexibeler manier ter beschikking van anderen stellen.

• Gegevens verzamelen met Office Outlook 2007. Het verzamelen van informatie van anderen is in Office Access 2007 een stuk eenvoudiger geworden. Er wordt automatisch een formulier voor het verzamelen van gegevens samengesteld met behulp van Microsoft Office InfoPath 2007 of HTML in de hoofdtekst van het e-mailbericht. U kunt dit formulier naar de e-mailadressen verzenden in de map Contactpersonen van Outlook of in Access. De binnenkomende formulieren worden verwerkt in Office Outlook 2007 en de gegevens worden opgeslagen in het gegevensarchief van Office Access 2007. De gegevens in uw toepassing worden hierdoor in wezen onmiddellijk bijgewerkt zonder dat u ook maar een letter hoeft te typen.

Informatie van anderen verzamelen via e-mail en InfoPath- of HTML-formulieren die in Office Access 2007 zijn gegenereerd. Grotere afbeelding weergeven.

• Samenwerken via het web met Windows SharePoint Services. Websites die zijn gebaseerd op Windows SharePoint Services kunnen worden gebruikt als centrale locatie waar uw team kan communiceren, documenten kan delen en samen aan projecten kan werken. Met Office Access 2007 kunt u uw Access-bestanden in bibliotheken publiceren of de toepassing verplaatsen naar Windows SharePoint Services, waarbij de gegevens en de front-end database naar de server worden verplaatst. Op die manier kan uw team er via de browser moeiteloos interactief mee werken. Formulieren en rapporten kunnen rechtstreeks op de Windows SharePoint Services-site worden weergegeven, bijgewerkt of verwijderd, overeenkomstig de ingestelde machtigingen.
• Windows SharePoint Services-lijsten bijhouden met Office Access 2007. Met de Office Access 2007-client kunt u informatie in Windows SharePoint Services-lijsten vanaf uw computer op een comfortabele manier bijhouden.
• Offline werken met Windows SharePoint Services-lijsten. Met Office Access 2007 kunt u offline met SharePoint werken. Wanneer u bijvoorbeeld op reis gaat, kunt u een lokale kopie van een SharePoint-lijst op uw laptopcomputer meenemen en deze bewerken als een willekeurige andere tabel in Office Access 2007. Formulieren en rapporten waarin de SharePoint-lijst wordt gebruikt, zijn volledig interactief. U kunt de lokale lijst later via Office Access 2007 synchroniseren met de online lijst wanneer u de laptopcomputer weer op het netwerk aansluit.
• Integratie met de Windows SharePoint Services-workflow. Met de bedrijfsregels die met de workflowondersteuning in Windows SharePoint Services zijn gemaakt, kunnen auteurs in Office Access 2007 toepassingen voor samenwerking in werkgroepen maken. U kunt de workflow gebruiken om automatisch taken aan andere gebruikers toe te wijzen, om de status van projecten door te geven en om ervoor te zorgen dat taken op tijd worden voltooid. Alle Windows SharePoint Services-taken kunnen in Office Access 2007 of Office Outlook 2007 worden weergegeven, afhankelijk van de wijze waarop u uw werkzaamheden verricht.
• E-mail- en RSS-meldingen. Gebruikers kunnen zich op e-mailmeldingen abonneren, zodat ze worden gewaarschuwd wanneer records worden toegevoegd, verwijderd of gewijzigd. Daarnaast kunnen gebruikers van RSS-abonnementen (Really Simple Syndication) zich abonneren op lijstfeeds in Office Outlook 2007.
• Mobiele connectiviteit. Windows SharePoint Services-lijsten kunnen tevens worden geopend via mobiele telefoons. Externe gebruikers blijven dus op de hoogte wanneer bedrijfsinformatie verandert.
• Ondersteuning voor PDF- en XPS-bestanden. Met Office Access 2007 kunt u een rapporten opslaan in de PDF-indeling (Portable Document Format) of in de XPS-indeling (XML Paper Specification) en deze afdrukken, posten en per e-mail verspreiden. Wanneer u een rapport als een PDF- of XPS-bestand opslaat, kunt u rapportinformatie vastleggen in een vorm die zich makkelijk laat distribueren. De ingestelde opmaak blijft hierbij behouden. Anderzijds hoeven anderen niet over Office Access 2007 te beschikken om het rapport te kunnen afdrukken of lezen.¹

¹ U kunt een PDF- of XPS-bestand alleen opslaan vanuit een programma van het 2007 Microsoft Office-systeem nadat u een invoegtoepassing hebt geïnstalleerd. Zie Een PDF- of XPS-invoegtoepassing installeren en gebruiken voor meer informatie.

Door uw Office Access 2007-toepassing met Windows SharePoint Services te beheren kunt u de informatie toegankelijk maken voor browsers. Grotere afbeelding weergeven.

 Terug naar boven

Vertrouwelijke gegevens beheren en controleren

Dankzij de gebruiksvriendelijke omgeving van Office Access 2007 laat informatie zich makkelijk beheren doordat de transparantie van de gegevens is verbeterd.

• Verbeterde beveiliging. Office Access 2007 is nog beter beveiligd en sluit nog beter aan bij andere Microsoft Office system 2007-programma’s, dankzij nieuwe en verbeterde beveiligingsfuncties. Gebundelde vertrouwensbeslissingen worden geïntegreerd in Office Trust Center. Dankzij vertrouwde locaties kunt u alle databases in mappen met verbeterde beveiliging probleemloos vertrouwen. Omgekeerd kunt u een Access-toepassing laden met uitgeschakelde programmacode of macro's. Dat komt de beveiliging ten goede.

Dankzij nieuwe functionaliteit in Office Access 2007 kunt u records bijhouden en kijken wie records heeft gemaakt, gewijzigd en verwijderd. Grotere afbeelding weergeven.

• Gegevenscontrole. U kunt gegevens zonder ondersteuning van de IT-afdeling moeiteloos vanuit uw lokale databasebestand migreren naar een server met Windows SharePoint Services. Het beheer, de beveiliging en het maken van back-ups kunt u aan de IT-afdeling van uw organisatie overlaten, afhankelijk van het beleid van uw organisatie op dit punt.
• Revisiehistorie. Dankzij nieuwe functionaliteit kunt u records bijhouden en kijken wie records heeft gemaakt, bewerkt en verwijderd. U kunt ook kijken wanneer de informatie is gewijzigd en deze wijzigingen zo nodig terugdraaien.
• Machtigingen instellen. Met Windows SharePoint Services kunt u bepalen welke gebruikers toegang tot uw gegevens hebben en u kunt beperkte leesmachtigingen of volledige schrijfmachtigingen toewijzen.
• Prullenbak. U kunt gegevens die per ongeluk zijn verwijderd herstellen met de functie Prullenbak van Windows SharePoint Services.

 Terug naar boven