Nederland
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ondersteuning en feedback Technische bronnen Aanvullende bronnen | Waarschuwing: u wilt deze pagina weergeven met een niet-ondersteunde browser. Deze website wordt het best bekeken met Microsoft Internet Explorer 6.0 of hoger, Firefox 1.5 of Netscape Navigator 8.0 of hoger. Meer informatie over ondersteunde browsers. Een expressie maken
Van toepassing op: Microsoft Office Access 2003
U hebt vaak informatie nodig die niet direct beschikbaar is in een veld in de database. Bijvoorbeeld wanneer u de BTW over een order of het totaalbedrag moet berekenen, of wanneer u een query of filter met criteria - informatie aan de hand waarvan wordt bepaald met welke records u werkt - moet leveren. Of wanneer u een standaardwaarde wilt instellen voor een veld of besturingselement, of een validatieregel voor een veld of tabel. In al deze gevallen gebruikt u een expressie. In dit artikel maakt u kennis met expressies. U leert wat een expressie is en waarom en waar u deze kunt gebruiken. U maakt ook kennis met de opbouwfunctie voor expressies. Dit is een hulpmiddel in Access dat u kunt gebruiken om expressies te maken. Tot slot leert u hoe u een expressie maakt met behulp van de opbouwfunctie voor expressies en hoe u een volledig nieuwe expressie maakt. In dit artikelWaarom worden expressies gebruikt? Waar en hoe worden expressies gebruikt? De opbouwfunctie voor expressies gebruiken Expressies gebruiken om praktische redenen Wat is een expressie?Een expressie in Access is het equivalent van een formule in Excel. Een expressie bestaat uit een aantal mogelijke elementen die, op zichzelf of in combinatie met elkaar, worden gebruikt om een resultaat te genereren. Tot deze elementen behoren id's (de namen van velden, besturingselementen en eigenschappen), operatoren zoals + (plus) of - (min), functies, constanten en waarden. U gebruikt een expressie om een berekening uit te voeren, de waarde van een besturingselement op te halen, criteria op te geven voor een query, regels te definiëren, berekende besturingselementen of velden te maken, of een groepsniveau te definiëren voor een rapport. Hieronder ziet u enkele voorbeelden van expressies.
Zoals u kunt zien aan de voorgaande voorbeeldexpressies, is een expressie in Access niet gewoon een berekening. Expressies worden gebruikt voor allerlei doeleinden. U zult ook zien dat de voorbeeldexpressis in bepaalde opzichten van elkaar verschillen. Bijvoorbeeld: sommige expressies beginnen met de operator =. Wanneer u een waarde wilt berekenen voor een besturingselement op een formulier of in een rapport, gebruikt u de operator = aan het begin van de expressie. In andere gevallen gebruikt u de operator = niet. Bijvoorbeeld: wanneer u een expressie opgeeft in een query of in de eigenschap Standaardwaarde of Validatieregel van een veld of besturingselement, gebruikt u de operator = niet. Id'sEen id is de naam van een veld, eigenschap of besturingselement. U gebruikt een id in een expressie om te verwijzen naar de waarde die is gekoppeld aan een veld, eigenschap of besturingselement. Bijvoorbeeld: met de expressie =[Vervaldatum]-[Verzenddatum] wordt de waarde van het veld of besturingselement Verzenddatum afgetrokken van de waarde van het veld of besturingselement Vervaldatum. In deze expressie zijn zowel Vervaldatum als Verzenddatum id's. OperatorenIn Access wordt een breed scala operatoren ondersteund, waaronder de verwachte rekenkundige operatoren zoals +, -, * (vermenigvuldigen), / (delen), alsmede vergelijkingsoperatoren voor het vergelijken van waarden, tekstoperatoren, tekstoperatoren voor het samenvoegen van tekst, logische operatoren om te bepalen of waarden waar of onwaar zijn, en andere operatoren die specifiek zijn voor Access. Zie het gedeelte Tabel met operatoren in dit artikel voor meer informatie over operatoren. FunctiesFuncties zijn ingebouwde procedures die u kunt gebruiken in uw expressies. U kunt hiermee berekeningen uitvoeren, tekst en datums bewerken, gegevens samenvatten en een breed scala bewerkingen uitvoeren. Bijvoorbeeld: een veelgebruikte functie is Date. De functie Date geeft als resultaat de huidige datum. U kunt deze gebruiken in een expressie waarmee de standaardwaarde voor een veld in een tabel wordt ingesteld. Wanneer u dan een nieuwe record toevoegt, wordt standaard de huidige datum in het veld ingevuld. Voor sommige functies zijn argumenten vereist. Een argument is een waarde die dient als invoer voor de functie. Als voor een functie meer dan een argument vereist is, scheidt u de argumenten door een komma. Bekijk de functie Format in de volgende voorbeeldexpressie: In dit voorbeeld worden twee argumenten opgegeven. Het eerste is de functie Date. U kunt de waarde die door een functie wordt geretourneerd vaak als argument opgeven voor een andere functie. In dit geval geven we de huidige datum op, zoals deze wordt geretourneerd door de functie Date. Het tweede argument, van het eerste gescheiden door een komma, is een tekenreeks in de vorm van tekst waarmee voor de functie Format wordt aangegeven hoe de datum moet worden genoteerd. Let erop dat de tekenreeks tussen aanhalingstekens staat. Wanneer u tekst moet opgeven, moet u deze normaal gesproken tussen aanhalingstekens plaatsen. ConstantenEen constante is een item met een naam, waarvan de waarde constant blijft zolang Access wordt uitgevoerd. De constanten die u het meest zult gebruiken in uw expressies, zijn Waar, Onwaar en Null. U kunt in Visual Basic for Applications (VBA) ook zelf constanten definiëren die u in procedures van VBA kunt gebruiken. VBA is de programmeertaal die in Access wordt gebruikt. Opmerking U kunt geen Microsoft Visual Basic-constanten gebruiken in aangepaste functies die u gebruikt in uw expressies. Bijvoorbeeld: Visual Basic heeft constanten voor de dagen van de week: vbSunday staat voor zondag, vbMonday staat voor maandag, enzovoort. Elke constante heeft een corresponderende numerieke waarde. De numerieke waarde voor vbSunday is 1, voor vbMonday 2, enzovoort. U kunt deze constanten niet gebruiken in een aangepaste functie die wordt aangeroepen vanuit een expressie. U moet in plaats hiervan de numerieke waarden gebruiken. WaardenU kunt letterlijke waarden gebruiken in expressies. Numerieke waarden kunnen een cijferreeks zijn, met een teken en een decimaalteken (indien nodig). Als een teken ontbreekt, wordt ervan uitgegaan dat de waarde positief is. Als u een waarde negatief wilt maken, voegt u er een minteken (-) aan toe. U kunt ook de wetenschappelijke notatie gebruiken. Voeg hiertoe E of e toe aan het teken van de exponent (bijvoorbeeld 1.0E-6). U moet tekenreekswaarden in de vorm van tekst tussen aanhalingstekens plaatsen. In sommige gevallen worden deze automatisch toegevoegd. Bijvoorbeeld: wanneer u tekst typt in een expressie voor een validatieregel of voor querycriteria, worden de aanhalingstekens automatisch toegevoegd. Als u bijvoorbeeld de tekst Parijs typt, wordt in de expressie "Parijs" weergegeven. Als u wilt dat een expressie als resultaat een tekenreeks geeft die werkelijk tussen aanhalingstekens staat, kunt u de geneste tekenreeks tussen enkele aanhalingstekens (') of drie sets dubbele aanhalingstekens (") plaatsen. De volgende expressies zijn bijvoorbeeld equivalent:
Datum/tijd-waarden moeten tussen hekjes (#) worden geplaatst. #3-7-05#, #7-mrt-05# en #mrt-7-2005# zijn bijvoorbeeld allemaal geldige Datum/tijd-waarden. Wanneer een Datum/tijd-waarde tussen hekjes (#) is geplaatst, wordt de waarde in Access automatisch behandeld als een item van het type Datum/tijd. Waarom worden expressies gebruikt?In Access worden vaak expressies gebruikt, om allerlei redenen. Wanneer u bijvoorbeeld een waarde wilt berekenen voor een veld op een formulier, gebruikt u een expressie. Stel dat u het totaalbedrag wilt berekenen voor een regelitem in een factuur. Normaal gesproken wordt het totaal van een regelitem niet opgeslagen in de database. In plaats hiervan berekent u dit totaal op basis van twee items die u moet opslaan in de database: hoeveelheid en prijs. Met deze expressie vermenigvuldigt u de hoeveelheid met de prijs en gebruikt u vervolgens de functie CCur (converteren naar valuta) om het resultaat te converteren naar het gegevenstype Valuta. Normaal gesproken gebruikt u een tekstvakbesturingselement voor een berekende waarde, maar u kunt elk gewenst besturingselement gebruiken dat de eigenschap Besturingselementbron heeft. Een besturingselement dat een expressie als bron heeft, wordt een berekend besturingselement genoemd. Als het besturingselement een tekstvak is, kunt u de expressie direct in het tekstvak invoeren. U kunt deze ook invoeren in de eigenschap Besturingselementbron in het eigenschappenvenster.  U gebruikt een expressie niet alleen om een vereiste waarde te berekenen die niet wordt opgeslagen in de database, maar vaak ook om informatie in te voeren in een query. Stel dat u de verkopen wilt weergeven van producten die zijn verzonden in een bepaalde periode. U kunt dan een criteria-expressie opgeven waarbij wordt gebruikgemaakt van de operator Between om het datumbereik te bepalen. Dan worden alleen de rijen geretourneerd die overeenkomen met de criteria en een verzenddatum hebben die binnen het opgegeven datumbereik valt: U kunt er ook toe besluiten dat u het totaal van een regelitem wilt berekenen in de query die het formulier of rapport van gegevens voorziet. Een kolom in een query die het resultaat is van een dergelijke berekening, wordt een berekend veld genoemd. Bijvoorbeeld: met de volgende expressie in een query berekent u de totalen van de regelitems waarop een korting is toegepast: De resulterende kolom draagt de naam Factuurprijs. U kunt een expressie ook goed gebruiken om een standaardwaarde op te geven voor een veld in een tabel of voor een besturingselement. Bijvoorbeeld: als u een datumveld hebt dat u standaard wilt vullen met de huidige datum, typt u Date() in het eigenschapvak Standaardwaarde voor dat veld. U kunt een expressie ook gebruiken om een validatieregel in te stellen. Bijvoorbeeld: u wilt een validatieregel gebruiken waarvoor de datum die wordt opgegeven, moet vallen op of na de huidige datum. In dat geval stelt u de waarde in het eigenschapvak Validatieregel in op >= Date(). Waar en hoe worden expressies gebruikt?Er zijn veel plaatsen waar u een expressie kunt gebruiken. Tabellen, query's, formulieren, rapporten en macro's hebben bijvoorbeeld allemaal plaatsen waar u een expressie kunt gebruiken. Bovendien gebruikt u bij het schrijven van VBA-code voor een gebeurtenisprocedure of voor een module vaak expressies die veel lijken op de expressies die u gebruikt in een Access-object zoals een tabel of query. In expressies moeten namen van velden en besturingselementen tussen haakjes staan, bijvoorbeeld [PrijsPerEenheid]. Als u een naam opgeeft zonder haakjes of speciale tekens, worden deze automatisch geplaatst. Als een naam spaties of speciale tekens bevat, moet u de haakjes zelf typen. U kunt een berekend besturingselement een naam geven door de eigenschap Naam in te stellen. De naam mag niet overeenkomen met andere namen van besturingselementen op het formulier of in het rapport. Deze moet ook verschillen van de naam van velden of besturingselementen die worden gebruikt in de expressie voor dat besturingselement. Bovendien mag de naam niet overeenkomen met de naam van velden in de onderliggende tabel of query. U kunt deze naam gebruiken wanneer u wilt verwijzen naar de waarde in het besturingselement in andere expressies op het formulier of in het rapport. Expressies worden het meest gebruikt op de volgende plaatsen:
De opbouwfunctie voor expressies gebruikenU kunt de opbouwfunctie voor expressies gebruiken om u te helpen bij het maken van expressies. De opbouwfunctie voor expressies is een hulpmiddel dat u kunt starten vanaf de meeste plaatsen waarop u expressies schrijft. Het biedt eenvoudig toegang tot de namen van de velden en besturingselementen die worden gebruikt in uw database, alsmede tot veel van de ingebouwde functies die voor u beschikbaar zijn wanneer u expressies schrijft. U kunt de opbouwfunctie voor expressies gebruiken om een volledig nieuwe expressie te maken of u kunt een van de standaardexpressies selecteren voor de weergave van paginanummers, de huidige datum of de huidige datum en tijd. 
U maakt een expressie door tekst te typen in het expressievak en elementen uit de andere gedeelten in de opbouwfunctie te plakken. U kunt bijvoorbeeld klikken in de kolom linksonder om de objecten in uw database weer te geven, alsmede de functies, constanten, operatoren en veelgebruikte expressies. Wanneer u klikt op een item in de linkerkolom, worden de overige kolommen hieraan aangepast. Wanneer u bijvoorbeeld klikt op de naam van een tabel in de linkerkolom, worden in de middelste kolom de velden in die tabel weergegeven. Wanneer u dubbelklikt op Functies en vervolgens klikt op Ingebouwde functies, worden in de middelste kolom alle functiecategorieën en in de rechterkolom de functies in die categorieën weergegeven. Wanneer u dubbelklikt om een functie in te voegen in uw expressie, verschijnen de functie en de tekst waarmee wordt aangegeven welke argumenten vereist zijn voor die functie, als een tijdelijke aanduiding in het expressievak. U kunt die tekst dan vervangen door de juiste argumentwaarden. Wanneer u een id in een expressie plakt, worden alleen die onderdelen van de id ingevoegd die in de huidige context vereist zijn. Wanneer u bijvoorbeeld de opbouwfunctie voor expressies start vanuit het eigenschappenvenster van het formulier Klanten en vervolgens een id voor de eigenschap Zichtbaar van dat formulier in de expressie plakt, wordt uitsluitend de naam van de eigenschap Zichtbaar geplakt. Wanneer deze expressie buiten de context van het formulier wordt gebruikt, moet u de volledige id opgeven: Formulieren![Klanten].Zichtbaar. De opbouwfunctie voor expressies starten in een tabel, formulier of rapport
De opbouwfunctie voor expressies starten in een query
De opbouwfunctie voor expressies is een manier om dingen te zoeken en in te voegen die u zich moeilijk kunt herinneren, zoals id-namen (bijvoorbeeld velden, tabellen, formulieren en query's) en functienamen en argumenten. Expressies gebruiken om praktische redenenIn dit gedeelte maakt u kennis met een aantal manieren waarop u expressies kunt gebruiken om problemen op te lossen en vereiste informatie te berekenen voor formulieren, rapporten en tabellen. Een nieuwe record voorzien van een stempel met de huidige datum en tijdIn sommige tabellen is het van belang om de datum of de datum en tijd bij te houden (door deze van een stempel te voorzien) waarop u een record hebt toegevoegd. Als u wilt dat deze waarde automatisch wordt ingevuld, kunt u een veld maken met het gegevenstype Datum/tijd, en de eigenschap Standaardwaarde voor het veld instellen op Date() of Now(). Als u de functie Date gebruikt, wordt de huidige datum geretourneerd zoals deze is opgeslagen in de systeemklok van de computer. Als u de functie Now gebruikt, worden de huidige datum en tijd geretourneerd. Een datum-en-tijdstempelveld toevoegen
Wanneer u een nieuwe record toevoegt aan de tabel, wordt nu voortaan automatisch de datum of de datum en tijd ingevoegd in het veld Toevoegingsdatum. Tekstwaarden combinerenWanneer u de waarden in twee of meer tekstvelden wilt combineren, kunt u de ampersandoperator (&) gebruiken. Stel dat u een formulier Werknemers hebt en dat u de volledige naam van de werknemer wilt weergeven in de koptekst van het formulier. U kunt dan de voor- en achternaam van de werknemer invoeren in tekstvakken in de detailsectie. U kunt deze expressie gebruiken om de volledige naam van een werknemer weer te geven: Als u de tekstwaarden in twee of meer besturingelementen wilt combineren, gebruikt u de operator &. Alles wat u wilt invoegen tussen de waarden - witruimte, interpunctie of niet te wijzigen tekst - moet tussen aanhalingstekens worden geplaatst. In dit voorbeeld wordt met de tekenreeks " " één spatie ingevoegd tussen de voor- en achternaam. Een tekstvak toevoegen met een expressie voor volledige naam
Voor sommige records is mogelijk geen waarde ingevoerd in een veld dat u wilt combineren. De ontbrekende waarde wordt een null-waarde genoemd. Wanneer u de operator & gebruikt en een veld geen waarde heeft, wordt er een tekenreeks met een lengte van nul geretourneerd voor dat veld. Bijvoorbeeld: als de record van een werknemer alleen een achternaam bevat, wordt door de expressie in het vorige voorbeeld het volgende geretourneerd: een tekenreeks met een lengte van nul voor het veld Voornaam, een spatie en de waarde in het veld Achternaam. Wanneer u waarden combineert, moet u een waarde zoals een komma alleen toevoegen wanneer een waarde in een bepaald veld voorkomt. Stel dat u een tabel Klant hebt en dat u de waarden in de velden Plaats, Regio en Postcode wilt combineren voor een rapport. Sommige records hebben geen waarde in het veld Regio. In dat geval wordt er een ongewenste komma weergegeven vóór de postcode als u de operator & gebruikt. Als u deze ongewenste komma wilt verwijderen, gebruikt u de operator plus (+), zoals wordt weergegeven in de volgende voorbeeldexpressie: Met de operator + combineert u tekst op dezelfde manier als met de operator &. De operator + ondersteunt echter ook null-doorgifte. Dit houdt in dat als een onderdeel van een expressie null is, de volledige expressie ook null is. Zie in het vorige voorbeeld de sectie (", " + [Regio]). Aangezien de operator + wordt gebruikt, bevat de expressie tussen haakjes alleen een komma als het veld Regio een waarde bevat. Als dit veld geen waarde bevat, treedt de null-doorgifte in werking en resulteert de volledige expressie tussen haakjes in een null-waarde. Berekende besturingselementen maken om rekenkundige berekeningen uit te voerenU kunt expressies gebruiken om de waarden in twee of meer velden of besturingselementen op te tellen, af te trekken, te vermenigvuldigen of te delen. Stel dat u de datum vastlegt waarop een klant een order moet ontvangen en de datum waarop de order wordt verzonden. U kunt berekenen hoeveel dagen te vroeg (of te laat) een order is verzonden door de waarde in het veld Verzenddatum af te trekken van de waarde in het veld Vervaldatum. Dit is mogelijk omdat u in Access rekenkundige berekeningen kunt uitvoeren op datums. Het resultaat van een datumberekening wordt een interval genoemd. Deze waarde bevat een datumonderdeel links van het decimaalteken, en rechts een tijdonderdeel. Als de waarde die wordt geretourneerd een positief getal is, weet u hoeveel dagen te vroeg de order is verzonden. Als de waarde negatief is, weet u hoeveel dagen te laat de order is verzonden. Als de waarde 0 is, is de order op tijd verzonden. Een tekstvak toevoegen met een expressie om het aantal dagen te vroeg of te laat te berekenen
Wanneer u de operator +, –, *, / of \ gebruikt om een berekening uit te voeren op twee waarden en een van de waarden null is (dat wil zeggen: er is geen waarde opgegeven), is de waarde van de expressie ook null. Bijvoorbeeld: als een van de datums in de vorige expressie null is, is de waarde van de volledige expressie ook null. In een rapport resulteert dat in witruimte. Als u de null-waarde wilt vervangen door een 0, kunt u de functie Nz gebruiken om de null-waarde om te zetten in een nul. Bijvoorbeeld: Opmerking U kunt de velden in de tabel zo ontwerpen dat gebruikers geen null-waarden kunnen opgeven. Stel hiertoe bij het ontwerpen van de tabel de eigenschap Vereist voor dat veld in op Ja. U moet ook de eigenschap Standaardwaarde voor dat veld instellen op een niet-null-waarde. De waarden in twee besturingselementen optellenHet komt waarschijnlijk vaak voor dat u de waarden in twee besturingselementen wilt optellen. Bijvoorbeeld: om de totale kosten van een order te berekenen telt u de waarden in de besturingselementen Subtotaal en Vrachtkosten op, zoals wordt weergegeven in de volgende afbeelding. Om het ordertotaal te berekenen maakt u een tekstvak in de detailsectie van het bestelformulier. Een tekstvak toevoegen met een expressie om een totaal te berekenen
Twee waarden vermenigvuldigen om de omzetbelasting te berekenenStel dat u de omzetbelasting voor een order moet berekenen en het omzetbelastingtarief is opgeslagen in het besturingselement Omzetbelasting. U vermenigvuldigt dan de waarden in het besturingselement Subtotaal met de waarde in het besturingselement Omzetbelasting om de belasting te berekenen. Om de omzetbelasting te berekenen maakt u een tekstvak in de detailsectie van het bestelformulier. Een tekstvak met een expressie toevoegen om de omzetbelasting te berekenen
Sommen en aantallenHet komt waarschijnlijk vaak voor dat u de som moet berekenen van de waarden die zijn opgeslagen in een groep records. Bijvoorbeeld: u moet een groepstotaal berekenen voor de groepsvoettekst in een rapport, of het subtotaal van een order voor de regelitems op een formulier. Of u moet het aantal items weten in plaats van de som hiervan. Om de som van een groep records te berekenen gebruikt u de functie Som, en om te weten hoeveel items een groep records bevat gebruikt u de functie Aantal. Bijvoorbeeld: als u wilt weten hoeveel orders een rapport bevat waarin orders zijn gegroepeerd op klant, gebruikt u de volgende expressie: U kunt in de argumentexpressie veldnamen gebruiken voor de functies Som en Aantal, maar geen namen van besturingselementen. De veldnamen kunnen afkomstig zijn uit een tabel of query. U kunt zelfs de naam van een berekenveld uit een query gebruiken. Wanneer u echter het totaal wilt berekenen van de waarden in een berekend besturingselement, moet u de expressie die wordt gebruikt in het berekende besturingselement, herhalen in de functie. Wanneer u op een formulier meermaals naar dezelfde expressie wilt verwijzen of wanneer u een functie wilt gebruiken zoals Som, moet u overwegen de expressie op te nemen in de onderliggende query van het formulier. De berekening kan dan worden uitgevoerd in de query in plaats van in het formulier. Het werkt vaak sneller om een berekening uit te voeren in een query. Subtotaal van een order op een subformulier berekenenWanneer u een bestelformulier maakt, gebruikt u vaak een hoofdformulier en een subformulier. Het hoofdformulier en het subformulier zijn aan elkaar gekoppeld door een gemeenschappelijk veld, bijvoorbeeld Order-id. Het hoofdformulier bevat ordergegevens, zoals Factuur naar en Verzenden naar, en het subformulier bevat gegevens over de regelitems die zijn besteld, zoals product, aantal en prijs per eenheid. De informatie uit het hoofdformulier is afkomstig van een query voor onder andere de tabel Orders. De informatie in het subformulier is afkomstig van een query voor onder andere de tabel Detailgegevens orders. Als u het subformulier baseert op een query voor onder andere een berekend veld om de factuurprijs te berekenen, kunt u de waarden in het veld Factuurprijs optellen om het subtotaal te berekenen. Om het ordersubtotaal te berekenen maakt u een tekstvak in de formuliervoettekst van het subformulier Orders. Een tekstvak met een expressie toevoegen om het ordersubtotaal op een subformulier te berekenen
Hoewel met het tekstvak op het subformulier het subtotaal van de order wordt berekend, wordt de waarde alleen weergegeven op het hoofdformulier. Als u het tekstvak niet wilt weergeven op het subformulier, plaatst u het in de formuliervoettekst van het subformulier en stelt u de eigenschap Standaardweergave voor het subformulier in op Gegevensbladweergave. Een formulierkoptekst of -voettekst wordt niet weergegeven wanneer u een formulier gebruikt in de gegevensbladweergave. Tot slot voegt u het subformulier in het hoofdformulier in. Een subformulier werkt normaal gesproken niet correct als zelfstandig formulier. Subformulieren zijn afhankelijk van een waarde in het hoofdformulier. Het subformulier blijft pas beperkt tot de juiste records nadat u het hebt ingevoegd in het hoofdformulier en hebt bepaald door welk veld de twee formulieren aan elkaar zijn gekoppeld (bijvoorbeeld Order-id). Bijvoorbeeld: wanneer u een bestelformulier gebruikt met een subformulier, beperkt u met de order-id op het hoofdformulier de records in het subformulier tot de records met dezelfde order-id. Naar het ordersubtotaal verwijzen op een hoofdformulierDe besturingselementen op een hoofdformulier en subformulier kunnen naar elkaar verwijzen. Als u naar een waarde op een subformulier wilt verwijzen, gebruikt u een expressie. Dit wordt getoond in de volgende afbeelding.
Om het ordersubtotaal weer te geven maakt u een tekstvak in de detailsectie van het bestelformulier. Het subtotaal van een subformulier weergeven in een tekstvak in de detailsectie van het bestelformulier
Een waarde opzoeken in een tabelWanneer u een formulier ontwerpt, wilt u mogelijk een waarde weergeven uit een andere tabel of query dan waaraan het formulier is gekoppeld. Bijvoorbeeld: u hebt een formulier Producten dat is gekoppeld aan de tabel Producten. Na het ontwerpen van het formulier besluit u echter dat hierop de naam van de contactpersoon van de leverancier moet worden weergegeven. De naam van de contactpersoon van de leverancier is afkomstig uit de tabel Leveranciers. U kunt een waarde uit een andere tabel of query opzoeken en weergeven met behulp van de functie DLookup. U geeft drie argumenten op voor de functie DLookup:
Om de contactpersoon van de leverancier toe te voegen opent u het formulier Producten in de ontwerpweergave en voegt u een tekstvak toe met het label Contactpersoon. De expressie die u moet gebruiken voor dit tekstvak is: Het tekstvak voor de contactpersoon van de leverancier toevoegen
Met deze expressie zoekt u in de tabel Leveranciers en retourneert u de naam van de contactpersoon van de leverancier waarvan de leveranciers-id overeenkomt met de waarde in het besturingselement Lever-id op het formulier Producten. De operator & wordt gebruikt om het derde argument te maken. Een veelvoorkomende fout is dat er aanhalingstekens worden geplaatst om het volledige argument in plaats van alleen om de tekst vóór de operator &. Opmerking Als alternatief voor het gebruik van de functie DLookup kunt u de onderliggende query zodanig wijzigen dat de vereiste informatie wordt opgenomen. Query's werken meestal efficiënter. De datum afdrukken die wordt afgedrukt op een rapportHet komt waarschijnlijk vaak voor dat u op een rapport de datum wilt afdrukken waarop het rapport is gegenereerd. Als u wilt dat deze datum automatisch wordt ingevuld, gebruikt u de functie Now of Date. Met de functie Now retourneert u de huidige datum en tijd, zoals opgeslagen in de klok van de computer. Met de functie Date retourneert u alleen de huidige datum. U kunt het resultaat van beide functies in alle gewenste beschikbare datum- en tijdnotaties weergeven. Stel dat u een factuurrapport wilt afdrukken en dat de afdrukdatum van de factuur moet worden weergegeven in middellange datumnotatie (bijvoorbeeld 31-dec-04). Typ de expressie =Date() in de eigenschap Besturingselementbron van het tekstvak of in het tekstvak zelf. De afdrukdatum toevoegen aan een rapport
Het paginanummer afdrukken op een rapportWanneer u een rapport ontwerpt dat langer is dan één pagina, wilt u waarschijnlijk paginanummers toevoegen. U kunt dit doen met behulp van de eigenschap Pagina. De pagina's worden dan automatisch genummerd wanneer u een voorbeeld weergeeft van het rapport of dit afdrukt. De eigenschap Pagina is alleen beschikbaar wanneer u een voorbeeld weergeeft van een rapport of dit afdrukt. De eigenschap verschijnt dus niet in het eigenschappenvenster. U gebruikt de eigenschap Pagina in de eigenschap Besturingselementbron van een tekstvak op precies dezelfde manier als een functie zoals Now of Date. Plaats het tekstvak in de paginakoptekst of -voettekst van het rapport. (Voeg geen haakjes toe na de eigenschap Pagina.) U kunt een expressie maken die gebruikmaakt van zowel de eigenschap Pagina als van de eigenschap Pagina's. Als u de eigenschap Pagina's gebruikt, wordt het totaal aantal pagina's in het rapport geretourneerd. Met de volgende expressie genereert u bijvoorbeeld een paginanummering met de notatie Pagina 1 van 10. Het voorgaande opmaakprofiel voor paginanummering toevoegen aan een rapport
Opmerking De opbouwfunctie voor expressies bevat een aantal veelgebruikte expressies die u kunt gebruiken voor paginanummering Een deel van een waarde afdrukken op een rapportAls de eerste of laatste paar tekens in een veld een speciale betekenis hebben, kunt u een rapport op basis hiervan ordenen. Als bijvoorbeeld de eerste twee tekens in een product-id-code aangeven om welk type product het gaat, kunt u de producten groeperen op de eerste twee tekens in de code en elke groep vervolgens identificeren door de tekens af te drukken in de groepskoptekst. U gebruikt de functie Left om de eerste n tekens van een waarde in een tekstveld op te halen, en de functie Right om de laatste n tekens op te halen. In beide gevallen is het eerste argument de veldnaam of tekstexpressie, en het tweede argument het aantal tekens dat u wilt ophalen. In de volgende tabel worden expressies weergegeven die gebruikmaken van deze functies.
Letters gebruiken als scheidingsteken in een alfabetische lijstVoor een snelle identificatie in een lijst met producten kunt u de producten groeperen op de eerste letter van hun naam en deze letter afdrukken in de groepskoptekst, zoals weergegeven in de volgende afbeelding. Als u elke keer dat de eerste letter van de productnaam wordt gewijzigd, een nieuwe groep wilt starten en vervolgens de producten in elke groep alfabetisch wilt sorteren, stelt u de eigenschappen in het vak Sorteren en groeperen in zoals wordt weergegeven in de volgende tabel.
Het venster Sorteren en groeperen weergeven
Als u alleen de eerste letter van de naam wilt afdrukken aan het begin van een nieuwe groep, gebruikt u deze expressie in het tekstvak in de koptekst Productnaam: Het numerieke equivalent van een datum afdrukkenU kunt de records in een rapport op de numerieke waarden ordenen voor een bepaalde periode - bijvoorbeeld een jaar, kwartaal, maand of week. Een jaar is bijvoorbeeld opgesplitst in 53 kalenderweken. (De eerste en laatste week van het jaar zijn vaak geen volledige weken.) De numerieke waarde voor de week van 18-dec-94 tot 24-dec-94 is bijvoorbeeld 52. Met deze numerieke waarden kunt u de orders die zijn verzonden, groeperen op de week van het jaar. Als u de numerieke waarde van een datum wilt zoeken, gebruikt u de functie DatePart. De notatie voor deze functie is: DatePart(interval, datum) Het argument interval is de afkorting voor het gedeelte van de datum dat moet worden geretourneerd. Voorbeelden van geldige afkortingen zijn 'jjjj' voor een jaar van vier cijfers, 'q' voor een kalenderkwartaal en 'm' voor een maand. Het argument datum is een veldnaam of een letterlijke datum, zoals '1-jul-94'. Opmerking U kunt eventueel twee argumenten toevoegen aan de functie DatePart - een voor de eerste dag van de week en de andere voor de eerste week van het jaar. In deze argumenten kunt u de waarden accepteren die zijn ingesteld met de weergaveopties eersteweekdag en eersteweek, of u kunt zelf waarden opgeven. In de volgende tabel vindt u voorbeelden van de resultaten die zijn geretourneerd voor een veld met de naam Feestdagen. In het veld Feestdagen kunt u de feestdagen opslaan van de landen waar uw bedrijf zakendoet.
Als u meer wilt weten over het maken van gegroepeerde rapporten, raadpleegt u het artikel Create a grouped or summary report. De resultaten van meerdere jaren vergelijkenWanneer u de verkoopresultaten van meer dan een jaar wilt analyseren, kunt u de resultaten het beste groeperen op een bepaalde periode, zoals per kwartaal of per maand. U kunt dan snel zien hoe de prestaties voor een bepaalde periode in het ene jaar waren in vergelijking met die voor dezelfde periode in een ander jaar. Stel dat u een rapport Omzet per kwartaal wilt genereren met het aantal orders dat is verzonden en de verkooptotalen. Om de groepskopteksten en -voetteksten te maken en de sorteervolgorde op te geven voor dit rapport, stelt u de eigenschappen in in het vak Sorteren en groeperen, zoals wordt weergegeven in de volgende tabel. U gebruikt een expressie om te groeperen op het kwartaal waarin de orders zijn verzonden.
Het venster Sorteren en groeperen weergeven
Als u het kwartaalnummer wilt afdrukken aan het begin van een nieuwe groep, plaatst u een tekstvak in de groepskoptekst met behulp van dezelfde expressie als u hebt gebruikt in het vak Sorteren en groeperen: Totalen van regelitems berekenenStel dat u een factuurrapport wilt met informatie over een order. U moet dan de factuurprijs (de totale verkoop voor elk product) voor regelitems berekenen. U maakt eerst een query waarmee u de gegevens voor het rapport ophaalt. In deze query neemt u alle velden op die u nodig hebt uit alle tabellen die u nodig hebt, zoals de tabel Orders, de tabel Detailgegevens orders en de tabel Klanten. Vervolgens kunt u een berekend veld maken in het queryontwerpraster, waarmee de factuurprijs wordt berekend voor elk product op de factuur. Berekende velden maken
Orders identificeren die te laat zijn verzondenOnder goede omstandigheden worden orders op tijd verzonden. Af en toe komt het voor dat orders pas na de vervaldatum worden verzonden, en u wilt deze orders identificeren in een rapport. Als u in een rapport waarmee u verzendingen bijhoudt alle orders wilt markeren die te laat zijn verzonden, kunt u een vinkje afdrukken in een selectievakje met het label Te laat verzonden. Aangezien de meeste orders op tijd worden verzonden, is een selectievakje makkelijker te zien dan tekst als Op tijd en Te laat. Met de expressie voor dit rapport wordt de waarde in het veld Verzenddatum vergeleken met de waarde in het veld Vervaldatum. Als de waarde in het veld Verzenddatum groter is (dat wil zeggen: later valt) dan de waarde in het veld Vervaldatum, wordt de waarde Waar geretourneerd en verschijnt er een vinkje in het selectievakje. Als de waarde Onwaar is, verschijnt er geen vinkje. Het selectievakje Te laat verzonden toevoegen aan een rapport
Tabel met operatorenIn Access wordt een breed scala operatoren ondersteund, waaronder rekenkundige operatoren zoals +, -, * (vermenigvuldigen), / (delen), alsmede vergelijkingsoperatoren voor het vergelijken van waarden, tekstoperatoren, tekstoperatoren voor het samenvoegen van tekst, logische operatoren om te bepalen of waarden waar of onwaar zijn, en andere operatoren die specifiek zijn voor Access. Zie voor meer informatie over het gebruik van deze operatoren de volgende gedeelten: Rekenkundige operatoren U gebruikt de rekenkundige operatoren om een waarde te berekenen op basis van twee of meer getallen, of om het teken van een getal te wijzigen van positief in negatief.
Vergelijkingsoperatoren U gebruikt de vergelijkingsoperatoren om waarden te vergelijken en een resultaat te retourneren dat waar, onwaar of null is.
In alle gevallen geldt dat als de eerste of de tweede waarde null is, het resultaat ook null is. Aangezien null staat voor een onbekende waarde, is ook het resultaat van een vergelijking met null onbekend. Logische operatoren U gebruikt de logische operatoren om twee waarden te combineren en een waar, onwaar of null-resultaat te retourneren. De logische operatoren worden ook wel Booleaanse operatoren genoemd.
Aaneenschakelingsoperatoren U gebruikt de aaneenschakelingsoperatoren om twee tekstwaarden te combineren tot een.
Speciale operatoren U gebruikt de speciale operatoren zoals wordt beschreven in de volgende tabel.
|
Printervriendelijke versie
Delen
rechts van het eigenschapvak om een expressie te maken met behulp van de 
op de werkbalk om een expressie te maken met behulp van de 
Expressievak
Operatorknoppen
Expressie-elementen
op de werkbalk).
| Verwante websites |
| ||||||
