Alles weergeven

Alles verbergen

U kunt in Access rapporten maken voor vele gebruiksdoeleinden. In dit artikel staat basisinformatie over hoe u rapporten kunt maken en worden de verschillende soorten rapporten beschreven die u met Access 2002 en Access 2003 kunt maken.

Beginnen met het maken van rapporten

U kunt in Access op verschillende manieren rapporten maken:

• AutoRapport  Met AutoRapport kunt u snel een rapport maken op basis van alle gegevens in een bepaalde tabel of de gegevens die door een query zijn opgehaald. U kunt slechts één tabel of query gebruiken als basis voor het rapport.

  Hoe?

  1. Klik in het databasevenster (databasevenster: het venster dat verschijnt als u een Access-database of een Access-project opent. Het bevat snelkoppelingen voor het maken van nieuwe databaseobjecten en het openen van bestaande objecten.) op Rapporten onder Objecten.
  2. Klik op Nieuw op de werkbalk in het databasevenster.
  3. Klik in het dialoogvenster Nieuw rapport op een van de volgende wizards:

     AutoRapport: in kolomvorm  Elk veld wordt weergegeven op een afzonderlijke regel met aan de linkerkant een label.

     AutoRapport: in tabelvorm   De velden in elke record verschijnen op één regel en de labels worden eenmaal afgedrukt boven aan elke pagina.

  4. Klik op de tabel of query met de gegevens waarop u het rapport wilt baseren.
  5. Klik op OK.

     Op het rapport wordt het laatste AutoOpmaak (automatische opmaak: een verzameling opmaakelementen waarmee u het uiterlijk van besturingselementen en secties in formulieren en rapporten bepaalt.)-profiel toegepast dat u hebt gebruikt. Als u nog niet eerder met een wizard een rapport hebt gemaakt en ook niet met de opdracht AutoOpmaak in het menu Opmaak hebt gewerkt, wordt het AutoOpmaak-profiel Standaard gebruikt.

• De wizard Rapporten  Met de wizard Rapporten kunt u snel rapporten maken op basis van gegevens uit meerdere tabellen of query's. Ook kunt u een combinatie van tabellen en query's gebruiken.

  Hoe?

  1. Klik in het databasevenster (databasevenster: het venster dat verschijnt als u een Access-database of een Access-project opent. Het bevat snelkoppelingen voor het maken van nieuwe databaseobjecten en het openen van bestaande objecten.) op Rapporten onder Objecten .
  2. Klik op Nieuw op de werkbalk in het databasevenster.
  3. In het dialoogvenster Nieuw rapport klikt u op de wizard die u wilt gebruiken. Links in het dialoogvenster ziet u een beschrijving van de wizard.
  4. Klik op de tabel of query (query: een vraag over de gegevens die in tabellen zijn opgeslagen of een verzoek om een actie uit te voeren op de gegevens. Met een query kunt u gegevens uit verschillende tabellen combineren tot een gegevensbron voor een formulier, rapport of Data Access-pagina.) met de gegevens waarop u het rapport wilt baseren.

     Opmerking  U hoeft deze stap niet uit te voeren als u op Wizard Rapport hebt geklikt in stap 3. U kunt de recordbron voor het rapport in de wizard opgeven.

  5. Klik op OK.
  6. Volg de instructies van de wizard.

     Als het resultaat niet aan uw wensen voldoet, kunt u de gewenste wijzigingen aanbrengen in de ontwerpweergave (ontwerpweergave: een venster waarin het ontwerp wordt weergegeven van de volgende databaseobjecten: tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en Data Access-pagina's. In de ontwerpweergave kunt u nieuwe databaseobjecten maken en het ontwerp van bestaande databaseobjecten wijzigen.).

  Opmerkingen  

  • Als u velden uit meerdere tabellen en query's wilt opnemen in het rapport en de velden in de eerste tabel of query hebt geselecteerd, klikt u nog niet op Volgende of Voltooien in de wizard Rapport. Herhaal in dat geval eerst de stappen voor het selecteren van een tabel of query, en selecteer alle gewenste velden.

  • Als u een van de typen AutoRapport kiest, wordt de AutoOpmaak gebruikt die u het laatst hebt opgegeven, hetzij in de wizard Rapport, hetzij met de opdracht AutoOpmaak in het menu Opmaak in de ontwerpweergave.

• Handmatig, in de ontwerpweergave  Het maken van rapporten in de ontwerpweergave neemt meer tijd in beslag dan wanneer u een wizard of AutoRapport gebruikt, maar u kunt uw rapporten wel heel precies aanpassen aan uw wensen. U kunt gegevens bijvoorbeeld nauwkeuriger sorteren en filteren dan mogelijk is met de wizard Rapport. Ook kunt u precies bepalen hoe uw rapporten er uit komen te zien.

  Hoe?

  1. Klik in het databasevenster (databasevenster: het venster dat verschijnt als u een Access-database of een Access-project opent. Het bevat snelkoppelingen voor het maken van nieuwe databaseobjecten en het openen van bestaande objecten.) op Rapporten onder Objecten .
  2. Klik op Nieuw op de werkbalk in het databasevenster.
  3. Klik in het dialoogvenster Nieuw rapport op Ontwerpweergave.
  4. Klik op de tabel of query met de gegevens waarop u het rapport wilt baseren. (Als u een niet-afhankelijk rapport (niet-afhankelijk formulier of rapport: een formulier of rapport dat niet is gekoppeld aan een recordbron zoals een tabel, query of SQL-instructie (er is niets ingevuld bij de eigenschap RecordSource van het formulier of rapport.)) wilt maken, selecteert u niets in deze lijst.)

     Tip

     Baseer uw rapport op een query als u een rapport wilt maken op basis van gegevens uit meerdere tabellen.

  5. Klik op OK.

     Het rapport wordt weergegeven in de ontwerpweergave (ontwerpweergave: een venster waarin het ontwerp wordt weergegeven van de volgende databaseobjecten: tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en Data Access-pagina's. In de ontwerpweergave kunt u nieuwe databaseobjecten maken en het ontwerp van bestaande databaseobjecten wijzigen.).

Beginnen met het maken van query's

Een van de redenen dat Access-rapporten zo flexibel en krachtig zijn is de mogelijkheid query's (query: een vraag over de gegevens die in tabellen zijn opgeslagen of een verzoek om een actie uit te voeren op de gegevens. Met een query kunt u gegevens uit verschillende tabellen combineren tot een gegevensbron voor een formulier, rapport of Data Access-pagina.) te gebruiken als de gegevensbron voor het rapport. Een query kan bijvoorbeeld gegevens uit uw database ophalen, sorteren en filteren wanneer u een bepaald rapport uitvoert. Met query's kunt u ook parameters definiëren voor de gegevens in rapporten, zoals begin- en einddatums.

Bij sommige soorten rapporten, zoals de rapporten zonder opmaak en de hiërarchische rapporten die hieronder worden besproken, kunnen de gegevens afkomstig zijn van een combinatie van tabellen en query's. Bij andere soorten rapporten echter, zoals kruistabelrapporten en rapporten die gesorteerde en gegroepeerde gegevens gebruiken, kunnen alleen query's gebruikt worden. Daarom is het handig te weten hoe u query's kunt maken.

Zie de volgende onderwerpen voor meer informatie over het maken van query's:

Een beknopte beschrijving van de soorten rapporten in Access

In de volgende secties worden de verschillende soorten rapporten beschreven die u in Access 2002 en 2003 kunt maken. In elke sectie staan koppelingen naar onderwerpen met stapsgewijze instructies voor het maken van een bepaalde soort rapport.

Rapporten zonder opmaak

Een rapport zonder opmaak bevat besturingselementen die gebonden zijn aan (verbonden met) verschillende tabellen en query's. Een voorbeeld van een rapport zonder opmaak is een rapport waarin producten en categorieën worden weergegeven.

De gegevens in deze velden zijn afkomstig uit de tabel Producten.

De gegevens in deze velden zijn afkomstig uit de tabel Categorieën.

Hiërarchische rapporten

Een hiërarchisch rapport bevat andere rapporten, de zogenaamde subrapporten. U kunt subrapporten in rapporten insluiten als u gegevens wilt weergeven uit tabellen waarvoor een een-op-veel-relatie (een-op-veel-relatie: een verbinding tussen twee tabellen waarbij de primaire-sleutelwaarde van elke record in de primaire tabel correspondeert met de waarde in een of meer overeenkomende velden van veel records in de gerelateerde tabel.) bestaat. Zo kunt u een rapport Beurzen hebben met gegevens uit twee tabellen, de tabel Beurzen en de tabel Medewerkers.

In het hoofdrapport zijn de gegevens afkomstig uit de tabel Beurzen en worden de naam en plaats van elke beurs weergegeven.

In het subrapport zijn de gegevens afkomstig uit de tabel Medewerkers en worden de medewerkers weergegeven die op elke beurs aanwezig zullen zijn.

Zie de volgende onderwerpen voor informatie over het maken van rapporten zonder opmaak en hiërarchische rapporten:

Rapporten met gesorteerde en/of gegroepeerde records

In de ontwerpweergave of met de wizard Formulier kunt u records sorteren en groeperen in een rapport.

Een rapport met gesorteerde records

U kunt de records sorteren op een of meer velden in de onderliggende recordbron en de sorteervolgorde opgeven.

Het rapport wordt gesorteerd in oplopende volgorde van de productnamen.

Een rapport met gegroepeerde records

U kunt een of meer groepeerniveaus opgeven voor de records in een rapport en voor elk groepsniveau een sorteervolgorde definiëren. Tevens kunt u voor elk groep kop- en voetteksten weergeven en totalen of andere waarden berekenen.

Het rapport wordt gegroepeerd op basis van de jaar- en kwartaalvelden.

De totalen worden weergegeven per jaar.

Meer informatie over het maken van rapporten met gesorteerde en gegroepeerde gegevens:

Een kruistabelrapport

U kunt een kruistabelquery gebruiken om gegevens voor rapporten te leveren. Met een kruistabelquery berekent u een som, gemiddelde, telling of ander soort totaal voor gegevens en kunt u de resultaten groeperen op twee velden. De waarden van het ene veld worden de kolomkoppen en de waarden van het andere veld worden de rijkoppen.

In dit rapport op basis van een selectiequery worden records alleen verticaal gegroepeerd weergegeven (op werknemer en categorie). Dit resulteert in meer records en maakt het moeilijker om totalen van verschillende werknemers met elkaar te vergelijken.

In dit rapport op basis van een kruistabelquery wordt dezelfde informatie weergegeven, maar dan zowel horizontaal als verticaal gegroepeerd zodat het gegevensblad compacter is.

Meer informatie over het maken van kruistabelrapporten

Rapporten met meer kolommen

In een rapport met meerdere kolommen worden gegevens weergegeven in een of meer kolommen. U kunt het aantal kolommen, de kolombreedte en de ruimte tussen rijen en kolommen naar wens aanpassen.

Zie de kolom Werken met Access, Rapporten met meer kolommen voor meer informatie over het maken van rapporten met meerdere kolommen.