Koppelingen maken naar SQL Server-gegevens

U kunt op twee manieren werken met gegevens die in SQL Server zijn opgeslagen, namelijk door een koppeling met deze database te maken of door de gegevens in een Access-database te importeren. Als u de gegevens met anderen wilt delen, verdient koppelen de voorkeur omdat de gegevens op een centrale locatie worden opgeslagen en het mogelijk is om de meest recente gegevens te bekijken, gegevens toe te voegen of te bewerken en query's of rapporten in Access uit te voeren.

 Opmerking    Dit artikel heeft geen betrekking op Access-apps, het type database dat u met Access ontwerpt en online publiceert. Zie Een Access-app maken voor meer informatie.

Stap 1: de koppeling voorbereiden

  1. Zoek de SQL Server-database waarmee u een koppeling wilt maken. Neem zo nodig contact op met de beheerder van de database voor informatie over de verbinding.
  2. Bepaal met welke tabellen en weergaven in de SQL-database een koppeling moet worden gemaakt. Het is mogelijk om een koppeling met verschillende objecten tegelijk te maken.

Controleer de brongegevens en houd daarbij rekening met de volgende aandachtspunten:

  • Access ondersteunt maar liefst 255 velden (kolommen) in een tabel. Dit wil zeggen dat de gekoppelde tabel alleen de eerste 255 velden bevat van het object waarmee u een koppeling maakt.
  • Kolommen die alleen-lezen zijn in een SQL Server-object, blijven ook in Access alleen-lezen.
  1. Als u de gekoppelde tabel in een nieuwe database wilt maken, klikt u op Bestand > Nieuw > Lege bureaubladdatabase. Als u de gekoppelde tabellen in een bestaande Access-database wilt maken, controleert u of u de benodigde machtigingen hebt voor het toevoegen van gegevens aan de Access-database.

 Opmerking    Een gekoppelde tabel in een bestaande Access-database krijgt dezelfde naam als in het bronobject. Als deze naam al voor een tabel in gebruik is, wordt aan de naam van de nieuw gekoppelde tabel een “1” toegevoegd, bijvoorbeeld Contactpersonen1. (Als Contactpersonen1 ook al wordt gebruikt, wordt Contactpersonen2 gemaakt, enzovoort.)

Stap 2: koppeling maken met gegevens

Bij het maken van een koppeling met een tabel of weergave in een SQL Server-database wordt in Access een nieuwe tabel gemaakt (ook wel een gekoppelde tabel genoemd) die de structuur en de inhoud van de brontabel weerspiegelt. U kunt de gegevens wijzigen in SQL Server of in de gegevensblad- of formulierweergave van Access. Wijzigingen worden zowel in SQL Server als in Access doorgevoerd. Structurele wijzigingen, zoals het verwijderen of wijzigen van kolommen, moet u echter aanbrengen in SQL Server en niet in Access.

  1. Open de doeldatabase in Access.
  2. Ga naar het tabblad Externe gegevens en klik op ODBC-database.
  3. Klik op Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken > OK en voer de stappen in de wizard uit. Klik in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren op het gewenste DSN-bestand in de lijst als dit bestand al bestaat.

WeergevenEen nieuw DSN-bestand maken:

Klik in het venster Gegevensbron selecteren op Nieuw > SQL Server > Volgende.

  1. Typ een naam voor het DSN-bestand of klik op Bladeren.

 Opmerking    U hebt schrijfmachtigingen voor de map nodig om het DSN-bestand op te slaan.

  1. Klik op Volgende om de samenvattingsgegevens te bekijken en klik op Voltooien.

Voer de stappen uit in de wizard Nieuwe gegevensbron maken voor SQL Server.


  1. Klik op OK en klik onder Tabellen op elke tabel of weergave die wilt koppelen en klik vervolgens op OK.

Als het dialoogvenster Unieke record-id selecteren wordt weergegeven, betekent dit dat door Access niet kan worden bepaald welk veld of welke velden uniek de rijen van de brongegevens aanduiden. In dat geval selecteert u per rij het unieke veld of de unieke combinatie van velden. Als u het niet zeker weet, kunt u dit navragen bij de beheerder van de SQL Server-database.

Zodra de koppelbewerking is voltooid, ziet u de nieuwe gekoppelde tabel of tabellen in het navigatiedeelvenster van Access.

De meest recente SQL Server-objectstructuur toepassen

Telkens wanneer u een gekoppelde tabel of het bronobject opent, ziet u de meest recente gegevens. Structurele wijzigingen in een SQL Server-object zijn echter alleen zichtbaar als u de gekoppelde tabel(len) bijwerkt.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de tabel in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Koppelingsbeheer in het snelmenu.
  2. Schakel het selectievakje naast elke gekoppelde tabel in die u wilt bijwerken of klik op Alles selecteren om alle gekoppelde tabellen te selecteren.
  3. Klik op OK > Sluiten.

 Opmerking    Omdat gegevenstypen in Access verschillen van gegevenstypen in SQL Server, wordt in Access het meest geschikte gegevenstype voor elke kolom gekoppeld. U kunt de toegewezen gegevenstypen in Access alleen bekijken, maar niet wijzigen.

Zie Manieren om een Access-bureaubladdatabase te delen voor meer informatie.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Access 2013