Inleiding tot rapporten in Access

Rapporten bieden een manier om de gegevens in uw Microsoft Access-database weer te geven, op te maken en samen te vatten. U kunt bijvoorbeeld een eenvoudig rapport maken van de telefoonnummers voor al uw contactpersonen of een overzichtsrapport over de verkoop van uw bedrijf in verschillende regio's en perioden.

Dit artikel bevat een overzicht van de rapporten in Access. Daarnaast wordt in dit artikel beschreven hoe u een rapport kunt maken, gegevens kunt sorteren, groeperen en samenvatten en hoe u een rapport kunt bekijken en afdrukken.

 Opmerking   De informatie in dit artikel is alleen van toepassing voor Access-bureaubladdatabases.

In dit artikel


Overzicht

Wat kunt u doen met een rapport?

Een rapport is een databaseobject waarmee u gemakkelijk de informatie in uw database voor de volgende doeleinden kunt presenteren:

  • Een samenvatting van gegevens weergeven of distribueren.
  • Momentopnamen van de gegevens archiveren.
  • Details over afzonderlijke records leveren.
  • Etiketten maken.

Onderdelen van een rapport

Het is weliswaar mogelijk 'onafhankelijke' rapporten te maken waarin geen gegevens worden weergegeven, maar voor dit artikel gaan we ervan uit dat een rapport is gekoppeld aan een gegevensbron, zoals een tabel of query. Het ontwerp van een rapport is onderverdeeld in secties die u in de ontwerpweergave kunt bekijken. Als u nuttige rapporten wilt maken, hebt u inzicht nodig in de werking van elke sectie. Met de sectie waarin u er bijvoorbeeld voor kiest om een berekend besturingselement te plaatsen, wordt bepaald hoe de resultaten in Access worden berekend. De volgende lijst is een overzicht van de sectietypen en het gebruik hiervan:

Sectie Hoe de sectie wordt weergegeven bij het afdrukken Waar de sectie kan worden gebruikt
Rapportkoptekst Aan het begin van het rapport. Gebruik de rapportkoptekst om informatie weer te geven die gewoonlijk op een voorblad staat, zoals een logo, een titel of de datum. Wanneer u een berekend besturingselement in de rapportkoptekst plaatst die de statistische functie Som gebruikt, wordt daarin het totaal voor het hele rapport berekend. De rapportkoptekst wordt weergegeven vóór de paginakoptekst.
Paginakoptekst Aan de bovenkant van elke pagina. Gebruik een paginakoptekst om de titel van het rapport op elke pagina te herhalen.
Groepskoptekst Aan het begin van elke nieuwe groep records. Gebruik de groepskoptekst om de groepsnaam weer te geven. In een rapport dat op product is gegroepeerd, gebruikt u de groepskoptekst bijvoorbeeld om de productnaam weer te geven. Wanneer u een berekend besturingselement in de groepskoptekst plaatst waarin de statistische functie Som wordt gebruikt, wordt daarin het totaal voor de huidige groep berekend. Een rapport kan meerdere groepskoptekstsecties bevatten, afhankelijk van het aantal groeperingsniveaus dat u hebt toegevoegd. Zie het gedeelte 'Groepering, sortering of totalen toevoegen' voor meer informatie over het maken van groepskopteksten en -voetteksten.
Details Verschijnt eenmaal voor elke rij in de recordbron. Hierin worden de besturingselementen geplaatst die de hoofdtekst van het rapport vormen.
Groepsvoettekst Aan het einde van elke nieuwe groep records. Gebruik de groepsvoettekst om overzichtsinformatie voor een groep weer te geven. Een rapport kan meerdere groepsvoettekstsecties bevatten, afhankelijk van het aantal groeperingsniveaus dat u hebt toegevoegd.
Paginavoettekst Aan het einde van elke pagina. Gebruik een paginavoettekst om paginanummers of specifieke informatie voor de desbetreffende pagina weer te geven.
Rapportvoettekst

Aan het einde van het rapport.

 Opmerking    In de ontwerpweergave wordt de rapportvoettekst onder de paginavoettekst weergegeven. In alle andere weergaven (bijvoorbeeld de indelingsweergave of wanneer het rapport wordt afgedrukt of in een afdrukvoorbeeld wordt weergegeven), wordt de rapportvoettekst boven de paginavoettekst weergegeven, direct na de laatste groepsvoettekst of detailregel van de laatste pagina.

Gebruik de rapportvoettekst om rapporttotalen of andere overzichtsinformatie voor het gehele rapport weer te geven.

Het is eenvoudiger om duidelijke rapporten te maken als uw database een goed ontworpen tabelstructuur en relaties heeft. Zie het artikel Beginselen van databaseontwerp voor een inleiding tot het plannen en ontwerpen van een database.

Terug naar boven Terug naar boven

Een rapport maken

U kunt rapporten voor uw Access-bureaubladdatabase maken door onderstaande stappen uit te voeren:

Stap 1: Een recordbron kiezen

De recordbron van een rapport kan een tabel, een benoemde query of een ingesloten query zijn. De recordbron moet alle rijen en kolommen met gegevens bevatten die u wilt weergeven in het rapport.

  • Als de gewenste gegevens zich in een bestaande tabel of query bevinden, selecteert u de tabel of query in het navigatiedeelvenster en gaat u verder met Stap 2.
  • Als de recordbron nog niet bestaat, voert u een van de volgende handelingen uit:
    • Ga verder met Stap 2 en gebruik de functie Leeg rapport

Of

  • Maak de tabel(len) of query met de gegevens die u wilt gebruiken. Selecteer de query of tabel in het navigatiedeelvenster en ga verder met Stap 2.

Stap 2: Een rapportfunctie kiezen

De rapportfuncties bevinden zich op het tabblad Maken van het lint in de groep Rapporten. In de volgende tabel wordt de werking van elke functie beschreven:

Functie Beschrijving

Rapport

Hiermee wordt een eenvoudig rapport in tabelvorm gemaakt met alle velden in de recordbron die u hebt geselecteerd in het navigatiedeelvenster.

Rapportontwerp

Hiermee wordt een leeg rapport geopend in de ontwerpweergave, waaraan u de gewenste velden en besturingselementen kunt toevoegen.

Leeg rapport

Hiermee wordt een leeg rapport geopend in de indelingsweergave en wordt de lijst met velden weergegeven waaruit u velden aan het rapport kunt toevoegen.

Wizard Rapport

Hiermee wordt een wizard met meerdere stappen weergegeven waarin u velden, groeperings-/sorteringsniveaus en indelingsopties kunt opgeven.

Etiketten

Hiermee wordt een wizard weergegeven waarin u standaardetiketten of aangepaste etiketten kunt selecteren. Ook kunt u hier aangeven welke velden moeten worden weergegeven en hoe deze moeten worden gesorteerd.

Stap 3: Het rapport maken

  1. Klik op de knop voor de functie die u wilt gebruiken. Als er een wizard wordt weergegeven, voert u de stappen in de wizard uit en klikt u op de laatste pagina op Voltooien.
    In Access wordt het rapport weergegeven in de indelingsweergave.
  2. Maak het rapport op, zodat dit het gewenste uiterlijk heeft:
  • Pas de grootte van de velden en etiketten aan door deze te selecteren en de randen te verslepen totdat deze de gewenste grootte hebben.
  • Verplaats een veld door dit te selecteren (en het bijbehorende etiket, indien aanwezig) en dit naar de nieuwe locatie te slepen.
  • Klik met de rechtermuisknop op een veld en gebruik de opdrachten in het snelmenu om cellen samen te voegen of te splitsen, velden te verwijderen of te selecteren en andere opmaaktaken uit te voeren.

Daarnaast kunt u de beschreven functies in de volgende secties gebruiken om het rapport fraaier en goed leesbaar te maken.

Terug naar boven Terug naar boven

Groepering, sortering of totalen toevoegen

De snelste manier om een groepering, sortering of totalen toe te voegen aan een rapport van een bureaubladdatabase, is door met de rechtermuisknop op het veld te klikken waarop u de groepering, de sortering of het totaal wilt toepassen en vervolgens op de gewenste opdracht in het snelmenu te klikken.

U kunt ook een groepering, sortering of totalen toevoegen via het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen wanneer het rapport is geopend in de indelings- of ontwerpweergave:

  1. Als het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen nog niet is geopend, klikt u op het tabblad Ontwerp in de groep Groeperen en totalen op Groeperen en sorteren.
  2. Klik op Een groep toevoegen of Een sortering toevoegen en selecteer het veld waarop u wilt groeperen of sorteren.
  3. Klik op Meer op een groepeer- of sorteerregel om meer opties in te stellen en totalen toe te voegen.

Zie het artikel Een gegroepeerd rapport of overzichtsrapport maken voor meer informatie over het groeperen, sorteren en het berekenen van totalen.

Terug naar boven Terug naar boven

Gegevens markeren via voorwaardelijke opmaak

Access bevat functies voor het markeren van gegevens in een rapport. U kunt regels voor voorwaardelijke opmaak toevoegen voor elk besturingselement of elke groep besturingselementen. Daarnaast kunt u in clientrapporten gegevensbalken toevoegen om gegevens te vergelijken.

Voorwaardelijke opmaak toevoegen aan besturingselementen:

  1. Klik met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Indelingsweergave.
  2. Selecteer de gewenste besturingselementen en klik op het tabblad Opmaak in de groep Opmaak besturingselementen op Voorwaardelijke opmaak.

 Tip    Als u meerdere besturingselementen wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt en klikt u op de gewenste besturingselementen.

  1. Klik in het dialoogvenster Regels voor voorwaardelijke opmaak beheren op Nieuwe regel.
  2. Selecteer in het dialoogvenster Nieuwe opmaakregel een waarde onder Selecteer een type regel:
  • Als u een regel wilt maken die afzonderlijk wordt geëvalueerd voor elke record, selecteert u Waarden controleren in de huidige record of een expressie gebruiken.
  • Als u een regel wilt maken waarmee records met elkaar worden vergeleken via gegevensbalken, klikt u op Vergelijken met andere records.
  1. Geef onder Bewerk de regelbeschrijving de regel op waarmee wordt bepaald wanneer de opmaak moet worden toegepast. Geef ook de opmaak op die moet worden toegepast en klik vervolgens op OK.
  2. Als u een extra regel wilt instellen voor hetzelfde besturingselement of dezelfde set besturingselementen, herhaalt u deze procedure vanaf stap 4

Terug naar boven Terug naar boven

Kleur en lettertypen aanpassen

Probeer een van de opties voor een app-thema uit om de kleur en lettertypen aan te passen.

  1. Open een rapport in de indelingsweergave door er met de rechtermuisknop op te klikken in het navigatiedeelvenster en vervolgens op Indelingsweergave te klikken.
  2. Klik vanuit Hulpmiddelen voor rapportindelingen op het tabblad Ontwerp op Thema's en plaats de cursor op de verschillende thema's in de galerie om een voorbeeld van het effect weer te geven. Klik op een thema om het te selecteren en sla vervolgens het rapport op.
  3. Gebruik de galerie Kleuren of Lettertypen als u kleuren of lettertypen afzonderlijk wilt instellen.


Terug naar boven Terug naar boven

Een logo of achtergrondafbeelding toevoegen   

U kunt een logo of achtergrondafbeelding aan een rapport toevoegen. Als u de afbeelding vervolgens bijwerkt, worden de wijzigingen automatisch doorgevoerd op de plaatsen in de database waar de afbeelding is gebruikt.

Een afbeelding toevoegen of verwijderen:

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport en klik op Indelingsweergave.
  2. Klik in het rapport op de plaats waar u de afbeelding wilt toevoegen, en klik op het tabblad Ontwerp in de groep Koptekst/voettekst op Logo.
  3. Ga naar de afbeelding en klik op Openen. De afbeelding wordt toegevoegd aan het rapport.
  4. Als u de afbeelding wilt verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op de afbeelding en klikt u op Verwijderen in het snelmenu.

Een achtergrondafbeelding toevoegen:

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport en klik op Indelingsweergave.
  2. Klik op het tabblad Opmaak in de groep Achtergrond op Achtergrondafbeelding.
  3. Selecteer een afbeelding in de lijst Afbeeldingengalerie of klik op Bladeren, selecteer een afbeelding en klik vervolgens op OK.

Terug naar boven Terug naar boven

Een rapport bekijken en afdrukken

Een voorbeeld van een rapport weergeven

  1. Klik met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatiedeelvenster en klik op Afdrukvoorbeeld. U kunt de opdrachten op het tabblad Afdrukvoorbeeld gebruiken om het volgende te doen:
  • Het rapport afdrukken
  • De paginagrootte of -indeling aanpassen
  • In- of uitzoomen of meerdere pagina's tegelijk bekijken
  • De gegevens in het rapport vernieuwen
  • Het rapport exporteren naar een andere bestandsindeling
  1. Klik op Afdrukvoorbeeld sluiten.

Een rapport afdrukken

Een rapport afdrukken zonder een voorbeeld hiervan te bekijken:

  • Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport en klik op Afdrukken. Het rapport wordt verzonden naar de standaardprinter.

 Opmerking    Als u het rapport in het navigatiedeelvenster selecteert en Afdrukken vanaf het tabblad Bestand selecteert, kunt u extra opties kiezen, zoals aantal pagina's en exemplaren, en een printer opgeven.

  • Als u een dialoogvenster wilt openen waarin u een printer kunt selecteren, geeft u het aantal exemplaren, enzovoort, op en klikt u op Afdrukken.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Access 2013