Inleiding tot rapporten

Wanneer u een database gebruikt, maakt u meestal gebruik van rapporten om gegevens weer te geven, op te maken en samen te vatten. U kunt bijvoorbeeld een rapport in de vorm van een lijst maken om telefoonnummers weer te geven voor al uw contactpersonen of een overzichtsrapport om de verkoop voor uw bedrijf in verschillende regio's en perioden op te tellen.

Dit artikel bevat een overzicht van de rapporten in Microsoft Access 2010 en een introductie van nieuwe of gewijzigde rapportfuncties. Daarnaast wordt in dit artikel beschreven hoe u een rapport kunt maken, gegevens kunt sorteren, groeperen en samenvatten en hoe u een rapport kunt bekijken en afdrukken.

Het is eenvoudiger om duidelijke rapporten te maken als uw database een goed ontworpen tabelstructuur en relaties heeft. Zie het artikel Beginselen van databaseontwerp voor een inleiding tot het plannen en ontwerpen van een database.

In dit artikel


Overzicht

Een rapport is een databaseobject waarmee u gegevens kunt weergeven en samenvatten. Via rapporten kunt u momentopnamen van uw gegevens distribueren of archiveren door deze af te drukken, te converteren naar PDF- of XPS-bestanden of te exporteren naar andere bestandsindelingen.

Werknemersrapport in afdrukvoorbeeld

Rapporten kunnen details bevatten van afzonderlijke records, samenvattingen van een groot aantal records of beide. Daarnaast kunt u met Access-rapporten etiketten maken voor mailings of andere doeleinden.

U kunt 'niet afhankelijke' rapporten maken waarin geen gegevens worden weergegeven. Voor het doel van dit artikel gaan we er echter vanuit dat een rapport is gekoppeld aan een gegevensbron, zoals een tabel of query.

Clientrapporten en webrapporten

Access 2010 bevat een nieuwe functie waarmee u een webdatabase kunt maken door een Access-database te publiceren naar een SharePoint-server met Access Services. Wanneer u een webdatabase maakt, worden Access-rapporten weergegeven in de browser via SQL Server Reporting Services. Door conversie is er een aantal beperkingen voor de functies die u kunt gebruiken in rapporten die u wilt weergeven in de browser. Als de weergave van het rapport in de browser echter niet belangrijk is, kunt u de volledige set functies in de Access-rapportontwerpfunctie gebruiken.

Onderdelen van een rapport

In Access is het ontwerp van een rapport onderverdeeld in secties. In een clientdatabase kunt u het rapport weergeven in de ontwerpweergave om de secties te bekijken. In de indelingsweergave zijn de secties niet zo duidelijk, maar wel aanwezig. U kunt deze selecteren via de vervolgkeuzelijst in de groep Selectie op het tabblad Opmaak. Als u nuttige rapporten wilt maken, hebt u inzicht nodig in de werking van elke sectie. Met de sectie waarin u er bijvoorbeeld voor kiest om een berekend besturingselement te plaatsen, wordt bepaald hoe de resultaten in Access worden berekend. De volgende lijst is een overzicht van de sectietypen en het gebruik hiervan:

  • Rapportkoptekst   Deze sectie wordt eenmaal aan het begin van een rapport weergegeven. Gebruik de rapportkoptekst om informatie weer te geven die gewoonlijk op een voorblad staat, zoals een logo, een titel of de datum. Wanneer u een berekend besturingselement in de rapportkoptekst plaatst dat de statistische functie Som gebruikt, wordt daarin het totaal voor het hele rapport berekend. De rapportkoptekst wordt weergegeven voor de paginakoptekst.
  • Paginakoptekst   Deze sectie wordt boven aan elke pagina weergegeven. Gebruik een paginakoptekst bijvoorbeeld om de titel van het rapport op elke pagina te herhalen.
  • Groepskoptekst   Deze sectie wordt aan het begin van een nieuwe groep records weergegeven. Gebruik de groepskoptekst om de groepsnaam weer te geven. In een rapport dat op product is gegroepeerd, gebruikt u de groepskoptekst bijvoorbeeld om de productnaam weer te geven. Wanneer u een berekend besturingselement in de groepskoptekst plaatst waarin de statistische functie Som wordt gebruikt, wordt daarin het totaal voor de huidige groep berekend. Een rapport kan meerdere groepskoptekstsecties bevatten, afhankelijk van het aantal groeperingsniveaus dat u hebt toegevoegd. Zie de sectie Groepering, sortering of totalen toevoegen voor meer informatie over het maken van groepskopteksten en -voetteksten.
  • Detail   Deze sectie wordt eenmaal weergegeven voor elke rij in de recordbron. Hierin worden de besturingselementen geplaatst die de hoofdtekst van het rapport vormen.
  • Groepsvoettekst   Deze sectie wordt aan het einde van elke groep records weergegeven. Gebruik de groepsvoettekst om overzichtsinformatie voor een groep weer te geven. Een rapport kan meerdere groepsvoettekstsecties bevatten, afhankelijk van het aantal groeperingsniveaus dat u hebt toegevoegd.
  • Paginavoettekst   Deze sectie wordt aan het einde van elke pagina weergegeven. Gebruik paginavoettekst om paginanummers of specifieke informatie voor de desbetreffende pagina weer te geven.
  • Rapportvoettekst   Deze sectie wordt eenmaal aan het einde van het rapport weergegeven. Gebruik de rapportvoettekst om rapporttotalen of andere overzichtsinformatie voor het gehele rapport weer te geven.

 Opmerking    In de ontwerpweergave wordt de rapportvoettekst onder de paginavoettekst weergegeven. In alle andere weergaven (bijvoorbeeld de indelingsweergave of wanneer het rapport wordt afgedrukt of in een afdrukvoorbeeld wordt weergegeven), wordt de rapportvoettekst boven de paginavoettekst weergegeven, direct na de laatste groepsvoettekst of detailregel van de laatste pagina.

Terug naar boven Terug naar boven

Nieuwe functies

Het maken van een rapport in Access 2010 is zeer vergelijkbaar met het maken van een rapport in Access 2007. Access 2010 bevat echter een paar nieuwe functies die betrekking hebben op rapporten:

  • Gedeelde afbeeldingengalerie   In Access 2010 kunt u nu een afbeelding koppelen aan een database en de afbeelding vervolgens voor meerdere objecten gebruiken. Wanneer u de afbeelding bijwerkt, wordt deze in deze gehele database bijgewerkt.
  • Office-thema's   In Access 2010 kunt u nu standaard-Microsoft Office-thema's gebruiken om professionele sets met lettertypen en kleuren tegelijk toe te passen op alle Access-formulieren en -rapporten.
  • Krachtigere voorwaardelijke opmaak   Access 2010 bevat krachtigere functies voor het markeren van gegevens in een rapport. U kunt maximaal 50 regels voor voorwaardelijke opmaak toevoegen voor elk besturingselement of elke groep besturingselementen. Daarnaast kunt u in clientrapporten gegevensbalken toevoegen om gegevens in verschillende records te vergelijken.
  • Flexibelere lay-outs   In Access 2010 worden rapporten standaard ontworpen door besturingselementen in lay-outs te plaatsen. Met deze rasters kunt u eenvoudig besturingselementen uitlijnen en de grootte hiervan aanpassen. Deze zijn vereist voor rapporten die u wilt weergeven in een browser. Hoewel lay-outs niet nieuw zijn in Access 2010, is er een aantal wijzigingen in de manier waarop u deze gebruikt om besturingselementen te verplaatsen, uit te lijnen en de grootte hiervan aan te passen. Zie de video Inleiding tot formulier- en rapportlay-outs voor meer informatie.

Terug naar boven Terug naar boven

Een nieuw rapport maken

Stap 1: Een recordbron kiezen

De recordbron van een rapport kan een tabel, een benoemde query of een ingesloten query zijn. De recordbron moeten alle rijen en kolommen met gegevens bevatten die u wilt weergeven in het rapport.

  • Als de gewenste gegevens zich in een bestaande tabel of query bevinden, selecteert u de tabel of query in het navigatiedeelvenster en gaat u verder met Stap 2: Een rapportfunctie kiezen.
  • Als de recordbron nog niet bestaat, voert u een van de volgende handelingen uit:

Zie de artikelen Inleiding tot tabellen of Inleiding tot query's voor meer informatie over het maken van tabellen of query's.

Zie het artikel De recordbron voor een rapport instellen voor meer informatie over het maken en selecteren van recordbronnen.

Stap 2: Een rapportfunctie kiezen

De rapportfuncties bevinden zich op het tabblad Maken van het lint in de groep Rapporten. In de volgende tabel wordt de werking van elke functie kort beschreven:

Rapporten die compatibel zijn met het web

Rapporten die worden gemaakt met deze functies, zijn compatibel met de functie Publiceren naar Access Services en kunnen worden weergegeven in een browser. Objecten die compatibel zijn met het web, worden aangegeven met de wereldbol op het pictogram van het object.

Knopafbeelding Functie Beschrijving
Knopafbeelding

Rapport

Hiermee wordt een eenvoudig rapport in tabelvorm gemaakt met alle velden in de recordbron die u hebt geselecteerd in het navigatiedeelvenster.
Knopafbeelding

Leeg rapport

Hiermee wordt een leeg rapport geopend in de indelingsweergave en wordt het taakvenster Lijst met velden weergegeven. In Access wordt een recordbronquery gemaakt wanneer u velden van de Lijst met velden naar het rapport sleept.

Zie het artikel Een Access-database maken die kan worden gedeeld op het web voor meer informatie over de functie Publiceren naar Access Services.

Clientrapporten

Rapporten die zijn gemaakt met deze functies, zijn niet compatibel met de functie Publiceren naar Access Services. Als u clientrapporten toevoegt aan een webdatabase, kan de database wel worden gepubliceerd, maar zijn de clientrapporten niet beschikbaar in de browser. U kunt een clientrapport echter wel gebruiken wanneer de database is geopend in Access.

Knopafbeelding Functie Beschrijving
Knopafbeelding

Rapport

Hiermee wordt een eenvoudig rapport in tabelvorm gemaakt met alle velden in de recordbron die u hebt geselecteerd in het navigatiedeelvenster.
Knopafbeelding

Rapportontwerp

Hiermee wordt een leeg rapport geopend in de ontwerpweergave, waaraan u de gewenste velden en besturingselementen kunt toevoegen.
Knopafbeelding

Leeg rapport

Hiermee wordt een leeg rapport geopend in de indelingsweergave en wordt het taakvenster Lijst met velden weergegeven. Wanneer u velden sleept u van de lijst met velden naar het rapport, wordt in Access een ingesloten query gemaakt en wordt deze opgeslagen in de eigenschap Recordbron van het rapport.
Knopafbeelding

Wizard Rapport

Hiermee wordt een wizard met meerdere stappen weergegeven waarin u velden, groeperings-/sorteringsniveaus en lay-outopties kunt opgeven. Via de wizard wordt een rapport gemaakt op basis van uw selecties.
Knopafbeelding

Etiketten

Hiermee wordt een wizard weergegeven waarin u standaardetiketgrootten of aangepaste grootten kunt selecteren, kunt aangeven welke velden moeten worden weergegeven en hoe deze moeten worden gesorteerd. Via de wizard wordt het etiketrapport gemaakt op basis van uw selecties.

Stap 3: Het rapport maken

  1. Klik op de knop voor de functie die u wilt gebruiken. Als er een wizard wordt weergegeven, voert u de stappen in de wizard uit en klikt u op de laatste pagina op Voltooien.

    In Access wordt het rapport weergegeven in de indelingsweergave.
  2. Maak het rapport op, zodat dit het gewenste uiterlijk heeft:
  • Pas de grootte van de velden en etiketten aan door deze te selecteren en de randen te verslepen totdat deze de gewenste grootte hebben.
  • Verplaats een veld door dit te selecteren (en het bijbehorende etiket, indien aanwezig) en dit naar de nieuwe locatie te slepen.
  • Klik met de rechtermuisknop op een veld en gebruik de opdrachten in het snelmenu om cellen samen te voegen of te splitsen, velden te verwijderen of te selecteren en andere opmaaktaken uit te voeren.

Daarnaast kunt u de beschreven functies in de volgende secties gebruiken om het rapport fraaier en goed leesbaar te maken.

Terug naar boven Terug naar boven

Groepering, sortering of totalen toevoegen

De snelste manier om een groepering, sortering of totalen toe te voegen aan een rapport, is door met de rechtermuisknop op het veld te klikken waarop u de groepering, de sortering of het totaal wilt toepassen en vervolgens op de gewenste opdracht in het snelmenu te klikken.

U kunt ook een groepering, sortering of totalen toevoegen via het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen wanneer het rapport is geopend in de indelings- of ontwerpweergave:

  1. Als het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen nog niet is geopend, klikt u op het tabblad Ontwerp in de groep Groeperen en totalen op Groeperen en sorteren.
  2. Klik op Een groep toevoegen of Een sortering toevoegen en selecteer het veld waarop u wilt groeperen of sorteren.
  3. Klik op Meer op een groepeer- of sorteerregel om meer opties in te stellen en totalen toe te voegen.

Zie het artikel Een gegroepeerd rapport of overzichtsrapport maken voor meer informatie over het groeperen, sorteren en het berekenen van totalen.

Terug naar boven Terug naar boven

Waarden markeren via voorwaardelijke opmaak

Access 2010 bevat krachtigere functies voor het markeren van gegevens in een rapport. U kunt maximaal 50 regels voor voorwaardelijke opmaak toevoegen voor elk besturingselement of elke groep besturingselementen. Daarnaast kunt u in clientrapporten gegevensbalken toevoegen om gegevens in verschillende records te vergelijken.

Voorwaardelijke opmaak toevoegen:

  1. Open het rapport in de indelingsweergave door met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatiedeelvenster te klikken en vervolgens op Indelingsweergave te klikken.
  2. Selecteer alle besturingselementen waarop u de voorwaardelijke opmaak wilt toepassen. Als u meerdere besturingselementen wilt selecteren, houdt u Shift of Ctrl ingedrukt en klikt u op de gewenste besturingselementen.
  3. Klik op het tabblad Opmaak in de groep Opmaak besturingselementen op Voorwaardelijke opmaak.

    In Access wordt het dialoogvenster Regels voor voorwaardelijke opmaak beheren geopend.
  4. Klik in het dialoogvenster Regels voor voorwaardelijke opmaak beheren op Nieuwe regel.
  5. Selecteer in het dialoogvenster Nieuwe opmaakregel een waarde onder Selecteer een type regel:
  • Als u een regel wilt maken die afzonderlijk wordt geëvalueerd voor elke record, selecteert u Waarden controleren in de huidige record of een expressie gebruiken.
  • Als u een regel wilt maken waarmee records met elkaar worden vergeleken via gegevensbalken, klikt u op Vergelijken met andere records.

 Opmerking    De optie Vergelijken met andere records is niet beschikbaar in webdatabases.


  1. Geef onder Bewerk de regelbeschrijving de regel op waarmee wordt bepaald wanneer de opmaak moet worden toegepast. Geef ook de opmaak op die moet worden toegepast wanneer aan de criteria van de regel is voldaan.
  2. Klik op OK om terug te keren naar het dialoogvenster Regels voor voorwaardelijke opmaak beheren.
  3. Als u een extra regel wilt instellen voor dit besturingselement of deze set besturingselementen, herhaalt u deze procedure vanaf stap 4. Klik anders op OK om het dialoogvenster te sluiten.

Zie de video Voorwaardelijke opmaak gebruiken voor rapporten voor meer informatie over het toevoegen van voorwaardelijke opmaak aan een rapport.

Terug naar boven Terug naar boven

Een professioneel uiterlijk verkrijgen met thema's

U kunt nu Office 2010-thema's toepassen op een Access-database, zodat u een consistente stijl hebt voor alle Office-documenten.

 Belangrijk    Als u een Office-thema, lettertype of kleur kiest, wordt dit toegepast op alle formulieren en rapporten in uw database (niet alleen het formulier of rapport waaraan u werkt).

  1. Open een rapport in de indelingsweergave door er met de rechtermuisknop op te klikken in het navigatiedeelvenster en vervolgens op Indelingsweergave te klikken.
  2. Selecteer op het tabblad Ontwerp in de groep Thema's het gewenste thema of lettertype of de gewenste kleur:


  • Gebruik de galerie Thema als u tegelijk kleuren en lettertypen wilt instellen voor een vooraf ontworpen schema.
  • Gebruik de galerie Kleuren of Lettertypen als u kleuren of lettertypen afzonderlijk wilt instellen.


Zie de video Uw Access-formulieren en rapporten consistenter en aantrekkelijker maken met Office-thema's voor meer informatie over het gebruik van Office-thema's.

Terug naar boven Terug naar boven

Afbeeldingen toevoegen   

In Access zijn afbeeldingen oorspronkelijk gekoppeld aan afzonderlijke afbeeldingsbesturingselementen voor formulieren of rapporten. Als u een veelgebruikte afbeelding wilde wijzigen die is gebruikt in meerdere formulieren en rapporten, moest u elk afbeeldingsbesturingselement handmatig bewerken. In Access 2010 kunt u nu een afbeelding eenmaal koppelen aan een database en de afbeelding vervolgens voor meerdere objecten gebruiken. Wanneer u de afbeelding bijwerkt, wordt deze in de gehele database bijgewerkt. Dit is bijvoorbeeld erg handig voor bedrijfslogo's of achtergrondafbeeldingen die in de gehele database worden gebruikt.

Een afbeelding toevoegen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport waaraan u de afbeelding wilt toevoegen en klik vervolgens op Indelingsweergave.
  2. Klik op het rapport waaraan u de afbeelding wilt toevoegen.
  3. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Besturingselementen op Afbeelding invoegen.
  4. Voer een van de volgende handelingen uit:
  • Een bestaande afbeelding gebruiken   Als de gewenste afbeelding zich al in de galerie bevindt, klikt u hierop om deze toe te voegen aan het rapport.
  • Een nieuwe afbeelding uploaden   Klik onder in de galerie op Bladeren. Ga in het dialoogvenster Afbeelding invoegen naar de gewenste afbeelding en klik op Openen.

De geselecteerde afbeelding wordt toegevoegd aan het rapport.

Een achtergrondafbeelding toevoegen

 Opmerking    Achtergrondafbeeldingen kunnen niet worden toegevoegd aan webrapporten.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport waaraan u de achtergrondafbeelding wilt toevoegen en klik vervolgens op Indelingsweergave.
  2. Klik op het tabblad Opmaak in de groep Achtergrond op Achtergrondafbeelding.
  3. Voer een van de volgende handelingen uit:
  • Een bestaande afbeelding gebruiken   Als de gewenste afbeelding zich al in de galerie bevindt, klikt u hierop om deze toe te voegen aan het rapport.
  • Een nieuwe afbeelding uploaden   Klik onder in de galerie op Bladeren. Ga in het dialoogvenster Afbeelding invoegen naar de gewenste afbeelding en klik op Openen.

De geselecteerde afbeelding wordt toegevoegd aan het rapport.

Terug naar boven Terug naar boven

Een rapport bekijken en afdrukken

Een voorbeeld van een rapport weergeven

  1. Open het rapport waarvan u een voorbeeld wilt bekijken of selecteer dit in het navigatiedeelvenster.
  2. Klik op het tabblad Bestand op Afdrukken en klik op Afdrukvoorbeeld.

    In Access wordt het rapport geopend in het afdrukvoorbeeld. Met de opdrachten op het tabblad Afdrukvoorbeeld kunt u de volgende handelingen uitvoeren:
  • Het rapport afdrukken
  • De paginagrootte of -indeling aanpassen
  • In- of uitzoomen of meerdere pagina's tegelijk bekijken
  • De gegevens in het rapport vernieuwen
  • Het rapport exporteren naar een andere bestandsindeling
  1. Als u wilt terugkeren naar de databasewerkruimte, klikt u op het tabblad Afdrukvoorbeeld in de groep Voorbeeld sluiten op Afdrukvoorbeeld sluiten.

Een rapport afdrukken

U kunt een rapport niet alleen afdrukken vanuit het afdrukvoorbeeld, maar u kunt het ook afdrukken zonder een voorbeeld hiervan te bekijken:

  1. Open het rapport waarvan u een voorbeeld wilt bekijken of selecteer dit in het navigatiedeelvenster.
  2. Klik op het tabblad Bestand op Afdrukken.
  • Als u het rapport rechtstreeks naar de standaardprinter wilt verzenden zonder afdrukopties in te stellen, klikt u op Snel afdrukken.
  • Als u een dialoogvenster wilt openen waarin u een printer kunt selecteren, geeft u het aantal exemplaren, enzovoort, op en klikt u op Afdrukken.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Access 2010