Inleiding tot formulieren

Een formulier is een databaseobject waarmee u een gebruikersinterface voor een databasetoepassing kunt maken. Een 'afhankelijk' formulier is een formulier dat rechtstreeks is gekoppeld aan een gegevensbron, zoals een tabel of query, en dat u kunt gebruiken voor het invoeren, bewerken of weergeven van gegevens uit die gegevensbron. U kunt ook een 'niet-afhankelijk' formulier maken. Zo'n formulier is niet rechtstreeks gekoppeld aan een gegevensbron, maar bevat wel opdrachtknoppen, labels of andere besturingselementen die nodig zijn om met de toepassing te werken.

In dit artikel wordt voornamelijk aandacht besteed aan afhankelijke formulieren. Afhankelijke formulieren kunnen ook worden gebruikt om de toegang tot gegevens te beperken. Zo kunt u zelf bepalen welke velden of rijen met gegevens worden weergegeven. Er kunnen bijvoorbeeld gebruikers zijn die alleen bepaalde velden hoeven te zien in een tabel die een groot aantal velden bevat. Als u deze gebruikers laat werken met een formulier dat alleen de velden bevat die ze nodig hebben, kunnen ze gemakkelijker met de database werken. U kunt ook opdrachtknoppen en andere functies aan een formulier toevoegen om veelvoorkomende bewerkingen te automatiseren.

Afhankelijke formulieren kunt u zien als vensters waardoor gebruikers uw database kunnen zien en gebruiken. Een effectief formulier biedt snellere toegang tot uw database, omdat gebruikers niet hoeven te zoeken naar wat zij nodig hebben. Een visueel aantrekkelijk formulier zorgt ervoor dat gebruikers plezieriger en efficiënter kunnen werken met de database, terwijl het bovendien kan helpen voorkomen dat onjuiste gegevens worden ingevoerd.

 Opmerking   In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat u al een tabel (of een query op basis van een of meer tabellen) hebt gemaakt en dat u een formulier wilt maken waarmee u de gegevens kunt bekijken en bewerken. Zie de koppelingen in de sectie Zie ook van dit artikel voor meer informatie over tabellen en query's.

In dit artikel


Een formulier maken met de functie Formulier

U kunt het hulpmiddel Formulier gebruiken om met één muisklik een formulier te maken. Wanneer u deze functie gebruikt, worden alle velden uit de onderliggende gegevensbron in het formulier geplaatst. U kunt het nieuwe formulier meteen gebruiken, maar u kunt het ook naar wens aanpassen in de indelingsweergave of ontwerpweergave.

De functie Formulier gebruiken om een nieuw formulier te maken

  1. Klik in het navigatiedeelvenster op de tabel of query die de gegevens bevat die u wilt weergeven in uw formulier.
  2. Ga naar het tabblad Maken en klik in de groep Formulieren op Formulier.

Het formulier wordt gemaakt en vervolgens weergegeven in de indelingsweergave. In de indelingsweergave kunt u het formulierontwerp wijzigen terwijl de gegevens worden weergegeven. U kunt bijvoorbeeld de grootte van de tekstvakken aanpassen aan de hoeveelheid gegevens.

Als Access één tabel vindt die een een-op-veel-relatie heeft met de tabel of query die u hebt gebruikt om het formulier te maken, voegt Access een gegevensblad aan het formulier toe dat is gebaseerd op de gerelateerde tabel of query. Als u bijvoorbeeld een eenvoudig formulier maakt dat is gebaseerd op de tabel Werknemers en er is een een-op-veel-relatie gedefinieerd tussen de tabel Werknemers en de tabel Orders, worden in het gegevensblad alle records weergegeven uit de tabel Orders die betrekking hebben op de huidige Werknemer-record. U kunt het gegevensblad uit het formulier verwijderen, als u denkt dat u het niet nodig hebt. Als er meerdere tabellen zijn die een een-op-veel-relatie hebben met de tabel die u hebt gebruikt om het formulier te maken, voegt Access geen gegevensbladen aan het formulier toe.

Terug naar boven Terug naar boven

Een gesplitst formulier maken met de functie Gesplitst formulier

 Opmerking   U kunt een gesplitst formulier toevoegen aan een webdatabase, maar u kunt het formulier niet uitvoeren tenzij u de webdatabase met behulp van Access opent (met andere worden: het wordt niet uitgevoerd in een webbrowser). Zie het artikel Databases maken om via het web te delen voor meer informatie over webdatabases.

Met een gesplitst formulier kunt u twee weergaven van de gegevens tegelijk bekijken: een formulierweergave en een gegevensbladweergave.

Een gesplitst formulier is anders dan een formulier/subformulier-combinatie. De twee weergaven van een gesplitst formulier zijn namelijk gekoppeld aan dezelfde gegevensbron en worden continu met elkaar gesynchroniseerd. Als u een veld in het ene deel van het formulier selecteert, wordt hetzelfde veld in het andere deel van het formulier ook geselecteerd. U kunt gegevens vanuit beide delen toevoegen, bewerken of verwijderen (op voorwaarde dat de recordbron kan worden bijgewerkt en u het formulier niet hebt geconfigureerd om deze bewerkingen te voorkomen).

Als u werkt met gesplitste formulieren, combineert u de voordelen van beide typen formulieren in één formulier. U kunt bijvoorbeeld het gegevensbladgedeelte van het formulier gebruiken om snel een record te zoeken en vervolgens het formuliergedeelte gebruiken om de record weer te geven of te bewerken.

De functie Gesplitst formulier gebruiken om een gesplitst formulier te maken:

  1. Klik in het navigatiedeelvenster op de tabel of query die de gegevens bevat die u wilt weergeven in uw formulier. U kunt de tabel of query ook openen in de gegevensbladweergave.
  2. Ga naar het tabblad Maken en klik in de groep Formulieren op Gesplitst formulier.

Het formulier wordt gemaakt en vervolgens weergegeven in de indelingsweergave. U kunt het formulierontwerp wijzigen terwijl de gegevens worden weergegeven. U kunt bijvoorbeeld de grootte van de tekstvakken aanpassen aan de gegevens. Meer informatie over formulierweergaven kunt u vinden in de sectie Indelingsweergave en ontwerpweergave.

Terug naar boven Terug naar boven

Een formulier maken dat meerdere records weergeeft met de functie Meerdere items

Wanneer u een formulier maakt met behulp van de functie Formulier, wordt er in het gemaakte formulier één record tegelijk weergegeven. Als u een formulier wilt maken dat meerdere records weergeeft en dat beter aanpasbaar is dan een gegevensblad, gebruikt u de functie Meerdere items.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster op de tabel of query die de gegevens bevat die u wilt weergeven in uw formulier.
  2. Klik op Meer formulieren in het tabblad Maken in de groep Formulieren en klik vervolgens op Meerdere items.

Het formulier wordt gemaakt en vervolgens weergegeven in de indelingsweergave. In de indelingsweergave kunt u het formulierontwerp wijzigen terwijl de gegevens worden weergegeven. U kunt bijvoorbeeld de grootte van de tekstvakken aanpassen aan de hoeveelheid gegevens. Meer informatie over formulierweergaven kunt u vinden in de sectie Indelingsweergave en ontwerpweergave.

Als u de functie Meerdere items gebruikt, doet het gemaakte formulier denken aan een gegevensblad. De gegevens zijn gerangschikt in rijen en kolommen en er worden meerdere records tegelijk weergegeven. Een formulier met meerdere items biedt echter meer aanpassingsopties dan een gegevensblad, zoals de mogelijkheid om grafische elementen, knoppen en andere besturingselementen toe te voegen. Zie de secties Een formulier aanpassen in de indelingsweergave en Een formulier aanpassen in de ontwerpweergave voor meer informatie over het aanpassen van formulieren.

Terug naar boven Terug naar boven

Een formulier maken met de wizard Formulier

Als u nauwkeuriger wilt selecteren welke velden in uw formulier worden weergegeven, kunt u de wizard Formulier gebruiken in plaats van de reeds vermelde functies voor het maken van formulieren. Met de wizard kunt u meteen definiëren hoe de gegevens worden gegroepeerd en gesorteerd. U kunt ook velden uit meerdere tabellen of query's gebruiken, op voorwaarde dat u de relaties tussen de tabellen en query's vooraf hebt opgegeven. Zie de sectie Zie ook van dit artikel voor onderwerpen met meer informatie over het maken van relaties.

  1. Ga naar het tabblad Maken, klik in de groep Formulieren op Wizard Formulier.
  2. Volg de aanwijzingen van de wizard Formulier.

 Opmerking   Als u velden uit meerdere tabellen en query's wilt opnemen in uw formulier, moet u niet op Volgende of Voltooien klikken nadat u op de eerste pagina van de wizard Formulier velden uit de eerste tabel of query hebt geselecteerd. Herhaal in plaats daarvan de stappen om een tabel of query te selecteren en klik op de andere velden die u in het formulier wilt opnemen. Klik vervolgens op Volgende of Voltooien om door te gaan.

  1. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

Terug naar boven Terug naar boven

Een formulier maken met de functie Leeg formulier

Als de wizard of de functies voor het maken van een formulier niet aan uw wensen voldoen, kunt u de functie Leeg formulier gebruiken om een formulier te maken. Dit kan een zeer snelle manier zijn om een formulier te maken, vooral als u van plan bent om slechts een paar velden in uw formulier te plaatsen.

  1. Ga naar het tabblad Maken en klik in de groep Formulieren op Leeg formulier.

Er wordt een leeg formulier in de indelingsweergave geopend en het deelvenster Lijst met velden wordt weergegeven.

  1. Klik in het deelvenster Lijst met velden op het plusteken (+) naast de tabel of tabellen met de velden die u in het formulier wilt opnemen.
  2. Dubbelklik op een veld of sleep een veld naar het formulier om het veld aan het formulier toe te voegen.

 Opmerkingen 

  • Nadat het eerste veld is toegevoegd, kunt u meerdere velden tegelijk toevoegen door Ctrl ingedrukt te houden, op de gewenste velden te klikken en vervolgens alle velden tegelijk naar het formulier te slepen.
  • De volgorde van de tabellen in het deelvenster Lijst met velden kan veranderen al naar gelang het deel van het formulier dat op dat moment is geselecteerd. Als u het veld dat u wilt toevoegen, niet zichtbaar is, selecteer dan eens een ander deel van het formulier en probeer nogmaals om het veld toe te voegen.
  1. Gebruik de functies in de groep Koptekst/voettekst op het tabblad Ontwerpen om een logo, een titel of de datum en tijd aan het formulier toe te voegen.
  2. Gebruik de functies in de groep Besturingselementen op het tabblad Ontwerpen om een grotere variëteit aan besturingselementen aan het formulier toe te voegen.

Als u wilt beschikken over een grotere verscheidenheid aan besturingselementen, gaat u naar de ontwerpweergave door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken en vervolgens op Ontwerpweergave te klikken.

Besturingselementen die u in de ontwerpweergave toevoegt, zijn mogelijk niet compatibel met de functie Op web publiceren. Als u van plan bent het formulier op het web te publiceren, gebruikt u alleen de functies die in de indelingsweergave beschikbaar zijn.

Terug naar boven Terug naar boven

Indelingsweergave en ontwerpweergave

Indelingsweergave    De indelingsweergave is de meest vanzelfsprekende weergave voor het wijzigen van formulieren. In deze weergave kunt u bijna alle wijzigingen toepassen die u in een Access-formulier zou willen aanbrengen. Als u een database maakt door in Microsoft Backstage View op Lege webdatabase te klikken dan is de indelingsweergave de enige weergave die beschikbaar is voor het ontwerpen van formulieren.

In de indelingsweergave wordt het formulier daadwerkelijk uitgevoerd. Om die reden kunt u uw gegevens veel zien, omdat deze verschijnen wanneer u het formulier gebruikt U kunt in deze weergave echter ook het formulierontwerp wijzigen. Omdat u alle gegevens blijft zien tijdens het aanpassen van het formulier, is het een handige weergave voor het instellen van de grootte van de besturingselementen of voor het uitvoeren van bijna iedere andere taak waarmee het aanzien en de bruikbaarheid van het formulier wordt gewijzigd.

Als u een standaard computerdatabase maakt (in tegenstelling tot een webdatabase) en u stuit op een taak die niet kan worden uitgevoerd in de indelingsweergave, kunt u naar de ontwerpweergave schakelen. In bepaalde situaties geeft Access een bericht weer waarin staat dat u naar de ontwerpweergave moet gaan voordat u een bepaalde wijziging kunt doorvoeren.

Ontwerpweergave    In de ontwerpweergave kunt u de structuur van uw formulier goed zien. U kunt de secties Koptekst, Details en Voettekst van het formulier zien. Het formulier wordt niet daadwerkelijk uitgevoerd in de ontwerpweergave, dus u kunt de onderliggende gegevens niet zien tijdens het wijzigen van het ontwerp. Bepaalde taken kunnen echter gemakkelijker worden uitgevoerd in de ontwerpweergave dan in de indelingsweergave. U kunt:

  • Een grotere verscheidenheid aan besturingselementen toevoegen aan uw formulier, zoals kaders voor afhankelijke objecten, pagina-einden en grafieken.
  • De besturingselementbronnen van tekstvakken bewerken in het tekstvak zelf, zonder het eigenschappenvenster te hoeven gebruiken.
  • De grootte van formuliersecties aanpassen, bijvoorbeeld van de sectie Formulierkoptekst of de sectie Details.
  • Bepaalde formuliereigenschappen wijzigen die niet in de indelingsweergave kunnen worden gewijzigd.

Terug naar boven Terug naar boven

Een formulier aanpassen in de indelingsweergave

Nadat u een formulier hebt gemaakt, kunt u het ontwerp gemakkelijk verder verfijnen in de indelingsweergave. Met de werkelijke formuliergegevens als richtlijn kunt u de besturingselementen opnieuw rangschikken en de grootte van de elementen aanpassen. U kunt nieuwe besturingselementen op het formulier plaatsen en de eigenschappen voor het formulier en de besturingselementen instellen.

Als u wilt overschakelen naar de indelingsweergave, klikt u in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de formuliernaam en klikt u vervolgens op Indelingsweergave.

Het formulier wordt dan in de indelingsweergave weergegeven.

U kunt het eigenschappenblad gebruiken om de eigenschappen, de besturingselementen en de secties van het formulier te wijzigen. Druk op F4 om het eigenschappenblad te openen.

U kunt het deelvenster Lijst met velden gebruiken om velden uit de onderliggende tabel of query aan uw formulierontwerp toe te voegen. Ga als volgt te werk om het deelvenster Lijst met velden weer te geven:

  • Ga naar het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Hulpmiddelen op Bestaande velden toevoegen.

Sneltoets  Druk op ALT+F8.

Vervolgens kunt u velden rechtstreeks uit het deelvenster Lijst met velden naar uw formulier slepen.

  • Als u één veld wilt toevoegen, dubbelklikt u op het veld of sleept u dit uit het deelvenster Lijst met velden naar de sectie op het formulier waar u het veld wilt weergeven.
  • Als u meerdere velden tegelijk wilt toevoegen, houdt u Ctrl ingedrukt en klikt u op de gewenste velden. Sleep de geselecteerde velden vervolgens naar het formulier.

Terug naar boven Terug naar boven

Een formulier aanpassen in de ontwerpweergave

In computerdatabases kunt u het ontwerp van uw formulier ook verder verfijnen in de ontwerpweergave. U kunt nieuwe besturingselementen en velden aan het formulier toevoegen door deze naar het ontwerpraster te slepen. Het eigenschappenvenster geeft toegang tot een groot aantal eigenschappen die u kunt instellen om uw formulier aan te passen.

Als u wilt overschakelen naar de ontwerpweergave, klikt u in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de formuliernaam en klikt u vervolgens op Ontwerpweergave.

 Opmerking   De ontwerpweergave is niet beschikbaar wanneer u in een webdatabase aan het werk bent.

Het formulier wordt dan in de ontwerpweergave weergegeven.

U kunt het eigenschappenblad gebruiken om de eigenschappen, de besturingselementen en de secties van het formulier te wijzigen. Druk op F4 om het eigenschappenblad te openen.

U kunt het deelvenster Lijst met velden gebruiken om velden uit de onderliggende tabel of query aan uw formulierontwerp toe te voegen. Ga als volgt te werk om het deelvenster Lijst met velden weer te geven:

  • Ga naar het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Hulpmiddelen op Bestaande velden toevoegen.

Sneltoets  Druk op ALT+F8.

Vervolgens kunt u velden rechtstreeks uit het deelvenster Lijst met velden naar uw formulier slepen.

  • Als u één veld wilt toevoegen, dubbelklikt u op het veld of sleept u dit uit het deelvenster Lijst met velden naar de sectie op het formulier waar u het veld wilt weergeven.
  • Als u meerdere velden tegelijk wilt toevoegen, houdt u Ctrl ingedrukt en klikt u op de gewenste velden. Sleep de geselecteerde velden vervolgens naar het formulier.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Access 2010