U kunt op veel verschillende manieren gegevens vanuit de ene Access-database naar de andere overbrengen. Kopiëren en plakken is de eenvoudigste methode, maar met importeren en koppelen kunt u beter bepalen welke gegevens u wilt overbrengen en hebt u meer invloed op de gegevens die naar de doeldatabase worden gebracht, en de wijze waarop.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u gegevens uit een andere Access-database kunt importeren of koppelen.
Wat wilt u doen?
Leren over het importeren van en koppelen naar gegevens in een andere Access-database
Wanneer u gegevens uit een andere database importeert, maakt Access een kopie van de gegevens of objecten in de doeldatabase zonder de bron te wijzigen. Tijdens de importbewerking kunt u kiezen welke objecten u wilt kopiëren, bepalen op welke wijze tabellen en query's worden geïmporteerd en opgeven of relaties tussen tabellen ook moeten worden geïmporteerd, enzovoort.
Gebruikelijke scenario's voor het importeren van gegevens of objecten uit een Access-database
Gewoonlijk importeert u gegevens om een van de de volgende redenen:
- U wilt twee databases samenvoegen door alle objecten van de ene database naar de andere te kopiëren. Tijdens het importeren kunt u in één bewerking alle tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules, samen met de tabelrelaties, naar een andere database kopiëren.
- U wilt enkele tabellen maken die vergelijkbaar zijn met tabellen die zich in een andere database bevinden. U kunt de gehele tabel of alleen de tabeldefinities kopiëren zodat u niet elke tabel handmatig hoeft te ontwerpen. Als u alleen de tabeldefinitie importeert, is het resultaat een lege tabel. Met andere woorden, de velden en veldeigenschappen worden wel naar de doeldatabase gekopieerd, maar de gegevens in de tabel niet. Een ander voordeel van importeren (vergeleken met kopiëren en plakken) is dat u de relaties tussen de tabellen samen met de tabellen zelf kunt importeren.
- U wilt een reeks gerelateerde objecten naar een andere database kopiëren. U wilt bijvoorbeeld de tabel Medewerkers en het formulier Medewerkers naar een tweede database kopiëren. Als u kiest voor importeren, kunt u een object samen met alle gerelateerde objecten in één bewerking naar een andere database kopiëren.
Opmerking Als u records vanuit de ene database wilt toevoegen aan een bestaande tabel in een andere database, kunt u de records beter eerst naar een nieuwe tabel importeren en vervolgens een toevoegquery maken. Tijdens een importbewerking kunt u geen records aan een bestaande tabel toevoegen. Zie het artikel Toevoegquery's maken voor meer informatie over toevoegquery's.
Gebruikelijke scenario's voor het maken van een koppeling naar een tabel in een Access-database
Onder de volgende omstandigheden kunt u overwegen om een koppeling naar de gegevens te maken:
- In uw organisatie worden verschillende Access-databases gebruikt, maar de gegevens in bepaalde tabellen, bijvoorbeeld de tabel Medewerkers, moeten door verschillende databases worden gedeeld. In plaats van de tabel naar elke database te kopiëren, kunt u de tabel in één database opslaan en vanuit andere databases een koppeling naar deze tabel tot stand brengen.
- Een andere werkgroep of afdeling moet gegevens aan een database kunnen toevoegen en de gegevens kunnen gebruiken. U wilt echter eigenaar blijven van de structuur van de tabellen.
In de volgende gedeelten wordt stap voor stap uitgelegd hoe u databaseobjecten importeert en er koppelingen naar maakt.
Terug naar boven
Gegevens importeren uit een andere Access-database
Het proces om gegevens te importeren volgt in grote lijnen de volgende stappen:
- De importbewerking voorbereiden
- De wizard Importeren uitvoeren
- Desgewenst de importinstellingen opslaan als een importspecificatie voor later gebruik.
Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd hoe u elke handeling uitvoert.
De importbewerking voorbereiden
- Ga naar de brondatabase en zoek de objecten op die u wilt importeren.
Als de brondatabase een MDB- of ACCDB-bestand is, kunt u tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules importeren. Als het bronbestand een MDE- of ACCDE-bestand is, kunt u alleen tabellen importeren.
- Raadpleeg de volgende tabel voor enkele handige tips als dit de eerste keer is dat u gegevens uit een Access-database importeert.
| Element |
Beschrijving |
| Meerdere objecten |
U kunt meerdere objecten in één importbewerking importeren. |
| Nieuw object |
Bij elke importbewerking wordt een nieuw object in de doeldatabase gemaakt. Het is niet mogelijk om met een importbewerking een bestaand object te overschrijven of records toe te voegen aan een bestaande tabel. |
| Een gekoppelde tabel importeren |
Indien de brontabel (bijvoorbeeld, Medewerkers1 in de database Verkopen) in werkelijkheid een gekoppelde tabel is (een tabel die is gekoppeld aan de tabel Medewerkers in de database Salaris), wordt de huidige importbewerking vervangen door een koppelingsbewerking. Na voltooiing van de bewerking ziet u een gekoppelde tabel (bijvoorbeeld Medewerkers1) die is gekoppeld aan de originele brontabel (de tabel Medewerkers in de database Salaris). |
| Velden en records overslaan |
U kunt geen specifieke velden of records overslaan bij het importeren van gegevens uit een tabel of query. Als u echter geen van de records in een tabel wilt importeren, kunt u ervoor kiezen alleen de tabeldefinitie te importeren. |
| Relaties |
U kunt de relaties tussen brontabellen importeren. |
| Tabeldefinitie |
U kunt een gehele tabel importeren of alleen de tabeldefinitie. Wanneer u alleen de definitie wilt importeren, wordt er een tabel gemaakt die dezelfde velden als de brontabel heeft, maar die geen gegevens bevat. |
| Recordbronobjecten |
Bij het importeren van een query, formulier of rapport worden niet automatisch de onderliggende recordbronnen geïmporteerd. Het is echter wel noodzakelijk dat alle onderliggende recordbronnen worden geïmporteerd omdat de query, het formulier of het rapport anders niet werkt. |
| Opzoekvelden |
Indien voor een veld in de brontabel waarden moeten worden opgezocht in een andere tabel of query, moet u de gerelateerde tabel of query ook importeren als u wilt dat er in het doelveld opzoekwaarden worden weergegeven. Als u de gerelateerde tabel of query niet importeert, worden in het doelveld alleen de opzoek-id's weergegeven. |
| Subformulieren, subrapporten |
Wanneer u een formulier of rapport importeert, worden eventuele subformulieren en subrapporten die deel uitmaken van het formulier of rapport niet automatisch geïmporteerd. Het is echter wel noodzakelijk dat elk subformulier, subrapport en de onderliggende recordbronnen worden geïmporteerd omdat het formulier of rapport anders niet werkt in de doeldatabase. |
| Query's |
U kunt een query importeren als query of als tabel. Indien u een query importeert als query, moet u de onderliggende tabellen ook importeren. |
- Sluit de brondatabase. Controleer of de brondatabase niet exclusief door een gebruiker is geopend.
- Open de doeldatabase. Controleer of de database niet alleen-lezen is en of u over de vereiste machtigingen beschikt om objecten en gegevens aan de database toe te voegen.
Indien de brondatabase met een wachtwoord is beveiligd, wordt u gevraagd het wachtwoord op te geven, elke keer wanneer u de database als bron voor een importbewerking wilt gebruiken.
Opmerking Als u de gegevens in een nieuwe database wilt importeren, moet u voordat u de importbewerking start een lege database maken die geen tabellen, formulieren of rapporten bevat. Klik op de Microsoft Office-knop 
en klik op Nieuw.
Door de importbewerking wordt geen van de bestaande tabellen of objecten overschreven of gewijzigd. Indien de doeldatabase al een object met dezelfde naam als het bronobject bevat, wordt er een nummer (1, 2, 3, enzovoort) aan de naam van het importobject toegevoegd. Als u bijvoorbeeld de tabel Actie-items wilt importeren in een database waarin zich al een tabel met de naam Actie-items bevindt, krijgt de geïmporteerde tabel de naam Actie-items1. Indien de naam Actie-items1 al in gebruik is, krijgt de nieuwe tabel de naam Actie-items2, enzovoort.
Het is belangrijk om te weten u dat als u records van de brontabel wilt toevoegen aan een tabel in de doeldatabase, geen importbewerking moet uitvoeren, maar gebruik maken van een toevoegquery. Zie Toevoegquery's maken voor meer informatie over toevoegquery's.
De gegevens importeren
- Klik op het tabblad Externe gegevens, in de groep Importeren, op Access.
Opmerking Het tabblad Externe gegevens is alleen beschikbaar als er een database is geopend.
- Typ in het tekstvak Bestandsnaam de naam van de brondatabase of klik op Bladeren om het dialoogvenster Bestand openen weer te geven.
- Schakel het selectievakje Tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules importeren in de huidige database in en klik op OK.
- Klik in het dialoogvenster Objecten importeren op elk tabblad en selecteer de gewenste objecten.
Als u een geselecteerd object wilt annuleren, klikt u nog een keer op het object.
- Klik op Opties om aanvullende instellingen op te geven.
In de volgende tabel wordt beschreven welke gevolgen elke optie op de resultaten van de bewerking heeft.
| Element |
Beschrijving |
| Selectievakje Relaties |
Schakel dit vakje in als u de relaties tussen de geselecteerde tabellen wilt importeren. |
| Selectievakje Menu's en werkbalken |
Schakel dit selectievakje in als u aangepaste menu's en werkbalken uit de brondatabase wilt importeren. De menu's en werkbalken worden weergegeven op het tabblad Invoegtoepassingen. |
| Selectievakje Import-/exportspecificaties |
Schakel dit selectievakje in als u opgeslagen import- of exportspecificaties in de brondatabase wilt importeren. |
| Selectievakje Navigatiedeelvenstergroepen |
Schakel dit selectievakje in als u aangepaste navigatiedeelvenstergroepen uit de brondatabase wilt importeren. |
| Keuzerondje Definitie en gegevens |
Selecteer deze optie als u de structuur en gegevens van alle geselecteerde tabellen wilt importeren. |
| Keuzerondje Alleen definitie |
Selecteer deze optie als u alleen de velden in de geselecteerde tabellen wilt importeren. De bronrecords worden niet geïmporteerd. |
| Keuzerondje Als query's |
Selecteer deze optie als u de geselecteerde query's wilt importeren als query's. In dit geval is het belangrijk dat u niet vergeet alle onderliggende tabellen samen met de query's te importeren. |
| Keuzerondje Als tabellen |
Selecteer deze optie als u query's wilt importeren als tabellen. In dit geval hoeft u de onderliggende tabellen niet te importeren. |
- Klik op OK om de bewerking te voltooien.
De gegevens worden gekopieerd en indien zich een probleem voordoet, wordt er een foutbericht weergegeven. Als het importeren van gegevens is voltooid, kunt u op de laatste pagina van de wizard de details van de bewerking als importspecificatie opslaan voor toekomstig gebruik. In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u de details van de bewerking kunt opslaan als een specificatie.
De importspecificatie opslaan
- Klik op Importstappen opslaan om de details van de bewerking op te slaan.
Het opslaan van de details is handig als u de bewerking op een later tijdstip wilt herhalen zonder alle stappen van de wizard opnieuw uit te voeren.
- Typ in het vak Opslaan als een naam voor de importspecificatie. Typ desgewenst een beschrijving in het vak Beschrijving.
- Schakel het selectievakje Outlook-taak maken in als u de bewerking op gezette tijden wilt uitvoeren, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks.
Hiermee maakt u een Microsoft Office Outlook 2007-taak waarmee u de specificatie later opnieuw kunt uitvoeren.
- Klik op Import opslaan.
Als u het selectievakje Outlook-taak maken niet hebt ingeschakeld, wordt de importspecificatie opgeslagen en worden de opgegeven objecten geïmporteerd. U kunt nu de geïmporteerde tabellen en andere objecten controleren om er zeker van te zijn dat ze correct zijn geïmporteerd.
Als u het selectievakje Outlook-taak maken hebt ingeschakeld, wordt Outlook gestart. Aan de hand van de onderstaande procedure kunt u de hierop volgende stappen uitvoeren.
Opmerking Als Outlook niet is geïnstalleerd, wordt er in Access een foutbericht weergegeven. Als Outlook niet goed is geconfigureerd, wordt de wizard Outlook opstarten gestart. Volg de aanwijzingen in de wizard om Outlook te configureren.
- Controleer in Outlook de taakinstellingen, zoals Einddatum en Herinnering, en pas deze aan.
U kunt de taak herhaaldelijk laten uitvoeren door op Terugkeerpatroon te klikken. In deze onderstaande afbeelding ziet u de taakplanner met een aantal veel gebruikte instellingen:
Zie het artikel Een import- of exportbewerking plannen voor informatie over het plannen van Outlook-taken.
- Klik op Opslaan en sluiten.
Als u de specificatie op een later tijdstip wilt uitvoeren, hoeft u slechts de taak in Outlook te openen en op het tabblad Taak in de groep Microsoft Office Access op Importbewerking uitvoeren te klikken 
.
- Controleer in Access de geïmporteerde tabellen en andere objecten om er zeker van te zijn dat alle gegevens en objecten zijn gekopieerd.
Terug naar boven
Koppelen met gegevens in een andere Access-database
Door middel van koppelen kunt u verbinding maken met gegevens in een andere database zonder deze te importeren. Op deze manier kunt u de nieuwste gegevens in zowel de bron- als doeldatabase weergeven en wijzigen zonder dat u twee kopieën van dezelfde gegevens hoeft te maken en te onderhouden. U kunt koppelingen maken naar tabellen in een andere Access-database. U kunt geen koppelingen maken naar query's, formulieren, rapporten, macro's of modules.
Wanneer u een koppeling maakt met een tabel in een Access-database, wordt er een nieuwe tabel gemaakt, gekoppelde tabel genoemd. Deze gekoppelde tabel onderhoudt een koppeling naar de bronrecords en -velden. Alle wijzigingen die u uitvoert op de gegevens in de brondatabase worden doorgevoerd in de gekoppelde tabel in de doeldatabase en vice versa. De structuur van een gekoppelde tabel in de doeldatabase kan echter niet worden veranderd. Met andere woorden, bepaalde wijzigingen kunnen niet op een gekoppelde tabel worden toegepast, zoals het toevoegen of verwijderen van een veld of het wijzigen van het gegevenstype van een veld.
Voorbereiden op het maken van een koppeling naar tabellen in een Access-database
- Zoek de brondatabase op.
De bestandsindeling kan MDB, MDE, ACCDB of ACCDE zijn. Indien de brondatabase met een wachtwoord is beveiligd, wordt u tijdens de koppelingsbewerking gevraagd het wachtwoord op te geven.
- Bepaal met welke tabellen u een koppeling tot stand wilt brengen.
U kunt wel een koppeling maken met tabellen, maar niet met query's, formulieren, rapporten, macro's of modules.
Raadpleeg de onderstaande tabel voor handige tips als dit de eerste keer is dat u een koppeling tot stand brengt met tabellen in een andere Access-database.
| Element |
Beschrijving |
| Meerdere objecten |
U kunt in één koppelingsbewerking een koppeling met meerdere tabellen tot stand brengen. Er wordt voor elke brontabel een gekoppelde tabel gemaakt. |
| Gekoppelde tabellen als bron |
U kunt geen koppeling maken met een tabel die reeds een gekoppelde tabel in de brondatabase is.
U wilt bijvoorbeeld een koppeling maken met de tabel Medewerkers1 in de database Verkopen, maar deze tabel is al gekoppeld met de tabel Medewerkers in de database Salaris. In dat geval kunt u de tabel Medewerkers1 in de database Verkopen niet gebruiken als brontabel. In plaats daarvan moet u een directe koppeling met de tabel Medewerkers in de database Salaris tot stand brengen.
|
| Nieuwe of bestaande tabel |
Elke koppelingsbewerking leidt tot het maken van een nieuwe gekoppelde tabel voor elke brontabel. U kunt met een koppelingsbewerking geen bestaande tabel overschrijven of gegevens toevoegen aan de tabel. |
| Relaties |
Als u meerdere brontabellen selecteert, worden de relaties tussen de tabellen automatisch overgebracht naar de doeldatabase. U kunt de relatie echter niet wijzigen of verwijderen in de doeldatabase. |
| Opzoekvelden |
Indien voor een veld in de brontabel waarden moeten worden opgezocht in een andere tabel, moet u niet vergeten een koppeling te maken naar de gerelateerde tabel, als u wilt dat er in het doelveld opzoekwaarden worden weergegeven. Als u geen koppeling naar de gerelateerde tabel of query maakt, worden in het doelveld alleen de opzoek-id's weergegeven. |
- Sluit de brondatabase. Controleer of de brondatabase niet exclusief door een gebruiker is geopend.
- Open de doeldatabase. Controleer of de database niet alleen-lezen is en of u over de vereiste machtigingen beschikt om objecten en gegevens aan de database toe te voegen.
Opmerking Als u de koppelingen in een nieuwe database wilt maken, moet u voorafgaand aan het starten van de importbewerking een lege database maken (een database die geen tabellen, formulieren of rapporten bevat).
Klik op de Microsoft Office-knop en klik op Nieuw.
Door de bewerking wordt geen van de bestaande tabellen of objecten overschreven of gewijzigd. Indien de doeldatabase al een object met dezelfde naam als het bronobject bevat, wordt er een nummer (1, 2, 3, enzovoort) aan de naam van de gekoppelde tabel toegevoegd. Als u bijvoorbeeld wilt koppelen met de tabel Problemen vanuit een database waarin zich al een tabel met de naam Problemen bevindt, krijgt de gekoppelde tabel de naam Problemen1. Indien de naam Problemen1 al in gebruik is, krijgt de nieuwe tabel de naam Problemen2, enzovoort.
Denk erom dat als u records van de brontabel wilt toevoegen aan een tabel in de doeldatabase, u geen koppelingsbewerking moet uitvoeren, maar een toevoegquery gebruiken.
Zie Toevoegquery's maken voor meer informatie over toevoegquery's.
Koppeling maken naar de gegevens
- Klik op het tabblad Externe gegevens, in de groep Importeren, op Access.
Opmerking Het tabblad Externe gegevens is alleen beschikbaar als er een database is geopend.
- Typ in het tekstvak Bestandsnaam de naam van de brondatabase of klik op Bladeren om het dialoogvenster Bestand openen weer te geven.
- Klik op Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken en klik vervolgens op OK.
- Selecteer in het dialoogvenster Tabellen koppelen de tabellen waarmee u een koppeling tot stand wilt brengen.
Als u een selectie wilt annuleren, klikt u nog een keer op de tabel.
- Klik op OK om de bewerking te voltooien.
De gekoppelde tabellen worden gemaakt.
- Open de gekoppelde tabellen in de gegevensbladweergave en controleer of de gegevens er correct uitzien.
Terug naar boven
