Expressies maken

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u expressies kunt maken en gebruiken in Microsoft Office Access 2007. Een expressie is het equivalent van een formule in Microsoft Office Excel 2007. Dit artikel bevat achtergrondinformatie over expressies, onder andere wat een expressie is en waarom en waar u deze gebruikt. Daarnaast leert u hoe u een expressie maakt met behulp van de opbouwfunctie voor expressies en hoe u een volledig nieuwe expressie maakt. Houd er rekening mee dat de achtergrondinformatie in dit artikel van toepassing is op expressies in het algemeen en de stapsgewijze procedures alleen van toepassing zijn op Office Access 2007.

 Opmerking   Zie het artikel Voorwaardelijke expressies (Boole-expressies) maken als u informatie zoekt over het maken van voorwaardelijke expressies (expressies die alleen de waarden retourneren die voldoen aan een door u opgegeven voorwaarde).

In dit artikel


Wat is een expressie?

Een expressie in Office Access 2007 is het equivalent van een formule in Office Excel 2007. Een expressie bestaat uit een aantal elementen die, op zichzelf of in combinatie met elkaar, worden gebruikt om een resultaat te produceren. Tot deze elementen behoren:

  • Id´s (namen van tabelvelden, besturingselementen op formulieren of in rapporten, of de eigenschappen van die velden of besturingselementen).
  • Operators, zoals + (plus) of - (min).
  • Functies, zoals SUM of AVG, en de argumenten die bij deze functies worden gebruikt.
  • Constanten (waarden die niet veranderen), zoals tekstreeksen, of getallen die niet worden berekend door een expressie.

U gebruikt een expressie om een berekening uit te voeren, de waarde van een veld of besturingselement op te halen, criteria op te geven voor een query, regels te definiëren, berekende besturingselementen of velden te maken, of een groepeerniveau te definiëren voor een rapport.

U gebruikt een expressie wanneer u waarden wilt genereren die niet direct beschikbaar zijn in uw gegevens. Bijvoorbeeld wanneer u de btw over een order wilt berekenen, of het totaalbedrag van de order zelf. In sommige gevallen moet u criteria aan een query of filter toevoegen. Criteria vormen informatie aan de hand waarvan wordt bepaald welke records door de query worden geretourneerd of, in het geval van een filter, welke records worden weergegeven. Het kan ook zijn dat u een standaardwaarde of een validatieregel voor een veld of besturingselement wilt instellen. In al deze gevallen gebruikt u een expressie.

In de volgende tabel ziet u een aantal voorbeelden van expressies en de wijze waarop ze vaak worden gebruikt:

Expressie Doel
=[Vervaldatum]-[Leverdatum] Hiermee berekent u het verschil tussen de datumwaarden in twee tekstvakbesturingselementen (Vervaldatum en Leverdatum) van een rapport.
Date() Hiermee stelt u de standaardwaarde voor een Datum/tijd-veld in een tabel in op de huidige datum.
Factuurprijs: CCur([Orderinformatie].Prijs per eenheid*[Hoeveelheid]*(1-[Korting])/100)*100 Hiermee maakt u een berekend veld in een query.
Between #1-1-2005# And #31-12-2005# Deze expressie wordt gebruikt om criteria op te geven voor een Datum/tijd-veld in een query.
=[Subformulier Orders].Form!Ordersubtotaal Hiermee wordt de waarde geretourneerd van het besturingselement Ordersubtotaal op het subformulier Orders van het formulier Orders.
> 0 Hiermee stelt u een validatieregel in voor een numeriek veld in een tabel (gebruikers moeten waarden invoeren die groter dan nul zijn).

Zoals u kunt zien aan de vorige voorbeelden is een expressie in Access niet gewoon een wiskundige berekening. Expressies worden gebruikt voor allerlei doeleinden. U ziet ook dat de voorbeeldexpressies in een aantal opzichten van elkaar verschillen. Sommige expressies beginnen bijvoorbeeld met de operator = (is gelijk aan). Als u een waarde voor een besturingselement op een formulier of in een rapport wilt berekenen, gebruikt u de operator = aan het begin van de expressie. In andere gevallen maakt u geen gebruik van de operator =. Wanneer u bijvoorbeeld een expressie opgeeft in een query of in de eigenschap DefaultValue of ValidationRule van een veld of besturingselement, gebruikt u de operator = niet, tenzij u de expressie toevoegt aan een tekstveld in een tabel. In sommige gevallen, zoals bij het toevoegen van expressies aan query's, wordt de operator = automatisch verwijderd. Zie het artikel Syntaxis voor expressies voor meer informatie over de syntaxis van expressies.

In de volgende gedeelten worden de verschillende onderdelen van een expressie uitgebreid besproken. Bij de voorbeelden worden tevens korte beschrijvingen van de gebruikte syntaxis gegeven.

Id's

Een id is de naam van een veld, eigenschap of besturingselement. U gebruikt een id in een expressie om te verwijzen naar de waarde die is gekoppeld aan een veld, eigenschap of besturingselement. Met de expressie =[Vervaldatum]-[Leverdatum] wordt bijvoorbeeld de waarde van het veld of besturingselement Leverdatum afgetrokken van de waarde van het veld of besturingselement Vervaldatum. In deze expressie zijn zowel Vervaldatum als Leverdatum id's.

Operators

In Access wordt een groot aantal verschillende operators ondersteund, waaronder de verwachte rekenkundige operators, zoals +, -, * (vermenigvuldigen) en / (delen), alsmede vergelijkingsoperators voor het vergelijken van waarden, tekstoperators voor het samenvoegen (combineren) van tekst, logische operators om te bepalen of waarden waar of onwaar zijn, en andere operators die specifiek zijn voor Access. Zie het gedeelte Tabel met operators voor meer informatie over operators.

Functies en argumenten

Functies zijn ingebouwde procedures die u kunt gebruiken in uw expressies. Met functies kunt u een grote verscheidenheid aan bewerkingen uitvoeren, zoals het berekenen van waarden, het bewerken van tekst en datums en het samenvatten van gegevens. Een veelgebruikte functie is bijvoorbeeld Date. Deze functie geeft als resultaat de huidige datum. U kunt de functie Date op verschillende manieren gebruiken, bijvoorbeeld als een expressie waarmee de standaardwaarde voor een veld in een tabel wordt ingesteld. Als een gebruiker vervolgens een nieuwe record toevoegt, wordt de waarde voor het veld automatisch ingesteld op de huidige datum.

Voor sommige functies zijn argumenten vereist. Een argument is een waarde waarmee u informatie aan de functie levert. Als voor een functie meerdere argumenten zijn vereist, moeten de argumenten met een puntkomma van elkaar worden gescheiden (bij enkele functies wordt de komma gebruikt). In de volgende expressie met de functie Date ziet u hiervan een voorbeeld:

=Format(Date();"d mmmm yyyy")    

In dit voorbeeld worden twee argumenten gebruikt. Het tweede argument bestaat uit de functie Date die voor de huidige datum zorgt. Het tweede argument, door een komma van het eerste gescheiden, is een teksttekenreeks die aan de functie Format opgeeft welke notatie de datumwaarde moet hebben. De teksttekenreeks staat tussen dubbele aanhalingstekens. Een vuistregel is dat u tekst opgeeft door deze tussen aanhalingstekens te plaatsen. Aan de hand van deze expressie wordt bovendien een interessant principe geïllustreerd: vaak kunt u de waarde die met een functie wordt opgehaald als argument voor een andere functie gebruiken.

Zie het artikel Syntaxis voor expressies voor meer informatie over het gebruik van aanhalingstekens en de syntaxis van expressies.

Access biedt tevens ondersteuning voor een groot aantal standaardfuncties. Zie het artikel Functies (per categorie) voor koppelingen naar informatie over deze functies.

Constanten

Een constante is een item met een naam, waarvan de waarde constant blijft zolang Access wordt uitgevoerd. De constanten die u het meest zult gebruiken in uw expressies, zijn Waar, Onwaar en Null. U kunt in VBA-code (Visual Basic for Applications) ook zelf constanten definiëren die u in VBA-procedures kunt gebruiken. VBA is de programmeertaal die in Access wordt gebruikt.

 Opmerking   U kunt geen Microsoft Visual Basic-constanten gebruiken in de aangepaste functies die u gebruikt in uw expressies. Visual Basic heeft bijvoorbeeld constanten voor de dagen van de week: vbSunday staat voor zondag, vbMonday staat voor maandag, enzovoort. Elke constante heeft een corresponderende numerieke waarde. De numerieke waarde voor vbSunday is 1, voor vbMonday 2, enzovoort. U kunt deze constanten niet gebruiken in een aangepaste functie die wordt aangeroepen vanuit een expressie. U moet in plaats hiervan de numerieke waarden gebruiken.

Waarden

U kunt letterlijke waarden in uw expressies gebruiken, bijvoorbeeld het getal 1.254 of de tekenreeks 'Geef een getal op tussen 1 en 10'. Numerieke waarden kunnen een cijferreeks zijn, met een teken voor positief/negatief en een decimaalteken (indien nodig). Als er geen teken is, wordt ervan uitgegaan dat de waarde positief is. Als u een waarde negatief wilt maken, voegt u er een minteken (-) aan toe. U kunt ook de wetenschappelijke notatie gebruiken. Voeg in dat geval 'E' of 'e' toe aan het teken van de exponent (bijvoorbeeld 1,0E-6).

Als u tekstreeksen als constanten gebruikt, moet u deze tussen aanhalingstekens plaatsen. In sommige gevallen worden de aanhalingstekens automatisch toegevoegd. Wanneer u bijvoorbeeld tekst typt in een expressie voor een validatieregel of voor querycriteria, wordt de tekstreeks automatisch tussen aanhalingstekens geplaatst.

Als u bijvoorbeeld de tekst Parijs typt, wordt in de expressie "Parijs" weergegeven. Als u wilt dat een expressie een tekenreeks als resultaat geeft die werkelijk tussen aanhalingstekens staat, kunt u de geneste tekenreeks tussen enkele (') aanhalingstekens of drie sets dubbele (") aanhalingstekens plaatsen. De volgende expressies zijn bijvoorbeeld equivalent:

Formulieren![Contactpersonen]![Plaats].Standaardwaarde = ' "Parijs" '    

Formulieren![Contactpersonen]![Plaats].Standaardwaarde = " " "Parijs" " "    

Datum/tijd-waarden moeten tussen hekjes (#) worden geplaatst. #3-7-07#, #7-mrt-07# en #mrt-7-2007# zijn bijvoorbeeld allemaal geldige Datum/tijd-waarden. Wanneer een geldige Datum/tijd-waarde tussen hekjes # is geplaatst, wordt de waarde in Access automatisch behandeld als een Datum/tijd-gegevenstype.

Terug naar boven Terug naar boven

Waarom worden expressies gebruikt?

In Access worden expressies gebruikt wanneer u een van de volgende bewerkingen wilt uitvoeren:

  • Waarden berekenen die niet direct beschikbaar zijn in uw gegevens. U kunt waarden voor tabelvelden, voor query's en voor besturingselementen op formulieren en in rapporten berekenen.
  • Een standaardwaarde instellen voor een tabelveld of een besturingselement op een formulier of in een rapport. Deze standaardwaarden worden vervolgens altijd weergegeven wanneer u een tabel, formulier of rapport opent.
  • Een validatieregel maken. Validatieregels bepalen welke waarden gebruikers wel en niet kunnen invoeren in een veld of besturingselement.
  • Criteria instellen voor een query.

In de volgende afbeelding ziet u enkele typische expressies die worden gebruikt in de hier beschreven scenario´s:

Verschillende typen expressies in wolken

Stel dat u van een bepaald regelitem op een factuur het totaalbedrag in euro's wilt berekenen. Normaal gesproken wordt het totaal van een regelitem niet opgeslagen in de database. In plaats daarvan wordt dit totaal indien nodig berekend op basis van twee items die u moet opslaan in de database, namelijk hoeveelheid en prijs. Vervolgens gebruikt u bijvoorbeeld de volgende expressie om de waarde te berekenen:

=CCur([Hoeveelheid]*[Prijs])    

Met deze expressie vermenigvuldigt u de hoeveelheid met de prijs en gebruikt u vervolgens de functie CCur (converteren naar valuta) om het resultaat te converteren naar het gegevenstype Valuta. U kunt tevens een korting voor elke order berekenen.

U kunt ook een veld in een query maken waarmee het totaal van een regelitem wordt berekend en die waarde vervolgens gebruiken in een formulier of rapport. Een kolom in een query die het resultaat is van een dergelijke berekening, wordt een berekend veld genoemd. Met de volgende expressie in een query berekent u bijvoorbeeld de totalen van de regelitems waarop een korting is toegepast:

Factuurprijs: CCur([Orderinformatie].[Prijs per eenheid]*[Hoeveelheid]*(1-[Korting])/100)*100    

De resulterende kolom krijgt de naam Factuurprijs. U maakt een berekend veld telkens wanneer u berekeningen of bewerkingen op de gegevens in twee of meer tabelvelden moet uitvoeren. In veel tabellen worden bijvoorbeeld voor- en achternamen in verschillende velden opgeslagen. Als u die voor- en achternamen wilt combineren en in één veld wilt weergeven, maakt u een berekend veld in een query. Sommige gebruikers proberen dit type berekende velden rechtstreeks in tabellen te maken, maar tabellen bieden standaard geen ondersteuning voor dit type bewerking (ze hebben geen veld of eigenschap waaraan u de benodigde expressie kunt toevoegen).

Een berekend veld dat voor- en achternamen combineert, zou er als volgt uit kunnen zien: [Voornaam] & " " & [Achternaam]. In dit geval worden de waarden in de velden Voornaam en Achternaam met behulp van de En-tekens (&) gecombineerd met een spatie (de dubbele aanhalingstekens met een spatie ertussen).

U kunt expressies tevens gebruiken om een standaardwaarde op te geven voor een veld in een tabel of voor een besturingselement. Als u bijvoorbeeld een datumveld hebt dat u standaard wilt vullen met de huidige datum, typt u Date() in het eigenschappenvak Standaardwaarde van dat veld.

U kunt een expressie ook gebruiken om een validatieregel in te stellen. U wilt bijvoorbeeld een validatieregel gebruiken waarvoor de datum die wordt opgegeven, op of na de huidige datum moet vallen. In dat geval stelt u de waarde in het eigenschappenvak Validatieregel in op >= Date().

Tot slot kunt u een expressie ook gebruiken om criteria in te stellen voor een query. Stel dat u de productverkopen wilt weergeven van de orders die in een bepaalde periode zijn verzonden. U kunt dan criteria opgeven om een datumbereik te definiëren. In dat geval worden alleen de rijen geretourneerd die overeenkomen met de criteria:

Between #1-1-2007# And #31-12-2007#    

Als u criteria aan de query toevoegt en vervolgens de query uitvoert, worden alleen die waarden geretourneerd die overeenkomen met de opgegeven datums.

Terug naar boven Terug naar boven

Waar en hoe worden expressies gebruikt?

Er zijn veel plaatsen in een database waar u een expressie kunt gebruiken. Tabellen, query's, formulieren, rapporten en macro's hebben bijvoorbeeld allemaal eigenschappen die een expressie accepteren. U kunt bijvoorbeeld expressies gebruiken in de eigenschappen Besturingselementbron en Standaardwaarde van besturingselementen. U kunt ook expressies gebruiken in de eigenschap Validatieregel van tabelvelden. Bovendien gebruikt u bij het schrijven van VBA-code voor een gebeurtenisprocedure of voor een module vaak expressies die veel lijken op de expressies die u gebruikt in een Access-object zoals een tabel of query.

Korte bespreking van de syntaxis van expressies

In expressies wordt vaak gebruikgemaakt van de gegevens in uw tabellen en query's en ook van gegevens die zijn opgeslagen in besturingselementen op formulieren en rapporten. Om die gegevens te kunnen gebruiken, bevatten expressies verwijzingen naar de namen van de velden in uw tabellen en query's, en de namen van uw besturingselementen. Als u namen van velden en besturingselementen wilt gebruiken in expressies, moet u deze tussen vierkante haakjes ([ ]) zetten. Als u bijvoorbeeld een tabelveld, genaamd Prijs per eenheid, in een expressie wilt gebruiken, geeft u dit op als [Prijs per eenheid]. Als u een naam opgeeft die geen spaties of speciale tekens bevat, wordt deze automatisch tussen vierkante haakjes gezet. Als een naam spaties of speciale tekens bevat, moet u de haakjes zelf typen.

Zie het artikel Syntaxis voor expressies voor meer informatie over de syntaxis van expressies.

Expressies gebruiken in besturingselementen van formulieren en rapporten

U kunt een berekend besturingselement een naam geven door de eigenschap Naam van het besturingselement in te stellen. De naam mag niet overeenkomen met andere namen van besturingselementen op het formulier of in het rapport. Daarnaast moet de naam verschillen van de naam van velden of besturingselementen die worden gebruikt in de expressie voor dat besturingselement. Bovendien mag de naam niet overeenkomen met namen van velden in de onderliggende tabel of query. U kunt deze naam gebruiken wanneer u naar de waarde in het besturingselement wilt verwijzen vanuit andere expressies op het formulier of in het rapport.

In de gedeelten hierna vindt u een opsomming van de plaatsen waar expressies het meest worden gebruikt.

  • Expressies gebruiken in een tekstvakbesturingselement op een formulier of in een rapport    U gebruikt een expressie in een tekstvakbesturingselement om een berekend besturingselement te maken. Stel dat u het subtotaal wilt berekenen van alle regelitems op een bestelformulier. Dit subtotaal zou er op uw formulier ongeveer als volgt uit kunnen zien:

Subtotaal op een bestelformulier

Als u het subtotaal wilt berekenen, plaatst u een tekstvakbesturingselement op het formulier en stelt u de eigenschap Besturingselementbron van het tekstvak in op de volgende expressie:

=Som([tabelveld])    

In dit geval staat tabelveld voor de naam van het veld dat de waarden van het subtotaal bevat. Dit veld kan zich in een tabel of een query bevinden. Met de functie Som berekent u het totaal voor een reeks waarden uit uw recordbron.

Hierna wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u een expressie in een tekstvakbesturingselement kunt invoeren.

Een expressie invoeren in een tekstvakbesturingselement

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier dat u wilt wijzigen en klik op Ontwerpweergave.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het tekstvak dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Eigenschappen om het eigenschappenvenster van het besturingselement weer te geven.

-of-

Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Eigenschappenvenster.

  1. Ga naar het tabblad Gegevens of het tabblad Alle van het eigenschappenvenster en klik op de eigenschap Besturingselementbron van het tekstvak. Typ vervolgens = gevolgd door de rest van uw expressie. Als u bijvoorbeeld het bovenstaande subtotaal wilt berekenen, typt u =Som([tabelveld]). Let erop dat u tabelveld vervangt door de naam van uw eigen veld.

-of-

Klik op de knop Opbouwen Knopafbeelding, rechts van het eigenschappenvak, om een expressie te maken met behulp van de opbouwfunctie voor expressies.

Het eigenschappenvenster ziet er dan ongeveer uit zoals in de volgende afbeelding:

Een voorbeeldexpressie in de eigenschap Besturingselementbron.

  1. Sluit het eigenschappenvenster en sla uw wijzigingen op.

    Expressies gebruiken in querycriteria

U kunt een expressie gebruiken om criteria in een query te definiëren. Alleen de rijen die aan de criteria voldoen, worden geretourneerd. Stel dat u alle orders wilt weergeven waarvan de leverdatum valt in het jaar 2004. Om de criteria in te voeren geeft u de volgende expressie op in de cel Criteria voor de Datum/tijd-kolom in uw query. In dit voorbeeld wordt gebruikgemaakt van een Datum/tijd-kolom met de naam Leverdatum. Voer de volgende criteria in om een datumbereik te definiëren:

Between #1-1-2004# And #31-12-2004#    

De kolom Leverdatum ziet er dan ongeveer uit zoals in de volgende afbeelding.

De operator Between gebruiken in het queryontwerpraster

De expressie wordt gebruikt om te bepalen of de waarden in de kolom Leverdatum in het opgegeven datumbereik vallen. Let op: de datumwaarden staan tussen hekjes (#). Waarden tussen hekjes worden in Access als gegevens van het type Datum/tijd behandeld. Door waarden als Datum/tijd-gegevens te behandelen kunnen er berekeningen op deze waarden worden uitgevoerd.

Zie de artikelen Een datum- of tijdwaarde invoeren en Een veld voor datumwaarden invoegen, maken of verwijderen voor meer informatie over het gebruik van Datum/tijd-waarden.

Criteria opgeven in het queryontwerpraster

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de query die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik in de cel Criteria in de kolom waarvoor u de criteria wilt opgeven.
  3. Typ de criteria-expressie.

-of-

Ga naar het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Query's instellen op Opbouwfunctie om de opbouwfunctie voor expressies te starten en uw criteria op te geven.

 Opmerking   Zet de operator = niet voor de criteria-expressie.

Als u meer ruimte wilt voor het invoeren van uw expressie, drukt u op SHIFT+F2 om het dialoogvenster In- en uitzoomen te openen.

Het dialoogvenster In- en uitzoomen

    Expressies gebruiken om berekende velden in een query te maken

U kunt een expressie gebruiken om een berekend veld in een query te maken. Stel dat u het jaar waarin een order is verzonden, wilt weergeven als deel van een query. Om het berekende veld te maken, plaatst u de volgende expressie in een lege cel van de rij Veld in uw query:

Jaar levering: Format([Leverdatum];"yyyy")    

De functie Format wordt hier gebruikt om het jaar op te halen uit de waarden in een veld genaamd Leverdatum. De functie Format gebruikt vervolgens vier cijfers om het jaar te noteren. De resulterende kolom krijgt de naam Jaar levering omdat de expressie wordt voorafgegaan door de tekst Jaar levering:.

Een expressie die het jaar ophaalt uit een datumwaarde

Een berekend veld invoeren in de queryontwerpweergave

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de query die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik op de cel Veld in de kolom waarin u het berekende veld wilt maken.
  3. Typ uw expressie.

-of-

Ga naar het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Query's instellen op Opbouwfunctie om de opbouwfunctie voor expressies te starten en uw criteria op te geven.

 Opmerking   Zet de operator = niet voor de criteria-expressie, maar begin de expressie met een naam gevolgd door een dubbele punt. Typ bijvoorbeeld Factuurprijs: om een expressie te beginnen die een berekend veld maakt, genaamd Factuurprijs.

    Expressies gebruiken in de eigenschap Validatieregel van een tabelveld

Een andere plaats waar een expressie goed van pas komt, is de eigenschap Validatieregel van een veld in een tabel. Stel dat u een regel wilt maken die vereist dat in het veld 'Eenheden op voorraad' in de voorraadtabel een waarde wordt ingevoerd die groter is dan of gelijk is aan nul. Met andere woorden: de voorraad kan nooit een negatief getal hebben. U kunt dit doen door de expressie te gebruiken die wordt getoond in de volgende afbeelding.

Validatieregel voor de bestelde hoeveelheid

Een validatieregel opgeven voor een veld in een tabel

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik in de kolom Veldnaam op het veld dat u wilt wijzigen.
  3. Klik op het tabblad Algemeen op het eigenschappenvak Validatieregel.
  4. Typ uw expressie.

-of-

Klik op de knop Opbouwen Knopafbeelding, rechts van het eigenschappenvak, om een expressie te maken met behulp van de opbouwfunctie voor expressies.

-of-

Ga naar het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Extra op Opbouwfunctie om de opbouwfunctie voor expressies te starten.

 Opmerking   Zet de operator = niet voor de expressie wanneer u een validatieregel maakt.

Validatieregelexpressies moeten resulteren in Waar, anders wordt de waarde niet geaccepteerd. In dit voorbeeld moet de waarde voor [Units On Hand] dus gelijk zijn aan >=0. Als dat niet het geval is, wordt de tekst weergegeven uit het eigenschappenvak Validatietekst. Als u geen tekst hebt opgegeven in het eigenschappenvak Validatietekst, wordt een standaardbericht weergegeven waarin staat dat de opgegeven waarde niet is toegestaan volgens de validatieregel voor het veld.

Zie het artikel Validatieregels maken voor het valideren van gegevens in velden voor meer informatie over het maken van validatieregels.

    Expressies gebruiken in de eigenschap Validatieregel van een besturingselement

U kunt ook de eigenschap Validatieregel instellen voor een besturingselement. Stel dat u een formulier gebruikt voor het opgeven van het datumbereik voor een rapport en dat u ervoor wilt zorgen dat de begindatum niet vóór 1-1-2004 valt. In dat geval kunt u de eigenschappen Validatieregel en Validatietekst voor het tekstvak waarin u de begindatum opgeeft, bijvoorbeeld als volgt instellen.

Eigenschap Instelling
ValidationRule >=#1-1-2004#
Validatietekst U kunt geen datum opgeven die valt vóór 1-1-2004.

Als u toch een datum opgeeft die valt vóór 1-1-2004, wordt er een bericht weergegeven. Nadat u op OK hebt geklikt, keert u terug naar het tekstvak.

Berichtvenster met validatietekst voor het dialoogvenster Omzet per jaar

Een validatieregel opgeven voor een besturingselement

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier of rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

-of-

Als het formulier of rapport al is geopend, klikt u met de rechtermuisknop op het documenttabblad en klikt u vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

-of-

Klik op het tabblad Start, in de groep Weergave, op de knop Weergave om te schakelen tussen de beschikbare weergeven. U kunt ook op de pijl onder Weergave klikken en vervolgens een van de beschikbare weergaven in het menu selecteren.

  1. Klik met de rechtermuisknop op het besturingselement dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Eigenschappen.

-of-

Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Eigenschappenvenster.

Het eigenschappenvenster van het besturingselement wordt weergegeven.

  1. Klik op het tabblad Alle en klik vervolgens op het eigenschappenvak Validatieregel.
  2. Typ de expressie of klik op de knop Opbouwen Knopafbeelding, rechts van het eigenschappenvak, om een expressie te maken met behulp van de opbouwfunctie voor expressies.

 Opmerking   Zet de operator = niet voor de expressie wanneer u een validatieregel maakt.

  1. Wijzig eventueel de eigenschap Validatietekst.
  2. Sluit het eigenschappenvenster en sla uw wijzigingen op.

Wanneer u een waarde opgeeft die niet is toegestaan volgens de validatieregel, drukt u op ESC terwijl de cursor zich in het besturingselement bevindt, om de oorspronkelijke waarde of standaardwaarde te herstellen. U kunt vervolgens een waarde opgeven die voldoet aan de validatieregel.

Als de eigenschap Besturingselementbron voor uw besturingselement een veld in een tabel is, kunt u, naast de eigenschap Validatieregel van het besturingselement, het beste ook de eigenschap van het veld instellen. De regel wordt dan altijd toegepast, ongeacht welk formulier of welke query er wordt gebruikt om het veld bij te werken.

Zie het artikel Validatieregels maken voor het valideren van gegevens in velden voor meer informatie over het maken van validatieregels.

    Expressies gebruiken in de eigenschap Standaardwaarde voor een veld in een tabel

U kunt een expressie gebruiken om een standaardwaarde voor een veld in een tabel op te slaan. Stel dat u automatisch de datum en tijd wilt invoegen in het veld Orderdatum wanneer u een nieuwe record toevoegt. U kunt hiervoor de volgende expressie gebruiken.

De functie Now in de eigenschap Standaardwaarde van een veld

De functie Now wordt gebruikt om de datum en tijd in te voegen in het veld Orderdatum.

Een standaardwaarde opgeven voor een veld in een tabel

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik in de kolom Veldnaam op het veld dat u wilt wijzigen.
  3. Klik op het tabblad Algemeen op het eigenschappenvak Standaardwaarde.
  4. Typ de expressie of klik op de knop Opbouwen Knopafbeelding, rechts van het eigenschappenvak, om een expressie te maken met behulp van de opbouwfunctie voor expressies.

Als een besturingselement afhankelijk is van een tabelveld en zowel het besturingselement als het veld een standaardwaarde hebben, heeft de standaardwaarde van het besturingselement voorrang.

Zie het artikel Standaardwaarden instellen voor velden of besturingselementen voor meer informatie over het instellen van standaardwaarden.

    Expressies gebruiken in de eigenschap Standaardwaarde voor een besturingselement

Er worden ook vaak expressies gebruikt in de eigenschap Standaardwaarde van een besturingselement. De eigenschap Standaardwaarde van een besturingselement gedraagt zich ongeveer hetzelfde als de eigenschap Standaardwaarde van een veld in een tabel. Als u bijvoorbeeld de huidige datum wilt opgeven als de standaardwaarde voor een tekstvak genaamd Orderdatum, kunt u de volgende expressie gebruiken.

Een expressie in het veld Standaardwaarde van een besturingselement

De functie Date wordt gebruikt om wel de huidige datum maar niet de tijd te retourneren. Als het tekstvak afhankelijk is van een tabelveld en het veld een standaardwaarde heeft, heeft de standaardwaarde van het besturingselement voorrang. Het is vaak beter om de eigenschap Standaardwaarde in te stellen voor het veld in de tabel, omdat de standaardwaarde altijd wordt toegepast, tenzij deze wordt overschreven door een besturingselement.

Een standaardwaarde opgeven voor een besturingselement

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier of rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

-of-

Als het formulier of rapport al is geopend, klikt u met de rechtermuisknop op het documenttabblad en klikt u vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

-of-

Klik op het tabblad Start, in de groep Weergave, op de knop Weergave om te schakelen tussen de beschikbare weergeven. U kunt ook op de pijl onder Weergave klikken en vervolgens een van de beschikbare weergaven in het menu selecteren.

  1. Klik met de rechtermuisknop op het besturingselement dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Eigenschappen.

-of-

Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Eigenschappenvenster.

Het eigenschappenvenster voor het besturingselement wordt weergegeven.

  1. Klik op het tabblad Alle en vervolgens op het eigenschappenvak Standaardwaarde.
  2. Typ de expressie of klik op de knop Opbouwen Knopafbeelding, rechts van het eigenschappenvak, om een expressie te maken met behulp van de opbouwfunctie voor expressies.
  3. Sluit het eigenschappenvenster.

Zie het artikel Standaardwaarden instellen voor velden of besturingselementen voor meer informatie over het instellen van standaardwaarden.

    Expressies gebruiken om macroacties uit te voeren

Het kan voorkomen dat een actie of een reeks acties in een macro alleen moet worden uitgevoerd als aan een bepaalde voorwaarde wordt voldaan. Stel dat u wilt dat een actie alleen wordt uitgevoerd wanneer de waarde in een tekstvak gelijk is aan 10. U gebruikt dan een expressie om de voorwaarde te definiëren in de kolom Voorwaarde van de macro.

In dit voorbeeld is de naam van het tekstvak 'Items'.

Een voorwaardelijke expressie in een macro

Een voorwaarde opgeven voor een macroactie

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de macro die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Als de kolom Voorwaarde niet wordt weergegeven in het macro-ontwerp, gaat u naar het tabblad Ontwerpen en klikt u in de groep Weergeven/verbergen op Voorwaarden.
  3. Klik in de kolom Voorwaarde op de lege cel naast de macroactie die u wilt wijzigen en typ vervolgens uw voorwaardelijke expressie.
  4. Sla uw wijzigingen op en sluit vervolgens de macro.

Net als de eigenschap Validatieregel is de expressie in de kolom Voorwaarde een voorwaardelijke expressie. Deze moet resulteren in Waar of Onwaar. De macroactie wordt alleen uitgevoerd wanneer de voorwaarde Waar is.

Zie de artikelen Basiskenmerken van macro's in Access 2007 en Macro's maken voor meer informatie over het maken van macro's.

    Expressies gebruiken om gegevens in rapporten te groeperen en sorteren

U gebruikt het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen om groepeerniveaus en sorteervolgordes te definiëren voor de gegevens in een rapport. Het deelvenster vervangt het dialoogvenster Sorteren en groeperen in eerdere versies van Access. U kunt het deelvenster alleen weergeven en gebruiken wanneer u een rapport opent in de ontwerpweergave. Het deelvenster wordt in hetzelfde venster als het rapport geopend.

In de volgende afbeelding ziet u het deelvenster zoals het wordt weergegeven wanneer het voor het eerst wordt geopend:

Het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen

Groeperen is het combineren van kolommen die dubbele waarden bevatten. Stel dat uw database omzetgegevens bevat voor kantoren in verschillende plaatsen. Een van de meest voorkomende rapporten bij dit type database zal ongetwijfeld 'Omzet per plaats' zijn, en de query die de gegevens voor het rapport levert, zal de gegevens groeperen aan de hand van de waarden van de plaatsen. Met behulp van groeperen kunnen gegevens eenvoudiger worden gelezen en begrepen.

Sorteren is daarentegen het opleggen van een volgorde aan de rijen (de records) in uw queryresultaten. U kunt records bijvoorbeeld aan de hand van hun primaire sleutelwaarden (of een andere set waarden in een ander veld) in oplopende of aflopende volgorde sorteren, maar u kunt de records ook op een of meer tekens in (bijvoorbeeld) alfabetische volgorde sorteren. Houd er rekening mee dat query's in Access standaard de records op de snelste wijze retourneren. Als u voor het eerst een query uitvoert, worden de gegevens wellicht op een logische manier geretourneerd, zoals aan de hand van de volgorde van de primaire sleutelwaarden. Maar wanneer gebruikers gegevens gaan wijzigen en rijen gaan toevoegen of verwijderen, kan het zijn dat de gegevens in een andere volgorde worden geretourneerd omdat die nieuwe volgorde sneller is. U kunt een sorteervolgorde opleggen wanneer u wilt dat uw query's de gegevens in dezelfde volgorde retourneren, ongeacht de wijzigingen die op die gegevens zijn uitgevoerd.

Zie het gedeelte Tekstwaarden combineren voor meer informatie over het combineren van tekstwaarden.

Groeperen en sorteren aan een rapport toevoegen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

-of-

Als het rapport al is geopend, klikt u met de rechtermuisknop op het documenttabblad en klikt u vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

-of-

Klik op het tabblad Start, in de groep Weergave, op de knop Weergave om te schakelen tussen de beschikbare weergeven. U kunt ook op de pijl onder Weergave klikken en vervolgens een van de beschikbare weergaven in het menu selecteren.

  1. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Groeperen en totalen, op Sorteren en groeperen.

Het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen wordt onder in het werkgebied weergegeven.

  1. Klik op Groep toevoegen om een groepeerniveau aan het rapport toe te voegen.

-of-

Klik op Sortering toevoegen om een sorteervolgorde aan het rapport toe te voegen.

In het deelvenster wordt een nieuwe groep of sorteervolgorde weergegeven, plus een lijst van de velden die gegevens leveren voor het rapport. In deze afbeelding ziet u een voorbeeld van een nieuwe groep en sorteervolgorde, en een venster dat de beschikbare velden bevat:

Het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen, waarbij ook de lijst met velden wordt weergegeven

  1. Klik in het venster dat de beschikbare velden bevat op expressie om de opbouwfunctie voor expressies te starten.
  2. Geef uw expressie op in het expressievak (het bovenste vak) van de opbouwfunctie voor expressies. Controleer of de expressie begint met de operator =.
Een expressie toevoegen aan een bestaande groep of sortering
  1. Herhaal stap 1 in het vorige gedeelte om uw rapport te openen in de ontwerpweergave.
  2. Klik op de groep of sortering die u wilt wijzigen.
  3. Klik op de pijl omlaag naast Groeperen op (voor groepeerniveaus) of Sorteren op (voor sorteervolgordes).

Er wordt een venster geopend dat de beschikbare velden bevat.

  1. Klik onder in het venster dat de velden bevat op expressie om de opbouwfunctie voor expressies te starten.
  2. Typ uw expressie in het expressievak van de opbouwfunctie voor expressies. Controleer of de expressie begint met de operator =.

Zie het volgende gedeelte voor meer informatie over het gebruik van de opbouwfunctie voor expressies.

Zie het artikel Gegroepeerde rapporten of overzichtsrapporten maken voor meer informatie over het groeperen en sorteren van de gegevens in rapporten.

Terug naar boven Terug naar boven

De opbouwfunctie voor expressies gebruiken

U kunt de opbouwfunctie voor expressies gebruiken om u te helpen bij het maken van expressies. De opbouwfunctie voor expressies biedt eenvoudig toegang tot de namen van de velden en besturingselementen in uw database en tot veel van de ingebouwde functies die voor u beschikbaar zijn wanneer u expressies schrijft. U kunt de opbouwfunctie voor expressies beschouwen als een manier om moeilijk te onthouden dingen op te zoeken en in te voegen, zoals namen van id's (bijvoorbeeld velden, tabellen, formulieren en query's), functienamen en argumenten.

U kunt de opbouwfunctie voor expressies gebruiken om een volledig nieuwe expressie te maken, of u kunt een van de standaardexpressies selecteren voor de weergave van paginanummers, de huidige datum of de huidige datum en tijd.

De opbouwfunctie voor expressies kan worden gestart vanuit de meeste plaatsen waar u zelf ook expressies zou schrijven, zoals de eigenschap Besturingselementbron van een besturingselement of de eigenschap Validatieregel van een tabelveld. Als u de knop Opbouwen ziet (Knopafbeelding ), kunt u hier doorgaans op klikken om de opbouwfunctie voor expressies te starten.

In de volgende afbeelding en tekst wordt de opbouwfunctie voor expressies geïllustreerd:

Het dialoogvenster Opbouwfunctie voor expressies

Toelichting 1 Expressievak

Het bovenste gedeelte van de opbouwfunctie voor expressies bevat een expressievak waarin u de expressie kunt samenstellen. U kunt uw expressie zelf in het vak typen, maar u kunt ook elementen selecteren uit de drie kolommen in het onderste gedeelte van de opbouwfunctie voor expressies en deze toevoegen aan het expressievak. Als u een element wilt toevoegen, dubbelklikt u op het element of selecteert u het uit een van de kolommen en klikt u vervolgens op Plakken.

Toelichting 2 Operatorknoppen

Het middelste gedeelte van de opbouwfunctie voor expressies bevat knoppen waarmee u veelgebruikte rekenkundige en logische operators in uw expressie kunt invoegen. Als u een operator wilt invoegen in het expressievak, klikt u op de desbetreffende knop. Als u een langere lijst wilt weergeven met operators die u kunt gebruiken in expressies, klikt u op de map Operatoren in de kolom linksonder en klikt u vervolgens op de gewenste categorie in de middelste kolom. In de rechterkolom worden dan alle operators in de geselecteerde categorie weergegeven. Als u een operator wilt invoegen, dubbelklikt u op de operator of selecteert u de operator en klikt u vervolgens op Plakken.

Toelichting 3 Expressie-elementen

Het onderste gedeelte bevat drie kolommen:

  • In de linkerkolom worden mappen weergegeven met de tabellen, query's, formulieren en rapporten uit de database, alsmede de beschikbare ingebouwde functies en door gebruikers gedefinieerde functies, constanten, operators en veelgebruikte expressies.
  • De middelste kolom bevat specifieke elementen of categorieën van elementen voor de map die in de linkerkolom is geselecteerd. Als u bijvoorbeeld klikt op Ingebouwde functies in de linkerkolom, wordt in de middelste kolom een lijst met functiecategorieën weergegeven.
  • De rechterkolom bevat een lijst met mogelijke waarden voor de elementen die u in de linkerkolom en de middelste kolom hebt geselecteerd. Als u bijvoorbeeld klikt op Ingebouwde functies in de linkerkolom en vervolgens op een functiecategorie in de middelste kolom, ziet u in de rechterkolom een lijst van alle ingebouwde functies in de geselecteerde categorie.

U maakt een expressie door tekst in het expressievak te typen en elementen uit de andere gedeelten in de opbouwfunctie voor expressies te plakken. U kunt bijvoorbeeld klikken in de kolom linksonder om de objecten in uw database weer te geven, alsmede de functies, constanten, operators en veelgebruikte expressies. Wanneer u klikt op een item in de linkerkolom, worden de overige kolommen hieraan aangepast. Als u bijvoorbeeld klikt op de naam van een tabel in de linkerkolom, worden in de middelste kolom de velden in die tabel weergegeven. Als u dubbelklikt op Functies en vervolgens klikt op Ingebouwde functies, worden in de middelste kolom alle functiecategorieën en in de rechterkolom de functies in die categorieën weergegeven. Als u dubbelklikt op een functie om deze in te voegen in uw expressie, worden de functie en de tekst waarmee wordt aangegeven welke argumenten vereist zijn voor die functie, als tijdelijke aanduiding in het expressievak weergegeven. U kunt die tekst dan vervangen door de juiste argumentwaarden.

Wanneer u een id (de naam van een tabelveld of besturingselement) in een expressie plakt, worden alleen die onderdelen van de id ingevoegd die in de huidige context vereist zijn. Als u bijvoorbeeld de opbouwfunctie voor expressies start vanuit het eigenschappenvenster van het formulier Klanten en vervolgens een id voor de eigenschap Zichtbaar van dat formulier in de expressie plakt, wordt uitsluitend de naam van de eigenschap Zichtbaar geplakt. Wanneer deze expressie buiten de context van het formulier wordt gebruikt, moet u de volledige id opgeven: Formulieren![Klanten].Zichtbaar.

De opbouwfunctie voor expressies starten in een tabel, formulier of rapport

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel, het formulier of het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Als u een tabel opent, klikt u in de kolom Veldnaam op het veld dat u wilt wijzigen en klikt u achtereenvolgens op het tabblad Algemeen op de eigenschap waarin u de expressie wilt invoeren en op de knop Opbouwen Knopafbeelding (naast de eigenschap).

-of-

Als u een formulier of rapport opent, klikt u met de rechtermuisknop op het besturingselement dat u wilt wijzigen en klikt u op Eigenschappen. Vervolgens gaat u naar de eigenschap waarin u de expressie wilt invoeren en klikt u op de knop Opbouwen Knopafbeelding (naast de eigenschap).

De opbouwfunctie voor expressies starten in een query

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de query die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

-of-

Als de query is geopend, klikt u met de rechtermuisknop op het documenttabblad voor de query en klikt u vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

  1. Klik op de cel in het ontwerpraster waarin u de expressie wilt invoeren. Klik bijvoorbeeld op de cel Criteria voor de kolom waarin u criteria wilt opgeven of klik op de cel Veld voor de kolom waarin u een berekend veld wilt maken.
  2. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Query's instellen op Opbouwen.

Zie het artikel Syntaxis voor expressies voor meer informatie over het maken van expressies, waaronder informatie over voorbeeldexpressies en de syntaxis van expressies.

Terug naar boven Terug naar boven

Expressies gebruiken om praktische redenen

In dit gedeelte maakt u kennis met een aantal manieren waarop u expressies kunt gebruiken om problemen op te lossen en vereiste informatie te berekenen voor formulieren, rapporten en tabellen.

Een nieuwe record voorzien van een stempel met de huidige datum en tijd

In sommige tabellen is het van belang om de datum of de datum en tijd bij te houden waarop u een record hebt toegevoegd (door deze van een stempel te voorzien). Als u wilt dat deze waarde automatisch wordt ingevuld, kunt u een veld maken met het gegevenstype Datum/tijd, en de eigenschap Standaardwaarde voor het veld instellen op Date() of Now(). Als u de functie Date gebruikt, wordt de huidige datum geretourneerd zoals deze is opgeslagen in de systeemklok van de computer. Als u de functie Now gebruikt, worden de huidige datum en tijd geretourneerd.

Hierna wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u een nieuw veld aan een tabel kunt toevoegen, het gegevenstype voor het veld kunt instellen op Datum/tijd, en vervolgens de functies Now of Date aan het veld kunt toevoegen.

Een Datum/tijd-veld en een tijdstempelveld toevoegen

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel die u wilt wijzigen.

De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

  1. Klik in de eerste lege kolom die zich aan de verste kant van de tabel bevindt. Als u de lege kolom niet kunt vinden, zoek dan de woorden Nieuw veld toevoegen in de kolomkop.
  2. Dubbelklik in de kolomkop en typ een naam voor het veld, bijvoorbeeld Toevoegingsdatum en druk vervolgens op ENTER.

-of-

Klik met de rechtermuisknop op de kolom, klik op Naam wijzigen, typ een naam voor het veld en druk vervolgens op ENTER.

  1. Ga naar het tabblad Gegevensblad en klik in de groep Gegevenstype en -notatie op de pijl omlaag naast de lijst Gegevenstype en selecteer Datum/tijd.
  2. Sla de wijzigingen op, maar laat de tabel geopend en ga verder met de volgende reeks stappen.

Een datumexpressie aan een Datum/tijd-veld toevoegen

  1. Klik met de rechtermuisknop op het documenttabblad voor de tabel en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik in de kolom Veldnaam op het nieuwe veld.
  3. Ga naar het tabblad Algemeen en klik op het eigenschappenvak Standaardwaarde.
  4. Typ Now() of Date().
  5. Klik op het eigenschappenvak Datumkiezer weergeven en stel de waarde in op Nooit.
  6. Sla uw wijzigingen op en sluit vervolgens de tabel.

Wanneer u een nieuwe record aan de tabel toevoegt, wordt nu voortaan automatisch de datum of de datum en tijd ingevoegd in het veld Toevoegingsdatum.

Tekstwaarden combineren

Wanneer u de waarden in twee of meer tekstvelden wilt combineren, kunt u de operator & gebruiken. Stel dat u een formulier Werknemers hebt en dat u de volledige naam van een werknemer wilt weergeven in de koptekst van het formulier. De voor- en achternamen van de werknemers worden echter in verschillende velden ingevoerd.

U kunt de volgende expressie gebruiken om de volledige naam van een werknemer weer te geven:

=[Voornaam] & " " & [Achternaam]    

In deze expressie wordt de operator & gebruikt om de waarden in de velden Voornaam en Achternaam te combineren. Er wordt een spatie ingevoegd tussen de voor- en achternamen met behulp van een combinatie van dubbele aanhalingstekens met een spatie ertussen. De spaties tussen de veldnamen en de ampersandoperators hebben echter geen invloed op de weergave van uw gegevens (ze maken de expressies alleen beter leesbaar). Als u iets wilt invoegen tussen de velden - witruimte, leestekens of letterlijke tekst - moet u deze aanvullende waarde tussen aanhalingstekens plaatsen.

U kunt deze expressie ook gebruiken om achternamen en voornamen gescheiden door een komma weer te geven:

=[Achternaam] & ", " & [Voornaam]    

De waarden tussen aanhalingstekens zorgen er in dit geval voor dat er een komma en een spatie tussen de namen worden ingevoegd.

Voor de stappen in deze alinea wordt ervan uitgegaan dat u een formulier en een tabel met de velden Voornaam en Achternaam hebt. Als dat niet het geval is, kunt u de expressie aanpassen aan uw eigen gegevens.

Een tekstvak toevoegen met een expressie voor volledige namen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier of rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Besturingselementen, op Tekstvak.
  1. Sleep de aanwijzer op het formulier of rapport om het tekstvak te maken.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het tekstvak en klik op Eigenschappen.

-of-

Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Eigenschappenvenster.

  1. Klik op het tabblad Gegevens.
  2. Verander de waarde in het eigenschappenvak Besturingselementbron in =[Voornaam] & " " & [Achternaam] en druk vervolgens op TAB.
  3. Sluit het eigenschappenvenster en sla uw wijzigingen op.

Voor sommige records is mogelijk geen waarde ingevoerd in een veld dat u wilt combineren. De ontbrekende waarde wordt een null-waarde genoemd. Wanneer u de operator & gebruikt en een veld geen waarde heeft, wordt er een tekenreeks met een lengte van nul geretourneerd voor dat veld. Als de record van een werknemer bijvoorbeeld alleen een achternaam bevat, wordt door de expressie in het vorige voorbeeld het volgende geretourneerd: een tekenreeks met een lengte van nul voor het veld Voornaam, een spatie en de waarde in het veld Achternaam.

Als u waarden combineert, wilt u een waarde, zoals een komma, mogelijk alleen toevoegen wanneer er gegevens in een bepaald veld voorkomen. Hiervoor gebruikt u de operator + in plaats van de operator &.

Stel dat u een tabel Klant hebt en dat u de waarden in de velden Plaats, Regio en Postcode wilt combineren voor een rapport. Sommige records hebben echter geen waarde in het veld Regio. In dat geval wordt er een ongewenste komma weergegeven vóór de postcode als u de operator & gebruikt.

Als u deze ongewenste komma niet wilt weergeven, kunt u de operator plus (+) gebruiken, zoals wordt weergegeven in de volgende voorbeeldexpressie:

=([Plaats] & (", " + [Regio]) & " " & [Postcode])    

Met de operator + combineert u tekst op dezelfde manier als met de operator &. De operator + ondersteunt echter ook de null-doorgifte. Dit houdt in dat als een onderdeel van een expressie null is, de volledige expressie ook null is. Zie (", " + [Regio]) in het vorige voorbeeld. Aangezien de operator + wordt gebruikt, bevat de expressie tussen de binnenste haakjes alleen een komma als het veld Regio een waarde bevat. Als dit veld geen waarde bevat, treedt de null-doorgifte in werking en resulteert de volledige expressie tussen de binnenste haakjes in een null-waarde (waarbij de komma dus wordt 'verborgen').

Berekende besturingselementen maken om rekenkundige berekeningen uit te voeren

U kunt expressies gebruiken om de waarden in twee of meer velden of besturingselementen op te tellen, af te trekken, te vermenigvuldigen of te delen. Stel dat u de datum vastlegt waarop een klant een order moet ontvangen en de datum waarop de order is verzonden. U kunt berekenen hoeveel dagen te vroeg (of te laat) een order is verzonden door de waarde in het veld Verzenddatum af te trekken van de waarde in het veld Vervaldatum. Dit is mogelijk omdat u in Access rekenkundige berekeningen kunt uitvoeren op datums.

Expressie in eigenschap Besturingselementbron waarmee de Verzenddatum wordt afgetrokken van de Vervaldatum

Het resultaat van een datumbewerking wordt een interval genoemd. Deze waarde bevat links van het decimaalteken een onderdeel dagen en rechts van het decimaalteken een onderdeel tijd. Als de geretourneerde waarde een positief getal is, weet u hoeveel dagen te vroeg de order is verzonden. Als de waarde negatief is, weet u hoeveel dagen te laat de order is verzonden. Als de waarde 0 is, is de order op tijd verzonden.

Voor de stappen in dit gedeelte wordt ervan uitgegaan dat u een formulier hebt en dat het formulier afhankelijk is van een gegevenstabel die orders bevat. Deze tabel Orders bevat op zijn beurt de velden Vervaldatum en Verzenddatum. In de volgende stappen kunt u de expressie naar wens wijzigen zodat u met uw eigen database kunt werken.

Een tekstvak toevoegen met een expressie om het aantal dagen te vroeg of te laat te berekenen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier of rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Besturingselementen, op Tekstvak.
  1. Sleep de aanwijzer op het formulier of rapport om het tekstvak te maken.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het tekstvak en klik vervolgens op Eigenschappen.

-of-

Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Eigenschappenvenster.

  1. Klik op het tabblad Gegevens.
  2. Typ in het vak van de eigenschap Besturingselementbron het volgende: =[Vervaldatum]-[Leverdatum] en druk vervolgens op TAB.

 Opmerking   Vervang eventueel de id's Vervaldatum en Leverdatum door de namen van uw eigen tabelvelden.

  1. Sla uw wijzigingen op en sluit vervolgens het eigenschappenvenster.

Wanneer u de operator +, , *, / of \ gebruikt om een berekening uit te voeren op twee waarden, en een van de waarden is null (met andere woorden: er is geen waarde opgegeven), is de waarde van de expressie ook null. Als een van de datums in de vorige expressie bijvoorbeeld null is, is de waarde van de volledige expressie ook null. In een rapport geeft dit als resultaat een witruimte. Als u de null-waarde wilt vervangen door een 0, kunt u de functie Nz gebruiken om de null-waarde om te zetten in nul. Bijvoorbeeld:

=Nz([Vervaldatum]-[Leverdatum],0)    

 Opmerking   U kunt de velden in de tabel zo ontwerpen dat gebruikers geen null-waarden kunnen opgeven. Stel hiertoe bij het ontwerpen van de tabel de eigenschap Vereist voor dat veld in op Ja. U moet ook de eigenschap Standaardwaarde voor dat veld instellen op een niet-null-waarde.

De waarden in twee besturingselementen optellen

Het komt waarschijnlijk vaak voor dat u de waarden in twee besturingselementen wilt optellen. Als u de totale kosten van een order wilt berekenen, telt u bijvoorbeeld de waarden in de besturingselementen Subtotaal en Vrachtkosten op, zoals wordt weergegeven in de volgende afbeelding.

De besturingselementen Subtotaal en Totaal op een bestelformulier

Voor de volgende stappen wordt ervan uitgegaan dat u een formulier hebt met twee besturingselementen die numerieke gegevens bevatten. In dit geval hebben de besturingselementen de namen Subtotaal en Vrachtkosten. In de volgende expressie kunt u deze namen eventueel wijzigen zodat u met uw eigen gegevens kunt werken.

Een tekstvak toevoegen met een expressie om een totaal te berekenen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier of rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Besturingselementen, op Tekstvak.
  1. Sleep de aanwijzer op het formulier of rapport om het tekstvak te maken.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het tekstvak en klik op Eigenschappen.

-of-

Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Eigenschappenvenster.

  1. Klik op het tabblad Alle.
  2. Stel de eigenschapswaarden in, zoals wordt aangegeven in de volgende tabel.
Eigenschap Instelling
Naam Totaal
Besturingselementbron  = [Subtotaal] + [Vrachtkosten]
Notatie Valuta
  1.  Opmerking   Vervang desgewenst de id's (Subtotaal en Vrachtkosten) in de expressie door de namen van de besturingselementen op uw eigen formulier.

  2. Sla uw wijzigingen op en sluit vervolgens het eigenschappenvenster.

Twee waarden vermenigvuldigen om de omzetbelasting te berekenen

Stel dat u de omzetbelasting (btw) over een order moet berekenen. U kunt dit doen met behulp van een expressie die twee bestaande waarden vermenigvuldigt, namelijk het subtotaal van elke order en het tarief van de omzetbelasting. U kunt uw expressie in een tekstvakbesturingselement plaatsen en de resultaten weergeven op een formulier of in een rapport.

Voor deze oefening wordt ervan uitgegaan dat u twee tabelvelden hebt, te weten TariefOmzetbelasting en Subtotaal. U kunt deze waarden ook opslaan in andere besturingselementen op een formulier of in een rapport, maar voor deze oefening wordt gewerkt met een tabel.

Een tekstvak met een expressie toevoegen om de omzetbelasting te berekenen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier of rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Besturingselementen, op Tekstvak.
  1. Sleep de aanwijzer op het formulier of rapport om het tekstvak te maken.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het tekstvak en klik op Eigenschappen.

-of-

Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Eigenschappenvenster.

  1. Klik op het tabblad Alle.
  2. Stel de eigenschapswaarden in, zoals wordt aangegeven in de volgende tabel.
Eigenschap Instelling
Naam Omzetbelasting
Besturingselementbron  =[Subtotaal]*[TariefOmzetbelasting]
Notatie Valuta
  1.  Opmerking   Vervang desgewenst de id's van de velden (Subtotaal en TariefOmzetbelasting) door de namen van de velden in uw eigen database.

  2. Sluit het eigenschappenvenster.

Groepen records optellen en tellen

Het komt waarschijnlijk vaak voor dat u de som moet berekenen van de waarden die zijn opgeslagen in een groep records. Bijvoorbeeld als u een groepstotaal moet berekenen voor de groepsvoettekst in een rapport, of het ordersubtotaal voor de regelitems op een formulier. Het komt ook voor dat u het aantal items wilt weten in plaats van de som hiervan. Als u de som van een groep records wilt berekenen, gebruikt u de functie Som en als u wilt weten hoeveel items een groep records bevat, gebruikt u de functie Aantal.

U kunt bijvoorbeeld de volgende expressie gebruiken als u wilt weten hoeveel orders een rapport bevat waarin orders zijn gegroepeerd op klant:

=Aantal([Order-id])    

U kunt in de argumentexpressie wel veldnamen gebruiken voor de functies Som en Aantal, maar geen namen van besturingselementen. De veldnamen kunnen afkomstig zijn uit een tabel of een query. U kunt zelfs de naam van een berekend veld uit een query gebruiken. Als u echter het totaal wilt berekenen van de waarden in een berekend besturingselement, moet u de expressie die wordt gebruikt in het berekende besturingselement, herhalen in de functie.

Als u op een formulier meerdere keren naar dezelfde expressie wilt verwijzen, of als u een functie wilt gebruiken zoals Som, kunt u overwegen de expressie op te nemen in de onderliggende query van het formulier. De berekening kan dan worden uitgevoerd in de query in plaats van in het formulier. Het werkt vaak sneller om een berekening uit te voeren in een query.

Meer informatie over optellen en tellen kunt u vinden in de volgende artikelen:

In de volgende gedeelten worden enkele manieren besproken waarop u deze functies kunt gebruiken.

Een berekend besturingselement op het ene formulier maken en vanuit een ander formulier naar dat besturingselement verwijzen

Soms is het nodig dat u een berekend besturingselement (een besturingselement dat een expressie als gegevensbron gebruikt) maakt en vervolgens naar de waarden in dat besturingselement verwijst vanuit een ander besturingselement op een ander formulier. In dit gedeelte wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u de functie SUM kunt gebruiken in een berekend besturingselement en vervolgens vanuit een ander formulier naar dat besturingselement kunt verwijzen.

Voor de stappen wordt uitgegaan van het gebruik van een orderdatabase en een invoerformulier voor orders dat uit twee onderdelen bestaat, namelijk een hoofdformulier en een subformulier. Het hoofdformulier bevat gegevens die van toepassing zijn op de gehele order, zoals facturerings- en verzendgegevens. Het subformulier bevat details over de regelitems in de order, zoals product, hoeveelheid en prijs per eenheid.

Met behulp van afzonderlijke query's worden de gegevens aan elk onderdeel geleverd. De query voor het subformulier heeft een berekend veld, genaamd Factuurprijs. In dit voorbeeld is de 'factuurprijs' de hoeveelheid van het product in elk regelitem vermenigvuldigd met het aantal items, eventuele kortingen, enzovoort.

Als u de subtotalen voor elke order wilt berekenen, moet u de waarden in het veld Factuurprijs optellen. U doet dit door de volgende expressie toe te voegen aan een tekstvak. In dit voorbeeld bevindt het tekstvak zich in de voettekst van het subformulier:

Berekening ordersubtotaal op subformulier

In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u het berekend besturingselement kunt toevoegen aan het subformulier. In de informatie die volgt na deze stappen wordt uitgelegd hoe u vanuit een ander besturingselement naar dit besturingselement kunt verwijzen.

Een tekstvak toevoegen met een expressie om het subtotaal op een subformulier te berekenen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het subformulier dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Als u de voettekstsectie van het formulier niet kunt zien, klik dan op de balk Formuliervoettekst en sleep de onderrand van de balk omlaag.
  3. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Besturingselementen, op Tekstvak.
  1. Sleep de aanwijzer in de voettekstsectie van het formulier om het tekstvak te maken.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het tekstvak en klik vervolgens op Eigenschappen.

-of-

Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Eigenschappenvenster.

  1. Klik op het tabblad Alle en stel de eigenschapswaarden in, zoals wordt aangegeven in de volgende tabel.
Eigenschap Instelling
Naam Ordersubtotaal
Besturingselementbron  =Som([Factuurprijs])
Notatie Valuta
  1.  Opmerking   Als u deze stappen wilt aanpassen om met uw eigen gegevens te werken, vergeet dan niet om de veldnaam (Factuurprijs) te vervangen door de veldnaam in uw eigen database.

  2. Klik in het vak in de linker- of rechterbovenhoek van het subformulier (het vak naast de liniaal) om de eigenschappen voor het gehele subformulier weer te geven.
  3. Ga naar het eigenschappenvak Standaardweergave en verander de waarde in Gegevensblad.
  4. Sla uw wijzigingen op, sluit het eigenschappenvenster en ga verder met de volgende stappen.

Hoewel met het tekstvak op het subformulier het subtotaal van de order wordt berekend, wilt u wellicht de resulterende waarden niet weergeven in het subformulier omdat een subformulier vaak als gegevensblad wordt weergegeven. Als u een subtotaal toevoegt, betekent dit op zijn minst dat de gebruikers dezelfde waarde meerdere keren zien. Het resultaat kan er dan zo uitzien:

Product Hoeveelheid Prijs per eenheid Korting Factuurprijs Subtotaal
Product 1 4 € 8,00 0,00% € 32,00 € 137,00
Product 2 5 € 9,00 0,00% € 45,00 € 137,00
Product 3 6 € 10,00 0,00% € 60,00 € 137,00

U ziet dat een deel van de overzichtsgegevens in één veld hoort te staan en het is meestal beter dat veld op een hoofdformulier te plaatsen. Hiervoor moet u aan het hoofdformulier een besturingselement toevoegen dat verwijst naar het besturingselement op het subformulier. In de volgende afbeelding ziet u hoe u dit kunt doen:

Verwijzing naar Ordersubtotaal op ordersubformulier

Toelichting 1 De naam van het subformulierbesturingselement op het hoofdformulier
Toelichting 2 De eigenschap Form die toegang geeft tot de besturingselementen en eigenschappen van het subformulier
Toelichting 3 De naam van het tekstvakbesturingselement op het subformulier

In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u een tekstvak kunt maken dat verwijst naar de waarden in een ander besturingselement.

Het besturingselement maken

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het hoofdformulier dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Besturingselementen, op Tekstvak.
  1. Ga naar het gedeelte op het formulier waaraan u het besturingselement wilt toevoegen en sleep vervolgens de aanwijzer op het formulier om het tekstvak te maken.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het tekstvak en klik op Eigenschappen.

-of-

Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Eigenschappenvenster.

  1. Klik op het tabblad Alle.
  2. Stel de eigenschapswaarden in, zoals wordt aangegeven in de volgende tabel.
Eigenschap Instelling
Naam Subtotaal
Besturingselementbron  =[Subformulier Orders].Form![Ordersubtotaal]
Notatie Valuta
  1.  Opmerking   Als u deze stappen wilt aanpassen om met uw eigen gegevens te werken, vergeet dan niet de id's (de namen van het formulier en de besturingselementen tussen de vierkante haakjes) te vervangen door de namen in uw eigen database.

  2. Sla uw wijzigingen op en sluit vervolgens het eigenschappenvenster.

Een waarde opzoeken in een tabel

Wanneer u een formulier ontwerpt, kan het zijn dat u een waarde wilt weergeven uit een andere tabel of query dan die waarvan het formulier afhankelijk is. Stel dat u een formulier Producten hebt dat afhankelijk is van de tabel Producten. Na het ontwerpen van het formulier besluit u echter dat hierop de naam van de contactpersoon van de leverancier moet worden weergegeven. De naam van deze contactpersoon bevindt zich in de tabel Leveranciers.

Access biedt twee manieren waarop u dit type taak kunt uitvoeren. U kunt de wizard Opzoeken gebruiken om een opzoekveld te maken (de techniek die het meest wordt gebruikt), of u kunt een expressie maken. Een bespreking van de wizard Opzoeken valt buiten het bestek van dit onderwerp. Zie het artikel Opzoekkolommen toevoegen of wijzigen om een waarde in een andere tabel op te zoeken voor meer informatie.

Als u een expressie wilt maken waarmee waarden kunnen worden opgezocht in een andere tabel, gebruikt u de functie DLookup. U moet drie argumenten opgeven voor de functie DLookup:

  • De naam van het veld waarvan u de waarde wilt opzoeken
  • De tabel of query waarin het veld zich bevindt
  • De criteria voor het zoeken van de record (indien van toepassing)

Als u de contactpersoon van de leverancier wilt toevoegen, opent u het formulier Producten in de ontwerpweergave en voegt u vervolgens een tekstvak toe met het label Contactpersoon. De expressie die u voor dit tekstvak moet gebruiken luidt als volgt:

=DLookup("[Contactpersoon]";"[Leveranciers]";"[Lever-id]=" & Formulieren!Producten!Lever-id)    

Het tekstvak voor de contactpersoon van de leverancier toevoegen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het hoofdformulier dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Besturingselementen, op Tekstvak.
  1. Ga naar het gedeelte op het formulier waaraan u het besturingselement wilt toevoegen en sleep vervolgens de aanwijzer in het formulier om het tekstvak te maken.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het tekstvak en klik op Eigenschappen.

-of-

Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Eigenschappenvenster.

  1. Klik op het tabblad Alle.
  2. Stel de eigenschapswaarden in, zoals wordt aangegeven in de volgende tabel.
Eigenschap Instelling
Naam Contactpersoon
Besturingselementbron  =DLookup("[Contactpersoon]";"[Leveranciers]";"[Lever-id]=" & Formulieren!Producten!Lever-id)
  1. Sla uw wijzigingen op en sluit vervolgens het eigenschappenvenster.

Met deze expressie zoekt u in de tabel Leveranciers en retourneert u de naam van de contactpersoon van de leverancier waarvan de leveranciers-id overeenkomt met de waarde in het besturingselement Lever-id op het formulier Producten. De operator & wordt gebruikt om het derde argument samen te stellen. Een veelvoorkomende fout is dat er aanhalingstekens worden geplaatst om het volledige argument in plaats van alleen om de tekst vóór de operator &.

 Opmerking   Als alternatief voor het gebruik van de functie DLookup kunt u de onderliggende query zodanig wijzigen dat alleen de vereiste informatie wordt opgenomen. Query's werken meestal efficiënter.

Een datum afdrukken op een rapport

Gebruikers van rapporten willen meestal graag weten wanneer een rapport is afgedrukt. Aan de hand van dat kleine stukje informatie kan worden bepaald of de betreffende gegevens actueel zijn. Als u wilt dat deze datum automatisch wordt ingevuld, gebruikt u de functie Now of de functie Date. Met de functie Now retourneert u de huidige datum en tijd, zoals opgeslagen in de klok van de computer. Met de functie Date retourneert u alleen de huidige datum. Met de functie Format kunt u het resultaat van beide functies in elke beschikbare datum- en tijdnotatie weergeven.

De afdrukdatum aan een rapport toevoegen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Als u de voettekstsectie van het rapport niet kunt zien, klik dan op de balk Rapportvoettekst en sleep de onderrand van de balk omlaag om het rapport uit te vouwen.
  3. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Besturingselementen, op Tekstvak.
  1. Sleep de aanwijzer in de voettekstsectie van het rapport om het tekstvak te maken.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het tekstvak en klik op Eigenschappen.

-of-

Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Eigenschappenvenster.

  1. Klik op het tabblad Alle en stel de eigenschapswaarden in, zoals wordt aangegeven in de volgende tabel.
Eigenschap Instelling
Naam Afdrukdatum
Besturingselementbron  ="Gedrukt op " & Date()
Notatie Middellange datumnotatie
  1. Sla uw wijzigingen op en sluit vervolgens het eigenschappenvenster.

Het paginanummer afdrukken op een rapport

Wanneer u een rapport ontwerpt dat langer is dan één gedrukte pagina, wilt u waarschijnlijk paginanummers toevoegen. U kunt dit doen met behulp van de eigenschap Page. De pagina's worden dan automatisch genummerd wanneer u een voorbeeld van het rapport weergeeft of dit afdrukt. De eigenschap Page is alleen beschikbaar wanneer u een voorbeeld van een rapport weergeeft of dit afdrukt. De eigenschap wordt dus niet weergegeven in het eigenschappenvenster. Als u de eigenschap Page wilt gebruiken, plaatst u een tekstvak in de koptekst of voettekst van het rapport en vervolgens typt u Page in de eigenschap Besturingselementbron van het tekstvak.

Deze zelfde procedure wordt ook gevolgd bij het gebruik van een functie als Now of Date, met als enige verschil dat u na de eigenschap Page geen haakjes hoeft toe te voegen.

In deze afbeelding ziet u hoe u de eigenschap Page rechtstreeks kunt toevoegen aan een tekstvakbesturingselement:

Pagina-expressie in paginavoettekst

U kunt ook een expressie maken die gebruikmaakt van zowel de eigenschap Page als de eigenschap Pages. Als u de eigenschap Pages gebruikt, wordt het totaal aantal pagina's in het rapport geretourneerd. Met de volgende expressie genereert u bijvoorbeeld een paginanummering met de notatie Pagina 1 van 10.

="Pagina " & [Page] &" van " & [Pages]    

Hierna wordt stap voor stap uitgelegd hoe u een expressie waarin beide eigenschappen worden gebruikt, kunt toevoegen aan de voettekst van een rapport. U leert hoe u paginanummers kunt toevoegen in de ontwerpweergave en in de opmaakweergave.

De ontwerpweergave gebruiken om paginanummering toe te voegen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Als u de voettekstsectie van het rapport niet kunt zien, klik dan op de balk Rapportvoettekst en sleep de onderrand van de balk omlaag om het rapport uit te vouwen.
  3. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Besturingselementen, op Tekstvak.
  1. Sleep de aanwijzer in de voettekstsectie van het rapport om het tekstvak te maken.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het tekstvak en klik op Eigenschappen.

-of-

Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Eigenschappenvenster.

  1. Ga naar het tabblad Gegevens en verander de waarde in het eigenschappenvak Besturingselementbron in: ="Pagina " & [Page] &" van " & [Pages].
  2. Sla uw wijzigingen op en sluit vervolgens het eigenschappenvenster.

De opmaakweergave gebruiken om paginanummering toe te voegen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik op Opmaakweergave.
  2. Ga naar het tabblad Opmaak en klik in de groep Besturingselementen op Paginanummers.

Het dialoogvenster Paginanummers wordt geopend.

  1. Klik onder Opmaak op Pagina N van M.
  2. Selecteer onder Positie een optie.
  3. Selecteer onder Uitlijning een optie uit de lijst.
  4. Schakel het selectievakje Nummer op eerste pagina in of uit en klik vervolgens op OK.

 Opmerking   De opbouwfunctie voor expressies bevat een aantal veelgebruikte expressies die u kunt gebruiken voor paginanummering. Zie het gedeelte De opbouwfunctie voor expressies gebruiken voor meer informatie over het gebruik van deze functie.

Een deel van een waarde afdrukken op een rapport

Als de eerste of laatste paar tekens in een veld een speciale betekenis hebben, kunt u een rapport op basis hiervan ordenen. Als bijvoorbeeld de eerste twee tekens in een product-id-code aangeven om welk type product het gaat, kunt u de producten groeperen op de eerste twee tekens in de code en elke groep vervolgens identificeren door de tekens af te drukken in de groepskoptekst.

U gebruikt de functie Left om de eerste n tekens van een waarde in een tekstveld op te halen, en de functie Right om de laatste n tekens op te halen. In beide gevallen is het eerste argument de veldnaam of tekstexpressie, en het tweede argument het aantal tekens dat u wilt ophalen.

In de volgende tabel worden expressies weergegeven die gebruikmaken van deze functies. Bij deze functies wordt ervan uitgegaan dat de gegevens zich in het tabelveld Onderdelen-id bevinden.

Waarde in Onderdelen-id Expressie Retourwaarde
AA105 =Left ([Onderdelen-id];2) AA
AA105 =Right([Onderdelen-id];3) 105

Meer informatie over de functies Left en Right kunt u vinden in de artikelen Left, functie en Right, functie.

Letters gebruiken als scheidingsteken in een alfabetische lijst

Voor een snelle identificatie in een lijst met producten kunt u de producten groeperen op de eerste letter van hun naam en deze letter afdrukken in de groepskoptekst, zoals aangegeven in de volgende afbeelding.

Rapport waarin producten zijn gegroepeerd op de eerste letter van de productnaam

Als u elke keer dat de eerste letter van de productnaam wordt gewijzigd, een nieuwe groep wilt starten en vervolgens de producten in elke groep alfabetisch wilt sorteren, maakt u twee groepen in het deelvenster Groeperen, sorteren en totalen berekenen en stelt u elke groep in zoals wordt weergegeven in de volgende tabel.

Groeperen op Productnaam met A bovenaan op eerste teken met groepen zonder totalen met titel, klik om titel toe te voegen
  met een koptekstsectie zonder een voettekstsectie groep bijeenhouden op één pagina
Sorteren op Productnaam met A bovenaan op gehele waarde met groepen zonder totalen met titel, klik om titel toe te voegen
  met een koptekstsectie met een voettekstsectie groep niet bijeenhouden op één pagina

Het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen weergeven

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Groeperen en totalen, op Sorteren en groeperen.

Als u alleen de eerste letter van de naam wilt afdrukken aan het begin van een nieuwe groep, gebruikt u deze expressie in het tekstvak in de koptekst Productnaam:

=Left([Productnaam];1)    

Het numerieke equivalent van een datum afdrukken

U kunt de records in een rapport op de numerieke datumwaarden ordenen voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld een jaar, kwartaal, maand of week). Een jaar is bijvoorbeeld opgesplitst in 53 kalenderweken. (De eerste en laatste week van het jaar zijn vaak geen volledige weken). Met deze numerieke waarden kunt u de orders die zijn verzonden, groeperen op de week van het jaar.

Als u de numerieke waarde van een datum wilt zoeken, bijvoorbeeld alleen de maand of het jaar, gebruikt u de functie DatePart. De syntaxis voor deze functie is:

DatePart    (interval; datum[, eerstedagvanweek] [, eersteweekvanjaar])

Het argument interval is de afkorting voor het gedeelte van de datum dat moet worden geretourneerd. Voorbeelden van geldige afkortingen zijn 'yyyy' voor een jaar van vier cijfers, 'q' voor een kalenderkwartaal, en 'm' voor een maand. Het argument datum is een veldnaam of een letterlijke datum, zoals '1-jul-07'.

De argumenten eerstedagvanweek en eersteweekvanjaar zijn optioneel. Het argument eerstedagvanweek geeft Zondag als resultaat, tenzij u een andere dag opgeeft. Als u een andere dag wilt opgeven, voert u een waarde in tussen 2 en 7 (1 is de standaardwaarde). Met het argument eersteweekvanjaar retourneert u de week waarin de datum 1 januari valt. Als u een andere week wilt opgeven, voert u 2 of 3 in. Gebruik 2 om de eerste week op te geven die minstens vier dagen in het nieuwe jaar heeft. Gebruik 3 om de eerste volle week van het jaar op te geven.

In de volgende tabel ziet u voorbeelden van de resultaten die zijn geretourneerd voor een veld met de naam 'Feestdagen'. In het veld Feestdagen kunt u de feestdagen opslaan van de landen of regio's waar uw bedrijf actief is.

Waarde in Feestdagen  Expressie Retourwaarde
1-jan-07 =DatePart("w";[Feestdagen]) 2 (dag van de week)
31-dec-07 =DatePart("ww";[Feestdagen]) 53 (week van het jaar)
31-dec-07 =DatePart("jjjj";[Feestdagen]) 2007 (jaar van vier cijfers)

Zie het artikel DatePart, functie voor meer informatie.

Zie het artikel Gegroepeerde rapporten of overzichtsrapporten maken voor meer informatie over het maken van gegroepeerde rapporten.

De resultaten van meerdere jaren vergelijken

Als u de verkoopresultaten van meer dan één jaar wilt analyseren, kunt u de resultaten het beste groeperen op een bepaalde periode, zoals per kwartaal of per maand. U kunt dan snel zien hoe de prestaties van een bepaalde periode in het ene jaar zich verhouden tot die van dezelfde periode in een ander jaar. Stel dat u een rapport Omzet per kwartaal wilt weergeven met het aantal orders dat is verzonden en de verkooptotalen.

Rapport Omzet per kwartaal

Als u de groepskopteksten en -voetteksten wilt maken en de sorteervolgorde voor dit rapport wilt opgeven, maakt u twee groepen, elk met een eigen sorteervolgorde. Vervolgens stelt u in het deelvenster Groeperen, sorteren en totalen berekenen de eigenschappen in voor elke groep en sorteervolgorde, zoals aangegeven in de volgende tabellen. U gebruikt een expressie om te groeperen op het kwartaal waarin de orders zijn verzonden.

Groeperen op expressie
Gebruik deze expressie: =DatePart("q";[Verzenddatum])
oplopend op gehele waarde met groepen zonder totalen met titel Kwartaal
  met een koptekstsectie met een voettekstsectie groep bijeenhouden op één pagina

Groeperen op Verzenddatum van oud naar nieuw op jaar met groepen zonder totalen met titel, klik om titel toe te voegen
  zonder een koptekstsectie met een voettekstsectie groep niet bijeenhouden op één pagina

Het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen weergeven

  1. Open het rapport in de ontwerpweergave.
  2. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Groeperen en totalen, op Sorteren en groeperen.

Als u het kwartaalnummer wilt afdrukken aan het begin van een nieuwe groep, plaatst u een tekstvak in de groepskoptekst met behulp van dezelfde expressie die u hebt gebruikt in het vak Sorteren en groeperen:

=DatePart("q"; [Verzenddatum])    

Totalen van regelitems berekenen

Stel dat u een factuurrapport wilt met informatie over een order. U moet dan de factuurprijs (de totale verkoop voor elk product) voor regelitems berekenen. U maakt eerst een query waarmee u de gegevens voor het rapport ophaalt. In deze query neemt u alle velden op die u nodig hebt uit alle tabellen die u nodig hebt, zoals de tabel Orders, de tabel Orderdetails en de tabel Klanten. Vervolgens kunt u een berekend veld maken in het queryontwerpraster waarmee de factuurprijs wordt berekend voor elk product op de factuur.

Een berekend veld maken

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de query die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Klik in de rij Veld van een lege kolom in het queryontwerpraster.
  3. Typ een naam, een dubbele punt (:) en een expressie in de cel Veld. Met de naam en de dubbele punt wordt een gebruikersvriendelijke naam voor uw berekend veld gedefinieerd. Om de factuurprijs te berekenen kunt u bijvoorbeeld de volgende expressie gebruiken:

Factuurprijs: CCur([Orderinformatie].Prijs per eenheid*[Hoeveelheid]*(1-[Korting])/100)*100    

Wanneer u een berekend veld maakt in het queryontwerpraster, moet u de expressie niet laten voorafgaan door de operator =.

Orders identificeren die te laat zijn verzonden

Onder goede omstandigheden worden orders op tijd verzonden. Af en toe komt het voor dat orders pas na de vervaldatum worden verzonden, en u wilt deze orders identificeren in een rapport. Als u in een rapport waarmee u verzendingen bijhoudt alle orders wilt markeren die te laat zijn verzonden, kunt u een vinkje afdrukken in een selectievakje met het label Te laat verzonden. Aangezien de meeste orders op tijd worden verzonden, is het selectievakje makkelijker te zien dan een tekst als Op tijd of Te laat.

Met de expressie voor dit rapport wordt de waarde in het veld Verzenddatum vergeleken met de waarde in het veld Vervaldatum. Als de waarde in het veld Verzenddatum groter is (dat wil zeggen: later valt) dan de waarde in het veld Vervaldatum, wordt de waarde Waar geretourneerd en verschijnt er een vinkje in het selectievakje. Als de waarde Onwaar is, verschijnt er geen vinkje.

Het selectievakje Te laat verzonden toevoegen aan een rapport

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
  2. Ga naar het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Besturingselementen op Selectievakje.
  3. Sleep de aanwijzer in de detailsectie van het rapport om het selectievakje te maken.
  4. Klik met de rechtermuisknop op het selectievakje, klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu en klik tot slot op het tabblad Alle in het eigenschappenvenster.
  5. Stel de eigenschappen van het selectievakje in, zoals wordt aangegeven in de volgende tabel.
Eigenschap Instelling
Naam Te laat verzonden
Besturingselementbron  =[Verzenddatum]>[Vervaldatum]
Zichtbaar Ja
  1.  Opmerking   Als u deze stappen wilt aanpassen om met uw eigen gegevens te kunnen werken, vergeet dan niet de veldnamen in de id's te vervangen door veldnamen uit uw eigen database.

  2. Sla uw wijzigingen op en sluit vervolgens het eigenschappenvenster.

Terug naar boven Terug naar boven

Tabel met operators

In Access wordt een breed scala aan operators ondersteund, onder andere rekenkundige operators, zoals +, -, * (vermenigvuldigen) en / (delen), alsmede vergelijkingsoperators voor het vergelijken van waarden, tekstoperators voor het samenvoegen van tekst, logische operators om te bepalen of waarden waar of onwaar zijn, en andere operators die specifiek zijn voor Access. Zie de volgende tabellen voor meer informatie over het gebruik van deze operators.

Rekenkundige operators

U gebruikt de rekenkundige operators om een waarde te berekenen op basis van twee of meer getallen, of om het teken van een getal te wijzigen van positief naar negatief.

Operator Doel Voorbeeld
+ Twee getallen optellen. [Subtotaal]+[Omzetbelasting]
- Het verschil tussen twee getallen zoeken of de negatieve waarde van een getal aangeven. [Prijs]-[Korting]
* Twee getallen vermenigvuldigen. [Hoeveelheid]*[Prijs]
/ Het eerste getal door het tweede getal delen. [Totaal]/[Aantal items]
\ Beide getallen afronden op een geheel getal, vervolgens het eerste getal delen door het tweede getal. Het resultaat afkappen tot een geheel getal. [Gereserveerd]\[Kamers]
Mod Het eerste getal door het tweede getal delen en alleen het restgetal retourneren. [Gereserveerd] Mod [Kamers]
^ Een getal verheffen tot de macht van een exponent. Getal ^ Exponent

Vergelijkingsoperators

U gebruikt de vergelijkingsoperators om waarden te vergelijken en een resultaat te retourneren dat waar, onwaar of null is.

Operator Doel
< Bepalen of de eerste waarde lager is dan de tweede waarde.
<= Bepalen of de eerste waarde lager is dan of gelijk is aan de tweede waarde.
> Bepalen of de eerste waarde hoger is dan de tweede waarde.
>= Bepalen of de eerste waarde hoger is dan of gelijk is aan de tweede waarde.
= Bepalen of de eerste waarde gelijk is aan de tweede waarde.
<> Bepalen of de eerste waarde niet gelijk is aan de tweede waarde.

In alle gevallen geldt dat als de eerste of de tweede waarde null is, het resultaat ook null is. Aangezien null staat voor een onbekende waarde, is ook het resultaat van een vergelijking met null onbekend.

Logische operators

U gebruikt de logische operators om twee waarden te combineren en een waar, onwaar of null-resultaat te retourneren. De logische operators worden ook wel Boole-operators genoemd.

Operator Gebruik Beschrijving
And Expr1 And Expr2 Waar wanneer Expr1 en Expr2 waar zijn.
Or Expr1 Or Expr2 Waar wanneer ofwel Expr1 ofwel Expr2 waar is.
Eqv Expr1 Eqv Expr2 Waar wanneer zowel Expr1 als Expr2 waar zijn of wanneer zowel Expr1 en Expr2 onwaar zijn.
Not Not Expr Waar wanneer Expr niet waar is.
Xor Expr1 Xor Expr2 Waar wanneer ofwel Expr1 ofwel Expr2 waar is, maar niet beide.

Aaneenschakelingsoperators

U gebruikt de aaneenschakelingsoperators om twee tekstwaarden te combineren tot één.

Operator Gebruik Beschrijving
& tekenreeks1 & tekenreeks2 Hiermee combineert u twee tekenreeksen tot één.
+ tekenreeks1 + tekenreeks2 Hiermee combineert u twee tekenreeksen tot één en geeft u null-waarden door.

Speciale operators

U gebruikt de speciale operators zoals wordt aangegeven in de volgende tabel.

Operator Beschrijving Voor meer informatie
Is Null of Is niet Null Hiermee bepaalt u of een waarde null is of niet.
Like "patroon" Hiermee vergelijkt u tekenreekswaarden met behulp van de jokertekens ? en *. Like, operator
Between waarde1 And waarde2 Hiermee bepaalt u of een numerieke waarde of datumwaarde binnen een bereikt valt. Between...And, operator
In(tekenreeks1,tekenreeks2...) Hiermee bepaalt u of een tekenreekswaarde zich in een set tekenreekswaarden bevindt. In, operator

Zie het artikel Syntaxis voor expressies voor meer informatie over manieren waarop u deze operators kunt gebruiken.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Access 2007