Basistaken in Access 2010

Aan de slag met Office 2010 Met de volgende basistaken leert u hoe u gebruik kunt maken van Microsoft Access 2010.

 


In dit artikel


Wat is Access?

Access 2010 is een hulpmiddel om databasetoepassingen te ontwerpen en implementeren die u kunt gebruiken om belangrijke informatie bij te houden. U kunt deze gegevens op uw computer opslaan of naar het web publiceren, zodat anderen uw database kunnen gebruiken via een webbrowser.

Veel mensen gaan Access gebruiken wanneer het programma dat ze eerder gebruikten om bepaalde gegevens bij te houden langzaam maar zeker minder geschikt wordt voor die taak. Stel dat u bijvoorbeeld een evenementenorganisator bent en u wilt alle detailgegevens bijhouden die nodig zijn om uw evenementen tot een succes te maken. Als u een tekstverwerking- of spreadsheetprogramma gebruikt om dit te doen, loopt u snel het risico dat u gebruik maakt van gedupliceerde en inconsistente gegevens. U kunt dan gebruik gaan maken van agendasoftware, maar financiële gegevens bijhouden in een agenda is geen goed idee.

Relationele databases in Access

Soms is een relationele database nodig om zicht te houden op een dergelijke hoeveelheid informatie: een magazijn vol gegevens die zijn opgesplitst in kleinere gegevensverzamelingen (tabellen genoemd) waarmee redundantie wordt vermeden en die gezamenlijk zijn gebaseerd op kleine stukjes informatie (velden genoemd). De relationele database van een evenementenorganisator kan bijvoorbeeld bestaan uit een tabel met klanteninformatie, een tabel met leveranciersinformatie en een tabel met evenementeninformatie. De tabel met de evenementeninformatie bevat een veld dat is gerelateerd aan de klantentabel en een veld dat is gerelateerd aan de leverancierstabel. Op die manier hoeft bijvoorbeeld het telefoonnummer van een leverancier, als dit verandert, slechts alleen in de leverancierstabel te worden aangepast, en niet in alle evenementen waarbij deze leverancier is betrokken.

Access is een hulpmiddel dat u kunt gebruiken om snel en eenvoudig relationele databasetoepassingen te ontwikkelen, waarmee u informatie kunt beheren. U kunt een database maken om u te helpen bij het structureren van nagenoeg elk type informatie, zoals voorraden, professionele contacten of bedrijfsprocessen. In feite beschikt Access over de sjablonen die u rechtstreeks kunt gebruiken om allerlei gegevens bij te houden, waardoor het leven een stuk gemakkelijker wordt, zelfs als u een beginner bent.

Als u Access opent

Als u begint met Access 2010, ziet u de Microsoft Office Backstage-weergave waar u informatie kunt vinden over de huidige database, een nieuwe database kunt maken, een bestaande database kunt openen en inhoud van Office.com kunt weergeven.

Backstage-weergave van Access 2010

De Backstage-weergave bevat ook veel opdrachten die u kunt gebruiken om uw databases aan te passen, te onderhouden of te delen. Opdrachten in de Backstage-weergave zijn over het algemeen van toepassing op de volledige databases en niet op objecten in een database.

 Opmerking   U kunt op elk moment terugkeren naar de Backstage-weergave door op het tabblad Bestand te klikken.

Terug naar boven Terug naar boven

Een sjabloon zoeken en toepassen

In Access beschikt u over een groot aantal verschillende sjablonen waarmee u het aanmaakproces van een database kunt versnellen. Een sjabloon is een kant-en-klare database met alle tabellen, query's, formulieren en rapporten die u nodig hebt om een specifieke taak uit te voeren. Er zijn bijvoorbeeld sjablonen waarmee u problemen kunt volgen, contactgegevens kunt beheren of uitgaven kunt bijhouden. Sommige sjablonen bevatten een aantal voorbeeldrecords om het gebruik ervan te illustreren. U kunt sjabloondatabases zo gebruiken of aanpassen zodat ze beter aansluiten op uw behoeften.

Ga als volgt te werk om een sjabloon voor de database te zoeken en toe te passen:

  1. Klik op het tabblad Bestand op Nieuw.
  2. Voer onder Beschikbare sjablonen een van de volgende handelingen uit:
  • Als u een recent gebruikte sjabloon opnieuw wilt gebruiken, klikt u op Recente sjablonen en selecteert u vervolgens de gewenste sjabloon.
  • Als u een sjabloon wilt gebruiken die u al hebt geïnstalleerd, klikt u op Mijn sjablonen en selecteert u vervolgens de gewenste sjabloon.
  • Als u een sjabloon wilt zoeken op Office.com, klikt u onder Office.com Sjablonen op een sjablooncategorie. Selecteer de gewenste sjabloon en klik vervolgens op Downloaden om de sjabloon van Office.com naar uw computer te downloaden.

 Opmerking    U kunt ook vanuit Access zoeken naar sjablonen op Office.com. Typ in het vak Sjablonen zoeken op Office.com een of meer zoektermen en klik vervolgens op de knop met de pijl om het zoeken te starten.

  1. Eventueel klikt u op het mappictogram naast het vak Bestandsnaam om naar een locatie te bladeren waar u de database wilt maken. Als u geen specifieke locatie opgeeft, wordt de database door Access gemaakt in de standaardlocatie die wordt weergegeven in het vak Bestandsnaam.
  2. Klik op Maken.

De database wordt door Access gemaakt en voor gebruik geopend.

Terug naar boven Terug naar boven

Een geheel nieuwe database maken

 Opmerking   Zie het artikel Beginselen van databaseontwerp voor een meer uitgebreide inleiding in de concepten achter het gebruik van Access om een database te maken.

Als geen enkele sjabloon voldoet aan uw wensen of als u gegevens uit een andere toepassing in Access wilt gebruiken, kan het verstandiger zijn om een volledig nieuwe database te maken. In Access 2010 hebt u de keuze tussen een standaard bureaubladdatabase of een webdatabase.

 Opmerking   Zie het artikel Een database maken om te delen op het web voor meer informatie over het gebruik van webdatabases.

Ga als volgt te werk om een nieuwe database te maken:

  1. Start Access.
  2. Klik op het tabblad Nieuw in de Backstage-weergave op Lege database of Lege webdatabase.

 Belangrijk   De keuze die u hier maakt bepaalt welke functies beschikbaar zijn in de database. Bureaubladdatabases kunnen niet naar het web worden gepubliceerd en webdatabases ondersteunen niet alle bureaubladfuncties, zoals query's op totalen.

  1. Typ een naam voor de database in het vak Bestandsnaam aan de rechterkant.

Klik op Bladeren Knopafbeelding naast het vak Bestandsnaam als u de locatie wilt wijzigen. Blader naar de nieuwe locatie en selecteer deze. Klik vervolgens op OK.

  1. Klik op Maken.

De database wordt gemaakt en vervolgens wordt een lege tabel (met de naam Tabel1) in de gegevensbladweergave (gegevensbladweergave: een weergave waarin gegevens uit een tabel, formulier, query, weergave of opgeslagen procedure worden weergegeven in rij- en kolomindeling. In de gegevensbladweergave kunt u velden bewerken en gegevens toevoegen, verwijderen en zoeken.) geopend.

  1. De cursor wordt in de eerste lege cel in de kolom Klikken om toe te voegen van de nieuwe tabel geplaatst.

Als u gegevens wilt toevoegen, begint u te typen, of plakt u hier gegevens vanuit een andere bron zoals wordt beschreven in de sectie Gegevens uit een andere bron in een Access-tabel plakken verderop in dit artikel.

 Opmerkingen 

  • Het invoeren van gegevens in de gegevensbladweergave lijkt op het invoeren van gegevens in een Excel-werkblad. De belangrijkste beperking is dat gegevens in aaneengesloten rijen en kolommen moeten worden ingevoerd, te beginnen in de linkerbovenhoek van het gegevensblad. Het is beter om geen lege rijen of kolommen toe te voegen aan uw gegevens zoals u dat misschien gewend bent te doen in een Excel-werkblad, omdat hiermee de ruimte in uw tabel wordt verspild. De tabel bevat alleen uw gegevens. De visuele presentatie van deze gegevens doet u in de formulieren en rapporten die u later ontwerpt.

Als u nog geen gegevens wilt invoeren, klikt u op Sluiten Knopafbeelding.

 Opmerking   Tabel1 wordt verwijderd als u deze zonder op te slaan wordt gesloten.

Terug naar boven Terug naar boven

Een bestaande Access-database openen

 Tip   Als u snel een van de laatst geopende databases wilt openen, klikt u op het tabblad Bestand op Recent en klikt u vervolgens op de bestandsnaam.

  1. Klik op het tabblad Bestand op Openen.
  2. Klik op een snelkoppeling in het dialoogvenster Openen of in het vak Zoeken in, en klik op het station of de map waarin de gewenste database is opgeslagen.
  3. Dubbelklik op mappen in de lijst met mappen totdat u bent aanbeland bij de map met de gewenste database.
  4. Als u de database hebt gevonden, voert u de volgende procedure uit:

Als u de database die u wilt openen niet kunt vinden    

  1. Klik in het dialoogvenster Openen op de snelkoppeling Deze computer (of klik in het vak Zoeken in op Deze computer).
  2. Klik met de rechtermuisknop in de lijst met stations op het station dat vermoedelijk de database bevat en klik vervolgens op Zoeken.
  3. Voer uw zoekcriteria in en druk op ENTER om de database te zoeken.
  4. Als de database is gevonden, opent u deze door erop te dubbelklikken in het dialoogvenster Zoekresultaten.

 Opmerking   Omdat de zoekopdracht is gestart vanuit het dialoogvenster Openen, moet u in dit dialoogvenster op Annuleren klikken voordat de database wordt geopend.

U kunt een gegevensbestand met een externe bestandsindeling (bijvoorbeeld dBASE, Paradox, Microsoft Exchange of Excel) rechtstreeks openen. Bovendien kunt u elke willekeurige ODBC-gegevensbron (ODBC-gegevensbron: gegevens uit programma's en databases die het Open Database Connectivity-protocol (ODBC) ondersteunen en de informatie die nodig is om toegang te verkrijgen tot die gegevens.) openen, zoals Microsoft SQL Server of Microsoft FoxPro. Er wordt in Access automatisch een nieuwe Access-database gemaakt in de map met het gegevensbestand en er worden koppelingen toegevoegd naar elke tabel in de externe database.

Terug naar boven Terug naar boven

Aan de slag met uw nieuwe database

Afhankelijk van het gebruikte sjabloon, voert u een of meer van de volgende handelingen uit om aan de slag te gaan met de nieuwe database:

  • Als in Access het dialoogvenster Aanmelden wordt weergegeven met een lege lijst gebruikers, gebruikt u de volgende procedure om aan de slag te gaan:
  1. Klik op Nieuwe gebruiker.
  2. Vul het formulier Gebruikersgegevens in.
  3. Klik op Opslaan en sluiten.
  4. Selecteer de zojuist ingevoerde gebruikersnaam en klik vervolgens op Aanmelden.
  • Als een leeg gegevensblad wordt weergegeven, kunt u rechtstreeks gegevens typen in dat gegevensblad of op andere knoppen en tabs klikken om de database te leren kennen.
  • Als een Aan de slag-pagina wordt weergegeven, kunt u op de koppelingen in die pagina klikken voor meer informatie over de database of kunt u op de andere knoppen en tabbladen klikken om de database te leren kennen.
  • Als het bericht Beveiligingswaarschuwing wordt weergegeven in de berichtenbalk en u de bron van de sjabloon vertrouwt, klikt u op Inhoud inschakelen. Als aanmelden vereist is voor de database, moet u zich opnieuw aanmelden.

Zowel bij bureaublad- als bij webdatabases, begint u met een van de volgende stappen:

Terug naar boven Terug naar boven

Een tabel toevoegen

U kunt een nieuwe tabel aan een bestaande database toevoegen met behulp van de hulpmiddelen in de groep Tabellen op het tabblad Maken.

De groep Tabellen op het tabblad Maken

 Opmerking   In een webdatabase is alleen de opdracht Tabel beschikbaar in de groep Tabellen.

Ongeacht de weergave waarin u begint, kunt u altijd naar een andere weergave overschakelen met de weergaveknoppen op de statusbalk van het Access-venster.

Een tabel maken in de gegevensbladweergave    In de gegevensbladweergave kunt u gegevens meteen invoeren, waarbij de tabelstructuur achter de schermen automatisch wordt opgebouwd. Veldnamen worden numeriek toegewezen (Veld1, Veld2, enzovoort) en in Access wordt het gegevenstype van het veld bepaald op basis van de gegevens die u invoert.

  1. Ga naar het tabblad Maken en klik in de groep Tabellen op TabelKnopafbeelding.
  2. Access maakt de tabel en plaatst vervolgens de cursor in de eerste lege cel in de kolom Klikken om toe te voegen.
  3. Als u gegevens wilt toevoegen, begint u te typen in de eerste lege cel. U kunt ook gegevens uit een andere bron plakken, zoals verderop in dit artikel wordt beschreven.
  • Als u de naam van een kolom (veld) wilt wijzigen, kunt u dubbelklikken op de kolomkop en de nieuwe naam invoeren.

 Tip   Geef elk veld een passende naam, zodat u in één oogopslag kunt zien welke gegevens een veld bevat zonder naar de gegevens zelf te hoeven kijken.

  • U kunt een kolom verplaatsen door deze te selecteren en op de kolomkop te klikken. Vervolgens sleept u de kolom naar de gewenste positie. U kunt ook meerdere aaneengesloten kolommen selecteren en ze tegelijk naar een nieuwe locatie slepen.

Als u meer velden aan de tabel wilt toevoegen, kunt u tekst invoeren in de kolom Klikken om toe te voegen in de gegevensbladweergave of u kunt nieuwe velden toevoegen met de opdrachten in de groep Toevoegen en verwijderen op het tabblad Velden.

Een tabel maken in de ontwerpweergave    In de ontwerpweergave maakt u eerst de structuur van de nieuwe tabel. Vervolgens schakelt u over naar de gegevensbladweergave om gegevens in te voeren, of voert u gegevens in op een andere manier, bijvoorbeeld via een formulier.

 Opmerking   De ontwerpweergave is niet beschikbaar voor tabellen in een webdatabase.

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op Tabelontwerp. Knopafbeelding
  2. Typ voor elk veld in de tabel een naam in de kolom Veldnaam en selecteer vervolgens een gegevenstype uit de lijst Gegevenstype.
  3. U kunt eventueel extra informatie toevoegen aan elk veld in de kolom Beschrijving. De beschrijving die u invoert wordt weergegeven in de statusbalk als de invoegpositie zich in het veld bevindt. Tevens wordt de beschrijving gebruikt als statusbalktekst voor alle besturingselementen die u maakt door middel van het slepen van een veld uit het deelvenster lijst met velden naar een formulier of rapport, en voor alle besturingselementen die voor het desbetreffende veld worden gemaakt met behulp van de wizard Formulier of de wizard Rapport.
  4. Nadat u alle velden hebt toegevoegd, slaat u de tabel als volgt op:
    • Klik op het tabblad Bestand op Opslaan.
  5. U kunt op elk gewenst moment beginnen met het invoeren van gegevens door over te schakelen naar de gegevensbladweergave, in de eerste lege cel te klikken en te typen. U kunt ook gegevens uit een andere bron plakken, zoals dit in het volgende gedeelte wordt beschreven.

Een tabel maken op basis van een SharePoint-lijst    Via een SharePoint-lijst kunnen uw gegevens worden gebruikt door mensen die niet over Access beschikken. Bovendien worden deze lijstgegevens opgeslagen op een server, wat doorgaans betere bescherming biedt tegen gegevensverlies dan bestanden die op een desktopcomputer worden opgeslagen. U kunt beginnen met een nieuwe lijst of een koppeling maken met een bestaande lijst. U dient over voldoende machtigingen te beschikken op de SharePoint-site waar u de lijst wilt maken; dit kan per site anders zijn, neem dus contact op met uw SharePoint-beheerder voor meer informatie over de beschikbare mogelijkheden.

 Opmerking   Deze functie is niet beschikbaar in een webdatabase.

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op SharePoint-lijsten.
  2. U kunt een van de lijstsjablonen gebruiken om een standaard SharePoint-lijst te maken, zoals Contactpersonen of Evenementen.

U kunt er ook voor kiezen om een aangepaste lijst te maken of een koppeling te maken met of gegevens te importeren uit een bestaande lijst. Klik op de gewenste optie.

  1. Als u ervoor kiest om een van de lijstsjablonen te gebruiken of om een aangepaste lijst te maken, wordt het dialoogvenster Nieuw lijst maken geopend om u door het proces te loodsen. Als u ervoor kiest om een bestaande lijst te gebruiken, wordt het dialoogvenster Externe gegevens ophalen weergegeven om u hierbij te helpen.

Zie het artikel Inleiding in tabellen voor meer informatie over tabellen.

Terug naar boven Terug naar boven

Gegevens uit een andere bron in een Access-tabel plakken

Als uw gegevens momenteel zijn opgeslagen in een ander programma, zoals Excel, kunt u de gegevens knippen en in Access plakken. Dit werkt in het algemeen het beste als de gegevens al zijn verdeeld in kolommen, zoals in een Excel-werkblad. Als de gegevens afkomstig zijn uit een tekstverwerker, dient u eerst de gegevenskolommen te scheiden met behulp van tabs of de gegevens om te zetten in een tabel in de tekstverwerker en vervolgens de gegevens te kopiëren. Als de gegevens moeten worden bewerkt of aangepast (bijvoorbeeld doordat volledige namen moeten worden gescheiden in voornamen en achternamen), kunt u dat beter doen voordat u de gegevens kopieert, vooral als u niet vertrouwd bent met Access.

Als u gegevens plakt in een lege tabel, wordt het gegevenstype van elk veld ingesteld volgens de gegevens in het veld. Als een geplakt veld bijvoorbeeld alleen datumwaarden bevat, krijgt dat veld het gegevenstype Datum/tijd. Als het geplakte veld alleen de woorden 'ja' en 'nee' bevat, krijgt dat veld het gegevenstype Ja/nee.

De velden krijgen hun naam op basis van de eerste rij met geplakte gegevens. Als de eerste rij geplakte gegevens lijkt op de volgende, wordt ervan uitgegaan dat de eerste rij deel uitmaakt van de gegevens en krijgen de velden algemene namen toegewezen (Veld1, Veld2, enzovoort). Als de eerste rij geplakte gegevens niet lijkt op de volgende rijen, worden de gegevens in de eerste rij gebruikt als veldnamen en wordt de eerste rij niet opgenomen in de eigenlijke gegevens.

Als algemene veldnamen worden toegewezen, kunt u de velden het best zo snel mogelijk nieuwe namen geven, om verwarring te voorkomen. Gebruik de volgende procedure:

  1. Klik op het tabblad Bestand op Opslaan om de tabel op te slaan.
  1. Dubbelklik in de gegevensbladweergave op elke kolomkop en typ een naam voor de kolom.
  2. Sla de tabel opnieuw op.

Terug naar boven Terug naar boven

Gegevens uit een andere bron importeren of koppelen

Het kan zijn dat u gegevens die in een andere toepassing zijn verzameld graag zou willen importeren in Access. Of u werkt misschien met mensen die hun gegevens in andere toepassingen opslaan en u wilt met hun gegevens in Access werken. Of misschien beschikt u over meerdere verschillende gegevensbronnen en hebt u een verzamelplaats nodig waar u de gegevens kunt samenbrengen voor verdere analyse.

In Access kunt u eenvoudig gegevens importeren of koppelingen maken met gegevens in andere programma's. U kunt gegevens importeren uit een Excel-werkblad, uit een tabel in een andere Access-database, uit een SharePoint-lijst of uit een groot aantal andere bronnen. Afhankelijk van de gegevensbron wijkt het proces enigszins af, maar deze instructies helpen u in ieder geval op weg:

  1. Ga naar het tabblad Externe gegevens en klik in de groep Importeren en koppelen op de opdracht voor het type bestand waaruit u wilt importeren.

Als u bijvoorbeeld gegevens uit een Excel-werkblad wilt importeren, klikt u op Excel. Als u het juiste type programma niet ziet, klikt u op Meer.

 Opmerking   Als u niet het juiste indelingstype in de groep Importeren en koppelen kunt vinden, moet u soms het programma starten waarin de gegevens oorspronkelijk zijn gemaakt en de gegevens in dat programma in een bestandsindeling opslaan die wordt ondersteund door Access (zoals een bestand met scheidingstekens (tekstbestand met scheidingstekens: een gegevensbestand waarin de afzonderlijke veldwaarden zijn gescheiden door een teken, zoals een komma of een tab.)) en vervolgens deze gegevens importeren of een koppeling met deze gegevens maken.

  1. Klik op Bladeren in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen om naar het brongegevensbestand te gaan, of typ het volledige pad naar het brongegevensbestand in het vak Bestandsnaam.
  2. Klik op de gewenste optie bij Opgeven hoe en waar u de gegevens wilt opslaan in de huidige database. U kunt met de geïmporteerde gegevens een nieuwe tabel maken of een gekoppelde tabel maken die een koppeling onderhoudt met de gegevensbron.
  3. Klik op OK.

Afhankelijk van uw keuze wordt het dialoogvenster Objecten koppelen of Objecten importeren geopend.

  1. Voltooi het proces aan de hand van het dialoogvenster. Welke exacte procedure u volgt hangt af van de opties die u kiest voor het importeren en koppelen.
  2. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

Als u voor importeren kiest, wordt u gevraagd of u de details van de importbewerking die u zojuist hebt uitgevoerd, wilt opslaan.

  1. Als u denkt dat u dezelfde importbewerking vaker zult gaan uitvoeren, klikt u op Importstappen opslaan en voert u de details in.

Vervolgens kunt u de importbewerking gemakkelijk reproduceren door op Opgeslagen importbewerkingen in de groep Importeren op het tabblad Externe gegevens te klikken, op de importspecificatie te klikken en tot slot op Uitvoeren te klikken.

  1. Als u de details van deze bewerking niet wilt opslaan, klikt u op Sluiten.

De gegevens worden in een nieuwe tabel geïmporteerd, waarna de tabel bij Tabellen in het navigatiedeelvenster wordt weergegeven.

Volg de koppelingen in het gedeelte Zie ook van dit artikel voor meer informatie over het importeren van gegevens in Access.

Terug naar boven Terug naar boven

Volgende stappen

De rest van het ontwerpproces is varieert afhankelijk van uw doelstellingen, maar u wilt waarschijnlijk query's, formulieren, rapporten en macro's maken. Dit artikel geeft geen verdere informatie over het maken van additionele databaseobjecten.

Zie de volgende artikelen voor meer informatie:

Terug naar boven Terug naar boven

Gegevens importeren uit een spreadsheet- of ander programma

Als u bekend bent met andere database- of spreadsheetprogramma's, bent u waarschijnlijk op de hoogte van de basisprincipes voor de manier waarop deze toepassingen werken en waarvoor databases worden gebruikt. Access verschilt van veel andere databasetoepassingen doordat u hiermee relationele databases (relationele database: een database waarin gegevens worden opgeslagen in tabellen. Overeenkomende waarden in twee tabellen worden gebruikt voor het koppelen van gegevens in de ene tabel aan gegevens in de andere tabel. In een relationele database wordt een bepaald type informatie slechts eenmaal opgeslagen.) kunt maken en het verschilt verder van de meeste spreadsheetprogramma's doordat het hulpmiddelen voor het maken van uitgebreide query's, formulieren en rapporten biedt. In Access zijn er bovendien veel opties beschikbaar voor het werken met andere databaseprogramma's, zoals SQL Server.

Een Excel-werkblad importeren in Access

Veel mensen gaan Access pas verkennen na het opstellen van een lijst in Excel. Excel is een prima plaats om een lijst op te stellen, maar naarmate de lijst groeit, wordt het steeds moeilijker om deze te ordenen en bij te houden. Het overzetten van de lijst naar Access is dus meestal een logische stap.

Een database heeft een structuur die vergelijkbaar is met een werkblad, in die zin dat gegevens worden opgeslagen in rijen en kolommen. Daarom is het meestal vrij gemakkelijk om een werkblad in een databasetabel te importeren. Het belangrijkste verschil tussen het opslaan van gegevens in een werkblad en het opslaan van gegevens in een database schuilt in de wijze waarop de gegevens zijn geordend. Door alleen maar het volledige werkblad te importeren als nieuwe tabel in een database lost u de problemen met het ordenen en bijwerken van uw gegevens niet op, vooral niet als het werkblad overtollige gegevens bevat. Als u deze problemen wilt oplossen, moet u de werkbladgegevens splitsen in afzonderlijke tabellen, elk met hun verwante gegevens. Zie het artikel Beginselen van databaseontwerp voor meer informatie over het rangschikken van de gegevens in uw tabellen.

In Access beschikt u nu over de wizard Tabelanalyse waarmee u dit proces kunt voltooien. Nadat de gegevens in een tabel zijn geïmporteerd, helpt de wizard u de tabel te splitsen in aparte tabellen, elk met gegevens die niet tevens in een van de andere tabellen staan. De wizard zet ook de benodigde relaties tussen de tabellen op.

Terug naar boven Terug naar boven

Een Excel-werkblad importeren als een tabel in een nieuwe database

  1. Klik op het tabblad Bestand op Nieuw en klik vervolgens Lege database.
  2. Typ een naam voor de nieuwe database in het vak Bestandsnaam en klik vervolgens op Maken.

De nieuwe database wordt geopend en in Access wordt een nieuwe, lege tabel gemaakt, Tabel1.

  1. Sluit Tabel1.

Als u wordt gevraagd of u de wijzigingen in het ontwerp van Tabel1 wilt opslaan, klikt u op Nee.

  1. Ga naar het tabblad Externe gegevens en klik in de groep Importeren en koppelen op Excel.Knopafbeelding
  2. Klik op Bladeren in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen.
  3. Gebruik het dialoogvenster Bestand openen om uw bestand te zoeken.
  4. Selecteer het bestand en klik vervolgens op Openen.
  5. Controleer of de optie De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database is ingeschakeld in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen.
  6. Klik op OK.

De wizard Werkblad importeren wordt gestart en er worden een paar vragen gesteld over uw gegevens.

  1. Volg de instructies en klik op Volgende of Vorige om door de pagina's te bladeren. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

 Opmerking   U wordt gevraagd of u de details van de importbewerking die u zojuist hebt uitgevoerd, wilt opslaan. Als u denkt dat u dezelfde importbewerking vaker zult gaan uitvoeren, klikt u op Ja en voert u de details in. U kunt de bewerking gemakkelijk reproduceren door op Opgeslagen importbewerkingen te klikken in de groep Importeren op het tabblad Externe gegevens. Klik op Sluiten als u de details van de bewerking niet wilt opslaan.

De gegevens worden in een nieuwe tabel geïmporteerd, waarna de tabel bij Alle tabellen in het navigatiedeelvenster wordt weergegeven.

Terug naar boven Terug naar boven

Uw gegevens ordenen met behulp van de wizard Tabelanalyse

Nadat uw gegevens zijn geïmporteerd in een Access-tabel kunt u met behulp van de wizard Tabelanalyse snel redundante gegevens identificeren. De wizard biedt vervolgens een eenvoudige manier om de gegevens in afzonderlijke tabellen te ordenen, zodat deze op de meest effectieve manier worden opgeslagen. In Access worden de oorspronkelijke tabellen bewaard als back-up en worden nieuwe tabellen gemaakt die u kunt gebruiken als basis voor uw databasetoepassing.

  1. Open de Access-database met de tabel die u wilt analyseren.
  2. Klik op het tabblad Databasehulpprogramma's in de groep Analyseren op Tabel analyseren.

De wizard Tabelanalyse wordt gestart.

De eerste twee pagina's van de wizard bevatten een korte zelfstudie, compleet met knoppen waarop u kunt klikken om voorbeelden weer te geven. Als u geen inleidende pagina's ziet maar een selectievakje met het label Inleidende pagina's weergeven?, schakelt u het selectievakje in en klikt u twee keer op Vorige om de inleiding weer te geven. Als u de inleidende pagina's niet meer wilt weergeven nadat u de inleiding hebt doorgenomen, kunt u het selectievakje Inleidende pagina's weergeven? uitschakelen.

  1. Selecteer op de pagina Welke tabel bevat velden met waarden die in meer dan één record voorkomen? de tabel die u wilt analyseren en klik op Volgende.
  2. U kunt de wizard laten bepalen welke velden in welke tabellen moeten komen te staan, of u kunt deze beslissing zelf nemen. Als u de suggesties van de wizard opvolgt, kunt u de lay-out van de tabel altijd nog wijzigen op de volgende pagina van de wizard.

 Opmerking   Als u de wizard laat bepalen welke velden in welke tabellen komen te staan, zijn de keuzes niet altijd geschikt voor uw gegevens, vooral als er nog maar weinig gegevens zijn ingevoerd. U moet de resultaten van de wizard nauwkeurig controleren. De wizard kan echter wel een veel efficiëntere organisatie suggereren dan waar u zelf aan zit te denken, dus is het een goed idee om de beslissingen van de wizard ten minste een keer uit te proberen. Als u het niet eens bent met de suggesties, kunt u de velden altijd nog handmatig herindelen en kunt u altijd op Vorige klikken om de velden zelf in te delen.

  1. Klik op Volgende. Op deze pagina geeft u op welke tabellen welke velden bevatten. Als u de wizard laat kiezen, ziet u meerdere tabellen die aan elkaar zijn verbonden met relatielijnen. Anders wordt slechts één tabel gemaakt met alle velden. In beide gevallen kunt u op deze pagina wijzigingen aanbrengen.
  • U kunt velden van een tabel naar een leeg gebied op de pagina slepen om een nieuwe tabel met deze velden te maken. U wordt gevraagd om een tabelnaam op te geven.
  • U kunt velden van de ene tabel naar de andere slepen als u denkt dat ze daar beter zullen worden opgeslagen.
  • De meeste tabellen krijgen een veld Id of Gegenereerde Unieke id. Klik op Tips in de rechterbovenhoek van de wizard voor meer informatie over id-velden.
  • Klik op de knop Ongedaan maken om een wijziging ongedaan te maken.
  • Als u de naam van een tabel wilt wijzigen, dubbelklikt u op de titelbalk, typt u de nieuwe naam en klikt u vervolgens op OK.
  1. Nadat u de velden naar wens hebt ingedeeld, klikt u op Volgende.
  2. Als de wizard records vindt met bijna dezelfde waarden, worden deze waarden geïdentificeerd als mogelijke invoerfouten en wordt een venster weergegeven waarin u kunt bevestigen wat ermee moet gebeuren. Blader door de lijst om waarden in de kolom Correctie te zoeken en klik vervolgens op het desbetreffende item in de vervolgkeuzelijst. Selecteer (Niet wijzigen) als u niet wilt dat de wizard de waarde wijzigt. Klik op Volgende als u klaar bent.
  3. De wizard vraagt of u een query wilt maken die lijkt op uw oorspronkelijke tabel. Als u al eens formulieren en rapporten hebt gemaakt op basis van de oorspronkelijke tabel, dan is het maken van een query een goed idee. Als u De query maken kiest, wordt de naam van de oorspronkelijke tabel gewijzigd door "_OLD" toe te voegen aan de tabelnaam, en krijgt de nieuwe query de naam van de oorspronkelijke tabel. De formulieren en rapporten die zijn gebaseerd op de tabel gebruiken nu de query voor hun gegevens en blijven op dezelfde manier werken.
  4. Klik op Voltooien.

De wizard maakt de nieuwe tabellen zoals opgegeven, waarna ze worden geopend. Sluit de tabellen als u klaar bent met het controleren van de resultaten.

Terug naar boven Terug naar boven

Werken met gegevens uit andere toepassingen

In Access 2010 beschikt u over functies voor het werken met gegevens die zijn opgeslagen in andere toepassingen.

Een nieuwe Access-database maken met een koppeling naar gegevens in een andere bestandsindeling    Als u in Access een bestand opent met een andere bestandsindeling, zoals tekst, dBASE of een werkblad, wordt automatisch een Access-database gemaakt waaraan het bestand wordt gekoppeld.

  1. Start Access.
  2. Klik op het tabblad Bestand op Openen.
  3. Klik op het bestandstype dat u wilt openen in de lijst in het het dialoogvenster Openen. Als u niet zeker weet welk bestandstype u wilt gebruiken, klikt u op Alle bestanden (*.*).
  4. Blader eventueel naar de map met het bestand dat u wilt openen. Als u het bestand hebt gevonden, dubbelklikt u op het bestand om het te openen.
  5. Volg de aanwijzingen van de wizard op. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

Gegevens importeren uit of koppelen aan een Access-database    U kunt gegevens uit andere bronnen en toepassingen importeren in Access-tabellen zodat de gegevens in het Access-bestand komen te staan, maar u kunt ook een koppeling maken naar de gegevens vanuit Access zodat de gegevens in het oorspronkelijke bestand blijven staan (en niet in het Access-bestand).

  1. Klik op de indeling waarin de gegevens zijn opgeslagen in de groep Importeren en koppelen van het tabblad Externe gegevens.

U kunt gegevens uit de volgende bronnen importeren of er een koppeling mee maken:

  • Excel    U kunt gegevens uit een werkblad of een benoemd bereik in een Excel-werkmap invoegen. Elk werkblad of benoemd bereik moet apart worden geïmporteerd of gekoppeld.
  • Access    Het maken van een gesplitste database is erg handig voor het scheiden van het proces van de gegevens. Dit houdt in dat u één database gebruikt voor alle formulieren, rapporten en macro's en een andere database voor alle gegevens. U kunt vervolgens verbeteringen ontwikkelen zonder iemand in zijn werk te storen. U kunt ook gegevens van veel verschillende Access-databases in één database combineren, waardoor het gemakkelijker wordt om gegevens samen te vatten van verschillende afdelingen of tussen verschillende zakelijke partners.
  • ODBC-database    Veel programma's ondersteunen deze indeling, waaronder veel databaseserverproducten. Hiermee kunt u verzameldatabases maken, waarin u de gegevens van verschillende systemen combineert.
  • Tekstbestand    U kunt een verbinding maken met een eenvoudig tekstbestand en kunt zelfs Access gebruiken om de inhoud van dat bestand te wijzigen. Hierdoor kunnen Access-gegevens mogelijk gemakkelijker worden gebruikt in een breed scala van programma's.
  • XML-bestand    Deze indeling biedt compatibiliteit met verscheidene andere programma's, inclusief sommige webservers.
  • SharePoint-lijst    Hierdoor worden uw gegevens beschikbaar via een webbrowser, de standaardmanier om een SharePoint-lijst te gebruiken.
  • Gegevensservices    U kunt een verbinding maken met webgegevensservices in uw onderneming.
  • HTML-document    
  • Outlook-map    U kunt een verbinding maken met Outlook-mappen, zodat u gemakkelijker uw contactgegevens kunt integreren met de rest van uw gegevens.
  • dBase-bestand    dBase is een populair, alternatief databasesysteem dat door Access wordt ondersteund.

Het dialoogvenster Externe gegevens ophalen wordt weergegeven.

  1. Volg de aanwijzingen in het dialoogvenster op.

De gegevens worden geïmporteerd in of gekoppeld aan uw database. Voor de meeste indelingen moet u de locatie opgeven van de gegevens en vervolgens kiezen hoe de gegevens in uw database moeten worden opgeslagen.

Terug naar boven Terug naar boven

Een database uit een vorige versie van Access in diverse versies van Access gebruiken

Als uw Access-database of Access-project in Access 2000 of hoger is gemaakt, kunt u met de database of het project werken in de versie van Access waarin de database of het project is gemaakt of in een willekeurige latere versie, zelfs als de beveiliging van het bestand is ingeschakeld. Zo kunt u met Access 2000-bestanden werken in Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 en Access 2010.

Nu kan een situatie ontstaan waarbij u uw gegevens in een eerdere versie van Access wilt behouden en gebruikers met een latere versie van Access die een koppeling met uw gegevens willen maken de voordelen van een aantal functies van de latere Access-versie willen benutten. Om dit probleem op te lossen, maakt u een nieuwe front-enddatabase in de latere versie (met formulieren, rapporten, query's, macro's maar geen tabellen) en koppelt u deze database aan de tabellen in het bestand dat bij de eerdere versie hoort. U gebruikt hiervoor een van de volgende procedures, naargelang uw database in één bestand is ondergebracht of al in een front-end/back-endtoepassing (front-end-/back-endtoepassing: een databasetoepassing die bestaat uit een 'back-enddatabasebestand' met tabellen en uit kopieën van een 'front-enddatabasebestand' met alle overige databaseobjecten die zijn gekoppeld aan de 'back-endtabellen'.) is gesplitst.

Een Access-databasebestand gebruiken in meerdere versies van Access

Als alle tabellen, formulieren en andere objecten van uw Access-database uit een eerdere versie in één bestand staan en u de database in diverse versies van Access wilt gebruiken, kunt u een nieuwe front-enddatabase in een latere versie maken en deze database aan het originele bestand koppelen. Gebruikers die met de vorige versie van Access werken kunnen met de oorspronkelijke database werken. Gebruikers die de latere versie hebben, kunnen de nieuwe front-enddatabase gebruiken om een koppeling met dezelfde gegevens te maken. U kunt meerdere front-endversies maken voor meerdere versies van Access.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 1: Maak een kopie van de bestaande database en sla deze in een nieuwe indeling op

U gebruikt de volgende procedure om de database te converteren naar een van de drie meest recente indelingen: Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007. Met deze opdracht behoudt u de originele database in de oorspronkelijke indeling en wordt een kopie van de database in de opgegeven indeling opgeslagen.

  1. Sluit het Access-bestand. Als het bestand een Access-database voor meerdere gebruikers is op een server of in een gedeelde map, moet u ervoor zorgen dat deze door niemand anders is geopend.
  2. Start Access 2010.
  3. Klik op het tabblad Bestand op Openen.
  4. Ga naar de locatie van het bestand dat u wilt converteren en dubbelklik op het bestand om het te openen.

 Opmerking   Als het dialoogvenster Databaseverbetering wordt weergegeven met de vraag of u de database wilt verbeteren, klikt u op Nee.

  1. Als er een formulier wordt geopend tijdens het starten van de database, sluit u het formulier.
  2. Klik op het tabblad Bestand op Database opslaan als.
  3. Voer een naam voor de nieuwe database in het dialoogvenster Opslaan als in.

 Opmerking   Behalve als u de nieuwe database toch al op een andere locatie gaat opslaan, moet deze een andere naam hebben dan de oorspronkelijke database. Het is namelijk beter om een andere naam te gebruiken, zodat u gemakkelijk onderscheid kunt maken tussen de front-end- en de back-enddatabase. Als u echter een conversie uitvoert naar de Access 2007-indeling, wordt de extensie van de bestandsnaam gewijzigd van .MDB in .ACCDB, zodat u dus in feite dezelfde bestandsnaam kunt gebruiken.

  1. Klik op Opslaan.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 2: Splits de gekopieerde database en gebruik het oorspronkelijke bestand als de back-enddatabase

Splits de geconverteerde database met de volgende procedure:

  • Ga naar het tabblad Databasehulpprogramma's en klik in de groep Gegevens verplaatsen op Access-database. Knopafbeelding
  • Klik in het dialoogvenster Database splitsen op Database splitsen.

 Opmerking   U kunt desgewenst een back-up maken, maar u kunt ook de database opnieuw maken aan de hand van de oorspronkelijke database.

  • Voer een naam voor de back-enddatabase in en klik op Splitsen.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 3: Koppel de nieuwe front-enddatabase aan de oorspronkelijke database

  1. Verwijder de back-enddatabase die door het hulpmiddel Database splitsen is gemaakt. Let op dat u hierbij niet uw oorspronkelijke database verwijdert! 
  2. Koppel de nieuwe front-enddatabase aan de tabellen in de oorspronkelijke database. Ga hiervoor naar het tabblad Externe gegevens en klik in de groep Importeren en koppelen op Koppelingsbeheer. Knopafbeelding
  3. Klik op Alles selecteren en schakel vervolgens het selectievakje Altijd om nieuwe locatie vragen in.
  4. Klik op OK, ga naar de oudere versie van de database en dubbelklik hierop.

Als alles goed gaat, wordt een bericht weergegeven waarin wordt vermeld dat de gekoppelde tabellen die u hebt geselecteerd met succes zijn vernieuwd.

U kunt nu de nieuwe front-enddatabase verbeteren door de ondersteuning van nieuwe functies voor gebruikers die nieuwere versies van Access hebben. Gebruikers van eerdere versies kunnen de database van de eerdere versie blijven gebruiken.

Terug naar boven Terug naar boven

Een front-end/back-endtoepassing gebruiken in meerdere versies van Access

Als de Access-database al een front-end/back-endtoepassing (front-end-/back-endtoepassing: een databasetoepassing die bestaat uit een 'back-enddatabasebestand' met tabellen en uit kopieën van een 'front-enddatabasebestand' met alle overige databaseobjecten die zijn gekoppeld aan de 'back-endtabellen'.) is, hoeft u alleen de front-endtoepassing te converteren naar de nieuwe bestandsindeling. De back-enddatabase hoeft niet te worden gewijzigd.

De volgende procedure laat zien hoe u de opdracht Database opslaan als gebruikt om de front-enddatabase te converteren naar een van de drie meest recente indelingen: Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007. Met deze opdracht behoudt u de originele database in de oorspronkelijke indeling en wordt een kopie van de database in de opgegeven indeling opgeslagen.

  1. Sluit de front-enddatabase. Als het bestand een Access-database voor meerdere gebruikers is op een server of in een gedeelde map, moet u ervoor zorgen dat deze door niemand anders is geopend.
  2. Start Access 2010.
  3. Klik op het tabblad Bestand op Openen.
  4. Ga naar de locatie van de front-enddatabase en dubbelklik op het bestand om het te openen.

 Opmerking   Als het dialoogvenster Databaseverbetering wordt weergegeven met de vraag of u de database wilt verbeteren, klikt u op Nee.

  1. Als er een formulier wordt weergegeven tijdens het openen van de database, sluit u het formulier.
  2. Klik op het tabblad Bestand op Database opslaan als.
  3. Voer een naam voor de nieuwe database in het dialoogvenster Opslaan als in.
  4. Klik op Opslaan.

U kunt nu de nieuwe front-enddatabase verbeteren zodat de nieuwe functies worden ondersteund.

Terug naar boven Terug naar boven