Aan de slag met Access 2007

U kunt op verschillende manieren aan de slag gaan met Microsoft Office Access 2007, afhankelijk van of u Access voor de eerste keer gebruikt, gegevens vanuit een andere database of een spreadsheetprogramma naar Access verplaatst of een eerdere versie van Access wilt bijwerken. In dit artikel komen vragen aan de orde die u mogelijk zou kunnen hebben in elk van deze situaties.

Wat wilt u doen?


Access voor de eerste keer starten

In Office Access 2007 is een aantal verbeteringen doorgevoerd waarmee het maken van een database nu nog gemakkelijker is geworden. Gebruikers die ooit eerder in Access databases hebben gemaakt, zullen op prijs stellen hoe met deze nieuwe en verbeterde functies het proces van het maken van een database is versneld.

Wanneer u Office Access 2007 voor de eerste keer start, is het eerste scherm dat wordt weergegeven de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access, behalve als u Access hebt gestart door te dubbelklikken op een bepaald Access-databasebestand. In dat geval wordt de desbetreffende database geopend. De pagina Aan de slag met Microsoft Office Access is het startpunt van waaruit u een nieuwe database kunt maken, een bestaande database kunt openen of inhoud van Microsoft Office Online kunt weergeven.



Een database maken op basis van een sjabloon

In Access beschikt u over een groot aantal verschillende sjablonen waarmee u het aanmaakproces van een database kunt versnellen. Een sjabloon is een kant-en-klare database met alle tabellen, query's (query: een vraag over de gegevens die in tabellen zijn opgeslagen of een verzoek om een actie uit te voeren op de gegevens. Met een query kunt u gegevens uit verschillende tabellen combineren tot een gegevensbron voor een formulier of rapport.), formulieren en rapporten die u nodig hebt om een specifieke taak uit te voeren. Er zijn bijvoorbeeld sjablonen waarmee u problemen kunt volgen, contactgegevens kunt beheren of uitgaven kunt bijhouden. Sommige sjablonen bevatten een aantal voorbeeldrecords om hun gebruik te illustreren. U kunt databasesjablonen zo gebruiken of aanpassen zodat ze beter aansluiten op uw behoeften.

  1. Start Access, als dit nog niet is gebeurd.

Als al een database is geopend, voert u de volgende handeling uit om de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access weer te geven:

  • Klik op de Microsoft Office-knop Knopafbeelding en klik vervolgens op Database sluiten. Knopafbeelding

De pagina Aan de slag met Microsoft Office Access

  1. Een aantal sjablonen wordt weergegeven bij Onlinesjablonen op de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access en er worden er nog meer weergegeven als u op een van de categorieën aan de linkerkant van het Access-venster onder Sjablooncategorieën klikt. Nog meer sjablonen kunt u downloaden vanaf de Microsoft Office-website (zie het volgende gedeelte Een sjabloon downloaden vanaf Microsoft Office Online voor meer informatie).
  2. Klik op de sjabloon die u wilt gebruiken.
  3. In het deelvenster aan de rechterkant van het Access-venster wordt een bestandsnaam voor uw database voorgesteld in het vak Bestandsnaam. U kunt de bestandsnaam wijzigen en een andere map opgeven. U kunt uw database eventueel ook maken en koppelen aan een Windows SharePoint Services 3.0-site.
  4. Klik op Maken (of klik op Downloaden voor een Office-onlinesjabloon).

De database wordt gemaakt en geopend. Er wordt een formulier weergegeven waarin u gegevens kunt gaan invoeren.

 Opmerking   Als uw sjabloon voorbeeldgegevens bevat, kunt u alle records als volgt verwijderen:

  • Klik op de rijkop van de record die u wilt verwijderen (de rijkop is het vak of de balk links van de record).
  • Klik op het tabblad Start, in de groep Records, op Verwijderen. Knopafbeelding
  1. Als u gegevens wilt invoeren, klikt u in de eerste lege cel van het formulier en begint u te typen. Nadat u een aantal records hebt ingevoerd, kunt u met behulp van het navigatiedeelvenster andere geschikte formulieren of rapporten zoeken.

Een sjabloon downloaden vanaf Microsoft Office Online

Als u geen passende sjabloon kunt vinden op de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access, vindt u op de Office Online-website een grotere selectie.

  1. Start Access, als dit nog niet is gebeurd.

Als al een database is geopend, voert u de volgende handeling uit om de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access weer te geven:

  • Klik op de Microsoft Office-knop Knopafbeelding en klik vervolgens op Database sluiten. Knopafbeelding
  1. Klik onder aan de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access op Sjablonen bij Meer op Office Online.

De Office Online-website wordt in een nieuw browservenster weergegeven.

  1. Gebruik de zoekhulpmiddelen op de Office Online-site om de gewenste sjabloon te zoeken en te downloaden.
  2. Nadat u een sjabloon hebt gedownload, wordt de nieuwe database in een van de volgende mappen opgeslagen:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Users\gebruikersnaam\Documenten
    • Microsoft Windows Server 2003 of Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\gebruikersnaam\Mijn documenten

De volgende keer dat u met de database wilt werken, gebruikt u Access of Windows Explorer om de database vanaf deze locatie te openen.

Begin van het gedeelte

Een geheel nieuwe database maken

Als geen enkele sjabloon voldoet aan uw wensen of als u gegevens uit een andere toepassing in Access wilt importeren, kan het verstandiger zijn om een volledig nieuwe database te maken. Bij de meeste toepassingen is hiervoor het volgende vereist:

  • Nieuwe tabellen maken en vervolgens gegevens in die tabellen invoeren, plakken of importeren.
  • Gegevens importeren uit andere bronnen, waarbij automatisch nieuwe tabellen worden gemaakt.

Als u meer wilt weten over het plannen en ontwerpen van een database of over het maken van relaties, formulieren, rapporten of query's, volgt u de koppeling in het gedeelte Zie ook van dit artikel.

Een lege database maken

  1. Start Access.
  2. Klik op de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access op Lege database.

De knop Lege database

  1. Ga naar het deelvenster Lege database en voer een bestandsnaam in het vak Bestandsnaam in. Als u geen extensie voor de bestandsnaam opgeeft, wordt deze door Access toegevoegd. De standaardbestandslocatie is een van de volgende locaties:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Users\gebruikersnaam\Documenten
    • Microsoft Windows Server 2003 of Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\gebruikersnaam\Mijn documenten

Klik op Bladeren Knopafbeelding naast het vak Bestandsnaam als u de locatie wilt wijzigen. Blader naar de nieuwe locatie en selecteer deze. Klik vervolgens op OK.

  1. Klik op Maken.

De database wordt gemaakt en vervolgens in een lege tabel (met de naam Tabel1) in de gegevensbladweergave (gegevensbladweergave: een weergave waarin gegevens uit een tabel, formulier, query, weergave of opgeslagen procedure worden weergegeven in rij- en kolomindeling. In de gegevensbladweergave kunt u velden bewerken en gegevens toevoegen, verwijderen en zoeken.) geopend.

  1. De cursor wordt in de eerste lege cel in de kolom Nieuw veld toevoegen geplaatst.

Een nieuwe, lege tabel in een nieuwe database

Als u gegevens wilt toevoegen, begint u te typen. U kunt ook gegevens uit een andere bron plakken, zoals wordt beschreven in de sectie  Gegevens uit een andere bron kopiëren naar een Access-tabel verderop in dit artikel

 Opmerkingen 

  • Het invoeren van gegevens in de gegevensbladweergave lijkt op het invoeren van gegevens in een Excel-werkblad. De belangrijkste beperking is dat gegevens in aaneengesloten rijen en kolommen moeten worden ingevoerd, te beginnen in de linkerbovenhoek van het gegevensblad. Het is beter om geen lege rijen of kolommen toe te voegen aan uw gegevens zoals u dat misschien gewend bent te doen in een Excel-werkblad, omdat hiermee de ruimte in uw tabel wordt verspild. De tabel bevat alleen uw gegevens. De visuele presentatie van deze gegevens doet u in de formulieren en rapporten die u later ontwerpt.
  • De tabelstructuur wordt gemaakt tijdens het invoeren van gegevens. Telkens als u een nieuwe kolom toevoegt aan de tabel, wordt een nieuw veld gedefinieerd. Het gegevenstype (gegevenstype: het kenmerk van een veld dat bepaalt welk type gegevens daarin kunnen worden opgeslagen. Gegevenstypen zijn onder andere Booleaans, Integer, Lang, Valuta, Enkel, Dubbel, Datum, Reeks en Variant (standaardtype).) van het veld wordt ingesteld op basis van de gegevens die u invoert. Als u bijvoorbeeld een kolom hebt met alleen maar datumwaarden, wordt het gegevenstype van dat veld ingesteld op Datum/tijd. Als u later probeert een andere waarde dan een datum (zoals een naam of een telefoonnummer) in dat veld in te voeren, wordt er een bericht weergegeven waarin wordt vermeld dat de waarde niet overeenkomt met het gegevenstype van de kolom. U moet altijd proberen uw tabel zodanig te plannen dat elke kolom hetzelfde type gegevens bevat, of het nu tekst, datums, getallen of andere gegevens zijn. Op deze manier is het veel gemakkelijker om query's, formulieren en rapporten te maken waarmee u precies de gewenste gegevens ophaalt.
  • Zie Een leeg gegevensblad openen voor meer informatie over het werken met gegevensbladen.

Als u op dit moment nog geen gegevens wilt invoeren, klikt u op Sluiten Knopafbeelding.

Een tabel toevoegen

U kunt een nieuwe tabel aan een bestaande database toevoegen met behulp van de hulpmiddelen in de groep Tabellen op het tabblad Maken.

Afbeelding van het Access-lint

Klik op Tabel om een lege tabel in de gegevensbladweergave te maken. U kunt Gegevensbladweergave gebruiken als u meteen gegevens wilt invoeren en de tabelstructuur door Access voor u moet worden gemaakt terwijl u typt. U kunt ook Ontwerpweergave (ontwerpweergave: een weergave waarin het ontwerp wordt weergegeven van de volgende databaseobjecten: tabellen, query's, formulieren, rapporten en macro's. In de ontwerpweergave kunt u nieuwe databaseobjecten maken en het ontwerp van bestaande databaseobjecten wijzigen.) gebruiken om eerst de tabelstructuur te maken en vervolgens naar de gegevensbladweergave terugschakelen om uw gegevens in te voeren. Ongeacht de weergave waarin u begint, u kunt altijd met de weergaveknoppen op de statusbalk van het Access-venster naar de andere weergave schakelen.

Een tabel invoegen vanuit de gegevensbladweergave    In de gegevensbladweergave kunt u gegevens meteen invoeren, waarbij de tabelstructuur achter de schermen automatisch wordt opgebouwd. Veldnamen worden numeriek toegewezen (Veld1, Veld2, enzovoort) en in Access wordt het gegevenstype van het veld bepaald op basis van de gegevens die u invoert.

  1. Klik op het tabblad Maken, in de groep Tabellen, op Tabel. Knopafbeelding
  1. Access maakt de tabel aan en plaatst vervolgens de cursor in de eerste lege cel in de kolom Nieuw veld toevoegen.

 Opmerking   Als er geen kolom met de naam Nieuw veld toevoegen wordt weergegeven, bevindt u zich mogelijk in de ontwerpweergave in plaats van de gegevensbladweergave. Als u wilt naar de gegevensbladweergave wilt schakelen, dubbelklikt u op de tabel in het navigatiedeelvenster. U wordt gevraagd een naam op te geven voor de nieuwe tabel, waarna de gegevensbladweergave wordt geopend.

  1. Klik op het tabblad Gegevensblad, in de groep Velden en kolommen, op Nieuw veld. Knopafbeelding

Het deelvenster Veldsjablonen wordt weergegeven met een lijst van veel gebruikte veldtypen. Als u een van deze velden naar uw gegevensblad sleept, wordt een veld met deze naam toegevoegd en worden de eigenschappen ingesteld op de meest geschikte waarde voor het desbetreffende veldtype. U kunt de eigenschappen later wijzigen. U moet het veld naar het gebied in het gegevensblad slepen waar geen gegevens staan. Er wordt een verticale invoegbalk weergegeven, die aangeeft waar het veld komt te staan.

  1. Als u gegevens wilt toevoegen, begint u te typen in de eerste lege cel. U kunt ook gegevens uit een andere bron plakken, zoals verderop in dit artikel wordt beschreven.
    • Als u de naam van een kolom (veld) wilt wijzigen, dubbelklikt u op de kolomkop en typt u de nieuwe naam. Het is raadzaam om elk veld een duidelijke naam te geven, zodat u in het deelvenster lijst met velden in één oogopslag kunt zien welke gegevens ze bevatten.
    • U kunt een kolom verplaatsen door deze te selecteren en op de kolomkop te klikken. Vervolgens sleept u de kolom naar de gewenste positie. U kunt ook meerdere aaneengesloten kolommen selecteren en ze tegelijk naar een nieuwe locatie slepen.

Een tabel invoegen vanuit de ontwerpweergave    In de ontwerpweergave maakt u eerst de structuur van de nieuwe tabel. Vervolgens schakelt u over naar de gegevensbladweergave om gegevens in te voeren, of voert u gegevens in op een andere manier, bijvoorbeeld door middel van plakken of toevoegen.

  1. Klik op het tabblad Maken, in de groep Tabellen, op Tabelontwerp. Knopafbeelding
  1. Typ voor elk veld in de tabel een naam in de kolom Veldnaam en selecteer vervolgens een gegevenstype uit de lijst Gegevenstype.

 Opmerking   Als er geen kolommen met de naam Veldnaam en Gegevenstype worden weergegeven, bevindt u zich mogelijk in de gegevensbladweergave in plaats van de ontwerpweergave. Als u wilt overschakelen naar de ontwerpweergave, klikt u op de knop van de ontwerpweergave in de statusbalk van het Access-venster. U wordt gevraagd een naam op te geven voor de nieuwe tabel, waarna de ontwerpweergave wordt geopend.

  1. U kunt eventueel een omschrijving toevoegen aan elk veld in de kolom Beschrijving. De beschrijving die u invoert wordt weergegeven in de statusbalk als de invoegpositie zich in het veld bevindt. Tevens wordt de beschrijving gebruikt als statusbalktekst voor alle besturingselementen die u maakt door middel van het slepen van een veld uit het deelvenster lijst met velden naar een formulier of rapport, en voor alle besturingselementen die voor het desbetreffende veld worden gemaakt met behulp van de wizard Formulier of de wizard Rapport.
  2. Wanneer u alle velden hebt toegevoegd, slaat u de tabel op:
    • Klik op de Microsoft Office-knop Afbeelding van knop en klik op Opslaan of druk op CTRL+S.
  1. U kunt op elk gewenst moment beginnen met het invoeren van gegevens door over te schakelen naar de gegevensbladweergave, in de eerste lege cel te klikken en te typen. U kunt ook gegevens uit een andere bron plakken, zoals dit in het volgende gedeelte wordt beschreven.

Als u na het invoeren van gegevens een of meerdere velden wilt toevoegen aan uw tabel, kunt u gewoon tekst invoeren in de kolom Nieuw veld toevoegen in de gegevensbladweergave, of kunt u nieuwe velden toevoegen met behulp van de opdrachten in de groep Velden en kolommen op het tabblad Gegevensblad.

Zie het artikel Tabellen maken in een database voor meer informatie over het maken van tabellen, inclusief het gebruik van tabelsjablonen.

Begin van het gedeelte

Gegevens uit een andere bron in een Access-tabel plakken

Als uw gegevens momenteel zijn opgeslagen in een ander programma, zoals Office Excel 2007, kunt u de gegevens knippen en in Access plakken. Dit werkt in het algemeen het beste als de gegevens al zijn verdeeld in kolommen, zoals in een Excel-werkblad. Als de gegevens afkomstig zijn uit een tekstverwerker, kunt u de gegevenskolommen het beste scheiden met behulp van tabs of de gegevens omzetten in een tabel in de tekstverwerker voordat u de gegevens kopieert. Als de gegevens moeten worden bewerkt of aangepast (bijvoorbeeld doordat volledige namen moeten worden gescheiden in voornamen en achternamen), kunt u dat beter doen voordat u de gegevens kopieert, vooral als u niet vertrouwd bent met Access.

Als u gegevens plakt in een lege tabel, wordt het gegevenstype van elk veld ingesteld volgens de gegevens in het veld. Als een geplakt veld bijvoorbeeld alleen datumwaarden bevat, krijgt dat veld het gegevenstype Datum/tijd. Als het geplakte veld alleen de woorden 'ja' en 'nee' bevat, krijgt dat veld het gegevenstype Ja/nee.

Access geeft de velden namen naargelang de inhoud van de eerste rij geplakte gegevens. Als de eerste rij met geplakte gegevens qua type lijkt op de rijen die volgen, concludeert Access dat de eerste rij deel uitmaakt van de gegevens en worden aan de velden algemene namen (F1, F2, enzovoort) toegekend. Als de eerste rij met geplakte gegevens niet lijkt op de rijen die volgen, concludeert Access dat de eerste rij uit veldnamen bestaat. Dienovereenkomstig worden er namen aan de velden toegekend, waarbij de eerste rij niet in de gegevens wordt opgenomen.

Als door Access algemene veldnamen worden toegekend, doet u er verstandig aan de namen van de velden zo snel mogelijk te wijzigen om verwarring te voorkomen. Gebruik hiervoor de volgende procedure:

  1. Sla de tabel op.
    • Klik op de Microsoft Office-knop Afbeelding van knop en klik op Opslaan of druk op CTRL+S.
  1. Dubbelklik in de gegevensbladweergave op elke kolomkop en typ een geldige veldnaam voor elke kolom. Hierbij lijkt het alsof u over gegevens heen typt, maar de kolomkoppen bevatten veldnamen en geen gegevens.
  2. Sla de tabel nogmaals op.

 Opmerking   U kunt ook de namen van velden wijzigen door over te schakelen naar de ontwerpweergave en de veldnamen daar te bewerken. U kunt overschakelen naar de ontwerpweergave door in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de naam van de tabel te klikken en vervolgens op Ontwerpweergave te klikken. Dubbelklik op de tabel in het navigatiedeelvenster om terug te keren naar de gegevensbladweergave.

Begin van het gedeelte

Gegevens importeren uit een andere bron

Het kan zijn dat u gegevens die in een andere toepassing zijn verzameld graag zou willen importeren in Access. Of u werkt misschien met mensen die hun gegevens in andere toepassingen opslaan en u wilt met hun gegevens in Access werken. In ieder geval is het in Access heel eenvoudig om gegevens uit andere toepassingen te importeren. U kunt gegevens importeren uit een Excel-werkblad, uit een tabel in een andere Access-database, uit een SharePoint-lijst of uit een groot aantal andere bronnen. Afhankelijk van uw bron wijkt het proces enigszins af, maar deze instructies helpen u in ieder geval op weg:

  1. Ga naar het tabblad Externe gegevens en klik in de groep Importeren op de opdracht voor het type bestand waaruit u wilt importeren.

Afbeelding van het Access-lint

Als u bijvoorbeeld gegevens uit een Excel-werkblad wilt importeren, klikt u op Excel. Als u het juiste type programma niet ziet, klikt u op Meer.

 Opmerking   Als u niet het juiste indelingstype in de groep Importeren kunt vinden, moet u soms het programma starten waarin de gegevens oorspronkelijk zijn gemaakt en de gegevens in dat programma in een algemene bestandsindeling (zoals een bestand met scheidingstekens (tekstbestand met scheidingstekens: een gegevensbestand waarin de afzonderlijke veldwaarden zijn gescheiden door een teken, zoals een komma of een tab.)) opslaan voordat u de gegevens in Access kunt importeren.

  1. Klik op Bladeren in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen om naar het brongegevensbestand te gaan, of typ het volledige pad naar het brongegevensbestand in het vak Bestandsnaam.
  2. Klik op de gewenste optie bij Opgeven hoe en waar u de gegevens wilt opslaan in de huidige database. U kunt met de geïmporteerde gegevens een nieuwe tabel maken, de gegevens toevoegen aan een bestaande tabel of een gekoppelde tabel maken die een koppeling onderhoudt met de gegevensbron.
  3. Klik op OK.

De wizard Importeren wordt gestart.

  1. Volg de instructies in de wizard Importeren. Welke exacte procedure u volgt hangt af van de opties die u kiest voor het importeren en koppelen.
  2. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

U wordt gevraagd of u de details van de importbewerking die u zojuist hebt uitgevoerd, wilt opslaan.

  • Als u denkt dat u dezelfde importbewerking vaker zult gaan uitvoeren, klikt u op Importstappen opslaan en voert u de details in.

Vervolgens kunt u de importbewerking gemakkelijk reproduceren door op Opgeslagen importbewerkingen in de groep Importeren op het tabblad Externe gegevens te klikken, op de importspecificatie te klikken en tot slot op Uitvoeren te klikken.

  • Klik op Sluiten als u de details van de bewerking niet wilt opslaan.

De gegevens worden in een nieuwe tabel geïmporteerd, waarna de tabel bij Tabellen in het navigatiedeelvenster wordt weergegeven.

Volg de koppelingen in het gedeelte Zie ook van dit artikel voor meer informatie over het importeren van gegevens in Access.

Begin van het gedeelte

Een bestaande Access-database openen

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Afbeelding van knop en klik op Openen.
  1. Klik op een snelkoppeling in het dialoogvenster Openen of in het vak Zoeken in, en klik op het station of de map waarin de gewenste database is opgeslagen.
  2. Dubbelklik op mappen in de lijst met mappen totdat u bent aanbeland bij de map met de gewenste database.
  3. Als u de database hebt gevonden, voert u de volgende procedure uit:

Als u de database die u wilt openen niet kunt vinden    

  1. Klik in het dialoogvenster Openen op de snelkoppeling Deze computer (of klik in het vak Zoeken in op Deze computer).
  2. Klik met de rechtermuisknop in de lijst met stations op het station dat vermoedelijk de database bevat en klik vervolgens op Zoeken.
  3. Voer uw zoekcriteria in en druk op ENTER om de database te zoeken.
  4. Als de database is gevonden, opent u deze door erop te dubbelklikken in het dialoogvenster Zoekresultaten.
  5. Omdat de zoekopdracht is gestart vanuit het dialoogvenster Openen, moet u in dit dialoogvenster op Annuleren klikken voordat de database wordt geopend.

 Opmerking   U kunt een gegevensbestand met een externe bestandsindeling (bijvoorbeeld dBASE, Paradox, Microsoft Exchange of Excel) rechtstreeks openen. Bovendien kunt u elke willekeurige ODBC-gegevensbron (ODBC-gegevensbron: gegevens uit programma's en databases die het Open Database Connectivity-protocol (ODBC) ondersteunen en de informatie die nodig is om toegang te verkrijgen tot die gegevens.) openen, zoals Microsoft SQL Server of Microsoft FoxPro. Er wordt in Access automatisch een nieuwe Access-database gemaakt in de map met het gegevensbestand en er worden koppelingen toegevoegd naar elke tabel in de externe database.

WeergevenTips

  • Als u een van de laatst geopende databases wilt openen, klikt u op de bestandsnaam in de lijst Onlangs gebruikte database openen op de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access. De database wordt geopend met de optie-instellingen die van kracht waren op het moment dat u de database voor het laatst opende. Als de lijst met recent gebruikte bestanden niet wordt weergegeven, klikt u op de Microsoft Office-knop Knopafbeelding en vervolgens klikt u op Opties voor Access. Het dialoogvenster Opties voor Access wordt geopend. Klik op de categorie Geavanceerd en schakel onder de sectie Weergeven het selectievakje Laatst gebruikte bestanden in. (U kunt bovendien het aantal laatst gebruikte bestanden (maximaal negen) opgeven dat in de lijst moeten worden weergegeven.)
  • Als u een database opent door op de Microsoft Office-knop Knopafbeelding te klikken en de opdracht Openen te gebruiken, kunt u een lijst met snelkoppelingen naar de laatst geopende databases bekijken door op Onlangs geopend in het dialoogvenster Openen te klikken.

Begin van het gedeelte


Terug naar boven Terug naar boven

Gegevens importeren uit een spreadsheet- of ander programma

Als u bekend bent met andere database- of spreadsheetprogramma's, bent u waarschijnlijk op de hoogte van de basisprincipes voor de manier waarop deze toepassingen werken en waarvoor databases worden gebruikt. Access verschilt van veel andere databasetoepassingen doordat u hiermee relationele databases (relationele database: een database waarin gegevens worden opgeslagen in tabellen. Overeenkomende waarden in twee tabellen worden gebruikt voor het koppelen van gegevens in de ene tabel aan gegevens in de andere tabel. In een relationele database wordt een bepaald type informatie slechts eenmaal opgeslagen.) kunt maken. In Access zijn er bovendien veel opties beschikbaar voor het werken met andere databaseprogramma's, zoals SQL Server.

In dit gedeelte


Een Excel-werkblad importeren in Access

Veel mensen gaan Access pas verkennen na het opstellen van een lijst in Excel. Excel is een prima plaats om een lijst op te stellen, maar naarmate de lijst groeit, wordt het steeds moeilijker om deze te ordenen en bij te houden. Het overzetten van de lijst naar Access is dus meestal een logische stap.

Een database heeft een structuur die vergelijkbaar is met een werkblad, in die zin dat gegevens worden opgeslagen in rijen en kolommen. Daarom is het meestal vrij gemakkelijk om een werkblad in een databasetabel te importeren. Het belangrijkste verschil tussen het opslaan van gegevens in een werkblad en het opslaan van gegevens in een database schuilt in de wijze waarop de gegevens zijn geordend. Door alleen maar uw volledige werkblad te importeren als een nieuwe tabel in een database lost u de problemen met het ordenen en bijwerken van uw gegevens niet op, vooral niet als uw werkblad overtollige gegevens bevat. Om deze problemen op te lossen moet u de werkbladgegevens splitsen in afzonderlijke tabellen, elk met hun verwante gegevens. Zie het artikel Beginselen van databaseontwerp voor meer informatie over het rangschikken van de gegevens in uw tabellen.

In Access beschikt u nu over de wizard Tabelanalyse waarmee u dit proces kunt voltooien. Nadat de gegevens in een tabel zijn geïmporteerd, helpt de wizard u de tabel te splitsen in aparte tabellen, elk met gegevens die niet tevens in een van de andere tabellen staan. De wizard zet ook de benodigde relaties tussen de tabellen op. Zie het gedeelte Relaties in een database in dit artikel voor meer informatie over relaties.

Een Excel-werkblad importeren als een tabel in een nieuwe Office Access 2007-database

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Afbeelding van knop en klik op Nieuw.
  1. Typ een naam voor de nieuwe database in het vak Bestandsnaam en klik vervolgens op Maken.
  2. Sluit Tabel1.

Als u wordt gevraagd of u de wijzigingen in het ontwerp van Tabel1 wilt opslaan, klikt u op Nee.

  1. Klik op het tabblad Externe gegevens, in de groep Importeren, op Excel. Knopafbeelding
  1. Klik op Bladeren in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen.
  2. Gebruik het dialoogvenster Bestand openen om uw bestand te zoeken.
  3. Selecteer het bestand en klik op Openen.
  4. Controleer of de optie De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database is ingeschakeld in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen.
  5. Klik op OK.

De wizard Werkblad importeren wordt gestart en er worden een paar vragen gesteld over uw gegevens.

  1. Volg de instructies en klik op Volgende of Vorige om door de pagina's te bladeren. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

 Opmerking   U wordt gevraagd of u de details van de importbewerking die u zojuist hebt uitgevoerd, wilt opslaan. Als u denkt dat u dezelfde importbewerking vaker zult gaan uitvoeren, klikt u op Ja en voert u de details in. U kunt de bewerking gemakkelijk reproduceren door op Opgeslagen importbewerkingen te klikken in de groep Importeren op het tabblad Externe gegevens. Klik op Sluiten als u de details van de bewerking niet wilt opslaan.

De gegevens worden in een nieuwe tabel geïmporteerd, waarna de tabel bij Alle tabellen in het navigatiedeelvenster wordt weergegeven.

Uw gegevens ordenen met behulp van de wizard Tabelanalyse

Nadat uw gegevens zijn geïmporteerd in een Access-tabel kunt u met behulp van de wizard Tabelanalyse snel herhalende gegevens identificeren. De wizard biedt vervolgens een eenvoudige manier om de herhalende gegevens in afzonderlijke tabellen te ordenen, zodat deze op de meest effectieve manier worden opgeslagen. In Access worden de oorspronkelijke tabellen bewaard als back-up en worden nieuwe tabellen gemaakt die u kunt gebruiken als basis voor uw databasetoepassing.

  1. Open de Access-database met de tabel die u wilt analyseren.
  2. Klik op het tabblad Databasehulpmiddelen, in de groep Analyseren, op Tabel analyseren.

De wizard Tabelanalyse wordt gestart.

Als u nog nooit eerder van het concept normalisatie hebt gehoord, kunt u twee inleidende pagina's in de wizard nalezen die een korte zelfstudie bevatten, compleet met knoppen waarop u kunt klikken om voorbeelden weer te geven. Als u geen inleidende pagina's ziet maar een selectievakje met het label Inleidende pagina's weergeven?, schakelt u het selectievakje in en klikt u twee keer op Vorige om de inleiding weer te geven. Als u de inleidende pagina's niet meer wilt weergeven nadat u de inleiding hebt doorgenomen, kunt u het selectievakje uitschakelen.

  1. Selecteer op de pagina die begint met de zin Welke tabel bevat velden met waarden die in meer dan één record voorkomen? op de tabel die u wilt analyseren en klik op Volgende.
  2. U kunt de wizard laten bepalen welke velden in welke tabellen moeten komen te staan, of u kunt deze beslissing zelf nemen. Als u de suggesties van de wizard opvolgt, kunt u de layout van de tabel altijd nog wijzigen op de volgende pagina van de wizard.

 Opmerking   Als u de wizard laat bepalen welke velden in welke tabellen komen te staan, zijn de keuzes niet altijd geschikt voor uw gegevens, vooral als er nog maar weinig gegevens zijn ingevoerd. U moet de resultaten van de wizard nauwkeurig controleren. De wizard kan echter wel een veel efficiëntere organisatie suggereren dan waar u zelf aan zit te denken, dus is het een goed idee om de beslissingen van de wizard ten minste een keer uit te proberen. Als u het niet eens bent met de suggesties, kunt u de velden altijd nog handmatig herindelen en kunt u altijd op Vorige klikken om de velden zelf in te delen.

  1. Klik op Volgende. Op deze pagina geeft u op welke tabellen welke velden bevatten. Als u de wizard laat kiezen, ziet u meerdere tabellen die aan elkaar zijn verbonden met relatielijnen. Anders wordt slechts één tabel gemaakt met alle velden. In beide gevallen kunt u op deze pagina wijzigingen aanbrengen.
    • U kunt velden van een tabel naar een leeg gebied op de pagina slepen om een nieuwe tabel met deze velden te maken. U wordt gevraagd om een tabelnaam op te geven.
    • U kunt velden van de ene tabel naar de andere slepen als u denkt dat ze daar beter zullen worden opgeslagen.
    • De meeste tabellen krijgen een veld Id of Gegenereerde Unieke id. Klik op Tips in de rechterbovenhoek van de wizard voor meer informatie over id-velden.
    • Klik op de knop Ongedaan maken om een wijziging ongedaan te maken.
    • Als u de naam van een tabel wilt wijzigen, dubbelklikt u op de titelbalk, typt u de nieuwe naam en klikt u vervolgens op OK.
  2. Nadat u de velden naar wens hebt ingedeeld, klikt u op Volgende.
  3. Als de wizard records vindt met bijna dezelfde waarden, worden deze waarden geïdentificeerd als mogelijke invoerfouten en wordt een venster weergegeven waarin u kunt bevestigen wat ermee moet gebeuren. Blader door de lijst om waarden in de kolom Correctie te zoeken en klik vervolgens op het desbetreffende item in de vervolgkeuzelijst. Selecteer (Niet wijzigen) als u niet wilt dat de wizard de waarde wijzigt. Klik op Volgende als u klaar bent.
  4. De wizard vraagt of u een query wilt maken die lijkt op uw oorspronkelijke tabel. Als u al eens formulieren en rapporten hebt gemaakt op basis van de oorspronkelijke tabel, dan is het maken van een query een goed idee. Als u De query maken kiest, wordt de naam van de oorspronkelijke tabel gewijzigd door "_OLD" toe te voegen aan de tabelnaam, en krijgt de nieuwe query de naam van de oorspronkelijke tabel. De formulieren en rapporten die zijn gebaseerd op de tabel gebruiken nu de query voor hun gegevens en blijven op dezelfde manier werken.
  5. Klik op Voltooien.

De wizard maakt de nieuwe tabellen zoals opgegeven, waarna ze worden geopend. Sluit de tabellen als u klaar bent met het controleren van de resultaten.

Begin van het gedeelte

Werken met gegevens uit andere toepassingen

In Office Access 2007 beschikt u over functies voor het werken met gegevens die zijn opgeslagen in andere toepassingen.

  • Een nieuwe Access-database maken met een koppeling naar gegevens in een andere bestandsindeling    Als u in Access een bestand opent met een andere bestandsindeling, zoals tekst, dBASE of een werkblad, wordt automatisch een Access-database gemaakt waaraan het bestand wordt gekoppeld.
    1. Start Access.
    2. Klik op de Microsoft Office-knop Afbeelding van knop en klik op Openen.
  1. Klik op het bestandstype dat u wilt openen in de vervolgkeuzelijst Bestandstype van het dialoogvenster Openen. Als u niet zeker weet welk bestandstype u wilt gebruiken, klikt u op Alle bestanden (*.*).
  2. Blader eventueel naar de map met het bestand dat u wilt openen. Als u het bestand hebt gevonden, dubbelklikt u op het bestand om het te openen.
  3. Volg de aanwijzingen van de wizard op. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.
  • Gegevens importeren uit of koppelen aan een Access-database    U kunt gegevens uit andere bronnen en toepassingen importeren in Access-tabellen zodat de gegevens in het Access-bestand komen te staan, maar u kunt ook een koppeling maken naar de gegevens vanuit Access zodat de gegevens in het oorspronkelijke bestand blijven staan (en niet in het Access-bestand).

Gegevens importeren of koppelen

  1. Klik op de indeling waarin de gegevens zijn opgeslagen in de groep Importeren van het tabblad Externe gegevens.

U kunt gegevens met de volgende indelingen importeren of koppelen:

  • Microsoft Office Access
  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Windows SharePoint Services
  • Tekstbestanden
  • XML-bestanden
  • ODBC-databases
  • HTML-documenten
  • Microsoft Office Outlook
  • dBase
  • Paradox
  • Lotus 1-2-3

Het dialoogvenster Externe gegevens ophalen wordt weergegeven.

  1. Volg de aanwijzingen in het dialoogvenster op.

De gegevens worden geïmporteerd in of gekoppeld aan uw database. Voor de meeste indelingen moet u de locatie opgeven van de gegevens en vervolgens kiezen hoe de gegevens in uw database moeten worden opgeslagen.

Begin van het gedeelte


Terug naar boven Terug naar boven

Een database uit een vorige versie van Access in diverse versies van Access gebruiken

Als uw Access-database of Access-project in Access 2000 of hoger is gemaakt, kunt u met de database of het project werken in de versie van Access waarin de database of het project is gemaakt of in een willekeurige latere versie, zelfs als de beveiliging voor het bestand is ingeschakeld. Zo kunt u met Access 2000-bestanden werken in Access 2000 tot en met Office Access 2007. Bestanden die zijn gemaakt in Access 2002-2003 kunnen worden gebruikt in Access 2002-2003 tot en met Office Access 2007.

Nu kan een situatie ontstaan waarbij u uw gegevens in een eerdere versie van Access wilt behouden en gebruikers met een latere versie van Access die een koppeling met uw gegevens willen maken de voordelen van een aantal functies van de latere Access-versie willen benutten. Om dit probleem op te lossen, maakt u een nieuwe front-enddatabase in de latere versie (met formulieren, rapporten, query's, macro's maar geen tabellen) en koppelt u deze database aan de tabellen in het bestand dat bij de eerdere versie hoort. U gebruikt hiervoor een van de volgende procedures, naargelang uw database in één bestand is ondergebracht of al in een front-end/back-endtoepassing (front-end-/back-endtoepassing: een databasetoepassing die bestaat uit een 'back-enddatabasebestand' met tabellen en uit kopieën van een 'front-enddatabasebestand' met alle overige databaseobjecten die zijn gekoppeld aan de 'back-endtabellen'.) is geplistst.



Een Access-database die uit één bestand bestaat gebruiken in meerdere versies van Access

Als alle tabellen, formulieren en andere objecten van uw Access-database in één MDB-bestand staan en u de database in diverse versies van Access wilt gebruiken, kunt u een nieuwe front-enddatabase in een latere versie maken en deze database aan het originele bestand koppelen. Gebruikers die met de vorige versie van Access werken kunnen met de oorspronkelijke database werken. Gebruikers die de latere versie hebben, kunnen de nieuwe front-enddatabase gebruiken om een koppeling met dezelfde gegevens te maken.

  1. U gebruikt de volgende procedure om de database te converteren naar een van de drie meest recente indelingen: Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007. Met deze opdracht behoudt u de originele database in de oorspronkelijke indeling en wordt een kopie van de database in de opgegeven indeling opgeslagen.
    • Sluit het Access-bestand. Als het bestand een Access-database voor meerdere gebruikers is op een server of in een gedeelde map, moet u ervoor zorgen dat deze door niemand anders is geopend.
    • Start Access 2007.
    • Klik op de Microsoft Office-knop Afbeelding van knop en klik op Openen.
  • Ga naar de locatie van het bestand dat u wilt converteren en dubbelklik op het bestand om het te openen.

 Opmerking   Als het dialoogvenster Databaseverbetering wordt weergegeven met de vraag of u de database wilt verbeteren, klikt u op Nee.

  • Als er een formulier wordt geopend tijdens het starten van de database, sluit u het formulier.
  • Klik op de Microsoft Office-knop Afbeelding van knop, wijs Opslaan als aan en klik vervolgens onder Database opslaan in een andere indeling op de bestandsindeling waarnaar u de database wilt converteren.
  • Voer een naam voor de nieuwe database in het dialoogvenster Opslaan als in.

 Opmerking   Behalve als u de nieuwe database toch al op een andere locatie gaat opslaan, moet deze een andere naam hebben dan de oorspronkelijke database. Het is namelijk beter om een andere naam te gebruiken, zodat u gemakkelijk onderscheid kunt maken tussen de front-end- en de back-enddatabase. Als u echter een conversie uitvoert naar de Access 2007-indeling, wordt de extensie van de bestandsnaam gewijzigd van .MDB in .ACCDB, zodat u dus in feite dezelfde bestandsnaam kunt gebruiken.

  • Klik op Opslaan.
  1. De geconverteerde database in een front-end/back-endtoepassing splitsen met de volgende procedure:
    • Klik op het tabblad Databasehulpmiddelen, in de groep Gegevens verplaatsen, op Access-database. Knopafbeelding
  • Klik in het dialoogvenster Database splitsen op Database splitsen.
  • Voer een naam voor de back-enddatabase in en klik op Splitsen.
  1. Verwijder de back-enddatabase die door het hulpmiddel Database splitsen is gemaakt. Let op dat u hierbij niet uw oorspronkelijke database verwijdert!
  2. Koppel de nieuwe front-enddatabase aan de tabellen in de oorspronkelijke versie van de database: Klik op het tabblad Databasehulpmiddelen, in de groep Databasehulpmiddelen, op Koppelingsbeheer. Knopafbeelding
  1. Klik op Alles selecteren en schakel vervolgens het selectievakje Altijd om nieuwe locatie vragen in.
  2. Klik op OK, ga naar de oudere versie van de database en dubbelklik hierop.

Als alles goed gaat, wordt een bericht weergegeven waarin wordt vermeld dat de gekoppelde tabellen die u hebt geselecteerd met succes zijn vernieuwd.

U kunt nu de nieuwe front-enddatabase verbeteren door de ondersteuning van nieuwe functies voor gebruikers die hun versie van Access hebben bijgewerkt naar Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007. Gebruikers van eerdere versies kunnen de database van de eerdere versie blijven gebruiken.

Indien gewenst, kunt u de nieuwe front-enddatabase ook nog naar een andere versie converteren. Als de oorspronkelijke database bijvoorbeeld in de Access 2000-indeling stond, zou u een Access 2002-2003 front-enddatabase kunnen maken voor gebruikers met die versie en een Access 2007 front-enddatabase voor gebruikers met die versie. Beide versies van de front-enddatabase zijn gekoppeld aan de gegevens in het Access 2000-bestand.

Begin van het gedeelte

Een front-end/back-endtoepassing gebruiken in meerdere versies van Access

Als de Access-database al een front-end/back-endtoepassing (front-end-/back-endtoepassing: een databasetoepassing die bestaat uit een 'back-enddatabasebestand' met tabellen en uit kopieën van een 'front-enddatabasebestand' met alle overige databaseobjecten die zijn gekoppeld aan de 'back-endtabellen'.) is, hoeft u alleen de front-endtoepassing te converteren naar de bestandsindeling van Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007. De back-enddatabase hoeft niet te worden gewijzigd.

De volgende procedure laat zien hoe u de opdracht Database opslaan als gebruikt om de front-enddatabase te converteren naar een van de drie meest recente indelingen: Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007. Met deze opdracht behoudt u de originele database in de oorspronkelijke indeling en wordt een kopie van de database in de opgegeven indeling opgeslagen.

  1. Sluit de front-enddatabase. Als het bestand een Access-database voor meerdere gebruikers is op een server of in een gedeelde map, moet u ervoor zorgen dat deze door niemand anders is geopend.
  2. Start Access 2007.
  3. Klik op de Microsoft Office-knop Afbeelding van knop en klik op Openen.
  1. Ga naar de locatie van de front-enddatabase en dubbelklik op het bestand om het te openen.

 Opmerking   Als het dialoogvenster Databaseverbetering wordt weergegeven met de vraag of u de database wilt verbeteren, klikt u op Nee.

  1. Als er een formulier wordt weergegeven tijdens het openen van de database, sluit u het formulier.
  2. Klik op de Microsoft Office-knop Afbeelding van knop, wijs Opslaan als aan en klik vervolgens onder Database opslaan in een andere indeling op de bestandsindeling waarnaar u de database wilt converteren.
  1. Voer een naam voor de nieuwe database in het dialoogvenster Opslaan als in.
  2. Klik op Opslaan.

U kunt nu de nieuwe front-enddatabase verbeteren door de ondersteuning van nieuwe functies voor gebruikers die hun versie van Access hebben bijgewerkt naar Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007.

Begin van het gedeelte


Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Access 2007