Etiketten maken voor een grootschalige mailing

Wanneer u adresetiketten wilt gebruiken om een grootschalige maling te verzenden naar uw adreslijst, kunt u via een samenvoegbewerking een vel met adresetiketten maken. Elk etiket bevat een adres uit de lijst.

Het proces voor een samenvoegbewerking bestaat uit de volgende algehele stappen:

  1. De etiketten instellen. U stelt de indeling van de etiketten één keer in, voor alle etiketten in de samenvoegbewerking. Tijdens het samenvoegen van e-mail wordt het hiervoor gebruikte document het hoofddocument genoemd. In het hoofddocument voor etiketten kunt u ook inhoud instellen die u op elk etiket wilt herhalen, zoals een bedrijfslogo of uw retouradres op verzendetiketten.
  2. De etiketten koppelen aan de adreslijst. De adreslijst is de gegevensbron die in Microsoft Word wordt gebruikt voor de samenvoegbewerking. De lijst is een bestand met de adressen die u wilt afdrukken op de etiketten.
  3. De lijst met geadresseerden verfijnen. In Word wordt een etiket gegenereerd voor elk adres in de verzendlijst. Als u alleen etiketten voor bepaalde adressen op de verzendlijst wilt genereren, kunt u kiezen welke adressen (oftewel records) u wilt opnemen.
  4. Tijdelijke aanduidingen (zogenaamde samenvoegvelden) toevoegen aan de etiketten. Wanneer u de samenvoegbewerking uitvoert, worden gegevens uit de adreslijst ingevuld in de samenvoegvelden.
  5. Een voorbeeld bekijken, de samenvoegbewerking voltooien en de etiketten afdrukken. U kunt een voorbeeld van elk etiket bekijken voordat u de volledige set afdrukt.

Met opdrachten op het tabblad Verzendlijsten kunt u een samenvoegbewerking uitvoeren.

 Belangrijk   Als u aangepaste contactpersoonvelden wilt gebruiken voor de lijst met contactpersonen in Microsoft Outlook of als u een map met contactpersonen in openbare mappen wilt gebruiken, moet u de samenvoegbewerking starten in Outlook.

De etiketten instellen

Misschien hebt u al etiketten van een van de bekende producenten, zoals Avery, AOne of Formtec. Elk vel heeft een bepaald formaat en bevat een bepaald aantal etiketten met specifieke afmetingen.

Als u het hoofddocument van de etiketten instelt, moet u de afmetingen van dat document aanpassen aan de afmetingen van de etiketten op de vellen die u in voorraad hebt.

  1. Start Word.

Standaard wordt een leeg document geopend. Laat dit geopend. Als u het document sluit, zijn de opdrachten in de volgende stap niet beschikbaar.

  1. Klik op het tabblad Verzendlijsten, in de groep Afdruk samenvoegen starten, op Afdruk samenvoegen starten.

Lint van Office 2010

  1. Klik op Etiketten.
  2. In het dialoogvenster Opties moet u diverse opties selecteren.

Dialoogvenster Opties

Toelichting 1 Het type printer waarmee u etiketten afdrukt
Toelichting 2 De leverancier van uw etiketvellen
Toelichting 3 Het nummer dat overeenkomt met het productnummer op de verpakking van uw etiketvellen

  1. Klik onder Printerinformatie op het type printer waarmee u de etiketten wilt afdrukken.
  2. Klik in de lijst Etiketproducent op de naam van het bedrijf dat de door u gebruikte etiketvellen produceert.
  3. Klik in de lijst Productnummer op het productnummer dat is vermeld op de verpakking van etiketvellen.

WeergevenHet productnummer van mijn etiketvellen komt niet overeen met een van de waarden in het dialoogvenster Opties

U kunt uw etiketten afdrukken, maar u moet eerst een aantal instellingen aanpassen.

  1. Meet de etiketten op het vel op en noteer de afmetingen en het aantal etiketten dat op één vel past.

 Opmerking   Meet de etiketten zorgvuldig op. Het etiketformaat dat door de fabrikant wordt aangegeven, kan namelijk iets groter zijn dan de werkelijke afmetingen. Een etiket met de afmetingen 2,54 bij 5,08 cm (1 bij 2 inch) kan in werkelijkheid bijvoorbeeld een hoogte van 2,38 cm en een breedte van 4,92 cm hebben.

  1. Selecteer in de lijst Productnummer een type etiket dat ongeveer dezelfde grootte heeft als uw etiketten.

Als het gewenste type etiketten niet in het vak Productnummer voorkomt, kunt u misschien een van de andere etiketten in de lijst gebruiken. U kunt ook zelf een nieuw formaat voor etiketten maken.

  1. Klik op Details en vergelijk de afmetingen van de etiketten en het aantal etiketten per vel (bij etiketten voor laser- en inkjetprinters) of het aantal kolommen op het etikettenformulier (bij etiketten voor matrixprinters).
  2. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Als de afmetingen en de indeling overeenkomen met die van uw etiketten, gebruikt u het geselecteerde etiket.
    • Als de afmetingen en de indeling niet overeenkomen met uw etiketten, klikt u op Annuleren en gaat u door met stap 5.
  3. Klik in het dialoogvenster Opties op het type printer (Rollenprinters of Paginaprinters) en klik op Nieuw.
  4. Typ een naam in het vak Etiketnaam, selecteer de hoogte, breedte, marges en andere opties voor het etiket en klik op OK.

Het nieuwe etiket wordt weergegeven in de categorie Overige/aangepast. Selecteer derhalve Overige/aangepast in de lijst Etiketproducent als u de volgende keer het aangepaste etiket wilt gebruiken.

  1. Klik op OK nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd.

Er wordt een nieuw document gemaakt dat de etiketvellen bevat. Voor de indeling van de etiketten wordt een tabel gebruikt. Als er geen lijnen tussen de etiketten worden weergegeven, klikt u onder Hulpmiddelen voor tabellen op het tabblad Indeling en klikt u in de groep Tabel op Rasterlijnen weergeven.

Een samenvoegbewerking hervatten

Als u een samenvoegbewerking tussentijds moet onderbreken, kunt u het hoofddocument van de etiketten opslaan en de bewerking later hervatten. De bron- en veldgegevens blijven behouden.

  1. Wanneer u het samenvoegproces wilt hervatten, opent u het document.

Er verschijnt een bericht waarin u wordt gevraagd of u het document wilt openen. Als u het document opent, wordt een SQL-opdracht uitgevoerd.

  1. Omdat dit document is verbonden met een gegevensbron en u de gegevens wilt ophalen, klikt u op Ja. Als u een document probeert te openen waarvan u niet wist dat het is verbonden met een gegevensbron, klikt u op Nee om te voorkomen dat kwaadwillende gebruikers toegang krijgen tot uw gegevens.

De documenttekst en de ingevoegde velden worden weergegeven.

  1. Klik op het tabblad Verzendlijsten en ga verder met uw werk.

Terug naar boven Terug naar boven

De etiketten met uw adreslijst verbinden

Als u informatie op etiketten wilt samenvoegen, moet u de etiketten verbinden met uw adreslijst, die ook 'gegevensbron' of 'gegevensbestand' wordt genoemd. Als u nog geen gegevensbestand hebt, kunt u dit maken tijdens het samenvoegproces.

 Belangrijk   Controleer als u een bestaande lijst gebruikt of deze de gewenste gegevens bevat, inclusie alle kolommen en rijen. U kunt enkele wijzigingen aanbrengen tijdens de samenvoegbewerking, maar u kunt de gegevensbron niet apart openen tijdens deze bewerking. Het samenvoegproces verloopt eenvoudiger als de gegevensbron al gereed is voordat u hiermee verbinding maakt.

Een gegevensbestand kiezen

  1. Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Geadresseerden selecteren.

    Lint van Office 2010

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

 Opmerking   Als u niet alleen Microsoft Word 2010 maar ook Microsoft Office 2010 hebt geïnstalleerd, kunt u ook Microsoft Query toepassen om een query (query: een hulpmiddel om records in een gegevensbestand te zoeken die voldoen aan de door u opgegeven criteria. Query's kunnen operatoren, aanhalingstekens, jokertekens en ronde haken bevatten waarmee de zoekopdracht wordt gepreciseerd.) te maken en de gewenste gegevens op te halen uit een externe gegevensbron (extern gegevensbestand: een verzameling gegevens waartoe een gebruiker toegang wil krijgen, bijvoorbeeld een Microsoft Excel-lijst of een Microsoft Access-database.).

Ga naar de volgende stap als u wilt doorgaan.

Lees verder als u meer informatie nodig hebt.

Tips voor het gebruik van de lijst met contactpersonen van Microsoft Outlook

In de meeste gevallen kunt u eenvoudig verbinding maken met uw Outlook-map met contactpersonen, maar toch kunt u af en toe problemen ondervinden. Hier vindt u oplossingen voor mogelijke problemen:

Ik kan de map met contactpersonen van Outlook niet vinden

Mogelijk moet u de eigenschap Deze map weergeven als een e-mailadresboek in Outlook inschakelen of uw Outlook-gebruikersprofiel wijzigen.

De eigenschap Deze map weergeven als een e-mailadresboek inschakelen

  1. Klik in Microsoft Outlook op Contactpersonen.
  2. Klik met de rechtermuisknop op de map Contactpersonen met de informatie die u voor de samenvoegbewerking wilt gebruiken en klik op Eigenschappen.
  3. Klik op het tabblad Adresboek van Outlook en controleer of het selectievakje Deze map weergeven als een e-mailadresboek is ingeschakeld. Klik vervolgens op OK.

Terug naar tips voor Outlook

Uw Outlook-gebruikersprofiel wijzigen

Een Outlook-gebruikersprofiel is een verzameling van e-mailaccounts en adresboeken. Meestal hebt u slechts één profiel nodig, maar als u de computer deelt met andere gebruikers of als u verschillende adresboeken voor verschillende doeleinden gebruikt, kunt u meerdere profielen instellen. Als u bij het starten van een samenvoegbewerking een profiel gebruikt dat de gewenste map met contactpersonen niet bevat, is die map niet beschikbaar.

Als u een ander gebruikersprofiel wilt gebruiken, start u Outlook opnieuw. Wanneer u wordt gevaagd om een profiel op te geven, kiest u het profiel met de map met contactpersonen die u in deze samenvoegbewerking wilt gebruiken.

Als u niet wordt gevraagd om een profiel op te geven en u weet dat u meerdere profielen hebt, kunt u Outlook zo instellen dat u de volgende keer wordt gevraagd om een profiel op te geven. Ga hiervoor als volgt te werk:

  1. Sluit Outlook.
  2. Klik in het Configuratiescherm achtereenvolgens op Gebruikersaccounts en op E-mail.
  3. Klik op Profielen weergeven.
  4. Klik achtereenvolgens op Te openen profiel opgeven en op OK als u altijd zelf een gebruikersprofiel wilt selecteren wanneer Outlook wordt gestart.


Terug naar tips voor Outlook

Er verschijnen foutberichten over e-mailclients en tabellen

Als u tijdens een samenvoegbewerking in Word probeert om verbinding te maken met de map met contactpersonen en Outlook in Windows Internet Explorer niet is ingesteld als standaard-e-mailprogramma, verschijnt het volgende bericht:

'Er is geen standaard-e-mailclient geïnstalleerd of de huidige e-mailclient kan niet voldoen aan het berichtverzoek. Start Microsoft Office Outlook en stel deze toepassing in als de standaard-e-mailclient.'

Ga als volgt te werk als u wilt voorkomen dat dit bericht tijdens een samenvoegbewerking wordt weergegeven:

  1. Klik op het tabblad Bestand.
  2. Klik op Opties.
  3. Schakel onder Opties voor opstarten het selectievakje Outlook instellen als standaardprogramma voor E-mail, Contactpersonen en Agenda in en klik op OK.

Start Word opnieuw, open het samenvoegdocument en maak verbinding met de Outlook-map met contactpersonen.

Terug naar tips voor Outlook

Ik kan geen verbinding maken met een Outlook-map met contactpersonen in Openbare mappen

Als u een samenvoegbewerking in Word start en probeert om verbinding te maken met een Outlook-map met contactpersonen in Openbare mappen, verschijnt het volgende bericht:

'De bewerking kan niet worden voltooid vanwege dialoog- of databasefouten. Probeer het later opnieuw.'

Als u het later opnieuw probeert, verschijnt het bericht weer.

Als u een map met contactpersonen uit Openbare mappen als gegevensbestand voor de samenvoegbewerking wilt gebruiken, moet u deze bewerking in Outlook starten.

Terug naar tips voor Outlook

Tips voor het opmaken van gegevens in Excel

Als het gegevensbestand een Excel-werkblad met percentages, valutawaarden of postcodes is, kunt u de numerieke opmaak van de gegevens behouden door in Word via DDE verbinding te maken met het Excel-werkblad. Zo kunt u bijvoorbeeld voorkomen dat een buitenlandse postcode als 07865 uit het gegevensbestand wordt weergegeven als het getal 7865 (zonder de voorloopnul).

Ga als volgt te werk in Word voordat u verbinding maakt met het werkblad:

  1. Klik op het tabblad Bestand.
  2. Klik op Opties.
  3. Klik op Geavanceerd.
  4. Ga naar het gedeelte Algemeen en schakel het selectievakje Conversie van bestandsindeling bevestigen bij openen in.
  5. Klik op OK.
  6. Ga in het geopende hoofddocument voor de samenvoegbewerking naar het tabblad Verzendlijsten en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten achtereenvolgens op Adressen selecteren en op Bestaande lijst gebruiken.
  7. Zoek het Excel-werkblad in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren en dubbelklik op het bestand.
  8. Klik in het dialoogvenster Gegevensbestand bevestigen achtereenvolgens op MS Excel-werkbladen via DDE (*.xls) en op OK.

 Opmerking   Schakel het selectievakje Alles weergeven in als MS Excel-werkbladen via DDE (*.xls) niet wordt weergegeven.

  1. Selecteer in het dialoogvenster Microsoft Office Excel bij Naam of celbereik het celbereik of werkblad met de informatie die u wilt samenvoegen en klik op OK.

 Opmerking   Als u wilt voorkomen dat u telkens hierom wordt gevraagd wanneer u een gegevensbestand opent, kunt u het selectievakje Conversie bevestigen bij openen uitschakelen nadat u verbinding hebt gemaakt met het werkblad.

Een nieuwe lijst typen

  1. Typ in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst de informatie voor het eerste adres (oftewel de record) die u in de catalogus wilt opnemen.

Klik op Kolommen aanpassen en breng de gewenste wijzigingen aan als u kolommen wilt toevoegen of verwijderen.

  1. Nadat u alle gegevens voor de eerste record hebt ingevoerd, klikt u op Nieuw item en typt u de gegevens voor de volgende record. Ga zo door totdat u de gegevens voor alle records hebt ingevoerd die u wilt opnemen.
  2. Klik op OK wanneer de nieuwe lijst klaar is.
  3. Typ in het dialoogvenster Adreslijst opslaan een naam voor de nieuwe lijst en klik op Opslaan.

Terug naar boven Terug naar boven

De adressenlijst nader specificeren

Wanneer u verbinding maakt met een bepaald gegevensbestand, wilt u mogelijk niet voor alle records (rijen) in dat gegevensbestand informatie op etiketten samenvoegen.

Als u de volledige lijst wilt gebruiken, kunt u naar de volgende stap gaan.

Ga als volgt te werk als u de adressenlijst nader wilt specificeren of slechts een deel van de items in het gegevensbestand wilt gebruiken:

  1. Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adressenlijst bewerken.

Lint van Office 2010

  1. Ga in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op een van de volgende manieren te werk:
    • Individuele records selecteren    U kunt deze methode het beste gebruiken met een korte lijst. Schakel de selectievakjes in naast de geadresseerden die u wilt opnemen en schakel de selectievakjes uit naast de geadresseerden die u wilt uitsluiten.

      Als u alleen bepaalde records in de samenvoegbewerking wilt opnemen, kunt u het selectievakje in de veldnamenrij uitschakelen en alleen de gewenste records selecteren. Als u de meeste items van de lijst wilt opnemen, schakelt u het selectievakje in de veldnamenrij in en schakelt u de selectievakjes uit voor de records die u niet wilt opnemen.
    • Records sorteren    Klik op de kolomkop van het item waarop u wilt sorteren. De lijst wordt in oplopende alfabetische volgorde gesorteerd (van A tot Z). Klik nogmaals op de kolomkop als u de lijst in aflopende alfabetische volgorde wilt sorteren (Z tot A).

      Als u een complexere sorteerbewerking wilt uitvoeren, klikt u onder Adressenlijst nader specificeren op Sorteren en kiest u de sorteervoorkeuren op het tabblad Records sorteren van het dialoogvenster Filteren en sorteren. U kunt deze sorteermethode bijvoorbeeld gebruiken als u adressen van geadresseerden alfabetisch op achternaam wilt sorteren per postcode en de postcodes in numerieke volgorde worden weergegeven.
    • Records filteren    Dit is handig als de lijst records bevat die u niet wilt weergeven of in de samenvoegbewerking wilt opnemen. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u records opnemen of uitsluiten door selectievakjes in of uit te schakelen.

Ga als volgt te werk als u records wilt filteren:

  1. Klik onder Adressenlijst nader specificeren op Filteren.
  2. Kies in het dialoogvenster Filteren en sorteren op het tabblad Records filteren de criteria voor het filter.

Als u bijvoorbeeld alleen etiketten wilt genereren voor adressen waarin Australië wordt vermeld als land of regio, klikt u in de lijst Veld op Land of regio, klikt u in de lijst Vergelijking op Gelijk aan en typt u in de lijst Vergelijken met de tekst Australië.

  1. Klik op En of Of en kies meer criteria als u het filter wilt verfijnen.

Als u bijvoorbeeld alleen etiketten wilt genereren voor bedrijven in München, filtert u op records waarbij het veld Plaats de waarde München bevat en waarbij het veld Bedrijf niet leeg is. Als u in dit filter Of in plaats van En gebruikt, worden in uw samenvoegbewerking alle adressen uit München opgenomen, maar ook alle adressen met een bedrijfsnaam, ongeacht de plaats.

  • Geadresseerden toevoegen.    Ga als volgt te werk als u uw site wilt toevoegen aan de lijst:
    1. Klik onder Gegevensbron op de naam van het gegevensbestand.
    2. Klik op Bewerken.
    3. Klik in het dialoogvenster Gegevensbron bewerken op Nieuw item en typ de gegevens voor de betreffende geadresseerde.

 Tip   Sommige processen zijn mogelijk niet beschikbaar, afhankelijk van het type gegevensbron dat u gebruikt. Zorg waar mogelijk ervoor dat het gegevensbestand volledig is voordat u verbinding maakt met het hoofddocument voor etiketten.

 Opmerking   Als u software voor adresvalidatie hebt geïnstalleerd, kunt u in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op Adressen valideren klikken om de adressen van de geadresseerden te valideren.

Terug naar boven Terug naar boven

Tijdelijke aanduidingen, samenvoegvelden genoemd, aan de etiketten toevoegen

Nadat u etiketten aan de adreslijst hebt gekoppeld, kunt u tijdelijke aanduidingen toevoegen die aangeven waar het adres op elk etiket moet verschijnen. U kunt ook de gegevens toevoegen die u op elk etiket wilt herhalen, zoals een afbeelding of het adres van de afzender.

Als u al weet hoe samenvoegvelden werken, kunt u naar toewijzen en samenvoegen gaan.

Lees door als u meer wilt weten over de manier waarop samenvoegvelden werken.

Samenvoegvelden

De tijdelijke aanduidingen voor de adressen worden samenvoegvelden genoemd. Velden in Word komen overeen met de kolomkoppen in het gekozen gegevensbestand.


Gegevensbestand met kolommen (categorieën) en rijen (records)

Toelichting 1 Kolommen in een gegevensbestand zijn informatiecategorieën. Velden die u aan de etiketten toevoegt, zijn tijdelijke aanduidingen voor deze categorieën.
Toelichting 2 Rijen in een gegevensbestand zijn informatierecords. Wanneer u een samenvoegbewerking uitvoert, wordt in Word voor elke record een etiket gegenereerd.

Door een veld in te voegen in het etiket dat u vooraf instelt (het hoofddocument voor etiketten), geeft u aan dat u een bepaalde informatiecategorie, zoals Naam of Adres, op die locatie wilt weergeven.

Velden die in een Word-document zijn ingevoegd

 Opmerking   Wanneer u een samenvoegveld in het hoofddocument voor etiketten invoegt, verschijnen voor en achter de veldnaam altijd dubbele punthaken (« »). Deze dubbele punthaken worden op de uiteindelijke etiketten niet weergegeven. Ze zijn enkel bedoeld als hulpmiddel om de velden in het hoofddocument voor etiketten te onderscheiden van de gewone tekst.

Wat er gebeurt wanneer u afdrukken samenvoegt

Bij een samenvoegbewerking worden de velden vervangen door de informatie van de eerste rij in het gegevensbestand om het eerste etiket te maken. Vervolgens worden de velden vervangen door de informatie van de tweede rij in het gegevensbestand voor het tweede etiket, enzovoort.

Informatie van gegevensbestand samenvoegen in een etiket

Werken met velden: voorbeelden

U kunt elke kolomkop van het gegevensbestand als veld aan het etiket toevoegen. Dit geeft u extra flexibiliteit bij het ontwerpen van etiketten.

Stel dat u een verzendlijst gebruikt om abonnees maandelijks een nieuwsbrief te sturen en dat het gegevensbestand een kolom VerloopDatum bevat, waarin u de datum bijhoudt waarop het abonnement van elke abonnee verloopt. Als u een veld «VerloopDatum» in het hoofddocument voor etiketten plaatst voordat u de samenvoegbewerking uitvoert, ziet elke abonnee de eigen verloopdatum op het adresetiket.

U kunt velden combineren en scheiden door middel van leestekens. Als u bijvoorbeeld een adres wilt maken, kunt u de velden in het hoofddocument van het etiket als volgt instellen:

«Voornaam» «Achternaam»

«Straat»

«Postcode» «Plaats»

Voor items die u regelmatig gebruikt, zoals adresblokken en begroetingsregels, beschikt u in Word over samengestelde velden waarin een aantal velden is gegroepeerd. Het veld Adresblok is bijvoorbeeld een combinatie van diverse velden, zoals voornaam, achternaam , straat, postcode en plaats.

Items in het veld Adresblok

U kunt de inhoud van deze samengestelde velden aanpassen. Zo kunt u bijvoorbeeld kiezen voor een formele adressering (Dhr. Koos S. Splinter Jr.).

De samenvoegvelden toewijzen aan uw gegevensbestand

Voor elk adresonderdeel in Word wordt een kolom in het gegevensbestand gezocht. Mogelijk moet u hiervoor de samenvoegvelden in Word toewijzen aan de kolommen in het gegevensbestand.

Als u de velden wilt toewijzen, opent u het tabblad Verzendlijsten en klikt u in de groep Velden beschrijven en invoegen op Velden vergelijken.

Lint van Office 2010

Het dialoogvenster Velden vergelijken wordt geopend.

Dialoogvenster Velden vergelijken

De adresonderdelen worden links weergegeven, rechts vindt u de kolomkoppen van het gegevensbestand.

Voor elk onderdeel wordt een overeenkomende kolom gezocht. In de afbeelding is de kolom Achternaam van het gegevensbestand automatisch aan Achternaam gekoppeld. Voor andere onderdelen is dit echter niet gelukt. In dit gegevensbestand zijn bijvoorbeeld geen overeenkomsten gevonden voor Voornaam.

In de lijst rechts kunt u de kolom van het gegevensbestand selecteren die overeenkomt met het onderdeel links. Het is best mogelijk dat Beleefdheidstitel, Unieke id geen overeenkomst hebben. Het samenvoegetiket hoeft niet elk veld te bevatten. Als u een veld toevoegt dat geen gegevens uit het gegevensbestand bevat, verschijnt het veld in het samengevoegde document als lege tijdelijke aanduiding, gewoonlijk een lege regel of een verborgen veld. 

De inhoud typen en de velden toevoegen

  1. Typ op het etiket dat u vooraf instelt (het hoofddocument voor etiketten) eventuele inhoud die u wilt weergeven op elk etiket.

Als u een afbeelding wilt toevoegen, zoals een logo, gat u naar het tabblad Invoegen en klikt u in de groep Illustraties op Afbeelding.

  1. Klik op de plaats waar u het veld wilt invoegen.
  2. Gebruik de groep Velden beschrijven en invoegen op het tabblad Verzendlijsten.

Lint van Office 2010

  1. Voeg een of meer van de volgende items toe:

WeergevenAdresblok met naam, adres en andere gegevens

  1. Klik op Adresblok.
  2. Selecteer in het dialoogvenster Adresblok invoegen de gewenste adresonderdelen en opmaak en klik op OK.
  3. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, is mogelijk bepaalde informatie niet gevonden die vereist is voor het adresblok. Klik op de pijl naast (geen overeenkomst) en selecteer in de gegevensbron het veld dat overeenkomt met het veld dat vereist is voor de samenvoegbewerking.

WeergevenIndividuele velden

U kunt informatie uit individuele velden invoegen, zoals een voornaam, een telefoonnummer of het bedrag van de contributie uit een lijst met sponsors. Als u snel een veld uit uw gegevensbestand aan het hoofddocument voor etiketten wilt toevoegen, klikt u op de pijl naast Samenvoegveld invoegen en klikt u op de veldnaam.

Ga als volgt te werk voor meer opties bij het invoegen van individuele velden in het document:

  1. Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik in de groep Velden schrijven en invoegen op Samenvoegveld invoegen.
  2. Ga in het dialoogvenster Samenvoegveld invoegen op een van de volgende manieren te werk:
    • Klik op Adresvelden als u adresvelden wilt selecteren die automatisch overeenkomen met velden in de gegevensbron, zelfs al hebben de velden in de gegevensbron niet dezelfde naam als uw velden.
    • Klik op Databasevelden als u velden wilt selecteren die gegevens altijd rechtstreeks uit een kolom in een gegevensbestand halen.
  3. Klik in het vak Velden op het gewenste veld.
  4. Klik achtereenvolgens op Invoegen en op Sluiten.
  5. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, kan bepaalde informatie die nodig is om het veld in te voegen mogelijk niet worden gevonden. Klik op de pijl naast (geen overeenkomst) en selecteer het veld in de gegevensbron dat overeenkomt met het veld dat nodig is voor de samenvoegbewerking.

 Opmerking   Als u een veld uit de lijst Databasevelden invoegt en vervolgens overschakelt naar een gegevensbron die geen kolom met dezelfde naam bevat, kunnen de gegevens van dat veld niet in het samengevoegde document worden ingevoegd.

WeergevenAangepaste velden van Outlook-contactpersonen

U kunt aangepaste velden van contactpersonen alleen in het hoofddocument invoegen door de samenvoegbewerking vanuit Outlook te starten. Stel eerst een weergave voor de contactpersonen in met de velden die u in de samenvoegbewerking wilt gebruiken. Start vervolgens de samenvoegbewerking. Wanneer u de gewenste instellingen hebt geselecteerd, wordt Word automatisch gestart en kunt u de samenvoegbewerking voltooien.

Een weergave met aangepaste velden instellen voor contactpersonen

  1. Klik in Outlook-contactpersonen in het menu Beeld achtereenvolgens op Weergave wijzigen en op Lijst.
  2. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop en klik in het snelmenu op Veldkiezer.
  3. Selecteer boven aan het dialoogvenster Veldkiezer in de vervolgkeuzelijst de optie Gebruikersvelden in map.
  4. Sleep het veld dat u wilt toevoegen van het dialoogvenster naar de kolomkoppen. Een kleine rode pijl helpt u om het veld op de gewenste locatie neer te zetten.Aangepast veld slepen van veldkiezer naar weergave van map met contactpersonen

 Opmerking   U voegt in het dialoogvenster Veldkiezer een nieuw veld toe door onderaan op Nieuw te klikken.

  1. Sluit het dialoogvenster Veldkiezer wanneer u alle aangepaste velden aan de weergave hebt toegevoegd.
  2. Als u een veld wilt verwijderen dat u niet wilt opnemen in de samenvoegbewerking, klikt u in de lijstweergave in de kolomkop op de veldnaam en sleept u deze buiten de kolomkop.

De samenvoegbewerking vanuit Outlook uitvoeren

  1. Selecteer individuele contactpersonen in uw Outlook-contactpersonen terwijl u Shift ingedrukt houdt als u een bereik wilt selecteren of terwijl u Ctrl ingedrukt houdt als u individuele contactpersonen wilt selecteren. Als u alle contactpersonen wilt opnemen die momenteel zichtbaar zijn in de weergave, hoeft u op geen enkele contactpersoon te klikken.
  2. Klik op het tabblad Start op Afdruk samenvoegen.
  3. Klik op Alleen geselecteerde contactpersonen als u individuele contactpersonen hebt geselecteerd die u wilt opnemen in de samenvoegbewerking. Klik op Alle contactpersonen in de huidige weergave als u alle contactpersonen wilt opnemen die momenteel zichtbaar zijn in de weergave.
  4. Klik op Contactpersoonvelden in huidige weergave als u de lijstweergave zo hebt geconfigureerd dat alleen de velden worden weergegeven die u in de samenvoegbewerking wilt gebruiken. Als dit niet het geval is, klikt u op Alle contactpersoonvelden om alle contactpersoonvelden beschikbaar te maken voor de samenvoegbewerking.
  5. Klik op Nieuw document als u een nieuw hoofddocument wilt maken voor de samenvoegbewerking. Als dit niet het geval is, klikt u achtereenvolgens op Bestaand document en op Bladeren om het document te zoeken dat u als hoofddocument wilt gebruiken.
  6. Als u de geselecteerde contactpersonen en velden wilt opslaan zodat u deze later opnieuw kunt gebruiken, schakelt u het selectievakje Permanent bestand in en klikt u op Bladeren om het bestand op te slaan. De gegevens worden in een Word-document opgeslagen als door komma's gescheiden gegevens.
  7. Klik onder Documenttype op Adresetiketten.
  8. Klik op OK. Ga naar het tabblad Verzendlijsten nadat het document in Word is geopend en klik in de groep Velden schrijven en invoegen op de pijl naast Samenvoegveld invoegen. Klik vervolgens op de velden die u aan het hoofddocument voor etiketten wilt toevoegen.
  1. Klik in de groep Velden schrijven en invoegen op Etiketten bijwerken als u het eerste etiket op de gewenste manier hebt ingesteld.

De inhoud van het eerste etiket wordt op alle andere etiketten herhaald.

 Opmerkingen 

De samengevoegde gegevens opmaken

In database- en spreadsheetprogramma's, zoals Microsoft Access en Microsoft Excel, worden de gegevens die u in cellen typt als onbewerkte gegevens opgeslagen. De opmaak die u in Access of Excel toepast, zoals lettertypen en kleuren, wordt niet samen met de onbewerkte gegevens opgeslagen. Wanneer u gegevens uit een gegevensbestand in een Word-document samenvoegt, worden alleen de onbewerkte gegevens zonder opmaak samengevoegd.

Opmaak toevoegen

  1. Selecteer het samenvoegveld. Zorg ervoor dat u ook de dubbele punthaken (« ») rond het veld selecteert.
  2. Breng op het tabblad Start in de groep Lettertype de gewenste opmaak toe. U kunt ook op de dialoogvensterweergave Lettertype klikken voor meer opties.

 Belangrijk   Als u de extra ruimte tussen adresregels op etiketten wilt minimaliseren, moet u de regels selecteren. Vervolgens gaat u op het tabblad Start naar de dialoogvensterweergave Alinea en typt u 0 nadat u de vakken hebt gespatieerd. Als u het samenvoegveld Adresblok gebruikt, selecteert u het gehele veld, inclusief de punthaken (« »). Vervolgens past u de spatiëring aan.

Terug naar boven Terug naar boven

Een voorbeeld van de samenvoeging bekijken, de samenvoeging voltooien en de etiketten afdrukken

Nadat u de velden hebt toegevoegd aan het originele etiket dat u vooraf instelt (het hoofddocument voor etiketten), kunt u een voorbeeld van de resultaten van de samenvoegbewerking bekijken. Als u tevreden bent over het resultaat, kunt u de samenvoeging voltooien.

Een voorbeeld van de samenvoeging bekijken

U kunt een voorbeeld van de etiketten bekijken en eventueel wijzigingen aanbrengen voordat u de samenvoegbewerking voltooit.

Ga op het tabblad Verzendlijsten in de groep Voorbeeld van het resultaat op een van de volgende manieren te werk als u een voorbeeld wilt bekijken:

Lint van Office 2010

  • Klik op Voorbeeld van het resultaat.
  • Blader door de etiketten door naar het tabblad Verzendlijsten te gaan en in de groep Voorbeeld van resultaten op de knop Volgende record en Vorige record te klikken.
  • Geef een voorbeeld van een specifiek document weer door op Geadresseerde zoeken te klikken.

 Opmerking   Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adressenlijst bewerken om het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen te openen. In dit venster kunt u de lijst filteren of geadresseerden wissen als u bepaalde records niet wilt opnemen.

Lint van Office 2010

 Opmerking   Een etiketvel wordt in Word ingedeeld met behulp van een tabel. Wanneer u door de etiketten bladert, wordt de actieve record weergegeven in de eerste cel van de tabel, terwijl de volgende records in de volgende cellen verschijnen. Deze weergave kan de indruk wekken dat voor elke record in het gegevensbestand een etiketvel wordt afgedrukt, maar dat is niet het geval.

De samenvoeging voltooien

U kunt de etiketten afdrukken of deze individueel wijzigen. U kunt alle of enkele etiketten afdrukken of wijzigen.

Als u slechts enkele etiketten wilt afdrukken, kunt hiervoor een bereik van recordnummers opgeven. Als u pagina's wilt afdrukken in plaats van recordnummers op te geven, volgt u de aanwijzingen in het gedeelte Afzonderlijke etiketten wijzigen.

De etiketten afdrukken

  1. Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik in de groep Voltooien achtereenvolgens op Voltooien en samenvoegen en op Documenten afdrukken.

    Lint van Office 2010
  2. Kies of u alle etiketten wilt afdrukken, alleen het etiket dat momenteel zichtbaar is of een aantal etiketten dat u selecteert op basis van een bereik van recordnummers.

Afzonderlijke etiketten wijzigen

  1. Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik in de groep Voltooien achtereenvolgens op Voltooien en samenvoegen en op Afzonderlijke documenten bewerken.

    Lint van Office 2010
  2. Kies of u alle etiketten wilt bewerken, alleen het etiket dat momenteel zichtbaar is of een aantal etiketten dat u selecteert op basis van een bereik van recordnummers. De etiketten die u wilt bewerken, worden in één bestand opgeslagen.

Nadat u het nieuwe etiketbestand hebt bewerkt, kunt u de etiketten afdrukken door op het tabblad Bestand op Afdrukken te klikken en vervolgens op de knop Afdrukken te klikken.

Het hoofddocument voor etiketten opslaan

De samengevoegde etiketten die u opslaat, staan los van het vooraf ingestelde etiket (het hoofddocument voor etiketten). U kunt het beste het hoofddocument voor etiketten zelf ook opslaan als u dit later nog eens voor een samenvoegbewerking wilt gebruiken.

Wanneer u het hoofddocument voor etiketten opslaat, wordt ook de verbinding met het gegevensbestand opgeslagen. De volgende keer dat u het hoofddocument voor etiketten opent, wordt u gevraagd of u de informatie van het gegevensbestand opnieuw in het hoofddocument voor etiketten wilt samenvoegen.

  • Als u op Ja klikt, wordt het document geopend met de informatie van de eerste samenvoegrecord.
  • Als u op Nee klikt, wordt de verbinding tussen het hoofddocument voor etiketten en het gegevensbestand verbroken. Het hoofddocument voor etiketten wordt een gewoon Word-document en de velden worden vervangen door de unieke informatie van de eerste record.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Word 2010