Een document delen via SharePoint of OneDrive

Komt dit heel bekend voor? U mailt uw collega's een bestand met het verzoek om feedback en vervolgens moet u uit 3 of 4 kopieën van het bestand opmerkingen en wijzigingen verzamelen.

Gelukkig kan het ook anders. U hebt dan wel een account van SharePoint of Microsoft OneDrive nodig, zodat u bestanden van Word daar kunt opslaan. Vervolgens gebruikt u de opdracht Delen, zodat anderen uw kopie van het bestand kunnen lezen of bewerken. Geen stapel bestanden meer, maar één exemplaar met de feedback van alle betrokkenen. (Via machtigingen bepaalt u wat mensen precies met het bestand kunnen doen.)

Het proces wordt hier van begin tot einde beschreven. U kunt eventueel ook alleen de stappen lezen die voor u interessant zijn.

Begin met het toevoegen van SharePoint of een OneDrive aan uw lijst met locaties in Word.

  1. Klik in Word op Bestand > Opslaan als > Locatie toevoegen.

De opdracht Locatie toevoegen in Word 2013

  1. Klik onder Locatie toevoegen op de service die u wilt gebruiken, zoals Office 365 SharePoint of OneDrive.
  2. Vul het scherm Aanmelden in dat verschijnt voor de gekozen service. U moet hiervoor mogelijk contact opnemen met uw IT-afdeling voor een gebruikersnaam en een wachtwoord.

Als u de gegevens hebt ingevuld, wordt de nieuwe locatie weergegeven onder Locaties in het deelvenster Opslaan als van Word.

Een document opslaan op de nieuwe locatie en delen

Nadat u een cloudlocatie hebt toegevoegd aan de lijst met locaties, kunt u het document gaan delen. Dit hoeft u maar één keer te doen per bestand.

  1. Open het document dat u wilt delen.
  2. Klik op Bestand > Delen>Opslaan in cloud.

De knop Opslaan in cloud in de Backstage

  1. Dubbelklik op de pagina Opslaan als op de locatie die u wilt gebruiken, zoals uw SharePoint-documentbibliotheek, een locatie op uw computer, uw Mijn site of uw OneDrive.
  2. Geef het bestand een naam en klik op Opslaan. U keert terug naar het tabblad Info. Klik daarom opnieuw op Delen.
  3. Typ onder Personen uitnodigen de namen of e-mailadressen van de personen waarmee u het document wilt delen.

Iemand uitnodigen voor een document

  1. Selecteer desgewenst Kan bewerkt worden of Mag bekeken worden. Selecteer de eerste optie als uw collega's het bestand mogen bewerken. Met de tweede optie kunt u het bestand in beperkte mate beveiligen.
  2. Typ desgewenst een bericht in het vak onder de adresregel en klik op Delen.

Een opgeslagen document delen

Als u al een bestand hebt opgeslagen in SharePoint of een OneDrive, gaat u als volgt te werk.

  1. Open het document dat u wilt delen.
  2. Klik op Bestand > Delen > Personen uitnodigen.
  3. Typ onder Personen uitnodigen de namen of e-mailadressen van de personen waarmee u het document wilt delen.
  4. Selecteer desgewenst Kan bewerkt worden of Gebruiker moet zich aanmelden om document te gebruiken. Selecteer de eerste optie als uw collega's het bestand mogen bewerken. Met de tweede optie kunt u het bestand in beperkte mate beveiligen.
  5. Typ desgewenst een bericht in het vak onder de adresregel en klik op Delen.

Het delen van een document beëindigen

U kunt als volgt het delen van een document stoppen:

  1. Open het document dat u niet meer wilt delen.
  2. Klik op Bestand > Delen.
  3. Klik onder Mensen uitnodigen met de rechtermuisknop op de persoon waarmee u het document niet meer wilt delen en klik op Gebruiker verwijderen.

Meer info over OneDrive en Office 365

  • Als u een OneDrive-account wilt openen, leest u het artikel Registreren voor een Microsoft-account.
  • Als u een account van Office 365 SharePoint wilt kopen, gaat u naar de startpagina van Microsoft Office 365.
  • Als uw bedrijf al werkt met SharePoint en u vragen hebt over dit product, neemt u contact op met de systeembeheerder.
 
 
Van toepassing op:
Word 2013