Microsoft Office 365 biedt cloudopslag voor uw documenten, zodat u ze overal en altijd kunt openen. En met Microsoft Office Web Apps kunt u zelfs belangrijke zakelijke documenten lezen of bewerken als u niet achter een computer zit waarop een recente versie van Microsoft Office is geïnstalleerd.
Het enige wat u nodig heeft om productief te zijn, is een internet- of smartphone-verbinding met uw teamsite in Office 365.
Uw teamsite is voorzien van een bibliotheek voor het opslaan en delen van documenten. U kunt deze bibliotheek voor al uw documenten gebruiken, of u kunt een aangepaste bibliotheek instellen als u een bepaald type document wilt beheren. U kunt bijvoorbeeld een bibliotheek met persberichten instellen die kan worden gesorteerd of gefilterd op eigenschappen die betrekking hebben op de documenten, zoals publicatiedatum of onderwerp.
Zie Inleiding op bibliotheken voor meer informatie over SharePoint-bibliotheken, met inbegrip van documentbibliotheken. Zorg dat u de links volgt in de sectie Zie ook voor specifieke instructies over de manier waarop u bibliotheken maakt en deze aanpast (door kolommen te maken of te wijzigen, waarin de documenteigenschappen worden opgeslagen).
Als u een aangepaste bibliotheek instelt, kunt u deze dusdanig configureren dat de opdracht Nieuw document een aangepast sjabloon opent, zoals een persbericht dat een standaardtekst bevat. Als de persoon die het document maakt geen recente versie van Office heeft (Office 2003 of later), start SharePoint het nieuwe document in Office Web Apps. Zie Een bestandssjabloon instellen voor een document- of formulierbibliotheek als u wilt leren hoe u de sjabloon instelt.
Uw zakelijke document kan zicht reeds op uw computer bevinden, of u kunt starten vanaf een sjabloon. Dit is bijvoorbeeld de persberichtsjabloon dat wordt gebruikt in de video: Persbericht (Elegant ontwerp). Zoek een sjabloon naar wens door te klikken op Bestand en daarna op Nieuw in uw Office-programma, of door te zoeken in Sjablonen op Office.com.
Zie Office Web Apps in gebruik nemen in SharePoint als u uw document wilt ophalen in de bibliotheek, waar u deze kunt openen in Office Web Apps.
Als u start met een sjabloon en u wilt deze gebruiken als de basis voor alle nieuwe documenten in de bibliotheek, doet u het volgende:
- Start een nieuw document in uw Office-programma (Word, Excel of PowerPoint): klik op het tabblad Bestand op Nieuw en selecteer daarna de gewenste sjabloon.
- Pas de inhoud zo aan dat het document geschikt is als basis voor alle documenten van dat type. Neem bijvoorbeeld in een persberichtsjabloon de contactinformatie van uw bedrijf op, de zin “Voor onmiddellijke publicatie” en alle andere standaardtekst.
- Sla het document op in een plek die u gemakkelijk kunt onthouden, zoals uw Bureaublad.
- Bewaar een kopie van het document in de map Formulieren die is gekoppeld aan de bibliotheek en wijzig de instellingen van de bibliotheek zodat de bibliotheek een kopie van het document gebruikt wanneer de opdracht Nieuw document wordt gebruikt. Zie Een aangepaste bestandssjabloon opgeven voor een document- of formulierenbibliotheek voor instructies.
Zie:
Meer dingen die u kunt doen
