Pagina 3 van 12VORIGEVOLGENDE

Draaitabel I: Aan de slag met draaitabelrapporten in Excel 2007

Excel-werkblad met kolomtitels, zonder lege kolommen en zonder lege rijen

Een overzichtelijk Excel-werkblad

Voordat u aan het werk gaat met een draaitabelrapport moet u eerst controleren of het Excel-werkblad met de brongegevens goed is geprepareerd voor het rapport.

Wanneer u een draaitabelrapport maakt, wordt elke kolom van uw brongegevens een veld dat u kunt gebruiken in het rapport. In velden worden meerdere rijen gegevens die afkomstig zijn uit de brongegevens, samengevat.

De namen van de velden voor het rapport zijn afkomstig van de kolomtitels in de brongegevens. Zorg ervoor dat de namen voor elke kolom zich in de eerste rij van het werkblad boven de brongegevens bevinden.

In de bovenstaande afbeelding worden de kolomtitels Land, Verkoper, Orderbedrag, Orderdatum en Order-id veldnamen. Als u een rapport maakt, wat u gaat doen in de oefensessie aan het einde van de les, zult u bijvoorbeeld zien dat het veld Verkoper de gegevens van de verkoper in het werkblad vertegenwoordigt.

In de resterende rijen onder de koppen moet elke kolom gelijksoortige items bevatten. De ene kolom kan bijvoorbeeld tekst bevatten, de volgende getallen en weer een andere datums. Als, met andere woorden, een bepaalde kolom getallen bevat, mag deze niet ook tekst bevatten enzovoort.

Tot slot moet u ervoor zorgen dat er geen lege kolommen aanwezig zijn binnen de gegevens die u gebruikt voor het draaitabelrapport. U wordt ook aangeraden om eventuele lege rijen te verwijderen, zoals lege rijen die het ene blok gegevens scheiden van het volgende blok gegevens.

Opmerking     U kunt ook gegevens uit externe bronnen gebruiken. Dit komt echter in deze cursus niet aan de orde. Raadpleeg de Snelzoekkaart aan het einde van de cursus voor meer informatie over gegevenbronnen.

Pagina 3 van 12VORIGEVOLGENDE