Pagina 6 van 12VORIGEVOLGENDE

Draaitabel I: Aan de slag met draaitabelrapporten in Excel 2007

Klik op Afspelen om te zien hoe u een draaitabelrapport maakt.

U kunt nu het draaitabelrapport maken. Allereerst moet zich afvragen wat u wilt weten. Op basis daarvan selecteert u de velden voor het rapport.

Stel dat u wilt weten hoeveel iedere verkoper heeft verkocht. Voor het antwoord op deze vraag hebt u allereerst de gegevens van de verkopers nodig. Schakel daarom in de Lijst met draaitabelvelden het selectievakje naast het veld Verkoper in. U hebt ook gegevens nodig over de omzet die ze hebben gemaakt, dus schakelt u ook het selectievakje naast het veld Orderbedrag in. U ziet dat u niet alle velden in de lijst met velden nodig hebt om het rapport te maken.

Wanneer u een veld selecteert, wordt dit in een standaardgebied in de rapportindeling geplaatst. U kunt het veld desgewenst verplaatsen naar een ander gebied. U kunt bijvoorbeeld een veld in plaats van in het rijgebied, in het kolomgebied plaatsen. In de oefening zult u zien hoe dat in zijn werk gaat.

De gegevens in het veld Verkoper (de namen van de verkopers), die niet uit getallen bestaan, worden automatisch als rijen aan de linkerkant van het rapport weergegeven. De gegevens in het veld Orderbedrag, die bestaan uit getallen, worden op de juiste manier weergegeven in een gebied aan de rechterkant.

De kop boven de gegevens van de verkopers luidt 'Rijlabels'. De kop boven de orderbedragen luidt 'Som van Orderbedrag'. Het gedeelte 'Som van' in de kop staat daar omdat de Excel-functie Som wordt gebruikt om velden met getallen bij elkaar op te tellen.

Het maakt overigens niet uit of u het selectievakje naast Verkoper eerder of later inschakelt dan het selectievakje naast Orderbedrag. Steeds zullen de velden automatisch op de juiste plaats worden neergezet. Velden zonder getallen komen aan de linkerkant terecht en velden mét getallen komen aan de rechterkant terecht, ongeacht de volgorde waarin u de velden selecteert.

En dat is alles wat u hoeft te doen. Met slechts twee muisklikken weet u hoeveel iedere verkoper heeft verkocht. Nu deze vraag is beantwoord, kunt u overigens stoppen. U kunt een draaitabelrapport gebruiken om snel een antwoord te krijgen op slechts één of twee vragen. Het rapport hoeft niet complex te zijn om nuttig te zijn.

Klik op Afspelen om te zien hoe u een draaitabelrapport kunt maken.

Tip     Het is helemaal niet erg als u in eerste instantie het rapport op de verkeerde manier opbouwt. In Excel kunt u heel gemakkelijk allerlei dingen uitproberen om na te gaan hoe de gegevens eruitzien in de verschillende gebieden van het rapport. Als een rapport niet voldoet aan uw aanvankelijke wensen, kost het maar weinig tijd om de gegevens anders in te delen, delen te verplaatsen tot u tevreden bent, of zelfs om helemaal opnieuw te beginnen.

Pagina 6 van 12VORIGEVOLGENDE