U kunt een bestand in een bibliotheek (bibliotheek: een locatie op een SharePoint-site waar een verzameling bestanden wordt beheerd. In de bibliotheek kan informatie worden weergegeven over elk bestand, bijvoorbeeld door de gebruiker gedefinieerde eigenschappen.) op verschillende manieren openen en bewerken. Welke manier u kiest, is afhankelijk van wat u met het bestand wilt doen. U kunt het bestand openen als alleen-lezen om de inhoud weer te geven. U kunt het bestand openen om het te bewerken door het bestand eventueel uit te checken. U kunt het bestand ook downloaden naar uw computer of een andere computer waartoe u toegang hebt en het opslaan op een andere plaats om het bestand later weer te geven of te bewerken.
U kunt de meestgebruikte bestandstypen openen in een bibliotheek en de bestanden weergeven of bewerken in een clienttoepassing, of zelfs in de browser. U kunt echter niet alle documenten rechtstreeks vanuit een bibliotheek openen of bewerken.
Wat wilt u doen?
Overwegingen bij het openen of bewerken van een bestand
In de volgende paragrafen worden belangrijke punten besproken waarmee u rekening moet houden wanneer u bestanden van een bibliotheek opent, bewerkt of downloadt.
Bestanden in- en uitchecken
Wanneer u een bestand opent of bewerkt, bepaalt u of u het bestand wilt uitchecken en waar u de offlinekopie van het bestand wilt opslaan.
Bestanden uitchecken Standaard hoeven bestanden in een bibliotheek niet te worden uitgecheckt, maar is uw bibliotheek zo ingesteld dat u bestanden moet uitchecken voordat u deze bewerkt, en mogelijk heeft uw organisatie dit verplicht gesteld. Hiermee voorkomt u dat meerdere personen tegelijkertijd wijzigingen aanbrengen, zodat er geen conflicten en verwarring kunnen ontstaan bij het bewerken. In bibliotheken waarvoor uitchecken verplicht is, wordt het bestand automatisch uitgecheckt zodra u het bewerkt, indien u het niet zelf al had uitgecheckt. U kunt het uitgecheckte bestand bewerken, opslaan, sluiten en opnieuw openen.
Bestanden inchecken Als het bestand is uitgecheckt, zien andere gebruikers pas uw wijzigingen nadat u het bestand hebt ingecheckt (inchecken: de vergrendeling van een bestand opheffen, zodat andere gebruikers het bijgewerkte bestand kunnen weergeven of uitchecken.). Wanneer u een bestand incheckt, wordt u gevraagd om commentaar te geven op de door u gemaakte wijzigingen. Sommige programma's die compatibel zijn met SharePoint-technologieën, zoals Microsoft Word 2010, stellen u in staat het bestand in te checken en uitgecheckt te houden zodat u aan het bestand kunt blijven werken, maar anderen uw laatste wijzigingen zien.
Offlinebestanden opslaan Wanneer u een bestand van bepaalde programma's uitcheckt, kunt u het bestand op de computer bewerken, zelfs als u geen netwerkverbinding hebt. Werken met bestanden op de computer is vaak sneller dan werken met bestanden op de server en stelt u in staat door te werken wanneer u niet op kantoor bent. U kunt een kopie van het bestand opslaan in de map SharePoint-concepten in de map Mijn documenten of op de server. U kunt zelfs de locatie wijzigen in sommige programma's die compatibel zijn met SharePoint-technologieën, zoals Word 2010. Ongeacht waar u met het bestand werkt, wordt het exemplaar in de bibliotheek bijgewerkt zodra u het bestand weer incheckt.
Terug naar boven
Bestanden downloaden
U kunt een bestand mogelijk niet rechtstreeks openen vanuit een bibliotheek. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer het bestandstype niet wordt herkend. In deze situaties kunt u het bestand rechtstreeks downloaden naar uw computer of een andere computer waartoe u toegang hebt. Nadat u het bestand hebt bewerkt, kunt u het weer uploaden naar de bibliotheek en de huidige versie in de bibliotheek vervangen door de versie die u hebt gedownload.
Terug naar boven
Wijzigingen aanbrengen in een alleen-lezenbestanden
Als u een bestand dat alleen-lezen is bekijkt en wijzigingen maakt die u wilt bewaren, kunt u het bestand vaak niet direct onder dezelfde naam opslaan in de bibliotheek. Door het bestand een andere naam te geven en vervolgens op te slaan in de bibliotheek kunt u uw werk toch bewaren. U kunt het bestand ook opslaan op de vaste schijf en het later uploaden. In dat geval kunt u het bestand uploaden als versie van het bestaande bestand (indien versies worden bijgehouden), zodat het deel gaat uitmaken van de versiegeschiedenis van het bestand.
Sommige programma's die compatibel zijn met SharePoint-technologieën, zoals Word 2010, hebben een optie voor het bewerken van een bestand dat alleen-lezen is. Deze optie wordt meestal boven aan het bestand weergegeven. Deze optie kan handig zijn als u een bestand aanvankelijk alleen opent om te lezen en u achteraf besluit om het toch te bewerken.
Terug naar boven
Een alleen-lezenbestand openen
- Navigeer naar de site die de bibliotheek bevat met het bestand dat u wilt openen.
- Klik op de naam van de bibliotheek op de balk Snel starten of klik op Siteacties, Alle site-inhoud weergeven en vervolgens in de bijbehorende bibliotheeksectie op de naam van de bibliotheek.
Opmerking Het uiterlijk en de navigatie van een site kunnen aanzienlijk zijn gewijzigd. Neem contact op met de beheerder als u een optie, zoals een opdracht, knop of koppeling, niet kunt vinden.
- Klik op de naam van het item in de kolom Naam, en voer een van de volgende handelingen uit:
- In sommige programma's klikt u op OK in het dialoogvenster dat wordt weergegeven.
- In andere programma's selecteert u Alleen-lezen in het dialoogvenster dat wordt weergegeven.
- In andere programma's klikt u in het dialoogvenster Bestand downloaden op Openen.
Terug naar boven
Een bestand openen om het te bewerken
- Navigeer naar de site die de bibliotheek bevat waarvoor u het bestand wilt openen.
- Klik op de naam van de bibliotheek op de balk Snel starten of klik op Siteacties, Alle site-inhoud weergeven en vervolgens in de bijbehorende bibliotheeksectie op de naam van de bibliotheek.
Opmerking Het uiterlijk van en het pad naar een site kunnen aanzienlijk zijn gewijzigd. Neem contact op met de beheerder als u een optie, zoals een opdracht, knop of koppeling, niet kunt vinden.
- Selecteer het bestand door de selectiekolom aan te wijzen en schakel het selectievakje in. Controleer of er slechts één bestand in de lijst met bestanden op de pagina is geselecteerd.
- Klik op het lint onder het onderdeel Hulpmiddelen voor bibliotheken op het tabblad documenten in de groep Openen en uitchecken op Document bewerken.
- Ga op een van de volgende manieren te werk:
Uitchecken is niet vereist
- Er wordt een bericht weergegeven waarin u wordt gevraagd of u denkt dat het bestand veilig kan worden geopend. Als u wilt doorgaan, klikt u op OK.
Uitchecken is vereist
- Als het programma compatibel is met SharePoint-technologieën, zoals Word 2010, wordt een bericht weergegeven waarin u wordt gevraagd of u het bestand wilt gebruiken als lokaal concept. Laat het selectievakje Mijn lokale conceptmap gebruiken ingeschakeld als u met een exemplaar van het bestand op de vaste schijf wilt werken. Als u wilt dat het concept op de server wordt opgeslagen zolang het aan u is uitgecheckt, schakelt u het selectievakje uit.
- Voor andere programma's ziet u mogelijk een bericht waarin staat dat u het bestand moet uitchecken voordat u het kunt bewerken. Klik op OK om het bestand eerst uit te checken. Er wordt een bericht weergegeven waarin u wordt gevraagd of u denkt dat het bestand veilig kan worden geopend. Als u wilt doorgaan, klikt u op OK.
- Bewerk het bestand, sla het op en sluit vervolgens het programma (optioneel).
Let op het volgende:
- Als het bestand niet is uitgecheckt, worden de wijzigingen opgeslagen in de bibliotheek en zijn ze zichtbaar voor andere gebruikers, die mogelijk hun browser moeten vernieuwen om de laatste informatie over het bestand te kunnen zien.
- Als het bestand is uitgecheckt, worden de wijzigingen niet opgeslagen in de bibliotheek en zijn ze niet zichtbaar voor andere gebruikers voordat u het bestand incheckt. Wanneer u het bestand incheckt, kunt u bepalen of u het bestand opslaat zonder de wijzigingen op te slaan. Alle wijzigingen die u hebt aangebracht sinds u het bestand hebt uitgecheckt, gaan dan verloren. De oorspronkelijke versie van het uitgecheckte bestand wordt hersteld en er wordt geen versiegeschiedenis bijgehouden voor wijzigingen die niet zijn opgeslagen.
Opmerking Mogelijk wordt u gevraagd om meer informatie over het bestand wanneer u dit wilt opslaan. Dit is afhankelijk van de instellingen van de bibliotheek. U kunt bijvoorbeeld worden gevraagd om een inhoudstype te kiezen voor het bestand of om meer details op te geven.
Terug naar boven
Een bestand downloaden naar een bibliotheek
- Navigeer naar de site die de bibliotheek bevat waarvoor u het bestand wilt openen.
- Klik op de naam van de bibliotheek op de balk Snel starten of klik op Siteacties, Alle site-inhoud weergeven en vervolgens in de bijbehorende bibliotheeksectie op de naam van de bibliotheek.
Opmerking Het uiterlijk van en het pad naar een site kunnen aanzienlijk zijn gewijzigd. Neem contact op met de beheerder als u een optie, zoals een opdracht, knop of koppeling, niet kunt vinden.
- Selecteer het bestand door de selectiekolom aan te wijzen en schakel het selectievakje in. Controleer of er slechts één bestand in de lijst met bestanden op de pagina is geselecteerd.
- Klik op het lint onder het onderdeel Hulpmiddelen voor bibliotheken op het tabblad Documenten in de groep Exemplaren op Een exemplaar downloaden.
- Klik in het dialoogvenster Bestand downloaden op Opslaan.
- Nadat u het bestand hebt bewerkt, uploadt u het weer naar de bibliotheek.
Terug naar boven
