Tips voor adressenlijsten

Hoe doeltreffend uw mailing ook is geformuleerd, deze zal weinig impact hebben als u deze niet naar de juiste mensen stuurt. U kunt ervoor kiezen alleen namen en adressen in de adressenlijst op te nemen, of u kunt wat meer gegevens over elke klant toevoegen, zodat u uw klanten op een voor uw bedrijf zinvolle manier kunt onderverdelen in categorieën.

Hoe meer u uw mailing richt aan het klantensegment dat waarschijnlijk is geïnteresseerd in een gegeven aanbieding, des te groter is het succes van uw mailing. Reserveer daarom een derde tot de helft van de tijd en middelen voor uw mailingcampagne voor het afstemmen van uw adressenlijst op het juiste klantensegment.

In dit artikel


Klantgegevens gebruiken

Nadat u informatie over uw klanten en potentiële klanten hebt verzameld, kan het bijzonder nuttig zijn om te controleren welke kenmerken ze met elkaar gemeen hebben. Hoe verfijnder de gegevens in uw adressenlijst zijn, hoe meer mogelijkheden u hebt om uw mailings precies op de geadresseerden af te stemmen.

Maar zorg ervoor dat de details die u bijhoudt de gegevens zijn die u daadwerkelijk gaat gebruiken. Hoe complexer u uw adressenlijst maakt, hoe meer werk het vergt om uw lijst te beheren.

U kunt de gegevens van de klanten bijvoorbeeld op de volgende wijzen gebruiken:

  • Adresetiketten afdrukken     Adresetiketten maken waarvoor u alleen naam en adresgegevens nodig hebt.
  • Een mailing sturen naar klanten in een bepaald gebied     Filter uw adressenlijsten op stad of postcode, zodat u gemakkelijk een speciale promotie kunt melden aan klanten die op een bepaalde plek wonen.
  • Een persoonlijke groet opnemen     U kunt een mailing een persoonlijk tintje geven voor de voor- en achternaam van de geadresseerde in de aanhef op te nemen door de naam op te delen in afzonderlijke gegevensvelden voor titel, voornaam en achternaam.
  • Focussen op geadresseerden van een bepaalde leeftijd     Informeer klanten over producten of diensten die geschikt zijn voor de leeftijdscategorie van deze klanten (zoals pensioenplannen voor twintigers tegenover pensioenplannen voor vijftigers) door de geboortedatums van uw klanten op te halen als geboortejaar (bijvoorbeeld '1945').

Als u een attentie wilt sturen naar alle klanten waarvan de verjaardag in de huidige maand valt, kunt u de verjaardagen bijvoorbeeld vastleggen in de vorm maand, dag, jaar (bijvoorbeeld 'januari 1, 2000').

  • Aparte mailings maken op basis van geslacht     Informeer alleen mannen of alleen vrouwen over een nieuwe productlijn door het geslacht van de klant ('mannelijk' of 'vrouwelijk') in uw adressenlijst op te nemen.
  • Gebruikmaken van gegevens over eerdere aankopen     Stuur speciale aankondigingen naar klanten die in het recente verleden grote aankopen hebben gedaan of breng uw klanten op de hoogte wanneer u nieuwe modellen hebt binnengekregen van hun favoriete merken. U kunt dit alleen doen als u de aankopen van de klant bijhoudt. U kun klanten ook informeren over verwante producten ('Klanten die dit artikel hebben gekocht, hebben het volgende artikel ook gekocht').
  • Verzendkosten besparen voor verzending via e-mail     U kunt besparen op de verzendkosten door uitnodigingen voor evenementen per e-mail te versturen naar klanten waarvan u beschikt over het e-mailadres. U kunt eerst met behulp van een filter gedrukte uitnodigingen adresseren aan de klanten waarvan u niet over een e-mailadres beschikt. Vervolgens kunt u met behulp van een filter een uitnodiging in e-mailvorm maken voor klanten waarvan u wel beschikt over een e-mailadres.

Terug naar boven Terug naar boven

Een adressenlijst maken

In zijn meest eenvoudige vorm is een adressenlijst een tekstbestand waarin de records van de geadresseerden in de gebruikelijke velden zijn onderverdeeld. Dergelijke lijsten hebben meestal de vorm van werkbladen of tabellen, waarbij elke record op een nieuwe rij begint, en die zijn onderverdeeld in kolommen met de afzonderlijke gegevensvelden, zoals de eenvoudige adressenlijst die hier wordt afgebeeld.

Afbeelding van dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen

Een complexe lijst kan bijkomende gegevensvelden bevatten, zoals voorkeur wat betreft afmetingen en kleur van het product, aankoopgeschiedenis, geboortedatum en geslacht.

Als u voor het eerst een adressenlijst maakt, kunt u dat doen zonder Microsoft Office Publisher te verlaten.

Een adressenlijst maken

  1. Open een publicatie.
  2. Wijs Mailings en catalogussen aan in het menu Extra en klik op Adreslijst maken.
  3. Voordat u gegevens voor uw lijst typt, kunt u de velden aanpassen door de velden die worden weergegeven in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst toe te voegen, te verwijderen of de volgorde ervan te wijzigen.

WeergevenWerkwijze

  1. Klik op Kolommen aanpassen en ga vervolgens op een van de volgende manieren te werk:
    • Als u een veld wilt toevoegen, klikt u op Toevoegen. Typ in het dialoogvenster Veld toevoegen een naam voor het nieuwe veld en klik vervolgens op OK.
    • Als u een veld wilt verwijderen, selecteert u het veld onder Veldnamen, klikt u op Verwijderen en klikt u vervolgens op Ja.
    • Als u de naam van een veld wilt wijzigen, selecteert u het veld onder Veldnamen en klikt u vervolgens op Naam wijzigen. Typ in het dialoogvenster Veldnaam wijzigen een nieuwe naam in het vak In en klik op OK.
    • Als u de volgorde van de velden wilt wijzigen, selecteert u het veld dat u wilt verplaatsen en klikt u op Omhoog of Omlaag totdat het op de gewenste plaats staat.
  2. Herhaal deze stappen totdat u klaar bent met het herzien van de lijst met veldnamen en klik vervolgens op OK.
  1. Typ in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst de informatie voor het eerste item in de desbetreffende velden (Titel, Voornaam, Achternaam, enzovoort).
  2. Als u klaar bent met het invoeren van de informatie voor het eerste item, klikt u op Nieuw item of drukt u op TAB.
  3. Herhaal stap 3 en 4 tot u alle items hebt toegevoegd.
  4. Klik op OK.
  5. Typ in het dialoogvenster Adreslijst opslaan een naam voor de adressenlijst in het vak Bestandsnaam.

De adressenlijst wordt standaard opgeslagen in de map Mijn gegevensbronnen. U kunt de adressenlijst het beste hier laten staan, omdat dit de standaardmap is waarin door Microsoft Publisher naar gegevensbronnen wordt gezocht.

  1. Klik op Opslaan.

Terug naar boven Terug naar boven

Lijsten van verschillende bronnen combineren

Ongeacht of u adressenlijsten hebt of ze gaat kopen, u kunt in Publisher zonder veel moeite lijsten van klanten vanuit verschillende bronnen samenstellen en bewerken. U kunt zelf kiezen wat voor u het beste is door een Publisher-adressenlijst samen te stellen uit een combinatie van lijsten die zijn opgesteld in de volgende programma's:

  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Office Outlook
  • Microsoft Office Outlook met Business Contact Manager
  • Microsoft Office Access

U kunt ook lijsten gebruiken die u aankoopt, zoals deze van Microsoft List Builder.

De lijst opgeven die u wilt toevoegen

  1. Klik in het menu Extra op Mailings en catalogussen en klik op Afdruk samenvoegen om het taakvenster Afdruk samenvoegen te openen.

Als de publicatie is verbonden met een lijst met geadresseerden, controleert u de verbinding en klikt u op Adressenlijst bewerken in het taakvenster Afdruk samenvoegen. Als de publicatie niet is verbonden met een bestaande lijst met geadresseerden, klikt u op een van de opties onder Adressenlijst bewerken en vervolgens op Volgende: adressenlijst of verbinding met een adressenlijst maken en selecteer de gewenste lijst.

  1. Voer in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen onder Toevoegen aan adressenlijst een van de volgende handelingen uit:
    • Klik op Een bestaande lijst selecteren, selecteer een gegevensbron in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren en klik vervolgens op Openen.
    • Klik op Selecteren uit Outlook-contactpersonen (als u wordt gevraagd om een e-mailprofiel te kiezen, klikt u op het gewenste profiel) en klik vervolgens op OK. Selecteer een map of distributielijst in het dialoogvenster Contactpersonen selecteren en klik vervolgens op OK.
    • Klik op Een nieuwe lijst typen, voeg de gewenste items toe in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst en klik vervolgens op OK.

Afwijkingen bij het combineren van lijsten

Wanneer u een adressenlijst aan een andere adressenlijst toevoegt, kan het zijn dat voor een of meer velden in de toegevoegde lijst geen overeenkomstig veld voorkomt in de bestaande lijst. De adressenlijst die u toevoegt kan bijvoorbeeld het veld Bedrijfsnaam bevatten, terwijl dat veld in de oorspronkelijke lijst ontbreekt.

U wordt gevraagd afwijkingen tussen de velden in de verschillende bronlijsten op te lossen met behulp van het dialoogvenster Toevoegen aan adressenlijst dat in Publisher wordt geopend.

  1. Selecteer in het dialoogvenster Toevoegen aan adressenlijst een veld dat in de kolom Overeenkomend niet is ingeschakeld, selecteer in de lijst Velden uit adressenlijst met overeenkomende velden het overeenkomstige veld en klik vervolgens op Vergelijken.
  2. Controleer in het dialoogvenster Veld vergelijken of het veld dat u hebt geselecteerd wordt vermeld onder Vergelijken met veld in adressenlijst of selecteer een ander veld en klik op OK.
  3. Als u een nieuw veld aan uw lijst met geadresseerden moet toevoegen om voor een overeenkomend veld te zorgen, selecteert u het veld dat u in de nieuwe lijst wilt toevoegen (de linkerlijst in het dialoogvenster Toevoegen aan adressenlijst), klik op Toevoegen en vervolgens op OK. Toegevoegde velden verschijnen onder Nieuwe velden voor adressenlijst.

 Tip   Als u een toegevoegd veld wilt verwijderen, selecteert u dit veld in het vak Nieuwe velden voor adressenlijst en klikt u vervolgens op Verwijderen.

Afbeelding van het dialoogvenster Toevoegen aan adressenlijst

WeergevenHoe kan ik velden vergelijken als dit niet in Publisher wordt gevraagd?

  • Klik in het taakvenster Afdruk samenvoegen onder Meer items op Adresvelden en klik op Velden vergelijken.

Een snelkoppeling naar een gecombineerde lijst opslaan

U kunt een snelkoppeling naar de gecombineerde lijst maken die u in andere mailings kunt gebruiken. Wanneer u een afzonderlijk item in de gecombineerde lijst bewerkt, wordt ook het oorspronkelijke item in het bronbestand bijgewerkt als dat bestand beschikbaar is voor bewerken. Als u het oorspronkelijke bronbestand niet wilt bijwerken, exporteert u de lijst met geadresseerden naar een nieuw bestand.

  1. Klik in het taakvenster Afdruk samenvoegen (Stap 3: Samengevoegde publicaties maken), onder Voorbereidingen maken voor het opvolgen van deze verzendlijst op Een snelkoppeling naar de adressenlijst opslaan.
  2. Typ in het dialoogvenster Bestand opslaan een naam voor de gecombineerde adressenlijst in het vak Bestandsnaam.

De adressenlijst wordt standaard opgeslagen in de map Mijn gegevensbronnen. U kunt de adressenlijst het beste hier laten staan, omdat dit de standaardmap is waarin door Microsoft Office Publisher naar gegevensbronnen wordt gezocht.

  1. Klik op Opslaan.

Terug naar boven Terug naar boven

Een lijst met geadresseerden nader specificeren

Wanneer de velden in de verschillende bronlijsten overeenkomen, verschijnen alle records in de bestaande lijst in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen, waar u de geadresseerden kunt filteren, sorteren en selecteren voor de bewerking E-mail samenvoegen. Schakel het selectievakje in naast elke geadresseerde die u wilt opnemen en schakel het selectievakje uit naast elke geadresseerde die u niet wilt opnemen.

Alle items in- of uitschakelen

  • Schakel het selectievakje in de bovenste rij in of uit.

Items in de lijst filteren

Als u slechts bepaalde items in de lijst wilt gebruiken, kunt u de lijst op een specifiek veld of criterium filteren. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u records opnemen en uitsluiten met behulp van de selectievakjes.

  1. Klik op de pijl naast de kolomkop van het item waarop u wilt filteren.
  2. Ga op een van de volgende manieren te werk:
    • Klik op (Leeg) als u alle records wilt weergeven waarin het overeenkomstige veld leeg is.
    • Klik op (Niet leeg) als u alle records wilt weergeven waarin het overeenkomstige veld gegevens bevat.
    • Klik op (Geavanceerd) als u het dialoogvenster Filteren en sorteren wilt openen, waarmee u kunt filteren op meerdere criteria.

 Opmerking   U kunt het dialoogvenster Filteren en sorteren ook openen door te klikken op Filteren onder Adressenlijst nader specificeren in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen.

  1.  Tip   Als de gegevensbron records bevat waarin dezelfde informatie voorkomt en er tien of minder unieke waarden in de kolom staan, kunt u op specifieke gegevens filteren. Als er bijvoorbeeld meerdere adressen zijn waarin Australië als land of regio wordt genoemd, kunt u op Australië filteren.

  2. In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen worden alleen de geselecteerde records weergegeven. Als u alle records wilt weergeven, klikt u op (Alles).

Items in de lijst sorteren

Als u de items in alfabetische volgorde wilt bekijken, kunt u de items in de lijst sorteren.

  • Klik in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op de kolomkop van het item waarop u wilt sorteren.

Als u de lijst bijvoorbeeld alfabetisch op de achternaam wilt sorteren, klikt u op de kolomkop Achternaam.

  • Als u op basis van meerdere criteria wilt zoeken, klikt u op Sorteren onder Adressenlijst nader specificeren. Selecteer in het dialoogvenster Filteren en sorteren de criteria waarop u wilt sorteren.

Duplicaten zoeken

Als u dubbele mailings wilt voorkomen, kunt u records in uw gecombineerde lijst zoeken en verwijderen waarbij de meeste (maar niet noodzakelijk alle) velden overeenkomen.

  1. Klik in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op Duplicaten zoeken.
  2. Zorg dat in het dialoogvenster Duplicaten zoeken alleen de items die u wilt opnemen zijn ingeschakeld en klik vervolgens op OK.

Zoeken naar een specifieke geadresseerde of een groep geadresseerden die een gemeenschappelijk kenmerk hebben

Als u een individu of een groep met gemeenschappelijke kenmerken (zoals achternaam, postcode of geboortemaand) wilt vinden, kunt u een zoekopdracht in de lijst uitvoeren.

  1. Klik in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op Geadresseerde zoeken.
  2. Typ in het dialoogvenster Item zoeken het kenmerk dat u wilt opzoeken in het tekstvak Zoeken , selecteer het veld of de velden waarbinnen u wilt zoeken en klik op Volgende zoeken.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Publisher 2010, Publisher 2007